El control de inventario se hace con el objetivo bsico de toda empresa el cual es la obtencin de

utilidades, ya que sin inventario no tenemos un resultado esperado de las utilidades, el inventario
se puede definir como el registro que lleva una empresa donde se ingresan los datos de
materiales, materias primas y productos terminados por la empresa.
Elementos a tener en cuenta al momento de realizar un control interno de inventario
o
Conteo fsico por lo menos una vez al ao
o
Buen almacenamiento como proteccin al robo, daos o descomposicin
o
Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso a los registros
contables
o
Mantener registros perpetuos para las mercancas de alto costo unitario
o
Comprar en cantidades econmicas
o
Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de dficit
o
Inventarios para el control de mercancas, materias primas y productos.
POR QUE ES IMPORTANTE EL CONTROL DE INVENTARIOS
Resulta de vital importancia el control de inventarios, dado que su descontrol se presta no slo al
robo hormiga, sino tambin a mermas y desperdicios, pudiendo causar un fuerte impacto sobre las
utilidades.
Elementos a tener en cuenta al momento de realizar un control interno de inventario
o
Conteo fsico por lo menos una vez al ao
o
Buen almacenamiento como proteccin al robo, daos o descomposicin
o
Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso a los registros
contables
o
Mantener registros perpetuos para las mercancas de alto costo unitario
o
Comprar en cantidades econmicas
o
Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de dficit
o
Inventarios para el control de mercancas, materias primas y productos.
Stock es la cantidad de bienes que una empresa mantiene como fijos un momento determinado
que hace parte del patrimonio productivo de la empresa.
Tipos de stock

Stock valorado: es el stock que se controla con valores y con cantidades, por lo tanto se
refleja en inventario de contabilidad.
Stock por cantidad: este tipo de inventario se controla por cantidad y no por valores, por
lo tanto se controla en momento del gasto o compra.
Stock de libre utilizacin: este stock se encuentra siempre disponible para su uso
inmediato (venta, consumo, baja o transformacin)

Los costos de inventario son los costes relacionados con el almacenamiento y el mantenimiento
del inventario durante un determinado periodo de tiempo.

Concepto de los actos del comercio:

Es el conjunto de normas destinadas a regir las relaciones jurdicas que se derivan del comercio, y
a resolver los conflictos que surgen entre los comerciantes.
La palabra comercio, en su acepcin ms amplia, significa: trato o relacin entre dos o ms
personas; en su acepcin ms estricta se toma como negociacin que se realiza comprando,
vendiendo o cambiando.
El contrato de compra-venta es aquel contrato bilateral en el que una de las partes (vendedora)
se obliga a la entrega de una cosa determinada y la otra (compradora) a pagar por ella un cierto
precio, en dinero o signo que lo represente.
El contrato de compra-venta es el que tiene mayor importancia entre los de su clase porque se
trata del contrato tipo traslativo de dominio y, adems, porque constituye la principal forma
moderna de adquisicin de riqueza; es decir, tanto en su funcin jurdica como econmica, debe
merecer un estudio especial. Como contrato tipo de los traslativos de dominio, aplicaremos sus
reglas principales a la permuta; sufrirn estas modificaciones esenciales en la donacin; tambin
recurriremos a la compraventa para explicar ciertas especialidades del mutuo, de la sociedad, de la
transaccin y de la renta vitalicia.
ELEMENTOS PERSONALES:
COMPRADOR: Es la persona fsica o jurdica que se compromete a pagar una cosa a cambio
de un precio cierto expresado en dinero o smbolo que lo represente. Este contrato en el
orden general, determina en el Art.1650 c.c., la primera obligacin del comprador, al decir: "La
obligacin principal del comprador, es pagar el precio el da y en el lugar convenido en la
venta". Este compromiso aunque parece nico, es complejo por lo cual propio para un
examen ms detallado.
VENDEDOR: Es la persona fsica o jurdica que se compromete a entregar la cosa, igual que
en el caso anterior tiene que tener capacidad jurdica. Las obligaciones se reducen a la
entrega y garanta contra los vicios ocultos de la operacin. As lo confirma el Art.1603 c.c.:
"Existen dos obligaciones principales: la de entregar, y la de garantizar la cosa que se vende".
El vendedor tiene el deber y la obligacin, al concluir la venta, de hacer entrega de los bienes
o de los derechos definitivos que existen sobre estos.
ELEMENTOS REALES:
LA COSA: objeto material, en oposicin a los derechos creados sobre l y a las prestaciones
personales. Son bienes o derechos que estn dentro del comercio.
EL PRECIO: significa valor pecuniario en que se estima algo, valor que se pide por una cosa
o servicio. No es preciso que est establecido en el momento de perfeccionar el contrato, ya
que puede ser establecido posteriormente sin necesidad de realizar un nuevo contrato.
FORMALES: regularmente los contratos de compraventa no se otorgan por escrito, ya que la
ley no requiere tal formalidad; sin embargo, en la prctica es habitual que el consentimiento
se plasme en un documento privado que sirva de prueba. Hay excepciones en diferentes
ordenamientos jurdicos, por ejemplo para el caso de bienes inmuebles, o ciertos otros
contratos que se obligan a realizar por escrito, expresa o tcitamente.

