Procesos de Apoyo 1

Tabla de
Contenidos
Proceso de Desarrollo del talento humano
1 . S e l e c c i n d e P e r s o n a l .
F l u j o g r a m a . Seleccin de Personal.
3
12
2. Plani f i c a c i n d e l E m p l e o P b l i c o & P l a n A n u a l d e Va c a nt es.
13
F l u j o g r a m a . Planificacin del Empleo Pblico y Plan Anual de Vacantes.
29
3 . Ev a l u a c i n d e l D e s e m p e o L a b o r a l O r d i n a r i o .
F l u j o g r a m a . Evaluacin del Desempeo Laboral Ordinario.
4 . Ev a l u a c i n d e l D e s e m p e o L a b o r a l P e r i o d o d e P r u e b a .
F l u j o g r a m a . Evaluacin del Desempeo Laboral Periodo de Prueba.
5 . P l a n I n s t i t u c i o n a l d e F o r m a c i n y C a p a c i ta c i n .
F l u j o g r a m a . Plan Institucional de Formacin y Capacitacin.
6 . S i s t e m a d e Es t m u l o s .
F l u j o g r a m a . Sistema de Estmulos.
30
50
51
63
64
74
75
90
91
7 . S a l u d O c u p a c i o n a l .
F l u j o g r a m a . Salud Ocupacional.
8 . C o m i s i n d e P e r s o n a l .
F l u j o g r a m a . Comisin de Personal.
A l ca d a M u n i c i p a l
de Aguazul, Casanare.
97
98
109
Tabla de
Contenidos
Proceso de Desarrollo del talento humano
9 .

10.
Procesos Disciplinarios.
110
F l u j o g r a m a . Procesos Disciplinarios.
128
Incorporacin - Reincorporacin por
E f e c t o s d e S u p r e s i n d e l E m p l e o .

F l u j o g r a m a . Incorporacin - Reincorporacin por
Efectos de Supresin del Empleo.

11.

12.

13.

129
140
Nmina.
141
F l u j o g r a m a . Nmina.
148
Administracin de Historias Laborales.
149
F l u j o g r a m a . Administracin de Historias Laborales.
156
Comit de Convivencia Laboral.
157
F l u j o g r a m a . Comit de Convivencia Laboral.
168
P ROCESO
Desarrollo del Talento Humano

P ROCED I M I ENTO
Seleccin
d e Pe r s o n a l
CDIGO: A-DTH-P-01 * VERSIN: 01 * APROBACIN: RESOLUCIN NO. 836 DEL 29 DE DICIEMBRE DE 2012.
Objetivo
Convocar y elegir los mejores servidores pblicos, desde la definicin
de los criterios de idoneidad y transparencia, con el fin de contar con
el recurso ms valioso del municipio como son las personas, para
hacer posible la realizacin de su misin y el cumplimiento de los
objetivos institucionales.
Alcance
El procedimiento inicia con la revisin de la planta de personal o de
empleos establecida en la Alcalda Municipal de Aguazul y termina
con publicar la informacin relacionada con la planta de personal.
Base Legal
Constitucin Poltica Art.122, Ley 909 de 2004 Art.17, Decretos
760 de 2005, 785 de 2005, 2539 de 2005, 1227 de 2005, normas sobre Gestin de Calidad y MECI.
Revisar la Planta de Personal o de

Empleos establecida en la Alcalda
Municipal de Aguazul
Descripcin
Antes de iniciar el proceso de seleccin de personal, la secretaria de despacho
de la secretara General quien hace las veces de jefe de recursos humanos,
debe revisar la planta de empleos (planta del despacho del alcalde y la planta
global) para verificar los requerimientos de personal con el fin de que la administracin municipal pueda ser efectiva en el desarrollo de sus funciones.
De otra parte, la planta de empleos, corresponde al de Estructura de empleos,
es decir los empleos necesarios para cumplir las funciones previstas en la estructura funcional, de acuerdo a la estructura orgnica de la administracin.
Registro
Planta de Empleos o de personal adoptada.
Responsables
Secretario de despacho de la Secretara General.
Profesional Universitario Talento Humano.
Punto de Control
Definir el perfil que

se necesita
Descripcin
Cuando se crea un nuevo cargo para atender objetivos, o es necesario integrar a
alguien porque quien ocupaba el cargo renunci, se pension o fue despedido,
es preciso adelantar el proceso de seleccin; ser necesario entonces buscar
candidatos dentro de la administracin, para promover a personas que estn
desempeando otras funciones, fuera de ella, para integrar nuevos recursos.
Procedimiento: Seleccin
de
P e r s o n a l . MAC
Para adelantar esta actividad el jefe inmediato identifica la necesidad y la

comunica a la secretaria de despacho de la secretaria general para que adelante el proceso.
Con la necesidad definida, se establecen los objetivos que debe alcanzar
quien ocupe el empleo y las responsabilidades que deben ser atendidas, para
lo cual se debe revisar el Manual especfico de funciones y de competencias
laborales para verificar all el perfil (estudios y experiencia).
La secretaria de despacho de la secretaria general, debe establecer el tipo de
vinculacin que va a emplear para el perfil que necesita. Si el perfil est en el
manual all se determina si es de carrera, de libre nombramiento o remocin.
Una vez se determine el tipo de vinculacin se debe identificar la disponibilidad de recursos para esa vinculacin. Si el cargo que se va a proveer est en
la planta, el presupuesto estar disponible por lo que solo es necesario que
la secretaria de despacho de la secretara general solicite el Certificado de
Disponibilidad presupuestal.
Registro
CDP.
Responsables
Profesional contratado Talento Humano.
Punto de Control
Verifique que se cuenta con CDP para evitar el riesgo de incurrir en un nombramiento sin que exista recursos para el pago de salarios y prestaciones
sociales.
Iniciar el Proceso de Seleccin para

empleados de carrera administrativa
Descripcin
La carrera administrativa es un sistema tcnico de administracin de personal que tiene por objeto garantizar la eficiencia de la administracin pblica
y ofrecer, estabilidad e igualdad de oportunidades para el acceso y el ascenso
al servicio pblico.
Cuando se trate de proveer un empleo de carrera administrativa, por vacancia
definitiva la entidad, debe adelantar el proceso de seleccin a travs de la
Comisin Nacional del servicio Civil, cumpliendo con los requisitos exigidos
de
por este organismo, quien adelantar el concurso respectivo, los costos que
genere la realizacin del concurso ser con cargo al presupuesto de la Alcalda Municipal de Aguazul.
Para adelantar el proceso de seleccin de empleados de carrera administrativa, la CNSC, tiene en cuenta las siguientes etapas, conforme lo establecido
en el artculo 31 de la Ley 909 de 2004: Convocatoria, Reclutamiento,
Pruebas, Listas de elegibles, Perodo de prueba.
Si la necesidad de personal requiere ser atendida con urgencia, mientras la
CNSC realiza el proceso de seleccin, el Alcalde, puede solicitar autorizacin
ante la CNSC para nombrar en encargo o provisionalidad (segn sea el caso) por
seis (6) meses, a la persona seleccionada por la administracin municipal.
Para ello se debe buscar dentro de los cargos de carrera administrativa a la
persona que puede ocupar el empleo vacante bajo la figura de encargo, si no
se encuentra la persona, debe buscarse por fuera de la carrera para asumir el
empleo en provisionalidad.
En cualquiera de los dos casos anteriores, debe sustentarse la decisin ante
la CNSC adjuntando una certificacin juramentada sobre la idoneidad de
la persona escogida, cumpliendo con los requisitos exigidos en la circular
No.05 de 2010 proferida por la Comisin Nacional del Servicio Civil. Es
posible solicitar prrroga a esta provisin o encargo haciendo la debida justificacin tcnica al cumplir los seis (6) meses.
Registro
Solicitud firmada por el Alcalde.
Estudio Tcnico de verificacin.
Responsables
Punto de Control
Verificar que se realiz el estudio tcnico de verificacin para evitar el riesgo
de violar los derechos preferenciales que tienen los empleados de carrera de
ser encargados de un empleo de superior jerarqua.
de
Realizar el Proceso de Seleccin para

Funcionarios que no son de carrera
administrativa: Libre Nombramiento
y Remocin
Descripcin
En el evento en que se requiera proveer un empleo de Libre Nombramiento y
Remocin, por ser este empleo de discrecionalidad del Alcalde, la secretaria
de despacho de la secretara general con el apoyo del profesional contratado de
talento humano, estudia la hoja de vida que ha sido entregada por el Alcalde,
verificando el cumplimiento del perfil conforme a los requisitos de estudio y experiencia y competencias establecidos para el empleo en el manual especfico
de funciones y de competencias laborales, adoptado en la entidad.
Registro
Documento de verificacin de requisitos exigidos.
Responsables
Punto de Control
Verifique que la hoja de vida estudiada cumple con los requisitos exigidos
en el manual.
de
Seleccionar una nueva

hoja de vida
Descripcin
Una vez verificados los requisitos exigidos frente a la hoja de vida analizada,
si esta no cumple con los requisitos exigidos en el manual especifico de
funciones y de competencias laborales, la secretaria de despacho de la secretaria general presenta ante el Alcalde el resultado de verificacin. El Alcalde
entrega una nueva hoja de vida de otro candidato, para la verificacin.
Registro
Documento de verificacin.
Responsables
Alcalde.
Punto de Control
Vincular el seleccionado a la Planta de

Empleos de la Alcalda
Descripcin
Una vez se seleccione el candidato para proveer el empleo, es preciso adelantar los trmites necesarios para su vinculacin. Para ello, el profesional contratado de talento humano debe proyectar el acto administrativo de
nombramiento comunicando al seleccionado la aceptacin o no del empleo
conforme a lo establecido en el Decreto 1950 de 1973, si el seleccionado
acepta se le debe solicitar los requisitos para la posesin, documentos que
se relacionan a continuacin:
1. Certificaciones de estudios.
2. Formato diligenciado de la declaracin de bienes y rentas aclarando que
deber presentarla anualmente.
3. Certificado de antecedentes disciplinarios, emitido por la Procuradura
General de la Nacin.
4. Certificado de antecedentes fiscales emitido por la Contralora General
de la Repblica.
5. Pasado Judicial.
de
6. Certificado en que consta que no tiene procesos alimentarios en su

contra.
7. Certificacin juramentada que no se encuentra inhabilitado ni impedido
para ejercer cargos pblicos.
8. Tarjeta profesional (siesta se requiere).
9. Copia de libreta militar (si aplica).
10. Inscripcin en seguridad social.
Una vez posesionado el nuevo funcionario la Administracin municipal debe
establecer acuerdos para respetar la tica de la entidad, para lo cual, se le
entregar el cdigo de tica en el momento de la posesin en razn a que
una parte determinante del xito de la Administracin Municipal en el cumplimiento de su misin tiene relacin con que todos los que la conforman
compartan los mismos referentes ticos, de cultura organizacional y de respeto por la Ley.
Registro
Acto administrativo de nombramiento.
Comunicacin de aceptacin o no del empleo.
Lista de chequeo de requisitos para la posesin.
Acta de posesin.
Responsables
Alcalde.
Puntos de Control
Verificar que la persona cumpla con los requisitos exigidos para la posesin
para evitar el riesgo de dar posesin sin el cumplimiento de los requisitos
formales.
Realizar el proceso
de induccin
Descripcin
Una vez est posesionado el nuevo funcionario o funcionaria es preciso ofrecerle toda la informacin requerida sobre la Administracin municipal y sobre el cargo que va a ocupar.
de
Para ello, la profesional contratada de talento humano y jefe inmediato

deben preparar y entregar informacin suficiente y clara sobre la misin, los
objetivos y la organizacin de la Administracin, as como la especfica para
desempear el cargo provisto, conforme al manual de induccin adoptado
por la entidad.
Registro
Acta de la induccin.
Responsables
Jefe Inmediato.
Punto de Control
Verificar que se realiz el proceso de induccin en forma oportuna.
Hacer pblica la informacin

relacionada con la planta de personal
o de Empleos
Descripcin
Para conservar la equidad y la transparencia de los procesos de seleccin y de
gestin del talento humano, es importante publicar peridicamente (mximo
cada seis (6) meses) la informacin relacionada con la planta de personal,
remuneraciones, vacantes, convocatorias, a travs de la pgina web y/o carteleras de la Administracin, publicando la estructura de planta de empleos con
sus cdigos, grados de remuneracin y salarios y el Manual de Funciones.
Registro
Planta de empleos publicada.
Responsables
Profesional de Talento Humano.
Punto de Control
de
10
OBSERVACIONES
El factor crtico del xito del procedimiento radica en la verificacin del cumplimiento de
los requisitos exigidos para ocupar el empleo.
Elabor
Acompa en la elaboracin
Diego Andrs Hernndez Rairn
Martha Beatriz Snchez Rodrguez
Profesional Contratado.
Secretara General- Talento Humano.
Profesional contratada.
Reviso y Aprob
Andrea Carolina Jarro Prez

Secretario de Despacho - Secretaria General.
de
11
P ROCESO

P ROCED I M I ENTO
P l a n i f i c ac i n d e l
Emp l e o P b l i c o &
Plan Anual de Vacantes
Cdigo: A-GTH-P-02 * Versin: 01 * APROBACIN: Resolucin # 836 del 29 de Diciembre de 2012.
Objetivo
Establecer un mecanismo para proveer personal en el corto, mediano y largo plazo teniendo en cuenta, las polticas institucionales,
los programas, planes y proyectos, las cargas laborales, los perfiles,
la formacin y competencias del personal vinculado a la Alcalda,
el desarrollo de planes de carrera y las estrategias de vinculacin
tanto de personal externo como de promocin y desarrollo del personal interno de la entidad.
Alcance
Inicia con el anlisis de la planta actual de personal y termina con
la elaboracin del plan anual de vacantes.
Base Legal
Decreto Reglamentario 1950 de 1973, Ley 909 de 2004. Decreto
Antitrmites 019 de 2012. Decretos 785 de 2005, 1227 de 2005.
13
Analizar la
planta de personal actual
Descripcin
Se debe analizar la ubicacin del empleo en la estructura organizacional, el
nmero de cargos, nivel, denominacin, cdigo, grado, asignacin bsica de
los empleos vigentes y si estos pertenecen a procesos estratgicos, misionales,
de apoyo, evaluacin, estableciendo requisitos y competencias del cargo.
En esta etapa se debe realizar un estudio sobre la disponibilidad interna del
personal, para lo cual es fundamental que la entidad tengan consolidada,
organizada y, en lo posible, sistematizada la informacin de gestin humana,
de manera que cuenten con un panorama claro sobre la oferta interna de
recursos humanos y del aprovechamiento que la Alcalda est haciendo de
los mismos, para lo cual debe diligenciar la matriz denominada Anlisis de
la Planta Actual.
Se debe tener adems informacin sobre:
1. Datos
p o r s e r v i d o r.
Tiempo de servicio en la entidad y en otras entidades.

