Archivo General de la Nacin

Direccin del Sistema

Nacional de Archivos

Criterios para el proceso de

descripcin de
acervos fotogrficos

Fecha de elaboracin: 18 de agosto 2011

Acuerdo: 2.3/10

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ndice

Introduccin

Objetivo general

Informacin tcnica

Estructura de la
documentacin
Criterios para el
proceso de descripcin

Archivo General de la Nacin

Introduccin

El Archivo General de la Nacin, a travs de la Direccin del Sistema

Nacional de Archivos, elabor con el apoyo de su rgano asesor: el
Comit Tcnico Consultivo de Unidades de Correspondencia y Archivo
del Gobierno Federal (Cotecuca) los presentes Criterios, cuya finalidad
es servir de referencia para la descripcin de acervos fotogrficos que
producen como parte de sus funciones y actividades las dependencias y
entidades de la Administracin Pblica Federal.

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Objetivo general

Establecer el marco de referencia para la descripcin de acervos

fotogrficos que producen como parte de sus funciones y actividades las
dependencias y entidades de la Administracin Pblica Federal para
garantizar la conservacin del patrimonio documental de la nacin.

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Informacin tcnica
Proceso de descripcin
Descripcin archivstica. Elaboracin de una representacin exacta de la unidad
de descripcin y, en su caso, de las partes que la componen mediante la recopilacin,
anlisis, organizacin y registro de la informacin que sirve para identificar, gestionar,
localizar y explicar los documentos de archivo, as como su contexto y el sistema que
los ha producido. ISAD (G).

Unidad de descripcin. Documento o conjunto de documentos, cualquiera que

sea su forma fsica, tratado como un todo y que como tal constituye la base de una
nica descripcin. ISAD (G).

Documento de archivo. Es aquel que registra un hecho, acto administrativo,

jurdico, fiscal o contable, creado, recibido, manejado y usado en el ejercicio de las
facultades y actividades de las dependencias y actividades.

Tipo documental. Clase de documentos que se distinguen por la semejanza de

sus caractersticas fsicas y/o intelectuales. ISAD (G).

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Estructura de la documentacin
Toda la documentacin de un archivo bien organizado adquiere una estructura que
permite el control y la recuperacin de cada unidad documental del acervo.

La estructura del archivo est basada en los conceptos de fondo, seccin y serie que
establecen un principio de diferenciacin, estratificacin y jerarqua de los diversos
grupos documentales que conforman el acervo.

Fondo. Conjunto de documentos producidos orgnicamente por una dependencia o

entidad, con cuyo nombre se identifica.

Seccin. Cada una de las divisiones del fondo, basada en las atribuciones de cada
dependencia o entidad, de conformidad con las disposiciones legales aplicables.

Serie. Divisin de una seccin que corresponde al conjunto de documentos

producidos en el desarrollo de una misma atribucin general y que versan sobre una
materia o asunto especfico.

Expediente. Unidad documental constituida por uno o varios documentos de

archivo, ordenados y relacionados por un mismo asunto, actividad o trmite de una
dependencia o entidad.

Unidad

documental simple. La unidad archivstica ms pequea

intelectualmente indivisible, por ejemplo una carta, una memoria, un informe, una
fotografa, una grabacin sonora. ISAD (G).

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Agrupaciones artificiales:
Colecciones artificiales. Son agrupaciones de documentos adquiridos por
compra o donacin, por lo tanto no tienen carcter seriado, sino que el elemento de
vnculo entre los mismos es un tema o personaje.

Secciones ficticias. Son agrupaciones realizadas en los archivos a partir de

documentos de sus fondos por razones de conservacin o de instalacin,
determinadas por su soporte (carteles, mapas, planos, fotos, etctera).

Criterios para el proceso de descripcin

Elementos de estructura:
Fondo

Registrar el nombre del fondo:

Secretara de Gobernacin

Seccin

Registrar el nombre de la seccin:

9C Comunicacin Social

Serie
Registrar el nombre de la serie a la que pertenece la unidad de descripcin en
proceso. (Vase Cuadro general de clasificacin archivstica de la dependencia o
entidad)

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Elementos de localizacin:
Nmero de guarda (sobre o carpetilla)
Consignar el nmero registrado en la guarda (sobre o carpetilla), si ste es de un solo
dgito o dos, se agregarn uno o ms ceros a la izquierda del mismo, segn aplique.
Ejemplo:

001
034
128

SIGNATURA. La numeracin es del uno al n y deber estar registrada en la guarda

(sobre o carpetilla).

Nmero de caja
Consignar el nmero de la unidad de instalacin en donde se ubicar la guarda (sobre
o carpetilla) del proceso de descripcin.
Cuando se trate de un solo dgito, se agregar un cero a la izquierda.
Ejemplo:

01
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Elementos de contenido:
Soporte

Marca con una X la opcin que corresponda

Soporte: V= Vidrio, P= Plstico (nitrato y acetato), C= Copia fotogrfica.

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Titulo
(Durante el proceso de identificacin de los negativos o fotografas se recuper y se consign en la
guarda (sobre o carpetilla) de cada una, la informacin registrada en ella o en documentos anexos).

