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TABLA DE CONTENIDO
NUMERAL
TEMA
PGINA
INTRODUCCIN
I.
1.
AUDITORAS ARTICULADAS
1.1.
1.2.
PROCEDIMIENTOS DE PARTICIPACIN DE LA
SOCIEDAD CIVIL EN LAS AUDITORAS
ARTICULADAS
1.3.
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2.
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3.
AYUDAS DE MEMORIA
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4.
BITCORA
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5.
CONVENIOS DE COOPERACIN
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6.
32
7.
34
8.
36
9.
38
II.
INTRODUCCIN
Es de conocimiento que dentro del marco del Estado Social de Derecho que nos
asiste, se propicia la participacin de la ciudadana en los asuntos del estado,
bajo la denominacin de Control Social .
La Contralora General de la Repblica no ha sido ajena a tal proceso y es as
como, en esta Administracin y dentro del Plan Estratgico 2007-2010,
Eficiencia y Moralidad en la Administracin Pblica , ha formulado como uno
de sus objetivos corporativos el del Control Fiscal participativo para una tica
de lo pblico, que busca la promocin y consolidacin del sistema de control
fiscal participativo vinculando a la ciudadana, por medio de sus
organizaciones o de manera individual, a las actividades de control y vigilancia
de la gestin fiscal con el fin de construir moralidad pblica y la identificacin
de valores ticos en la ciudadana.1
Son cuatro las estrategias que se formulan para el desarrollo del objetivo
corporativo citado a saber:
Contralora General de la Repblica. Plan Estratgico 2007 2010. Objetivo Corporativo No. 4
1. AUDITORAS ARTICULADAS2
1.1. Auditoras Articuladas con Organizaciones de la Sociedad Civil
Las Auditoras Articuladas con Organizaciones de la Sociedad Civil son una
estrategia del Control Fiscal Participativo, en la que las Organizaciones de la
Sociedad Civil que conocen de la entidad auditada, su rea misional o el sector al
cual pertenece, apoyan el proceso auditor en algunas de sus etapas.
Esta estrategia busca complementar el control fiscal el cual es una funcin pblica
ejercida por la Contralora, con el control ciudadano que es un derecho y deber
enmarcado en el artculo 2 de la Constitucin Nacional, segn el cual uno de los
fines esenciales del Estado es facilitar la participacin de todos en las decisiones
que los afectan, en la vida econmica, poltica, administrativa y cultural de la
Nacin. De esta forma, la articulacin es un ejercicio complementario pero no
sustitutivo que fortalece el control fiscal en el marco de la democracia participativa,
sin que con ello el ciudadano asuma el rol del auditor.
Con esta estrategia se pone en marcha el principio de democracia participativa, en
el cual los ciudadanos organizados ejercen un papel preponderante en el control y
vigilancia de la gestin pblica y en el uso de los recursos del Estado, la
Contralora General de la Repblica convoca a actores de la sociedad civil, como
sindicatos, gremios, asociaciones, comits de vigilancia u otras formas de
veedura para que participen en las auditoras articuladas.
Se trata, entonces, de pasar de una participacin activa, como lo es la
presentacin de quejas o denuncias, a una participacin proactiva en la que la
ciudadana a travs de sus organizaciones, realice una labor en conjunto con la
CGR en el ejercicio del control fiscal.
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1.2.2.6 Seguimiento
Una vez la entidad presente el plan de mejoramiento, el funcionario de
participacin ciudadana lo consultar o, de ser necesario lo solicitar a la
respectiva contralora delegada sectorial o al gerente departamental y proceder a
programar la mesa de trabajo respectiva en la que se socializar el plan de
mejoramiento a la organizacin articulada, por parte de la contralora delegada
sectorial.
Esta reunin en lo posible se programar antes de la declaracin de conformidad
o no conformidad sobre el plan que debe presentar la CGR, con el objeto de
contar con los aportes objetivos en relacin con la viabilidad y pertinencia de dicho
plan, por parte de la OSC, los cuales debern ser objeto de anlisis por la
contralora delegada sectorial.
Una vez sea dada la conformidad parcial o total al plan de mejoramiento, el
funcionario de participacin ciudadana enviar el plan de mejoramiento suscrito a
la organizacin que particip en la auditora articulada con el propsito de que
esta realice el seguimiento al cumplimiento del plan.