DE VALIDEZ: la capacidad, en donde el principio general dice que toda persona capaz de
disponer de sus bienes puede vender y toda persona capaz de obligarse puede comprar; y el
consentimiento, que se refiere a que haya un acuerdo de las partes que recaiga sobre el
precio y la cosa.
OBLIGACIONES DE LOS CONTRATANTES.
Obligaciones del vendedor:
*Transmitir la propiedad o ttulo de derecho.
*Conservar el bien objeto de la compra-venta hasta su entrega.
*Entregar el Objeto o Artculo.
*Garantizar al adquiriente una posesin til.
*Garantizar al comprador una posesin pacfica.
Responder a la eviccin.
Responder de los vicios y defectos ocultos que tenga la el bien.
Obligaciones del comprador:
*Pagar el precio.
*Pagar intereses en caso de demora o de compraventa con precio aplazado.
*Recibir la cosa comprada.
*Pagar el 30% de la compra-venta.
Recibir en buen estado y no quedar moroso
Definir la logstica integral como:

"El control del flujo de materiales desde la fuente de aprovisionamiento hasta situar el
producto en el punto de venta de acuerdo con los requerimientos del cliente"
Objetivos
Los objetivos de la logstica es responder a la demanda, obteniendo un ptimo nivel de servicio al
menor coste posible. Dentro de este gran objetivo, podemos sealar los siguientes:

Suministrar: los productos necesarios, en el momento oportuno, en las cantidades

requeridas, con la calidad demandada y al mnimo coste.

Haciendo prioritarias las necesidades del cliente.

Con la flexibilidad necesaria para cubrir las necesidades del mercado cambiante.

Reaccionando rpidamente ante los pedidos del cliente

Objetivos de la logstica inversa

Efectuar una adecuada planeacin, ejecucin y control de los flujos de productos,

informacin y costos de la empresa.

Mejorar el diseo de los procesos para los productos.
Coordinar de forma ptima los procesos de la logstica inversa con la tradicional, de modo

que se utilicen las ventajas de ambas herramientas.

Minimizar la cantidad de devoluciones de productos.

Se entiende por aprovisionamiento "el conjunto de actividades que desarrollan las empresas
para asegurar la disponibilidad de los bienes y servicios externos que le son necesarios para la
realizacin de sus actividades.
OBJTIVO

Proporcionar un flujo interrumpido de materiales, suministros, servicios necesarios para el

funcionamiento de la organizacin.

Mantener las inversiones en existencias y reducir las prdidas de stos a un nivel mnimo.

Mantener unas normas de calidad adecuadas.

Buscar y mantener proveedores competentes.

Normalizar los elementos que se adquieren.

