UNIVERSIDAD BOLIVIANA

UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRES

II CONGRESO INTERNO - 2005

.Es hora del cambio

SECRETARIA GENERAL
La Paz Bolivia

REGLAMENTO INTERNO DE CAJA CHICA

(Del 3 de abril de 2002, Res. HCU No. 74/2002)

CAPITULO I. TERMINOLOGIA UTILIZADA

Artculo 1.- (Definiciones) Para fines de correcta interpretacin, el significado de la terminologa
utilizada en el presente reglamento es la siguiente:
a)

Recursos Corrientes: Son recursos financieros en efectivo que se encuentran disponibles

en caja.

b)

Arqueo: Verificacin del fondo de Caja Chica a travs de su aplicacin en el gasto,

facturas, recibos, comprobantes y saldo disponible.
CAPITULO II. ASPECTOS GENERALES

Artculo 2.- (Concepto) El Reglamento de Caja Chica de la Universidad Mayor de San Andrs,
comprende el conjunto de normas y procedimientos vinculados con la asignacin, administracin,
descargo y control del Fondo de Caja Chica.
Artculo 3.- (Objetivos del Reglamento Interno de Caja Chica) Definir las normas,
procedimientos y responsabilidad para la aprobacin, asignacin, administracin, descargo y
control de Cajas Chicas en todas las unidades acadmicas y administrativas de la Universidad
Mayor de San Andrs.
Artculo 4.- (Definicin de Caja Chica) Caja Chica es un fondo fijo de recursos corrientes en
moneda nacional que forma parte del presupuesto de ingresos y gastos de la unidad y cuyo fin es
el de salvar contingencias e imprevistos emergentes de su funcionamiento operativo y que
corresponda a pagos en efectivo por gastos menores y miscelneos exclusivamente.
Artculo 5.- (mbito de aplicacin) Este reglamento es de aplicacin obligatoria en todas la
unidades acadmicas y administrativas de la Universidad Mayor de San Andrs.
Artculo 6.- (Nivel normativo del Reglamento Interno de Caja Chica) El Departamento de Tesoro
Universitario de la Universidad Mayor de San Andrs, es responsable de elaborar, actualizar y
difundir el Reglamento Interno de Caja Chica en el marco de las normas y reglamentos
especficos vigentes en la institucin.
Artculo 7.- (Responsable de la aprobacin, asignacin, administracin, descargo, control y
verificacin de informes de Caja Chica)
a.

Aprobacin
a.1. Para las unidades facultativas; Es responsabilidad del Honorable Consejo Facultativo
aprobar a travs de resolucin, la apertura de Cajas Chica. La unidad desconcentrada de
la facultad gestionar el trmite.
a.2. Para las unidades de la administracin central. Se autoriza la apertura de Cajas Chica a
travs de Resolucin Rectoral. El Departamento de Tesoro Universitario gestionar el
trmite previa autorizacin de la Direccin Administrativa Financiera.

b.

Asignacin
b.1. Unidades Ejecutoras; El rea desconcentrada, sobre la base de lo establecido en el
presente reglamento, es responsable de fijar y asignar los montos de Caja Chica a cada
unidad.
b.2. Unidades de la Administracin Central: El Departamento de Presupuesto y Planificacin
Financiera, sobre la base de lo establecido en el presente reglamento, es responsable de
fijar y asignar los montos de Caja Chica a cada unidad.

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c.

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Administracin

La Administracin de la Caja Chica, debe estar bajo responsabilidad exclusiva de las secretarias.
En caso de que no exista dicho cargo en la unidad, la administracin del fondo podr asignarse a
un funcionario de secretaria.
En ningn caso, la Caja Chica podr ser administrada por Supervisores, Jefes de Seccin, Jefes de
Divisin, Jefes de Departamento, Directores de Carrera e Institutos o Decanos.
d.

Descargo

Es responsabilidad ineludible de la persona asignada para la administracin de los fondos de Caja

Chica elaborar y presentar el descargo con el visto bueno del jefe inmediato superior y de acuerdo
con el Reglamento de Caja Chica.
e.

Control
e.1. En las unidades ejecutoras; Es responsabilidad de las reas desconcentradas controlar el
movimiento de Cajas Chicas a travs de la realizacin de arqueos sorpresivos y la
verificacin del cumplimiento del presente Reglamento.
e.2. En la administracin central, es responsabilidad del Departamento de Tesoro
Universitario controlar el movimiento de Cajas Chicas a travs de la realizacin de
arqueos sorpresivos y la verificacin del cumplimiento del presente Reglamento.

f.

