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GESTIN DOCUMENTAL
FECHA
No. SOLICITUD
RESPONSABLE
DESCRIPCIN
Grupo de Archivo y
Gestin Documental.
1.0
AMCV
19/09/2014
Oscar Serrato
Lina Ramirez
Marcela Camacho
Grupo de
Archivo y Gestin Documental
AMCV
Grupo de
Archivo y Gestin Documental
Sistema de archivo de la
entidad:
Central
General
Satlites
Especializados
Otros
N de depsitos
1
Observaciones
2. IDENTIFICACIN DE LA ENTIDAD A LA QUE PERTENECE EL ARCHIVO
1. Nombre
Archivo General de la Nacin
2. Nivel:
Nacional
x
Departamental
Municipal
Distrital
Extranjero
3. Sector
Cultura
4. Organismo a que
Ministerio de cultura
pertenece:
5. Carcter de la entidad:
Pblica
x
Privada
Mixta
Privada / funciones pblicas
Privada / inters cultural
Familiar
Personal
Otra
6. Ubicacin en la estructura
Rama ejecutiva
del estado (rama)
AMCV
Grupo de
Archivo y Gestin Documental
Municipio
11 Tiene regionales y
sucursales:
Especifique:
12. N de dependencias:
13. Misin de entidad:
22 de diciembre de 1989
Acto legal:
Ley 80
Carrera 6 No. 6 - 91
Tel:
Categora:
3282888
Bogot
Fax:
E-mail:
www.archivogeneral.gov.co
Departament
Cundinamarca
o:
6
SI
NO
27
El Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado es un establecimiento pblico del orden nacional encargado de formular, orientar y controlar la Poltica
Archivstica, coordinar del Sistema Nacional de Archivos y la Red Nacional de Archivos, y garantizar la conservacin del patrimonio documental, asegurando los derechos
de los ciudadanos y el acceso a la informacin, as como, el mejoramiento en la eficiencia de la gestin pblica, la eficiencia de Estado a travs de una gestin documental
articulada con el uso de las Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones.
b. Profesin:
Bibliotecologo y Archivsta
c. Cargo:
Director
d. Tiempo en el cargo:
3 aos
OBSERVACIONES:
3. ADMINISTRACIN DEL ARCHIVO
1. Jefe del archivo:
a. Nombre
Angela Marcela Camacho Vargas
b. Profesin u oficio
Sistemas de informacin y documentacin, bibliotecologa y archivsta
c. Cursos de capacitacin
Maestra en investigacin en documentacin
2. Existe en el organigrama de
SI
la entidad la seccin o divisin
de archivo:
3. Existe en el organigrama de
SI
la entidad el cargo de jefe de
archivo:
4. El responsable est
SI
dedicado de tiempo completo al
archivo:
Funciones que desempea:
5. Cargo que ocupa el
Coordinador Grupo de Archivo y Tiempo en el cargo
10 meses
responsable del archivo
Gestin Documental
6. A que dependencia
pertenece el archivo dentro de la Secretaria General
entidad:
Nombre:
Cargo:
7. Jefe inmediato del
Claudia Ivonne Factor Lugo
responsable de archivo:
Propio:
Asignado por
8. Presupuesto anual del
la
archivo:
dependencia:
AMCV
NO
x
NO
x
NO
x
Tiempo en la
3 aos
entidad
Secretaria
General
Segn
necesidades:
Otro:
Grupo de
Archivo y Gestin Documental
Personal: tipo:
Reprografa: tipo:
Preservacin: tipo:
Otros:
AMCV
Mantenimiento:
tipo:
Prrofesionales especializados
Capacitacin:
para: (1) Instrumentos
tipo:
archivsticos, (2) Caracterizacin
de usuarios.
Equipos: tipo:
Organizacin:
tipo
Prestacin de servicios de
mensajera, Contratacin para la
implementacin del proyecto del
Sistema de Gestin de
Documento Electrnico de
Archivo
SI
NO
x
Entidad:
Archivo:
SI
SI
SI
NO
NO
NO
Grupo de
Archivo y Gestin Documental
SI
18.ExisteComitdeArchivo:
SI
SI
SI
SI
NO
NO
NO
NO
SI
NO
SI
NO
x
NO
x
Funcionamiento:
Coordinador
(Profesional
especializado)
Profesional
especializad
o1
Profesional
especializad
o2
Tcnico de
archivsta
Radicadores
(2)
Auxiliar de
archivo
Patinador
radicador
3
Profesional (P) :
AMCV
Tcnico (T):
Asistencial (A):
Capacitacin
Nombrado
Archivsta
Desde
cuando se
aplica:
Acto
administrativ
o y fecha:
Asignado
Tiempo
Vinculacin:
Contratato
(C) Planta
(P)
Dedicacin
(tiempo):
Completo
(CP) Medio
(M)
Parcial (PR)
10 meses
CP
Archivsta
8 meses
Comunicador
social
6 meses
3 aos
CP
10 meses
CP
8 aos
CP
8 aos
CP
Tcnico de
archivsta
Radicadores (2)
Auxiliar de
archivo
Patinador
radicador
Grupo de
Archivo y Gestin Documental
AMCV
SI
SI
SI
SI
x
x
SI
SI
SI
SI
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
x
x
x
x
x
x
x
SI
NO
5
50 consultas
500
Interno
54
Segn programacin del Sistema Nacional de Archivos
Seguimiento a las dependencias internas, y capacitaciones
No
No
No
No
No
No
Temp:____________
(promedio)
Sur:
Occidente:
rea construida:
Planos
tcnicos:
Grupo de
Archivo y Gestin Documental
No.
Sotano:
Construidos:
Mezanine:
Adecuados:
Asignados:
Tomados:
Son suficientes:
SI
NO
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
SI
NO
SI
NO
SI
NO
NO
Especifique:
Los depsitos son asignados teniendo en cuenta la produccin documental establecida por las
Especifique:
3. Con qu reas cuenta el
Administrativa:
archivo:
Descrp./Clasif:
Reprografa:
Limpieza:
Consulta:
Bao:
Cafetera:
Conservacin:
Otro:
4. Todas las reas del archivo se encuentran en el mismo espacio:
Especifique:
5. El rea de los depsitos est separada de las dems:
Cmo est separada:
Tiene llave:
6.
7.
8.
