INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGIA

PARA LA INFORMATICA

SISTEMA AUTOMATIZADO PARA EL CONTROL DE LOS EXPEDIENTES

LLEVADOS ANTE EL DEPARTAMENTO DE ARCHIVO DE LA PEQUEA Y
MEDIANA EMPRESAS (PYME) DE FUNDESPORT ACARIGUA ESTADO
PORTUGUESA

JACELMIG MENDEZ
GIACOMI ALESSANDRO

ACARIGUA, DICIEMBRE DEL 2010

1

SISTEMA AUTOMATIZADO PARA EL CONTROL DE LOS EXPEDIENTES

LLEVADOS ANTE EL DEPARTAMENTO DE ARCHIVO DE LA PEQUEA Y
MEDIANA EMPRESAS (PYME) DE FUNDESPORT ACARIGUA ESTADO
PORTUGUESA

Trabajo Especial de Grado para optar por el Ttulo de Tcnico Superior

Universitario en Sistemas presentado por:

JACELMIG MENDEZ
GIACOMI ALESSANDRO

ACARIGUA, DICIEMBRE DEL 2010

2

REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGA
PARA LA INFORMTICA
ACTA DE PRESENTACIN DE TRABAJO ESPECIAL DE
GRADO
SISTEMA AUTOMATIZADO PARA EL CONTROL DE LOS EXPEDIENTES
LLEVADOS ANTE EL DEPARTAMENTO DE ARCHIVO DE LA PEQUEA Y
MEDIANA EMPRESAS (PYME) DE FUNDESPORT ACARIGUA ESTADO
PORTUGUESA

Autor: Mndez Jacelmig; Giacomi Alessandro

Cdula de Identidad: V-20273570; V-19798789
Cdigo: 073994; 073953

Trabajo Especial de Grado presentado en las instalaciones del Instituto

Universitario de Tecnologa para la Informtica IUTEPI. El mismo es
considerado _______________________.

_____________________
Nombre:
C.I.:
Asesor Tcnico

_____________________
Nombre:
C.I.:
Coordinador de Trabajo
Especial de Grado

En Acarigua a los ______ das del mes de ___________________de _____.

INDICE GENERAL

Lista de Cuadros
Resumen
Introduccin
CAPTULO I: EL PROBLEMA
Planteamiento del Problema
Propsito del Estudio
Objetivo General
Objetivo Especfico
Justificacin
CAPTULO II: MARCO REFERENCIAL
Antecedentes
Antecedentes Histricos
Bases Tericas
Definicin de trminos
CAPTULO III: MARCO METODOLGICO
Diseo de la Investigacin
Tcnicas e instrumentos de recoleccin de la informacin
Tcnicas para el anlisis de datos
CAPITULO IV: DISEO DE LA PROPUESTA
Objetivos especficos de la propuesta
Tcnica de Presentacin de los Datos
Anlisis de Resultados
CAPITULO V: CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Conclusiones
Recomendaciones
REFERENCIAS
ANEXOS

Pg.
05
06
07
10
16
16
16
17
19
21
22
27
29
30
32
34
38
38
40
43
44
45-52

LISTA DE CUADROS

Pantalla 1: Seguridad de Usuarios

Pantalla 2: Pantalla de Mens
Pantalla 3: Sub. Mens
Pantalla 4: Zonas Registradas
Pantalla 5: Estantes Registrados
Pantalla 6: Renglones Registrados
Pantalla 7 Control de Deposito
Pantalla 8: Bsqueda de Expedientes
Pantalla 9: Movimientos de Expedientes
Pantalla 10: Prstamos de Expedientes
Pantalla 11: Usuarios Registrados de Seguridad

RESUMEN
Hoy en da, el sector agrcola ha avanzado al punto de que se han
creado organismos encargados de impulsar este campo, teniendo como
misin fomentar el desarrollo de una economa socialmente justa
ambientalmente

sana

econmicamente

sustentable

racionalmente

productiva para las comunidades campesinas, apoyando financieramente a

los pequeos productores rurales sin perfil bancario, en el desarrollo de las
actividades agro productivas como son: Agrcola-vegetal, Agrcola-animal,
pesca artesanal, piscicultura, repotenciacin de maquinaria agrcola y
agroindustrial.
Por ello se debe tener presente, que los organismos que componen el
eje central de la economa social, como lo es el Fondo nico de
Financiamiento para el Desarrollo de la Economa Social del Estado
Portuguesa (FUNDESPORT), con el propsito de unificar las polticas
crediticias hacia los sectores productivos, as como tambin fomentar el
desarrollo de la economa social del Estado Portuguesa mediante la
ejecucin de polticas, programas y proyectos en materia crediticia dirigidos
al mejoramiento de las unidades productivas de escasos recursos para el
desarrollo de las actividades agrcolas, pecuarias, pesqueras y de
microempresas; Este organismo tiene bajo su responsabilidad llevar a cabo
gran cantidad de expedientes relacionados con la gestin de crditos y
manejos de los mismos, recabando gran informacin suministrada por los
solicitantes a objeto de obtener rapidez en cuanto a la aprobacin en el rea
crediticia; esta informacin es resguardada y procesada en el departamento
de Pequea y Mediana Empresa.

INTRODUCCIN
La presente investigacin aborda una de las problemticas que desde
hace aos afectan a los organismos pblicos, y es el llevar un Control
Automatizado efectivo sobre sus archivos.
El Departamento de Pequea y Mediana Empresa especficamente en
el rea de archivo de FUNDESPORT Acarigua Estado Portuguesa, sirvi
como

base

el proceso de

para la

investigacin elaborndose

control

como objetivo determinar

de

los

una

expedientes,

mediante

la evaluacin de

consulta
la

sobre

cual

profesionales

tiene
en

la materia que tanta eficacia, confiabilidad , veracidad y rapidez tendra el

control automatizado de la documentacin que se encuentran en dicha
unidad.
Por ende el principal objetivo de esta investigacin es realizar un
estudio sobre las causas que originan la necesidad de llevar un
buen sistema automatizado para el control de los expedientes y las
herramientas necesarias para erradicar los problemas mas comunes en
cuanto a los procesos de control manual.
En este sentido se entiende como sistema automatizado para el
control de los expedientes, el procedimiento a seguir al momento de que un
expediente del departamento de PYME sea solicitado ya sea en calidad de
prstamo por otra unidad o por algn funcionario adscrito al mismo a objeto
de realizar observaciones, entre otros, actualmente este proceso es llevado
de manera manual y a partir de observaciones y del levantamiento
de informacin que arrojo la investigacin se pudo detectar que la mayora
de los procedimientos tienen inconvenientes, entre ellos se pueden destacar:
prdida o duplicacin de informacin debido a la trascripcin manual y /o
7

forma de almacenamiento, retardo en la obtencin de informacin

referente a los crditos y sus solicitantes por la tardanza del proceso.
Por lo tanto, para liberar a este proceso de la abrumadora tarea de
efectuar controles manuales que ocasiona congestionamiento se ofrece una
herramienta de trabajo que consiste en un sistema de informacin ms
exacta y rpida para el personal que all labora determinando la trayectoria
de cada expediente y el status de cada solicitud en un corto perodo
de tiempo. El paquete de aplicaciones presenta una interfaz amigable capaz
de realizar: las operaciones bsicas de mantenimiento de archivos que
proporcione una mejor manera de proveer informacin actualizada para la
toma de decisiones, registro y control de todos los procesos inherentes del
sistema de control, ofrecer reportes de acuerdo a la necesidad del usuario.
El objetivo central de este proyecto es automatizar el control de los
expedientes llevados por ante el Departamento de PYME en el rea de
archivo de FUNDESPORT Acarigua Estado Portuguesa y todos los procesos
inherentes al mismo que genere informacin oportuna, precisa y confiable
mediante el uso de los sistemas de informacin, herramienta que contribuye
a los diferentes sectores productivos de la sociedad en llevar las tareas
administrativas rutinarias, tediosa y de gran volumen de informacin
al computador, teora que

afianza

la

propuesta

de sistema

de

informacin para el proceso de control del departamento como nueva forma

de trabajo que sustituya la metodologa hasta ahora utilizada en los sistemas
de control.
En el presente trabajo esta constituido en cinco (5) Captulos, que se
declaran a continuacin: En el captulo I, se define el planteamiento del
problema, la formulacin de las interrogantes de la investigacin,
los objetivos generales y especficos, la justificacin del porque de este
trabajo

la

definicin

conceptual

operacional

de

las variables,

consideradas en esta investigacin, mientras que en el captulo II,

se muestra la teora que abala la investigacin. En el captulo III, se describe
8

el marco metodolgico que abarc del tipo y diseo de investigacin

las tcnicas e instrumentos de recoleccin de datos, la validacin del
instrumentos as como determinacin de la confiabilidad del mismo y por
ultim se describe el procedimiento llevado por los investigadores para la
realizacin de este trabajo, luego el capitulo IV, se refiere a la presentacin
de los resultados y el anlisis de las respuestas de cada uno de los tems
que conformaron el cuestionario. En el captulo V se presentaron las
conclusiones y recomendaciones de la investigacin, por ltimo se muestra
la bibliografa consultada

con

los

anexos

investigacin.

respectivos producto de

la

CAPTULO I

EL PROBLEMA

Planteamiento del Problema

Desde el inicio de la historia el ser humano ha sido un factor

fundamental para el desarrollo del ncleo social, a razn de que sus
acciones han evolucionado con el pasar de los aos, en la poca colonial el
hombre se dedico a la agricultura medio que le permiti producir y explotar
con el objetivo de cubrir sus necesidades, es decir, por medio la capacidad
de interaccin entre el hombre y el medio ambiente surgieron beneficios del
suelo frtil.

Hoy en da, el sector agrcola ha avanzado al punto de que se han

creado organismos encargados de impulsar este sector, teniendo como
misin fomentar el desarrollo de una economa socialmente justa
ambientalmente

sana

econmicamente

sustentable

racionalmente

productiva para las comunidades campesinas, apoyando financieramente a

los pequeos productores rurales sin perfil bancario, en el desarrollo de las
actividades agro productivas como son: Agrcola-vegetal, Agrcola-animal,
pesca artesanal, piscicultura, repotenciacin de maquinaria agrcola y
agroindustrial. La fuente de recursos para este tipo de programa proviene del
Ejecutivo Regional (Situado y crditos adicionales) y Recursos Propios
(Recuperacin de crditos, colocaciones bancarias y convenios con las
casas comerciales que proveen insumos agrcolas); tras la ampliacin de

10

estos organismos por la gran demanda se han visto en la necesidad de

interactuar y adaptar al personal de los mismos en el mbito de la tecnologa.

Con el transcurso del tiempo la tecnologa avanza, las empresas se

sienten en la necesidad de adquirir tecnologa para el mejoramiento de sus
sistemas y a las vez sus procedimientos, con el fin de garantizar un eficaz
funcionamiento y as obtener una adaptacin paralela de condiciones con las
empresas lderes del mercado.
Es importante confrontar el desarrollo que se ha llevado a cabo en el
campo de la informtica, tal vez la palabra clave es la comunicacin, pues el
hombre ha sido capaz de comunicarse ms fcilmente con un deseo
interminable, que se puede decir, no se ha realizado del todo pero va
encaminado hacia l, es un hecho que las computadoras liberan al hombre
de las abrumadoras tareas de efectuar rutinas masivas y le permite emplear
su inteligencia en tareas ms estimulantes e interesantes.

Las computadoras son ms que un cerebro de alta velocidad, se ha

convertido en un auxiliar del hombre para una amplia variedad de tareas.
En esta era se ha observado una gran innovacin y desarrollo de
tecnologas de la informacin que ha permitido la evolucin de computadores
que son capaces de producir sistemas de informacin a la sociedad con
apartes a los distintos sectores econmicos, sociales, polticos, educativos,
entre otros.
Los procesos rutinarios en forma manual procesan informacin lenta,
llevarla a un sistema automatizado garantiza un mejor trato de informacin.
Los avances tecnolgicos han obligado al hombre no solo a
desarrollar sino a incrementar la calidad de las diferentes formas de
produccin de bienes la potencia y las posibilidades de este aparato
(Computador) han cambiada profundamente tanto en su concepcin como en
su uso, sin olvidar o dejar de lado, que la funcin de un computador se
11

reduce a tratar la informacin que le sea suministrada y proveer los

resultados requeridos.
Como sucede en la mayora de los campos tcnicos, la tecnologa de
la informacin se refiere a los medios colectivos para reunir, y luego
almacenar para procesar, la motivacin para conseguirlo, disminuir costos y
funciones especializadas y enfocada a la eficiencia operacional, asimismo es
un gran apoyo en las investigaciones que abarque la gestin de la
organizacin, sea transformado en un instrumento arma estratgica que
tiene un carcter de cambio en forma sustancial que redefina la naturaleza
del objetivo, creando uno nuevo donde antes no exista, o cambiar el objetivo
de modo radical con ventajas competitivas.
La diseminacin de la tecnologa significa que las operaciones
cotidianas de casi toda la organizacin se vuelven cada vez ms diferentes
del funcionamiento adecuado de est tecnologa. El grado de esta
dependencia es difcil de discern en un principio, a medida que
organizaciones y las personas van ajustndose a las nuevas tecnologas, los
procedimientos y sistema manuales va dejando de manera sutil y paulatina
de tener cualquier importancia prctica.
En tiempos pasados, se discutan las dificultades planteadas por los
sistemas de informacin se refera a las personas, no a la tecnologa de la
informacin, luego se ha intentado despertar el inters ante las posibilidades
que ella brinda tambin formular que se ha desmotado y que se puede
resolver la mayora de los problemas tcnicos, pero para quienes
comprenden que la innovacin basada en la tecnologa es al fin un proceso
social, cuando, muchos aos ms tarde, se examinan las predicciones
hechas con referencias al cambio tecnolgico, resulta impresionante su
penetracin y la incorporacin de la tecnologa de la informacin a la vida
cotidiana pues al fin, su influencia en el hombre no se ha hecho esperar y el
ser humano a tomado amplia conciencia de la profunda alteracin que la
utilizacin no slo de computador sino del conjunto de tcnicas de
12

tratamiento de la informacin derivada de su uso ha llevado a construir los

retos del futuro.

Es por ello que debemos tener presente, que hoy en da, vivimos en
caminados al mundo de la informtica y tecnologa, considerndolas como
pilares fundamentales de la sociedad, por consecuencia ha abarcado todos
los sectores sociales de nuestro pas, en especial a los organismos que
componen el eje central de la economa social, como lo es el Fondo nico de
Financiamiento para el Desarrollo de la Economa Social del Estado
Portuguesa (FUNDESPORT) creado dentro del marco constitucional y dems
normativas de la Repblica Bolivariana de Venezuela y del Estado
Portuguesa, en fecha 22 de Diciembre de 2002, segn Gaceta oficial
Extraordinaria N 154, surgiendo con el propsito de unificar las polticas
crediticias hacia los sectores productivos, as como tambin fomentar el
desarrollo de la economa social del estado Portuguesa mediante la
ejecucin de polticas, programas y proyectos en materia crediticia dirigidos
al mejoramiento de las unidades productivas de escasos recursos para el
desarrollo de las actividades agrcolas, pecuarias, pesqueras y de
microempresas (Manufactura, Servicios y Comercio), a las trabajadoras y
trabajadores no dependientes y a las personas naturales y jurdicas de
mayor carencia; a fin de proveerlas de manera justa y equitativa de recursos
econmicos , asistencia tcnica y capacitacin que les permita su insercin
en el Plan de Desarrollo del Estado con miras al mejoramiento de su calidad
de vida.
FUNDESPORT tiene bajo su responsabilidad llevar a cabo gran
cantidad de expedientes relacionados con la gestin de crditos y manejos
de los mismos, recabando gran informacin suministrada por los solicitantes
a objeto de obtener rapidez en cuanto a la aprobacin en el rea crediticia;
esta informacin es resguardada y procesada en el departamento de PYME
(Pequea y Mediana Empresa) con la finalidad de archivar por un lapso de
13

dos (02) aos en dicho tiempo ser estudiada la solicitud, para luego citar al
solicitante para que exponga el motivo y destino del crdito y por
consiguiente se establece la fecha de la visita social para establecer el perfil
econmico del solicitante. Una vez concluida la primera etapa de la solicitud,
la Coordinacin del PYME realiza las conclusiones y vialidad del crdito, para
pasar a una segunda etapa que es la remisin del expediente al Comit de
Crdito para ser aprobado, en caso contrario ser enviado nuevamente a la
Coordinacin de PYME al departamento de archivo para su resguardo hasta
el momento de su retiro.
Una vez finalizada esta etapa del proceso, el Comit de Crditos
espera la aprobacin definitiva de la Junta Directiva, quien luego enviara los
expedientes a la consultora jurdica, el cual se encargar de realizar toda la
documentacin correspondiente para llevar a cabo la entrega del crdito al
solicitante, luego de haber sido incluido en el sistema de crditos.
Finalmente, los expedientes son devueltos a PYME quien se encargara de
realizara los recibos de pago del solicitante, los cuales sern enviados al
Departamento Administracin quien elaborara la orden de pago que se
remitir al Departamento de presupuesto para que autorice el pago, luego de
ello, culminar el proceso crediticio en el Departamento de Tesorera.

Es tanto, que el departamento de archivo de la unidad de PYME se

distingue a razn de que el mismo se encarga de resguardar y llevar los
expedientes de las solicitudes de crditos PYME, esta unidad debe de
elaborar, apoyar y aplicar cada una de las directrices a las actividades
programadas, a objeto de lograr el control en cuanto a los expedientes, ya
que al momento de realizarse el traslado de algn expediente no se
establece mediante un registro la salida y entrada del expediente a la unidad,
ni identificacin del personal a que se le realizara el prstamo, es por ello,
que se busca la elaboracin e implementacin del sistema automatizado

14

para el control de entrada y salida de los expedientes del departamento de

archivo de la unidad de PYME.

Al respecto, debe resaltarse que a pesar de que todos los procesos de

solicitudes de crditos de la unidad de PYME, estn automatizados, el orden
con el que trabajan en el departamento de archivos de dicha unidad es
deficiente en cuanto al control del prstamo de los expedientes de los
productores que realizan las solicitudes, debido a que no cuentan con ningn
medio eficaz para que cualquiera de las unidades que componen
FUNDESPORT conozca de la trayectoria que lleva cada expediente y de
igual manera tener conocimiento de los datos correspondientes a las fichas
de ingresos de las solicitudes. Es por ello que se propone buscar
herramientas que ayuden a que se ejecuten con mayor efectividad el control
de los expedientes resguardados en la unidad de PYME.

Tomando en cuenta lo antes expuesto, se propone buscar una

herramienta que satisfaga las necesidades tanto de los productores como de
los empleados de la unidad de PYME rea de archivo, quienes en ocasiones
se les hace difcil establecer el control de salida y entrada de un expediente.
Es por ello, que se propone la Implementacin de un Sistema Automatizado
para el Control de los Expedientes llevados ante el Departamento de Archivo
de la Pequea y Mediana Empresas (PYME) de FUNDESPORT Acarigua
Estado Portuguesa, el cual permitir llevar un control sobre los expedientes y
datos de la ficha de cada uno de ellos, tambin se podrn emitir informes
estadsticos sobre la trayectoria de cada expediente

De lo expuesto anteriormente surgen una serie de preguntas a las

cuales se les dar respuesta, a travs de esta investigacin, como lo son:
Se lograr por medio de la implementacin de un sistema
automatizado de control para el rea de archivo de la unidad de PYME,
15

delimitar y establecer los errores o fallas en cuanto la entrada y salida de los

expedientes de dicha unidad?
Determinara la factibilidad de un sistema automatizado para el
control de los Expedientes llevados ante el Departamento de Archivo de la
Pequea y Mediana Empresas (PYME) de FUNDESPORT Acarigua Estado
Portuguesa?
La ejecucin de un sistema automatizado para el control de los
Expedientes llevados ante el Departamento de Archivo de la Pequea y
Mediana Empresas (PYME), permitir satisfacer las necesidades a los
empleados y productores?
El desarrollo de un sistema automatizado asegurara la integridad de
los datos almacenados en cada expediente?
Se alcanzar la automatizacin del control de los expedientes del
rea de archivo con el desarrollo de este sistema?

PROPOSITOS DEL ESTUDIO

Objetivo General

Implementar un sistema automatizado para el control de los

Expedientes llevados ante el Departamento de Archivo de la Pequea y
Mediana

Empresas

(PYME),

de

FUNDESPORT

Acarigua

Estado

Portuguesa.

Objetivos Especficos
Desarrollar

un sistema de control a travs del cual llevar el registro

de la entrada y salida de los expedientes y datos que se manejen en el rea

de archivo de la unidad de PYME en FUNDESPORT.

16

 Disear

un sistema de control automatizado cuyo manejo se realizara

de forma mas organizada.

Disear

un Sistema automatizado de control para brindar una

atencin mas eficaz al cliente, y poder brindarle informacin al productor con

respecto su solicitud, de igual manera a los departamentos que interactan
con la Unidad de PYME

Justificacin

Los procesos automatizados, son factores de vital importancia en la

organizacin, en esta era se ha observado una gran innovacin y desarrollo
de tecnologas de la informacin que ha permitido la evolucin de
computadores que son capaces de producir sistemas de informacin a la
sociedad con apartes a los distintos sectores econmicos, sociales, polticos,
educativos, entre otros.
Es necesario que la informacin sea procesada y almacenada de una
forma ms efectiva para agilizar los procesos de prstamos de expedientes
del rea de archivo de la unidad de PYME y as lograr un control integral de
las actividades de cada expediente. Con el desarrollo de un sistema
automatizado que abarque las necesidades y una mayor relacin con los
requerimientos del personal, proporcionar una mejor efectividad en el
manejo del flujo y procesamiento de los datos.
Al establecer este sistema poseer un impacto psicosocial positivo en
la organizacin, la cual proporcionar a la misma, una informacin confiable,
agilizando y facilitando el trabajo en el proceso de control de los expedientes
que se encuentran bajo el registro de la unidad PYME. Se ha conseguido un
total apoyo a la idea de implantar un sistema automatizado de control. Todo
el personal se siente partidario por hacer realidad un proyecto que traera un
soporte tcnico confiable y acorde a los avances de la era tecnolgica de la
informacin.
17

Actualmente este control se lleva de manera manual y sin

especificaciones exactas sobre el departamento que solicita los expedientes,
lo cual conlleva a un proceso lento y desorganizado al momento de archivar
la informacin y verificar la trayectoria del expediente por el Fondo nico de
Financiamiento para el Desarrollo de la Economa Social del Estado
Portuguesa (FUNDESPORT). Tambin resulta montono para el encargado
del rea de archivo de la unidad de PYME realizar el control de entrada y
salida de los expedientes que son movilizados de dicha unidad, lo cual no
debera de ser as, ya que aplicando un control adecuado se prevee la
prdida de los datos del los solicitantes.

