INTRODUCCIN

El recurso ms importante que tiene una empresa es los empleados que

posee, por eso no basta con tener una excelente planificacin del
departamento de ventas, se debe trabajar y poner nfasis en las personas que
ejecutarn tal planificacin, por eso se hace estrictamente necesario el conocer
como administrar el equipo de este departamento.
Administrar un departamento de ventas abarca aspectos de importante
relevancia que no pueden ser pasados por alto al momento de tomar las
riendas de dirigirlo, como es el hecho de que el personal de ventas debe
desarrollar sus actividades de trabajo en equipo, esta es una manera de
proveer un aprendizaje, aumentar las habilidades del equipo y su
comunicacin, y mejorar la productividad y la moral.
Las actividades de capacitacin y desarrollo pueden darles la
oportunidad de hacerse cargo y desarrollar habilidades de liderazgo, junto a
otras habilidades de negocios. Un equipo fuerte puede alcanzar objetivos ms
importantes en todos los negocios pequeos. Estos incluyen la capacidad de
maximizar la rentabilidad al permitir que las personas puedan combinar mejor
sus habilidades para lograr ms, ser capaz de responder rpidamente a los
cambios rpidos, conservando a la mejor gente, dando a cada uno un mayor
sentido de participacin y pertenencia y empoderando a los equipos para que
estn ms enfocados en la misin y logren ms con menos instrucciones,
ahorrando tiempo y dinero.
Tener un contacto directo con los empleados del departamento de
ventas brinda la oportunidad para que el gerente conozca las necesidades,
fortalezas y debilidades del equipo y que este a su vez participe conjuntamente
con l para lograr los objetivos planteados, ms all de cumplir la tarea
encomendada para llenar requisitos de productividad, sino que se siente
comprometido con la empresa a dar lo mejor de s mismo.

ADMINISTRACIN DEL PERSONAL DEL DEPARTAMENTO DE VENTAS

Las empresas coordinan e integran todas sus actividades con el objetivo
de mejorar el nivel de satisfaccin de sus clientes. Administradores eficientes,
adaptables a las circunstancias, lderes emprendedores que constituyen el
motor del cambio dentro y fuera el negocio. Este tipo de organizaciones tiene
como objetivo fomentar un entorno en el que dicho objetivo est presente en
cada una de las decisiones que tomen.
El papel que desempean los equipos de ventas actualmente dentro de
las empresas es ms significativo, ya que estos asumen el papel de consultor y
coordinador del mercado. Asesoran a sus clientes para ayudarlos a definir sus
necesidades y sus problemas, coordinan la recopilacin de informacin sobre
mercado y cliente que es necesaria para evaluar tales necesidades, esta
informacin es presentada a los departamentos correspondientes. Ejemplo.
Produccin, si es problema de produccin, distribucin, calidad, promocin, etc.
Los vendedores son la cara de la empresa ante los clientes, y les
corresponde la responsabilidad de resolver los problemas y satisfacer
adecuadamente las necesidades de sus clientes. La funcin clave de la
organizacin de ventas consiste en asumir el liderazgo frente a sus clientes y
en nombre los mismos.
La administracin del personal de ventas, incluye un conjunto de
actividades que se pueden clasificar en: 1) Reclutamiento y seleccin, 2)
capacitacin, 3) direccin, 4) motivacin, 5) evaluacin, 6) compensacin y 7)
supervisin; las cuales, se explican en detalle a continuacin:
1. Reclutamiento y Seleccin del Personal de Ventas:
El reclutamiento es un conjunto de procedimientos utilizados con el fin
de atraer a un nmero suficiente de candidatos idneos para un puesto
especfico, en este caso para el departamento de ventas.
Para que una empresa tenga un buen sistema de reclutamiento necesita
realizar al menos cinco funciones:
1) Recibir de forma continua los C.V. (currculum vitaes) de personas que
estn interesados en postular al cargo de vendedor.
2) Capturar informacin de los mejores vendedores de la competencia.
3) Tener contacto frecuente con todas las fuentes adecuadas de
postulantes (universidades, bolsas de trabajo, empresas especializadas
en contratacin de personal).
4) Proporcionar un flujo de solicitantes ms calificados de lo que se
necesita durante el periodo de reclutamiento.
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El objetivo de la fase de reclutamiento es el de contar con un conjunto de

