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MUNICIPAUDAD DE MIRAFLORES

DIRECTIVA N 003-2011-GMlMM

PROCEDIMIENTO DE CONTRATACiN DIRECTA DE BIENES Y SERVICIOS


EN LA MUNICIPALIDAD DE MIRAFLORES

1.

OBJETIVO:
Regular el trmite que deben seguir los Requerimientos de Contratacin Directa de bienes y/o servicios. cuyos
montos no excedan las tres (3) Unidades Impositivas Tributarias (UtT); a fin de garantizar que se efecten en
condiciones de eficacia. eficiencia. celeridad. economa y calidad. ello en estricta aplicacin de los criterios de
simplicidad. austeridad. concentracin y ahorro en uso de los recursos municipales.

____ 2.

FINALIDAD:
Establecer las disposiciones bsicas y lineamientos que deben observar las unidades o rgnica s de la
Municipalidad de Miraflores para la elaboracin de los requerimientos. trmite y pago de los bienes y
servicios contratados de forma directa. dentro del marco de lo establecido en el literal "h" del numeral 3.3
del artculo 3 de la Ley de Contrataciones del Estado. aprobada por el Decreto Legislativo N 1017.

BASE LEGAL:
~

Cdigo Civil.
Ley NQ 27972. Ley Orgnica de Municipalidades.
Ley N Q27444. Ley del Procedimiento Administrativo General.
Ley NQ 28411. Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto y sus modificatorias.
Ley NQ 28693. Ley General del Sistema Nacional de Tesorera.

Ley N 27785. Ley del Sistema Nacional de Control y de la Contralora General de la Repblica.

}>

Ley NQ 27806. Ley de Tran sparencia y Acceso a la Informacin Pblica.

Ley N 28874. Ley que Regula la Publicidad Estatal.

};I-

Decreto Legislativo N 1017. Ley de Contrataciones del Estado. y sus modificatorias.

};I-

Decreto Supremo NQ 184-2009-EF. que aprueba el Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado. y
sus modificatorias.

}>

Ordenanza NQ 347/MM que aprueba la nueva Estructura Orgnica y el Reglamento de Organizaciones y


Funciones de la Municipalidad de Miraflores. publicada en el Diario Oficial " El Peruano" el12 de abril de

2011.

todas las unidades orgnicas de la Municipalidad de

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5.1

Contratacin: Es la acclon que realiza la Municipalidad de Miraflores para proveerse de bienes y


servicios. asumiendo el pago del precio o de la retribucin correspondiente con fondos municipales. y
dems obligaciones derivadas de su condicin como contratante.

5.2

rea usuaria: Es la unidad orgnica de la Municipalidad de Miraflores responsable de elaborar los


requerimientos de contratacin de bienes y servicios a travs del Sistema Administrativo Municipal
(SAM). y de solicitar la disponibilidad presupuestal correspondiente a la Subgerencia de Presupuesto.
para el cump limiento de sus objetivos y metas operativas. en concordancia con sus actividades
funcionales o proyectos en ejecucin.

5.3

Especificaciones tcnicas: Es la descripcin de las caractersticas fundamentales de los bienes y/o


suministros a ser adquiridos. as como de las condiciones de contratacin (plazo de entrega. garanta
comercial. lugar de entrega. forma de entrega. entre otros).

5.4

Trminos de referencia: Es la descripcin de las caractersticas tcnicas y de las condiciones en que se


ejecutar la prestacin de un servicio o consultora (perfi l del contratista. plazo de ejecucin. actividades
a realizar. entregables. producto final. entre otras especificaciones) .
Proveedor: la persona natural o jurdica que vende o arrienda bienes. o presta servicios generales o de
consulto ra.

