GUIA PARA LA ELABORACIN Y

CODIFICACIN DE DOCUMENTOS
Cdigo: ES-MC-GU01

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1. OBJETO
Indicar de forma detallada la estructura metodolgica para la elaboracin y codificacin de los
documentos del rea de calidad de Frigorfico Temuco.

2. ALCANCE
Esta gua aplica para todos los documentos del SIG del rea de calidad de Frigorfico Temuco.

3. DEFINICIONES
Diagrama de flujo: Es la representacin grfica de las etapas de un proceso o procedimiento de
acuerdo a unas convenciones universales.
Documento: Segn la norma ISO 9000: Informacin y su medio de soporte.
Formato: Documento empleado para el registro de informacin necesaria para realizar un procesos o
actividad.
Manual de calidad: Documento que especifica el sistema de gestin de la calidad de una Entidad.
Norma Institucional: Documento generado dentro del proceso de normalizacin de una institucin que
presenta la forma de realizar un proceso, procedimiento o actividad y que se obtiene a travs del
consenso entre los responsables del mismo.
Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan, las cuales transforman
elementos de entradas en resultados.
Procedimiento: Forma especfica para llevar a cabo una actividad o proceso.
Registro: Documento que presenta resultados o proporciona evidencia de actividades desempeadas.
Revisin: Actividad que consiste en verificar que el contenido de un documento corresponde a lo que
se hace.
4. CONDICONES GENERALES

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Esta gua establece los lineamientos que deben acatar los funcionarios de Frigorfico Temuco para la
elaboracin de documentos.

5. CONTENIDO

5.1 DOCUMENTOS DEL AREA DE CALIDAD

IPOGO

DOCUMENTOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION

DOCUMENTOS

CODIGOS

Manual de calidad

MC

Poltica de calidad

PO

Objetivos

OB

Caracterizacin

CA

Procedimientos

PR

Planes

PL

Guas

GU

Formatos

FO

Instructivos

IN

Registros

RE

Ttulos externos

DE

5.2 CONTENIDO DE LOS DOCUMENTOS DEL AREA DE CALIDAD

A continuacin, se especifica el contenido de los documentos del rea de calidad

ITEM
1.OBJETIVO

DESCRIPCIN
Describe el propsito para el cual fue diseado el documento

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2 .ALCANCE

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Establece los lmites de aplicacin del documento, se refiere a

las reas, procesos, procedimientos etc., que se afecten con el
documento.

3. DEFINICIONES

Incluye el vocabulario, los conceptos, la jerga

institucional y los trminos que se consideren necesarios
para entender los procesos, procedimientos, etc., a que haga
referencia el documento.

4.CONDICIONES
GENERALES

Establece los requerimientos, las polticas y las disposiciones que

deben ser tenidas en cuenta para la ejecucin de las actividades
planteadas en el documento.
Se realiza una descripcin detallada de las actividades, para lo

5.-CONTENIDO/
DESARROLLO

cual se utiliza diagrama de flujo y tabla de descripcin de

actividades.

6
DOCUMENTO
REFERENCIA

DE

Documentos que pueden ser consultados para el entendimiento

de las actividades establecidas en un documento del
Sistema Integrado de Gestin.
Describe brevemente los cambios con relacin a la

7 CONTROL DE CAMBIOS
8 ANEXOS

versin anterior.
En esta seccin se incluyen elementos adicionales,
como formatos, fotografa, grficos, tablas, ejemplos
especficos, que permiten una mejor compresin del
documento

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5.3 CODIFICACIN DE LOS DOCUMENTOS

La codificacin de los documentos del rea de calidad de Frigorfico Temuco, se har en una
combinacin de nmeros arbigos y letras maysculas, tomando como referencia los tipos de
procesos y los procesos como se detalla a continuacin:
Se inicia con las dos primeras letras del nombre del tipo de proceso, seguido de las dos primeras
letras del nombre del proceso, luego las dos primeras letras del tipo de documento y por ltimo el
nmero consecutivo del documento a dos dgitos.
Ejemplo:
PARA CALIDAD
Tipo de proceso: Inspecciones
Nombre del Proceso: Calidad
Tipo de documento: Procedimiento Consecutivo: 01
IN-CA-PR01