Las organizaciones de la sociedad civil, pueden realizar seguimiento al plan de
mejoramiento cuando no se tiene programada una auditora mediante los
mecanismos de control social, como el derecho de peticin y en caso de observar
incumplimiento lo debern dar a conocer a la Contralora para que esta adelante
el procedimiento respectivo.
Las organizaciones de la sociedad civil podrn articularse en las auditoras en la
modalidad de seguimiento o en las que contengan la lnea de seguimiento al plan
de mejoramiento. El procedimiento en este caso se rige por lo establecido en la
fase de articulacin.
En este sentido, la organizacin articulada podr hacer uso de los instrumentos
del control social propios de la ciudadana, pero no asume las funciones de la
CGR y, por tanto, le es prohibido solicitar informacin o presentarse ante la
administracin de la entidad correspondiente en nombre o representacin de la
CGR.
La Contralora Delegada para la Participacin Ciudadana prestar la capacitacin
requerida por la sociedad civil para conocer la forma en la que se formulan los
planes de mejoramiento y la metodologa de seguimiento a los mismos.
Igualmente, estar atenta a resolver todas las inquietudes referentes a este
procedimiento.
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Las ayudas memoria de las mesas de trabajo articuladas, sern conocidas por el
funcionario de enlace de la Delegada para la Participacin Ciudadana y por los
representantes de la organizacin civil articulada, para los ajustes y comentarios a
que haya lugar y para su posterior suscripcin
1.3.2 Rol de las Organizaciones de la Sociedad Civil
Las organizaciones de la sociedad civil articuladas con la CGR tienen, entre otros,
los siguientes roles:
Apoyar tcnicamente al equipo auditor en las mesas de trabajo articuladas.
Propender porque el anlisis y los aportes sean debidamente sustentados.
Participar activamente en el proceso, de manera que agregue valor a la
auditora, sin que ello signifique asumir el rol de auditores, pues ste es
exclusivo de la CGR.
Asistir de manera puntual a todas las mesas de trabajo articuladas, que
sean convocadas por la Contralora.
Las organizaciones de la sociedad civil deben ser conscientes de la importancia y
el rol que estn jugando en el proceso, pues stas representan ante la CGR el
control y la participacin ciudadana en la vigilancia del uso de los recursos del
Estado.
1.3.3 Rol de la Contralora Delegada para la Participacin Ciudadana
La Contralora Delegada para la Participacin Ciudadana, a travs de sus
funcionarios de enlace en el nivel central y de los grupos de participacin de las
Gerencias Departamentales, cumple entre otros con los siguientes roles:
Adelantar procesos de formacin a las organizaciones de la sociedad civil
para efectos de articularlas al proceso auditor.
Trabajar de manera conjunta con las contraloras delegadas sectoriales
durante la elaboracin del PGA, con la finalidad de seleccionar de comn
acuerdo, las entidades en las cuales se llevarn a cabo auditoras
articuladas con organizaciones de la sociedad civil.
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3. AYUDA DE MEMORIA3
El acpite correspondiente a las Auditoras Articuladas de la Gua de Auditora
-Audite 3.0 seala que las ayudas de memoria de las auditoras articuladas
sern elaboradas por las Contraloras Delegadas Sectoriales, de manera
independiente a aquellas que se realicen en desarrollo de las mesas de trabajo
ordinarias y deben ser conocidas por los funcionarios de enlace de Participacin
Ciudadana y por los representantes de la Organizacin participante, para sus
ajustes, comentarios y posterior suscripcin.
Como ayuda didctica para aquellos que desconocen sobre la materia, se
transcribe lo pertinente de la Gua Audite 3.0
El desarrollo de temas tratados y las conclusiones de las mesas de trabajo, se
registran en un documento denominado ayuda memoria.
La ayuda memoria debe ser firmada por los integrantes del equipo auditor que
participaron en la mesa y no requiere aprobacin formal en sesin de la misma o
de otra instancia. Este documento formar parte de los papeles de trabajo y su
conservacin y archivo estar a cargo del lder de equipo.
Las ayudas memoria deben ser enviadas al observatorio de la Contralora
Delegada por el responsable de entidad en el nivel central y por el coordinador de
gestin en el Nivel Desconcentrado, dentro de los cinco (5) das hbiles siguientes
a la realizacin de la mesa de trabajo.