La realizacin y desarrollo de este sistema brindar beneficios tales

como:

Agilizar el proceso de registro de la informacin de cada solicitante

(productor) crediticio.

Llevar un control y orden de los expedientes

Proveer al solicitante y trabajadores agilidad y seguridad en la

informacin
Todos estos beneficios brindarn al Fondo nico de Financiamiento

para el Desarrollo de la Economa Social del Estado Portuguesa

(FUNDESPORT) una confiabilidad de su informacin y seguridad, adems
los proyectar como una institucin socio-econmica que est a la
vanguardia, para ofrecer el mejor servicio a sus productores, que se sientan
cmodos y satisfechos. El rea de archivo de la Unidad de PYME podr
trabajar de manera ms confiable a la hora de realizar un control de los
expedientes de cada productor, y realizando todos estos procesos de
manera rpida y segura.

18

CAPITULO II

MARCO REFERENCIAL

Antecedentes

Andrade, G. y Chacn F. (2006). Titulado Sistema de control de

expediente del departamento de sindicatura de la Alcalda del Municipio Pez
Acarigua Estado Portuguesa presentada ante el Instituto Universitario de
Tecnologa para la Informtica. Basado en un proyecto de aplicacin, cuya
metodologa es la descriptiva de campo, utilizando como tcnica de
recoleccin de datos la entrevista y la observacin, anlisis de resultados en
forma

de

grfico.

Conclusin:

Necesidad

de

aplicar

un

sistema

computarizado; se analizo la vialidad de la propuesta y se determin la

existencia de la vialidad de la misma.

Quintero (2001), realiz una investigacin titulada "Implantacin de un

Nuevo Sistema de Control de Inventarios e Investigacin Acerca de los
Resultados de su Aplicacin", plantendose como objetivo general, estudiar y
realizar el Sistema de Control de Investigacin de la empresa y aplicar ajuste,
correcciones y adaptaciones que sean necesarias para garantizar el acuerdo
abastecimiento, logran llegar a la siguiente conclusin: Un sistema de control
de inventarios diseados especialmente paras las necesidades de la
empresa constituye un factor esencial en las polticas de produccin y venta
as como en las proyecciones funcionales, puesto que permite garantizar el
adecuado, suficiente y oportuno suministro de materia prima para la
produccin con el mnimo posible de inversin esttica en los inventarios que
19

lo supone y significa ahorro de dinero y racionalidad de la produccin. El

software de monitoreo fue desarrollado en el lenguaje Visual Basic 5.0 para
realizar una interfaces basadas en Windows 95. la filosofa del proyecto es
que el sistema pueda ser utilizado por cualquier persona, tanto en su parte
de configuracin como en su parte de monitoreo, para no tener necesidad de
contratar personas especializadas en los equipos del sistema para su
configuracin y establecimiento en el nodo; se utiliz una librera llamada
Powertcp para el manejo del protocolo SNMP bajo TCP/IP y el Sistema esta
en la capacidad de agregar, remover y configurar cada nodo.

Bauza (2002), realiz una investigacin titulada Sistema IABN

(Instituto Autnomo Biblioteca Nacional): Investigacin de tipo estructural o
de sistema, en donde se propuso el desarrollo de un modelo operativo
factible, adems, esto permiti elaborar un instrumento para un sistema
operativo viable, con el objetivo de solucionar problemas de procedimientos y
normas, as como de tipo practico por medio de la cual se garantizaba un
servicio que prestamos con la calidad que (IABN) brinda a toda la nacin.
Los datos fueron obtenidos a travs del cuestionario diagnosticado, estos
fueron basados en una matriz de doble entrada y expresados en trminos
porcentuales por medio de procedimientos estadsticos. Este trabajo
propona una base de datos que fuera dirigida a facilitar el servicio de
prstamos centralizados de libros y otros documentos.

Ercolino (2001), que llev por ttulo el diseo y manejo de un sistema

de monitoreo y control remoto para los nodos de telecomunicaciones que
conforman la red de servicios de Impsat S.A. de la Universidad
Metropolitana: Tiene como objetivo principal, establecer un sistema que sea
capaz de monitorear los equipos de potencia del nodo y adems algunas
variables externas necesarias, para el buen funcionamiento de este. Adems
20

se propuso un esquema de potencia robusto a las fallas as como tambin el

diseo del sistema de monitoreo necesario para llevar un control sobre los
nodos, tanto en la parte de tipos de potencia tanto en la parte de variables
fsicas necesarias.

Esta concepcin se apega perfectamente a la investigacin debido a

que la implementacin de un sistema automatizado para la Unidad de PYME
en el departamento de archivo en FUNDESPORT lo conduce a entrar al
mundo de la informtica y el control computarizado.

Antecedentes Histricos

En fecha 22 de Diciembre de 2002,

segn Gaceta oficial

Extraordinaria N 154, se crea la Ley del Fondo nico de Financiamiento

para el Desarrollo de la Economa Social de Portuguesa (FUNDESPORT),
fusionando los organismos crediticios regionales (Fodacam, Fonfiport,
Foncremi y Famup) y se transfieren las competencias de crdito de
Fundesol. Con la creacin de este fondo se unifican las polticas crediticias
hacia los sectores productivos FUNDESPORT, de acuerdo a su objeto,
otorga financiamiento para el desarrollo de las actividades agrcolas,
pecuarias, pesqueras y de microempresas (Manufactura, Servicios y
Comercio).
Para el cumplimiento de tales fines FUNDESPORT, ejecuta sus
programas de acuerdo a las polticas dictadas por el Gobierno Regional del
estado Portuguesa a travs de la Secretara de Desarrollo Econmico
vinculados

con

los

Circuitos

Comunales,

consejos

comunales,

organizaciones comunales financieras y Convenios que adelanta con otras

instituciones pblicas, privadas, nacionales y regionales, relacionadas con el
objeto de la institucin.

21

Su misin es fomentar el desarrollo de una economa socialmente

justa ambientalmente sana econmicamente sustentable y racionalmente
productiva a travs de los, Circuitos Comunales, Consejos Comunales y
Organizaciones Financieras Comunales; hacia los sectores de escasos
recursos en el rea agrcola y microempresarial.

Se visualiza dicha institucin para el ao 2013 como una institucin

microfinanciera sostenible, impactando positivamente en el financiamiento
para el desarrollo de una economa socialista camino a las comunas,
enmarcada dentro del Proyecto Nacional Simn Bolvar, Primer Plan
Socialista PPS Modelo Productivo Socialista.

Bases Tericas

Teora del Control.

Segn Stoner (1996), El control es el proceso que permite

garantizar que las actividades reales se ajusten a las actividades
proyectadas en la empresa. de hecho el control es mucho ms generalizado
que la planificacin, organizacin y direccin, donde una parte esencial
del proceso, consiste en tomar medidas correctivas que se requieran
antes las desviaciones que se puedan presentar en los procesos de la
organizacin.

Los argumentos expuestos sobre el control constituyen un soporte

terico a la investigacin, ya que la propuesta del estudio plantea detectar
las fallas existentes en el proceso de fabricacin de cauchos para definir las
acciones correctivas, y transformndolas en nuevas normas y mtodos que
permiten actualizar los planes de control de calidad.

22

Sistema.

Conjunto de dos o ms elementos de cualquier clase interrelacionados

entre s, que puede dividirse en partes o subsistemas.

