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II-2009
Contenido
La Ejecucin del Plan del Proyecto ........................................................................................ 2
Conceptos Generales .......................................................................................................... 2
Integracin de Equipos, Comunicacin y Distribucin de la Informacin ........................ 2
Aseguramiento de la Calidad.............................................................................................. 7
Administracin de Concursos y Cotizaciones .................................................................... 8
Proceso para concursar los trabajos .................................................................................... 8
Administracin de Contratos ............................................................................................ 13
Aspectos a administrar en cada contrato .......................................................................... 15
Contratacin ......................................................................................................................... 17
Conceptos Generales ........................................................................................................ 17
Tipos de Ofertas ............................................................................................................... 18
Riesgo econmico en la Propiedad ............................................................................... 18
Riesgo econmico en el Contratista ............................................................................. 19
Riesgo econmico Compartido .................................................................................... 19
Seleccin de Suministradores ........................................................................................... 19
Peticin de Oferta ............................................................................................................. 20
Documentos de una peticin de oferta ......................................................................... 21
Decisin de Ofertar........................................................................................................... 23
Anlisis ......................................................................................................................... 23
Costote de una Oferta ................................................................................................... 24
Preparacin de la Oferta ................................................................................................... 24
Contenido de la Oferta.................................................................................................. 26
Evaluacin de Ofertas ....................................................................................................... 27
Negociacin ...................................................................................................................... 29
Gestin de Contratos ............................................................................................................ 31
Conceptos Generales ........................................................................................................ 31
Actividades necesarias para Realizar el Trabajo Objeto del Contrato ............................. 31
Actividades necesarias para Gestionar los Contratos ....................................................... 32
Comunicacin de un Contrato con el resto del Proyecto.................................................. 33
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Herramientas
Comunicacin
Rec. Hum.
WBS
Diagrama
Organizacional y
Matriz de Roles y
Funciones
Matriz de
Comunicacin
Tiempo
Programa del
Proyecto
Calidad
Costo
Presupuesto Base
Programa de
Erogaciones
Anlisis de
Precedentes
(Benchmarking)
Lista de Verificacin
Riesgos
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Alcance
rea
Matriz de
Administracin de
Riesgos
rea
Herramientas
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Abast.
Manejar
los
problemas
que
aparezcan
para
minimizar
los
cambios.
Alertar inmediatamente al Gerente
sobre los puntos que puedan
amenazar el cumplimiento de los
objetivos.
Inmediatamente buscar ayuda del
Gerente del Proyecto cuando sientan
que no pueden superar ciertos
obstculos, por s mismos.
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Integrar
al
equipo
humano
considerando
sus
experiencias
conocimientos y habilidades.
Liderar al equipo para alcanzar los
objetivos al crear un ambiente que
motive e inspire.
Ratificar
sus
compromisos
al
enfocarse en lo ms importante,
demostrando con el ejemplo y
reconociendo contribuciones.
Proveer soluciones creativas.
Hacer lo que dijeron que haran, en
el tiempo y con la calidad requerida.
Definir los medios de comunicacin
de dar y recibir retroalimentacin
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un
mejor
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pasarlas al portafolio.
Crear una lista de pendientes (issue
log); conforme aparezcan, para
resolverlos segn avance el proyecto.
El formato debe incluir lo siguiente:
o Nmero para cada pendiente.
o Descripcin del punto.
o Quin quien necesita el
requerimiento resuelto?
o Quin lo resolver?
o Fecha requerida de la
solucin.
o Fecha de la solucin real.
o Estatus,
o Cmo se resolvi finalmente
el punto
o Aadir los puntos resueltos a
la base de datos de
Lecciones Aprendidas.
Monitorear los asuntos sin resolver en
las juntas de equipo.
Descripcin
Quin
quiere que
esto se
resuelva?
Quien lo
resolver?
Fecha
Requerida
Estatus
Observaciones
Real
Solucin
Aseguramiento de la Calidad
Implica evaluar regularmente el desempeo del proyecto, para s generar
confianza sobre la satisfaccin de los estndares de calidad ms relevante.