Su contenido general es:
Identificacin del sujeto o punto de control auditado.
Datos de informacin del proceso auditora.
Nombre de los participantes.
Relacin de Temas Tratados.
Relacin
y descripcin de las conclusiones, recomendaciones,
compromisos y responsables.
Mecanismos de seguimiento y fechas de verificacin.
Firmas de los integrantes del equipo auditor que participaron en la mesa de
trabajo.
Al concluir las reuniones de las mesas, el equipo deber:
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_______________________
Responsable Entidad
______________
Auditor 1
____________________
Lder Equipo
________________
Auditor 2
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____________________
Auditor 3
4. BITCORA
(Propuesta)
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En el desarrollo de la Planeacin:
Resumen de la presentacin de la organizacin articulada al sujeto o punto de
control:
Fecha:________________
Aportes de la Organizacin articulada al memorando de planeacin y sugerencias
para el desarrollo de la auditora:
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EN LA FASE DE EJECUCIN
Fecha:________________
Cumplimiento de los compromisos de la organizacin articulada
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FASE DE INFORME
Fecha:________________
Presentacin a la organizacin articulada de la parte pertinente del informe
preliminar de auditora y comentarios del mismo (El informe presentado se
contraer nicamente a aquella(s) lnea(s) de auditora en que haya participado la
organizacin, siempre y cuando la articulacin haya generado valor agregado al
proceso auditor).
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INFORME FINAL
Fecha:________________
Comentarios de la organizacin articulada sobre el informe final de auditora. (El
informe se suministra una vez oficializado por la CGR; es decir habindose
entregado al sujeto de control)
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PLAN DE MEJORAMIENTO
Fecha:________________
Aportes objetivos en relacin con la viabilidad, pertinencia, plazos y acciones
propuestas por la entidad sujeto de control en el Plan de Mejoramiento.
El funcionario de enlace
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5. CONVENIOS DE COOPERACIN.
La firma del Convenio de Cooperacin para la Vigilancia de la Gestin Pblica,
corresponde a la etapa final de la Fase de Vinculacin, del Procedimiento de
Participacin de la Sociedad Civil en las Auditoras Articuladas, cuyo trmite est
establecido en la Gua de Auditora Gubernamental con enfoque integral.
Dentro de los documentos que debe aportar la Organizacin de la Sociedad Civil
se encuentra la denominada ficha tcnica, que corresponde a un somero extracto
de su condicin de Organizacin Civil.
Con la finalidad de mejorar este instrumento y tener un punto de partida sobre el
conocimiento que detente la organizacin civil que se pretende articular, acerca
de la entidad que se quiere auditar en aspectos tales como su rea misional y de
apoyo, el sector al que pertenece y las calidades y conocimientos tcnicos,
ponemos a consideracin el modelo que se presenta como anexo.
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NO___
4 Particip en la discusin del plan de mejoramiento que propuso la entidad en la cual usted ayudo en
la auditoria?
SI____ NO____
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SI____ NO____
6
Diga los tres aportes que cree usted fueron los ms importantes que hizo?
A__________________________________________________________
B__________________________________________________________
C ________________________________________________________
7 Qu tan satisfecho lo dejan los resultados del trabajo del proceso auditor ejecutado entre la
organizacin que usted represento y la Contralora General de la Repblica?
Mucho_____
Poco ______
Nada ______
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En que medida cree que su participacin aport para realizar un mejor proceso auditor?
Mucho_____
Poco ______
Nada ______
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RESPUESTA
INVALIDA
SI
NO
TOTAL
CARACTERIOSTICA A EVALUAR
RESPUESTA
INVALIDA
MUCHO
POCO
NADA
TOTAL
De conformidad con el
PROCEDIMIENTO APLICACIN, TABULACIN,
PROCESAMIENTO Y ANLISIS DE LAS ENCUESTAS DE SATISFACCIN DEL
CLIENTE, las encuestas de la satisfaccin del ciudadano deben ser remitidas por las
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9.
No. DE AUDITORAS
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GERENCIAS
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SAN ANDRES
SANTANDER
SUCRE
TOLIMA
VALLE
VAUPES
VICHADA
TOTAL PLANEADAS
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5
1
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0
79
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