INSTRUMENTACIN.

RECOPILACIN DE INFORMACIN.
Para realizar la investigacin se utiliz lo siguiente:
Los antecedentes, visin, misin, polticas fueron obtenidos mediante la visita a la
empresa y una conversacin con el contador para complementar dicha informacin.
Documentacin.
Se realiz una bsqueda de todos los documentos necesarios para efectuar la
auditoria y para complementar ciertas dudas se nos confiri realizar una
entrevista con el contador.
Cuestionario.
Mediante la aplicacin del cuestionario compuesto tanto de preguntas abiertas
como cerradas previamente formuladas, nos permitir tener una idea general
de la situacin de la empresa.
Entrevistas.
Mediante las entrevistas realizadas podemos obtener informacin acerca del
manejo de la empresa, podemos tambin conocer si los empleados cuentan
con la informacin necesaria de la organizacin como por ejemplo la misin,
visin, estructura, estrategias, etc.

TCNICAS DE RECOLECCIN.

Investigacin documental.
Anlisis de todos los documentos proporcionados por SEBIOCA, principalmente
de aquellos que nos pudieran proporcionar informacin clara y adecuada para
el buen ejercicio de la Auditoria Administrativa llevada a cabo.

Observacin directa
Recorrido de las instalaciones y oficinas de SEBIOCA, con la finalidad de
conocer las condiciones en la que se encuentran los colaboradores en su rea
de trabajo y el ambiente en que se desarrollan diariamente al ejercer sus
funciones.

Entrevistas
La entrevista se la realizo al asistente contable.

Cuestionario
El cuestionario est basado en base a los factores que abarcan una mayor
expectativa.

FACTORES ASIGNADOS PARA REVISINDEL PROCESO ADMINISTRATIVO

PLANEACIN
Visin
1. Conoce usted cul es la visin de la empresa?
S ____
2.

No ___

La esencia de la visin considera el perfil de:

a. Usuarios
b. Competidores
c. Mercado

3. La visin de la organizacin considera creencias tales como:

a. Ser la mejor
b. La importancia de ofrecer un buen servicio
c. La importancia que tienen los empleados como persona
d. La importancia de realizar un buen trabajo
4.

Cree que la visin de la empresa est enfocada a la realidad?

S___

No ___

5. Cree usted que la visin sustenta un enfoque estratgico para la empresa?

S ___

No___

Misin
1. Conoce usted la misin de la empresa?
S___
2.

No___

Que representa para la organizacin la misin?

3. La misin especfica cul es el nivel de calidad que puede ofrecer?

S___
4.

No___

La filosofa del protocolo de la misin se sustenta en:

a. Valores corporativos
b. Fundamentos ticos
c. Nivel de responsabilidad social
d. Otros

5. Es la misin realmente una gua de actuacin?

S ___

No___

Objetivos
1. Conoce los objetivos de la empresa?
S___
2.

No___

Se ha logrado convertir la misin en objetivos especficos?

S___

No___

3. A qu plazo se definen los objetivos?

a) Corto plazo
b) Largo plazo
4.

Qu relacin guardan los objetivos con las estrategias?

5. Los objetivos son susceptibles de alcanzar?

S___

No___

Metas
1.

Son las metas un sustento de la misin?

S ___

No___

2.

Cmo se fijan las metas?

3.

Qu relacin existe entre metas y desempeo?

4.

Qu elementos se consideran en la elaboracin de metas?

a. Revisar la misin de la organizacin
b. Evaluar los recursos disponibles
c. Determinar las metas
d. Documentarlas y comunicarlas
e. Revisar resultados para evaluar su consecucin

5.

Que procedimiento se sigue para efectuar la correcta implementacin de metas

Estrategias/ tcticas
1. Quin define las estrategias?
2. Se han mantenido las estrategias o ha sido necesaria ajustarlas? Por qu
motivo?
3. Cules son las estrategias fundamentales de la organizacin?
a) Corporativas
b) Funcionales
c) Negocios
d) Globales
4.

Las estrategias han posibilitado a la organizacin una ventaja competitiva?

S ___

No___

5. Cmo se implementan y controlan las estrategias y las tcticas?

ORGANIZACIN

Estructura organizativa
1. La estructura permite cumplir con el objeto o atribuciones de la organizacin?
S___
2.

No___

Qu factores se consideraron en su diseo?

a) Econmicos
b) Normativos
c) Estratgicos
d) Necesidades del servicio
e) Otros

3. Qu relacin existe entre el estilo del liderazgo y la estructura de la organizacin?

4.

Qu representa la estructura para la cadena de valor de la organizacin?

5. Las funciones asignadas a cada rea de la organizacin son adecuadas para el

cumplimiento de la misin?
S___

No___

Divisin y Distribucin de Funciones

1. Existe un estudio comparativo de las ventajas y desventajas de acuerdo al tipo de
estructura, segn:
a) El empleo de recursos
b) El proceso de toma de decisiones
c) La capacidad de cambio
d) Aspectos de coordinacin funcional
e) Otros
2.

Se establece la relacin de las funciones con:

a) La misin
b) Los objetivos y las metas
c) Polticas
d) Procedimientos
e) Otros

3. Se brindan capacitaciones sobre funciones por rea y puesto?

4. En quin recae la responsabilidad de brindar las capacitaciones sobre funciones?
a) En el jefe superior inmediato
b) El rea de recursos humanos
c) Gerente
d) Consultor
5. Cmo se coordina el cumplimiento de funciones?
a) Duplicidad
b) Omisiones
Cultura Organizacional

1. Existe una cultura organizacional congruente?

S___
2.

No___

Cmo influye la comunicacin en el desarrollo de un contexto cultural?

3. Qu tipo de cultura prevalece en la organizacin?

a) Adaptable
b) De logro
c) Burocrtica
4.

Cmo influye la comunicacin en el desarrollo de un contexto cultural?

5. Qu tipo de culturas forman tal contexto?

a) Cultura de alto contexto, en la cual la comunicacin se usa para mejorar las
relaciones personales
b) Cultura de bajo contexto, en la cual la comunicacin se usa para
intercambiar hecho de informacin
DIRECCIN
Liderazgo
1. Qu estilo de liderazgo ejerce la direccin?
2.

Se consideran caractersticas de liderazgo tales como:

a) Empuje
b) Motivacin
c) Congruencia
d) Confianza
c) Conocimiento

3. Qu rasgos de lderes eficaces predominan en la organizacin?

a) Dominio
b) Energa
c) Locus de control interno
d) Flexibilidad
e) Confianza en s mismo
f) Inteligencia
4.

Existe un liderazgo individualizado?

S___

No___

5. Existen vertientes de liderazgo tales como?

a) De supervisin
b) Participativa
c) De equipo Comunicacin
Comunicacin

1. Explique brevemente como es el proceso de comunicacin?

2.

Se conoce las barreras que obstaculizan la comunicacin?

S___

No___

3. La comunicacin fluye de manera?

a) Ascendente
b) Descendente
c) Diagonal
d) Lateral
e) Multidireccional
4. Se ha implementado alguna iniciativa para enriquecer los canales de
comunicacin?
S___

No___

5. Qu clase de comunicacin propicia mayor dificultad?

a) Verbal
b) Escrita
c) A travs de equipos
d) Otros Motivacin
Motivacin
1. Es la motivacin una prioridad para la organizacin?
S___
2.

No___

Est vinculada la motivacin con las necesidades del personal?

S___

No___

3. El modelo de la motivacin contempla?

a) Necesidades
b) Conducta
c) Recompensa
d) Otros
4.

De qu manera repercute la motivacin en el clima organizacional?

5. Est la motivacin sustentada a elementos cmo?

a) Esfuerzo
b) Direccin
c) Necesidad

Toma de decisiones

1. Cmo se lleva a cabo el proceso de toma de decisiones?

2.