Ventanas
Claraboyas
Puerta
2. Poseen los depsitos
iluminacin artificial:
N de focos:
AMCV
Quien la
maneja:
NO
NO
Persiana
Abierta
24 H
SI
NO
Diferenciada:
Encendida:
Horas
Laborales
Ocasional
Sellada
Si
No
Deterioro
Rota
Otro
Grupo de
Archivo y Gestin Documental
Puertas:
Rejillas:
Otro:
Observaciones:
4. Ventilacin artificial dada
por:
Ventiladores:
Aire acondicionado:
Otro:
5. Los depsitos cuentan con Humedad Relativa:
sistemas de regulacin de:
Temperatura:
Ventilacin:
Iluminacin:
Filtrado de aire:
Observaciones:
Medicin de condiciones ambientales:
Humedad Relativa:
Temperatura:
Iluminacin:
6. La entrada de polvo se da
por:
Hay tapetes:
Hay cortinas
4. CONDICIONES DE PREVENCIN DE DESASTRES Y MANTENIMIENTO
1. Existe un plan de
La entidad:
prevencin de desastres para
Para el archivo:
El edificio posee detector de
incendios:
No. de detectores en el rea del
archivo:
Funcionan:
Labor de mantenimiento:
Cuales:
El edificio posee extintores:
No. de extintores en el rea de
archivo:
Funcionan:
Labor de mantenimiento:
Cuales:
2. Cuenta la entidad con centros de apoyo cercanos en caso de desastre:
3. Con Comit Paritario de Salud Ocupacional:
AMCV
Horas
Laborales
Encendida:
24 H
Horas
Laborales
Ocasional
SI
NO
Tipo:
SI
SI
SI
NO
NO
NO
Equipo y puntos de
SI
SI
NO
NO
SI
NO
Escrito:
SI
NO
Escrito:
SI
NO
Tipo:
SI
SI
NO
NO
SI
NO
SI
SI
NO
NO
SI
SI
NO
NO
10
Tipo:
Tipo:
Grupo de
Archivo y Gestin Documental
Semestral
Depsito
Documentacin
Observaciones:
13. Se realizan acciones de
control microbiolgico en reas
y/o en documentacin:
Mtodo, frecuencia, productos:
14. Inspeccin depsito
ELEMENTO
SI
SI
SI
SI
SI
SI
NO
NO
NO
NO
NO
NO
SI
SI
SI
SI
SI
SI
NO
NO
NO
NO
NO
NO
EQUIPOS Y
MATERIALES
Mensual
Otro
SI
MATERIAL
NO
ESTADO DE CONSERVACION
Grietas
Humedad
Ataq.
Insectos
Otro
Pisos
Muros
Techos
Divisiones
V Bajantes : a la vista:
Grietas:
V Conductos de energa: a la
vista:
Deterioro:
SI
SI
NO
NO
SI
NO
SI
NO
Observaciones:
15. Realice un esquema del archivo y su distribucin, identificando reas, puertas, ventanas y
Convenciones:
16. Relacin de registro fotogrfico:
OBSERVACIONES:
AMCV
11
Grupo de
Archivo y Gestin Documental
AMCV
Aproximado:
SI
NO
No.
SI
SI
SI
SI
SI
NO
NO
NO
NO
NO
No.
No.
No.
No.
No.
SI
SI
SI
SI
SI
SI
NO
NO
NO
NO
NO
NO
No.
No.
No.
No.
No.
No.
SI
NO
No.
SI
SI
SI
SI
SI
SI
NO
NO
NO
NO
NO
NO
No.
No.
No.
No.
No.
No.
SI
SI
SI
NO
NO
NO
No.
No.
No.
SI
SI
NO
NO
SI
NO
Metal:
Metal:
Distancia
promedio:
SI
NO
Aprox.:
12
Madera:
Madera:
Otro:
Otro:
Grupo de
Archivo y Gestin Documental
AMCV
SI
NO
SI
SI
SI
SI
SI
x
x
NO
NO
NO
NO
NO
SI
SI
SI
SI
x
x
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
x
x
x
x
x
x
x
x
x
SI
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
x
x
x
x
x
x
NO
SI
NO
SI
NO
Parcial:
Parcial:
Parcial:
Parcial:
Total:
Total:
Total:
Total:
x
x
x
NO
SI
13
Acto administrativo de
aplicacin:
Grupo de
Archivo y Gestin Documental
AMCV
SI
SI
SI
SI
x
x
NO
NO
NO
NO
NO
En proceso de
actualizacin
Aplicacin de
las Tablas d
Retencin
Documental
SI
SI
NO
SI
NO
SI
SI
SI
NO
NO
NO
SI
NO
SI
NO
SI
NO
SI
NO
14
Grupo de
Archivo y Gestin Documental
SI
SI
NO
NO
SI
SI
SI
SI
NO
NO
NO
NO
SI
SI
NO
NO
Tipo:
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
Tipo:
Tipo:
Tipo:
Tipo:
Tipo:
Tipo:
Tipo:
Tipo:
Tipo:
Tipo:
SI
NO
SI
NO
SI
NO
SI
NO
SI
NO
SI
NO
SI
NO
SI
NO
Tipo:
Tipo:
Tipo:
Enumere:
Enumere:
15. Limpieza:
Otros:
Enumere:
AMCV
15
Grupo de
Archivo y Gestin Documental
AMCV
16
Grupo de
Archivo y Gestin Documental
Organigrama:
Lista de dependencias:
1
2
3
(Adjunte al presente diagnstico el
organigrama vigente de la Entidad)
(Diligencie el anexo 1: Lista de
dependencias, el nombre del
responsable de la oficina, identifique
las reas misionales y de apoyo de
toda la Entidad)
NO X
SI
NO x
Carrera 6 No. 6 - 91
3282888
+57+1 337 2019
Cundinamarca
Bogot
6
Carlos Alberto Zapata Crdenas
contacto@archivogeneral.gov.co
www.archivogeneral.gov.co
01 de agosto de 2014
300
3 sedes:
Direccin
Carrera 6 No. 6 - 91
Santander
Paloquemado
Telfono
Fax
3282888
3282888
N.A.