Lugar de nacimiento.
Estado Civil.
Edad.
2. Nivel
educativo.
Nivel alcanzado de educacin formal.

Resumen de capacitaciones de carcter informal y no formal (relacionada
con las funciones propias del cargo y de la Alcalda).
3. Perfil
de cada empleo.
Funciones.
Requisitos.
Conocimientos, habilidades y dems competencias requeridas para su
desempeo.
4. Estadsticas.
Distribucin de cargos por dependencias, programas, planes y proyectos
de la entidad.
Procedimiento: Planificacin
del
Empleo Pblico
Plan Anual
de
V a c a n t e s . MAC
14
Nmero de empleos por niveles jerrquicos y por su naturaleza.

Rotacin de personal (relacin entre ingresos y retiros).
Movilidad del personal (encargos, comisiones de servicio, de estudio,
reubicaciones y estado actual de situaciones administrativas).
Ausentismo (enfermedad, licencias, permisos, etc.).
Empleados prximos a pensionarse.
Vacantes definitivas.
Vacantes temporales.
Composicin de la planta de personal por rangos de edad y gnero.
Distribucin de cargas de trabajo por dependencia, proceso y/o proyecto.
5. Proyeccin
sobre futuros movimientos.
Funcionarios que dado sus conocimientos y habilidades, potencialmente

puedan ser reubicados en otras dependencias, encargarse en otro empleo
o se les pueda comisionar para desempear cargos de libre nombramiento
y remocin.
6. Anlisis.
Comportamiento de la evaluacin del desempeo.
Impactos de los programas de seleccin, capacitacin y bienestar.
Alineacin de los programas de capacitacin y bienestar con los objetivos
institucionales.
7. Comparativos.
Montos salariales y de horas extras frente a lo presupuestado.
Cantidad real de empleados frente a la presupuestada.
Comparativos de salarios con pares en el mercado.
Registro
Matriz Anlisis de la Planta Actual que contenga los siguientes datos:
P l a n t a A c t u a l : Dependencia, No. de empleos al inicio de la vigencia fiscal, Nivel jerrquico, Denominacin, Cdigo, Grado, Asignacin Bsica.
P r o c e s o : Estratgico, Misional, Apoyo, Evaluacin.
Naturaleza
del
C a r g o : Carrera Administrativa, Libre Nombra-
miento, TO, CPS.
N o v e d a d e s : Se deben establecer las novedades de las vacantes

presentadas durante la vigencia de acuerdo a lo establecido en el
Artculo 41 de la Ley 909 de 2004.
P o r P e n s i n : Fecha de pensin, Menor de un ao, Menor de dos

aos, Menos de tres aos, Total por pensin.
del
Perfil
del cargo:
Empleo Pblico
En l se establecen los requisitos y condiciones
Plan Anual
de
15
mnimas que requiere el puesto de trabajo, as como sus funciones

especficas. Ejemplo: Administrador pblico con conocimiento en
metodologas de la investigacin, Administrador de empresas con
nfasis en anlisis financiero.
R e q u i s i t o s : Estudio y Experiencia.
C o m p e t e n c i a s : Bsicas o Funcionales y Comportamentales.
F u n c i o n a l e s : Este tipo de competencias precisan y detallan

lo que debe estar en capacidad de hacer un empleado para
ejercer un empleo y se definirn una vez se haya definido el
contenido funcional.
C o m p o r t a m e n t a l e s : Responsabilidad por personal a cargo. Habilidades y aptitudes laborales, responsabilidad frente

al proceso de toma de decisiones, iniciativa en la gestin de
innovacin en la gestin, valor estratgico e incidencia de la
responsabilidad.
Responsables
Profesional contratado para apoyar el Talento Humano.
Punto de Control
Verifique que la matriz del anlisis de la planta actual contenga todos los
aspectos anteriormente mencionados.
Realizar diagnstico de
necesidades del personal
Descripcin
Una vez realizado el anlisis estadstico, cuantitativo y cualitativo de la planta actual de empleos la secretaria General encargada del rea de recursos
humanos ser el responsable de coordinar la elaboracin del diagnstico
con la participacin activa del nivel directivo y especialmente, del jefe de la
oficina asesora de planeacin.
Es muy importante tomar como marco de referencia los siguientes aspectos:
Las polticas institucionales.
Los planes, programas y proyectos de la entidad y cada dependencia.
Las funciones y responsabilidades de cada rea.
La planta de personal de la entidad.
Cada secretario de despacho y jefe de oficina, de manera individual o con su
del
Empleo Pblico
Plan Anual
de
16
grupo de trabajo, debe realizar el anlisis de las necesidades de personal, en

trminos de cantidad y perfiles, con el fin de elaborar los planes, programas
y proyectos a su cargo. Para lo cual se debe elaborar una matriz denominada
Necesidades de Personal que contenga:
D e p e nd e n c i a .
E m p l e o s R e q u e r i d o s : Cantidad, denominacin, cdigo, grado.
P e r f i l
del cargo:
Se establecen los requisitos y condiciones mnimas
que requiere el puesto de trabajo, as como sus funciones especficas. Ejemplo: Administrador pblico con conocimiento en metodologas de la investigacin, Administrador de empresas con nfasis en anlisis en finanzas.
R e q u i s i t o s : Estudio y Experiencia.
C o m p e t e n c i a s : Bsicas o funcionales. Comportamentales.
C a r c t e r : Temporal. Permanente. Aqu se tiene en cuenta la duracin
de los empleos dependiendo si son permanentes o temporales y definicin
de la jornada laboral (Tiempo completo, medio tiempo, o tiempo parcial).
P r o c e s o : Estratgico, Misional, Apoyo, Evaluacin.
P r i o r i d a d : Alta, Media, Baja.
Como resultado del clculo del nmero de empleos necesarios para atender
las funciones y responsabilidades de la entidad se pueden identificar requerimientos superiores a los empleos aprobados oficialmente en su planta de
personal para tomar la decisin si se debe reformar la planta de empleos
teniendo en cuenta lo establecido en el decreto 019 de 2012 denominado
Decreto Antitrmites.
N o t a . En esta actividad se debe hacer un anlisis de cargas de trabajo.
Registro
Matriz Necesidades de Personal.
Acta del Consejo de Gobierno.
Informes.
Responsables
Secretarios de Despacho y Jefes de las Oficinas Asesoras.
Secretaria de despacho Secretara General.
Profesional contratado.
Punto de Control
del
Empleo Pblico
Plan Anual
de
17
Establecer el plan de previsin

de los recursos humanos
Descripcin
Identificados los requerimientos y analizada la disponibilidad interna de
personal, la secretaria General con el apoyo del profesional contratado
para talento humano contrasta las dos informaciones, para detectar las
siguientes situaciones:
Que la entidad presente dficit de personal al no contar con el nmero
adecuado de servidores.
Que el dficit obedezca a que los servidores que conforman la planta de
personal no tengan las habilidades y conocimientos requeridos.
Que el dficit se presente porque la entidad no cuente ni con el nmero ni
con la calidad de personal requerido.
Que se presenten excesos de personal.
Las conclusiones del ejercicio de contraste de disponibilidad de personal y
de necesidades de personal deben ser presentadas oportunamente al nivel
directivo por cuanto a partir de ellas se definirn las alternativas tanto internas como externas para atender las situaciones detectadas.
La consolidacin de la informacin podr ser discutida en el consejo de Gobierno con la intencin de hacer un anlisis general y llegar a un consenso
sobre las necesidades reales y viables de cubrir. Para ello se deben adoptar
medidas de cobertura, las cuales pueden ser tanto internas como externas.
Las medidas internas corresponden a las diferentes situaciones administrativas de las que se puede valer la administracin municipal para proveer de
manera no definitiva un empleo como son: comisiones, encargos, modificaciones del manual de funciones, traslado bien sea del cargo o del funcionario
dentro de la planta de acuerdo con necesidades y prioridades de la Alcalda.
Las medidas externas mediante realizacin de concursos para proveer cargos
de carrera, libre nombramiento y remocin.
Sin embargo, para proveer los cargos de ms alto grado se deben privilegiar
las medidas internas frente a las externas, por cuanto lo que se pretende es
potenciar al mximo el recurso humano existente lo cual redunda en eficiencia organizacional y oportunidades de desarrollo del personal. En caso que no
exista en la planta de empleos, personal con las competencias para el desempeo de cargos estratgicos se puede acudir a su provisin con personal
externo utilizando los mecanismos existentes.
Se debe elaborar una matriz denominada Plan de Previsin de los recursos
Humanos que contenga los siguientes datos:
del
Empleo Pblico
Plan Anual
de
18
1. Necesidades de Personal.
1.1 Dependencia.
1.2 Cantidad.
1.3 Denominacin.
1.4 Cdigo.
1.5 Grado.
1.6 Proceso: Estratgico, Misional, Apoyo, Evaluacin.
1.7 Perfil de Cargo.
1.8 Requisitos.
1.8.1 Estudio.
1.8.2 Experiencia.
1.9 Competencias.
1.9.1 Bsicas o Funcionales.
1.9.2 Comportamentales.
2. Medidas de Cobertura.
2.1 Internas.
2.1.1 Capacitacin y desarrollo de incentivos.
2.1.1.1 Programacin de capacitacin.
2.1.1.2 Promocin (ascensos).
2.1.1.3 Incentivos.
2.1.2 Reubicacin de Personal.
2.1.3 Reubicacin del cargo.
2.1.4 Nombramiento Provisional.
2.1.5 Situacin administrativa.
2.1.5.1 Encargo.
2.1.5.2 Comisin.
2.1.6 Creacin de empleos temporales.
2.2 Externas.
2.2.1 NSC.
2.2.2 ESAP.
2.2.3 Universidades.
2.2.4 Firma externa.
3. Plan de Accin.
3.1 Costos (Nmina, Seleccin, Otros).
3.2 Programacin de actividades.
3.2.1 Nombre de actividad.
3.2.2 Tiempo.
3.2.3 Responsable.
del
Empleo Pblico
Plan Anual
de
19
Registro
Matriz Plan de Previsin de recursos Humanos.
Responsables
Secretaria de despacho Secretaria General.
Punto de Control
Verifique que se cuenta con la matriz Plan de Previsin de los recursos Humanos, con el fin de facilitar el ejercicio de contraste y de identificacin de
medidas de cobertura.
Definir
estrategias de cobertura
Descripcin
Es necesario tener en cuenta que la Ley 909 de 2004, establece una serie
de orientaciones en materia de carrera administrativa y de empleo pblico a
las cuales se debe ceir la Alcalda al momento de definir tanto las medidas
internas como externas, con las cuales atender los requerimientos del personal presentados.
M e d i d a s I n t e r n a s . En caso de dficit de personal, la entidad podr
acudir a fuentes internas para suplir algunas de sus necesidades utilizando
los recursos humanos existentes a travs de procesos como:
Capacitacin
desarrollo.
En el Plan Institucional de Capacita-
cin -PIC, la entidad debe prever medidas que permitan desarrollar o mejorar
aquellas habilidades o conocimientos requeridos para el buen desempeo
de sus servidores y sobre los cuales, se hayan detectado deficiencias en los
diagnsticos de necesidades del personal.
Reubicacin
de personal.
Analizar la posibilidad de reubicar perso-
nas que posean las habilidades y conocimientos requeridos en otras dependencias, sin que con ello se afecte el desempeo de las reas. Al respecto,
conviene que la entidad tenga polticas claramente definidas; en ausencia
de stas se pueden realizar encuestas para indagar los intereses de los servidores sobre el rea donde desean trabajar de acuerdo con sus expectativas
y perfiles.
del
Empleo Pblico
Plan Anual
de
20
Reubicacin
del
cargo.
La entidad de acuerdo con sus necesi-
dades podr reubicar el cargo y reasignar las funciones y establecer los

nuevos requisitos de acuerdo con anlisis de cargas de trabajo y los perfiles
establecidos para cada una de las dependencias en cumplimiento de la
misin institucional.
Manejo
de situaciones administrativas tales como:
Encargos: medida utilizada cuando existe la posibilidad de nombrar

a un funcionario de carrera en un cargo superior mientras se surte
el proceso de provisin definitiva.
Comisiones para el desempeo de cargos de libre nombramiento y

remocin.
Tr a n s f e r e n c i a
del
conocimiento
que poseen las personas que po-
tencialmente abandonan la entidad (pensionados, por ejemplo).