solicitantes suficientemente amplio como para disponer de un nmero
conveniente de personas que cumplan con los criterios de seleccin,
asegurando as que el gerente tenga la oportunidad de efectuar una seleccin
crtica.
Luego se realiza el proceso de seleccin de personal, se decide a
quienes se contratarn o no se escogern entre los candidatos encontrados en
la bsqueda realizada previamente.
Una seleccin minuciosa del personal de ventas puede incrementar
considerablemente el rendimiento comercial de la empresa.
Existen diversas herramientas de seleccin existentes para determinar qu
solicitantes poseen las aptitudes y actitudes deseadas, como lo son:
1)Los formularios de solicitud de empleo en los que se solicita la mayor
cantidad de datos que puedan ser de utilidad.
2) Las entrevistas con el candidato.
3) La obtencin de referencias (especialmente de sus anteriores trabajos).
4) Los exmenes psicolgicos y de aptitudes (realizadas por especialistas)
Cabe destacar que el objetivo de la fase de reclutamiento y seleccin del
personal que integrar el personal es el de conformar un grupo comprometido
con la visin y los objetivos de la empresa, que tenga las condiciones para
realizar la funcin asignada y que sea capaz de integrarse adecuadamente con
el entorno interno y externo de la empresa.
2. Capacitacin del personal de Ventas:
La fase de capacitacin, por lo general, apunta a que el personal obtenga los
siguientes conocimientos:
1. Conocimiento de la empresa u organizacin: En lo relacionado a su
historia, objetivos, organizacin, polticas de venta, estructura financiera,
instalaciones, principales productos y servicios, participacin en el
mercado, etc.
2. Conocimiento del producto: De sus caractersticas, ventajas y
beneficios.
3. Conocimiento de las tcnicas de venta: Por ejemplo, acerca de cmo
identificar, seleccionar y clasificar a los clientes, cmo preparar cada
entrevista, cmo realizar presentaciones de ventas eficaces, cmo dar
seguimiento a las ventas realizadas, cmo brindar servicios de pre y
post venta, entre otros.

4. Conocimiento del mercado: Incluye el conocimiento profundo de los

clientes actuales (volmenes de compra actual, servicios que reciben,
ofertas a las que acceden, etc...) y potenciales. Y tambin, de la
competencia (los productos que comercializan, sus precios, el material
promocional que utilizan, los clientes que atienden, etc...)

Es importante
que
las empresas brinden
a
su personal
de
ventas una capacitacin continua a travs de seminarios, reuniones, charlas y
convenciones, que hoy en da pueden ser presenciales o a travs del internet,
con estas el empleado sus habilidades y puede proporcionar un valor agregado
a la empresa.
3. Direccin del personal de Ventas:
Consiste en direccionar el trabajo de ventas en la realizacin de actividades
tan importantes como: La identificacin, seleccin y clasificacin adecuada de
los clientes, la cantidad de visitas que deben realizar al da (cobertura), la
frecuencia de visita que le deben dar a cada cliente por ejemplo, una visita al
mes como mnimo, la elaboracin de una ruta de visitas coherente y productiva,
el cumplimiento de las normas de visita a los clientes, la elaboracin y
presentacin de informes, entre otros.
4. Motivacin del personal de Ventas:
Los vendedores, en especial los que salen a la calle, necesitan mucha
motivacin , dadas las caractersticas de este trabajo.
Por ello, la gerencia de ventas enfrenta el reto de motivar continuamente a
sus vendedores. Sin embargo, la motivacin como tal, no puede generarse
desde el "exterior" porque constituye un impulso "interno" de cada persona; por
tanto, lo que s se puede hacer es incentivar al personal de ventas para
contrarrestar las fuerzas desmotivadoras (los clientes que realizan demandas o
reclamos excesivos, la competencia que tiene ofertas ms agresivas, la presin
por alcanzar la meta de ventas, la inseguridad, entre otros).
Existen diversos mtodos para incentivar a el personal, como los incentivos
directos e indirectos :

Incentivos directos:
o Crear un buen ambiente organizacional en el que se aliente la
participacin y la comunicacin.
o Fijar cuotas de venta realistas que puedan ser logradas por la
mayora del personal de ventas con una cantidad moderada de
esfuerzo adicional.

o Proporcionar reconocimientos, premios y otros incentivos no

monetarios.