La toma de decisiones considera condiciones cmo?

a) Certeza
b) Riesgo
c) Incertidumbre
d) Conflicto

3. De qu manera y de qu medida incide la cultura organizacional en la toma de

decisiones?
4. El proceso de toma de decisiones considera supuestos como seleccionar las
alternativas que maximizan los intereses de la organizacin?
S____

No___

5. Existe el proceso de toma de decisiones en grupo? Si No Control Naturaleza

(Cmo regula la empresa sus actividades)
CONTROL
Naturaleza
1. Cmo se ejerce el control en la organizacin? Explique brevemente
2.

Estn definidos controles en atencin a un enfoque:

a) Preventivo
b) Concurrente
c) De retroalimentacin

3. Los controles de mercado se aplican a nivel:

a) Corporativo
b) Unidad de negocio
c) Individual
4.

Cmo se maneja la cultura para reforzar el control?

5. Existe la certeza que los controles cumplen con:

a) Sealar excepciones en puntos crticos
b) Ser objetivos
c) Ser flexibles
d) Ajustarse a la cultura organizacional
e) Justificar sus costos
f)

Otros

Sistemas
1. Los controles diseados permiten:
a) Vincular las estrategias con su ejecucin
b) Contar con estndares accesibles
c) La aceptacin de toda la organizacin
d) Precisin en la orientacin de las acciones
e) Oportunidad en la toma de decisiones
f)

Contar con el soporte adecuado

g) Otros
2.

Con que frecuencia se revisan y/o actualizan los sistemas de control?

a) Diario
b) Semanal
c) Mensual
d) Otros

3. Existe un sistema de cmputo para el control de:

a) Metas
b) Ajuste a estructura
c) Funciones
d) Proceso
e) Operaciones
f)

Personal

g) Recursos econmicos
h) Calidad de los servicios
i)
4.

Otros?

Qu tipos de recursos informticos incluye el control?

5. Cmo indicen los sistemas de control en el desempeo de la organizacin?

Herramientas
1. Se encuentran los controles financieros, presupuestales y de medicin del
desempeo?
S___
2.

No___

Se utiliza la informacin financiera tal como:

a) Balance general
b) Estado de resultados
c) Estado de posicin financiera
d) Otros
3. Qu mecanismos se han creado para controlar los costos en niveles permisibles?
4.

Cmo interactan la planeacin y el control en la organizacin?

5. Es el control una estrategia para la organizacin?

S___

No___

Calidad
1. Cuenta la organizacin con un sistema de calidad?
S___
2.

No___

Cmo se promueve la calidad en la organizacin? Explique brevemente

3. El sistema ha logrado satisfacer las necesidades y rebasar las expectativas de

los clientes y usuarios?
S___
4.

No___

Existe un mejor y mayor interrelacin de la organizacin con:

a) Proveedores
b) Clientes
c) Grupos de inters
d) Otros

5. Se cuenta con un certificado de calidad?

S___

No___

Elementos especficos
Servicio al Cliente
1. Cmo es el vnculo con sus usuarios actuales?
a) Excelente
b) Muy bueno
c) Bueno
d) Regular
2. Es posible ofrecerle ms a sus usuarios?
S____

No___

3. Con frecuencia, sus usuarios son el mejor pblico para proporcionarle informacin
sobre el desempeo de su compaa.
S____

No___

4. La Compaa cuenta con el suficiente personal/unidades para cubrir las

necesidades de los usuarios?
S____

No___

5. El servicio que ofrece la empresa logra satisfacer al usuario?

S____

No___

 Tabla de evaluacin de factores

ETAPAS DEL
PROCESO
ADMINISTRATIVO

ESTABLECI
DOS

PLANEACIN

300

PUNTOS MAXIMOS

Visin

55

Misin

65

Objetivos

60

Metas

65

Estrategias/Tcticas

55

ORGANIZACIN

200

Estructura
Organizacional
Divisin y
distribucin de
Cultura
organizacional
Recursos humanos
DIRECCIN

