Gestin de las

Comunicaciones del
Proyecto

basado en el PMBOK 5ta edicin

Ing. Luis Angulo Aguirre

Agenda
Qu son las comunicaciones?
10.1 Planificar la Gestin de las Comunicaciones
10.2 Gestionar las Comunicaciones
Tipos de comunicaciones y Barreras de las comunicaciones

10.3 Controlar las Comunicaciones

Introduccin
La comunicacin efectiva es
crucial para el xito de
Porqu?
Consumen el 90% del tiempo

del director del proyecto

Tipos de comunicaciones
Interna (dentro del proyecto) y externa (cliente,
proveedores, otros proyectos, organizaciones, pblico)
Formal (informes, actas, instrucciones) e informal
(emails, memos, conversaciones)

Vertical (hacia arriba y hacia abajo dentro de la

organizacin) y horizontal (entre pares)
Oficial (boletines, informe anual) y No oficial
(comunicaciones extraoficiales)
Escrita, oral y verbal (inflexiones de voz) y no verbal
((lenguaje corporal)

Comunicacin No Verbal
Codificacin de mensajes sin utilizar palabras. Incluye
gestos, tonos vocales, expresiones faciales y lenguaje
corporal.
Adems de los tonos vocales y expresiones faciales
pueden influir adems: los gestos, el gnero y la
vestimenta.
Cmo es la comunicacin en ambientes de proyectos?
Impacto Total del Mensajes = Palabras (7%) + Tonos
Vocales (38%) + Expresiones Faciales (55%)

Habilidades de comunicacin
Escucha activa y eficaz
Cuestionar y examinar ideas
Persuadir
Motivar
Orientar

Investigar los hechos

Negociar

Resolver conflictos
Resumir, recapitular

10.1 Planificar la Gestin de las

Comunicaciones (1)
Desarrolla un enfoque y un plan apropiados para las
comunicaciones del proyecto sobre la base de las
necesidades y los requisitos de informacin de los
interesados y de los activos de la organizacin disponibles.
Identifica y documenta el enfoque a utilizar para
comunicarse con los interesados de la manera ms
eficaz y eficiente

10.1 Planificar la Gestin de las

Comunicaciones (2)

Determina las necesidades de informacin de los

interesados y define el enfoque de la comunicacin:
Quin necesita qu
Cundo el/ella lo necesita
Quin lo distribuir
Cmo ser entregado (informe, email, verbal, etc)

Debe ser planeada temprano y revisarse a lo largo de

todo el proyecto
Una planificacin incorrecta de las comunicaciones
dar lugar a serios problemas.

Planificar la Gestin de las

Comunicaciones
ENTRADAS

Herramientas/Tcnicas

SALIDAS

1. Plan para la
Direccin del
Proyecto

1. Anlisis de requisitos
de Comunicacin

2. Registro de
Interesados

2. Tecnologa de la
Comunicacin

1. Plan de Gestin de
las Comunicaciones

3. Factores
Ambientales de
la Empresa

3. Modelos de
Comunicacin

2. Actualizacin a los
documentos del
proyecto

4. Activos de los
Procesos de la
Organizacin

4. Mtodos de
Comunicacin

5. Reuniones

Gestin de las Comunicaciones

Factores Ambientales
de la Empresa

Empresa/
Organizacin

4.2 Desarrollar
el Plan para
Direccin del
Proyecto

13.1 Identificar a
los Interesados

Activos de Procesos
de Organizacin

Plan para la
Direccin del
Proyecto

10.1 Planificar la
Gestin de las
comunicaciones

Plan de Gestin
de los
Comunicaciones
10.2 Gestionar
las
comunicaciones

Registro de
Interesados

Actualizaciones
a los
documentos del
proyecto

Documentos
del Proyecto

13.3 Gestionar la
participacin de
los interesados

Planificar la Gestin de las

Comunicaciones: Entradas
1. Plan para la direccin del proyecto

2. Registro de interesados
3. Factores ambientales de la empresa:
Cultura de la organizacin, infraestructura,
condiciones del mercado, etc.
4. Activos de los procesos de la organizacin:

Informacin histrica, lecciones aprendidas,

plantillas, guas & procedimientos.

Planificar la Gestin de las

Comunicaciones: H & T (1)
1. Anlisis de Requisitos de Comunicacin:
Determina las necesidades de informacin de
los interesados del proyecto.
(Nmero de canales de comunicacin)

N (N-1) /2

Planificar la Gestin de las

Comunicaciones: H & T (1)
1. Anlisis de Requisitos de Comunicacin: La
informacin tpica para determinar los requisitos es:
Organigramas
Relaciones entre la organizacin del proyecto y las
responsabilidades de los interesados
Disciplinas, dptos. y responsabilidades involucradas
Cantidad de personas y locales
Necesidades de informacin interna / externa
Informacin sobre los interesados

Planificar la Gestin de las

Comunicaciones: H & T

Planificar la Gestin de las

Comunicaciones: H & T (2)
2. Tecnologa de la Comunicacin: es influenciada por:
La urgencia de la necesidad de informacin
Personal esperado del proyecto (experiencia,
capacitacin, etc.)
La disponibilidad de la tecnologa
Facilidad de uso
Entorno del proyecto
Sensibilidad y confidencialidad de la informacin

Planificar la Gestin de las

Comunicaciones: H & T (3)
3. Modelos de comunicacin
Transmitir
Mensaje

el

Codificar

Ruido
Ruido

Emisor

Confirmar la recepcin
del Mensaje

Medio

Descodificar

Receptor
Codificar

Descodificar
Ruido

Mensaje de
retroalimentacin

Modelo bsico de comunicacin

Planificar la Gestin de las

Comunicaciones: H & T (3)
3. Modelos de comunicacin
EMISOR
Codificar el mensaje claramente
Seleccionar un mtodo de comunicacin
Enviar el mensaje
Confirmar que el mensaje ha llegado al receptor y ha sido
entendido por ste.
RECEPTOR
Decodificar el mensaje
Confirmar que el mensaje ha sido recibido y entendido: proveer
retroalimentacin (feed-back)

Planificar la Gestin de las

Comunicaciones: H & T (4)
4. Mtodos de comunicacin:
Interactiva: Intercambio de informacin multidireccional. Asegura
un entendimiento comn de un tema especfico: reuniones,
llamadas telefnicas, videoconferencias, etc.
Tipo Push: Enviada a receptores especficos, asegurando su
distribucin pero no su entendimiento, esto incluye: cartas,
memorandos, informes, correos electrnicos, faxes, etc.)
Tipo Pull: Utilizadas para grandes volmenes de informacin,
requiere que cada receptor acceda a la informacin segn su
criterio: intranet, repositorios de conocimiento, e-learning, etc.)

Planificar la Gestin de las

Comunicaciones: H & T (4)
5. Reuniones
Planificar las comunicaciones requiere del debate y el
dilogo con el equipo para determinar la forma ms
adecuada de actualizar y comunicar la informacin del
proyecto, y para responder a las peticiones de diversos
interesados para esa informacin.

Estos debates y dicho dilogo normalmente se facilitan

a travs de reuniones, que pueden llevarse a cabo cara
a cara o en lnea desde diferentes ubicaciones, como el
sitio del proyecto o en las instalaciones del cliente.

Planificar la Gestin de las

Comunicaciones: Salidas
1. Plan de gestin de las comunicaciones
Requisitos de comunicacin de interesados
Elementos de comunicaciones: informacin para
distribucin
Propsito: la razn de la distribucin
Fechas de comienzo/fin
Medio y formalidad

Responsabilidad: quin distribuye la informacin

Proceso de escalamiento
Glosario de trminos

2. Actualizaciones a los documentos del proyecto

Planificar la Gestin de las

Comunicaciones: Salidas
Tipos de necesidades de comunicacin
OBLIGATORIAS
Status: Informes y
actualizaciones
Reuniones con el
comit directivo
Conferencias
telefnicas y
videoconferencias
con interesados
remotos
Informes requeridos
por la gerencia

INFORMATIVAS
Sesiones para poner
en conocimiento
Entregables
impresos colocados
en un repositorio
comn
Informacin
disponible en un
web site

DE VENTA
Intercambios uno-auno con los
interesados clave en
forma permanente
Road shows para
explicar el proyecto
y sus beneficios
Testimoniales de
terceros respecto al
valor recibido

Pregunta
Un propsito del plan de gestin de las Comunicaciones
es ofrecer:
A. Mtodos sobre cmo recopilar, almacenar y distribuir
informacin.
B. Medir el nivel de experiencia de cada miembro del
equipo.
C. Organizar el proyecto y las relaciones de las
responsabilidades de los interesados.

