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INTRODUCCIN AL MS EXCEL
1. DEFINICIN:
Excel es una aplicacin desarrollada por Microsoft y distribuida en el paquete de Office para usarse en
Windows o Macintosh. Presenta una interfaz intuitiva y amigable con archivos de ayuda incorporados.
Excel, es una hoja de clculo que permite trabajar con tablas de datos, grficos, bases de datos, macros,
y otras aplicaciones avanzadas. Ayudando en el clculo de ejercicios aritmticos y siendo de gran utilidad
diversas reas como educacin, administracin, finanzas, produccin, etc.
2. LIBRO DE TRABAJO:
Un libro de trabajo es el archivo que creamos con Excel, es decir, todo lo que hacemos en este programa
se almacenar formando el libro de trabajo.
Los libros de trabajo de Excel tienen la extensin .XLS para que el ordenador los reconozca como tal.
Cuando se inicia una sesin de Excel automticamente se abre un nuevo libro de trabajo con el
nombre provisional de Libro1. Esto lo puedes comprobar en la pantalla de Excel, en la Barra de ttulo en
la parte superior de la ventana vers cmo pone Microsoft Excel - Libro1.
Un libro de trabajo est formado por varias hojas, en principio constar de 1 hoja aunque el nmero de
stas puede variar entre 1 y 255, Si miras en la parte inferior de la ventana de Excel encontrars las
diferentes hojas del libro de trabajo, cada una de ellas nombradas de la forma Hoja1, Hoja2...
Los libros de trabajo son una gran herramienta de organizacin, ya que por ejemplo todas las hojas
referidas a un mismo proyecto o trabajo podran agruparse en un slo libro.
3. HOJA DE CLCULO:
La hoja de clculo es uno de los distintos tipos de hojas que puede contener un libro de trabajo. Es una
herramienta muy til para todas aquellas personas que trabajen con gran cantidad de nmeros y
necesiten realizar clculos u operaciones con ellos.
Las hojas de clculo estn formadas por columnas y filas, siendo 16384 columnas y 1.048.576 filas.
Columna
Una columna es el conjunto de celdas seleccionadas verticalmente. Cada columna se nombra por
letras, por ejemplo A, B, C,.......AA, AB,........IV.
Columna B
Fila
Cada fila se numera desde 1 hasta 1.048.576 y es la seleccin horizontal de un conjunto de celdas de
una hoja de datos.
Fila 5
Celda
La interseccin de una columna y una fila se denominan Celda y se nombra con el nombre de la columna
a la que pertenece y a continuacin el nmero de su fila, por ejemplo la primera celda pertenece a la
columna A y la fila 1 por lo tanto la celda se llama A1. Si observas la ventana de Excel podrs comprobar
todo lo explicado anteriormente.
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Celda A1
Cuando el cursor est posicionado en alguna celda preparado para trabajar con sta, dicha celda
se denomina Celda activa y se identifica porque aparece ms remarcada que las dems.
De igual forma tenemos la fila activa, fila donde se encuentra la celda activa y columna activa, columna
de la celda activa.
Rango de Datos
Otro concepto muy importante en una hoja de clculo es el de Rango, que es un bloque rectangular de
una o ms celdas que Excel trata como una unidad. Los rangos son vitales en la Hoja de Clculo, ya
que todo tipo de operaciones se realizan a base de rangos.
Rango de datos (B3:D8)
RANGO
4. CARACTERSTICAS:
Excel se caracteriza por los siguientes aspectos:
a) Hojas de clculo de gran dimensin, filas y columnas que forman celdas de trabajo.
b) Agrupacin de varias hojas de clculo en un libro. Excel est compuesto por libros, un libro es el
archivo en que se trabaja y donde se almacenan los datos. Cada libro puede contener
aproximadamente 250 hojas o carpetas. Cada hoja contiene aproximadamente 65.000 lneas y 256
columnas ordenadas numrica y alfabticamente respectivamente.
c) Actualizacin automtica de los resultados obtenidos en la hoja, al modificar los datos de los cuales
depende un resultado.
d) Gran capacidad de presentacin y manejo de los datos introducidos.