Para este apartado se revisar la informacin registrada en la guarda (sobre o

carpetilla) y se tomaran los elementos informativos necesarios.
El ttulo ser la representacin condensada y abreviada de la imagen.
No utilizar abreviaturas y utilizar al mnimo el entrecomillado
Indicar el tema principal sin detenerse en circunstancias laterales o anecdticas,
eludir adjetivos calificativos o juicios de valor.
A falta de datos o incongruencias en la informacin registrada en la carpetilla
para la descripcin del contenido grfico de una fotografa, si es factible,
vincular la informacin con otras imgenes de la serie de proceso de
descripcin.
Si no es factible lo anterior, obtener informacin y describir el contenido de la
imagen de manera condensada y abreviada.

Para facilitar el registro del ttulo, ste se dividir en dos secciones temticas, si
es necesario se utilizarn ambas. Si en la descripcin se especifica el personaje
y la accin en una sola referencia se registrar en la seccin de tema tpico.
Tema tpico

Se indicar el tema general dado para reconocer el contenido de las imgenes,

evitando repeticiones de informacin.
La descripcin en algunos casos:

Reflejar la accin capturada en la imagen.

o Avioneta fumigando un planto de amapola.

Se indicar el objeto capturado en la imagen.

o Cuadro de la Virgen Mara.

Registro del evento o acto capturado en la imagen.

o Desfile de policas de Seguridad Pblica.

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En los eventos jerarquizar el acto principal con las acciones que se observan.
o Tercera semana de la ciencia y tecnologa, ponentes.
o Campaa de alfabetizacin, Ernesto Zadillo Ponce de Len en discurso
de inauguracin.

Si en la descripcin se asienta el personaje y la accin en una sola referencia,

se registrar primero en este apartado, los personajes secundarios son de libre
eleccin, registrarlos en la seccin de personajes.
o Miguel de la Madrid Hurtado inaugurando una exposicin de arte colonial.
o [Colecta de Cruz Roja Mexicana], Carlos Salinas de Gortari aportando su
donativo.
Tema personaje

En este punto se registrar el nombre (s) del personaje (s), estos podrn ser reales o
representativos y se recomienda un mximo de tres nombres.

En algunos casos ser difcil identificar al personaje (s) principal (es), por lo
tanto, es conveniente registrar a los personajes que se reconozcan, aunque
stos sean actores secundarios en la imagen. El registro de los personajes se
llevar de izquierda a derecha.

La descripcin asentar:

Personajes reales, si es posible nombre completo.

o Miguel de la Madrid Hurtado.
o Schultz.
o Carlos Salinas de Gortari.

Personaje representativo
o Benito Jurez, retrato al leo.

Si el nombre del personaje se incluy en la accin, no repetir en esta seccin.

En los casos que resulta imposible identificar al personaje, el registro deber

dejarse en blanco.

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Lugar
Este dato registrar el lugar plasmado en la imagen.

Si se cuenta con la informacin se anotarn los siguientes elementos:

1. Sitio, anotar el nombre del lugar o localidad plasmado en la imagen.
2. Municipio y estado, ubicar la imagen conforme a la entidad federativa:
estatal y municipal.
3. Pas, consignar el nombre del pas, sin abreviaturas.
1. Escuela Benito Jurez
2. Macuspana, Tabasco
3. Mxico

1. Barrio Alto
2. Macuspana, Tabasco
3. Mxico

Cuando el lugar no est expresado, pero pueda deducirse del contenido de la

imagen o de otras fotografas que registran la localidad, se indicar entre
corchetes. [ ]
o [Pachuca, Hidalgo]

Si no es posible saber el lugar, se indicar, entre parntesis:

o (s.l.). sin lugar

Fecha
La referencia se asentar a partir de los tres elementos de la data cronolgica en el
siguiente orden: da, mes y ao.

Registrar con nmeros arbigos:

o Ao, anotacin completa.
o Da, cuando se trate de un solo dgito se le agregar un cero a la
izquierda.

Registrar completos y con letras minscula los nombres de los meses.

o 01-abril-1989

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A la hora de datar podemos encontrarnos con la falta de fecha, por lo que recurriremos
a la data archivstica, misma que siempre va entre corchetes. En este sentido los
criterios sern los siguientes:

Cuando la fecha no est explicita, pero podamos deducirla por otros

documentos o fotografas, se expresar entre corchetes.
o [abril de 1992]
o [1985]

Si resulta imposible deducir la fecha a partir de las referencias anexas, pero por
conocimiento del evento realizado o por deducciones histricas nos acercamos
a una fecha aproximada, est se registrar con la abreviatura ca. Del latn
circa (alrededor de, aproximadamente).
o [ca.1985]

En caso de que no podamos conocer el ao aproximado, pero sepamos las

fechas en las que vivieron los personajes o autoridades conocidas plasmadas
en la imagen, se indicar la fecha de su administracin.
o [1988-1994]

Cuando se trate de un dispositivo fotogrfico, se deber especificar en el campo de

tipo de FORMATO.

Formato

Marcar con una X la que corresponde

3X

4X

5X

6X

8X10

8X1211X14

panormica

Tono

Marcar con una X la opcin que corresponda

Blanco y negro

color

monocromo

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Estado de conservacin

Marcar con una X la opcin que corresponda

Bueno
Regular, del 1 al 20%
Malo, del 1 al 30%

En caso de que exista algn dao, sealar la opcin que corresponda

Adhesivo

Marcas de doblez

mutilacin (es)

corrosiones

corte (s)

manchas

oxidacin (tono amarillento)

Observaciones
Espacio para registrar datos no asentados en otros campos.

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