AMCV
SI
17
NO
Grupo de
Archivo y Gestin Documental
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
Secretaria General
marcela.camacho@archivogeneral.gov.co
Coordinador, profesional especializado
grado 15
Rol que
Desempea
Tipo de Vinculacin
Profesional
especializado 1,
Archivsta
Profesional
especializado 2,
Contrato
Comunicador
social
Tcnico de
Planta
archivsta
Contrato
Radicadores (2)
Auxiliar de
Planta
archivo
Patinador
Planta
radicador
El rea encargada de gestin documental cuenta con un espacio disponible en
SI
El rea encargada de gestin documental participa en la normalizacin de
SI
El rea encargada de gestin documental participa en la definicin de
SI
El rea encargada de gestin documental realiza seguimiento a la clasificacin,
SI
El rea encargada de gestin documental participa en actividades de seguridad
SI
Contrato
16
17
18
19
20
AMCV
18
No.
Personas
1
1
2
1
2
NO
NO
NO
NO
NO
x
x
x
x
Grupo de
Archivo y Gestin Documental
21
Sistema de Archivo
Archivos de gestin
Archivo central
Oficina de correspondencia
Biblioteca
Centro de documentacin
SI
Enumere la
1 para
cantidad de
archivo
depsitos con los cenrral
cuenta la Entidad
SI
SI
SI
SI
SI
SI
x
28
1
x
x
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
x
SI
SI
NO
SI
NO
x
SI
NO
SI
SI
NO
SI
NO
AMCV
NO
x
Valor
Rubro
SI
NO
x
19
Grupo de
Archivo y Gestin Documental
c
d
e
f
6
7
g
Indique otros servicios tercerizados
relacionados con la gestin documental
en la Entidad y los contratos
correspondientes
Cul es la proyeccin de presupuesto
para el ao siguiente?
El rea encargada de la gestin
documental cuenta con otras fuentes de
financiacin?
Cules:
Gestin de Correspondencia
Procesos de organizacin, ordenacin,
clasificacin y/o descripcin documental
SI
SI
SI
NO
SI
NO
SI
NO
SI
NO
SI
NO
SI
NO
NO
NO
x
AMCV
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
20
x
x
x
x
x
N.A.
N.A.
NO
NO
NO
NO
NO
NO
N.A.
N.A.
N.A.
NO
NO
x
N.A.
NO
NO
NO
x
x
Grupo de
Archivo y Gestin Documental
Liquidacin
Privatizacin
Traslado de funciones
Reestructuracin
Supresin
De ser afirmativo, relacione el nombre de las entidades
La Entidad tiene fondos documentales de entidades privadas?
De ser afirmativo, relacione el nombre de las entidades
Relacione el nombre de los fondos o series transferidos
Ha realizado la Entidad transferencias de documentos histricos a otra
De ser afirmativo, relacione el nombre de las entidades
SI
NO
SI
NO
SI
NO
x
SI
NO
SI
NO
Fondo Departamento Administrativo de Seguridad en supresin,
SI
x
NO
Corresponde a los fondos administrados por la Subdireccin de
N.A.
SI
NO
SI
NO
x
x
x
x
SI
SI
NO
N.A.
NO
PONDERACIN
PLANEACIN
0,05
Responsabilidad
y control de
firmas.
2
Programas
especficos de la
gestin
documental
AMCV
21
La Entidad ha establecido en
los manuales de procedimientos
los cargos de los funcionarios
autorizados para firmar la
documentacin?
Tienen procedimientos
descritos para llevar el control
de las firmas autorizadas?
El rea encargada de la
gestin documental tiene
identificados los documentos
vitales de la Entidad?
Existe una poltica
documentada para salvaguardar
la informacin electrnica de la
Entidad?
SI
NO
SI
NO
SI
NO
SI
NO
Grupo de
Archivo y Gestin Documental
Instrumentos
archivsticos para
la gestin
documental
3
4
5
6
AMCV
22
SI
NO
SI
NO
SI
NO
SI
SI
NO
SI
NO
NO
SI
NO
SI
NO
SI
NO
SI
NO
SI
NO
SI
NO
Grupo de
Archivo y Gestin Documental
9
***
10
11
12
13
***
14
Hoja de ruta
1
Aplicacin
instrumentos de
elaboracin de
documentos
2
Conformacin de
la Unidad de
Correspondencia
AMCV
23
Reestructuracin
Dicha actualizacin fue
aprobada por la instancia
competente?
Se ha elaborado algn
instructivo para la aplicacin de
las TRD?
Ha documentado la entidad el
Programa de Gestin
Documental-PGD?
El Programa de Gestin
Documental se encuentra
aprobado por el comit
competente?
Tiene la entidad publicada en
la pgina WEB el PGD?:
Ha elaborado la entidad
Tablas de Valoracin
Documental?
Las Tablas de Valoracin
Documental fueron presentadas
ante la respectiva instancia
evaluadora?
Las Tablas de Valoracin
Documental fueron aprobadas
mediante Acto administrativo?
La entidad tiene elaborado y
aprobado el Cronograma de
Implementacin del PGD?
Se encuentran los formatos
estandarizados disponibles para
su uso?
Se elaboran los documentos
en las plantillas o formularios
definidos?
La Unidad de
Correspondencia est creada?
SI
SI
NO
NO
SI
NO
SI
NO
SI
NO
SI
NO
SI
NO
SI
NO
SI
N.A.
NO
N.A.
NO
SI
SI
NO
SI
NO
SI
NO
Grupo de
Archivo y Gestin Documental
3
Medidas de
control para la
numeracin de
las
comunicaciones
enviadas o
recibidas.
2
PRODUCCIN
10%
2
Identificacin de
medios de
recepcin:
mensajera, fax,
correo tradicional,
correo
electrnico,
pgina web,
otros.
24
la impresin de la recepcin
de fax se realiza en papel bond
entre 75 y 90 gr?
Se est centralizando las
comunicaciones recibidas o
enviadas por fax?
AMCV
SI
NO
SI
NO
SI
NO
SI
NO
SI
NO
SI
NO
SI
NO
SI
NO
2
Medidas de
control para
recibo de
documentos.
(Verificacin de
folios, anexos,
copias, etc.)
La entidad tiene en
funcionamiento la Ventanilla
nica?
Tiene publicado en lugar
visible el horario de atencin de
la ventanilla de
correspondencia?
La Entidad lleva Consecutivo
de Comunicaciones Oficiales?
Al ingreso de las
comunicaciones se controla la
cantidad de anexos y folios de
la misma?
Grupo de
Archivo y Gestin Documental
5
Registro y
radicacin de
comunicaciones
Medidas de
control para
verificar
cumplimiento de
los principios de
eficiencia y
economa
Medidas de
control para
respuesta o
trmite de
documentos
recibidos.