5. INGRESAR AL MS EXCEL:
a) Una vez encendido el computador, ubicar la aplicacin de acceso del Microsoft Excel
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Libro en blanco
Para ingresar deber realizar un clic BIM sobre la imagen de Libro en blanco
7. CERRAR EXCEL:
a) Para abandonar el programa de ms Excel, asegrese de guardar el trabajo antes de salir.
b) Realizar un clic BIM en el botn Cerrar (parte superior derecha de la ventana)
La barra de ttulo
Contiene el nombre del documento sobre el que se est trabajando en ese momento. Cuando creamos
un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo guardemos y le demos el nombre
que queramos. En el extremo de la derecha estn los botones para minimizar
, maximizar
cerrar
La barra de acceso rpido
La barra de acceso rpido contiene las operaciones ms habituales de Excel como Guardar
Deshacer
o Rehacer
La cinta de opciones
La cinta de opciones es uno de los elementos ms importantes de Excel, ya que contiene todas las
opciones del programa organizadas en pestaas. Al pulsar sobre una pestaa, accedemos a la ficha.
Las fichas principales son Inicio, Insertar, Diseo de pgina, Frmulas, Datos, Revisar y Vista. En ellas se
encuentran los distintos botones con las opciones disponibles.
La barra de frmulas
Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados. Cuando vayamos
a modificar el contenido de la celda, dicha barra variar ligeramente, pero esto lo estudiaremos ms
adelante.
La barra de etiquetas
Indica en qu estado se encuentra el documento abierto, y posee herramientas para realizar zoom sobre
la hoja de trabajo, desplazando el marcador o pulsando los botones + y -. Tambin dispone de tres
botones para cambiar rpidamente de vista (forma en que se visualiza el libro). Profundizaremos en las
vistas ms adelante.
MANEJO DE DATOS
9. INTRODUCIR DATOS:
En Excel, cualquier grupo de caracteres que contenga letra, guion o espacio se considera texto. Cuando
entra texto en una celda, Excel alinea el mismo al lado izquierdo de la celda y si excede el ancho de la
celda, el sobrante de los caracteres se despliega en las celdas de la derecha mientras estas otras celdas
no tengan contenido.
En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, nmeros o frmulas. En todos los casos,
los pasos a seguir sern los siguientes:
INGRESO DE TEXTOS:
Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos y teclear los datos que desees introducir.
Aparecern en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Frmulas, como puedes observar la
siguiente imagen:
INGRESO DE NMEROS:
En Excel, un nmero puede contener solo los siguientes caracteres:
0123456789+-().$%
Celda Activa
FRMULAS: Es decir, una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras celdas,
nombres, funciones, u operadores. Es una tcnica bsica para el anlisis de datos. Se pueden realizar
diversas operaciones con los datos de las hojas de clculo como +, -, *, /, Sen, Cos, etc. En una frmula
se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. La frmula
se escribe en la barra de frmulas y debe empezar siempre por el signo =.
13. ERROR DE DATOS:
Cuando introducimos una frmula en una celda puede ocurrir que se produzca un error. Dependiendo del
tipo de error puede que Excel nos avise o no.
Cuando nos avisa del error, el cuadro de dilogo que aparece tendr un aspecto similar al que ves a la
derecha:
Nos da una posible propuesta que podemos
aceptar haciendo clic sobre el botn S o
rechazar utilizando el botn No.
Dependiendo del error, mostrar un mensaje
u otro.
Podemos detectar un error sin que nos avise cuando aparece la celda con un smbolo en la esquina
superior izquierda tal como esto:
Al hacer clic sobre el smbolo aparecer un cuadro como que nos permitir saber ms sobre el error.
Dependiendo del tipo de error, al hacer clic sobre el cuadro anterior se mostrar un cuadro u otro, siendo
el ms frecuente el que aparece a continuacin:
Este cuadro nos dice que la frmula es incoherente y nos deja elegir entre diferentes opciones.
Posiblemente el error sea simplemente que la frmula de la celda no tiene el mismo aspecto que todas las
dems frmulas adyacente (por ejemplo, sta sea una resta y todas las dems sumas).
Puede que al introducir la frmula nos aparezca como contenido de la celda # TEXTO, siendo TEXTO un
valor que puede cambiar dependiendo del tipo de error. Por ejemplo: ##### se produce cuando el ancho
de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o una hora negativa.
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# NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como puede ser sumar
textos.
# DIV/0! cuando se divide un nmero por cero.
# NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la frmula.
#N/A cuando un valor no est disponible para una funcin o frmula.
# REF! se produce cuando una referencia de celda no es vlida.
# NUM! cuando se escriben valores numricos no vlidos en una frmula o funcin.
# NULO! cuando se especifica una interseccin de dos reas que no se intersecan.
Tambin en estos casos, la celda, como en el caso anterior, contendr adems un smbolo en la esquina
superior izquierda tal como:
TECLADO
Celda Abajo
FLECHA ABAJO
Celda Arriba
FLECHA ARRIBA
Celda Derecha
FLECHA DERECHA
Celda Izquierda
FLECHA IZQUIERDA
Pantalla Abajo
AVPAG
Pantalla Arriba
REPAG
Celda A1
CTRL+INICIO
FIN
FLECHA ARRIBA
FIN
FLECHA ABAJO
FIN
FIN
FLECHA DERECHA
Otra forma rpida de moverse por la hoja cuando se conoce con seguridad la celda donde se desea ir es
escribir su nombre de columna y fila en el cuadro de nombres a la izquierda de la barra de frmulas:
Por ejemplo, para ir a la celda DF15 debers escribirlo en la caja de texto y pulsar la tecla INTRO.
