TEMA 9: ANLISIS DE

SISTEMAS
ADMINISTRATIVOS

1.
2.

3.

CONCEPTOS Y OBJETIVOS
SU INSERCIN EN LAS
ORGANIZACIONES
METODOLOGA Y HERRAMIENTAS
DEL ANLISIS

Factores determinativos del

xito en una Organizacin
Moderna

El Producto o la actividad desarrollada.

El Mercado o el pblico usuario del producto
La Tecnologa o los conocimientos para
generar el producto y colocarlo en el mercado
La Estructura Financiera o el Capital para
acceder a la Tecnologa p/obtener el producto
La Direccin que fija Objetivos y controla su
cumplimiento
Los Sistemas Administrativos o el logro del
desarrollo de operaciones eficientes.

Concepto de Sistema
Administrativo
Es el medio a travs del cual las
decisiones de poltica o estratgicas
adoptadas por los niveles superiores de la
Organizacin, se concretan en una serie de
mltiples decisiones en los niveles medio e
inferiores que resuelven casos individuales
y que a travs de la conformacin de
rutinas
de
trabajo
y
procesos
de
comunicacin van configurando la actividad
administrativa total de la Organizacin.

Elementos del Sistema

Administrativo

Conjunto de personas y equipos en los

niveles medios e inferior dedicados a
captar, procesar, transmitir y conservar
Informacin.
Conjunto de Soportes de sustento de
datos, que documentan decisiones
especficas.
Formularios,
Registros,
Archivos, etc.
Red de Canales o Rutinas Tpicas que
vinculan personas y por los que fluyen
los soportes de informacin.

Objetivos del Sistema

Administrativo

Lograr que:
Las operaciones se ejecuten en el momento
ptimo en que se las necesita.
Se
gaste la menor cantidad de recursos
posible.
Se ejecuten con la mayor seguridad posible.
Se produzca la informacin necesaria para los
diversos niveles decisorios de la Organizacin.
Permitir que los Objetivos y Polticas se
concreten en la realidad y se alcancen los
RESULTADOS

Caractersticas de las Tareas

Administrativas
Pueden repetirse un sinnmero de veces sin
aportar
elementos
positivos
al
funcionamiento.
Difciles de ser medidas en el tiempo.
Mayor automatizacin en Produccin que en
Administracin.
Cada individuo intenta formar su entorno
propio.
Respuestas lentas e influenciadas ante los
intentos
o
cambios
en
sistemas
administrativos.

EL ANLISIS DE SISTEMAS
ADMINISTRATIVOS COMO FUNCIN

Funcin Permanente y especializada que somete

a
revisin
constante
los
sistemas
administrativos para prevenir distorsiones .
Conocer los mtodos ms eficientes y tomar
conocimiento de los avances tecnolgicos.
Operar como Agente de Cambio e incorporar las
novedades.
Conservar la visin de conjunto de la Empresa.
No comprometerse con intereses sectoriales.
Evitar la creacin de compartimientos estancos.

Insercin de la Funcin de Anlisis de

Sistemas Administrativos - Requisitos
I.

II.

III.

IV.

V.

rea especfica dentro de la estructura orgnica

exclusivas.
Determinar
obtenerlos.

precisamente

sus

objetivos

los

con funciones
planes

para

Responsable: profesional con los conocimientos tcnicos para el

cargo y el perfil psicolgico de perseverante, que nunca deje de
lado el objetivo de promover la eficacia y eficiencia administrativas.
Que se evale su actividad en funcin de los resultados obtenidos,
(Menores costos, ms seguridad, velocidad, etc.), y no por la
cantidad de diagramas, manuales o sistemas producidos, que slo
agreguen ms burocracia.
Que la Direccin Superior se comprometa en el apoyo a la
racionalizacin
administrativa,
sin
aceptar soluciones
de
compromiso o abandone el esfuerzo a poco de empezar, dando
prioridad a otros problemas.

ETAPAS METODOLGICAS DEL ANALISIS DE

SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
1 - RELEVAMIENTO

1. 1.
1. 2.
1. 3.

Recoleccin interna de datos

Recoleccin externa de antecedentes
Sistematizacin de la informacin

2- DISEO
2. 2. Diseo Global
2.3. Diseo Detallado
3- IMPLEMENTACION
3.1. Planeamiento de la implementacin
3.2. Desarrollo de las tareas previas
3.3. Lanzamiento
3.4. Seguimiento

1 - Relevamiento: Objetivos
Recoger informacin respecto de:
a) Las particularidades del trabajo administrativo, tal como se est desarrollando
actualmente.
b) Los componentes de la organizacin y la forma de divisin de las tareas entre
ellos.
c) Los problemas que se presentan en la forma actual de ejecucin.
d) Las razones para encarar la labor de anlisis y las expectativas de la direccin
a niveles gerenciales y de supervisin respecto del desarrollo del programa.
e) Las opiniones de los entrevistados referentes a posibles soluciones
alternativas.
f) Conocer otras formas en que se ejecutaron los trabajos y motivos que se
tuvieron para discontinuarlos.
g) Estado de definicin, asignacin y supervisin de funciones, tanto formalmente
establecidas, como informalmente implementadas.
h) La disponibilidad en el mercado de estudios en empresas similares que puedan
aplicarse al programa de anlisis a desarrollar.
i) El empleo de tecnologa especfica que puede ser adquirida y aplicada a la
empresa bajo estudio.

Los objetivos enunciados en los puntos a) a g) inclusive se cubren con la

"recoleccin interna de datos", mientras que los dos restantes, h) e i) exigen
un proceso de "recoleccin externa".

1.

RELEVAMIENTO:
etapas

sub-

1. 1.Recoleccin interna de datos

Encuestas
Entrevistas
Observacin directa

1. 2. Recoleccin externa de antecedentes

Bibliografa tcnica
Carpetas de anlisis de aplicaciones similares
Adquisicin tecnologa disponible

1. 3.Sistematizacin de la informacin

Sistematizacin primaria
Complemento iterativo de datos
Esquema final del sistema actual

2. DISEO: Sub-etapas
2. 1. Diagnstico

Informe con crticas y propuestas de cambio

Discusin y aprobacin parcial o total a nivel directivo y gerencial

2. 2. Diseo Global

Formulacin del modelo propuesto a travs de diagramas del

sistema propuesto (Diagramas de Proceso, Diagramas de Bloque,
Diagramas de Sistema)
Discusin y aprobacin final a nivel directivo, gerencial y de
supervisin

2.3.

Diseo Detallado

Redaccin de manuales de procedimiento

Redaccin de manuales de organizacin
Diseo de formularios, registros y archivos
Preparacin de diagramas de lgica y redaccin de programas, si
la aplicacin es computarizada
Realizacin de pruebas de funcionamiento simulado con datos
preparados o reales

3- IMPLEMENTACION: Subetapas

3.1. Planeamiento de la implementacin

Determinacin de temas
Establecimiento de relaciones
Fijacin de plazos y fechas
Determinacin de responsables

3.2. Desarrollo de las tareas previas

Recursos materiales
Recursos humanos
Tareas preliminares
Recursos de organizacin

3.3. Lanzamiento

3.4.

Eleccin de la modalidad (total, parcial, por sustitucin o en paralelo)

Activacin del lanzamiento
Asesoramiento sobre problemas, sin sustituir a los mandos naturales

Seguimiento

Revisin del cumplimiento de la implementacin en los "puntos de

control"
Ajustes del proyecto: modificaciones que se detectaron en el
lanzamiento
Informes parciales de cumplimiento
Informe final de evaluacin: del xito o fracaso del Programa