40
60
50
50
200

Liderazgo

45

Comunicacin

55

Motivacin

45

Toma de decisiones

55

CONTROL

300

Naturaleza

65

Sistemas

65

Herramientas

85

Calidad

85

TOTAL

1000

OBTENID
OS

%
OBTENID
O

GLOBAL

PLANEACIN
Visin
Indicadores Cualitativos
Forma en que fomenta el nivel de compromiso.
Manera en que eleva la moral y el espritu de equipo.
Indicadores Cuantitativos
(No. De empleados que la conocen)/ (Total de Empleados)
(Empleados que la comparten)/ (Empleados que la conocen)

Misin
Indicadores Cualitativos
Grado en el que se constituye como una gua de actuacin
Medida en que enlaza lo deseable con lo posible.
Indicadores Cuantitativos
(No. De empleados que la conocen)/ (Total de Empleados)
(Empleados que participan en su definicin)/ (Total de Empleados)

Objetivos
Indicadores Cualitativos
Grado en que orientan las acciones.
Medida en que imprimen direccin a los esfuerzos.
Indicadores Cuantitativos
(Objetivos logrados)/ (Objetivos establecidos)
(Objetivos de negocio alcanzaos)/ (Objetivos establecidos)

Metas
Indicadores Cualitativos
Nivel en que se determina el alcance de las acciones.
Manera en que se relacionan recursos y acciones con los objetos.
Indicadores Cuantitativos
(Metas alcanzadas)/ (Metas Establecidas)
(Metas alcanzadas)/ (Objetivos Definidos)

Estrategias/ tcticas
Indicadores Cualitativos
Modo en que marcan la ruta fundamentas para el empleo de recursos.
Indicadores Cuantitativos
(Estrategias implementadas)/ (Total de estrategias)
(Tcticas Implementadas)/ (Total de Tcticas)

ORGANIZACIN

Estructura organizacional
Indicadores Cualitativos

Precisin con que se determinan los niveles de autoridad y

responsabilidad
Indicadores Cuantitativos
(reas Sustantivas)/ (Total de reas)
(reas descentralizadas)/ (Total de reas)

Divisin y distribucin de funciones

Indicadores Cualitativos
Grado en que determinan las cargas de trabajo
Indicadores Cuantitativos
(Tareas realizadas)/ (Empleados)
(Funciones Definidas)/ (Total de reas)

Cultura organizacional
Indicadores Cualitativos
Nivel en que define el perfil de la organizacin
Manera en que se convierte en una fuente de cambio organizacional
Indicadores Cuantitativos
(reas con mejoras)/ (Total de horas)
(Personas que participa en las mejoras)/ (Total de personal)

Recursos Humanos
Indicadores Cualitativos
Capacidad para constituirlos en un factor de aprendizaje para el cambio
Indicadores Cuantitativos
(Anlisis de Puestos)/(Total de puestos)
(Personal de nivel Administrativo)/(Total de personal)

DIRECCIN

Liderazgo
Indicadores Cualitativos
Forma en la que el liderazgo constituye una conducta que gua y provee
el soporte necesario a la organizacin.
Indicadores Cuantitativos
(Estilos de liderazgo actual)/(Estilos de liderazgo empleados)
(Personal que identifica el estilo de liderazgo)/(Total de personal)

Comunicacin
Indicadores Cualitativos
En qu medida constituye un medio para transmitir informacin con un
significado comprensible
Indicadores Cuantitativos

(Canales de comunicacin utilizados)/ (Canales de comunicacin

establecidos)
(Informacin
transmitida
por
medio
especfico)/Canales
de
comunicacin establecidos)

Motivacin
Indicadores Cualitativos
Grado en que la motivacin que ofrece la organizacin representa la
facultad para transmitir energa para sostener y dar sentido al esfuerzo
del personal
Forma en que promueve la equidad en el trato.
Indicadores Cuantitativos
(Personal que recibe incentivos)/(Total de personal)
(Incentivos utilizados)/(Total de incentivos)

Toma de decisiones
Indicadores Cualitativos
Medida en que la organizacin maneja de manera adecuada la
generacin y evaluacin de alternativas para seleccionar e implementar
la ms idnea.
Nivel de identificacin como proceso estratgico para minimizar errores
y maximizar resultados.
Indicadores Cuantitativos
(Alternativas de decisin posibles)/ (Total de Alternativas)
(Total de decisiones acertadas)/ (Total de decisiones)