Verificacin de informes
f.1. En las unidades ejecutoras; Es responsabilidad de las reas desconcentradas verificar la
consistencia de los informes y documentos de respaldo presentados para el descargo de
los fondos de caja chica.
f.2. En la administracin central; Es responsabilidad del Departamento de Contabilidad
verificar la consistencia de los informes y documentos de respaldo presentados para el
descargo de los fondos de caja chica.
CAPITULO III. ASIGNACION DE FONDOS

Artculo 8.- El rea Desconcentrada en las Unidades Ejecutoras y el Departamento de

Presupuestos en el caso de la Administracin Central, determinarn y fijarn, con base al
presupuesto anual de cada unidad los montos de caja chica.
Artculo 9.- El monto anual de las unidades acadmicas y administrativas, destinado al Fondo de
Caja Chica no podr sobrepasar el 10% del presupuesto aprobado para la unidad en la gestin.
Artculo 10.- El Fondo de Caja Chica ser calculado sobre la base del monto anual (10% del
presupuesto) dividido entre 10, siempre que su presupuesto anual sea igual o menor a Bs. 100.00
el monto Fijo de Caja Chica que se les asignar ser de Bs. 1.000.
Artculo 11.- La reposicin de Caja Chica, permite aceptar rendiciones parciales cuando se haya
gastado aproximadamente el 60% del Fondo de Caja Chica. En tanto se tramite la reposicin, se
podr disponer el 40% restante.
Artculo 12.- A la unidad acadmica o administrativa, no se le repondr su fondo, si no ha
rendido cuentas parcial o totalmente del monto asignado.
CAPITULO IV. ADMINISTRACION DEL FONDO FIJO DE CAJA CHICA
Artculo 13.- Todos los gastos deben ser registrados en un libro de Caja, el mismo que debe
contener la siguiente informacin.
a. Nmero correlativo
b. Fecha

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c. Nombre de beneficiario
d. Nmero de recibo o factura
e. Concepto del gasto
f. Cantidad
g. Ingresos
h. Gastos
i. Saldo
Artculo 14.- Toda factura, recibo o nota de venta debe ser extendida oficialmente, vale decir a
nombre de la Universidad Mayor de San Andrs. No sern aceptadas las facturas con nombres
particulares o en blanco, o aquellas que hayan sido alteradas.
Artculo 15.- Los comprobantes del Fondo de Caja Chica debern ser prenumerados para todo el
ao. Sern inutilizados al momento de efectuarse el respectivo reembolso.
Artculo 16.- Los pagos con el Fondo de Caja Chica, deben ser para requerimientos menores y
justificados, y sern autorizados por el Jefe de la Unidad.
Artculo 17.- Se entiende por gastos menores los siguientes:
a) Gastos de transporte para el personal que se encuentra en comisin de servicios dentro del
radio urbano, siempre que el trabajo a realizarse, por su urgencia as lo justifique.
b) Gastos menores por la compra de material pequeo, para la refaccin de muebles y
equipos.
c) Limpieza y material de limpieza para los centros de trabajo.
d) Gastos menores por compra de tiles de escritorio de uso frecuente o extraordinario.
e) Gastos de comunicacin, servicios postal, telegrfico, fax y fotocopias.
f) Gastos menores por refrigerio para reuniones oficiales de Rectorado, Vicerrectorado,
Decanatos, Vicedecanatos, Direccin Administrativa Financiera, jefaturas de Carrera,
Direcciones de Institutos y programas especiales.
Artculo 18.- Los pagos a efectuarse con fondos de Caja Chica, deben ser al contado y por
obligaciones que no excedan al 25% del monto asignado para Caja Chica.
CAPITULO V. RENDICIONES DE CUENTA Y DESCARGO DEL FONDO FIJO DE
CAJA CHICA
Artculo 19.- Toda rendicin de cuentas deber estar respaldad con facturas valoradas con RUC u
otros documentos que acrediten la adquisicin o gasto.
Artculo 20.- Si las compras se realizan en puestos sujetos al rgimen simplificado o de
vendedores ambulantes; deber adjuntarse al Comprobante utilizado en la Universidad, con el
registro de los datos generales que permitan identificar al vendedor.
Artculo 21.- Las rendiciones de cuenta no deben sobrepasar el monto fijado para cada caso en
particular, la UMSA no reconocer al acreedor.
Artculo 22.- Cuando las facturas y otros comprobantes contengan vicios de nulidad, tales como
raspaduras, enmiendas, alteraciones, aadiduras dudosas en la fecha, monto, nombre o sellos, no
sern reconocidas para efectos de descargo.

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Artculo 23.- El responsable del manejo del Fondo Fijo de Caja Chica, deber practicar arqueos
peridicos. El total del dinero en efectivo, ms los recibos, facturas y notas de venta, deben ser
igual al importe constituido.
CAPITULO VI. PROHIBICIONES
Queda terminantemente prohibido:
Artculo 24.- La utilizacin de los fondos de Caja Chica en gastos ajenos a su especfico fin;
Prstamos a empleados u otras personas ajenas a la institucin, canje de cheques con fecha
adelantada o en garanta. Los gastos sealados en el Reglamento Especfico del Sistema de
Presupuesto, Seccin II, Artculo 37 Gastos Indebidos.
Artculo 25.- Adquisiciones de material existente en almacenes.
Artculo 26.- Portar el Fondo de Caja Chica fuera de los predios universitarios, sino es con el fin
de utilizarlo de acuerdo a lo que establece el Reglamento de Caja Chica.
Artculo 27.- Que el funcionario responsable de la administracin del Fondo de Caja Chica,
delegue su responsabilidad parcial o total a otros funcionarios. En caso de impedimento para la
administracin del fondo, debe depositarse el mismo para que sea entregado a otro funcionario.
CAPITULO VII. DE LAS SANCIONES
Artculo 28.- El incumplimiento del presente ser sancionado de acuerdo a lo que establece el
Reglamento Interno de Personal Administrativo.