Aunque siempre puedes utilizar el ratn, movindote con las barras de desplazamiento para visualizar la
celda a la que quieres ir, y hacer clic sobre sta.
En cualquier caso, siempre se puede utilizar el ratn, movindose con las barras de desplazamiento para
visualizar la celda a la que se desea ir, y hacer clic sobre sta.
MOVIMIENTOS EN EL LIBRO
Como ya se ha comentado, dentro de un libro de trabajo existen varias hojas de clculo. Hay varias formas
de cambiar de hoja:
La ms directa es utilizar la barra de etiquetas.
Haciendo clic sobre cualquier pestaa cambiar a la hoja correspondiente.
Hoja Siguiente
CTRL+REPAG
Hoja Anterior
MANEJO DE ARCHIVOS
15. GUARDAR:
Cuando empezamos a crear un libro de trabajo y queremos poder recuperarlo en otra ocasin para
modificarlo, imprimirlo, en fin, realizar cualquier operacin posterior sobre ste, tendremos que
almacenarlo en alguna unidad de disco, esta operacin se denomina Guardar.
1. GUARDAR UN LIBRO DE TRABAJO (por primera vez)
a) Tener realizado el trabajo a guardar
b) Realizar un clic BIM en el botn
(guardar)
No guardar: Se cierra el archivo sin guardar los cambios realizados desde la ltima vez que
guardamos.
d) Una vez ubicado el archivo, hacer un clic BIM sobre l, luego realizar un clic BIM en el botn Abrir.
Nota: Otra forma disponible tambin para abrir un documento, consiste en utilizar una lista de
documentos abiertos anteriormente, siga los siguientes pasos:
Selecciona Reciente en el men Archivo y haz clic sobre el que quieras abrir. Se mostrarn ordenados
por fecha de ltima utilizacin, siendo el primero el ms recientemente utilizado.
19. PROTEGER ARCHIVO (esta opcin permite guardar un libro en Excel, asignndole una contrasea, la
cual se le solicitar ingresar para tener el acceso a dicha contenido)
a) Un clic BIM en el botn Archivo
b) Un clic BIM en la opcin Guardar como
c) Un clic BIM en el botn Examinar
d) En la siguiente ventana como ya anteriormente vimos, ingrese el nombre del libro y configure la unidad
o carpeta donde se guardar el archivo.
e) Procedemos a asignale una contrasea para ello hacer un clic BIM en el botn Herramientas
f)
g) En la siguiente ventana ingrese la contrasea para cada una de las opciones dispuestas, se
recomienda que en los espacio escriba la misma contrasea
i)
j)
Le pide nuevamente ingresar la contrasea, para finalizar un clic BIM en el botn Aceptar.
MANEJO DE CELDAS
20. MANIPULACIN DE CELDAS:
Vamos a ver los diferentes mtodos de seleccin de celdas para poder modificar el aspecto de stas, as
como diferenciar entre cada uno de los mtodos y saber elegir el ms adecuado segn la operacin a
realizar.
SELECCIONAR UNA CELDA:
a) Para seleccionar una celda realizar un clic BIM sobre la celda a seleccionar
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B8 celda final
SELECCIONAR FILAS:
a) Seleccin de una fila: Hacer clic en el identificativo izquierdo de la fila.
b)
Hacer clic con el botn izquierdo en la parte superior izquierdo de la hoja situado entre el indicativo
de la columna A y el de la fila 1.
b) Realizar un clic BIM en el botn copiar (se muestra la imagen) o presione las teclas CTRL + C
c) Puede pegar la informacin las veces que desee, para ello vuelva a reubicar el cursor.
23. BLOQUEAR Y PROTEGER CELDAS:
a) Procesa a seleccionar las celda a bloquear
b) Realizar un clic BIM en la pestaa Revisar
f)
g) Al momento de escribir sobre las celdas bloqueadas nos mostrar el siguiente mensaje.
MANEJO DE HOJAS
24. CAMBIAR NOMBRE DE HOJAS
a) Ubicar el puntero del mouse sobre el nombre de la hoja a cambiar su nombre
b) Presione el BDM o botn secundario del mouse hasta que presente la siguiente ventana
d) Escriba el nombre que reemplazar a la palabra Hoja1, luego presione la tecla Enter (Intro)
25. OCULTAR HOJAS
a) Ubicar el puntero del mouse sobre el nombre de la hoja a ocultar
b) Presione el BDM o el botn secundario del mouse
c) En la siguiente ventana realizar un clic BIM en la opcin Mostrar, y en forma automtica se mostrar
la hoja oculta
27. INSERTAR HOJAS
a) Para insertar una nueva hoja de trabajo dentro del libro, hacer un clic BIM en el botn o en el signo
+
b) Puede repetir la operacin anterior a fin de insertar el nmero de hojas que sea necesario
28. ELIMINAR HOJAS
a) Ubicar el puntero sobre el nombre de la hoja a eliminar
b) Presione el BDM o botn secundario del mouse
d) En la siguiente ventana seleccionar la nueva ubicacin de la hoja, si en caso desee una copia
de la opcin celdas
de la opcin celdas
de la opcin celdas
d) El resultado es el siguiente:
d) Seleccionar una de las opciones de la siguiente lista haciendo un clic BIM sobre ella
e) Si en caso desea personalizar los mrgenes hacer un clic BIM en la opcin Mrgenes
personalizados, para obtener la siguiente ventana y poder configurar en ella.
f)
Una vez configurada los mrgenes con ayuda de las flechas existentes en cada lado, hacer un clic
BIM en el botn Aceptar para aplicar la configuracin.
c) De las opciones que se muestra, seleccionar con un clic BIM en una de ellas.
c) Hacer un clic BIM en una de las opciones que se muestra en la siguiente ventana
c) Seleccione una de las opciones de la siguiente ventana, hacer un clic BIM sobre dicha opcin.
OPERACIONES ARITMTICAS.
Manejo de operaciones aritmticas: Operaciones bsica (suma, resta, producto, divisin), elaboracin de
frmulas, signos de agrupacin, frmulas con referencias absolutas y relativas.
45. OPERADORES ARITMTICOS:
Excel permite trabajar con los siguientes operadores aritmticos, los cuales en la tabla siguiente se
muestra:
SIMBOLO DEL
OPERADOR
+
*
/
^
&
=
<
>
<=
>=
<>
()
46. FORMULAS:
Se puede asignar una frmula a una celda y Excel calcula el resultado. Una frmula es una combinacin
de nmeros constantes, referencias a celdas, operaciones aritmticas y/o funciones cuyo resultado
aparece en la celda donde se crea la frmula.
Entrar frmulas usando operaciones aritmticas
1. Seleccione la celda donde crear la frmula. En este lugar ser donde obtendr el resultado de la
misma (Ejemplo: celda E3).
2. Escriba el signo de igual ( = ) para iniciar el desarrollo de una frmula. En este caso multiplicaremos
Costo por unidad (celda C3) por la Cantidad (celda D3) para calcular el Costo estimado.
3. Seleccione las celdas y los operadores aritmticos (^ % * / + -) correspondientes que compondrn la
frmula.
4. En este caso, seleccione la celda C3, escriba el smbolo de asterisco (*) y luego seleccione la celda
D3.
5. Oprima [ENTER] para aceptar el cambio. Podr observar que el resultado de la multiplicacin de la
celda C3 y D3 se observa en la celda donde creamos la frmula, celda D3. La frmula se visualizar
en la Barra de frmulas de la siguiente manera:
La caracterstica adicional que tiene las referencias relativas es que cuando realizamos una copia de la
frmula para otras celdas esta se incrementa automticamente en el nmero de celda, ya sea a nivel de
fila o columna.
=A$1
La caracterstica que tiene las referencias mixtas es que cuando realizamos una copia de la frmula para
otras celdas, la absoluta no vara y la relativa s.
Realiza el clculo de elevar un nmero a la potencia indicada. Ejemplo: =POTENCIA (2; 5) devuelve 32
Funcin PRODUCTO (nmero1;nmero2;...)
Devuelve el resultado de realizar el producto de todos los nmeros pasados como argumentos. Ejemplo:
=PRODUCTO (20; 4) devuelve 80
Funcin RAIZ (nmero)
Devuelve la raz cuadrada del nmero indicado. Ejemplo: =RAIZ (25) devuelve 5
Funcin REDODEAR (nmero,decimales):
Permite redondear un nmero al siguiente nmero o al nmero anterior, considerando el 0.5 a favor del
nmero mayor prximo.