AMCV
25
SI
SI
NO
NO
SI
NO
SI
NO
SI
NO
SI
NO
SI
NO
2
Identificacin de
tipos de trmite.
Para la radicacin de
comunicaciones enviadas se
valida el responsable de firmar
estas?
La Entidad cuenta con un
servidor para el
almacenamiento de los
documentos electrnicos?
Existe un sistema de control
(seguimiento) sobre el trmite
de los documentos
electrnicos?
Utilizan un mecanismo
tecnolgico para el manejo de
las comunicaciones oficiales?
SI
NO
SI
NO
SI
NO
Grupo de
Archivo y Gestin Documental
Medidas de
control para
entrega de
comunicaciones.
3
GESTIN Y TRMITE
0,05
Definicin de los
medios de
distribucin
(personal, fax,
correo tradicional,
correo
electrnico,
apartado areo,
trmite en lnea,
pgina web,
otros)
Registro de
control de envo
de documentos.
Registro y
organizacin de
mensajera
externa.
Medidas de
control y
condiciones de
acceso.
Disponibilidad del
inventario
documental.
AMCV
26
Dispone la entidad de
servicios de alerta para hacer el
seguimiento a los tiempos de
respuesta de las
comunicaciones recibidas?
Cuenta la entidad con
controles (plantillas o formatos)
que permita certificar la
distribucin de documentos?
Se tienen establecidos
horarios para la distribucin de
las comunicaciones recibidas?
SI
NO
SI
NO
SI
NO
SI
NO
SI
NO
SI
NO
SI
NO
SI
NO
Grupo de
Archivo y Gestin Documental
Medidas de
control para
registro y control
de consultas.
3
Gestin de PQRS
1
2
Conformacin e
identificacin de
expedientes.
1
2
AMCV
27
SI
NO
SI
NO
SI
NO
SI
NO
SI
SI
NO
SI
SI
SI
NO
NO
NO
NO
SI
NO
SI
NO
SI
NO
Grupo de
Archivo y Gestin Documental
Se manejan series
documentales en soportes
diferentes a papel?
Se realiza la foliacin de
acuerdo al instructivo del AGN?
ORGANIZACIN
20%
7
Elaboracin de
inventarios
documentales.
4
Definicin del
sistema de
clasificacin
documental.
(CCD, TRD, TVD)
AMCV
Identificacin de
requisitos para
ejecucin de
transferencias.
Definicin del
calendario de
transferencias.
28
SI
NO
SI
NO
SI
NO
SI
NO
SI
NO
SI
NO
SI
NO
SI
NO
SI
NO
SI
NO
SI
NO
SI
NO
Grupo de
Archivo y Gestin Documental
Ejecucin de
transferencias
2
5
TRANSFERENCIA
0,15
3
Aplicacin TRD
1
Mobiliario donde
se almacena la
documentacin.
AMCV
29
La dependencia entrega
soportes de los inventarios
transferidos al archivo central y
stos son devueltos a las
dependencias con la ubicacin
topogrfica de los expedientes?
Se han realizado
Transferencias Primarias de
conformidad con lo estipulado
en la TRD?
Se ejecut durante la vigencia
anterior?
Se han realizado
transferencias secundarias?
Se han realizado
eliminaciones de series
documentales de acuerdo a
TRD?
Se encuentran aprobadas por
el Comit Interno de Archivo?
Se controla que la informacin
de los documentos no sea
utilizada por los terceros que
realizan el procedimiento?
Existe mobiliario y espacios de
almacenamiento documental
adecuados ?
Se cuentan con espacios
suficientes para albergar la
documentacin?
Existe mobiliario y espacio de
almacenamiento especial para
documentos en soportes
audiovisuales anlogos?
(magnticos, acetato, poliester,
celulosa, nitrato de celulosa)
SI
NO
SI
NO
SI
NO
SI
NO
SI
NO
SI
NO
SI
NO
SI
NO
SI
NO
SI
NO
Grupo de
Archivo y Gestin Documental
DISPOSICIN DE DOCUMENTOS
0,25
Unidades de
Almacenamiento
(generales,
especficas,
sistemas de
agrupacin)
***
20%
Salud
ocupacional y
prevencin de
desastres
***
Las unidades de
almacenamiento son las
adecuadas para archivos de
gestin (cajas, carpetas, otros
)?
La disposicin de las unidades
de almacenamiento en el
mobiliario genera riesgos para
su conservacin?
Tienen diferentes tipos de
unidades de almacenamiento
teniendo en cuenta los tiempos
de retencin y disposicin final
de las series documentales?
Cuenta la Entidad con un Plan
de Emergencia y atencin de
desastres para material
documental?
Se cuenta con sistemas de
seguridad en los espacios
donde se custodian las series
documentales de la
dependencia?
Dispone el depsito de
equipos para atencin de
desastres?
SI
NO
SI
N.A.
NO
N.A.
SI
NO
SI
NO
SI
NO
SI
NO
SI
NO
SI
NO
SI
SI
NO
NO
SI
NO
SI
NO
Cules?
a
b
c
d
4
AMCV
30
Grupo de
Archivo y Gestin Documental
8
9
10
11
Condiciones
ambientales
***
1
2
3
4
AMCV
VALORACIN
Documentacin
que presenta
deterioro
biolgico
Valoracin
documental del
fondo acumulado
(CT, E, S, M)
31
Se evidencia sealizacin
necesaria que permita ubicar
con rapidez los diferentes
equipos para la atencin de
desastres y las rutas de
evacuacin?
Se evidencia el mantenimiento
a las instalaciones elctricas e
hidrulicas?
Realizan limpieza de reas y
documentos?
La Entidad cuenta con un
programa de control de plagas?
Se realiza fumigacin para el
control de caros en los
archivos de gestin y central?
Se han realizado primeros
auxilios a los documentos?
El depsito cuenta con
iluminacin natural?
Las ventanas tienen filtros
UV?
Las lmparas fluorescentes
cuentan con filtro UV?
La estantera se encuentra
alejada al menos de 20 cm de
los muros?
Las baldas inferiores de la
estantera se encuentran a 10
cm de altura del piso?
Han identificado deterioros
fsicos, qumicos o biolgicos en
la documentacin?
La entidad cuenta con poltica
de preservacin de informacin
a largo plazo?
SI
NO
SI
NO
SI
NO
SI
NO
SI
NO
SI
NO
SI
NO
SI
NO
SI
NO
SI
NO
SI
NO
SI
NO
SI
NO
Grupo de
Archivo y Gestin Documental
VALORACIN
0
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
Autoevaluacin de la Funcin Archivstica (AFA)
NOTA: Los siguientes itms no requieren respuesta dadas las caractersticas de la entidad.
ANEXO 1: LISTA DE DEPENDENCIAS DE LA ENTIDAD
No.
Nombre de la Dependencia
Nombre del responsable
Ubicada en:
Misional
Apoyo marque con X
marque con
X
1
2
3
4
5
ANEXO 2: ENCUESTA PARA CENSO DE ARCHIVOS SOBRE VCTIMAS Y DERECHOS HUMANOS
1
Conoce instituciones privadas, ONGs u otras, que trabajan con las vctimas o SI
NO
De ser afirmativo, indique cules
2
En el Archivo Central hay documentos anteriores al ao 2011, relacionados con SI
NO
De ser afirmativa, relacione fondos, series, subseries, volumen y fechas
3
Aplican procedimientos, disposiciones administrativas o legales donde sealan SI
NO
Cules?
4
Los documentos en los expedientes que conforman las series o subseries
SI
NO
5
Sobre las series y subseries anteriores utilizan TRD
SI
NO
6
Sobre las series y subseries anteriores utilizan TVD
SI
NO
7
Existen bases de datos, aplicativos o sistemas de informacin para bsquedas SI
NO
Cules?
7
Se coordinan y articulan los sistemas de informacin de su entidad con los de SI
NO
8
Mediante qu mecanismos y procedimientos se hace la articulacin de esta
Cules?
9
Existen restricciones de acceso o consulta de los documentos sobre atencin a SI
NO
10
Cul es el cargo de quien determina la
seguridad?
11
Lugar y fecha de recoleccin de
informacin
12
Nombre de quien responde la encuesta
13
SI
NO
*Atencin de
Vctimas y
DDHH
AMCV
32
Grupo de
Archivo y Gestin Documental
EJE
6
7
10
11
12
13
14
15
AMCV
CRITERIO
Informacin sobre los cargos y
el personal
Se especifican datos
biogrficos del representante
legal
Se especifican las direcciones
electrnicas de los servidores
pblicos
Se publica la relacin de
Cargos (puestos) y el importe
individual o colectivo de sus
retribuciones.
Se publica de forma completa
la Relacin de Puestos de
Trabajo
Informacin sobre la
organizacin y el patrimonio
Se especifican el organigrama
y las funciones de cada rea
Se especifican los datos
bsicos de otros enlaces a las
webs de organismos del
Estado, relacionados con al
Entidad.
Est aprobado y se publica el
Plan Estratgico instituccional
Se publica la relacin de
Inmuebles (oficinas, locales,
etc.), tanto propios como en
rgimen de arrendamiento,
ocupados y/o adscritos a la
Entidad
Se publica el nmero de
Vehculos oficiales (propios o
alquilados) de la Entidad
Se publica la relacin de
bienes muebles de valor
histrico-artstico y/o los de
alto valor econmico de la
Entidad
Se divulga informacin
normativa de la entidad y
relacionada con la gestin de
la actividad misional de la
misma
ExisteysepublicaunCdigo
tico o de buen gobierno" de la
Entidad
33
SI
NO OBSERVACIN
N.A.
x
N.A.
x
N.A.
x
N.A.
x
N.A.
x
x
N.A.
N.A.
x
N.A.
x
N.A.
x
N.A.
x
N.A.
x
N.A.
x
N.A.
x
N.A.
x
Grupo de
Archivo y Gestin Documental
EJE
CRITERIO
Se publican los horarios,
canales y requisitos de todos
los tramites y servicios que
ofrece la Entidad
SI
NO OBSERVACIN
Informacin parcial. Se debe
complementar y actualizar por
x todos los trmites y servicios
17
18
19
20
21
22
23
24
25
16
Pueden los interesados seguir
on line el estado de los tramtie
del procedimiento
administrativo que han
solicitado
Se puede ver el Mapa de la
propia Web de la Entidad
Se informa en la Web sobre
situacines y/o incidencias en
los servicios de inters
ciudadano (Ej. Trfico,
Urbanismo, Mapas y planos,
Situacin medioambiental contaminacin del aire y
acstica)
Se indica control de versiones
y fecha de modificacin de los
documentos pblicados
Se publica informacin precisa
de los Planes, Programas y
Proyectos de la Entidad
N.A.
N.A.
x
Parcial.
x
Se publica informacin de
informes (cuales)
N.A.
N.A.
Rendicion de cuentas
x
N.A.
x
26
AMCV
34
Grupo de
Archivo y Gestin Documental
28
29
30
31
C)
TRANSPARENCIA
ECONMICOFINANCIERA
27
EJE
D) TRANSPARENCIA EN LAS
CONTRATACIONES DE SERVICIOS
No.
CRITERIO
Se publican datos de
informacin presupuestal
SI
Procedimientos de
contratacin de servicios
Relaciones y operaciones con
proveedores y contratistas
Se publica la lista y/o la
cuanta de las operaciones con
los proveedores ms
importantes de la Entidad
Se publica la lista y/o la
cuanta de operaciones con los
adjudicatarios y contratistas
que realiza la Entidad
NO OBSERVACIN
Se publica en la pagina web
del AGN el presupuesto
aprobado y sus
modificaciones en el ao asi
como los estados financieros.
N.A.
