Optimizacin de costos como herramienta para superar las crisis

Rubn Melendez Simoni

Williams Ruiz Horna
Wilder A. Bedoya Acosta
Yahir A. Pandzic Saba
Dentro de los ciclos de desarrollo de las empresas, durante sus operaciones, las crisis estn
siempre presentes, sea por variaciones exgenas tales como crisis econmica, ingreso de
nuevos competidores, variaciones de la legislacin vigente, o endgenas como son cambios
en el patrimonio, procesos de fusiones, escisiones o venta, etc. Estas crisis pueden convertirse
en un catalizador que garantiza el xito o un agente perverso que terminar con aquellas. No
es materia del presente ensayo analizar las causas y orgenes de las crisis, sino proponer desde
la administracin de las operaciones, y en especfico, de sus costos, de qu manera se
convierte en un agente de aporte que permita superarlas, cmo la estrategia de la aporta en la
generacin de valor y la superacin de los procesos de crisis. . Las variaciones en los
mercados o los escenarios polticos afectan de manera directa a la empresa, obligando a stas
a revisar los supuestos y objetivos que hasta el momento fueron vlidos, para poder mantener
o superar la generacin de valor de aquellas.
Las Empresas tienen que alinearse y consolidarse a un solo objetivo, y esto en ocasiones se
convierte en uno de los principales factores de riesgo, para esto debemos saber identificar con
rapidez ante que adversidades nos encontramos, y la estrategia en el planeamiento correcto a
implementar en el menor tiempo posible. La empresa se puede encontrar con combinaciones
de factores internos como es la falta de sistemas de informacin, clientes con impagos, deudas
altas, activos en desuso, altos inventarios, gestin inadecuada de los recursos y, externos como

es la competencia , el cambio constante del mercado, los avances tecnolgicos, entre otros, lo
que complicar la implementacin de estas estrategias pudiendo ser modificadas debido al
comportamiento de la crisis, en el transcurso de su implementacin y ejecucin.

Las empresas reaccionan ante las fuerzas internas o externas mediante el diseo y despliegue
de planes estratgicos, de tal forma que stos permitan mantener, generar o incrementar el su
propuesta de valor para el cliente y para el accionista. La reduccin de los costos, permite a
una empresa ser ms competitiva, en cuanto opere con menores costos de explotacin, en
condiciones de competencia perfecta, se traducir en una satisfaccin para el cliente a un
precio menor, que determinar finalmente una mayor cobertura de mercado. Por el lado del
accionista, se traducir en un mayor margen de utilidad por unidad monetaria invertida segn
ssu patrimonio (ROE).
Es importante, reconocer a la empresa como un organismo y que se extiende de sus lmites
fsicos y que no son de su absoluto control. Es, sin embargo, este hecho, un dato de
operacin, por lo tanto la reaccin al cambio mediante las estrategias de correccin en los
factores de produccin hacia la generacin de valor en el mercado de bienes y servicios.
La evolucin de los principios de operacin han variado desde solamente el ingreso de
materia, su transformacin (Trabajo-Capital) hasta incluir alincluir al cliente, en busca de su
satisfaccin, pasando asias desde los principios desde una administracin cientfica en
bsqueda de la maximizacin de utilidades y minimizacin de costos hacia una
administracin por competitividad M. (Porter , (1985).

Es por lo tanto, importante conocer de qu manera la estrategia de la administracin de costos

aporta en la generacin de valor y la superacin de los procesos de crisis. es por ello que se
presentar en el presente documento, El presente documento abordar en su primera parte a la
empresa como una organizacin interrelacionada, donde la generacin de competitividad y la
reduccin de costos permitepermiten la subsistencia. Como segundo ttulo abordar por que
las empresas deben reducir sus costos y estos como contribuyen a su subsistencia en el largo
plazo. Finalmente, en la tercera parte abordar como reducir aquellos en trminos de
eficiencia y eficacia.
Las acciones a tomar para la optimizacin de costos tienen que ser acciones que no afecten
no deben afectar el clima laboral de la empresa creando resentimiento o prdida de
productividad de los trabajadores, la forma ms correcta son acciones aquellas que perduren
en el tiempo, y que sean sostenibles en el tiempo, y que permitan optimizar los costos a
mediano y largo plazo. Realizar acciones que permitan optimizar reduciendo, sobretodo, los
costos por unidad producida, que al final se traducenzcan en optimizacin en mejores
mrgenes de costos a una escala mayor. Tal como lo manifiesta Lefcovich M (20xxx),
Hhhay dos cuestiones fundamentales que muchos dirigentes e inclusive asesores no
comprenden: no se trata de reducir los costos totales, sino de disminuir los costos por unidad
de ingreso.
Aplicando Segn lo indicado en el prrafo anterior, una forma de reducir los costos es
maximizar la produccin, debido queva a permitir generar una economa de escala, operando
con los equipos actualmente instaladosdisponibles, y usando menor cantidad de insumos sin
afectar la calidad del producto final y, aumentando la produccin, se tiene una disminucin de
los costos por unidad producida, producindose ahorro significativo en el largo plazo, lo que
se denomina como economas de escala. En ese sentido:

adicionalmente a ello,. LlLas economas de escala representan beneficios en trminos

de costos de produccin, que las organizaciones obtienen con el aumento de su
dimensin y la cantidad producida. eEstos beneficios se deben a la existencia de costos
fijos en la produccin por lo tanto,. Aumentando aumentando el nivel de produccin,
estos costos fijos se diluyen dstribuyendistribuyen entre por un mayor nmero de
unidades producidas causando as la reduccin del costo medio de produccin segn
ha indicado (poner referencia) (Enciclopedia temtica. Ciencias econmicas y
comerciales. Economa de escala. Recuperado de
old.knoow.net/es/cieeconcom/gestion/economiaescala.htm).
Por otro lado, las empresas tambin podran apuntar a la reduccin de inversin en
publicidad; que en algunos casos puede significar un alto costo. Sin embargo, esta puede no
ser beneficioso; dado que, puede facilitar el camino a las empresas competidoras, generando
una prdida de mercado y posicionamiento en el mismo. De igual forma con el manejo de una
buena Gestin de la cadena de suministro, se tiende a adquirir insumos a menor costo,
tiempos de espera en los abastecimientos, cambios en las estructuras o contenidos de bienes o
servicios con la idea de minimizar y evaluar los costos, sin atender a las consecuencias no
slo en los costos totales, sino tambin buscar el efecto en los consumidores.
Adicionalmente, hay empresas que, empleando un criterio errneo, descuidan las labores
relacionadas con el mantenimiento de las maquinarias, sobretodo del mantenimiento
preventivo. Hay directivos que cuestionan fundamentalmente sobre la comprensin de esta
idea: no se trata de reducir los costos totales, sino los costos por unidad de ingreso. Tener la
idea clara de centrarse en la mejora continua de la productividad de tal forma incluyendo en
incrementos en los costos totales pueden obtenerse incrementos superiores de ingresos. La
Empresas no dudan es seguir este alineamiento pero no solo se trata de utilizar estos mtodos
para optimizar los costos, se trata en realidad de reducir costos buscando la forma de eliminar

sus causas; para ejemplificar este ltimo concepto puede tomarse el caso de una mquina
fotocopiadora en una empresa, con la cual se emiten gran cantidad de fotocopias innecesarias
o no atinentes a la actividad de la empresa, sera totalmente errneo reducir tales costos
alquilando una fotocopiadora ms barata o utilizando papel de menor calidad, de lo que
realmente se trata es de evitar la incorrecta utilizacin de la fotocopiadora.

Otra opcin que muchas empresas utilizan con la intencin de disminuir los costos, de una
manera relativamente sencilla y En las empresas se tiene toda clase de propuestas y una de las
ms utilizadas por las empresas en el corto plazo, es reducir la fuerza laboral directa., Para
ello, se encomienda a los responsables de cada seccin la evaluacin de los colaboradores y la
optimizacin de optimizar las funciones realizadas para poder minimizar el personal. Esta,
puede ser una buena medida en el plazo inmediato, pero, aesta accin al largo plazo, puede
tener un impacto contrarioalto en los costos; ya que en la medida que se produzcan haya
despedidos, puede generarse la necesidad de invertir en capacitacin del personal que
permanece, lo cual puede resultar ms costoso. personal altamente calificado, suponiendo
requerir en capacitacin y debido a la curva de aprendizaje, y con el personal que se queda se
tenga que invertir en capacitacin y teniendo en cuenta que la curva de aprendizaje puede
significar altos costos para la empresa.
Otra medida tomada en el corto y mediano plazo para optimizar los costos es el reemplazar
proveedores de repuestos o insumos originales por proveedores que puedan suplir estos
componentes de la calidad requerida por otros de menor precio. Esto debe realizarse, por el
rea de logstica, esto debe efectuarse mediante negociaciones con los proveedores existentes
en relacin a los volmenes de compra y fechas de entrega, para permitir posiciones de ganarganar, en relacin a la calidad/precio a ambos lados de la cadena. Efectuar cambio de