5.4 ASPECTOS DE FORMA

Para elaborar los documentos del rea de calidad de Frigorfico Temuco, debe tenerse en cuenta los
siguientes criterios:

5.4.1 Encabezado

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3
2
4

En todas las hojas debe aparecer el cuadro ejemplificado arriba, que identifica el documento y
contiene la siguiente informacin:
1. Logo de la empresa.
2. Ttulo del documento: El cual debe escribirse con letra Arial 12, cursiva, negrilla y

mayscula

sostenida.
3. Logo complementario (opcional).
4. El cdigo del documento
5. Nmero de la pgina: en letra Arial 11 cursiva, mayscula inicial y normal. Formato x de y

5.4.2 Cuerpo del documento

Para la redaccin de los documentos del rea calidad de Frigorfico Temuco, deben tenerse en cuenta
los siguientes aspectos:
El texto de los prrafos debe estar justificado a la izquierda y a la derecha y los ttulos justificados
hacia la izquierda.
Las notas de pie de pgina deben escribirse en Arial 11 normal
Para las fechas se utiliza el formato da, mes, ao, utilizando la combinacin en nmeros y letras,
ejemplo: 28 de noviembre del 2015

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La fuente del texto debe escribirse en letra Arial 11; interlineado a espacio sencillo y doble espacio al
terminar el prrafo.

NIVEL
Nivel 1

FORMATO
Negrilla, mayscula sostenida

TIPO DE LETRA
Arial 11

Negrilla, mayscula sostenida

Arial 11

Normal, mayscula inicial

Arial 11

Normal, mayscula inicial

Arial 11

Normal, mayscula inicial

Arial 11

1. TITULO 1
Nivel 2.
1.1. Titulo 2
Nivel 3
1.1.1. Titulo 3
Nivel 4
1.1.1.1 Titulo 4
Nivel 4
Vieta

5.4.3 Cierre del documento:

Al final del documento, en la parte inferior de la hoja, la informacin debe ir en Letra Arial 11, cursiva,
mayscula inicial y normal, la fecha en formato DD/MM/AAAA

Versin:
Firma

Elaborado por:

Revisado Por:

Nombre
Cargo
Fecha de aprobacin: ________________________
5.4.3. Mrgenes

Aprobado por:

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La configuracin de los mrgenes se establece as:

TIPO DE MARGEN
Superior
Inferior
Izquierda
Derecha
Encabezado
Pie de Pagina

DIMENSIN(cm)
3
2
3
2
2
1.5

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5.5.

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DIAGRAMA DE FLUJO GENERAL

Para la elaboracin de los diagramas de flujo se emplean los siguientes smbolos

SMBOLOS PARA DIAGRAMAS DE FLUJO

SIMBOL

DEFINICION

O
Conector: Representa una conexin o enlace de un paso
del proceso o procedimiento con otro dentro de la misma
pgina o entre pginas. El smbolo lleva inserto una letra
(utilizacin del alfabeto).
Operacin o actividad de un procedimiento. En el
recuadro superior se escribe el nombre del cargo
responsable por la actividad y en el recuadro inferior se
menciona la actividad o la tarea que se desarrolla de
acuerdo con la secuencia del procedimiento que se est
documentando.
Inicio-Fin:
de

Indica el

comienzo

un procedimiento.

final

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SIMBOLO

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DEFINICION
Conector de pgina diferente: Se emplea para realizar la
conexin del diagrama de una pgina a otra. Los dos
conectores se relacionan mediante nmeros arbigos.
Decisin: Se emplea para indicar la aprobacin, aceptacin
o la decisin despus de una actividad de revisin,
verificacin o cuando se presenta un camino alternativo.
Direccin de Flujo: Conecta los smbolos; seala el orden
en que se deben ejecutar los distintos pasos; define de
esta manera la secuencia del proceso.

7. CONTROL DE CAMBIOS

FECHA

VERSION

DESCRIPCIN DE CAMBIOS

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8. ANEXOS

Versin: 01

Elaborado por:

Firma
Nombre
Cargo
Fecha de aprobacin:

Revisado Por:

Aprobado por: