Professional Documents
Culture Documents
Unidad Didctica N 7
Actos protocolarios ms habituales
Unidad Didctica N 7
I Inauguraciones
Pg. 2/16
Unidad Didctica N 7
I Inauguraciones
Las inauguraciones son los actos ms habituales que se organizan en las instituciones
pblicas y entidades privadas. Se entiende por inauguracin, el acto que prepara una
institucin para presentar pblicamente una nueva instalacin.
No siempre inauguracin se refiere a la apertura de una instalacin tras un proceso de
obra, sino al inicio de un nuevo servicio al pblico.
Se desarrolla este acto cuando la entidad anfitriona quiere dar a conocer y proyectar al
exterior el servicio que van a prestar. De ah, la importancia que normalmente adquieren los
medios de comunicacin como difusores del acto.
Normalmente, la presidencia del acto suele recaer, cortsmente, en autoridades y
representantes pblicos y con lo que el anfitrin consigue realzar ms su acto.
Pasos en su preparacin
Normalmente, lo habitual en las inauguraciones es seguir este cronograma
protocolario:
Algunas veces, se procede al corte de cinta (aunque cada vez con menos
frecuencia)
Acto institucional en el que estn presentes los discursos por parte del anfitrin y la
autoridad que preside, y en algunos casos de otros representantes de instituciones
colaboradoras.
Aperitivo, vino espaol, cctel, segn los casos y la hora en la que se desarrolle el
acto
Despedida de las autoridades y de los invitados, con una posible entrega de algn
tipo de obsequio de recuerdo
Pg. 3/16
Unidad Didctica N 7
Pg. 4/16
Unidad Didctica N 7
Pg. 5/16
Unidad Didctica N 7
Pg. 6/16
Unidad Didctica N 7
Debido al estado de las obras (en la mayora de los casos el acto de colocacin de la
primera piedra es anterior a cualquier tipo de intervencin constructiva por parte de los
operarios, siendo el espacio usual un solar), dentro de este acto, la parte de explicacin tcnica
de las obras es prcticamente una de las ms significativas.
Pg. 7/16
Unidad Didctica N 7
c) Una mesa cubierta por un mantel blanco donde se proceder a la firma del acta.
d) Un recipiente con cemento y paleta, un mortero para cubrir la piedra y una pequea
gra para hacer descender la piedra a su ubicacin.
e) Un tubo o una caja de metal que puede ser de hierro, cobre o plata donde se
introducirn monedas de curso legal, peridicos del da y una copia del acta. Este
tubo o caja se ubicar en un hueco junto con la primera piedra.
f)
Sobre una mesa auxiliar se puede colocar una maqueta del futuro edificio con
diversos planos del mismo. Esta mesa con las maquetas puede instalarse en el
interior de una carpa debido a las inclemencias del tiempo
g) Tarima donde ubicar a las autoridades o invitados de honor que presidirn el acto
h) Medios materiales para el desarrollo del acto como megafona, adornos, banderas,
alfombras, etc.
El ceremonial acostumbrado
Tradicionalmente, el acto de colocacin de primera piedra se realiza siguiendo el
siguiente esquema protocolario:
- Llegada y recepcin de invitados
- Reunin de las autoridades en un punto donde se colocarn por orden de
precedencia, enfrente del obispo o sacerdote encargado de la bendicin religiosa. La
presidencia ser de pie
- Peticin de permiso a la autoridad o invitado de honor que preside el acto para iniciar
la colocacin de la piedra
Pg. 8/16
Unidad Didctica N 7
- Colocacin del tubo de metal en el interior de la piedra. De menor a mayor rango, las
autoridades presentes se acercarn a la urna para dejar las monedas de curso legal, peridicos
del da, el acta,..
- Firma del acta que refleja la realizacin del acto
- Paletadas simblicas de las autoridades o invitados ms relevantes del acto, del
arquitecto de la obra y del presidente o director de la futura institucin. Una vez que el
arquitecto ordena el descenso de la piedra, el anfitrin har entrega de la paleta a la primera
autoridad o invitado de honor para que efecte la primera paletada que cubrir el hueco donde
se ha introducido el tubo de metal. A continuacin, seguirn en el protocolo de las paletadas el
arquitecto, el contratista, el aparejador y el encargado de la obra
- Explicaciones tcnicas del arquitecto o personal tcnico responsable de la obra sobre
la maqueta y planos
- Discursos de las autoridades y cargos ms vinculados al proyecto y a la institucin
- Vino de honor, aperitivo,.., debajo de una carpa. Igualmente, ste puede desarrollarse
en un restaurante.
Pg. 9/16
Unidad Didctica N 7
banderas
Mesa
auxiliar
Mesa Presidencial
atril
Premiados
Jurado
Los premios se entregan desde la mesa presidencial, sin embargo, es necesario el uso
de una mesa auxiliar donde se ubicar un auxiliar o responsable de protocolo para apoyar los
galardones y entregrselos en su momento a la persona de la presidencia que va a efectuar la
entrega.
No hace falta sealar que cualquier motivo floral colocado sobre la mesa presidencial
sera poco esttico y ocultara las caras de las personas que ocupan la presidencia.
Puede ocurrir que los premios que se conceden en un mismo acto sean diferentes y
por lo tanto, que cada premio tenga su jurado. En esta situacin, nicamente se sentaran en
los asientos correspondientes al jurado, a la izquierda de la presidencia, los presidentes de
cada jurado que ha fallado un premio.
Pg. 10/16
Unidad Didctica N 7
el caf. De este modo, al lado de la mesa presidencial se colocara un atril desde donde el
speaker leera la concesin de los premios.
Las autoridades invitadas, el presidente del jurado o el mximo representante de la
entidad patrocinadora del premio se acercara al atril para hacer entrega del premio, cerrando
el acto a continuacin de las palabras de agradecimiento de los premiados.
En cuanto a los detalles protocolarios que se deberan tener con los premiados cabe
sealar que; en las tarjetas de invitacin se mencione su nombre, y que su entrada al comedor
sea la ltima, para que todos los invitados aplaudan su llegada. Si el premiado fuera
nicamente uno, la norma establece que se siente en la mesa presidencial junto al jurado del
premio, a la derecha de la autoridad que preside o del anfitrin, o que se le ceda la presidencia,
segn convenga. Si el galardonado fuera acompaado de su consorte, ste tomar asiento en
la misma mesa.
En el caso en el que los premiados sean varios, y todos ellos del mismo rango, lo ms
aconsejable es habilitar una mesa especial, situada frente a la presidencia (constituyendo la
mesa 2). Los premiados se sentarn en la mesa siguiendo un orden protocolario que la
organizacin seale (orden de concesin, criterios de edad,...).Si la organizacin optase por
sentarlos en distintas mesas con sus familiares y amigos, no se establecera protocolo de
mesas al respecto.
Si hubiera varios premios, su orden de entrega vendr definido por importancia del
premio, siendo el ltimo en entregar el ms importante.
1. Lectura del acta o texto que se va a proceder a firmar por parte de un alto
representante o directivo de la institucin anfitriona o persona designada al efecto por
las partes.
2. Acto propio de la firma de los documentos con o sin intercambio de carpetas.
3. Breve alocucin, por parte de las partes firmantes, que seguir el orden marcado de
intervencin coincidente con el orden protocolario que se ha seguido para sentarse en
la mesa. Si las partes firmantes son muchas, se designar un portavoz
4. Aunque no es algo general, puede convocarse una rueda de prensa protagonizada
por las partes firmantes.
5. Aperitivo, vino de honor o lunch.
Pg. 11/16
Unidad Didctica N 7
A) Convenio simple
Se denomina firma de convenio simple a la firma pblica de tantos ejemplares como
firmantes haya, con el intercambio posterior de las mismas. Al concluir la firma, se procede al
intercambio de carpetas y simblico apretn de manos, llevndose cada parte firmante un
ejemplar del convenio firmado por todos.
El acto de firma de convenio simple suele realizarse cuando el nmero de los firmantes
no supera las cuatro personas.
El normal escenario donde se procede a la firma es una habitacin o espacio con una
mesa presidencial, preferiblemente sin ningn adorno, donde los firmantes se sitan mirando al
pblico. Sobre la mesa donde se va a proceder a la firma del documento, el departamento de
protocolo se encargar de ubicar las carpetas cerradas que contendrn los documentos que las
partes deben de firmar. A su lado se colocarn las plumas con las que se firmarn los
documentos.
El protocolo de asiento de los firmantes variar por factores de cesin de presidencia
en beneficio del invitado de fuera, o en beneficio de una alta autoridad estatal invitada (sta o
bien se sienta en la mesa presidencial ocupando el puesto central de la misma, o bien se sita
de pie en un lugar destacado de la sala. En este caso, el acto se celebrara de pie y los
firmantes acudiran a la mesa de firmas en el momento preciso de la firma del convenio), o por
criterios de antigedad en el cargo, edad,.., dependiendo de donde se celebre el acto de firma
del convenio.
En primer lugar la persona que proceder a dar lectura del documento que se va a
firmar se ubicar en un atril, mirando al pblico, mencionando, al acabar la lectura del texto, el
nombre de las personas que van a proceder a la firma. Posteriormente, los ayudantes o
auxiliares de protocolo designados se colocarn detrs de cada persona firmante ayudndole
a pasar los folios y sealndole donde debe firmar, folio tras folio.
Lo tradicional es firmar al margen izquierdo de cada hoja a excepcin de la ltima que
estar seala por escrito donde debe firmar esa persona.
Al finalizar la firma del primer ejemplar, los auxiliares de protocolo cerrarn la carpeta y
se la intercambiarn con el siguiente ayudante. As hasta que todas las carpetas estn
firmadas por todas las partes. Una vez concluida la firma, los firmantes dejarn la pluma en la
mesa, se levantarn y se darn la mano entre s como seal de acuerdo de lo firmado.
B) Convenio mltiple
Se denomina firma de convenio mltiple a la firma pblica de un nico ejemplar, en la
que al finalizar el acto no se procede al intercambio de carpetas entre las partes firmantes.
Se usa este sistema cuando las partes firmantes son ms de cuatro.
Las partes firmantes, de forma pblica, slo firman un nico documento (el resto de los
documentos los firman de forma privada), en un acto de firma de convenio que es simblico.
Pg. 12/16
Unidad Didctica N 7
El protocolo que sigue para este tipo de firma es similar que para la firma del convenio
simple, si bien, se puede optar entre dos ceremoniales:
1. Los firmantes se sientan protocolariamente en una mesa y un auxiliar de protocolo
va pasando de uno a uno el documento a firmar. Se empieza por el de la derecha que preside y
en sentido circular se sigue hasta acabar por el de la izquierda de quien preside. La ltima
parte en firmar ser la persona que preside la mesa. Al finalizar, el auxiliar de protocolo
recoger la carpeta y todas las partes se levantarn y se saludarn entre s.
Finalizado el acto, la organizacin dar a cada parte firmante una copia firmada del
documento.
2. En vez de firmar todas las partes a la vez, el speaker o persona que ha ledo el acta
va llamando a cada una de las partes, que firmar sobre una mesa que se habr habilitado
donde se encuentra el documento a firmar y una pluma. El orden de llamada a firmar es de
menor a mayor rango.
Pg. 13/16
Unidad Didctica N 7
habitual que se le ofrezca el libro de firmas a los visitantes para que quede
constancia de su presencia.
-
Acto seguido, y como parte final de la visita, se puede ofrecer a los visitantes un
refresco o pequeo aperitivo. Igualmente, se les puede hacer entrega de un
pequeo obsequio que recuerde su paso por la institucin visitada.
En este tipo de visitas, puede que se realicen fotografas oficiales que rememoren la
visita realizada, o bien como recuerdo o bien por su utilidad periodstica como informacin de
inters para un medio de comunicacin. En este sentido, el departamento de comunicacin de
la entidad estar informado de la existencia de esta visita, para que sus medios grficos
recojan el momento indicado.
2. Visitas de trabajo
Este tipo de visitas, exigen muy poco protocolo, debido a que su accin, si requiere de
las formalidades y educacin debida en todo momento, la esencia de la reunin se fundamenta
en causas meramente laborales y no simblicas.
En este sentido, se entiende por visitas de trabajo aquellos tipos de visita que, por
categora, suelen afectar a altos funcionarios de la Administracin o de las entidades privadas y
que tienen por finalidad el tratamiento de temas de gestin o tratamiento de asuntos de
carcter laboral.
Dentro de este tipo de visitas de trabajo se distinguen a su vez varios tipos de visitas:
-
Visitas oficiales: las realizadas por algn cargo pblico, cualquiera que sea la
Administracin a la que estn adscritos y siempre que su contexto est en relacin
con sus competencias, ya que en caso contrario se entender como visita privada.
En este sentido, y debido al rango del visitante, su espera al edificio se realizar en
la puerta principal de acceso.
Visitas Generales: las efectuadas por personas sin cargo pblico alguno, aunque
en calidad de cualificado representante de una entidad, empresa o colectividad. Si
el rango del visitante es inferior al de la persona visitada, ser el jefe de gabinete o
su secretario quien se encargar de recibir, y la persona visitada esperar la
llegada del visitante en su despacho.
Privadas: las efectuadas por cualquier persona o cargo pblico a ttulo propio. En
estas visitas, al igual que sucede para las visitas generales, el rango del visitante
marca el rango del tipo de recibimiento.
Pg. 14/16
Unidad Didctica N 7
como que el gabinete de protocolo tenga que tener muy en cuenta los puntos de foto del acto,
as como el tratamiento dado a los periodistas asistentes.
Cmo se ha comentado al inicio de este apartado, los tipos de actos de visita a las
obras depender de quien realice la visita, as, la visita puede ser realizada:
En ambos tipos de visita, uno de los aspectos que el departamento de protocolo deber
tener en cuenta es el que se refiere a la indumentaria y seguridad de las autoridades y
personas que visiten las obras. En este sentido, y puesto que la visita se realiza a un espacio o
infraestructura que est en construccin, se debern tomar todas las medidas cautelares y de
seguridad propias de los trabajadores que estn realizando las obras. De este modo, ser
necesario, en muchos casos, el uso de un casco, guantes, gafas protectoras,.., o incluso un
mono de trabajo. As, antes de iniciar la visita a las obras, se dispondr de un habitculo donde
las autoridades y personas que acompaan a la autoridad puedan cambiarse de ropa o
ponerse los elementos protectores necesarios.
Pg. 15/16
Unidad Didctica N 7
Bibliografa Recomendada
- Calera, Ana Mara, La etiqueta en la mesa, Ed. De Vecchi, 1994
- De Urbina, Jos Antonio, El arte de invitar, Ed. El Ateneo
-; El protocolo en casa, Ed. Temas de Hoy, 1995
-; El protocolo en los negocios, Ed. Temas de Hoy, 1994
- Daz-Plaja, Fernando, Manual de cortesa y convivencia, Ed. Nobel, 1998
- Gourlat, C., Cmo ser un buen anfitrin, Ed. Salvat, 1995
- Lpez Prez, Camilo, El libro del saber estar, Ed. Nobel
- Lpez- Nieto y Mallo, Francisco, Honores y Protocolo, Ed. Consultor de los
Ayuntamientos, Madrid,2000
-; La documentacin del protocolo, Ed. Bayer, Barcelona, 1998
-; Manual de Protocolo, Ed. Ariel, 1997
- Manzano Lahoz, Antonio, Las banderas histricas del Ejrcito espaol,
Ministerio de Defensa, Madrid, 1996
- Marchesi, Mara Rosa, El protocolo hoy, Ed. El Pas Aguilar, 1993
- ; Recibir en casa, Ed. Planeta, 1997
- Marn Calahorro, Francisco, Fundamentos del protocolo en la comunicacin
institucional, Ed. Sntesis, 1997
- Smith, Susi, La decoracin de la mesa, Ed. Folio, 1993
- Sol, Montse, Saber ser. Saber convivir, Ed. Planeta, 1995
-; El protocolo y la Empresa, Ed. Planeta, 1998
-Vilarrubias, Felio. A., Tratado de Protocolo del Estado e Internacional, Ed.
Nobel, 1994
Pg. 16/16