Facturacin y Compra Venta Interna

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Administracin

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PROCEDIMIENTO FACTURACION
Y COMPRA VENTA INTERNA

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1.

PROPOSITO

1.1

Dictar las actividades relacionadas con el proceso de Facturacin

2.

ALCANCE

2.1

El presente Procedimiento hace referencia a los requerimientos de la clusula 7.4

(Compras) de la Norma ISO 9001:2008.

2.2

El procedimiento se aplica al rea de Administracin

3.

PROCEDIMIENTOS Y/O DOCUMENTOS RELACIONADOS

Nombre del Procedimiento
Control de Documentos
Control de Registro

4.

DEFINICIONES

4.1
4.2

CVI: Compra venta interna

AUGE: Administracin Universitaria y Gestin Econmica

5.

RESPONSABILIDADES

5.1

La responsabilidad por el cumplimiento del procedimiento recae sobre la Direccin

Econmica, Jefe de Contabilidad y Analista de Facturacin

6. DECLARACIN DEL PROCEDIMIENTO

6.1

El Jefe de Contabilidad, recibe el Formulario de Solicitud de Facturacin y C.V.I.

proveniente desde los departamentos y acadmicos que la solicitan.

6.2

Una vez recepcionada por el Jefe de Contabilidad, el Formulario de Solicitud de

Facturacin o CVI. es enviado al Analista Contable de Facturacin, para
confeccin de Factura o CVI.

6.3

Analista Contable de Facturacin confecciona Factura o CVI, asigna nmero de

solicitud e incorpora nmero de factura o de CVI al Formulario de Solicitud de
Facturacin o CVI.

6.4

El Analista Contable de Facturacin, precede a confeccionar e ingresar la Factura

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en el sistema AUGE para su contabilizacin, generando Comprobante de

Contabilidad.
6.5

El Analista Contable de Facturacin una vez confeccionada la Factura o Compra

Venta Interna se enva a los clientes.

6.6

El Analista Contable de Facturacin llegada la fecha de vencimiento de la Factura

confeccionada, debe realizar el proceso de cobranza, llamando a las empresas
para el retiro de los Cheques.

6.7

Una vez retirados los Cheques de pago, el Analista Contable de Facturacin har
entrega a Tesorera para que sea realizada la cancelacin de la Factura.

6.8

Una vez Cancelada la Factura el Analista Contable de Facturacin, enva la Copia

de Factura Cedible cancelada al cliente

6.9

El Analista Contable de Facturacin, es el encargado de archivar correlativamente

todas las Facturas, Notas de Crdito y C.V.I.

6.10

En el caso que se solicite, ya sea verbal o por e-mail una Factura para su revisin,
por algn Departamento, el Analista Contable de Facturacin es el encargado de
entregar Fotocopia de Factura solicitada al Departamento o al Jefe de
Contabilidad.

6.11

En el caso de que sea solicitada, verbal o va e-mail, una Nota de Crdito, el Jefe
de Contabilidad recibir la solicitud para luego, ser entregada al Analista de
Facturacin junto con el original de la Factura de la cual se esta solicitando Nota
de Crdito.

6.12

El Analista Contable de Facturacin confeccionara la Nota de Crdito y la

Ingresar al Sistema AUGE para su contabilizacin.

6.13

El analista Contable de facturacin una vez que confeccin la CVI, deber solicitar
las Firmas de autorizacin del Jefe de Contabilidad y de la Directora Econmica.

6.14

Una vez firmada la CVI por el Jefe de Contabilidad y la Direccin Econmica, se

proceder a su contabilizacin por parte del Analista de Facturacin en el sistema
AUGE.

6.15

Al momento de realizar la cobranza por el Analista Contable de Facturacin, se

retiraran los Documentos de Pago y sern entregados a Tesorera para su
cancelacin y archivo

7.

REFERENCIAS

7.1

Ley N 830 Cdigo Tributario

Decreto Ley N 825 sobre impuestos a las ventas y servicios.
Instructivo N 38/3008 sobre procedimiento de incobrables.

8.

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REGISTROS

Nombre
Formulario de Solicitud de
Facturacin o C. V. I.
Factura Afecta
Factura Exenta
Factura Exenta Arancel
C. V. I.
Comprobante de Contabilidad
Notas de Crdito

9.

Responsable
Analista Contable de
Facturacin
Analista Contable de
Facturacin
Analista Contable de
Facturacin
Analista Contable de
Facturacin
Analista Contable de
Facturacin
Analista Contable de
Facturacin
Analista Contable de
Facturacin

Almacenamiento
Formulario de Solicitud de
Factura y C. V. I.
Facturas Afectas
Facturas Exenta
Factura Exenta Arancel
C. V. I.
Facturas Afecta, Factura
Exenta o C. V. I.
Facturas Notas de Crdito

LISTA DE PGINAS ACTUALIZADAS

Revisin

Fecha
Modificacin

Pgina

Actualizacin
tem

0
1
1
1
2
3
4

28/09/2009
28/10/2010
28/10/2010
28/10/2010
06/12/2011
19/11/2012
09/10/2013

2
3
4
3
3
4

6.3
6.5
8
6.11
6.4-6.5
7.1

09/10/2013

Sntesis
modificacin

Se incluye referencia
instructivo 38 y cdigo
tributario
Se incluye registro factura
exenta arancel