N.A.
x
N.A.
x
N.A.
x
AMCV
35
Grupo de
Archivo y Gestin Documental
5
6
7
10
11
Ncleo
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
AMCV
2014
Procedimiento de
planeacin documental
No
Procedimiento de
planeacin documental
(estratgico)
Si
Procedimiento de
planeacin documental
(estratgico)
No
Procedimiento de
planeacin documental
(estratgico)
Procedimiento de
planeacin documental
(estratgico)
Planeacin
No
Planeacin estratgica
Normatividad
Si
Procedimiento de
planeacin documental
Planeacin
No
Procedimiento de
planeacin documental
Normatividad
Si
Procedimiento de
planeacin documental
Normatividad
Si
Procedimiento de
planeacin documental
Control
Si
Planeacin y
control
No
Planeacin y
control
No
Procedimiento de
planeacin
Programa especifico de
audtoria
Procedimiento de
planeacin documental
(estratgico)
Procedimiento de
planeacin documental
(estratgico)
No
Procedimiento de
planeacin documental
(estratgico)
No
Herramientas tecnolgicas
Comit de
desarrollo
administrativo
Si
Comit de desarrollo
administrativo
Comit de
desarrollo
administrativo
Si
Comit de desarrollo
administrativo
Si
Comit de desarrollo
administrativo
Si
Comit de desarrollo
administrativo
Si
Acto administrativo y
concertacin de objetivos
2015
Si
Procedimiento de
planeacin
Programa especifico de
audtoria
Acto
administrativo
y
concertacin
de objetivos
2015
El responsable del sistema rinde cuentas a las instancias
Listado de
de control y desarrolla las acciones de mejora
informes,
identificadas en los procesos de seguimiento y control.
armozacin
con otros
sistemas
36
Si
Si
Actividad de mitigacin
Planeacin y
control
Cumple
Grupo de
Archivo y Gestin Documental
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
40
AMCV
2014
Ncleo
Cumple
Diagnstico
Si
Diagnstico
Diagnstico
Si
Diagnstico
Diagnstico
SI
Diagnstico
Diagnstico
No
Diagnstico
No
Programa especifico de
capacitacin
Programa de gestin del
cambio
Planeacin
Si
Programa especifico de
capacitacin
Programa de gestin del
cambio
Diagnstico
Si
Diagnstico
Si
Procedimiento de
Planeacin documental
Si
Procedimiento de
Produccin documental
Planeacin
Si
Procedimiento de
planeacin documental
Programa de documentos
electrnicos
Disposicin
final de
documentos
No
Procedimiento de
disposicin final de
documentos
Planeacin
Planeacin y
produccin
documental
La entidad orienta acciones desde la iniciativa cero papel Planeacin y
y una cultura institucional del uso racional de los
produccin
recursos y su impacto frente al medio ambiente.
documental
Se implementan formularios digitales y se automatizan
procesos y procedimientos pero de manera parcial o
incompleta resultado de ejercicios individuales.
La entidad cuenta con procedimientos formales para el
manejo adecuado en la disposicin final de documentos
eliminados y la formacin integral en actitudes, hbitos,
comportamientos, sensibilizacin y concientizacin del
uso adecuado de los recursos y materiales disponibles
para la adopcin del sistema de gestin de los
documentos.
En el seguimiento a la gestin de los documentos se
identifica aquellos que pueden ser gestionados
electrnicamente como apoyo a la optimizacin del uso
de los recursos.
La entidad genera ingresos debido a la disminucin del
consumo de papel y el aprovechamiento de los residuos
reciclables que se generan en los procesos del sistema
de gestin de documentos.
El sistema y las herramientas tecnolgicas cuentan con
indicadores que permiten medir el impacto de la
apropiacin en la cultura del medio ambiente y tomar
acciones de mejora permanente.
Los funcionarios interiorizan y proponen nuevas
practicas del uso de los recursos para proveer servicios
mas eficientes en trminos ambientales, sociales y
administrativos integrndose con otros modelos de
gestin.
El uso de herramientas tecnolgicas esta orientado a la
tecnologa verde y la aplicacin de estndares
internacionales como fuentes de apoyo para el desarrollo
sostenible de los recursos del medio ambiente.
La entidad usa las herramientas tecnolgicas como
apoyo a los procesos de la gestin de documentos de
forma limitada y se orienta a la automatizacin para la
redaccin de documentos principalmente mediante
aplicaciones de ofimtica, uso del correo electrnico y
publicacin de contenidos en paginas web.
Algunas reas cuentan con herramientas tecnolgicas
para gestionar documentos pero su infraestructura es
limitada con definicin de polticas a necesidades
particulares o propias de cada rea.
La entidad establece polticas, procesos y
procedimientos, para fortalecer la gestin de los
documentos en cuanto a seguridad de la informacin,
soporte, diseo, desarrollo, infraestructura y riegos para
el uso de tecnologas de la informacin y las
comunicaciones, que permitan el acceso, uso y
disponibilidad de los documentos y que garanticen la
autenticidad, integridad, confidencialidad, legibilidad e
interpretacin de los mismos a travs del tiempo.
37
Actividad de mitigacin
Procedimiento de
planeacin documental
Programa de documentos
electrnicos
Procedimiento de
planeacin documental
Programa de documentos
electrnicos
Planeacin
No
Planeacin
Si
Planeacin
Si
Planeacin estratgica
Planeacin
Si
Procedimiento de gestin y
trmite
No
Herramientas tecnolgicas
Programa especfico de
documento electrnico
Si
Herramientas tecnolgicas
Programa especfico de
documento electrnico
Si
Herramientas tecnolgicas
Programa especfico de
documento electrnico
Si
Procedimiento de
planeacin documental
(estratgico)
Planeacin
Planeacin
Planeacin
Planeacin,
Sistemas
Grupo de
Archivo y Gestin Documental
41
42
43
44
45
46
47
48
49
50
51
52
53
54
55
56
57
58
59
AMCV
2014
38
Ncleo
Cumple
Planeacin,
Sistemas
Si
Procedimiento de
planeacin documental
(estratgico)
Planeacin,
Sistemas
Si
Procedimiento de
planeacin documental
(estratgico)
Planeacin,
Sistemas
No
Procedimiento de
planeacin documental
Planeacin,
Sistemas
No
Procedimiento de
planeacin documental
Planeacin
Si
Programa especifico de
documento electrnico
Gestin y
trmite
Si
Procedimiento de gestin y
trmite
Sistemas y
TIADE
Si
Herramientas tecnolgicas
Sistemas y
TIADE
No