Un sistema, debe considerarse como un todo puede dividirse en

partes o subsistemas. Estos subsistemas son sistemas ms pequeos que
tienen las siguientes propiedades:
Cada subsistema tiene un efecto sobre el sistema. Toda parte del
sistema es afectada por lo menos alguna otra parte, por lo tanto, ninguna
parte debe influir independientemente sobre es todo. l todo no puede ser
descompuesto en subconjuntos independientes. Un sistema de informacin
proporciona informacin para la toma de decisiones en la resolucin de
problemas dentro de una organizacin. (Microsoft Encarta, 2008).

Sistema de Informacin.

Es un sistema que procesa datos, en forma tal que pueden ser

utilizados por quien los recibe para fines de toma de decisiones.
El sistema de informacin dentro de una organizacin juega el papel
anlogo al del sistema nervioso de un animal. Incluido en el sistema estn
los componentes que ejecutan funciones tales como: la percepcin,
clasificacin, transmisin, almacenamiento, recuperacin, transformacin. Su
propsito primordial es proporcionar informacin para la toma de decisiones y
la coordinacin. En el sentido ms amplio el sistema de informacin incluye
todos los componentes envueltos en la toma de decisiones, coordinacin y
advertencia tanto humanas como automticas.
Objetivo del sistema de informacin. Proporciona informacin para la
toma de decisiones y solucin de problemas, actividades que son vitales y

23

obligatorias en cualquier tipo de organizacin y que permite controlar y dirigir

su existencia, operacin y destino.

Actividades de un Sistema de Informacin

Un sistema de informacin realiza cuatro actividades bsicas: entrada,

almacenamiento, procesamiento y salida de informacin.
Entrada de Informacin. Es el proceso mediante el cual el Sistema
de Informacin toma los datos que requiere para procesar la informacin. Las
entradas pueden ser manuales o automticas. Las manuales son aquellas
que se proporcionan en forma directa por el usuario, mientras que las
automticas son datos o informacin que provienen o son tomados de otros
sistemas o mdulos. Esto ltimo se denomina interfaces automticas.
Las unidades tpicas de entrada de datos a las computadoras son las
terminales, las cintas magnticas, las unidades de disquete, los cdigos de
barras, los escner, la voz, los monitores sensibles al tacto, el teclado y el
Mouse, entre otras.
Almacenamiento de Informacin. El almacenamiento es una de las
actividades o capacidades ms importantes que tiene una computadora, ya
que a travs de esta propiedad el sistema puede recordar la informacin
guardada en la seccin o proceso anterior. Esta informacin suele ser
almacenada en estructuras de informacin denominadas archivos. La unidad
tpica de almacenamiento son los discos magnticos o discos duros, los
discos flexibles o disquetes y los discos compactos (CD-ROM).
Procesamiento de Informacin. Es la capacidad del sistema de
informacin para efectuar clculos de acuerdo con una secuencia de
operaciones preestablecida. Estos clculos pueden efectuarse con datos
introducidos recientemente en el sistema o bien con datos que estn
almacenados. Esta caracterstica de los sistemas permite la transformacin
de datos fuente en informacin que puede ser utilizada para la toma de
24

decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas, que un tomador de

decisiones genere una proyeccin financiera a partir de los datos que
contiene un estado de resultados o un balance general de un ao base.
Salida de Informacin. La salida es la capacidad de un Sistema de
Informacin para sacar la informacin procesada o bien datos de entrada al
exterior. Las unidades tpicas de salida son las impresoras, terminales,
disquetes, cintas magnticas, la voz, los graficadores y los plotters, entre
otros. Es importante aclarar que la salida de un sistema de informacin
puede constituir la entrada a otro Sistema de Informacin o mdulo. En este
caso, tambin existe una interfase automtica de salida.
Los sistemas de informacin cumplen tres objetivos bsicos dentro de
las organizaciones:
1. Automatizacin de procesos operativos.
2. Proporcionar informacin que sirva de apoyo al proceso de toma de
decisiones.
3. Lograr ventajas competitivas a travs de su implantacin y uso.
Se puede decir que los sistemas de informacin son muy importantes
dentro de una organizacin, porque aparte que facilita el trabajo de muchas
personas, proporciona informacin til y precisa que es de gran ayuda para
los gerentes de las organizaciones al momento de tomar decisiones.

Sistema de Informacin Administrativo.

Un sistema de informacin es todo un proceso, por medio del cual se

recopilan, clasifican, procesan, interpretan y se resumen cantidades de
datos, a fin de sacar conclusiones, que se informarn a la Gerencia y dems
personas interesadas en la organizacin: con el deliberado propsito de
orientar la toma de las decisiones. Funciones de un Sistema de Informacin.
Los Sistemas de Informacin difieren en sus tipos de entradas y salidas, en
el tipo de procesamiento y en su estructura. Estos elementos estn
25

determinados por el propsito u objetivo del sistema, el cual es establecido a

su vez, por la organizacin. A pesar de las diferencias que puedan existir
entre distintos sistemas de informacin, en todos ellos se pueden encontrar
un conjunto de funciones:

a). Procesamiento de Transacciones: La cual consiste en capturar o

recolectar clasificar, ordenar, calcular, resumir y almacenar los datos
originados por las transacciones que tienen lugar durante la realizacin de
actividades en la organizacin.
b). Definicin de Archivos: Consiste en almacenar los datos
capturados, por el procesamiento de transacciones, de acuerdo a una
estructura u organizacin de almacenamiento adecuada (base de datos o
archivos); un mtodo que facilite su almacenamiento, actualizacin y acceso;
y un dispositivo apropiado de almacenamiento (discos, cintas, disquetes,
etc.)
c). Mantenimiento de Archivos: Los archivos o base de datos del
sistema deben mantenerse actualizados. Las operaciones bsicas de
mantenimiento son la insercin. La modificacin y la eliminacin de datos en
los medios de almacenamiento.
d). Generacin de Reportes: La realizacin de estas funciones es
esencial para el sistema de informacin, ella se encarga de producir la
informacin requerida y transmitirla a los puntos o centros de informacin que
la soliciten.

Anlisis de los Sistemas.

Tomando como base un lenguaje de programacin orientados a

eventos, que soporta conceptos del paradigma Orientado a objeto.
Proporciona una excelente plataforma de desarrollo de aplicaciones rpidas,
donde se puede crear aplicaciones bajo el ambiente Windows facilitando el
26

desarrollo e implementacin de programas bajo entorno grfico, donde el

usuario decide que hacer a travs de eventos (Clic, Doble clic, Soltar o
presionar una tecla, etc.), los cuales generan una comunicacin por medio de
mens, colores, sonido, animacin, videos y otros y lo cual permite disear
aplicaciones grficas con sonido, animacin, videos y otros elementos de
multimedia. (www.monografas.com, Guerrero C. 2004)

Seguridad del Sistema Automatizado.

La seguridad de un sistema tiene mltiples facetas, incluyendo desde

aspectos tales como proteccin ante posibles daos fsicos de los datos
(fuegos, terremotos, etc.) hasta el acceso indebido a los mismos (intrusos,
fallos de confidencialidad, etc.) los ataques contra la confidencialidad, la
integridad o la disponibilidad de un sistema.
En el caso de un sistema informtico hay varios electos susceptibles
de sufrir dichos ataques, no siendo suficiente proteger solo alguno de ellos o
protegerlos parcialmente. El hardware, el software y los datos de un sistema
informtico pueden sufrir ataques internos o externos al sistema. Por lo tanto,
la seguridad debe tener en cuenta eventos externos provenientes del entorno
en que opera el sistema. De nada sirve tener mecanismos de proteccin
interna muy buenos, si el sistema o si no existe una poltica de salvaguarda
de datos ante la rotura de un disco. (Microsoft Encarta, 2004).

Definicin de Trminos

Atributos. Propiedades o caractersticas de una entidad.

Campo. Componente de una tabla que contiene un elemento especifico de
informacin, como por ejemplo un numero de cedula. Un campo se
representa como una columna o celda en una hoja de datos.
Conjunto. Es una coleccin de entidades ordenadas de alguna forma lgica.
27

Clave Principal. Se usa para hacer referencia a registros especficos de una

tabla desde otra tabla. Tambin se puede decir cuando uno o mas campos
se identifican de manera nica en cada registro de una tabla.
Datos. Es una entidad simple o hecho aislado que por si solo no representa
nada.
Entidades. Son aquellos objetos que fluyen por el sistema y ocasionan los
cambios en el mismo, es decir, los componentes de un sistema.
Informacin. Es un conjunto de datos que una vez procesados tienen
significado para la persona que se interesa por ella.
Normalizar. Minimizar la redundancia de informacin en una base de datos
relacional mediante la creacin de tablas que manipulen informacin
confiable y libre de errores.
Procesamiento. Someter a ciertos datos a un proceso de transformacin
para la obtencin de la informacin esperada.
Registros. Un conjunto de datos acerca de una persona, lugar o algn otro
elemento.
Replica. Es una copia de una base de datos, incluyendo sus tablas,
consultas, formularios, informes, macros y mdulos. Los cambios en los
datos de una tablas replica se aplican a las dems replicas y diseo principal.
Relacin. Es la unin de dos campos claves, para establecer combinaciones
entre tablas.
Tablas. Son aquellas que contienen los registros o campos claves de una
base de datos.
Tipos de Datos. Atributo de una variable o campo que determina que tipo de
datos puede contener.
Toma de Decisin. Es un proceso de seleccin entre diferentes alternativas
de accin para escoger la que mejor resulta al problema o conflicto.

28

CAPITULO III

MARCO METODOLOGICO

Diseo de la Investigacin

Son diversos los tipos de investigacin existentes, especialmente por

que los estudios de la materia suelen presentar propuestas diferentes al
respecto. Sin embargo, existen algunas concepciones generalmente
aceptadas por la mayora de los investigadores metodolgicos. Dentro de
esa categora se ubica el proyecto factible, el cual consiste en investigar,
elaborar y desarrollar "(...) una propuesta de un modelo operativo viable para
solucionar problemas, requerimientos o necesidades de organizaciones o
grupos sociales; puede referirse a la formacin de polticas, programas,
tecnologas, mtodos o procesos". (USM, 2001, p.7).

Este trabajo est orientado hacia una investigacin de campo. Segn

Sabino (1.992); una investigacin de campo es aquella que se refiere a los
modelos a emplear cuando los datos de inters se recogen en forma directa
de la realidad, durante el trabajo concreto del investigador y sus equipos.
Estos

datos

obtenidos

directamente

de

la

experiencia

emprica,

denominacin que alude el hecho que son datos de primera, originales,

productos de una investigacin en curso, sin la intermediacin de ninguna
naturaleza.

De igual manera Balestrini (1.997), tambin seala que la utilizacin

de este tipo de investigacin de campo permite recoger datos de inters de
29

Tcnicas e Instrumentos de Recoleccin de la Informacin.

Las tcnicas de recoleccin de datos son aquellas que permiten

obtener todos los datos necesarios para realizar la investigacin del
problema que est en estudio mediante la utilizacin de instrumentos que se
disearn de acuerdo a la tcnica a seguir.

Segn Tamayo (1998) las tcnicas e instrumentos de recoleccin de

datos:
(...) son la expresin operativa del diseo de la investigacin, la
especificacin concreta de cmo se har la investigacin. Se incluye aqu: (a)
Si la investigacin ser con base en lecturas, encuestas, anlisis de
documentos u observaciones directas de los hechos; b) Los pasos que darn
y, posiblemente; c) Las instrucciones para quin habr de recoger los datos.
(p.182).

La recoleccin de los datos depende en gran parte del tipo de

investigacin y del problema planteado para la misma, y puede incluir
elementos como las fichas bibliogrficas, la observacin, entrevistas,
cuestionarios, paneles de informacin, listas de cotejos y otros.

En su obra, Sabino (1986) afirma que los instrumentos de recoleccin

de datos son recursos de los cuales se vale el investigador para conocer el
fenmeno o problemtica a estudiar y obtener la informacin necesaria de la
misma. Aclara tambin que en cada instrumento puede observarse dos (2)
aspectos diferentes:
La forma del instrumento se refiere al tipo de aproximacin
establecemos con el emprico, a las tcnicas que utilizamos para esta tarea
(...) en cuanto al contenido este queda expresado en las especificacin de
los datos concretos que necesitamos conseguir; se realiza, por lo tanto en
30

una series de tems que no son otras cosa que los indicadores bajo la forma
de preguntas, de elementos a observar, etc. De este modo, el instrumento
sintetiza en si toda la labor previa de investigacin: resume los aportes del
marco terico al seleccionar datos que corresponde a los indicadores y por lo
tanto, a las variables concepto utilizados; pero tambin expresa todo lo que
tiene de especficamente de emprico nuestro objeto de estudio, pues
sintetiza, a travs de las tcnica de recoleccin que emplea el diseo
concreto escogido para el trabajo (pp.129 y 130).

Es de gran importancia utilizar los instrumentos correctos para

asegurarse de obtener la informacin relevante a fin de solucionar
correctamente el problema mediante el estudio de los datos verdaderamente
relevantes.

Considerando que esta investigacin se encuentra centrada a la

conformacin de un sistema automatizado para el control de los Expedientes
llevados ante PYME. Bajo un enfoque de calidad de servicio; se estima llevar
a cabo la recoleccin de los datos a partir de la interpretacin de procesos
que se llevan a cabo en el Departamento de Archivo de la Pequea y
Mediana

Empresas

(PYME),

de

FUNDESPORT

Acarigua

Estado

Portuguesa.

Existen dos mtodos principales de recoleccin de datos a

continuacin: el mtodo directo el cual el investigador procede a recolectar
los datos directamente de la fuente primaria de informacin y el medio
indirecto, en el cual la informacin llega al investigador a travs de personas
o medios cercanos a la fuente primaria que le brinda los datos necesarios
para realizar la investigacin.

31

Para la presente investigacin a de utilizarse el mtodo directo ya que

al tratarse de un proyecto factible con diseo de campo resulta
imprescindible la presencia de los investigadores en la fuente primaria a fin
de garantizar la obtencin de todos aquellos datos de importancia para la
resolucin efectiva del problema.

Segn Sabino (1986), dentro del mtodo directo se tiene varias

tcnicas para recolectar los datos entre los cuales se encuentran:
La observacin directa: es el mtodo mediante el cual se dirige a la
fuente primaria de informacin y se ocupan de percibir todo el ambiente y los
procesos concernientes al problema, al fin de tener una visin clara del
entrono del problema y de las fallas existentes y percibir las posibles
soluciones que pueden tener en el mismo punto.
La entrevista: en la cual se entabla una conversacin entre los
investigadores y las personas que estn en contacto con la fuente primaria
de informacin a fin de tratar de obtener datos relevantes acerca de la
situacin, sus caractersticas y posibles soluciones.

Tcnicas para el Anlisis de los Datos

La Tcnica de Modelado de Objetos, ser la metodologa para el

anlisis y diseo la cual consiste en construir un modelo de un dominio de
aplicacin. Se tomo esta metodologa ya que promueve un excelente anlisis
de los requisitos del problema, genera un diseo limpio y como resultado un
sistema con mayor mantenibilidad. Adems esta metodologa ha sido
utilizada para otros Sistemas y los resultados han sido satisfactorios.