D. Proporcionar mtodos de liberacin de los miembros

del equipo despus de que ya no son necesarios

Pregunta
El equipo cuenta con 5 miembros del equipo, as como el
director del proyecto. Cuntos canales de comunicacin
hay?
A. 10
B. 15

C. 6
D. 30

Pregunta
El equipo cuenta con 5 miembros del equipo. Durante la
fase de ejecucin se agregan 3 miembros ms. Cuntos
canales de comunicacin se agregan?
A. 10
B. 15

C. 18
D. 25

10.2 Gestionar las Comunicaciones (1)

Crea, recopila, distribuye, almacena, recupera, y
realiza la disposicin final de la informacin del
proyecto de acuerdo con el plan de gestin de las
comunicaciones.
Permite un flujo de comunicaciones eficaz y eficiente
entre los interesados del proyecto.

Gestionar las Comunicaciones

ENTRADAS

1. Plan de Gestin
de las
Comunicaciones
2. Informes de
Desempeo del
Trabajo
3. Factores
Ambientales de
la Empresa
4. Activos de los
Procesos de la
Organizacin

Herramientas/Tcnicas

1. Tecnologa de la
Comunicacin
2. Modelos de
Comunicacin
3. Mtodos de
Comunicacin
4. Sistemas de
gestin de la
informacin
5. Informes de
desempeo

SALIDAS

1. Comunicaciones
del proyecto
2. Actualizaciones al
plan para la
direccin del
proyecto

3. Actualizaciones a
los documentos
del proyecto
4. Actualizaciones a
los Activos de los
procesos de la
organizacin

Gestin de las Comunicaciones del Proyecto

4.4 Monitorear
y controlar el
trabajo del
proyecto

10.1 Planificar la
Gestin de las
comunicaciones
Informes de
desempeo del
trabajo

Plan de Gestin
de las
Comunicaciones

10.2
Gestionar las
Comunicacio
nes
Comunicaciones
del proyecto

Empresa/
Organizacin

Factores
Ambientales de la
Empresa
Activos de
Procesos de
Organizacin
Actualizaciones a
los Activos de
Procesos de
Organizacin

10.3 Controlar
las
comunicaciones

Actualizaciones
al Plan para la
direccin del
proyecto

Actualizaciones
a los
documentos del
proyecto

4.3 Desarrollar el
plan para la
direccin del
proyecto

Documentos
del Proyecto

Gestionar las Comunicaciones:

Entradas
1. Plan de gestin de las comunicaciones
2. Informes de Desempeo del Trabajo

3. Factores ambientales de la empresa

4. Activos de los procesos de la organizacin

directrices
plantillas
Informacin histrica

Gestionar las Comunicaciones: H & T

1. Tecnologa de la comunicacin

2. Modelos de comunicacin
3. Mtodos de comunicacin

4. Sistemas de gestin de la informacin

Documentos impresos
Gestin de comunicaciones electrnicas: email, fax,
correo de voz, telfono, etc.
Herramientas electrnicas para la gestin de
proyectos. Software, portales
5. Informar el desempeo

Gestionar las Comunicaciones:

Salidas

1. Comunicaciones del proyecto

2. Actualizaciones al plan para la direccin del proyecto

3. Actualizaciones a los documentos del proyecto

4. Actualizaciones a los activos de los procesos de la

organizacin
Notificaciones a los interesados
Informes del proyecto
Presentaciones del proyecto
Registros del proyecto (correspondencia, memorandos, notas del
proyecto)
Retroalimentacin de los interesados
Documentacin de lecciones aprendidas

Tipos de Comunicacin
1. Comunicacin No verbal: 55% de la transmisin del
mensaje, se basa en el comportamiento & gestos fsicos
(lenguaje corporal).
2. Comunicacin Verbal
Formal (Presentaciones, Discursos)

Informal (Reuniones, Conversaciones)

Importancia de:
Para-lingual: timbre & Tono de Voz
Escucha Activa: escuchar y entender la comunicacin desde el
punto de vista del que habla
Escucha Efectiva: Observacin de los gestos fsicos del interlocutor.

Tipos de Comunicacin
3. Escrita
Formal: plan para la direccin del proyecto, acta de
constitucin. Se usa en largas distancias & Problemas
complejos.
Informal: Memos, correos electrnicos, notas.
Las habilidades de comunicacin permiten que la informacin
fluya:
Internamente
Externamente

Verticalmente (jerarquas de arriba a abajo)

Horizontalmente (entre colegas del proyecto)

Barreras de la Comunicacin (1)

Ruido

Distancia
Hostilidad
Idioma
Cultura
Percepcin selectiva

Decodificacin
impropia

Barreras de la Comunicacin (2)

Personalidad e inters
Posicin y estado
Falta de retroalimentacin
responsable
Retener informacin