Herramientas tecnolgicas
Planeacin,
Sistemas
No
Programa especifico de
documento electrnico
Diagnstico
Actividad de mitigacin
Diagnstico
Planeacin
No
Planeacin estratgica
Gestin y
trmite
No
Procedimiento de gestin y
trmite
Gestin y
trmite
Si
Procedimiento de gestin y
trmite
Sistemas y
TIADE
No
Herramientas tecnolgicas
Planeacin
Si
Procedimiento de
Planeacin documental
Planeacin
No
Proyecto de
interoperabilidad
Herramientas tecnolgicas
Planeacin
No
Planeacin estratgica
Herramientas tecnolgicas
Planeacin
Si
Planeacin estretgica
Planeacin
Si
Procedimiento de
Planeacin documental
Grupo de
Archivo y Gestin Documental
60
61
2014
Ncleo
62
63
64
65
66
Cumple
Si
Procedimiento de
etiquetado de informacin
Procedimiento de
seguridad de la
informacin
No
Procedimiento de
seguridad de la
informacin
Disposicin
final de
documentos
No
Procedimiento de
disposicin final de
documentos
Procedimiento de
etiquetado de la
informacin
Planeacin
Si
Procedimiento de
planeacin documental
(estratgico)
Planeacin
Si
Procedimiento de
planeacin documental
(estratgico)
Planeacin
Si
Procedimiento de
planeacin documental
(estratgico)
No
Procedimiento de
planeacin documental
Programa especifico de
normalizacin documental
No
Procedimiento de
planeacin documental
Programa especifico de
normalizacin documental
Si
Procedimiento de
Planeacin documental
Si
Procedimiento de
planeacin documental
Programa especifico de
normalizacin documental
Si
Procedimiento de
planeacin documental
(estratgico)
Si
Programa especifico de
documento electrnico
Si
Programa especifico de
documento electrnico
Si
Programa especifico de
normalizacin
Si
Procedimiento de
planeacin documental
(estratgico)
Si
Procedimiento de
organizacin
Si
TRD
Auditorias internas de
gestin documental
Si
TRD
Proyecto de descripcin
documental
Etiquetado de
informacin
Planeacin
Planeacin
67
68
69
70
71
72
73
74
75
76
77
AMCV
Planeacin
39
Actividad de mitigacin
Grupo de
Archivo y Gestin Documental
78
79
80
81
82
2014
83
84
85
86
87
88
89
90
91
92
93
94
AMCV
Ncleo
Cumple
Organizacin
Si
Proyecto de descripcin
documental
Si
TRD
Asistencia tcnica a
archivos de gestin
Si
Procedimiento de
planeacin
Programa especifico de
audtoria
Disposicin
final de
documentos
No
Procedimiento de
disposicin final de
documentos
Organizacin
Si
Procedimiento de
planeacin documental
Disposicin
final de
documentos
Si
Procedimiento de
disposicin final de
documentos
Procedimiento de
seguridad de la
informacin
Procedimiento de
etiquetado de la
informacin
Organizacin
Si
Procedimiento de
organizacin
Organizacin
Control
Si
Planeacin
Si
Planeacin,
sistemas
Si
Transversal a los
procedimientos
Disposicin
final de
documentos
No
Procedimiento de
disposicin final de
documentos
Proyecto de pruebas piloto
de transferencias
Planeacin
Si
Planeacin estratgica
No
Procedimiento de
disposicin final de
documentos
Proyecto de pruebas piloto
de transferencias
Si
Actualizacin TRD
Etiquetado de
informacin
40
Procedimiento de
planeacin documental
(estratgico)
Procedimiento de
planeacin documental
(estratgico)
Planeacin
Disposicin
final de
documentos
Actividad de mitigacin
No
No
Si
Grupo de
Archivo y Gestin Documental
95
96
97
98
99
100
101
102
103
104
105
106
107
108
109
110
111
112
AMCV
2014
Ncleo
Actividad de mitigacin
No
Procedimiento de
etiquetado de informacin
Procedimiento de
seguridad de la
informacin
Planeacin
No
Procesos de seguridad de
la informacin
Gestin Ambiental
Programa especifco de
normalizacin
Transferencia
s
Si
Cronograma de
trasnferencias primarias en
soporte fisico y electrnico
Planeacin
No
Procedimiento de gestin y
trmite
Si
Procedimiento de
planeacin documental
(estratgico)
Control
Si
Procedimiento de
planeacin
Programa especifico de
audtoria
Planeacin
No
Planeacin estratgica
No
Procedimiento de
planeacin
Programa especifico de
audtoria
No
Procedimiento de
planeacin
Programa especifico de
audtoria
Control
No
Procedimiento de
planeacin
Programa especifico de
audtoria
Organizacin
No
Procedimiento de
organizacin
Organizacin
Si
Esquema de metadatos
Organizacin
No
Esquema de metadatos
Organizacin
No
Procedimiento de
organizacin
No
Proyecto de descripcin
Proyectos de validacin de
caracteristicas de los
documentos electrnicos e
informtica forense
No
Proyecto de descripcin
Esquema de metadatos
Etiquetado de
informacin
Planeacin
Control
Control
Organizacin
41
Cumple
No
Si
Proyecto de descripcin
Esquema de metadatos
Procedimiento de
planeacin documental
(estratgico)
Grupo de
Archivo y Gestin Documental
113
114
115
116
117
118
119
120
121
122
123
124
125
126
127
128
129
130
131
132
2014
Ncleo
Cumple
Diagnstico
Actividad de mitigacin
Diagnstico
Planeacin
No
Planeacin estratgica
Planeacin
No
Planeacin estratgica
PINAR
Planeacin
Si
Auditoria
Planeacin
No
Planeacin estratgica
Planeacin
Si
Proceso de gestin
humana
Planeacin
No
Planeacin estratgica
Planeacin
Si
Planeacin estratgica
Planeacin
Si
Auditoria
Planeacin
Si
Planeacin estratgica
Planeacin
Si
Herramientas tecnolgicas
Planeacin
No
Planeacin estratgica
Planeacin
Si
Planeacin estratgica
Planeacin
Si
Planeacin estratgica
Planeacin
Si
Planeacin estratgica
Planeacin
Si
Planeacin estratgica
Planeacin
Si
Planeacin estratgica
Planeacin
Si
Planeacin estratgica
Planeacin
No
Planeacin estratgica
Planeacin
Si
Planeacin estratgica
AMCV
Indicadores
42
Grupo de
Archivo y Gestin Documental
2014
Ncleo
Actividad de mitigacin
Control y seguimiento
Procedimientos para el manejo de documentos
Implantacin del sistema de gestin de los
Control y seguimiento
Fortalecer el sistema (incidencias)
Cumplen con atributos de frecuencia, consolidacin,
Indicadores
AMCV
Cumple
43
Grupo de
Archivo y Gestin Documental
OPORTUNIDAD
Falta de personal
Desperdicio en el
uso del papel
AMBIENTAL
EJE
FORTALEZAS
AMENAZA
Resistencia a
Polticas en Cero
cumplir con los
Papel
procedimientos
Falta de
Articular Gestin
lineamientos
Documental y
claros, preciso
Gestin Ambiental para implementar
la poltica
Compromiso para
mejorar lo
X
existente
La entidad
generas aspectos
e impactos
ambientales que
pueden ser
manejados y que
no son de gran
escala.