La gestin de compras es el conjunto de actividades a realizar en la empresa para satisfacer la
necesidad de adquirir recursos del mejor modo para la realizacin de sus operaciones.
Importancia
Medir la competitividad de una empresa es medir su participacin en el mercado. Uno de los
medios para mejorar la competitividad es producir a bajos costos y con alta calidad. Esta
afirmacin implica que el sistema de produccin debe ser abastecido de insumos que cumplan con
las condiciones ms ventajosas posibles, las cuales son:

El precio de compra

El plazo de pago

El plazo de entrega el servicio de posventa

La calidad

La estabilidad del proveedor

Bsqueda y seleccin de proveedores
La bsqueda y seleccin de proveedores debe realizarse continuamente, a fin de tener siempre la
mayor cantidad de posibilidades de mejores precios y condiciones de compra. Se definen los
posibles proveedores teniendo en cuenta:
Precios y condiciones de pago
Plazos de entrega
Calidad de los productos
Fiabilidad
Posibilidades futuras de evolucin
Situacin econmico-financiera.

1. COSTOS DE MANTENER INVENTARIO

a) Costes de adquisicin. Primero hay que comprar el stock y pagar su precio. Estos costes son
fciles de calcular, pues basta con multiplicar el precio de cada producto por el nmero de
artculos adquiridos.

b) Costes de emisin de pedidos. Poner los productos adquiridos en el almacn supone gastos
de transporte, papeleo..., que hay que tener en cuenta.
Ejm:
Costos Administrativos vinculados al circuito del pedido.
Costos de recepcin e inspeccin.
c) Costes de almacenaje. Es el coste de mantener las existencias en el almacn y todos los
gastos derivados de la gestin del mismo.
Ejm:
Impuestos
Seguros
Robos,absolecencia

EL ALMACEN:
Bsicamente es un espacio, recinto, edificio, o instalacin donde se suele guardar la mercanca,
pero al mismo tiempo puede hacer otras funciones, como por ejemplo el acondicionamiento de
productos determinados, hacer recambios (tanto para el mantenimiento como para la existencia
tcnica), etc., ms profundamente diramos que el termino almacn viene derivado del rabe
(almaizan) y es una casa o edificio donde se guardan gneros de cualquier clase.
Segn su relacin con el flujo de produccin

ALMACENES DE MATERIAS PRIMAS: Aquellos que contiene materiales, suministro,

envases, etc. , que sern posteriormente utilizados en el proceso de transformacin.

ALMACENES DE PRODUCTOS INTERMEDIOS: Aquellos que sirven de colchn entre las

distintas fases de obtencin de un producto.

ALMACENES DE PRODUCTOS TERMINADOS: Exclusivamente destinados al almacenaje

del resultado final del proceso de transformacin.
LAS UBICACIONES
Es el lugar destinado a alojar temporalmente cada artculo, referencia unidad de carga del mismo
(pallets, contenedores, cajas, etc.)
Cada lugar de ubicacin dentro de un almacn debe estar identificado por un cdigo que facilite su
localizacin y control de cada artculo.
AUTOMATIZACION
Se puede definir almacn automatizado como un sistema organizado formado por medios tcnicos
interconectados a subsistemas de mando y control, que permiten un funcionamiento con una cierta
dependencia de la intervencin humana.
4.1.-Sistemas de un almacn automatizado

Operativo: Engloba todos los medios tcnicos involucrados en el movimiento de cargas

almacenadas por ejemplo maquinas paletizadoras, maquinas etiquetadoras, etc.

Mando y control: conjunto de medios para el tratamiento de la informacin que coordinan

y controlan las tareas del sistema operativo mediante programas preestablecidos tenemos
los ordenadores industriales.

Comunicaciones: Constituyen la herramienta bsica para la integracin de sistemas de

informacin entre unos a otros.

EXISTENCIAS
Se denominan existencias o inventarios a la variedad de materiales que se utilizan en la empresa y
que se guardan en sus almacenes a la espera de ser utilizados, vendidos o consumidos,
permitiendo a los usuarios desarrollar su trabajo sin que se vean afectados por la falta de
continuidad en la fabricacin o por la demora en la entrega por parte del proveedor.
INVENTARIOS
La rotacin del inventario o rotacin de existencias es uno de los parmetros utilizados para el
control de gestin de la funcin logstica o del departamento comercial de una empresa. La
rotacin, en este contexto, expresa el nmero de veces que se han renovado las existencias (de un
artculo, de una materia prima...) durante un perodo, normalmente un ao.