Creacin,
tcnico,
dentro de la planta de personal y previo estudio
de empleos temporales de acuerdo con las necesidades especfi-
cas determinadas en dicho estudio. Para ello la entidad deber atender los
parmetros normativos y metodolgicos establecidos para el manejo adecuado de esta alternativa establecidos en la ley 909 de 2004.
En caso de excesos de personal, la entidad podr proceder al retiro de servidores de acuerdo con los procedimientos y normatividad que regula esta materia. Dados los efectos sociales que este tipo de medidas causan en quienes
se ven afectadas, es importante el desarrollo de actividades de preparacin
para el cambio y atenuar los efectos negativos que ello pueda generar tanto
en quienes se van como en los que quedan en la entidad.
M e d i d a s E x t e r n a s . Para suplir las necesidades que no se puedan
atender a travs de medidas internas, se debe acudir a fuentes externas con
el ingreso de nuevas personas surtiendo los procesos de seleccin previstos
en la ley o por medio de contratacin (en sus diferentes modalidades). Cuando la provisin se realiza a travs de fuentes externas la secretaria General
encargada del Talento Humano deber incluir dentro del presupuesto del
siguiente ao los recursos necesarios para realizar este proceso a travs de la
Comisin Nacional del Servicio Civil.
Registro
Matriz Plan de Previsin de recursos Humanos.
Responsables
del
Empleo Pblico
Plan Anual
de
21
Punto de Control
Verifique que la lista de los candidatos inscritos sea publicada al da hbil
siguiente al vencimiento del trmino previsto en la convocatoria para la ins-
cripcin de los candidatos.
Realizar seguimiento y evaluacin del

talento humano
Descripcin
El seguimiento y evaluacin es la forma como se mide el rendimiento de la
gestin del rea de talento humano y da razn de la relacin entre el desempeo del personal y las metas, objetivos y resultados que nos permiten definir
y tomar los correctivos para cumplir los objetivos institucionales y del rea de
gestin de recursos humanos.
Al evaluar la gestin de recursos humanos se pretende suministrar informacin oportuna, veraz y objetiva que le sirve como elemento para ejercer
control y lograr el cumplimiento de la misin, objetivos, planes, programas
y metas.
Es de vital importancia evaluar la gestin del talento humano aplicando el
proceso administrativo que plantea la evaluacin como un elemento fundamental de la gerencia del recurso humano que va desde la consecucin de
personal con las competencias y criterios tcnicos requeridos, los recursos
que se disponen para cualificar las acciones de gestin humana, el liderazgo
para mantener un personal altamente motivado y el control para medir y
evaluar el desempeo.
La Evaluacin se orienta hacia la medicin, evaluacin y control de tres aspectos fundamentales:
1) El logro de objetivos en un periodo determinado, 2) Los factores crticos de
xito que le permitan a la organizacin ser exitosa, 3) El desempeo de sus
colaboradores que promuevan la competitividad y la realizacin efectiva de
sus labores. ste aspecto es una aproximacin a lo que debe ser la gestin
del talento humano, entendiendo la gestin no solo como el nmero de actividades que se realizan sino tambin los objetivos que se alcanzan y la forma
en que las personas contribuyen a su consecucin.
El seguimiento se entiende como las acciones realizadas durante la implementacin de los planes con miras a monitorear su avance y a introducir los
correctivos necesarios, de manera que al finalizar la intervencin se logren
los objetivos propuestos.
del
Empleo Pblico
Plan Anual
de
22
La evaluacin se orienta a analizar los resultados y los efectos de la gestin

adelantada, a identificar los factores de xito y consolidar los datos necesarios
para mejorar las intervenciones en materia de gestin de recursos humanos.
Para adelantar En la evaluacin se debe tener en cuenta los siguientes aspectos mnimos:
a. G e s t i n G e n e r a l
del
Ta l e n t o H u m a n o :
Las situaciones administrativas actuales y la fecha de su

terminacin.
Identificar la coherencia entre la formulacin del plan estratgico

de recursos humanos y las necesidades detectadas en el diagnstico de necesidades de personal.
Determinar el nivel de participacin y de aporte de los secretarios

de despacho y jefes de oficinas asesoras en el diagnstico, diseo
y ejecucin de los planes.
Establecer y analizar si las actividades desarrolladas por gestin

humana contribuyeron a mejorar las capacidades, motivacin y
desempeo de los servidores.
Determinar el aporte del Sistema de Gestin de Calidad, MECI, en

la Planeacin del Recurso Humano.
b. V i n c u l a c i n
e i nd u c c i n :
Identificar el nmero y distribucin por niveles de los servidores

que fueron vinculados durante la vigencia, determinando los costos
y valorando el acierto en los procesos de seleccin.
Precisar si las actividades de induccin se realizaron de forma oportuna y con la participacin de los jefes inmediatos y compaeros
de trabajo.
Consolidar y analizar los resultados de las evaluaciones de los

perodos de prueba.
c. C a p a c i t a c i n
y desarrollo:
Evaluar el proceso de gestin del Plan Institucional de Capacitacin, PIC: valorando el cumplimiento de sus objetivos y analizando
si el plan se ha administrado adecuadamente.
Determinar el impacto de la capacitacin en el desempeo de los

servidores y de la entidad.
d. E v a l u a c i n
del desempeo:
Identificar la poblacin objeto de evaluacin de desempeo.
Analizar los resultados de la evaluacin por niveles jerrquicos, por

dependencias y por grandes reas de gestin de la entidad (Estratgica, misional y de apoyo).
Identificar la coherencia entre los resultados de la evaluacin del

desempeo de los servidores con los resultados del desempeo
organizacional.
del
Empleo Pblico
Plan Anual
de
23
Precisar, con base en los resultados de la evaluacin, las acciones

de capacitacin que deben adelantarse en la vigencia siguiente.
Determinar la contribucin de la asesora y acompaamiento del

rea de recursos humanos en el proceso de evaluacin.
Identificar los aspectos en los cuales se debe modificar el instrumento de evaluacin con fines de mejoramiento. (ejemplo minimizando la subjetividad).
e. S i s t e m a
de estmulos: incentivos, calidad de vida laboral y
proteccin y servicios sociales:
Identificar la cantidad y distribucin de los servidores beneficiados

con los programas de estmulos y los costos de los mismos.
Determinar si se otorgaron incentivos pecuniarios, el rubro destinado para tal fin y la cobertura de los mismos.
Evaluar los incentivos no pecuniarios otorgados (traslados, encargos, comisiones, reconocimientos, publicacin de trabajos, becas,
bonos recreativos, entre otros) y la correspondencia de stos con las
expectativas de los servidores.
Precisar s se realizaron intervenciones en clima, cultura y cambio

organizacional, los costos y resultados obtenidos.
Analizar la contribucin de los programas adelantados al mejoramiento de la motivacin y relaciones entre los servidores.
Evaluar la cultura y clima organizacional y establecer si se encuentran alineadas con la planeacin institucional.
f. R e t i r o
de servidores y desvinculacin asistida:
Determinar los ndices de retiro de los funcionarios segn modalidad (retiro voluntario, insubsistencias y despidos, jubilacin y reestructuracin) y las proporciones por nivel jerrquico.
Establecer si se cuenta con ndices histricos que permitan un anlisis de la variable retiro; en caso contrario determinar acciones
para consolidarlos.
Valorar y analizar la pertinencia y satisfaccin de los programas de

desvinculacin asistida, as como sus costos.
Registro
Sistema de informacin de la Alcalda.
Responsables
del
Empleo Pblico
Plan Anual
de
24
Punto de Control
Verifique las acciones realizadas durante la implementacin de los planes
con el fin de monitorear su avance e introducir acciones correctivas de manera que al finalizar la intervencin se logren los objetivos propuestos.
Elaborar el
plan anual de vacantes
Descripcin
El Plan Anual de Empleos Vacantes es un instrumento para programar la
provisin de los empleos con vacancia definitiva. En dicho plan se relaciona
la cantidad y el perfil de dichos empleos en las entidades que deben ser
provistas en el siguiente ao y que cuenten con apropiacin y disponibilidad
presupuestal y que deban ser objeto de provisin para garantizar el adecuado
funcionamiento de los servicios que cada una presta.
Este plan se puede definir como el mecanismo que permite la operacionalizacin del Plan de Previsin de Recursos humanos y cumplir de manera gradual
con lo establecido en el Plan Estratgico de Recursos Humanos.
La secretaria de despacho de la secretara General con el apoyo del profesional
de talento humano debe proyectar las futuras vacantes que puedan presentarse, bien sea porque son empleos ocupados por personas prximas apensionarse o porque son empleos con vacancia temporal susceptibles de convertirse en
definitiva por cualquier motivo que pueda generar una vacante.
Para la elaboracin de este plan es importante tener claridad sobre el tipo de
vacante por lo tanto a continuacin de presentan algunos conceptos y orientaciones tcnicas para la administracin del plan de vacantes:
Va c a n t e s
definitivas.
Aquellas que no cuentan con un empleado titu-
lar de carrera administrativa o de libre nombramiento y remocin.

Va c a n t e s
temporales.
Aquellas cuyos titulares se encuentren en cual-
quiera de las situaciones administrativas previstas en la ley (licencias, encargos, comisiones, ascenso, etc.).
La vacancia definitiva de un empleo se produce cuando:
El titular de un empleo de carrera es retirado del servicio por cualquiera de
las causales establecidas en el artculo 41 de la Ley 909.
El titular de un empleo de carrera adquiere el derecho de actualizar su
registro pblico de carrera, una vez superado el perodo de prueba en el
empleo en el cual fue ascendido.
del
Empleo Pblico
Plan Anual
de
25
Creacin de empleos de carrera en la planta de empleos y no hay funcionarios con derecho a ocupar esos empleos.
Desvinculacin automtica del cargo de carrera administrativa como consecuencia de permanecer en comisin o suma de comisiones por un periodo superior a seis (6) aos o finalizado el perodo de la comisin y no
se reintegra al cargo del cual se ostenta derechos de carrera. (Art. 26Ley
909/04).
La vacancia temporal de un empleo se produce cuando:
Titular de un empleo de carrera se separa de su cargo para ocupar otro cargo en perodo de prueba del cual fue nombrado por superar el respectivo
concurso de mritos.
Situaciones administrativas que implican la separacin temporal del titular de un empleo de carrera.
En la planeacin de Recursos Humanos, las situaciones administrativas se
integran como un componente de sensibilizacin en la previsin de las necesidades de personal que se presentarn a fin de establecer la figura y recurso
que cubrirn esas situaciones de acuerdo con las necesidades del servicio,
dado que implican separacin temporal en el desempeo de los cargos.
Frente a este ltimo aspecto, se deber tener en cuenta:
Las situaciones administrativas actuales y la fecha de su terminacin.
La proyeccin de las posibles situaciones administrativas que tendrn los
empleados de la planta de empleos de la entidad y que generen una vacancia temporal, fechas de inicio, fechas de terminacin, caractersticas,
prrroga y discrecionalidad para otorgarla y costos. Entre estas situaciones
se pueden resaltar las contempladas en el Decreto Reglamentario 1950
de 1973: licencia, comisin, ejercicio de funciones de otro empleo por
encargo, prestando servicio militar, vacaciones, suspendido en ejercicio
de sus funciones.
Se debe elaborar la matriz denominada Plan Anual de Vacantes, que integre los siguientes datos:
1. Vacantes.
1.1 Cantidad.
1.2 Dependencia.
1.3 Grupo funcional.
1.4 Denominacin.
1.5 Cdigo.
1.6 Grado.
1.7 Perfil del cargo.
1.8 Requisitos.
del
Empleo Pblico
Plan Anual
de
26
1.8.1 Estudio.
1.8.2 Experiencia.
1.9 Competencias.
1.9.1 Bsicas o funcionales.
1.9.2 Comportamentales.
1.10 Proceso.
1.10.1 Estratgico.
1.10.2 Misional.
1.10.3 Apoyo.
1.10.4 Evaluacin.
1.11 Novedades de personal presentadas durante la vigencia, de acuerdo a lo establecido en el artculo 41 de la Ley 909 de 2004.
2. Plan de Accin.
2.1 Costos (Nmina, Seleccin, otros).
2.2 Programacin de actividades.
2.2.1 Nombre de Actividad.
2.2.2 Tiempo.
2.2.3 Responsable.
Registro
Sistema de informacin de la entidad.
Matriz Plan Anual de Vacantes.
Responsables
Punto de Control
del
Empleo Pblico
Plan Anual
de
27
OBSERVACIONES
El factor crtico de xito del procedimiento se encuentra en mantener una informacin actualizada sobre los empleos y datos del servidor pblico.
Elabor
Elabor
Miryam Rubiano
Tcnico contratado
Profesional contratada
Reviso y Aprob

Secretario de Despacho - Secretaria General
del
Empleo Pblico
Plan Anual
de
28
P ROCESO

P ROCED I M I ENTO
Eva luac i n d e l
D e s e mpe o L a b o r a l
Ordinario
CDIGO: A-DTH-P-03 * VERSIN: 01 * APROBACIN: Resolucin # 836 del 29 de Diciembre de 2012.
Objetivo
Suministrar informacin a la Alta Direccin, basada en hechos sobre la competencia laboral de los empleados, que le permita, tomar
decisiones relacionadas con la permanencia del empleado en el
servicio, o implantar las acciones de mejoramiento individual e
institucional, incentivos y estmulos pertinentes para la mejora del
desempeo personal e institucional.
Alcance
Inicia con la fase previa de preparacin termina con la calificacin
obtenida notificada conforme a los trminos legales.
Base Legal
Constitucin Poltica, artculo 125. Ley 909 de 2004, Decretos 760
de 2005, 2539 de 2005, 1227 de 2005, normas sobre Gestin de
Calidad y MECI, Acuerdo 137 de 2010 expedido por la CNSC.
30
Preparar las actividades previas a la

evaluacin del desempeo laboral
Descripcin
Etapa preliminar de la evaluacin del desempeo laboral. En esta etapa se
debe establecer por parte de la entidad actividades de capacitacin a evaluadores y evaluados sobre:
a. Planes, programas, proyectos y metas institucionales.
b. Reglamentacin, instrumentos, procedimientos, deberes, responsabilidades
y derechos inherentes al proceso de evaluacin del desempeo laboral.
c. Conformacin de la Comisin Evaluadora.
N o t a . La comisin evaluadora se conformar cuando el jefe del evaluado
sea un servidor con derechos de carrera o con nombramiento provisional,
ste y un funcionario de libre nombramiento y remocin actuarn como un
solo evaluador.
Registro
Registro de asistencia a las capacitaciones.
Resolucin Conformacin Comisin evaluadora.
Responsables
Profesional Universitario Talento Humano.
Punto de Control
Verifique que se ha realizado el proceso de capacitacin.
Verifique la conformacin de la comisin evaluadora.
Procedimiento: Evaluacin
del
D e s e m p e o L a b o r a l O r d i n a r i o . MAC
31
Fijar compromisos
(Primera Fase)
Descripcin
Primera fase de la evaluacin del desempeo laboral. En esta fase se deben
establecer los compromisos mediante un proceso de construccin participativa entre el evaluador y el evaluado.
Se fijan los compromisos acordando los productos o resultados finales esperados que debe entregar el servidor y la forma como stos deben alcanzarse
en el marco de sus funciones, el Plan de Desarrollo, el Plan de Accin de
la dependencia, objeto de la Dependencia, propsito del empleo, que sean
medibles, cumplibles, alcanzables, realizables, demostrables y verificables
con los resultados o productos en el lapso evaluado.
Se fijan compromisos laborales y comportamentales.
N o t a 1 . Los compromisos laborales deben ser ponderados teniendo en
cuenta el impacto y relevancia de cada uno de ellos, esta ponderacin debe
hacerse en nmeros exactos.
N o t a 2 . Los compromisos deben formularse de acuerdo con las prioridades de la dependencia donde se desempea el empleado, con sus capacidades y fortalezas y no sobre las dificultades o debilidades que estos tengan.
Se debe dar mayor peso a las que impacten directamente a las metas de la
dependencia.
N o t a 3 . Los compromisos deben permitir su seguimiento a lo largo del
periodo a evaluar y no limitarse al resultado final.
N o t a 4 . Los compromisos deben guardar la siguiente estructura gramatical: Verbo + objeto finalidad.
N o t a 5 . La n o Fijacin de compromisos, determinar que al concluir el perodo, el empleado obtuvo calificacin en el porcentaje mnimo satisfactorio.
Registro
Formatos de Evaluacin del desempeo Informacin General y Acuerdo
de compromisos laborales diligenciado en este ltimo las columnas 1, 2,
3 y 4 inclusive.
Cronograma en el que se identifique las etapas, tiempos o avances requeridos para el cumplimiento de los compromisos.
del
32
Responsables
Evaluador.
Evaluado.
Comisin evaluadora cuando haya lugar.
Punto de Control
Verifique que los compromisos fueron fijados en las fechas legalmente
establecidas.
Fijar los
compromisos laborales
Descripcin
Los compromisos laborales son productos, resultados o servicios susceptibles
de ser medidos, cuantificados y verificados que se establecen a partir del
plan de desarrollo, plan de accin de la dependencia y el propsito principal del empleo. Son anuales pero de manera diferencial pueden fijarse en
forma semestral, es decir para cada uno de los dos periodos que integran la
evaluacin anual, o podrn ser los mismos a evaluar en el primero y segundo
semestre, caso en el cual el peso o valor asignado a cada compromiso podr
valorarse segn su relevancia o impacto en uno y en otro semestre.
N o t a 1 . El evaluador y evaluado deben ser conscientes de establecer
compromisos laborales que garanticen el cumplimiento de las metas de la
dependencia o rea.
N o t a 2 . El compromiso laboral debe establecer las condiciones de resultado, que son los requisitos o factores previamente acordados que dan
cuenta del desempeo del empleado y que hacen referencia al resultado
esperado.
N o t a 3 . Se recomienda establecer no menos de 4 compromisos laborales ni ms de seis a fin de contar con elementos de juicio suficientes que
den cuenta del desempeo laboral, sin embargo, dada la naturaleza de las
funciones en algunos casos el nmero de compromisos puede ser inferior o
superior al sealado, pero nunca menor de 3.
Registro
Formulario Acuerdo de compromisos Laborales Hoja 2.
del
33
Responsables
Evaluador.
Evaluado.
Punto de Control
Asignar el porcentaje de cumplimiento