Mensajes contradictorios
Estereotipos

SEA CUAL SEA SU MENSAJE ;

debe Mantenerlo simple y claro

Pregunta
El problema ms comn que ocurre durante la
negociacin es:
A. Cada lado podra malinterpretar lo que ha dicho el
otro lado

B. Cada lado puede renunciar al otro lado

C. Un lado puede tratar de confundir al otro lado
D. Un lado puede estar demasiado ocupado pensando
en qu decir a continuacin para escuchar lo que se
dice

10.3 Controlar las comunicaciones

Monitorea y controla las comunicaciones a lo largo
de todo el ciclo de vida del proyecto para asegurar
que se satisfagan las necesidades de informacin de
los interesados del proyecto
Asegura, en cualquier momento, un flujo ptimo de
informacin entre todos los participantes de la
comunicacin

Controlar las comunicaciones

ENTRADAS

Herramientas/Tcnicas

1. Informacin de
Desempeo del
trabajo

1. Plan para la
Direccin del
Proyecto
2. Informe de
desempeo del
trabajo

3. Registro de
Incidentes
4. Datos de
desempeo del
trabajo
5. Activos de los
Procesos de la
Organizacin

SALIDAS

2. Solicitudes de cambio
1. Sistemas de
Gestin de la
informacin

3. Actualizaciones al
plan para la direccin
del proyecto

2. Juicio de
Expertos

4. Actualizaciones a los
documentos del
proyecto

3. Reuniones

5. Actualizaciones a los
Activos de los
procesos de la
organizacin

Gestin de las Comunicaciones del Proyecto

4.2 Desarrollar
el plan para la
direccin del
Proyecto

10.2
Gestionar las
comunicacio
nes

Plan para la
Direccin del
Proyecto

4.3 Dirigir y
gestionar le
trabajo del
proyecto

11.3 Gestionar la
participacin de
los interesados

Empresa/
Organizacin

Datos de
desempeo del
trabajo

Actualizacion
es al plan
para la
direccin del
proyecto

Activos de
Procesos de
Organizacin

Comunicacione
s del proyecto

10.3 Controlar
las
Comunicacio
nes

Registro de
Incidentes

Actualizacion
es a los
activos de los
procesos de la
organizacin

Documentos
del Proyecto

Actualizacion
es a los
documentos
del proyecto
Informacin
de
desempeo
del trabajo

Solicitudes de
Cambio

4.4 Monitorear
y controlar el
trabajo del
proyecto

4.3 Realizar el
control
integrado de
cambios

Controlar las comunicaciones :

Entradas
1. Plan para la direccin del proyecto

2. Comunicaciones del proyecto

3. Registro de incidentes
4. Datos de desempeo del trabajo
5. Activos de los procesos de la organizacin

Controlar las comunicaciones: H & T

1. Sistemas de Gestin de la Informacin
2. Juicio de Expertos
3. Reuniones

Controlar las comunicaciones:

Salidas
1. Informacin de desempeo del trabajo
2. Solicitudes de cambio
3. Actualizaciones del plan para la direccin del
proyecto
4. Actualizaciones a los documentos del proyecto

5. Actualizaciones a los activos para los procesos

de la organizacin

Pregunta
De las diversas herramientas y tcnicas sobre informes de
desempeo, cul integra la informacin de alcance, costo
y cronograma como elementos clave?
A. Anlisis de Tendencias
B. Anlisis de varianza

C. Anlisis del Valor Ganado

D. Anlisis de Cronograma/Costos

Pregunta
Al final de cada proyecto, el equipo del proyecto debe
preparar un resumen de las lecciones aprendidas que se
centran en todo lo siguiente EXCEPTO:
A. Compartir las mejores prcticas con otros equipos de la
organizacin
B. Advertir a otros de problemas potenciales
C. Sugerir mtodos para mitigar los riesgos de manera efectiva
para asegurar el xito
D. Compartir slo los aspectos positivos del proyecto para
futura replicacin en otra parte de la organizacin

Pregunta
El uso extensivo de la comunicacin _______ es ms
probable en la comunicacin con el cliente
A. Verbal
B. Escrita

C. Formal
D. No Verbal

Pregunta
En qu situacin La EDT puede ser una ayuda
eficaz para la comunicacin?

A. Interna dentro del proyecto

B. Interna dentro de la organizacin
C. Externa con el cliente
D. Interno y externo al proyecto

Pregunta
El resultado ms probable de los bloqueadores de
la comunicacin es que:

A. El proyecto se retrasa
B. El nivel de confianza se ve reforzado
C. Ocurren conflictos
D. La alta direccin se disgusta