DISPOSICIONES GENERALES:
6.1

las contrataciones de bienes y servicios requeridos por las reas usuarias deben ser congruentes con las
actividades y proyectos programados en el marco de los objetivos y metas establecidos en su Plan
Operativo Institucional (POI) y de acuerdo con el marco presupuestal asignado a cada Centro de Costo.
Para tal efecto. las reas usuarias deben coordinar previamente con la Subgerencia de Presupuesto el
cumplimiento de dicha condicin. a fin de poder elaborar su Requerimiento de Contratacin a travs
del 5AM.

6.2

El Requerimiento para la contratacin directa de bienes y/o servicios. cuyo valor total estimado no
exceda las tres (3) UIT. ser formulado por el rea usuaria. Dicho requerimiento deber estar
considerado obligatoriamente en el respectivo Cuadro de Necesidades del ao fiscal correspondiente.

6.3

Es responsabilidad del rea usuaria verificar previamente que la contratacin directa del bien y/o servicio
no se requiera de manera continua o peridica por un plazo no menor a un (1) ao. en cuyo caso se
comunicar a la Subgerencia de logstica y Control Patrimonial. a efectos que sta ltima determine si el
va lor total estimado supera las tres (3) UIT.

6.4

El rea usuaria es la responsable de constatar que la contratacin directa del bien y/o servicio requerido
no se encuentre prevista en el Plan Anual de Contrataciones (PAC) de la entidad registrado en el SEACE.
en cuyo caso deber formular el requerimiento correspondiente a la Subgerencia de logstica y Control
Patrimonial para que se convoque el respectivo proceso de seleccin.

6.5

las reas usuarias son las responsables de elaborar las especificaciones tcnica s y/o trminos de referencia
del bien y/o servicio. respectivamente. definiendo con precisin las caracterfsticas. condiciones y
cantidad de los bienes y/o servicios requeridos. Para la descripcin de los bienes y/o servicios a
contratar. no se har referencia a marcas o nombres comercia les. patentes. diseos o tipos particulares.
fabricantes determinados. ni descripcin que oriente la contratacin de marca. fabricante o tipo de
producto especfico.

6.6

la Subgerencia de Presupuesto es la responsable de garantizar que el Requeri miento cuente con la


respectiva disponibilidad presupuestal suficiente para comprometer el gasto en el ao fiscal
correspondiente. as como de aprobar la certificacin presupuestal de la contratacin para la emisin de
la orden de compra o de servicio por parte de la Subgerencia de logstica y Control Patrimonial. en
correspondencia con los saldos SIAF y SAM.

la Subgerencia de logstica y Control Patrimonial ser la responsable de llevar a cabo la contratacin del
bien y/o servicio requerido. conforme a las especificaciones tcnicas y/o trminos de referencia. asf como
de efectuar el compromiso SIAF.

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6.8

7.

la Subgerencia de Contabilidad y Finanzas ser responsable de efectuar la verificacin documentaria


(control previo) y registro contable de la contratacin. as como de realizar las fases de devengado SIAF
y de pago correspondiente.

DISPOSICIONES ESPEcFICAS:
De las acciones previas:
7.1

7.2

El trmite se inicia con la determinacin de la necesidad del rea usuaria de contar con un bien o
servicio para el cumplimiento de metas y objetivos. Dicha determinacin de necesidad deber realizarse
con una anticipacin no menor a treinta (30) das calendario a la fecha en que se prevea se producir un
desabastecimiento del bien o del servicio requerido .
Si la necesidad corresponde a un bien. el rea usuaria coordinar con el Almacn Central sobre la

existencia de stock disponible. en cuyo caso elaborar el Pedido de Comprobante de Salida (PECOSA) .
para que se haga entrega del bien requerido.
Si la necesidad corresponde a un servicio. el rea usuaria verificar si puede ser ejecutado con su propio
personal o el de otras unidades orgnicas considerando la naturaleza de las funciones y competencias. en
cuyo caso coordinar con la unidad orgnica respectiva para la atencin del servicio req uerido.
7.4

En caso el bien no est disponible en el Almacn o el servicio no pueda ser ejecutado con personal
propio o de otra unidad orgnica. el rea usuaria proceder a elaborar el Requerimiento de
Contratacin (Anexo N 1) de acuerdo al Catlogo Interno de Bienes y Servicios y considerando los
aspectos sealados en el punto 6 de la presente directiva.
Slo si el bien o el servicio no estuviere registrado en el Catlogo Interno de Bienes y Servicios. el rea
usuaria deber presentar a la Subgerencia de Logstica y Control Patrimonial un Pedido de Cotizacin
(Anexo N 2). a fin que dicha dependencia determine el precio de mercado y se establezcan las
caractersticas tcnicas definitivas. con la finalidad de efectuar su registro en el referido Catlogo y que el
rea usuaria pueda elaborar el Requerimiento de Contratacin respectivo a travs del SAM.

Del trmite del Requerimiento de Contratacin:


7.6

El Requerimiento de Contratacin se presentar a la Subgerencia de Presupuesto. conteniendo la


siguiente informacin:
a) La numeracin correlativa y la fecha de su emisin asignados automticamente por el SAM.
b) la denominacin del rea usuaria. el cdigo de centro de costo y la justificacin de la contratacin
del bien o servicio.
c)

la descripcin del bien o el servicio de acuerdo al catlogo de bienes y servicios. la unidad de


medida. la cantidad. el precio unitario y el precio referencial total.

d) El valor estimado de la contratacin. que debe incluir los tributos y todo concepto que pueda incidir
sobre el costo de los bienes y/ o servicios.
e) la cotizacin visada por la Subgerencia de Logstica y Control Patrimonial.
f)

El rubro de financiamiento. cadena funcional programtica y del gasto.

g) Firma y sello del funcionario responsable del rea usuaria y el visto bueno de la Gerencia de la que
depende funcionalmente. de ser el caso.

~;DJ~iiii~ Se deber adjuntar al Requerimiento de Contratacin, las especificaciones tcnicas del bien (Anexo N 3)
o los trminos de referencia del servicio (Anexo N 4), debidamente visados por el funciona rio
sponsable del rea usuaria.

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7.9

El Requerimiento de contratacin de bienes y/ o servicios informticos. debe contar con el visto bueno
de la Gerencia de Sistemas y Tecnologas de la Informacin.

7. 10 La Subgerencia de Presupuesto. dentro del plazo de tres (3) dfas hbiles. efectuar la verificacin de la
afectacin de la disponibilidad presupuestal y derivar el requerimiento a la Subgerencia de Logstica y
Control Patrimonial para que efecte el procedimiento de contrataci n directa de bienes y/o servicios.
Cuando el valor sea mayor a una (1) UIT. la contratacin deber ser autorizada por la Gerencia de
Administracin y Finanzas.

7.11 la Subgerencia de Logstica y Control Patrim onial verifica r la correcta elaboracin del Requerimiento
de Contratacin. caso contrario coordinar con el rea usuaria la correccin del mismo. suspendiendo el
trmite hasta que se subsane lo observado.
7.12 la Subgerencia de logstica y Control Patrimonial verificar que los bienes y servicios requeridos no se
encuentren en el Catlogo Electrnico de Conveni o Marco publicado en el SEACE; caso contrario.
deber seguirse el procedimiento establecido en la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento
respecto a la modalidad de contratacin a travs de Convenio Marco .

.13 Dentro de los siete (7) das hbiles de recibido el Requerimiento de Contratacin. la Subgerencia de
Logstica y Control Patrimonial solicitar al proveedor o proveedores existentes en el mercado nacional.
cuya actividad econmica se relacione con el tipo de bien o servicio a adquirir o contratar. que emitan
sus cotizaciones o valores referenciales. por el bien servicio. las cuales debern cumpli r con la s
especificaciones tcnicas y/o trminos de referencia requeridos y no tener una antigedad mayo r a tres
(3) meses desde la fecha del Requerimiento de Contratacin.
7. 14 No se solicitarn cotizaciones a proveedores cuando. previamente. dichas cotizaciones hayan sido
obtenidas con ocasin de la atencin de un Pedido de Cotizacin para el registro en el Catlogo Interno
de Bienes y Servicios. conforme al numeral 7.5 de la presente directiva.
7.15 la Subgerencia de logstica y Control Patrimonial proceder a emitir la Orden de Compra y/o de
Servicio a travs del SAM a nombre del proveedor con la mejor propuesta en cal idad y costo.
notificndole una copia de la Orden para la ejecucin de la prestacin conforme a la s especificaciones
tcnicas y/o trminos de referencia.
7.16 Emitida y notificada la Orden de Compra y/ o de Servicio. la Subgerencia de Logstica y Co ntrol