a cada compromiso
Descripcin
Asignar un peso relativo a cada compromiso laboral con base en su importancia, impacto, complejidad del proceso y de los resultados esperados, el cual
debe estar entre 1% y 100% y la sumatoria vertical de los mismos debe ser
igual al 100% de los resultados esperados.
N o t a . Se debe jerarquizar cada uno de los compromisos y establecer un
peso mltiplos de cinco (5).
Registro
Responsables
Evaluador.
Evaluado.
Punto de Control
Verificar que a cada compromiso se el asigne un peso relativo conforme a la
importancia que estos compromisos aportan al cumplimiento de las metas
de la dependencia.
Definir
metas
Descripcin
Las metas garantizan el logro de los compromisos laborales establecidos. Las
metas que se deben fijar son las que estn establecidas en el plan de desarrollo
y/o en el plan de accin de cada dependencia, las cuales no son negociables.
del
34
Registro
Responsables
Evaluador.
Evaluado.
Punto de Control
Establecer
las evidencias
Descripcin
Las evidencias, son los hechos a travs de los cuales el empleado prueba,
sin objecin y con absoluta claridad, el cumplimiento de sus compromisos.
Se debe convenir con el empleado qu evidencias requieren de qu tipo y
en qu nmero, de tal manera que no quede duda sobre cmo valorar los
resultados del desempeo.
Las evidencias son tenidas en cuenta por el Evaluador o la Comisin Evaluadora para verificar el cumplimiento de los compromisos y metas establecidas.
N o t a . Las evidencias son de tres tipos:
a. D e
producto.
Son los resultados comprometidos. Responde al
QU? Qu entrega el evaluado?, qu aporte adicional hace el

evaluado?
b. D e
desempeo.
Referidos a los comportamientos asumidos por el
evaluado. Responden al CMO?. Cmo hace el evaluado la tarea?

Cmo hace para alcanzar las metas?
c. D e
conocimiento.
Son los conocimientos que requiere el eva-
luado para alcanzar los compromisos que se han establecido. QU

sabe el evaluado? y CMO lo pone en prctica?
Registro
Responsables
Evaluador.
Evaluado.
Punto de Control
del
35
Firmar el formulario de la fijacin de

los compromisos laborales
Descripcin
El formulario de fijacin de compromisos debe firmarse en el mismo momento en el cual se realiza la fijacin de los compromisos, en caso de no hacerlo
el evaluador debe dejar constancia del hecho y solicitar la firma de un testigo
de la misma rea a que pertenece el evaluado y si no lo hubiere a un servidor
de una dependencia cercana.
Registro
Formulario Acuerdo de compromisos Laborales Hoja 2 firmado por el
evaluador y el evaluado.
Responsables
Evaluado.
Evaluador.
Firma del Funcionario de libre nombramiento y remocin en caso de constituir Comisin evaluadora.
Firma del testigo si hay lugar a ello y fecha por renuencia del evaluado
para firmar el formulario.
Punto de Control
Verificar que el formulario se encuentra firmado.
Fijar compromisos
comportamentales
Descripcin
Las competencias comportamentales se establecen a partir de las competencias definidas en el Decreto 2539 de 2005. Se debe escoger el tipo de competencia, sea esta comn a todos los servidores pblico o comportamental por
nivel jerrquico. Se deben establecer un total de tres (3) por cada evaluado.
El formulario de fijacin de compromisos debe firmarse en el mismo momento en el cual se realiza la fijacin de los compromisos, en caso de no hacerlo
el evaluador debe dejar constancia del hecho y solicitar la firma de un testigo
de la misma rea a que pertenece el evaluado y si no lo hubiere a un servidor
de una dependencia cercana
del
36
Registro
Formulario Acuerdo de compromisos Comportamentales Hoja 3 firmado
por el evaluador y el evaluado.
Responsables
Evaluado.
Evaluador.
Firma del Funcionario de libre nombramiento y remocin en caso de constituir Comisin evaluadora
Firma del testigo si hay lugar a ello y fecha por renuencia del evaluado
para firmar el formulario.
Puntos de Control
Presentar reclamacin por

inconformidad del evaluado en los
compromisos establecidos
Descripcin
El servidor inconforme con los compromisos fijados, ante la imposibilidad de
cumplirlos, podr presentar dentro de los cinco (5) das siguientes a la fijacin,
reclamacin en nica instancia ante la comisin de personal de la entidad.
La Comisin de Personal determinar en un plazo mximo de quince (15)
das calendarios contados a partir de la radicacin de la reclamacin si los
compromisos son realizables o no.
N o t a . En todo caso la presentacin de la reclamacin y su trmite no
suspenden el desarrollo de los compromisos fijados ni el periodo de prueba.
Registro
Fecha de la Reclamacin escrita radicada ante la comisin de personal.
Decisin de la Comisin de personal motivada y firmada por sus
integrantes.
Responsables
Evaluado.
Comisin de Personal.
Punto de Control
Verifique que el trmino de la reclamacin se debe interponer dentro de los 5
das hbiles siguientes a la fijacin de los compromisos laborales, y nmero
de radicacin.
del
37
10
Ajustar a los compromisos fijados

cuando haya lugar a ello
Descripcin
Los compromisos fijados pueden ajustarse cuando se presentan las siguientes situaciones:
1. Si durante el periodo a evaluar se producen cambios en los planes, programas
o proyectos que sirvieron de base para la fijacin de los compromisos.
2. Cuando el empleado cambie de empleo por traslado, caso en el cual la
nueva fijacin se har sobre el porcentaje faltante para cumplir el 100%
total de la expectativa laboral.
3. Cuando el servidor cambie de empleo por encargo en otro nivel, la nueva
fijacin se har sobre el porcentaje faltante para cumplir el 100% total de
la expectativa laboral, bajo la nueva responsabilidad.
4. Cuando el empleado cambie de evaluador o cuando se reintegre a su empleo
luego de una separacin superior a 30 das.
del
38
Registro
A n e x o 1 . Ajuste o modificacin de los compromisos laborales, con la
justificacin de la modificacin de los compromisos, firmados por el evaluador y evaluado.
Responsables
Evaluador.
Evaluado.
11
Punto de Control
Realizar seguimiento
al desempeo laboral
Descripcin
Segunda fase de la evaluacin del desempeo laboral. Una vez formalizados
los compromisos, el evaluador deber orientar, estimular, motivar e incentivar
a los evaluados a su cargo y en general a su equipo de trabajo para garantizar
el cumplimiento de los compromisos de la dependencia a su cargo con el fin
de introducir las mejoras y correctivos que se requieran para el cumplimiento
de los compromisos previamente establecidos.
El evaluado debe suministrar de manera oportuna los avances o resultados
esperados que respalden el cumplimiento de los compromisos adquiridos.
Seguimiento
a revisiones peridicas :
Seguimiento
en otras ocasiones:
conforme a las fechas convenidas.
reuniones de trabajo, entrevistas con el
evaluado, referencias de quienes reciben sus servicios o productos

N o t a . Los resultados del seguimiento deben ser incorporados a los programas de mejoramiento individual e institucional a travs de los planes de
capacitacin y bienestar social.
Registro
Evidencias recopiladas a travs de herramientas como reuniones, mesas
de trabajo, cuestionarios, informes, referencias de terceros, sustentacin
de trabajos o proyectos, grupos de estudio, entrevistas, listas de chequeo,
actas de reuniones, recoleccin de material fsico o sistematizado.
Mecanismos de mejoramiento si hay lugar a ello.
del
39
Responsables
Evaluado.
Evaluador.
12
Punto de Control
Registrar
las evidencias
Descripcin
Las evidencias corresponden a los soportes de fortalezas y debilidades frente al desempeo, para proponer acciones de mejoramiento. Las evidencias
corresponden a: Evidencias de cumplimiento: Cartas de felicitaciones, Entregas oportunas. Evidencias de incumplimiento: Quejas, Reclamos, Ausentismo, Desperdicios, Devoluciones.
N o t a 1 . Las evidencias pueden ser entregadas por terceros (compaeros
de trabajo, ciudadano, entre otros) que reciban los productos o servicios que
el evaluado elabora o entrega o que conozcan el desempeo del evaluado.
N o t a 2 . En ningn caso las evidencias pueden dar lugar a la generacin
de dobles archivos en la entidad.
Registro
Formato Registro en el Portafolio de Evidencias.
Responsables
Evaluado.
Evaluador.
Funcionario de libre nombramiento y remocin en caso de constituir Comisin evaluadora.
Punto de Control
Verifique que el formato Registro en el portafolio de evidencias se encuentre
firmado por el evaluador y/o por el evaluado.
del
40
13
Realizar seguimiento a las

competencias comportamentales
Descripcin
En cuanto a los compromisos comportamentales su seguimiento deber efectuarse en los mismos trminos y circunstancias en las que se produzca el
seguimiento a los compromisos laborales,
En el formato acuerdo de compromisos comportamentales se incluyen las fortalezas y/o los aspectos a corregir, por cada una de las competencias acordadas.
Registro
Formato Acuerdo de compromisos Comportamentales.
Responsables
Evaluador.
14
Punto de Control
Realizar la primera
evaluacin parcial
Descripcin
Tercera fase de la evaluacin del desempeo laboral. Corresponde a la evaluacin que deber efectuar el evaluador entre el 1 de febrero y el 31 de
Julio de cada ao y que se realizar a ms tardar el 15 de agosto Tiene como
fin verificar el porcentaje de avance en el cumplimiento de los compromisos
durante el perodo evaluado, se comparan los resultados obtenidos versus los
compromisos adquiridos segn los criterios acordados, es decir, cumplimiento de metas y con ello los compromisos establecidos.
N o t a 1 . Al evaluar se tendrn en cuenta los imprevistos surgidos durante el perodo y su incidencia en el cumplimiento de los compromisos fijados.
N o t a 2 . En caso de existir evaluaciones parciales eventuales, estas se
ponderarn y del total de las evaluaciones efectuadas en el semestre se
obtendr un solo consolidado semestral, la cual no tendr incidencia en la
permanencia o retiro del funcionario.
del
41
Registro
Formato Acuerdo de compromisos Laborales, con el porcentaje de avance durante el primer semestre.
Anexo 2 Evaluaciones parciales eventuales.
Responsables
Evaluador.
15
Punto de Control
Comunicar la evaluacin
obtenida al evaluado
Descripcin
La evaluacin obtenida debe ser comunicada al evaluado junto con el plan
de mejoramiento individual y las acciones correctivas o preventivas que se
requiera. As mismo, se indicarn los aspectos destacables de su desempeo.
Copia de la evaluacin ser entregada por el evaluador al evaluado. Contra
esta evaluacin no procede recurso alguno, por tratarse de una etapa de
retroalimentacin.
N o t a . En caso de no efectuarse la calificacin en los plazos sealados, el
evaluado deber solicitarla dentro de los cinco das siguientes, de no producirse,
el resultado de la evaluacin parcial se entender en el mnimo aprobatorio.
Registro
Comunicacin de la evaluacin parcial.
Plan de Mejoramiento individual.
Formato de evaluacin.
Responsables
Evaluador.
Comisin Evaluadora si hay lugar a ello.
Punto de Control
Verificar que la evaluacin se haya realizado dentro de los trminos legales
establecidos.
del
42
16
Realizar seguimiento al desempeo

laboral y registro de evidencias para el
segundo semestre
Descripcin
Cuarta fase del desempeo laboral. De manera similar al seguimiento y registro de evaluacin que debe surtirse en la primera fase, deber acompaarse
el desempeo laboral del empleado y acopiarse las evidencias que resulten
pertinentes al segundo periodo de evaluacin.
N o t a . El evaluador deber hacer nfasis en los correctivos y planes de
mejoramiento identificados en la fase tercera y motivar su implementacin
con miras al cumplimiento de los compromisos adquiridos por el evaluado.
Registro
Planes de mejoramiento.
Formatos Portafolio de evidencias.
Responsables
Evaluado.
Evaluador.
17
Punto de Control
Evaluar el desempeo laboral del

segundo semestre
Descripcin
Quinta fase de la evaluacin del desempeo laboral. Corresponde a la evaluacin que deber efectuar el evaluador entre el 1 de agosto y el 31 de
enero de cada ao y se realizar a ms tardar el 15 de febrero. Debe surtirse
de manera similar a la evaluacin correspondiente al primer semestre y de
manera independiente a aquel. La evaluacin obtenida debe ser comunicada
al evaluado en los trminos del decreto 760 de 2005.
N o t a . En esta evaluacin slo debern ser tenidas en cuenta las evidencias relacionadas con lo acaecido en el periodo respectivo.
del
43
Registro
Formato Acuerdo de compromisos Laborales, con el porcentaje de avance durante el Segundo semestre.
Anexo 2 Evaluaciones parciales eventuales.
Responsables
Evaluador.
Punto de Control
Verificar que la evaluacin se haga dentro del trmino legalmente establecido.
del
44
18
Consolidar la calificacin definitiva del

periodo evaluado
Descripcin
Sexta fase de la evaluacin del desempeo laboral. En esta fase se consolidan los resultados obtenidos a lo largo del periodo anual de evaluacin que
corresponde a la sumatoria de los porcentajes obtenidos durante las dos
evaluaciones semestrales o de las evaluaciones eventuales surtidas en el
periodo de evaluacin.
N o t a . El resultado debe sealarse dentro de los niveles de sobresaliente,
destacado, satisfactorio o no satisfactorio.
El nivel destacado se le asigna un valor porcentual de 90% a 100%.
El nivel satisfactorio se le asigna un valor porcentual de 66% a 89%.
El nivel no satisfactorio se el asigna un valor porcentual menor o igual
a 65%.
Registro
Formato Consolidacin de resultados.
Responsables
Evaluador.
Punto de Control
Verifique que la calificacin obtenida sea la correspondiente a los factores de
19
evaluacin obtenidos.
Acceder al
nivel sobresaliente
Descripcin
S ptima
fase de la evaluacin del desempeo laboral .
El evaluado podr ac-
ceder al nivel sobresaliente siempre y cuando haya alcanzado el 95% de cumplimiento de los compromisos laborales y demuestre que genera valor agregado
a travs del logro de alguno de los siguientes factores y que hayan sido adoptados por la entidad previamente mediante acto administrativo anualmente.
del
45
1. Evaluacin de Gestin por Dependencias. Se realiza para la verificacin de

metas institucionales por cada dependencia. La entidad deber establecerla al inicio de cada perodo a evaluar y como mximo en el mes de abril
y slo se beneficiar a los evaluados si la dependencia alcanza al menos el
90% de cumplimiento en las metas fijadas en el Plan operativo anual o su
equivalente, de acuerdo con los parmetros establecidos en el instrumento
expedido por la CNSC.
2. Por calidad y oportunidad. Se refiere a la entrega anticipada de los resultados o en trminos inferiores a los legalmente establecidos.
3. Por aportes, propuestas o iniciativas adicionales que demuestren mayor
economa, celeridad y realizacin, con elementos que enriquezcan y mejoren los resultados.
4. Por iniciativas tendientes a acciones proactivas en las actividades que
cumpla, las cuales deben ser tiles y aplicables en la entidad.
5. Por participacin y aprovechamiento de capacitacin relacionada con actividades propias del empleo y que genere valor agregado par al entidad
o dependencia.
6. Participacin en grupos que requieren de disposicin voluntaria, siempre y
cuando su participacin activa pueda demostrarse y el tiempo de dedicacin no afecte el cumplimiento de las obligaciones propias del empleo.
Registro
Acto administrativo por el cual se adoptan los factores para acceder al
nivel sobresaliente.
Formato Consolidacin de resultados.
Responsables
Evaluador.
Comisin Evaluadora en los casos que esta aplique.
Punto de Control
Verificar que los aspectos seleccionados para la evaluacin sobresaliente correspondan a los seleccionados previamente por la entidad.
del
46
20
Efectuar la notificacin, comunicacin

y recursos en la evaluacin del
desempeo laboral
Descripcin
La calificacin definitiva anual, se notificar personalmente dentro de los dos
(2) das siguientes a la fecha en que se produzca, si no se puede hacer personalmente se deben enviar una copia por correo certificado a la direccin que
obre en la hoja de vida del evaluado y se dejar constancia escrita de ello.
Contra la calificacin definitiva podr interponerse el recurso de reposicin
ante el evaluador y el de apelacin ante el inmediato superior de este, sern
presentados personalmente ante el evaluador por escrito y sustentados en
la diligencia de notificacin personal o dentro de o de los 5 das siguientes
a ella.
En el trmite y decisin se aplicar lo dispuesto en el Cdigo Contencioso
Administrativo.
Registro
Notificacin personal.
Oficio remisorio.
Recursos interpuestos.
Responsables
Evaluador.
Punto de Control
Verifique las fechas de los recursos interpuestos.
del
47
21
Tramitar la insubsistencia del

nombramiento en caso que haya lugar
Descripcin
Ejecutoriada la calificacin definitiva, el evaluador al da siguiente remitir
el respectivo expediente al secretario de despacho de la secretaria General.
Si la calificacin es insatisfactoria el secretario de despacho al da siguiente
proyectar para la firma del Alcalde el acto administrativo que declare insubsistente el nombramiento, el cual deber expedirse en un trmino no superior
a tres (3) das salvo lo establecido en el numeral 3 del artculo 51 de la ley
909 de 2004, contra l procede el recurso de reposicin, en los trminos del
Cdigo Contencioso administrativo.
Si el evaluado al interponer los recursos en el trmino legal, la administracin
no se pronuncia dentro de los 45 das calendario siguientes a la presentacin
de los recursos, en este evento la calificacin que dio origen a la declaratoria
de insubsistencia se considera satisfactoria en el porcentaje mnimo.
N o t a . La autoridad competente que no resuelva el respectivo recurso
dentro del plazo previsto, ser sancionada de conformidad con la Ley 734 de
2002 y dems normas que la modifiquen o adicionen.
Registro
del
48
Responsables
Alcalde.
Secretarios de Despacho.
Punto de Control
Verifique la fecha en que fueron interpuestos los recursos.
OBSERVACIONES
El factor crtico del xito del procedimiento radica en el seguimiento que hace el evaluador
al evaluado durante el periodo de la evaluacin del desempeo laboral.
Indicadores.
E f i c a c i a . Cumplimiento de las actividades.
(No. de actividades desarrolladas por el evaluado / No. total de actividades
programadas)*100. = Producto que entrega el evaluado y aportes adicionales que hace
el evaluado.
Eficiencia.
% de eficiencia en la evaluacin del desempeo laboral de los empleados
Soluciones pertinentes y creativas propuestas por el evaluado/ Total de problemas presentados en el desarrollo de sus compromisos en el perodo de prueba.
Efectividad.
Qu sabe el evaluado y cmo lo pone en prctica.
Resultados alcanzados por el evaluado en el periodo de prueba/ Resultados esperados de
su desempeo.
Elabor
Reviso y Aprob
del
49
P ROCESO

P ROCED I M I ENTO
Eva luac i n d e l
D e s e mpe o L a b o r a l
Pe r i o d o d e P ru e b a
CDIGO: A-GTH-P-04 * VERSIN: 01 * APROBACIN: Resolucin # 836 del 29 de Diciembre de 2012.
Objetivo
Comprobar que el servidor pblico posee las competencias requeridas para el ejercicio del empleo para el cual concurs, enmarcadas
dentro del propsito principal del empleo y funciones del mismo,
con el fin de tomar decisiones relacionadas con la permanencia del
empleado en el servicio.
Alcance
Inicia con la fase previa de preparacin de induccin y/o reinduccin, el entrenamiento en el puesto de trabajo y el suministro tanto
al evaluado como al evaluador de los insumos necesarios para la
formulacin de los compromisos y las herramientas necesarias que
garanticen el buen desempeo al servidor recin vinculado y termina con la calificacin obtenida.
Base Legal
Constitucin Poltica, artculo 125. Ley 909 de 2004, Decretos 760
de 2005, 2539 de 2005, 1227 de 2005, normas sobre Gestin de
Calidad y MECI, Acuerdo 137 de 2010 expedido por la CNSC.
51
Preparar las actividades previas a la

evaluacin del desempeo laboral
Descripcin
Etapa preliminar de la evaluacin del desempeo laboral. Establecer por
parte de la entidad el respectivo proceso de induccin y/o reinduccin, el
entrenamiento en el puesto de trabajo y el suministro tanto al evaluado como
al evaluador de los insumos necesarios para la formulacin de los compromisos, adems del inventario de los elementos que le permitan el desempeo
adecuado, como base del proceso de adaptacin a la nueva entidad.
N o t a . Los servidores posesionados en periodo de prueba no pueden formar parte de ninguna comisin evaluadora.
Registro
Registro de asistencia a los procesos de induccin y/o reinduccin.
Registro Fotogrfico.
Inventario de elementos suministrados al servidor recin vinculado.
Oficios de bienvenida y de presentacin al jefe inmediato.
Formatos del sistema tipo de evaluacin del desempeo.
Procedimiento de EDL.
Responsables
Punto de Control
Verifique que se ha realizado el proceso de induccin y/o reinduccin y el entrenamiento en el puesto de trabajo y que se le suministraron las herramientas
necesarias para garantizar el buen desempeo al servidor recin vinculado.
Verifique la conformacin de la comisin evaluadora.
del
D e s e m p e o L a b o r a l Pe r i o d o
de
P r u e b a . MAC
52
Fijar compromisos laborales y

comportamentales
Descripcin
Primera fase de la evaluacin del desempeo laboral. En esta fase debern fijarse compromisos funcionales que sean medibles, cumplibles, alcanzables,
realizables, demostrables y verificables con los resultados o productos en el
tiempo que dure el periodo de prueba en lo posible en un nmero no superior
a tres (3), deben fijarse dentro de los 10 das siguientes a la posesin.
Los compromisos comportamentales mximo tres (3), se deben seleccionar
los que coincidan con la cultura organizacional. Los compromisos comportamentales no causan efecto en la escala de cumplimiento porcentual obtenida
por el evaluado.
N o t a 1 . Durante el periodo de prueba, solo es procedente fijar al empleado compromisos relacionados con el propsito principal del empleo y las
funciones descritas en el manual especfico de funciones y de competencias
laborales.
N o t a 2 . Los compromisos son inmodificables, salvo que no estn relacionados con el propsito principal del empleo.
N o t a 3 . Durante el periodo de prueba los empleados no podrn ser trasladados del empleo en el cual fueron posesionados.
N o t a 4 . La No fijacin de Compromisos, determinar que al concluir el
perodo de prueba, el empleado obtuvo calificacin en el porcentaje mnimo
satisfactorio.
Registro
Formatos de Evaluacin del desempeo Informacin General y Acuerdo
de compromisos laborales diligenciado en este ltimo las columnas 1, 2,
3 y 4 inclusive.
Cronograma en el que se identifique las etapas, tiempos o avances requeridos para el cumplimiento de los compromisos.
Responsables
Evaluador.
Evaluado.
del
de
P r u e b a . MAC
53
Punto de Control
Verifique que los compromisos fueron fijados en las fechas legalmente
establecidas.
Firmar el formulario de fijacin

de los compromisos laborales y
comportamentales
Descripcin
Firmar el formulario de la Fijacin de los compromisos laborales, en caso
de no hacerlo el evaluador debe dejar constancia del hecho y misma rea
a que pertenece el evaluado y si no lo hubiere a un servidor de una dependencia cercana.
Registro
Formulario de fijacin de compromisos firmado por el evaluador y el
evaluado.
Formulario Acuerdo de Compromisos comportamentales diligenciado de
acuerdo con el tipo de competencia (comunes o comportamentales por
nivel), competencia y conducta asociada firmada por el evaluado y el evaluador y por el Funcionario de libre nombramiento y remocin en caso de
constituir Comisin evaluadora.
Responsables
Evaluado.
Evaluador.
Firma del testigo si hay lugar a ello y fecha por renuencia del evaluado para
firmar el formulario.
Punto de Control
Verifique que el formulario est firmado.
del
de
P r u e b a . MAC
54
Presentar reclamacin ante la

Comisin de Personal
Descripcin
El servidor inconforme con los compromisos fijados, ante la imposibilidad de
cumplirlos, podr presentar dentro de los cinco (5) das siguientes a la fijacin,
reclamacin en nica instancia ante la comisin de personal de la entidad.
La Comisin de Personal determinar en un plazo mximo de diez (10) das
calendarios contados a partir de la radicacin de la reclamacin si los compromisos son realizables o no.
N o t a . En todo caso la presentacin de la reclamacin y su trmite no
suspenden el desarrollo de los compromisos fijados ni el periodo de prueba.
Registro
Fecha de la Reclamacin escrita radicada ante la comisin de personal.
Decisin de la Comisin de personal, firmada por sus integrantes.
Motivacin de la Decisin.
del
de
P r u e b a . MAC
55
Responsables
Evaluado.
Punto de Control
Verifique que el trmino de la reclamacin se debe interponer dentro de los 5
das hbiles siguientes a la fijacin de los compromisos laborales, y nmero
de radicacin.
Verifique el tiempo de respuesta de la comisin.
Remitir los compromisos fijados a la

Secretara General
Descripcin
Una vez fijados los compromisos el evaluador debe remitir los compromisos
fijados a la secretaria General para que repose copia en la historia laboral del
empleado en periodo de prueba.
Registro
Oficio remisorio.
Responsables
Evaluador.
Comisin Evaluadora.
Punto de Control
Realizar seguimiento al desempeo

laboral y conformar el portafolio
de evidencias
Descripcin
El evaluador debe realizar seguimiento al desempeo laboral del empleado
mnimo cada dos (2) meses, deben permitir validar el cumplimiento de los
compromisos laborales establecidos en trminos de calidad y oportunidad.
del
de
P r u e b a . MAC
56
N o t a . Las evidencias son de 3 tipos:

a. D e
producto.
Son los resultados comprometidos. Responde al
QU? Qu entrega el evaluado?, qu aporte adicional hace el

evaluado?
b. D e
desempeo.
Referidos a los comportamientos asumidos por el
evaluado. Responden al CMO? Cmo hace el evaluado la tarea?

Cmo hace para alcanzar las metas?
c. D e
conocimiento.
Son los conocimientos que requiere el evalua-
do para alcanzar los compromisos que se han establecido. QU

sabe el evaluado? y CMO lo pone en prctica?
Registro
Responsables
Evaluado.
Evaluador.
Punto de Control
Verificar el cumplimiento de los

compromisos laborales
Descripcin
En esta fase se constatarn los resultados obtenidos por el evaluado de acuerdo con las evidencias del producto, desempeo y conocimiento.
Registro
Formato Registro en el Portafolio de Evidencias.
Responsables
Evaluador.
Punto de Control
del
de
P r u e b a . MAC
57
Calificar el
periodo de prueba
Descripcin
Una vez finalice el periodo de prueba el evaluador, previa verificacin del
cumplimiento de los compromisos y con base en el portafolio de evidencias
y reuniones de retroalimentacin, asignar el puntaje que corresponda al
cumplimiento de las metas con relacin a los compromisos fijados al inicio
del perodo de prueba.
N o t a 1 . El resultado debe sealarse dentro de los niveles de sobresaliente, destacado, satisfactorio o no satisfactorio.
N o t a 2 . La escala de calificacin corresponde a:
Nivel Destacado de 90% a 100%.
Nivel Satisfactorio de 66% a 89%.
Nivel No Satisfactorio menor o igual al 65%.
N o t a 3 . El evaluado podr acceder al nivel sobresaliente siempre y

cuando haya alcanzado:
1. Entre el 95% y el 99% de cumplimiento de los compromisos laborales y demuestra que genera un valor agregado a travs del logro
de al menos dos de los factores definidos por la Alcalda par cada
periodo anual de valuacin los cuales se evaluarn como Cumple o
No cumple.
2. Cuando el evaluado alcance el 100% de cumplimiento de los compromisos laborales fijados para acceder al nivel sobresaliente deber cumplir por lo menos con un (1) de los factores definidos por la entidad.
N o t a 4 . La calificacin obtenida en el Perodo de Prueba es independiente, por tanto se considera definitiva y no se pondera con resultados obtenidos con anterioridad o posterioridad a sta.
N o t a 5 . En el periodo de prueba se pueden presentar 3 causales que
dan origen a evaluaciones parciales eventuales:
1. Por cambio de evaluador.
2. Por interrupcin del perodo de prueba por un trmino igual o superior a 20 das calendario.
3. Por el lapso comprendido entre la ltima evaluacin parcial, si la
hubiere y el final del perodo.
del
de
P r u e b a . MAC
58
Registro
Evaluacin en el formato Anexo 2 Evaluaciones parciales eventuales
diligenciado, firmado
Responsables
Evaluado.
Evaluador.
Puntos de Control
Notificar la calificacin del

desempeo laboral
Descripcin
La calificacin en periodo de prueba se notificar personalmente dentro de
los dos (2) das siguientes a la fecha en que se produzca, si no se puede
hacer personalmente se debe enviar una copia por correo certificado a la
direccin que obre en la hoja de vida del evaluado y se dejar constancia
escrita de ello.
Contra la calificacin definitiva podr interponerse el recurso de reposicin
ante el evaluador y el de apelacin ante el inmediato superior de este, sern
presentados personalmente ante el evaluador por escrito y sustentados en
la diligencia de notificacin personal o dentro de o de los 5 das siguientes
a ella.
N o t a . En el trmite y decisin se aplicar lo dispuesto en el Cdigo Contencioso Administrativo.
Registro
Oficio remisorio.
del
de
P r u e b a . MAC
59
Responsables
Evaluador.
Punto de Control
Verifique las fechas de los recursos interpuestos.
del
de
P r u e b a . MAC
60
10
Tramitar la insubsistencia del

nombramiento cuando haya lugar a ello
Descripcin
El nombramiento del servidor de carrera administrativa deber declararse
insubsistente por la autoridad nominadora, en forma motivada, cuando haya
obtenido calificacin no satisfactoria como resultado de la evaluacin del
desempeo laboral.
Ejecutoriada la calificacin definitiva, el evaluador al da siguiente remitir
el respectivo expediente a la secretaria General. Si la calificacin no es satisfactoria la secretaria de despacho de la secretaria General al da siguiente
proyectar para la firma del Alcalde el acto administrativo que declare insubsistente el nombramiento, el cual deber expedirse en un trmino no superior
a tres (3) das salvo lo establecido en el numeral 3 del artculo 51 de la ley
909 de 2004.
El acto administrativo que declare insubsistente el nombramiento del empleado en periodo de prueba se notificar y contra l procede el recurso de
reposicin, en los trminos del Cdigo Contencioso administrativo.
Registro
Resolucin de insubsistencia.
Recurso de reposicin.
Responsables
Alcalde.
Evaluador.
Secretario de despacho Secretaria General.
Evaluado.
Punto de Control
del
de
P r u e b a . MAC
61
11
Realizar solicitud de inscripcin en

carrera administrativa
Descripcin
Aprobado el periodo de prueba al obtener evaluacin satisfactoria el empleado adquiere los derechos de carrera, los que deben ser declarados mediante
la inscripcin en el registro pblico de carrera Administrativa, el secretario de
despacho de la secretara general debe solicitarlo ante la Comisin Nacional
del Servicio Civil.
Registro
Solicitud de inscripcin en el Registro Pblico de Carrera Administrativa.
Responsables
Punto de Control
Verifique la fecha de solicitud de inscripcin en el registro pblico de carrera
administrativa.
Elabor
Reviso y Aprob
del
de
P r u e b a . MAC
62
P ROCESO

P ROCED I M I ENTO
Plan Institucional
d e F o r m ac i n y
C a pac i tac i n
Objetivo
Establecer las pautas para la formulacin anual del plan institucional de capacitacin, en concordancia con los parmetros impartidos
por el Gobierno Nacional, a travs del Plan Nacional de Formacin
y Capacitacin y con la Planeacin Institucional, tendientes a fortalecer las capacidades, destrezas, conocimientos y competencias de
los servidores pblicos en beneficio de la comunidad de Aguazul.
Alcance
El procedimiento inicia con la sensibilizacin de los servidores pblicos y termina con la toma de acciones correctivas y/o de mejora.
Base Legal
Constitucin Poltica. Decreto 1567 de 1998, Decreto Nacional 4665
de 2007. Decreto Nacional 1227 de 2005.Ttulo V. Captulo I.
64
Sensibilizar a los empleados sobre

la capacitacin para el desarrollo de
competencias con base en los proyectos
de aprendizaje
Descripcin
La Secretaria de Despacho de la Secretara General con el apoyo del profesional contratado para el desarrollo del talento humano y la Comisin de
Personal, sensibilizan a los empleados pblicos sobre la capacitacin para el
desarrollo de competencias con base en los proyectos de aprendizaje, con el
fin de preparar y motivar a la totalidad del personal de la Alcalda para que
conozca las nuevas orientaciones de la poltica y la capacitacin por competencias, para lo cual deben adelantar las siguientes actividades:
a. Establecer un cronograma de trabajo para la sensibilizacin sobre la capacitacin, sobre los siguientes temas:
Fundamentos del Plan Nacional de Formacin y Capacitacin.
Equipos de aprendizaje y su conformacin.
Situaciones problemticas.
Proyectos de aprendizaje en equipo.
Proyectos de aprendizaje individual.
Responsables y responsabilidades.
b. Sensibilizar a la alta direccin de la entidad sobre la contribucin de los

proyectos de aprendizaje en equipo al desarrollo de los procesos y el logro
de resultados institucionales y comprometerla para su implementacin.
c. Disear las estrategias de sensibilizacin en coordinacin con la Comisin de Personal, pueden ejecutarse actividades como: carteles alusivos
agradables y con mensajes claros y motivadores, ejercicios de tipo ldico,
carteleras, peridico mural, dinmica de loteras, entre otros.
d. Orientar la identificacin de orientadores internos (empleado de la entidad
que por sus conocimientos y habilidades puede orientar la temtica escogida por el equipo de trabajo), por parte de los equipos de aprendizaje.
e. Brindar las herramientas y orientaciones para que los facilitadores cumplan su labor.
Procedimiento: Plan Institucional
de
Fo rm a c i n
C a p a c i t a c i n . MAC
65
Registro
Cronograma.
Memorias de la capacitacin o sensibilizacin.
Evidencias de las actividades.
Registros de asistencia.
Responsables
Punto de Control
Verificar que la sensibilizacin se haya impartido al 100% de los servidores
pblicos de la Alcalda Municipal de Aguazul.
Formular proyectos de
aprendizaje en equipo
Descripcin
La secretaria de Despacho de la Secretara General con el apoyo del profesional contratado para el desarrollo del talento humano y la Comisin de Personal, deben orientar al equipo directivo para que establezca las necesidades
institucionales y asesore permanentemente en la formulacin de proyectos
de aprendizaje a las dependencias y a los equipos para que respondan a
problemas o retos institucionales.
Las actividades a desarrollar son:
a. Identificar las necesidades y retos institucionales estratgicos por parte
de los dueos de los procesos, para lo cual, las dependencias y el equipo
operativo MECI, debe registrarlos en una matriz denominada: Informes
para priorizar problemas o retos institucionales en proyectos de aprendizaje que comprende las siguientes partes:
Dependencias.
Objetivos, programas o proyectos del Plan de Desarrollo.
Evaluacin de Control Interno.
Procesos estratgicos y no conformidades.
Resultados de la evaluacin del desempeo.
b. Identificar problemas o retos institucionales.

c. Con base en los problemas o retos institucionales se establece el proyecto
de aprendizaje.
de
Fo rm a c i n
66
d. Establecer los objetivos de aprendizaje.

e. Establecer las estrategias de aprendizaje y los cronogramas respectivos.
Registro
Matriz Informes para priorizar problemas o retos institucionales en proyectos de aprendizaje.
Proyectos identificados registrados en una matriz con objetivos y cronograma de actividades.
Responsables
Punto de Control
Verificar que los proyectos de aprendizaje estn formulados segn los criterios tcnicos y necesidades institucionales, valorando si los objetivos, las
estrategias y el mtodo de aprendizaje y recursos formulados en los proyectos
son los adecuados para resolver las necesidades de capacitacin.
Consolidar el diagnstico de
necesidades de la entidad
Descripcin
La secretaria de Despacho de la Secretara General con el apoyo del profesional contratado para el desarrollo del talento humano y la Comisin de
Personal, deben recoger y clasificar la informacin de los proyectos de Aprendizaje PAE- formulados en la entidad, con el fin de organizarla, analizarla y
facilitar la fijacin de prioridades de las acciones a realizar para incluirlas en
la formulacin del PIC- Plan Institucional de Capacitacin.
Se debe elaborar un cuadro o matriz denominada Consolidado de Proyectos
de Aprendizaje Institucional en la cual se organice la informacin de los
proyectos, que contenga la siguiente informacin:
Necesidad Institucional.
Procesos.
Dependencia.
Nombre del Proyecto.
Pregunta problema.
Necesidad de capacitacin (Saber, Hacer, Ser).
de
Fo rm a c i n
67
Poblacin Objetivo por nivel jerrquico ( Directivo, Asesor, Profesional,

tcnico y Asistencial) se registra el No.
Temas de capacitacin formulados en cada proyecto.
Mtodos o estrategias de capacitacin ( Interno, Externo).
Recursos (Del equipo, de recursos humanos) y el costo de los mismos.
Fechas de iniciacin y finalizacin de cada tema de capacitacin.
Nmero de horas para desarrollar cada tema de capacitacin.
Priorizacin Institucional ( Alta, Media, Baja).
Una vez registrada la informacin anterior, se debe elaborar un informe ejecutivo con las conclusiones del anlisis efectuado en el que se sintetice el
diagnstico de la problemtica institucional formulada sus causas y las necesidades de capacitacin, para priorizar las actividades de capacitacin que
deben ser incorporadas al PIC.
Despus de priorizar los proyectos de aprendizaje se integran al PIC aquellos
que tengan mayor importancia institucional.
Registro
En una Matriz denominada Consolidado de Proyectos de Aprendizaje
Institucional.
Responsables
Punto de Control
Verificar que los proyectos de aprendizaje en equipo PAE estn priorizados
conforme a las necesidades o retos institucionales.
Programar el PIC Institucional con

base en los Proyectos de Aprendizaje
Descripcin
Programar el PIC significa tomar decisiones sobre los problemas de aprendizaje que sern atendidos, organizar las actividades de capacitacin a desarrollar y determinar la mejor distribucin de los recursos y medios disponibles.
Esta programacin se debe registrar en un documento en el cual se sintetiza
el Plan Institucional de Capacitacin PIC.
de
Fo rm a c i n
68
La secretaria de Despacho de la Secretara General con el apoyo del profesional contratado para el desarrollo del talento humano y la Comisin de
Personal deben realizar las siguientes actividades:
a. Organizar la programacin del PIC, con base en las prioridades, para ello
deben agruparse los proyectos de aprendizaje por reas de trabajo, procesos institucionales o temas transversales que agrupen empleados por nivel
jerrquico o funciones (ejemplo: Gestin de la contratacin).
b. Establecer objetivo general del PIC y justificar el propsito del mismo en relacin con su nivel de incidencia en el logro de los objetivos
institucionales.
c. Establecer objetivos especficos del PIC con los cambios que se esperan
en las reas de trabajo como resultado de los proyectos de aprendizaje
en equipo.
d. Analizar y decidir las estrategias o mtodos de aprendizaje propuestos por
los equipos y clasificarlos, segn se requieran recursos internos o externos
para adelantar la capacitacin.
e. Elaborar el presupuesto del PIC y prever todos los recursos financieros y no
financieros para la realizacin de las actividades de capacitacin previstas
en los Proyectos de Aprendizaje priorizados. Para presupuestar es necesario estudiar los costos de los eventos de capacitacin requeridos.
f. Aprobar los proyectos de aprendizaje e informar a las dependencias.
g. Programar los eventos previstos en los proyectos de aprendizaje, organizando los cronogramas de ejecucin en coordinacin con las dependencias.
h. Programar la evaluacin y seguimiento del PIC e identificar los indicadores
a utilizar.
i. Programar el seguimiento a la implementacin de los proyectos de aprendizaje en equipo.
j. Realizar la programacin realizada en un documento que sintetice el PIC.
N o t a 1 . El PIC se debe elaborar y adoptar por acto administrativo antes
del 31 de Marzo de cada ao.
N o t a 2 . El PIC una vez adoptado debe socializarse a todos los servidores
pblicos y publicarse a travs de la pgina web de la entidad.
Registro
Documento del PIC.
Acto administrativo por el cual se adopta el PIC.
Responsables
Profesional contratado con el apoyo de la ARP o ARL.
de
Fo rm a c i n
69
Punto de Control
Verificar que el PIC fue adoptado antes del 31 de marzo de cada ao y fue
socializado y publicado.
Ejecutar
el PIC
Descripcin
Implica poner en marcha las distintas acciones para garantizar la realizacin de las estrategias o mtodos de aprendizaje previstos en los proyectos
de aprendizaje, para ello es necesario que la secretaria de Despacho de la
Secretara General con el apoyo del profesional contratado para el desarrollo
del talento humano:
a. Elaboren los estudios previos para la contratacin de las capacitaciones
externas cuando se requiera.
b. Identificar los capacitadores internos y externos y los centros de enseanza que cumplan con los criterios pedaggicos de capacitacin por
competencias.
c. Proporcionar o garantizar que los capacitadores tengan la formacin y la
cuantificacin tcnica necesarias bajo el enfoque por competencias.
d. Organizar y proporcionar los recursos materiales indispensables.
e. Facilitar y garantizar el acceso de los empleados a las estrategias de aprendizaje previstas.
f. Ordenar, coordinar y controlar la accin de aprendizaje y la evaluacin
prevista en los proyectos de aprendizaje.
g. Coordinar los procesos de multiplicacin o rplica de las capacitaciones
externas recibidas.
h. Realizar la evaluacin y seguimiento del PIC aplicando y analizando los
indicadores.
i. Presentar informes sobre el avance del PIC y el logro de resultados e
impacto.
Registro
Registros de asistencia y fotogrficos de las capacitaciones.
Indicadores.
Cuestionarios aplicados.
de
Fo rm a c i n
70
Responsables
Secretaria de Despacho Secretara General.
Punto de Control
Realizar seguimiento y control