La tcnica de modelado de objetos (OMT) es el nombre que se da a

una metodologa que combina tres puntos de vista para el modelado de
sistemas; a saber, el modelo de objetos, el modelo dinmico y el modelo
32

funcional. El modelo de objetos representa los aspectos estticos,

estructurales "de datos" del sistema. El modelo dinmico representa los
aspectos temporales, de comportamiento "de control" del sistema. El modelo
funcional representa los aspectos transformacionales "de funcin" del
sistema. Un procedimiento tpico de software contiene esos tres aspectos:
utiliza estructuras de datos (modelo de objetos) secuencia las operaciones
en el tiempo (modelo dinmico) y trasforma valores (modelo funcional).

Las tres clases de modelos desglosan el sistema en puntos de vista

ortogonales que se pueden representar y manipular empleando una notacin
uniforme. Los distintos modelos no son completamente independientes, pero
cada modelo puede ser examinado y comprendido por s mismo en gran
parte. Las interconexiones entre los distintos modelos son limitadas y
explcitas.

33

CAPITULO IV

DISEO DE LA PROPUESTA

Objetivos especficos de la Propuesta

El diseo de un sistema automatizado para el control de los

expedientes produce los detalles que establecen la forma en la que el
sistema cumplir con los requerimientos identificados durante la etapa
anlisis, es decir, a la etapa denominada como diseo lgico.

El proceso de diseo comienza identificando los reportes y dems

salidas que debe producir el sistema. Luego de realizada la identificacin se
debe determinar con mucha precisin los datos especficos para cada
reporte y salida. Se realiza un bosquejo del formato o pantalla que pudiera
aparecer cuando el sistema est terminado, el mismo se puede efectuar en
papel o en la pantalla de un terminal utilizando para ello algunas
herramientas automatizadas que estn disponibles para el desarrollo de
sistemas.

As como el diseo de un sistema automatizado para el control de los

expedientes deben producir reportes o datos de salidas tambin indica los
datos de entrada, los cuales son calculados y almacenados, dichas
estructuras de archivo o almacenamiento pueden ser como discos, cintas
magnticas o incluso archivos en papel.

34

Los documentos que contienen las especificaciones de diseo

representan al diseo lgico de muchas maneras como por ejemplo
mediante diagramas, tablas y smbolos especiales.

FUNDESPORT, Acarigua del Estado Portuguesa, especficamente el

Departamento de Archivo de la Pequea y Mediana Empresas (PYME), no
posean un sistema automatizado de control ni los recursos humanos con
experiencia en Sistema automatizado, el reto fue disear un Sistema
automatizado que le permita mejorar la eficiencia en el Proceso de control de
los

expedientes

diferentes

documentaciones

llevados

ante

dicho

departamento.

Los pasos o procedimientos que se describen a continuacin indican

como se diseo el Sistema Automatizado de Control de los expedientes
llevados ante PYME:

Primero: Se establecieron los objetivos a corto y largo plazo de los

Departamentos involucrados en el Proceso de Seleccin. Quedando
establecido el siguiente objetivo: Implementar un sistema automatizado para
el control de los Expedientes llevados ante el Departamento de Archivo de la
Pequea y Mediana Empresas (PYME), de FUNDESPORT Acarigua Estado
Portuguesa.
Como se puede observar dentro de este objetivo juega un papel muy
importante el Proceso de Seleccin.

Segundo: Se identific la Informacin que se requiere para ayudar a

las diferentes personas que intervienen en el Proceso de Seleccin, con el fin
de que se desempeen efectiva y eficientemente, y eliminar toda aquella
Informacin que se recolecta pero que no se utiliza.

35

Tercera: Se determin cules de los formatos y procedimientos

actuales para recolectar, registrar, tabular, analizar y brindar Informacin,
eran sencillos, no requeran demasiado tiempo para su llenado o anlisis y
cuales cubran las necesidades de los diferentes trabajadores y que formatos
y procedimientos necesitaban mejorarse.

Cuarto: Revisar todos los formatos y procedimientos existentes para

recolectar y registrar Informacin que se necesite en el Proceso de Seleccin
con el objetivo de mejorarlo o realizar nuevos instrumentos si era necesario.
Se defini por escrito el procedimiento a seguir para la seleccin de personal
establecindose los puntos de control de entrada y salida de Informacin a
fin de verificar la veracidad, oportunidad y precisin de los datos
suministrados tanto por los candidatos como de las Dependencias; todo ello
se visualiza en el Diagrama de Flujo de Datos del Proceso Propuesto.

Quinto: El establecer la existencia o por contrario mejorar los Sistemas

de control manuales o computarizados, para tabular, analizar, registrar, que
les permitiera ofrecerle la informacin, para que sean ms (tiles en
comparacin al resto de los trabajadores. Por lo que la Planilla de
Recoleccin de Informacin se disear de manera tal que se ajuste a un
sistema automatizado.

Sexto: Establecer procedimientos que les permita confirmar la

exactitud de los datos suministrados.

Sptimo: Identificar a todos aquellos trabajadores que deberan utilizar

las distintas informaciones. Los mismos estn identificados en el Diagrama
de Flujo de Datos del Proceso de Seleccin Propuesto.

36

Octavo: Informar y supervisar al personal en el uso de una nueva

planilla o formato, que permita recolectar, analizar, tabular, presentar y
utilizar la informacin en el momento oportuno.

Es importante destacar que para disear o desarrollar un Sistema

automatizado para el control de los Expedientes se requiere un gran
esfuerzo, experiencia, dinero y tiempo.

Una vez cumplido los pasos antes mencionados, fue necesario

analizar los resultados con el personal que intervenan en el proceso en
estudio (Proceso de Seleccin de Personal).

Para el anlisis se utiliz algunos enfoques que permitir demostrar si

el Sistema Automatizado para el control de los Expedientes cubrira las
necesidades existentes en el Proceso de Seleccin o mejor dicho en el
Departamento de de Archivo de la Pequea y Mediana Empresas (PYME), de

FUNDESPORT Acarigua Estado Portuguesa.

Los enfoques utilizados en el anlisis fueron:

1. Considerar las necesidades de Informacin para el Proceso de

Seleccin.
2. Considerar el tipo de Informacin disponible en los formatos,
registros y archivos para la Toma de Decisiones.
3. Considerar la Informacin que se requiere y que no se encuentra en
los formatos, archivos y registros existentes.
4. Determinar que informacin se necesita frecuentemente y que se
requiere slo peridicamente.

37

5. Considerar los mtodos de recoleccin de informacin (simples y

econmicos) les permiten complementar la informacin suministrada por los
formatos.
6. Considerar como los grupos de trabajo pueden utilizar (analizar e
interpretar) la informacin para lograr mejorar su desempeo.
7. Determinar si los formatos o la planilla rene la informacin
apropiada, de utilidad y en el momento en que se requiere.
8. Considerar cmo se utiliza la informacin para dar una
retroalimentacin efectiva al personal.

Tcnica de Presentacin de los Datos

La informacin recopilada a partir de los instrumentos y tcnicas de

recoleccin de datos, puede ser presentada de manera organizada a travs
de varias formas.
La representacin escrita: consiste en incorporar los datos estadsticos
recolectores, en forma de texto, a partir de una descripcin de los mismos.
En aquellos casos donde se manejan pocos tems, a travs de palabra
escrita, es posible dar cuenta de la direccionalidad de tales hechos.
La

representacin

grfica:

"las

tcnicas grficas,

permitirn

representar los fenmenos estudiados a travs de figuras, que pueden ser

interpretadas y comparadas fcilmente entre s. Cuando renen ciertas
caractersticas de simplicidad y precisin pueden ser ms expositivas que las
descripciones verbales."