Patrimonial proceder a real izar la s acciones de registro de certificacin y compromiso SIAF.


7.17 En el caso de bienes. la Subgerencia de logstica y Control Patrimonial remitir la Orden de Compra al

Almacn Central para la recepci n de los bienes respectivos. conformidad de la entrega y su posteri or
traslado al rea usuaria.

~Qfl.,O DE,f,(1.

En el caso de servicios. la Subgerencia de logstica y Control Patrimo nial remitir la Orden de Servicio al
rea usuaria para la supervisin de la ejecucin del servicio contratado y la emisin de la conformidad
respectiva.

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7 .19 la entrega del bien o prestacin del servicio se efectuar dentro del plazo establecido en las
especificaciones tcnicas y/o los trminos de referencia. sa lvo en el caso de fuerza mayor o caso fortuito.
debidamente comprobados. que impidan a los proveedores entregar los bienes o ejecutar los servicios
requeridos. lo cual se regir por las normas del Cdigo Civil.
7 .20 la conformidad ser otorgada. de acuerdo a lo siguiente:
7 .20.1 En la entrega de bienes. la conformidad ser otorgada por el responsable del Almacn Central.
Para la verificacin del cumplimiento de las especificaciones tcnicas. se podr requerir la
participacin del rea usuaria al momento de la entrega.

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~'i-

la conformidad se verifica con el sello y firma del responsable del Almacn Central en la Orden
de Compra. Ello no impide el reclam o posterior del rea usuaria respecto del cualquier vicio
oculto o incumplimiento de las especificaciones tcnicas no detectadas al momento de la entrega.
a fin que el proveedor los subsane en forma oportuna,

e RAfA ELE" 1~

l.ASQ'~~~gr.;
Subg~re nte
VOBo

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7.20.2 En la prestacin de servicios. la co nformidad ser otorgada por el rea usuaria luego de realizado
el servicio conforme a los trminos de referencia del mismo. salvo observaciones en la ejecucin.
en el producto o en el resultado final del mismo. que debern ser subsanadas por el proveedor
dentro del plazo que se le otorgue para tal efecto.

La conformidad del servicio se verifica co n el sello y firma del responsable del rea usuaria en la
Orden de Servicio. adjuntando el formato de conformidad debidamente llenado (Anexo N 5).
7.21 Ingresados los bienes y otorgada la conformidad de la entrega. el Almacn Central devolver la Orden
de Compra con la factura respectiva a la Subgerencia de Logstica y Control Patrimonial para la
continuacin del trmite y. posteriormente. proceder a la entrega de los bienes al rea usuaria. previa
presentacin del Pedido de Comprobante de Salida (PECOSA) suscrita por el funcionario responsable .
7.22 Otorgada la conformidad del servicio realizado. el rea usuaria devolver la Orden de Servicio a la
Subgerencia de Logstica y Control Patrimonial para la continuacin del trmite. siendo esta ltima
dependencia la que recepcionar la factura del proveedor. Asimismo. en el caso de servicios temporales
independientes realizados por personas naturales (servicios de terceros). se adjuntar el informe de
actividades y el recibo por honorarios correspondiente .
.23 La Subgerencia de Logstica y Control Patrimonial remitir la Orden de Compra o Servicio y
documentacin sustentatoria anexa. a la Subgerencia de Contabilidad y Finanzas.
7.24 La Subgerencia de Contabilidad y Finanzas efectuar las acciones de control previo realizando la revisin
de la Orden de Compra o Servicio. la factura recibo por honorarios y la documentacin sustentatoria
anexa: luego de lo cua l efectuar el registro devengado SIAF. emitir el Comprobante de Pago y.
finalmente. efectuar el pago respectivo .

DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS:
8.1 La Subgerencia de Logstica y Control Patrimonial es la nica responsable de planificar. dirigir. ejecutar y
controlar los procesos de adquisicin de bienes y/o contratacin de servicios requeridos por todas las
unidades orgnicas de la Municipalidad de Miraflores; por lo que ninguna otra unidad orgnica est
autorizada a adquirir y/ o contratar bienes y/ o servicios directamente con los proveedores.

La Municipalidad de Miraflores no asumir gastos contrados o efectuados por otras unidades orgnicas
distintas a la Subgerencia de Logstica y Control Patrimonial.
8.2 Los funcionarios responsables de cada rea usuaria deben tomar las prevIsiones del caso a efectos de
programar con la debida anticipacin sus respectivos Requerimientos de Contratacin de bienes y
servicios. a fin que no se afecten los productos o resultados de sus proyectos o actividades. de acuerdo a
su s metas y objetivos previstos.
Los Requerimientos de Contratacin deben elaborarse y presentarse antes de la ejecucin de la prestacin:
por tanto. no se admitirn regularizaciones de ningn tipo. sin perjuicio de la s responsabilidades a que
hubiere lugar.

La determinacin del va lor referencial de los bienes y servicios. mediante cotizaciones o cualquier otra
fuente de informacin de precios. as como la seleccin del proveedor. corresponde nicamente a la
Subgerencia de Logstica y Control Patrimonial.

9.

DISPOSICIONES FINALES:
La presente directiva entrar en vigencia a partir del da siguiente de su aprobacin, mediante Reso lucin
de Gerencia Municipal.
Para todo lo no previsto en la presente directiva. ser de aplicacin lo dispuesto en el Cdigo Civil. la Ley
de Contrataciones del Estado y su reglamento. y dems normas generales y especficas que resulten

aplicab les.

<..:~'

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ANEXO N l
FORMATO DE REQUERIMIENTO DE CONT RATACIO N

REQUERIMIENTO DE CONT RATACION


(BI ENES Y/O SERVICIOS)

Documento NQ 2011 - 00000


OO{OO{OOOO
FECHA DE EMISION :

CENTRO DE COSTO 0000 00000


DESCRIPCION
AAAAAAAAAAA

lTEM

CDIGO

DESCRIPCIN

UNIDAD SEC FUN


MEDIDA
SlAF

ESTRUCTURA
FUNCIONAL

CENTRO
GESTlN

MITA
OPERA.

CADENA
DE GASTO

RuaRO

01

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""

CANT

PRECIO

SUB
TOTAL

02

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f#,y SERGIO t~

M~R

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#rENTO DEL REQUERIMIENTO O FINALIDAD DE LA CONT RATACiN :
Ge

TOTALS/ .

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M~

SOLICITANTE

~\f\AD

DE

GERENTE / J EFE DE
OFICINA

SUBGERENClA DE
PRESUPUESTO

GERENCI A DE
ADMINISTRACiN

SU BGERENCIA DE
LOGISTlCA

e anexarn las EspecfiulCIones Tcnicas para el caso de bienes y los TrmInos de ReferenCIa para el caso de serVICIOs. Las caracterfstlcas tcnicas debern

y . :,
~~arse a cntenos de razonabIlidad y obJetIVOS congruentes con el bien. servicIo u obra requendo con su costo O preCIo. adem.fs para la descnpcln de
,oria F!~nes y servICIOS a contratar. No se hara referencill a Tndrcas o nombres comerclllles. patentes. d,seos o tipos p4rf1culares. fabricantes determInados.