al Plan Institucional de Formacin
y Capacitacin
Descripcin
La Secretaria de Despacho de la Secretaria General con el apoyo del profesional contratado y la Comisin de Personal, deben realizar el seguimiento
y control a la ejecucin al plan Institucional de Formacin y Capacitacin
que fue desarrollado en el ao y dar a conocer los resultados al Comit de
Coordinacin de Control Interno y socializarlo a todos los servidores pblicos
a travs de diferentes medios.
Registro
Instrumentos empleados para realizar el seguimiento al PIC.
Responsables
Secretaria de Despacho- Secretara General.
Punto de Control
A travs de los indicadores de eficacia, eficiencia y efectividad e impacto
verifique el cumplimiento del PIC.
de
Fo rm a c i n
71
Implementar acciones correctivas

y/o de mejora
Descripcin
La secretaria de Despacho de la Secretara General con el apoyo del profesional contratado y la Comisin de Personal, deben implementar acciones
correctivas y/o de mejora una vez se tenga el resultado de los indicadores a
travs de los cuales se midi el plan de capacitacin, con el fin de eliminar
las causas de las no conformidades con el objeto de evitar que vuelvan a ocurrir, de lo cual se debe dejar establecido en un plan de mejoramiento.
Registro
Plan de Mejoramiento.
Responsables
Punto de Control
de
Fo rm a c i n
72
OBSERVACIONES
El factor crtico de xito del procedimiento radica en la sensibilizacin a los servidores pblicos sobre la capacitacin para el desarrollo de competencias con base en los proyectos
de aprendizaje.
Elabor
Reviso y Aprob
de
Fo rm a c i n
73
P ROCESO

P ROCED I M I ENTO
Sistema de
Es t m u lo s
Objetivo
Desarrollar actividades de bienestar social, orientadas a crear, mantener y mejorar las condiciones que favorezcan el desarrollo del servidor pblico, el mejoramiento de su nivel de vida y el de su familia,
y que a su vez incremente los niveles de satisfaccin, eficiencia e
identificacin con su trabajo y con el logro de la finalidad social de
la Alcalda, as mismo, incentivar a los mejores equipos de trabajo
y a los mejores empleados por su desempeo laboral.
Alcance
El procedimiento inicia con el diagnstico de necesidades y termina con la toma de acciones correctivas y/o de mejora.
Base Legal
Constitucin Poltica. Ley 909 de 2004, Decretos 1227 de 2005,
1567 de 1998.
75
Elaborar el diagnstico
de necesidades
Descripcin
El profesional contratado de la Secretara General junto con la Comisin
de Personal elaboran la encuesta para ser aplicada a los funcionarios de la
Alcalda. El instrumento de diagnstico de necesidades debe indagar bsicamente sobre necesidades en materia de proteccin y servicios sociales y
adicionalmente debe ser til para identificar los incentivos no pecuniarios.
Una vez aplicada se tabula la informacin y se realiza el anlisis respectivo.
Con base en los resultados de la encuesta se elabora el diagnstico de necesidades en el cual se debe tener en cuenta las siguientes recomendaciones:
1. Que satisfaga las necesidades de carcter colectivo y no individales.
2. Con base en el diagnstico debe identificarse el presupuesto requerido
para satisfacer las necesidades que se consideren prioritarias.
3. Debe definirse para el componente de Proteccin y Servicios Sociales las
actividades que estara en capacidad de cubrir la entidad, teniendo en
cuenta de un lado el presupuesto disponible y de otro, aquellas actividades que puedan ser realizadas sin necesidad de invertir recursos o a travs
de las cajas de compensacin familiar.
4. El instrumento debe diferenciar por grupos de inters: Servidores pblicos,
cnyuges e hijos que deben estar clasificados por rangos de edad.
5. Con el fin de garantizar su participacin de cada uno de los grupos de inters,
es importante indagar sobre los horarios de su comodidad y preferencia.
6. El instrumento de diagnstico de necesidades debe incluirse el listado de
los incentivos que la entidad est en capacidad de otorgar y posibilitar un
espacio para que los servidores pblicos manifiesten los incentivos que a
su juicio podran satisfacer.
Registro
Encuesta.
Diagnstico de necesidades.
Procedimiento: Sistema
de
E s t m u l o s . MAC
76
Responsables
Punto de Control
Verificar que el instrumento aplicado cubra el 100% de los servidores pbli-
cos de la Alcalda Municipal de Aguazul.
Elaborar el plan anual de

bienestar social
Descripcin
El programa de bienestar social comprende dos componentes: La proteccin
y Servicios Sociales y la Calidad de Vida Laboral.
El plan de bienestar social debe responder bsicamente a un diagnstico
de necesidades, y debe ser elaborado por la secretaria de despacho de la
Secretara general, entre los meses de enero a marzo de cada ao, con la
participacin de la Comisin de Personal. Este debe contener entre otros los
siguientes aspectos:
1. Resultado de diagnstico de necesidades.
2. Metas a logar.
3. Acciones o programas a realizar.
4. Recursos a utilizar (incluyendo las alianzas estratgicas).
5. Cobertura.
6. Cronogramas.
7. Presupuesto.
8. Evaluacin.
Registro
Plan de Bienestar Social elaborado.
Responsables
de
77
Punto de Control
Verificar que el plan de Bienestar social incluya las necesidades de personal
de los servidores pblicos y sus familias.
Adoptar y socializar el plan de

bienestar social
Descripcin
El Plan de Bienestar Social una vez elaborado debe ser adoptado a travs de
acto administrativo, para lo cual, la secretaria de Despacho de la Secretara
General debe proyectar el acto administrativo para la firma del Alcalde, el plan
de bienestar social debe ser aprobado antes del 31 de marzo de cada ao.
Una vez sea adoptado por acto administrativo la secretaria general con el
apoyo del profesional contratado y la comisin de personal debe socializar
el plan de bienestar social a todos los servidores pblicos, as mismo debe
publicarse en la pgina web de la entidad.
Registro
Acto administrativo por el cual se adopta el plan de bienestar social.
Responsables
Alcalde.
Punto de Control
Verificar que el plan de bienestar social sea adoptado antes del 31 de marzo
de cada ao.
de
78
Ejecutar el plan de bienestar social a

travs del componente proteccin y
servicios sociales funcin asistencial
Descripcin
El Plan de Bienestar Social comprende dos componentes: P r o t e c c i n
vicios
Sociales Funcin
asistencial y
Calidad
de
S e r-
Vida Laboral.
A travs de la ejecucin del primer componente Proteccin y Servicios Sociales Funcin asistencial, se deben estructurar programas que atiendan
las necesidades de proteccin, ocio, identidad y aprendizaje del empleado
y su familia, para mejorar los niveles de salud, vivienda, recreacin, cultura
y educacin (Artculo 23 decreto 1567 de 1998), detectando en el diagnstico de necesidades y atendiendo a la priorizacin de los mismos, en el
desarrollo de estos programas debe solicitarse el apoyo solidario y participativo de los organismos de seguridad y previsin social (Comfacasanare,
Administradora de Riesgos Laborales, Fondos de pensiones, EPS, Fondos
de Cesantas, Fondo Nacional del Ahorro).
Los programas que deben ser atendidos a travs de este componente son
los siguientes:
Deportivos, recreativos y vacacionales.
Artsticos y culturales.
Promocin y Prevencin de la salud.
Capacitacin informal en artes o artesanas.
Promocin de programas de vivienda.
Educacin formal.
Registro
Registro fotogrfico del desarrollo de todos los programas.
Registros de asistencia.
Responsables
Punto de Control
Verificar que las actividades planeadas se desarrollen conforme al cronograma de actividades.
de
79
Ejecutar el plan de bienestar social a

travs del componente calidad de
vida laboral
Descripcin
La calidad de vida laboral se refiere a la existencia de un ambiente que
es percibido por el servidor pblico como satisfactorio y propicio para su
bienestar y desarrollo; est constituida por condiciones laborales relevantes
para la satisfaccin de las necesidades bsicas de los servidores pblicos, la
motivacin y el rendimiento laboral, logrando as generar un impacto positivo
al interior de las entidades, tanto en trminos de productividad como en trminos de relaciones interpersonales.
La Secretaria de despacho de la Secretaria General con el apoyo del profesional
contratado y la Comisin de Personal, deben intervenir los siguientes campos:
1. Medicin del Clima Laboral.
2. Evaluacin de la adaptacin al cambio organizacional y realizacin de acciones de preparacin frente al cambio y a la desvinculacin laboral asistida o
readaptacin laboral cuando se den proceso de reformas organizacionales.
3. Preparacin de prepensionados para el retiro del servicio.
4. Identificacin de la cultura organizacional.
5. Fortalecimiento del trabajo en equipo.
La Secretaria de Despacho de la Secretara General con el apoyo del profesional contratado y la Comisin de Personal deben sensibilizar a los servidores
pblicos sobre la importancia del componente Calidad de vida laboral.
Registro
Registros de asistencia y fotogrficos de las sensibilizaciones.
Responsables
Punto de Control
de
80
Medir el
clima laboral
Descripcin
El clima laboral se refiere a la forma como los servidores pblicos perciben
su relacin con el ambiente de trabajo como determinante de su comportamiento al interior de la entidad.
La secretaria de despacho de la Secretara General con el apoyo del profesional contratado y la Comisin de Personal debe medir el clima laboral por
lo menos cada dos aos, a travs de la aplicacin de un instrumento que
comprenda las siguientes variables:
1. Orientacin Organizacional.
2. Administracin del talento Humano.
3. Estilo de Direccin.
4. Comunicacin e integracin.
5. Trabajo en Equipo.
6. Capacidad profesional.
7. Medio ambiente fsico.
Una vez realizada la medicin del clima laboral, la secretaria de despacho
de la Secretara General debe presentar en forma gil los resultados a la Alta
Direccin o Comit de Coordinacin de Control Interno y de manera inmediata empezar a definir estrategias de intervencin frente a las debilidades, las
cuales deben ser apoyadas por los dueos de los procesos.
Registro
Encuestas aplicada.
Anlisis de resultados.
Acta del Comit de Coordinacin de Control Interno.
Estrategias de intervencin con su respectivo cronograma.
Responsables
Comit de Coordinacin de Control Interno.
de
81
Punto de Control
Verificar que se estn ejecutando las estrategias de intervencin con el fin de
que los servidores pblicos se sientan satisfechos en su relacin laboral.
Evaluar la adaptacin al cambio

organizacional y realizar acciones
de preparacin frente al cambio y a
la desvinculacin laboral asistida o
readaptacin laboral cuando se den
proceso de reformas organizacionales
Descripcin
La gestin del cambio tiene que ver con el mejoramiento continuo tanto
de los servidores pblicos como de la Alcalda Municipal de Aguazul. El
cambio es entendido como una situacin compleja que comprende dos
aspectos fundamentales:
1. Adaptacin al cambio organizacional.
2. Desvinculacin laboral asistida.
a. L a
adaptacin al cambio
O r g a n i z a c i o n a l se refiere principalmente
a los cambios que tienen o deben tener lugar en la entidad como consecuencia de una reforma organizacional, para lo cual, se debe tener en
cuenta 3 aspectos:
Cambios en sentido estratgico, es decir, realizarse con el objetivo de que
la entidad est en condiciones de cumplir mejor la misin y hacer un manejo eficiente de los recursos.
Concientizar a los servidores pblicos de que sus responsabilidades estn
alineadas con la parte estratgica y por lo tanto han de colaborar para
facilitar su ubicacin en las dependencias que se necesiten.
La secretaria de despacho de la secretaria general con el apoyo de la
Comisin de Personal y el profesional contratado debe implementar estrategias adecuadas para que el cambio se pueda realizar en forma efectiva
y saludable.
La secretaria de despacho de la Secretara General con el apoyo de la Comisin de Personal y el profesional contratado, debe posterior a la ocurrencia
del cambio, realizar mediciones que se requieran para identificar aspectos
fundamentales de intervencin de manera que dicho proceso se realice en las
mejores condiciones de beneficio para los servidores pblicos de la Alcalda.
de
82
b. D e s v i n c u l a c i n
laboral asistida.
Se entiende como el conjunto de
acciones que posibilitan el retiro del servidor pblico de la entidad, con

beneficio para la persona, su familia y para el ambiente organizacional,
es decir, se deben realizar acciones profesionales programadas que ayuden a salvaguardar las relaciones entre la Alcalda y el servidor pblico
que la deja.
Se debe tener en cuenta los siguientes aspectos:
Emocionales.
Ocupacionales y de informacin.
Preparacin para el nuevo abordaje laboral.
Aspectos financieros.
Aspectos familiares.
Dentro de las acciones de desvinculacin laboral asistida se deben hacer uso
de herramientas tcnicas como la aplicacin de encuestas socio-laborales,
cuya interpretacin de resultados permita el diseo y realizacin de los programas ms adecuados para la mayora de los servidores pblicos objeto de
desvinculacin, cuando se den proceso de reforma organizacional.
Registro
Encuesta socio laboral.
Registros de asistencia a las actividades.
Registro fotogrfico.
Responsables
Punto de Control
Preparar los prepensionados para el

retiro del servicio
Descripcin
La Secretaria de Despacho de la Secretaria General con el apoyo del profesional contratado y la Comisin de Personal, deben brindar herramientas necesarias para que permitan a los servidores pblicos prximos a pensionarse,
manejar con propiedad la crisis propia del trnsito de empleado al jubilado.
Dentro de estos aspectos a trabajar y desarrollar se sugiere presentar a los
prepensionados entre otros, los siguientes:
de
83
Posibilidades de realizacin de actividades nuevas.