Funcin SI (Prueba lgica; valor si verdadero; valor si falso):
Obtiene como resultado verdadero o falso, segn la condicin que cumpla la prueba lgica. Ejemplo:
=SI(A1>10.4;Aprobado;Desaprobado)
FUNCIONES ESTADSTICAS:
Funcin MAX (nmero1;nmero2;...)
Devuelve el valor mximo de la lista de valores. Ejemplo: =MAX (5; 5; 2; 15; 12; 18) devuelve 18
Funcin MIN (nmero1;nmero2;...)
Devuelve el valor mnimo de la lista de valores. Ejemplo: =MIN (5; 5; 2; 15; 12; 18) devuelve 2
Funcin PROMEDIO (nmero1;nmero2;...)
Devuelve la media aritmtica de la lista de valores. Ejemplo: =PROMEDIO (5; 5; 2) devuelve 4
FORMATOS NUMERICOS
El siguiente formato disponible en Excel es el que permite especificar a los datos numricos un aspecto
determinado.
53. CONFIGURACIN DEL FORMATO GENERAL: Esta opcin permite normalizar los datos, quitas los
formatos aplicados.
a) Seleccionar la celda o celdas que contienen datos numricos
b) Hacer un clic BIM en el botn
54. AGREGAR UN FORMATO DE NMERO: Permite agregar los decimales a un dato numrico.
a) Seleccionar la celda o celdas a aplicar el formato
b) Un clic BIM en el botn
55. AGREAR FORMATO MONEDA: Permite agregar separador de milsimas, decimales y signo monetario.
a) Seleccionar la celda o celdas a aplicar el formato
b) Un clic BIM en el botn
56. AGREGAR FORMATO CONTABILIDAD: Tiene la misma funcin que el formato moneda, asigna al dato
el separador de las milsimas, los decimales y el signo monetario.
a) Seleccionar la celda o celdas a aplicar el formato
b) Un clic BIM en el botn
c) En la siguiente ventana seleccionar la opcin Contabilidad
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57. AGREGAR FORMATO DE FECHA CORTA: Convierte el dato numrico a tipo fecha de acuerdo al formato
dd/mm/yy
a) Seleccionar la celda o celdas a aplicar el formato
b) Un clic BIM en el botn
58. AGREGAR FORMATO DE FECHA LARGA: Convierte el dato numrico a tipo fecha larda de acuerdo al
formato. Nombre del da, nmero del da el mes de y del ao.
a) Seleccionar la celda o celdas a aplicar el formato
b) Un clic BIM en el botn
60. AGREGAR FORMATO DE PORCETAJE: Es agregar el signo porcentajes y a su vez multiplica por 100 al
dato numrico.
a) Seleccionar la celda o celdas a aplicar el formato
b) Un clic BIM en el botn
61. CONVERTIR UN DATO NUMRICO A DATO DE TIPO TEXTO: Al realizar la conversin de dato numrico
a dato de tipo texto, este dato no podr ser utilizado dentro de una operacin matemtica.
a) Seleccionar la celda o celdas a aplicar el formato.
b) Un clic BIM en el botn
b) Grficos de Barras:
f)
Grfico combinado:
f)
Estilos de grfico
67. POSICIN.
a) La posicin del grfico puede ser alterado, esto con solo cambiar al mover el grafico sobre la hoja de
trabajo.
MANEJO DE IMAGENES
Manejo de Imgenes: Insertar imagen desde archivo, insertar imgenes prediseadas, formato de imagen
(ajuste, estilo, organizar y tamao).
68. IMGENES
a) Hacer un clic BIM en la pestaa Insertar
b) Una vez ubicado los botones con los cuales insertar la imagen.
69. INSERTAR IMAGEN DESDE ARCHIVO
a) Un clic BIM en la pestaa Insertar
b) Para insertar una imagen de una carpeta o unidad externa, hacer un clic BIM en
c) En el panel que aparece en la parte derecha, hacer un clic BIM en el botn Buscar
d) A continuacin se muestra imgenes las cuales se puede insertar haciendo un clic BIM en ellas.
b) Para modificar el tamao de la ubique el puntero del mouse en los puntos, presione el BIM del
c) mouse y deslizar para ampliar o reducir el tamao, luego suelte el mouse
Para aplicar formato a la imagen utilizaremos los botones dispuestos en la barra Formato, esta
opcin se activa al momento de seleccionar la imagen.
WordArt y SmartArt
72. INSERTAR WORDART.
a) Para insertar un texto en Wordart realizar un clic BIM en la pestaa Insertar
b) Hacer un clic BIM en el botn WordArt
f)
g) Procede a ingresar en cada espacio los datos necesarios para obtener un SmartArt.
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