Gua de manejo
de residuos;
incorporacin en
los procedimientos
del AGN.
Implementacin
NTC.
10
AMCV
SISTEMAS DE CALIDAD
Actualizacin de
los procedimientos
en coherencia o
concordancia con
las directrices
ambientales.
Lentitud en
implementacin
Difundir informacin
Opcin en certificacin si
No optimizar los
para mejorar el
se hace una adecuada
procesos conllevan a
funcionamiento y las
adaptacin de procesos
generar mala imagen
actividades.
Articulacin de los
procedimientos
Normativa clara
para procesos de
certificacin
44
Manual de funciones
ms claro en las
funciones tcnicas
con funciones
profesionales y
viceversa.
La no aplicacin de
polticas internas
Grupo de
Archivo y Gestin Documental
11
12
13
15
16
17
14
DEBILIDAD
OPORTUNIDAD
Poltica
administrativa
Personal capacitado y
institucional GTH.
apto para aportar en la
(Difusin amplia y
entidad, los apoya y le
suficiente de los
aspectos Tcnicos permite un crecimiento.
referentes a los
puestos)
Seguimiento y
acompaamiento en
los procesos de
Proyeccin,
cambio
Autorrealizacin.
(Capacitacin en los
procesos actuales
para todo el
personal)
Una amplia planta de
Se presentan
personal, con sentido de
muchas iniciativas
pertenencia til para
pero no se
realizar o tomar acciones
materializan
de mejora en su
funcionamiento
Falta de
capacitacin amplia
X
y suficiente servidor
publico
Gran proporcin de
contratistas que no
son tenidos en
X
cuenta como parte
de la organizacin
X
FORTALEZAS
Personal capacitado
Desmejoramiento
y apto para aportar
con la resolucin 248
en la entidad, los
de 2014 en cuanto
apoya y le permite
apoyo educativo
un crecimiento.
Ampliacin planta
de personal.
Cambio de visin de
la AGN.
Comunicacin
Recursos escasos
que no permitir el
fortalecimiento
competencias
Falta de talento
humano que impulse
y se capacite
permanentemente
Continuidad (bajos
salarios) vs
experiencia
Personal rotatorio.
"El AGN est siendo
usado como
escampadero o
trampoln para poder
sus servicios a otras
entidades por lo cual
se debe mejorar la
escala mediante una
restructuracin".
Migracin de
profesionales
18
19
20
21
22
AMCV
45
AMENAZA
Falta de compromiso
por falta de
incentivos gestin de
calidad
Compromiso jefes no
sinergia
Resistencia del
funcionario al
cambio.
(...para restringir el
desprecio, ara el
cumplimiento de
polticas.)
Cambio planes y no
socializacin de los
mismos
No socializa
internamente la
normatividad emitida
y en AGN
Grupo de
Archivo y Gestin Documental
DEBILIDAD
OPORTUNIDAD
FORTALEZAS
23
24
26
Ausencia de
personal capacitado
para dar soporte
(Falto de
familiarizacin en el
manejo de
plataformas)
Esquema de
seguridad de la
informacin
electrnica.
Bajos recursos
presupuestales para
la adquisicin de
tecnologas
Uso de sistema de
informacin.
Ausencia de
presupuesto para la
contratacin de
nuevas tecnologas
Falta de innovacin.
(Desarrolla a nivel de
servidores, estacin
de trabajo, redes,
sistema de
comunicaciones y
software
especializado para
interactuar con
entidades,
ciudadanas y lograr
optimizar los tramites
con informacin
predictiva.)
SISTEMAS
25
Sistema de
interaccin con
usuarios externos
27
AMENAZA
Formar grupo
interdisciplinario para
hacer acercamiento a las
Ausencia de
distintas reas,
sistemas de
Se est trabajando
Falta informacin de
socializando y
informacin
para fortalecer la
procedimientos
sensibilizando, con fases
confiables por
infraestructura T.I.
de pruebas (piloto) para
administracin
hablar sobre los
sistemas y su
importancia.
Presentar las
El enfoque de
desventajas de no hacer
Desconocimiento
modernizacin de la Falta de personal
la cohesin de los
generalizado de las
que brinde asesora
sistemas y mostrar como entidad, obliga a
bondades de los si
mejorar este
a las reas
las dems reas se
existentes
aspecto.
pueden beneficiar de
otras reas.
28
Infraestructura
deficiente.
(ampliacin,
cobertura
tecnolgica, Canales
de red " ancho banda
" no suficientes)
29
AMCV
46
Grupo de
Archivo y Gestin Documental
30
31
33
GESTION DOCUMENTAL
32
DEBILIDAD
OPORTUNIDAD
Falta normatividad
que desarrolla la
obligacin de PGD
Documentos
electrnicos
Continuidad en los
procesos
Desconocimiento en
el uso de SGDEA
Incentivar el tema de
gestin documental de
una manera prctica y
sencilla que facilite la
integracin del
funcionario.
Auditorias del
G.A.G.D.
Fugas de
informacin en
aplicativos.
Cronograma
entrega de
transferencias.
35
36
El uso de mltiples
revisores da mayor
retroalimentacin y
Incluir requisitos de
aporte inter-grupos
seguridad de la
para que se articule,
informacin dentro de la
haciendo que el
aplicacin SGDEA
sistema sea ms
intuitivo para el
usuario.
Hay constante mejora en
el sistema.
(Desarrollos
X
tecnolgicos a partir de
incidencias
encontradas.)
Establecer directrices
para el manejo seguro
de los documentos
X
desde la clasificacin de
la informacin
Negativo
GENERAL
FUNCIN
ENTIDAD
AMENAZA
Ausencia de
personal capacitado
para la intencin de
incidentes en
seguridad.
(Desconocimiento
del personal en
cuanto a seguridad y
configuracin de
equipos de
seguridad perimetral)
34
AMCV
FORTALEZAS
Positivo
47
Grupo de
Archivo y Gestin Documental
53
Grupo de
Archivo y Gestin Documental