El concepto control de calidad, se define como la medicin, prueba y accin
correctiva como parte del proceso de Aseguramiento de Calidad3.
Es en la esta de planeacin donde se definen los criterios relevantes;
apoyndonos sobre el diagrama de Causa-Efecto y la lista de Verificacin del
proceso. El cual permite el monitoreo del desempeo.
Abarca todo el proceso desde el concepto hasta la entrega del bien o servicio que se est dando
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A continuacin se lista los puntos que se deben de validar durante la ejecucin del
proyecto4:
Contenido
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Descripcin
(si aplica)
Excusas
Ausencias y demoras
Pliego de Requisitos
Revisin de la Propuesta
Derecho que se reserva el cliente
Contenido
Descripcin
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fallo
caso
de
ser
Orden de Trabajo
Orden de Compra
Tabla de Contratos:
Por Administracin
Precio mximo garantizado
Precio unitario
Precio fijo
Igual mensual (modalidad de precio unitario).
Que incluye y qu excluye- objeto del contrato.
Fecha de inicio y terminacin.
Fecha entregables parciales.
Importe de los servicios incluidos.
Bases para servicios no incluidos, en caso d
contratarse.
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Actualizacin de costos
Precio alzado.
Precio unitario.
Por administracin.
Diseo/implementacin.
Implementacin.
Que incluye y qu excluye- objeto del contrato.
Fecha de inicio, terminacin y fechas de
entregables parciales.
Importe de los servicios incluidos.
Bases para servicios no incluidos, en caso de
contratarse.
% de anticipo- forma y fecha de pagao del
anticipo.
Pagos quincenales, mensuales, etec.
Pagos sobre entregables.
Pago por administracin (materiales, mano de
obra y costos indirectos).
Bases para la actualizacin de precios
Inflacin.
Bases para la actualizacin de la propuesta
econmica.
% de retencin precautoria o fondo de garanta.
Descripcin de aplicacin de criterios de
aceptacin.
Consecuencias de rechazo o aceptacin parcial
En el caso de diseo/implementacin
En
el
caso
de
implementacin
con
responsabilidad por revisar el diseo.
Costo-contrapresentacin
Actualizacin de precios
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Permisos
Causas de rescisin
Seguros y fianzas
Aceptacin definitiva
Participacin en ahorros
Fianza de anticipo
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Garantas y Finanzas
Seguro de bienes
2. Seguros.
Seguros
Administracin de Contratos
La siguiente tabla muestra un desglose de cmo se pueden seleccionar los
proveedores, por medio de criterios cuantitativos. Adems de sus mltiples
aplicaciones, esta herramienta nos sirve para decidir cul es la mejor empresa
ante de contratar7.
Herramientas
Para qu sirve?
Qu incluye?
Criterios de Evaluacin.
Alternativas.
Escala de ponderacin de prioridades y de
cumplimiento.
En la primera columna incluir los criterios de seleccin
acordados.
En la columna 2 indicar la ponderacin del 1 -10 de
dichos criterios, de acuerdo a su importancia, siendo
10 la calificacin ms alta.
En cada regin incluir criterios que debern
ponderarse para cada una de las aplicaciones
presentadas en las columnas 3, 4, 5, 6.
Cmo desarrollarla?
7
13
Herramientas
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Cundo utilizarla?
Herramientas
Para qu sirve?
Qu incluye?
Cmo desarrollarla?
Cundo utilizarla?
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Requisicin de Pago
Para qu sirve?
Qu incluye?
Cmo desarrollarla?
Cundo utilizarla?
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Contratacin
Conceptos Generales
Gestin de compra10 La prctica de una correcta gestin de compras asegura
que la empresa tenga los mejores proveedores para abastecer los mejores
productos y servicios, al mejor valor total.
Contratista: Es el grupo empresarial ejecutor del proyecto. Debe ser capaz de
interpretar el proyecto definitivo y ser capaz de plasmarlo en la realidad. Recibe el
pliego de condiciones tcnicoadministrativo del promotor, para realizar las
inversiones de acuerdo con el presupuesto del proyecto.
Promotor: Es el empresario de un proyecto. Es que constituye la plataforma de
despegue de un proyecto y establece las reglas mediante su formulacin y su
evaluacin (trminos de referencia del proyecto). Es el responsable de seleccionar
el equipo que va a formular el proyecto.
Organizacin: Es el agente social encargado de gestionar el proyecto.
Ofertas: Se define como la cantidad de bienes o servicios que los productores
estn dispuestos a ofrecer a un precio dado en un momento determinado.
Administracin: La Propiedad debe administrar los recursos de la empresa que
ha contratado.
Las Lneas de una contratacin pueden concretarse, contemplando no slo el
inters de la Propiedad sino tambin el de la empresa que va a ofertar de la
siguiente manera11:
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Tipos de Ofertas
Todo objeto a contratar, est basado en las ofertas; por esta razn existen Ofertas
de Contratacin, Fabricacin y de Asistencia Tcnica. Estas ltimas se pueden
dividir, en Direccin de Proyectos, Consultaras, Ingenieras y Asistencia a la
Direccin del Proyecto12.
Por otra parte, las ofertas pueden clasificarse de acuerdo con la ubicacin del
riesgo econmico, segn ste est en la Propiedad, en el suministrador o sea
compartido por ambos.
12
Fuente: ngel Daz Martn,El arte de Dirigir Proyectos Segunda Edicin; pp.131.
13
Fuente: ngel Daz Martn,El arte de Dirigir Proyectos Segunda Edicin; pp.132.
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Seleccin de Suministradores
Antes de solicitar la oferta, debemos tener claro qu tipo de suministrados
queremos; en otras palabras, se debe realizar una seleccin previa de
suministratadores para cumplir el requisito y poder estimar de forma segura lo que
se va a comprar, cmo y cuando nos lo van a hacer y cuanto costar.
A continuacin se listan los requisitos que deben revisarse en forma exhaustiva15:
1. Referencias similares.
2. Experiencia del personal que va intervenir.
3. Cifras de ventas de los ltimos aos.
4. Estar al corriente del pago de impuestos.
5. Homologacin de la empresa segn una determinada norma.
6. Destreza en el manejo de ciertos programas.
14
Fuente: ngel Daz Martn,El arte de Dirigir Proyectos Segunda Edicin; pp.134.
15
Fuente: ngel Daz Martn,El arte de Dirigir Proyectos Segunda Edicin; pp.136.
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7. Disponibilidad de la empresa.
Puntos a considerar cuando es una Empresa la que hace la seleccin16:
1. Si se requiere hacer una homologacin slo desde el punto de calidad o
ms completa. Es vlida cuando la calidad del Proyecto / Producto a
contratar sea determinante o cual el suministro no sea de una gran
importancia en lo que respecta a parmetros diferentes de la calidad.
2. Puede producir aceptaciones limitadas, vlidas exclusivamente para un
determinado Proyecto, contrato, producto o servicio que no sean vlidas
para el resto.
3. Es preciso definir el perfil que debe tener el suministrador, sea en el mbito
de la calidad, otros mbitos. Este perfil puede ser cambiante en funcin de
cul sea el objeto de la seleccin.
4. Dar provisionalmente de alta al suministrador en el Sistema de Gestin de
Compras.
5. Posibilidad de tomar acciones correctoras que corrijan los fallos
encontrados en la evaluacin
6. Redactar los informes de evaluacin que se distribuirn de acuerdo con lo
que especifiquen los procedimientos.
La anterior lista dar a lugar una serie de requisitos para poder seleccionar a los
suministradores17:
1. Identificacin del suministrador.
2. Estado de la evaluacin: en curso, aprobado con acciones correctoras
pendientes, aprobado, etc.
3. mbito de aplicaciones en el tiempo y en los productos a entregar.
4. Historial de los suministros ya realizados. Como mnimo una media de
todas las calificaciones obtenidas en los suministros realizados en, por
ejemplo los ltimos cinco aos.
Peticin de Oferta
16
Fuente: ngel Daz Martn,El arte de Dirigir Proyectos Segunda Edicin; pp.137.
17
Fuente: ngel Daz Martn,El arte de Dirigir Proyectos Segunda Edicin; pp.138.
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Toda peticin de oferta debe tener su tiempo. Si solicitamos una peticin de oferta
que est en el camino crtico del Proyecto, es muy probable que no podamos
hacer una eficaz gestin de compras.
Existen casos especiales en que la Propiedad puede lanzar una peticin de oferta
dirigida a adjudicar la preparacin de las bases del concurso (por falta de medios o
por no tener el conocimiento requerido).
A continuacin se listan los criterios mnimos que deben tener los documentos al
presentar una oferta:
Debe existir homogeneidad entre las los documentos que los oferentes
entregan; de forma que indiquen un anlisis de sus capacidades.
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Fuente: ngel Daz Martn,El arte de Dirigir Proyectos Segunda Edicin; pp.140.
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1. Declaracin
de aceptacin de las condiciones generales de la
Propiedad que se incluirn en las bases del concurso.
2. Declaracin de conformidad con el borrador de contrato que, en ese
caso, se adjuntar a las bases del concurso.
3. Establecer la jerarqua entre los diversos factores de evaluacin, incluso
de una forma cuantitativa.
Nota:
Una forma de obtener la simplificacin de trmites; es la de establecer registros de
los requisitos del contratista o proveedores en los que se incluyen peridicamente
a los seleccionados por la Propiedad.
Durante la fase del concurso, si existe alguna duda; se debe dar la explicacin al o
los oferentes y ponerse en conocimiento de todos los consultados.
Decisin de Ofertar
Una vez que se recibe la peticin de la ofertas o se obtiene el pliegos de
condiciones del concurso19, se debe tomar, cuanto antes, la decisin de ofertar o
no. Partiendo del anlisis previo, no necesariamente profundo de todos los
aspectos, para despejar cualquier inconsistencia que se pueda presentar en el
transcurso del proceso.
Anlisis
A continuacin se listan ciertos aspectos a considerar en el primer anlisis;
logrando obtener diversos elementos de juicio que posibiliten la decisin20:
1. Estudiar detenidamente los requisitos pedidos por la Propiedad. La
lectura debe ser crtica para detectar si existen omisiones, requisitos
nebulosa, prestaciones no clareas o requisitos imposibles entre otros.
Se debe dar nfasis a lo que pueda ser suministrado por otros (servicios
o documentos). Evitando condicionar la gestin de compras por alguna
condicin que est amarrada a estos suministros.
2. Evaluar los futuros riesgos, para evitar que se materialicen en el
transcurso de la contratacin. Los cuales pueden causar serias
19
Fuente: ngel Daz Martn,El arte de Dirigir Proyectos Segunda Edicin; pp.142.
20
Fuente: ngel Daz Martn,El arte de Dirigir Proyectos Segunda Edicin; pp.143.
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Preparacin de la Oferta
La preparacin de la oferta debe ser lo ms atractiva posibles para el
suministrador; partiendo de la fase previa21.
21
Fuente: ngel Daz Martn,El arte de Dirigir Proyectos Segunda Edicin; pp.145 a 150.
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Contenido de la Oferta
La oferta debe adaptarse a lo establecido en los pliegos de bases del concurso. A
continuacin se recomienda varios puntos importantes a considerar22:
1. Dejar claro los requisitos establecidos en los pliegos a cumplir.
2. El alcance del servicio y suministro debe ser claro, destacando en
particular aquellos aspectos que sean excepciones a los pliegos.
3. Definicin de los entregables (productos o servicios que se realizan para
cumplir).
22
Fuente: ngel Daz Martn,El arte de Dirigir Proyectos Segunda Edicin; pp.150
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Evaluacin de Ofertas
La evaluacin de ofertas que se realice ser una consecuencia lgica de cmo se
haya planteado el concurso. Una evaluacin tpica debe responder a los siguientes
esquemas:
1. Anlisis legal; el cual comprobar a travs de la documentacin recibida,
que el postor es apto legalmente hablando para llevar a cabo el contrato.
2. Anlisis Organizativo; en el que se comparen las diversas
organizaciones previstas por cada empresa para realizar el contrato, lo
cual constituye un formidable indicador para conocer las posibilidades
reales que cada una tiene para realizar con xito el Proyecto.
3. Anlisis tcnico cualitativo en el que se comprobar la aptitud tcnica de
la empresa para llevar a cabo el contrato, la de sus empleados y los
entregable que especifica (documentos y equipos):
a. Valorar el grado de calidad tcnica alcanzando por cada oferta en
cada atributo. (Indicando el mnimo de calidad aceptable entre el
Suministrador y el Cliente).
4. Anlisis tcnico cuantitativo en el que se dar un peso a cada uno de los
atributos anteriores y a los niveles de calidad asignados; logrando
obtener una puntuacin optima para la oferta.
5. Anlisis econmico que ordenar las ofertas por menor coste de
explotacin.
Nota:
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Negociacin
Una vez realizado la preseleccin, de acuerdo con las bases del concurso, debe
convocar a la(s) empresa(s) seleccionada(s) para negociar el contrato. Por
cualquier inconsistencias encontradas en las especificaciones o algn ajuste en
los precios o en la forma de pago.
El Director debe seguir un esquema para las futuras negociaciones, que se
detallan a continuacin23:
1. Nombrar un representante para las futuras negociaciones con autoridad
para la toma de decisiones. Esta persona podr apoyarse con los
expertos que requiere.
2. Debe mantener los intereses estratgicos de la compaa.
3. Tener amplio conocimiento de la competencia, con el fin de hacer
hincapi en que ellos aspectos de la oferta que le diferencia
favorablemente de ella.
4. Amplio conocimiento de los factores de evaluacin, que aplicar el
Cliente para dar satisfaccin a sus exigencias, sobre todo en lo que
respecta a los siguientes puntos:
a. Las reas crticas del Proyecto.
b. Las posibles tendencias que pueda haber en el momento de la
adjudicacin.
c. Otros posibles requisitos de todo tipo.
5. Utilizar con prudencia, la regla psicolgica que dice que conviene dejar
hablar a la otra persona; satisfaciendo su ego y dejando vulnerable a
posibles acuerdos ventajoso para nosotros.
6. Mantener de forma clara, las virtudes de todo negociador: expresar
claramente y con conviccin los argumentos, agilidad para dar
respuestas, ser objetivo e impersonal, derrochar paciencia y refrenar los
impulsos momentneos.
7. Entre las tcticas de negociacin, podemos acudir a:
a. Tener estrategias claras de opciones y concesiones.
23
Fuente: ngel Daz Martn,El arte de Dirigir Proyectos Segunda Edicin; pp.156.
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Gestin de Contratos
Conceptos Generales
Contrato24: Se define como un acuerdo entre dos o ms partes que se obligan
respecto a una materia o cosa determinada. Excepto que sea gratuito, crea
derechos y obligaciones ante las cuales, cada parte puede ser compelida.
Qu Significa Gestionar los Contratos25?
Significa definir bien las reglas del juego entre la entidad compradora y los
Proveedores - minimizando los riesgos del proceso - y manejar eficaz y
eficientemente su cumplimiento.
Comprende la creacin del contrato, su ejecucin, la gestin de las entregas de
los productos o servicios y la relacin con nuestros proveedores para que la
compra llegue a un buen trmino.
Para qu gestionar los Contratos?
Una buena gestin de contratos nos permite mejorar la:
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Fuente: ngel Daz Martn,El arte de Dirigir Proyectos Segunda Edicin; pp. 160.
27
Work Greakwn Structure WBS, que lo divide en los paquetes de trabajo de que est compuesto y que se representarn grficamente en
forma de rbol lgico del Proyecto.
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Fuente: ngel Daz Martn,El arte de Dirigir Proyectos Segunda Edicin; pp. 166.
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