U leott' ~cnpc,n que onente la adqUISICIn o


arente ce~,"iJcln de! Credlto Presupuestano

\I ~I3

"'-i'!1l11illlatt.C.\

--->'
~------------------

LM ,io :

contrlltacin de m.Jrca. fabrICante

tIpo de producto especifico. Este requenmlento cuentiJ con la

_____________________________________________________________________________
Pago 1 d e 1

mpresin: 00/ 00/0000

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Fecha

.tIIA"~

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ANEXO N" 2

FORMATO DE PEDIDO DE COTI2AClN

DE

(AREA USUARIA)

SUBGERENCIA DE LOGISTICA y CONTROL PATRIMONIAL

FECHA

00/ 00/ 0000

POR MEDIO DEL PRESENTE SOLICITAMOS LA COTIZACiN DE,


1.- --------------------------------------------------------------------------- ----------------------------------------

2 .- ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------3 .- ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------4. - ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------LAS ESPECIFICACIONES Y


EL REQUERIMIENTO DE

------------------------ (INDICAR LA EL PROYECTO. FUNC/ON O ACTIVIDAD A REALIZAR) -------------------------------------

ATTE.

~OE o,.

'"
:

ri'~O
Leon ...

rente

Bo

",ifRMA y SELLO DEL FUNCIONARIO

~RESPONSABLE DEL AREA USUARIA

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ANEXO N 3
FORMATO DE ESPECIFICACIONES TECNICAS
(BIENES)
ESPECIFICACIONES TCNICAS
OBJETO:
Adquisicin de ... ... .......................................... ...... .. ................ .. .. ... ... .. . ..... ........................... .... ........ .
........ .... .. .. .. . ............... ....................................... .. .. .... para .... ... ... ..... .. .... ........................................ ..
JUSTIFICACiN (FINALIDAD):
DESCRIPCION / REQUISITOS MINIMOS:
ITEM

CANTIDAD

MEDIDA

DESCRIPCION DEL BIEN


Denominacin.-

Caractersticas.-

Detalles adiciona les. -

GARANTA MNIMA
PLAZO DE ENTREGA: (Das calendario)
INCLUYE INSTALACIN:
SI
NO

~ DE,

LUGAR DE ENTREGA:

~l::~~.
. Central
rente
t Almacen

:::s
;1
~

.'Almacn Talleres

8 0

C}:

c=J
c=J

.~

!'

~I

'\~(

~11"'inJ.tfac.\t)(\

Fecha:_ / _ /_ _

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FORMATO DE TRMINOS DE REFERENCIA


(SERVICIO)
TRMINOS DE REFERENCIA
OBJETO DEL SERVICIO:
Cont rata r los servicios de una persona .. ... ........ para que preste el servicio de ............ ..... ... .. .. ........ ..... ......... .

JUSTIFICACIN (FINALIDAD) :

REQUISITOS MINIMOS / CARACTERISTlCAS DEL SERVICIO:

PlAZO DEL SERVICIO:

SUPERVISiN Y CONFORMIDAD DEl SERVICIO:

_/_/-

,J)"
~.

,"f

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ANEXO N 5

FORMATO DE CONFORMIDAD DE SERVICIO

CONFORMIDAD DE SERVICIO

Orden de Servicio N<J _ ____


Proveedor:

Unidad Orgnica:

Informe de ejecucin del servicio:

1.

El servicio deriva de un contrato:

Si

O NaO

2. Se ejecut por el proveedor cump liendo totalmente con los Trminos de Referencia requeridos:

SiO

NoO

3. Se cump li con el plazo establecido:

Si

No

Periodo o fecha en que se ejecut: __________


Se encuentra CONFORME con el servicio: Si

No

Observaciones o detalles del servicio realizado:

Fecha:_ /_ / __

Firma y Sello del Fundonario


Responsable del rea usuaria

Nota: De ser necesario se podrn adjuntar fotos. informes o documentacin adicional que corroboren el servicio
realizado.