Incentivos indirectos :
o Por ejemplo, realizar concursos para incentivar a que el personal
de ventas compita (en el buen sentido de la palabra) entre s, por
ejemplo, para lograr la mayor cantidad de pedidos a cambio de
una recompensa monetaria.

Es importante determinar qu los motiva, y mejor an, qu es lo que motiva a

cada vendedor, por ejemplo: La necesidad de dinero, de reconocimientos por
sus logros, de pertenecer a un grupo de trabajo, de crecer y desarrollarse, etc.
Luego, se emplea una serie de herramientas para estimularlos, por ejemplo:
mediante incentivos econmicos, reconocimientos especiales por objetivos
logrados, elogios de la gerencia, premios especiales (viajes, cruceros, etc...) y
otros que la gerencia de ventas puede implementar de acuerdo a las
caractersticas de su personal.
5. Evaluacin del personal de ventas:
Dirigir un personal de ventas incluye evaluar el desempeo de los vendedores
para recompensarlos o para hacer propuestas constructivas de mejoramiento.
Una evaluacin completa involucra bases cuantitativas y cualitativas de
evaluacin:
1. Bases de evaluacin cuantitativas: Esta evaluacin se realiza en
trminos de entradas (esfuerzos) y salidas (resultados).
o Las medidas de entradas son:

Nmero de visitas por da, semana o mes.

Nmero de propuestas formales presentadas.

Nmero de exhibiciones realizadas o capacitaciones a

clientes.

o Las medidas de salida son:

Volumen de ventas por producto, grupo de clientes y

territorio.

Volumen de ventas como porcentaje de las cuotas o el

potencial de territorio.

Utilidades brutas por lnea de productos, grupo de clientes

y territorio.
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Nmero y promedio de dinero por pedido.

Nmero de pedidos obtenidos entre el nmero de visitas

(tasa de cierres de venta efectivos).

Porcentaje de clientes retenidos, nuevos clientes obtenidos

y clientes perdidos.

2. Bases de evaluacin cualitativas: Algunos factores que se toman en

cuenta en este tipo de evaluacin, son:

Conocimiento de la empresa, los productos, los clientes y

la competencia.

Nivel de preparacin de las visitas.

Administracin del tiempo.

Calidad de los informes.

Relaciones con los clientes.

Apariencia personal.

Existen los mtodos informales y formales de evaluacin del personal de

ventas :

-Mtodos informales: Se basan en la evaluacin del trabajo realizado

por cada vendedor a travs de la revisin de los reportes o informes de
las visitas realizadas, el acompaamiento del gerente de ventas a los
vendedores (trabajo de campo), etc.

-Mtodos formales: Se basan en la evaluacin de los resultados

obtenidos, por ejemplo, realizando comparaciones de los resultados
obtenidos por cada vendedor del personal de ventas, comparando la
productividad actual con la de anteriores meses o aos, revisando los
recursos que utiliza cada vendedor para obtener una venta, etc...

Por la informacin recopilada mediante las actividades de evaluacin del

personal de ventas, el gerente de ventas puede determinar la capacidad que
tiene cada vendedor de planificar su trabajo y cumplir su plan. Esto es
indispensable para recompensar los aspectos positivos y/o proporcionar
crticas constructivas para el mejoramiento de los puntos dbiles.
6. Compensacin del personal de ventas:
6

Si se quiere mantener a el personal o atraer a los vendedores de la

competencia, una empresa debe contar con un plan de compensacin
atractivo.
Para ello, existen diversos mtodos para compensar al personal de ventas. Los
ms empleados, son los siguientes:

-El salario o sueldo fijo: Es un pago nico por un periodo durante el

cual trabaja el vendedor y supone unos ingresos estables para l. Este
mtodo es necesario cuando la empresa requiere que el vendedor
preste algn tipo de servicio pre y post venta o cuando la venta del
producto requiere de un periodo prolongado de negociacin.

-La comisin: Es un pago vinculado a una unidad especfica de xito.

Consiste en un porcentaje del precio de cada producto que se vende y
cobra, por ejemplo, el 10% del total vendido y cobrado en valores (si el
vendedor logra ventas de RD$10,000.00 recibe RD$1,000 de comisin).

-Incentivos econmicos: Por lo general, consisten en determinados

montos de dinero que el vendedor recibe cuando logra el objetivo de

ventas propuesto por la empresa, por ejemplo, RD$2,000.00 por lograr
el 100% del presupuesto de ventas.

-Compensaciones combinadas: Consisten en combinar, por ejemplo,

un salario o sueldo fijo ms comisiones y/o incentivos, este es un
mtodo muy utilizado por las empresas de la Repblica Dominicana.

-Compensacin monetaria indirecta: Consiste en compensaciones del

tipo: Vacaciones pagadas, cursos de especializacin pagadas en el
exterior, etc...

Establecer un sistema de compensacin exige tomar decisiones sobre el nivel

de la compensacin as como sobre el mtodo. El nivel se refiere al ingreso
total en efectivo que el vendedor gana en un determinado periodo y est
influido por el perfil de la persona que se requiere para el trabajo y la tasa
competitiva del pago por puestos equivalentes.
Un aspecto muy importante es que el plan de compensacin debe servir tanto
como para motivar al personal ventas como para dirigir sus actividades de tal

forma que sean coherentes con los objetivos plasmados en el plan del
departamento.
7. Supervisin del personal de Ventas:
La supervisin es un medio de capacitacin continua y un mecanismo de
direccin, motivacin y monitoreo de las actividades que realiza el personal en
el mercado.
Sin embargo, una pregunta que debe responder asertivamente el gerente de
ventas, es: Cunto debe supervisar, si supervisa mucho, puede limitar, sofocar
e incluso causar estrs al vendedor (lo que repercute negativamente en los
resultados), pero, si deja muy libre a el personal puede ocasionar una
disminucin en los niveles de calidad de cada entrevista y de los servicios al
cliente (consecuencia de una falta adecuada de direccin). Para solucionar
sta interrogante, existe una pauta general y que est relacionada con el
mtodo de compensacin, por ejemplo: Si los ingresos de los representantes
de ventas estn basados en comisiones, la supervisin es menor; pero, si
reciben salario y deben cubrir cuentas definidas, la supervisin es mayor.
El mtodo de supervisin ms eficaz es la observacin personal en el campo.
Sin embargo, existen otros mtodos de supervisin, como: el anlisis
cuidadoso de los informes o reportes de cada vendedor, la observacin a las
opiniones de cada vendedor en las reuniones de ventas, el contacto telefnico
durante las horas de trabajo, entre otros.

CONCLUSIN

El personal del departamento de ventas para tener siempre un proceso de

venta efectivo debe ser administrado tomando en cuenta caractersticas como
el conocimiento del producto, la confianza y relacin con los clientes, los
resultados propuestos u obtenidos.
Para tener un departamento exitoso, es primordial realizar un
reclutamiento de candidatos lo bastante extenso para poder realizar una
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seleccin pormenorizada, cuidadosa y crtica, para no caer en el error de

seleccionar candidatos por razones contrarias a las capacidades que requiere
el puesto, es decir, escoger un candidato porque no hay ms de donde
escoger.
El personal de ventas debe ser capacitado de conocimientos que
enriquezcan su labor como vendedores, pueden ser seminarios, diplomados,
educacin continua, cursos de desarrollo profesional y humano.
La motivacin y compensacin del personal ayuda a que el vendedor se
sienta ms comprometido con la empresa y consigo mismo, porque los
objetivos de la organizacin se convierten en retos que debe vencer, no solo
para beneficios de la empresa, sino tambin como logros personales.
Luego reclutar, seleccionar, motivar y compensar el personal, se debe
evaluar y supervisar a los empleados para verificar que las operaciones se
estn cumpliendo de acuerdo a lo planificado.
Vender es cuestin de actitud, un buen vendedor considera que las ventas son
su profesin, que lo principal es mostrar lo mejor de su producto en cada
momento y de esta forma podr ofrecer sus beneficios de la mejor manera;
lograr que cada empleado piense as es la meta principal del gerente que tiene
a su cargo un personal de ventas.

BIBLIOGRAFA

Marketing, 10a. Edicin, de Kotler Philip, Armstrong Gary, Cmara Dionisio y

Cruz Ignacio, Prentice Hall, 2004.
Mercadotecnia, de Sandhusen Richard, Compaa Editorial Continental, 2002.
Fundamentos de Marketing, 13a. Edicin, de Stanton William, Etzel Michael y
Walker Bruce, Mc Graw Hill, 2004.
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Direccin de Mercadotecnia, Octava Edicin, de Kotler Philip, Prentice Hall,

1996.
http://www.promonegocios.net/venta/administracion-fuerza-ventas.html

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