CONTROL

Naturaleza
Indicadores Cualitativos
Grado en que la organizacin regula adecuadamente sus actividades.
Forma en que establece los lmites de actuacin en funcin de sus
objetivos.
Indicadores Cuantitativos
(Controles preventivos)/(Total de Controles)
(Controles de retroalimentacin)/(Total de Controles)

Sistemas
Indicadores Cualitativos
Grado en que la organizacin establece el trmino de ejecucin de los
controles de acuerdo con los sistemas de trabajo.
Medida en que determina los controles necesarios en funcin de la
tecnologa y la cultura organizacional.
Indicadores Cuantitativos
(Controles sociales)/ (Total de Controles)

(Controles Burocrticos)/ (Total de Controles)

Herramientas
Indicadores Cualitativos
Forma en que enmarca la naturaleza y tipo de tcnicas e instrumentos
que la organizacin utiliza para implementar los controles.
Mecanismos para asegurarse del cumplimiento de metas.
Indicadores Cuantitativos
(Controles presupuestados)/ (Total de Controles)
(Sistema de control financiero)/ (Total de Sistemas)

Calidad
Indicadores Cualitativos
Manera en que la organizacin propicia el impulso sistemtico de la
participacin de todos los integrantes para el logro de servicios de
calidad.
Capacidad para establecer estndares para evaluar la calidad del
servicio.
Indicadores Cuantitativos
(Sistema enfocados en el cliente)/(Total de Sistemas de calidad)
(Sistemas de interaccin con proveedores)/(Total de Sistemas de
calidad)

ELEMENTO ESPECFICO:

Servicio al Cliente
Indicadores Cualitativos
Grado en que permite el conocimiento de las necesidades y
expectativas de los clientes.
Modo en que se convierte en una fuente de recursos.
Indicadores Cuantitativos
(Estudios efectuados para mejorar la atencin a clientes)/ (Estudios
programados para mejorar la atencin a clientes)
(Servicios al cliente)/ (Total de servicios

PAPELES DE TRABAJO
Para la ejecucin de la Auditora Administrativa a SEBIOCA, se utilizar las minutas
como papeles de trabajo, con su implementacin se lograra mostrar un resumen sobre
las visitas realizadas y pormenores de las mismas.
Minuta 1
Minuta de la visita realizada a SEBIOCA el da 14 de enero del 2016 con la secretaria
para conocer si nos podran ayudar con informacin para hacer uso de la empresa
para realizar la Auditoria Administrativa.

11.45:00 AM Llegada a la Empresa

11:55 AM Dialogo con la secretaria, la cual nos comunic que nos confirmara
al correo s la Gerente autorizaba o no el permiso.
12:00 AM Fin de la visita
Minuta 2
Minuta de la visita realizada a SEBIOCA el da 15 de enero del 2016 con el contador
para hacer la entrega de la carta convenio y para la obtencin sobre los datos
generales de la empresa.
11:50 AM Llegada a la Empresa
11:55 AM Entrada a la empresa y entrega de la carta convenio.
12:05 PM Dialogo con el contador sobre datos relevantes de la empresa, y
nos ofreci documentos informativos, los mismos que debamos retirar en la
prxima visita.
12:20 PM Se empez el dialogo con el contador, para conocer ms sobre la
empresa, su misin, su visin, sus metas, manejo de tcticas y estrategias de
ventas, conocimiento sobre su funcionamiento y la forma de trabajo.
12:45 PM Fin de la visita

EVIDENCIA
Durante el transcurso de la auditora obtuvimos las siguientes evidencias:
Evidencia fsica
La empresa cuenta con el suficiente personal para el trabajo.
Los laboratorios en donde realizan su trabajo estn en buen estado y
suficientemente equipado.
Los colaboradores son amables
En ciertas hay cambios de reas de trabajo de acuerdo a sus necesidades y
demanda del mercado.