Anlisis de Resultados

En el marco metodolgico del proyecto de investigacin, tambin se

deber plantear como otro aspecto constitutivo del mismo, todo lo referido al
anlisis e interpretacin de los resultados. Al culminar la fase de recoleccin
38

de la informacin, los datos, han de ser sometidos a un proceso de

elaboracin tcnica, que permiten recontarlos y resumirlos; antes de
introducir el anlisis diferenciado a partir de procedimientos estadsticos; y
posibilitar la interpretacin y el logro de conclusiones a travs de los
resultados obtenidos.
En esta fase de desarrollo del proyecto de investigacin, comprende
de la incorporacin de algunos lineamientos generales para el anlisis e
interpretacin de los datos; su codificacin y tabulacin; sus tcnicas de
presentacin; y el anlisis estadsticos que se introducirn los mismos.

La tcnica de modelado de objetos, tiene como finalidad recabar

informacin acerca de la implementacin de un sistema automatizado para el
control de los Expedientes llevados ante el Departamento de Archivo de la
Pequea y Mediana Empresas (PYME), de FUNDESPORT Acarigua Estado
Portuguesa.

De igual manera la propuesta de un sistema automatizado, tiene como

objetivo primordial servir de apoyo a los analistas del departamento de
Pequea y Mediana Empresa (PYME) en el mejoramiento y ordenamiento
del sistema de archivos del departamento mencionado. Creando un sistema
que permita el rastreo de expedientes de forma fcil, rpida y eficaz. Adems
dando soporte en la realizacin de visitas a personas que solicitan crditos
para posteriormente ser examinados y organizados sus expedientes.

39

CAPTULO V

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Conclusiones

El objetivo se enfoco en el estudio de la situacin actual del

Departamento de Pequea y Mediana Empresa con respecto al control de
los expedientes llevados ante el mismo. El nuevo sistema permite controlar la
entrada y salida de la documentacin que conforma los expedientes en
calidad de prstamo al personal del Fondo nico de Financiamiento para el
Desarrollo de la Economa Social de Portuguesa, de esta manera se logra la
eficiencia, beneficios laborales entre ellos cumplir con las estadsticas de
satisfaccin de servicios a los productores.

Los resultados obtenidos permitirn la disminucin del tiempo de

entrega de los documentos y el historial de la trayectoria de los mismos,
consultando su estatus y obtener informativos de anlisis.

Los organismos gubernamentales se han visto presionadas al ser ms

eficientes en el desempeo de sus funciones para as asegurar el buen
servicio a los ciudadanos y ciudadanas, orientndose a un contexto de
competitividad. Bajo estas consideraciones insistimos de concientizar la
importancia de aplicar el enfoque de la automatizacin de sus procesos
asumiendo stos, imperiosamente, como parte de su existencia diaria,
e inclusive readaptarlos

continuamente

40

en

concordancia

los nuevos requerimientos

avances

en

materia

tecnolgica

para

mantenerse a la par de las dems instituciones u organismos quienes

siempre estarn dispuestos a obtener mayores ventajas en el mercado.
El sistema de control de los expedientes se lleva de forma manual
esto conlleva a proponer un sistema automatizado para el control de los
expedientes. Bajo este enfoque el proceso que tiene lugar cuando un
solicitante gestione acciones relacionados con su crdito, y as mismo toda la
dinmica que conlleva el control de requisitos solicitados y recibidos de la
respectiva solicitud. Y paralelamente, tomando como base su orientacin a la
mejora de la calidad del servicio, disear un Sistema automatizado para el
control, que contribuya a agilizar el flujo de la informacin involucrada a lo
largo del proceso de observacin y por ende que permita un manejo ms
ptimo del tiempo destinado a las auditorias, bsqueda de informacin y
documentos, todo ello en aras de adecuarse a las tendencias y exigencias
que impone continuamente el mercado, garantizando as, su competitividad u
supervivencia.

Las ventajas que trae el sistema automatizado para el control de

expedientes, ofrece una gran velocidad en el procesamiento y manejo de
datos trayendo consigo tambin la agilidad de generar reportes en muy poco
tiempo y asimismo facilita las auditorias, evitando perdida de tiempo, datos,
evitando la duplicacin de data de solicitantes, ofreciendo seguridad de los
datos, brindando una interfaz amigable entre el usuario y el sistema.

La mala manipulacin del sistema por usuarios inexpertos en el

sistema trayendo como consecuencia la prdida o eliminacin de registros
accidentalmente, fallas elctricas muy largas.
Por lo antes expuesto es que el personal del Departamento

de la

unidad de PYME rea de archivo, manifiesta que es necesario implantar para

mayor efectividad un sistema automatizado para el control de expedientes de
41

dicha unidad, la cual agilizar de manera eficiente este proceso, ya que

permitir que los usuarios puedan acceder a la informacin solicitada sin
complicados procesos que dificultan el proceso.

Es necesario e indispensable para implementar el sistema los equipos

computarizados y que los mismos contengan los sistemas operativos
necesarios para la ejecucin de dicho sistema.

El sistema cuenta con una clave donde el usuario tiene que

suministrar su nombre y contrasea, adicionalmente el sistema esta
preparado para bloquearse antes intentos fallidos de la contrasea y nombre
de usuario evitando el uso del sistema por usuarios indebidos.

Las polticas se ven afectadas por la decisin del Departamento de

PYME, el sistema solo lo podr manipular las personas autorizadas por la
Coordinacin de PYME que este encargado del sistema.

Por lo tanto, se concluye que la implementacin de un sistema

automatizado para el control de los Expedientes llevados ante el
Departamento de Archivo de la Pequea y Mediana Empresas (PYME)
desarrollada es capaz de solventar los problemas que en el presente se
derivan del control de la documentacin resguardada en dicho departamento.

42

RECOMENDACIONES

Implementacin de sistemas automatizados para el control de los

expedientes que puedan agilizar los procesos manuales.

Actualizacin de Sistemas Operativos en algunas mquinas que

permitan el manejo del Sistema Automatizado para el control de expedientes.
Es recomendable disear un plan de seguridad y respaldo, que
permita rescatar los datos en caso de cualquier eventualidad.

Asesoramiento a los usuarios en el manejo o requerimiento del

Sistema Automatizado para el control de los expedientes llevados ante el
Departamento de Archivo de la Pequea y Mediana Empresas (PYME).

43

REFERENCIAS

BALESTRINI, R. (1997). Tcnica de la Investigacin. Editorial Mc

Graw Hill.

Diccionario de Informtica. (2001,2003). Ediciones Larousse, S.A.

HERNNDEZ,

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Investigacin. Ediciones Eneva.

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Trabajo Especial de Grado. Coordinacin de Trabajo Especial de Grado.

KORN, A. (1973). Metodologa de la Investigacin. Ediciones

COBO.

SABINO, C. (1998). El proceso de Investigacin. Editorial Panapo.

Caracas-Venezuela.

TAMAYO, C. (1998). Estadstica General. Editorial Mc Graw Hill.

44

ANEXOS

45

Pantalla 1: Seguridad de Usuarios

Pantalla 2: Pantalla de Mens

46

Pantalla 3: Sub. Mens

Pantalla 4: Zonas Registradas

47

Pantalla 5: Estantes Registrados

Pantalla 6: Renglones Registrados

48

Pantalla 7 Control de Deposito

Pantalla 8: Bsqueda de Expedientes

49

Pantalla 9: Movimientos de Expedientes

50

Pantalla 10: Prstamos de Expedientes

51

Pantalla 11: Usuarios Registrados de Seguridad

52