proveedores sin hacer partcipe a los usuarios finales de estos insumos que se podran verse
perjudicados comcomo seriasera el caso si es que el caso de repuestos por ejemplo, y no
cumplan el tiempo de vida presupuestado para el repuesto original o las especificaciones del
cliente. Tomando estas consideraciones, Cambiar renegocisarrenegociar con los proveedores
de servicios es tambientambin otra manera de optimizar los costos, para evitar un cambio de
proveedor en actividades criticascrticas; dado pero que al largo plazo podra ser
contraproducente, ya que el nuevo proveedor del servicio si bien es cierto es ms
econmicopor su nivel de especializacin. Uun nuevo proveedor de servicios puede, no
cumple cumplir con lo pactado o requerir curvas de aprendizaje elevadas, yacon los requisitos
del proveedor original ya sea por falta de capacitacin, recursos o experiencia, poniendo en
riesgo la operacin de la planta de manufactura al realizar un mantenimiento de menor
calidad.sea el caso de una calidad inferior. Disminuyendo la confiabilidad de una planta que
opera 24 horas al da durante un lapso de 30 o 45 das hasta el siguiente mantenimiento
programado. Siendo de alto costo una paralizacin de la produccin.
Tercerizar algunos procesos o funciones en el largo plazo tambin representa una
optimizacin de costos., La tercerizacin (outsourcing en ingls), es el proceso econmico en
el cual una empresa determinada mueve o destina los recursos orientados a cumplir ciertas
tareas, a una empresa externa, por medio de un contrato (Casari , &M. Baldini, R. (2013),
Abril). La gestin estratgica de los costos. La reduccin de costos en las empresas y su
vinculacin con las filosofas de gestin. XIII Congreso Internacional de Costos, Alfndega
de Oporto, Portugal. p. 21). Esta tercerizacin se da en reas no directamente comprometidas
en la produccin, aunque si son empresas especializadas, se puede contratar solamente
personal o a todo costo.
Por otro lado, como parte de la optimizacin, las empresas se pueden ayudar con el anlisis de
regresin que ha sido usado una herramienta para contribuir en el desarrollo rural, puesto que

en Gavidia, 2015 se hace uso del modelo de regresin probit para calcular las probabilidades
como por ejemplo que un agricultor tenga acceso al riego tecnificado el cual aumentara la
produccin y en consecuencia mejorara sus ingresos y calidad de vida. En dicho informe se
usan variables relevantes para el clculo de la probabilidad y son en esas variables es donde
encontramos la real importancia, pues dichas variables permiten aumentar o disminuir la
probabilidad de acceder al riego tecnificado teniendo en cuenta que este es ventajoso-.
Entonces, desde un punto de vista poltico, las autoridades pueden tomar decisiones o crear
programas de desarrollo en conjunto con las Empresas que permitan incrementar este tipo de
riego tecnificado. Si se desea profundizar el temar de regresin logit y probit revisar Gujarati
(2010).
Tal como se ha visto, las empresas cuentan con diferentes opciones para la reduccin de
costos, medidas que pueden ser implementadas en el corto y largo plazo. A modo de
complemento a lo ya mencionado, se puede agregar, en el corto plazo, la no contratacin de
personal, la cobranza en el menor tiempo posible y el pago en el mayor tiempo posible. Por
otro lado, en el largo plazo es posible tomar acciones como la adopcin de metodologas de
trabajo como el justo a tiempo (JIT), la reduccin de inventarios al mnimo posible y el
desarrollo de sociedades a lo largo de la cadena de suministros, entre otros (Bureau Veritas
Formacin, 2011; PriceWaterhouseCoopers, 2009). Como se puede desprender, algunas de
estas acciones pueden implicar grandes cambios en los procesos de la empresa, lo cual es
tambin un reto para la misma.
En conclusin, los tiempos de crisis presentan una serie de desafos y dificultades para
las empresas, las cuales pueden ver seriamente afectadas sus utilidades. En ese contexto, la
optimizacin de los costos se convierte, no slo en una herramienta para enfrentar la crisis,
sino tambin en una necesidad para las empresas que buscan continuar su desarrollo en medio
de un ambiente hostil y complicado. En tal sentido, las empresas implementan, tanto en el

corto como en el largo plazo, diversas medidas para lograr la reduccin de costos, entre las
que se puede mencionar la maximizacin de la produccin para generar economas de escala,
la reduccin de inversin en publicidad, el descuido en la realizacin de mantenimientos
preventivos, la reduccin de la fuerza laboral o despidos, la seleccin de proveedores
alternativos que ofrezcan mejores precios, la tercerizacin, entre otros. Por ltimo, cabe
mencionar que algunas de las decisiones anteriores pueden, en el largo plazo, generar un
efecto contrario al esperado, mientras que otros implican cambios profundos en los procesos
de las empresas, motivo por el cual estas deben decidir, tras una evaluacin seria y a
conciencia, que medidas implementar para lograr la reduccin de costos y enfrentar de la
mejor manera posible la crisis.

Referencias
Bureau Veritas Formacin. (2011). Logstica Integral (2 ed.). Madrid, Espaa: FC
Editorial.
Callioni, G., De Montgros, X., Slagmulder, R., Van Wassenhove, L., & Wright, L. (2005).
Costos impulsados por inventarios. Harvard Business Review (pp. 1-7).
PriceWaterhouseCoopers. (2009). Administrando efectivamente en tiempos de crisis.
Transformando

desafos

en

oportunidades.

Paraguay.

Recuperado

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https://www.pwc.com/py/es/publicaciones/assets/admintc.pdf.
Casari, M. Baldini, R. (2013, Abril). La gestin estratgica de los costos. La reduccin de
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