MANUALES DE ORGANIZACIN

El Manual de Organizacin debe contener los siguientes elementos:

1. Descripcin de la Empresa
2. Breve Historia de la Empresa
3. Misin y Visin
4. Objetivos
5. Polticas
6. Organigrama General
7. Anlisis de Puestos
8. Manual de Procedimientos
A continuacin se detallan los puntos anteriores.
1. Descripcin de la Empresa
Nombre de la empresa, tamao, giro, domicilio y logo (si se tiene).
2. Breve Historia de la Empresa
Descripcin del origen de la empresa, cmo inici (instalaciones, equipo, empleados, etc.),
principales logros (crecimiento, diversificacin, integracin, etc.).
3. Misin y Visin
La Misin de la empresa es determinar lo que la empresa persigue lograr y que justifica su
existencia; es decir, una descripcin de la razn de ser de la empresa; nos muestra aspectos
concretos acerca de qu es la empresa, qu ofrece y cules son sus propsitos
socioeconmicos.
La Visin es establecer la posicin que se pretende que la empresa tome en el futuro, es decir,
hasta donde queremos llegar.
A continuacin se encuentra un formato de llenado para ambos.
Formato para elaborar la Misin y la Visin empresarial
Elementos para disear la Misin:
1. A qu se dedica:
2. Productos y/o servicios que ofrece:

3. Mercado al que se concurre:

4. Compromiso econmico:
5. Compromiso social:
Elementos para disear la Visin:
Objetivos de mejora que se pretenden en el mediano plazo (de 3 a 5 aos) en algunos de los
siguientes casos:
1. Ingresos o utilidades
2. Capacidad instalada
3. Equipamiento
4. Instalaciones
5. Mercado o clientes
6. Empleados
7. Organizacin operativa (controles)
4. Objetivos
Objetivos Generales.
El objetivo debe establecerse con base a un fundamento o premisa real; representa una meta
caracterizada por un lapso de tiempo (preferentemente de un ao), y logros especficos y
medibles en comparacin a un periodo similar anterior. Es importante que todo el personal los
conozca y entienda para que su estructura refleje los niveles que se pretenden alcanzar.
El Objetivo General debe contener principalmente:
1. Determinar qu es lo que se pretende lograr, debe estar acorde a la Misin de la empresa y
debe ser medible y alcanzable, establecido en base a una premisa histrica.
Por ejemplo: en el ejercicio inmediato anterior se registraron ventas por $60,000 y se pretende
que en base a esto, incrementar las ventas en un 5% para este ao (a travs de contactar
nuevos clientes, diversificar productos, atacar nuevos mercados, etc.), o sea llegar a vender
$63,000, en el presente ao.
2. Plazo de realizacin, que es establecer un periodo o plazo en el cual se pretende realizar el
objetivo, de acuerdo a la capacidad de la empresa. Cabe sealar que para objetivos
generales, plazos de un ao seran adecuados.
Por ejemplo: se contactarn 10 nuevos clientes en este ao (lo que se podr medir al final del
periodo con el registro de clientes).

3. Periodo de evaluacin, lo recomendable sera establecer un periodo para evaluar el

cumplimiento parcial de los objetivos.
Por ejemplo: si al finalizar el ao pretendemos incrementar nuestra cartera de clientes en 24
nuevos clientes, es conveniente establecer una meta de 2 nuevos clientes mensuales y
verificar el logro de la meta cada da ltimo de mes.
4. Comparacin grfica del avance en el cumplimiento del objetivo, que es recomendable al
considerar que ste tipo de documentos, ilustran con mayor claridad el avance registrado,
contra las metas intermedias. Se pueden utilizar grficas de barras o de lneas, que pueden
elaborarse manualmente si es posible, en computadora.
5. Hacer del conocimiento del personal, lo que es parte fundamental para que los esfuerzos de
todos los miembros de la empresa, encaminen sus esfuerzos hacia el logro de los mismos.
Objetivos Departamentales.
Los Objetivos Departamentales son los que cada rea establece de forma unilateral, para
lograr los objetivos generales de la empresa, y corresponde solamente a ellos el logro de
stos.
Los Objetivos Departamentales deben contener, adems de los aspectos sealados
anteriormente, lo siguiente:
1. Precisar los logros del rea, acorde al objetivo general y por lo tanto de acuerdo a la Misin.
2. Hacerlo del conocimiento de todos los involucrados.
3. Definir responsabilidades especficas de cada miembro del departamento.
5. Polticas
Polticas Generales
Son una gua para orientar la accin de los miembros de la empresa (principalmente los que
toman decisiones), establecen los lmites de las decisiones y especifican aquellas que pueden
tomarse excluyendo las que no se permite. Son reglas establecidas por la Direccin General
(fundamentalmente) y que deben ser del conocimiento del personal, quienes adems las
deben respetar.
Las polticas estn dirigidas a mejorar la eficacia de la organizacin, a resolver algn conflicto
o confusin, y en general a mantener un criterio homogneo de la operacin de la empresa.
Algunos ejemplos de polticas generales son:

a) No se permite fumar dentro de las instalaciones de la empresa

b) Todo el personal debe conservar una buena imagen fsica: cuidar el aseo personal, el
cabello.
c) Dar un buen servicio y trato amable al cliente.
Polticas Departamentales
Son reglas establecidas de manera independiente por cada Encargado de Departamento, para
su propia rea, son algo similar a las Polticas Generales, pero llevadas a un grupo reducido
de personas, como son las administrativas, de contabilidad, de recursos humanos, de
produccin, etc.
Ejemplos de una polticas departamentales (administrativas y de venta) seran:
Toda la informacin y documentacin relativa a algn cliente deber de estar contenida en
una carpeta membreteada y archivada adecuadamente.
Los plazos de crdito a clientes es de 15 das.
Solo el Director General puede autorizar plazos de crdito a clientes superiores a 15 das.
6. Organigrama General
Es la representacin grfica de la estructura, jerarqua e interrelacin de los rganos que
componen la empresa de manera que muestre una divisin ordenada y sistemtica de las
unidades de trabajo.
Proporcionan una imagen formal de la organizacin, constituyen una fuente de consulta oficial,
facilitan el conocimiento de una organizacin y sus relaciones de jerarqua.
Los criterios fundamentales para su diseo son:
a) Precisin. Especifica las unidades administrativas y sus interrelaciones, las cuales deben
definirse con exactitud, con lneas.
b) Sencillez. Deben ser lo ms simple posible, para representar la(s) estructura(s) en forma
clara y comprensible.
c) Uniformidad. En su diseo es conveniente homogeneizar el empleo de nomenclatura,
lneas, figuras y composicin para facilitar su interpretacin.
d) Presentacin. Su formato y estructura deben disearse en funcin del objetivo.
e) Vigencia. Deben mantenerse actualizados, para esto se recomienda que en el margen
inferior derecho se anote el nombre de la unidad responsable de su elaboracin y la fecha de
autorizacin.
Nota: Debe ponerse especial cuidado en las lneas de Autoridad Directa, Funcional, y de Staff,
as como las de colaboracin.

7. Anlisis de Puestos
Es la especificacin de las caractersticas y tareas inherentes a cada uno de los cargos que
forman parte de la estructura orgnica de la empresa necesarios para cumplir con la Misin.
El conjunto de stos son parte fundamental del Manual de Organizacin de la Empresa, y
cebe entregarse una copia del que corresponde a cada miembro.
8. Manual de Procedimientos
Constituye un instrumento tcnico que da informacin sobre la sucesin cronolgica y
secuencial de operaciones relacionadas entre s, para la realizacin de una funcin, actividad
o tarea especfica de una empresa.
Todo procedimiento puede incluir la determinacin de tiempos de ejecucin, el uso de recursos
materiales y tecnolgicos, y la aplicacin de mtodos de trabajo y control.
Contar con una descripcin de los procedimientos permite comprender mejor el desarrollo de
las actividades de rutina en todos los niveles jerrquicos, lo que permite la disminucin de
fallas u omisiones y el incremento de la productividad.