El Rack: Es una estructura diseada para almacenar mercanca paletizada, o sea puesta
sobre un pallet. Estn compuestas por puntales fijados al suelo y arriostrados
(entrelazados) entre si formando escalas, y por largueros horizontales que conforman
niveles de carga.

En logstica se utiliza la distribucin ABC, donde se agrupan los productos segn su demanda el
primer 20% sern los productos A, el 30 % sern los productos B y el restante 50% sern el
producto C
Niveles de Stock:

Los stocks representan generalmente una de las mayores inversiones que realiza la
empresa y sus costos de mantenimiento representan con frecuencia alrededor del 30%
anual. Es as, que uno de los temas del rea de la direccin de produccin ms comentada
en los ltimos tiempos en todo el mundo, tanto al nivel de las grandes empresas
fabricantes como distribuidores y de las medianas y pequeas empresas, es el de la
gestin de los materiales y el control de los stocks.

LOTE ECONOMICO DE COMPRA

El lote econmico de Compras (EOQ) es un modelo clsico de cantidad fija de pedidos, es decir,
calcula cuanto comprar de manera que se logre minimizar el costo asociado a la compra y al
mantenimiento de las unidades en inventario. Muchas empresas utilizan el EOQ para tomar
decisiones de compras.

El objetivo bsico que se persigue al determinar el Lote Economico es la reduccin de costos, a la

vez que se responden dos preguntas:
-Cunto pedir?
-Cundo pedir?
DEFINICION
Los costos histricos es la primera etapa de los costos, ya que en el se concentran todos los
valores reales para la elaboracin de un bien, la materia prima, la mano de obra y los cargos
indirectos, a partir del registro de estos gastos y la obtencin del costo unitario de un producto, se
puede empezar a trabajar con los costos estimados.
Importancia y objetivos de la contabilidad de costos

Nos facilita la elaboracin de estados financieros a travs de la aplicacin del sistema de

inventarios perpetuos, aplicndolo desde luego a la contabilizacin de las materias primas,
produccin en proceso y artculos terminados, ya que estos conceptos son los
fundamentales de la contabilidad de costos.
Determinar costos unitarios de produccin.
El control total De los costos unitarios De produccin.
La determinacin del precio de venta estar bien sustentada
El costo unitario nos servir para una adecuada toma de decisiones
Se podr analizar las variaciones existentes en mermas y desperdicios

COSTO PROMEDIO
Este es un mtodo muy usual, aunque no presenta un costo real, pues la manera en que se
determina, consiste en dividir el importe del saldo entre el nmero de unidades en existencia, por lo
cual el resultado es un promedio. Esta operacin se efecta cada vez que se realiza una compra o
cada vez que existe un movimiento en el saldo de las existencias de la materia prima o de los
artculos terminados, el saldo representa el inventario final.

PEPS
Este mtodo se basa en la suposicin de que las primeras unidades en entrar al almacn o a la
produccin, sern las primeras en salir, razn por la cual, al finalizar el periodo contable las
existencias quedan prcticamente valuadas a los ltimos costos de adquisicin o produccin, por lo
que el inventario final que aparece en el balance general quedar valuado a costos actuales, o muy
cercanos a los costos de reposicin.
UEPS
Mtodo basado en la suposicin de que la ltimas unidades en entrar al almacn o a la produccin,
sern las primeras en salir, razn por la cual, al finalizar el periodo contable de las existencias,
quedan casi valuadas a los costos del inventario inicial y a los costos de las primeras compras del

ejercicio; por tanto, el inventario final permanece valuado al costo ms antiguo, el cual es el importe
que aparecer en el balance general.
DEFINICION
La rotacin del inventario es la cantidad de veces que el inventario debe ser reemplazado
durante un determinado perodo de tiempo, generalmente un ao. Uno de los indicadores ms
comnmente utilizados en la gestin de inventarios, ya que refleja la eficacia general de la cadena
de suministro, desde el proveedor hasta el cliente.
Definicin
El Anlisis de Pareto es una comparacin cuantitativa y ordenada de elementos o factores segn
su contribucin a un determinado efecto. El objetivo de esta comparacin es clasificar dichos
elementos o factores en dos categoras: Las "Pocas Vitales" (los elementos muy importantes en su
contribucin) y los "Muchos Triviales" (los elementos poco importantes en ella).
Entre las caractersticas tenemos:
Priorizacin Identifica los elementos que ms peso o importancia tienen dentro de un
grupo.
Unificacin de Criterios Enfoca y dirige el esfuerzo de los componentes del grupo de
trabajo hacia un objetivo prioritario comn.
Carcter objetivo Su utilizacin fuerza al grupo de trabajo a tomar decisiones basadas en
datos y hechos objetivos y no en ideas subjetivas.

DEFINICION
El Mtodo de "Costos basado en actividades" (ABC) mide el costo y desempeo de las
actividades, fundamentando en el uso de recursos, as como organizando las relaciones de
los responsables de los Centros de Costos, de las diferentes actividades"
A) DESCRIPCION:
A: Son aquellos que requieren mayor control por su costo de adquisicin y por el costo de
tenerlo en inventario, por su aporte directo a las utilidades y por ser material importante
dentro del trabajo fundamental.Generalmente un pequeo nmero de elementos pertenece
a este grupo y los pedidos se realizan por cantidades exactas o con base en las solicitudes
hechas por los clientes.
B: Los que no son tan necesarios como los anteriores por costos, por utilidad y por el
control que se ejerce sobre ellos.Para la realizacin de pedidos debe calcularse la cantidad
ptima de pedido.
C: Artculos que requieren poca inversin por ser de poca importancia en la elaboracin del
producto final, requiriendo revisin sencilla sobre las existencias, pero que sern
suficientes para lo requerido finalmente.Puede mantenerse una cantidad considerable en

bodega, se procura no sobrepasar ni estar por debajo de los que debe mantener de
existencia.

INDICADORES DE GESTION
A) DEFINICION

Se conoce como indicador de gestin a aquel dato que refleja cules fueron las
consecuencias de acciones tomadas en el pasado en el marco de una organizacin. La
idea es que estos indicadores sienten las bases para acciones a tomar en el presente y en
el futuro.

MODELO DE LOTE ECONOMICO

A) DEFINICION
Es un modelo matemtico para control de inventarios que extiende el modelo
de Cantidad Econmica de Pedido a una tasa finita de produccin
B) CARACTERISTICAS:

La demanda es conocida, constante e independiente. En general se trabaja con

unidades de tiempo anuales pero el modelo puede aplicarse a otras unidades de
tiempo.

Los productos son producidos y vendidos simultneamente

El lead time (tiempo de carga o tiempo de reabastecimiento) del proveedor es

constante y determinista.

El nivel de inventario se reabastece progresivamente a lo largo de un perodo de

tiempo.

La cantidad a pedir es constante.

Los costes totales son la suma de los costes de mantener el inventario y los
costes de pedido (orden), y son constantes a lo largo del tiempo.

No existen descuentos por volumen de pedido.

MODELO CON DESCUENTO POR CANTIDAD

DEFINICION
El nico modelo donde el Costo unitario cambia es en el de descuentos por cantidad, es decir que
al cliente se le hace ms atractivo comprar por volumen.

HOMOLOGIA DE PROVEEDORES
La homologacin de proveedores es el proceso por el cual una empresa define aquellos
proveedores que estn cualificados para suministrarle productos o servicios.
Un proveedor que desee trabajar con una empresa que disponga de un sistema de homologacin
de proveedores deber conseguir esta homologacin antes de poder comenzar a suministrar sus
productos o servicios.
La homologacin de proveedores puede realizarse a travs de diversos mtodos:
Auditora: Este sistema consiste en la realizacin de tina visita al proveedor, en el transcurso de la
cual se evala una serie de factores, previamente definidos y recogidos en un cuestionario de
auditora. Como resultado de esta auditora, el proveedor obtendr una puntuacin, en funcin de
la cual ser aceptada o rechazada su homologacin.
Test de producto: Consiste en la realizacin de una prueba de los productos que desea
suministrar el proveedor. La prueba consiste en utilizar el producto en el proceso productivo y
verificar su comportamiento. Al final de la prueba se homologa o no al proveedor.
Homologacin por histrico: Este mtodo se utiliza para homologar a proveedores que llevan
trabajando con la empresa desde hace tiempo de manera satisfactoria. Consiste en analizar los
resultados histricos de la relacin con el proveedor: cantidades suministradas, nmero de envos,
nmero y gravedad de las reclamaciones, resultados de controles, calidad del servicio, etc. En
funcin de estos resultados se procede a conceder o denegar la homologacin.
El primer paso para realizar la evaluacin de proveedores es definir los criterios que van a
ser tenidos en cuenta. La evaluacin debe incluir los siguientes criterios:
1. Calidad de los suministros: Con este criterio se mide el nivel de cumplimiento por parte del
proveedor de las especificaciones definidas por la empresa, es decir, hasta qu punto ha
suministrado exactamente lo que se le haba solicitado. Para evaluar la calidad de los suministros,
se tienen en cuenta los resultados de los controles de recepcin y las posibles incidencias que el
producto suministrado haya podido generar en el proceso de produccin.

2. Fiabilidad del plazo de los suministros: Se mide el grado de cumplimiento por parte del
proveedor de los plazos de entrega fijados. Este criterio es importante en algunos casos, porque un
retraso en una entrega de materia prima puede hacer parar el proceso productivo.
3. Flexibilidad del proveedor: Este criterio refleja el grado de adaptacin del proveedor a las
necesidades de la empresa. Por ejemplo, la capacidad de reaccin ante un pedido urgente que no
estaba previsto.
4. Fiabilidad de la informacin: Aqu se valora la relacin administrativa con el proveedor: la
calidad de sus ofertas, la fiabilidad de sus albaranes y facturas, el cumplimiento de plazos en la
facturacin.
5. Competitividad. Nivel de precios: Este criterio tiene en cuenta la relacin entre el precio de
los productos suministrados por el proveedor y su calidad, as como la comparacin entre el precio
del proveedor y los del resto de proveedores. No se trata de valorar mejor al proveedor ms barato,
sino a aquel que tenga una mejor relacin calidad-precio dentro del mercado.
Negociacin
Negociar es el proceso, actividad o mtodo por el cual dos o ms partes, con objetivos
interdependientes y coincidentes en parte, intentan llegar a un acuerdo que les permita alcanzar
dichos objetivos de la forma ms beneficiosa.
ETAPAS PROCESO DE NEGOCIACIN
1 Deteccin:
- Objeto de conflicto (precios, suministro)
- Obtener la mxima informacin de la contraparte
2 Preparacin:
- Anlisis de: lugar, entorno, estrategias y tcticas, objetivos, cesiones.
3 Desarrollo: puesta en prctica de las estrategias y tcticas negociadoras, Conocimientos de los
objetivos de la contraparte.
4 Concrecin: fase central del proceso, se tiene toda la informacin del otro, y se pasa a
negociar el objeto del proceso: cantidades, precios, descuentos, Plazos.
5 Acuerdo: final del proceso de negociacin; las partes llegan a un acuerdo. Dejar cerrado el
proceso, para futuras negociaciones. Se documenta todo por escrito.
Planeacin y Presupuesto de Compras
La planificacin de las compras ayudar a conseguir los objetivos estratgicos de la institucin,
conseguir precios ms competitivos, efectuar compras oportunas y aumentarla productividad de
la organizacin
DEFINICION DE COMPRAS Las compras son la adquisicin de bienes y servicios de la calidad
conveniente, en el momento preciso, al precio adecuado y con el proveedor ms idneo. 2.
CARACTERISTICAS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Tener contacto con el mercado y en

general con los vendedores Coordinacin con las dems dependencias Asegurar la recepcin de
los materiales adecuados cuando se necesiten, en las cantidades necesarias para la produccin y
establecer las entregas a tiempo.
LAS FUNCIONES PROPIAS SOBRESALIENTES DEL DEPARTAMENTO DE
COMPRAS SON:

Hay funciones precisas en el departamento de compras entre ellas tenemos:

Recibir, revisar, clasificar, tramitar, distribuir y notificar documentos, datos elementos y
correspondencia relacionada con el proceso de compras.
Confrontar datos y la informacin de los documentos que le entreguen. Cooperar con los
funcionarios de las dependencias en la consecucin de informacin de cotizaciones y
documentos necesarios para el desarrollo de las funciones propias de la dependencia.
Disear y desarrollar sistemas de informacin, clasificacin, actualizacin, seleccin y
manejo de proveedores.
Analizar, revisar, controlar evaluar la documentacin, los sistemas y procedimientos.
Localizar, analizar y seleccionar las fuentes de suministro de productos y servicios que la
institucin requiera.
Preparar y presentar el Plan anual de compras de la institucin de acuerdo con las
necesidades de cada dependencia.
Estudiar preparar y presentar conceptos cuadros y documentos a la Junta de Licitaciones
con la oportunidad periodicidad requerida.
OBJETIVOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
Suministrar un flujo ininterrumpido de materiales, abastecimientos y servicios requeridos
para que la organizacin opere.
Mantener las inversiones y prdidas mnimas en inventarios. Controlar la calidad de los
materiales que ingresen a la institucin. Buscar y encontrar vendedores competentes y
apropiados.
Estandarizar en lo posible artculos comprados. Obtener las compras y servicios con
calidad, a los mejores precios con buenas condiciones de pago y entrega en el volumen
requerido, en tiempo oportuno y en el lugar adecuado.
ORDENES DE COMPRA
Para la elaboracin de una orden de compra se debe tener en cuenta los datos que a
continuacin se requieren y que tenemos establecidas en la institucin:
La solicitud de elementos de consumo devolutivo se debe tener en cuenta:
El formato establecido por la entidad que debe ser llenado por todas las persona que
soliciten elementos, y enviarlo directamente a Almacn General segn fechas
preestablecida sal comienzo de ao en circular entregada para este fin.
Este formato cumple con los requisitos para conocer las necesidades que tienen las
dependencias, informacin necesaria para la elaboracin del plan de compras del ao.

ASPECTOS LEGALES DE LAS COMPRAS

Toda compra debe ser aprobada por el ordenador del gasto. Una vez pactada la compra
con el proveedor y hecha la entrega de los elementos por parte de este se le debe
6hacer el respectivo seguimiento para que la factura sea cancelada por parte del
comprador y que el proveedor cumpla con todos los pactos como son cumplimiento de
contratos, garantas, aceptacin o rechazo de artculos.
Hay que tener en cuenta que el acto de compra compromete jurdicamente a la empresa,
por esto al elaborar un contrato con un proveedor se debe recurrir a un jurista competente
en el campo implicado para evitar cualquier inconveniente.

SEGUIMIENTO Y CONTROL DE LAS COMPRAS

Una vez hecha la compra los elementos deben ser entregados en el beneficiario
para la respectiva entrada por Almacn o inventarios.
El proveedor debe entregar la factura o remisin para comprobar que son los
elementos que est entregando sean los mismos que se le solicitan en la orden de
compra. Una vez se tenga la factura junto con la solicitud, copia de la orden de
compra pasa al departamento de contabilidad donde hacen el respectivo registro y
de all pasa a la elaboracin de orden de pago y finalmente se elabora el cheque
para entrega al proveedor. Para hacer este seguimiento la oficina de compras
elabora un cuadro control para conocer en qu proceso se encuentra la orden