Posibilidades de mejorar y cualificar las relaciones humanas.
Oportunidad para el restablecimiento o consolidacin de las relaciones
con amigos.
Posibilidades de mejorar ingresos personales y familiares.
Posibilidades de trascender como seres humanos a travs de actividades
de voluntariado.
Recuperacin de espacios de reflexin que aparten un mayor entendimiento y aprendizaje de los procesos de envejecer.
Registro
Registros de asistencia a las actividades.
Responsables
Punto de Control
Identificar la cultura
organizacional
Descripcin
Se entiende por cultura organizacional como un proceso permanente de
aprendizajes colectivos tales como valores, ritos, ceremonias, que los servidores pblicos comparten a lo largo de su historia.
La secretaria de Despacho de la Secretara General con el apoyo del profesional contratado y la Comisin de Personal, debe implementar acciones muy
concretas orientadas a la identificacin de las variables positivas para reforzarlas y de las negativas para contrarrestarlas, para lo cual se debe utilizar los
instrumentos y guas que ha publicado el DAFP como la Gua de intervencin
para la cultura organizacional, el clima laboral y el cambio organizacional y
la Calidad de Vida Laboral para una cultura de lo Pblico.
Registro
Registro de reuniones grupales.
de
84
Responsables
10
Punto de Control
Fortalecer el trabajo
en equipo
Descripcin
La Secretaria de Despacho de la Secretaria General con el apoyo del profesional contratado y la Comisin de Personal, deben propiciar a travs de
conferencias ambientes para que los servidores pblicos elaboren proyectos
compartidos que les signifiquen, valor agregado en sus resultados, por lo
tanto, se debe integrar en los planes de formacin y capacitacin acciones
encaminadas a fortalecer la cultura del trabajo en equipo y a desarrollar
aquellas habilidades y destrezas que se requieran para que progresivamente
dicha modalidad de trabajo contribuya al mejoramiento institucional y a la
calidad de vida laboral.
Registro
Proyectos formulados.
Registros de asistencia a las conferencias.
Responsables
Punto de Control
de
85
11
Elaborar el plan
de incentivos
Descripcin
Los incentivos son estmulos expresamente planeados por la entidad territorial, y debe corresponder a una estrategia institucional y que al mismo tiempo que satisface una necesidad del servidor pblico, adquiere la capacidad
de fortalecer el comportamiento de los servidores pblicos.
Los incentivos conforme a lo establecido en el Decreto 1227 de 2005, son
de dos clases:
1. Monetarios o pecuniarios.
2. No monetarios o no pecuniarios.
Los monetarios o en dinero, se pueden otorgar nicamente para premiar y
reconocer a los mejores equipos de trabajo, no al desempeo individual (Decreto 1227 de 2005 Articulo 77).
Los No monetarios o no pecuniarios conforme al artculo 77 del Decreto 1227
de 2005, establece que el Jefe de la entidad debe adoptar anualmente el plan
de incentivos institucionales y sealar en l los incentivos no pecuniarios que
se ofrecern al mejor empleado de carrera de la entidad, a los mejores empleados de carrera administrativa de cada nivel jerrquico y al mejor empleado de
libre nombramiento y remocin de la entidad. Para otorgar dichos incentivos,
se establece con base en la evaluacin del desempeo laboral.
La Secretaria de Despacho de la Secretaria General con el apoyo del profesional contratado y la Comisin de Personal, deben elaborar cada ao el plan de
incentivos el cual debe contener, entre otros, los siguientes aspectos:
Poblacin Objetivo, tanto a nivel grupal como individual.
Constitucin del comit de incentivos.
Metodologa para elaborar en forma participativa el Plan de Incentivos de
la entidad.
Fechas en que se realizarn los diferentes procesos implicados.
Criterios de desempate.
Instancias de reclamaciones.
Se debe organizar el acto de premiacin de los mejores equipos de trabajo
y empleados pblicos, el cual debe realizarse en los meses de noviembre
o diciembre.
de
86
Registro
Acto Administrativo de reconocimiento de incentivos.
Plan de Incentivos.
Reglamento de incentivos.
Diplomas.
Responsables
12
Punto de Control
Realizar seguimiento y control a

los planes de bienestar social y al
plan de incentivos
Descripcin
La secretaria de Despacho de la Secretara General con el apoyo del profesional contratado y la Comisin de Personal, deben realizar el seguimiento
y control a la ejecucin de los planes de bienestar social e incentivos que
fueron desarrollados en el ao y dar a conocer los resultados al Comit de
Coordinacin de Control Interno y socializarlo a todos los servidores pblicos
a travs de diferentes medios.
Registro
Instrumentos empleados para realizar el seguimiento a los planes de bienestar social e incentivos.
Responsables
Punto de Control
A travs de los indicadores de eficacia, eficiencia y efectividad verifique el
cumplimiento de los planes de bienestar social e incentivos.
de
87
13
Implementar acciones correctivas y/o

de mejora
Descripcin
La Secretaria de Despacho de la Secretaria General con el apoyo del profesional contratado y la Comisin de Personal, deben implementar acciones
correctivas y/o de mejora una vez se tenga el resultado de los indicadores a
travs de los cuales se midieron los planes de bienestar social e incentivos,
con el fin de eliminar las causas de las no conformidades con el objeto de
evitar que vuelvan a ocurrir, de lo cual se debe dejar establecido en un plan
de mejoramiento.
Registro
Plan de Mejoramiento.
Responsables
Punto de Control
de
88
OBSERVACIONES
El factor crtico de xito del procedimiento radica en la sensibilizacin a los servidores pblicos sobre la importancia del sistema de Estmulos y del seguimiento que se realice a la
ejecucin de los Planes de Bienestar Social y al de Incentivos.
Elabor
Reviso y Aprob
de
89
P ROCESO

P ROCED I M I ENTO
S a lu d O c u pac i o n a l
Objetivo
Preservar, conservar y mejorar la salud de los servidores pblicos de
la alcalda de Aguazul en desarrollo de sus funciones en el sitio de
trabajo, dentro de las normas de higiene y seguridad industrial, generando hbitos saludables en sus estilos de vida para garantizar la
prevencin de riesgos ocupacionales de acuerdo con el diagnstico
de su condicin fsica individual, la naturaleza y la complejidad de
su desempeo laboral.
Alcance
El procedimiento inicia con la elaboracin de un diagnstico de condiciones de trabajo y termina con la toma de acciones preventivas,
correctivas y/o de mejora para mitigar los riesgos de origen laboral.
Base Legal
Artculos 48 y 49 de la Constitucin Poltica de Colombia, Ley 100
de 1993, Decreto 1295 de 1994, Ley 9 de 1979, Resolucin 2013
de 1986, Resolucin 1016 de 1989 y Decreto 614 de 1984.
91
Elaborar el diagnstico de condiciones

de salud y de trabajo
Descripcin
Esta actividad se desarrollar por medio de visitas a cada uno de los puestos de
trabajo para recolectar la informacin necesaria para elaborar el diagnstico.
Registro
Matriz de diagnstico que contiene una informacin general del puesto de
trabajo, un perfil epidemiolgico de los servidores pblicos.
Responsables
Punto de Control
Elaborar el panorama de riesgos con

base en el diagnstico de condiciones
de salud y de trabajo
Descripcin
En desarrollo de esta actividad se identifican, se localizan, se valoran y se
jerarquizan condiciones de riesgo laboral.
Registro
Matriz Panorama de Factores de Riesgo en Salud Ocupacional.
Cronograma de actividades.
Responsables
Profesional contratado, con el apoyo de la ARP. O ARL.
Punto de Control
P r o c e d i m i e n t o : S a l u d O c u p a c i o n a l . MAC
92
Elaborar el programa de salud

ocupacional a desarrollar o ajustarlo
si es necesario
Descripcin
El programa de salud ocupacional se elabora mediante la planeacin, organizacin y ejecucin de una serie de actividades de medicina preventiva, medicina del trabajo, higiene y seguridad industrial, conforme a lo establecido
en la norma vigente.
Registro
Documento: Programa Salud Ocupacional.
Responsables
Punto de Control
Verificar que se dejen los recursos necesarios en el presupuesto general del
municipio para el programa de salud ocupacional.
Ejecutar el programa de
salud ocupacional
Descripcin
El programa de salud ocupacional se desarrolla a travs de los siguientes
subprogramas:
1. Subprograma de Medicina preventiva.
2. Subprograma de Medicina del Trabajo.
3. Subprograma de Higiene y Seguridad Industrial.
4. Funcionamiento del Comit de Medicina, Higiene y Seguridad Industrial.
Registro
Listas de chequeo.
Actas de reuniones y capacitaciones.
Registro Fotogrfico de los eventos.
93
Cuadros estadsticos.
Demarcacin de reas de trabajo.
Sealizacin de reas de trabajo.
Responsables
Punto de Control
Verificar que las actividades planeadas se desarrollen conforme al cronogra-
ma de actividades.
Conformar las brigadas de emergencia

y capacitarlas
Descripcin
Efectuar la convocatoria para conformar las brigadas de emergencia.
Las brigadas de emergencia son: de alarma y control, evacuacin, incendio
y primeros auxilios. La convocatoria se realiza a travs de cartelera y las inscripciones se llevan a cabo en la Secretara General.
Conformar las brigadas de emergencia, de acuerdo con el nmero de personas inscritas
N o t a . Si el nmero de postulados no es suficiente para conformar las
brigadas, la administracin proceder a designar a los funcionarios.
Contactar a la Administradora de Riesgos Profesionales ARP para solicitar la
capacitacin. Esta capacitacin se realiza teniendo en cuenta el cronograma
de actividades.
Registro
Convocatoria.
Formato de inscripcin hoja de vida del brigadista.
Acto administrativo por el cual se conforman las brigadas.
Listas de asistencia.
Registro Fotogrfico.
Responsables
Punto de Control
94
Llevar estadsticas en
salud ocupacional
Descripcin
Llevar estadsticas en salud ocupacional en los siguientes aspectos: ndice
de frecuencia y severidad de accidentes de trabajo, tasas de ausentismo
laboral por accidente de trabajo y enfermedad profesional y por enfermedad
comn en el ltimo ao, tasa especfica de enfermedad profesional en el
ltimo ao y grado de cumplimiento del programa de salud ocupacional de
acuerdo con el cronograma de actividades.
Registro
Matriz de estadsticas.
Responsables
Punto de Control
Evaluar el programa de
salud ocupacional
Descripcin
Evaluar el programa de salud ocupacional mnimo cada seis meses, con el
fin de verificar el cumplimiento del objetivo y tomar las acciones preventivas,
correctivas o de mejora a que haya lugar.
N o t a . Evaluar a travs de seguimiento con la aplicacin de indicadores
de eficacia, eficiencia y efectividad.
Registro
Tablero de indicadores para el procedimiento:
E f i c a c i a : Personal Capacitado y actividades ejecutadas.
E f e c t i v i d a d : Tasa de accidentalidad mensual.
E f i c i e n c i a : Incidencia de accidentes de trabajo y de enfermedad

profesional.
95
Responsables
Punto de Control
Verificar el cumplimiento del programa a travs de indicadores y evaluar
los eventos
OBSERVACIONES
M e t a : 70% del programa de salud ocupacional desarrollado.

I nd i c a d o r
de
E f i c a c i a = (No. de actividades desarrolladas/ No. total de actividades
programadas)* 100.
I nd i c a d o r
de
E f i c i e n c i a = Incidencia de accidentes de trabajo y de enfermedad profe-
sional con los recursos utilizados.

I nd i c a d o r
de
E f e c t i v i d a d = Tasa de accidentalidad mensual.
Elabor
Reviso y Aprob
96
P ROCESO

P ROCED I M I ENTO
Comisin
d e Pe r s o n a l
Objetivo
Conformar la Comisin de Personal en la Alcalda Municipal de
Aguazul para un perodo de dos (2) aos, como rgano consultivo y
actor institucional de la Administracin Pblica.
Alcance
Inicia con la convocatoria para elegir a los representantes de los
empleados a la comisin de personal y termina con la conformacin
de la comisin de personal.
Base Legal
Ley 909 de 2004, artculo 16, Decreto 1228 de 2005.
98
Convocar a elecciones para elegir a los

representantes de los empleados a la
comisin de personal
Descripcin
Como etapa previa a la conformacin de la Comisin de Personal se debe
sensibilizar a los empleados pblicos sobre la importancia de la Comisin
de personal en la Alcalda Municipal de Aguazul, conforme al decreto 1228
de 2005.
Elaborar la cronologa del proceso de eleccin sin prrroga y con prrroga,
teniendo en cuenta los trminos sealados en el decreto 1228 de 2005.
Con base en la cronologa se proyecta el acto administrativo (Resolucin)
mediante el cual se convoca a elecciones de los representantes de los empleados y sus suplentes ante la comisin de personal, para la firma del Alcalde, con una antelacin no inferior a 30 das hbiles al vencimiento del
respectivo perodo.
Registro
Cronologa del proceso.
Acto administrativo motivado.
Responsables
Punto de Control
Verifique que la cronologa incluya cuando exista prrroga o no exista.
Procedimiento: Comisin
de
99
Elaborar la
convocatoria interna
Descripcin
La secretaria General elabora la Convocatoria Interna, teniendo en cuenta los
trminos sealados en la cronologa del proceso, la cual incluye el objeto, el
rgimen jurdico aplicable, los participantes, funciones de la comisin de personal, calidades que deben acreditar los que aspiran a ser representantes de
los empleados en la comisin de personal, periodo, dependencia en la cual se
inscriben los candidatos, requisitos para la inscripcin y plazos para hacerla,
divulgacin de la lista de los candidatos, entrega de credenciales, designacin
de jurados de votacin, publicacin de la lista general de votantes, lugar, da y
hora en que se abrir y cerrar la votacin, trmino para presentar reclamaciones por parte de los candidatos, lugar, da y hora en que se efectuar la conformacin de la comisin de personal, comunicacin de la eleccin, criterios
de eleccin de los representantes de los empleados y sus suplentes ante la
comisin de personal, criterios de desempate, cronologa del proceso.
Una vez elaborada la convocatoria se da divulgacin amplia de la convocatoria en carteleras del edificio administrativo, inspeccin de polica, comisara
de Familia, pgina web de la entidad, borchat.
Registro
Convocatoria firmada por el Alcalde.
Constancias de publicacin de la convocatoria.
Responsables
Alcalde.
Punto de Control
Verifique que la convocatoria haya sido publicada.
de
100
Realizar la inscripcin
de los candidatos
Descripcin
Se elaboran las planillas para la inscripcin de los candidatos en las cuales
debe registrarse: No. De orden, apellidos y nombres, documento de identidad.
Los candidatos a ser representantes de los empleados ante la Comisin de
Personal, se deben inscribir dentro de los cinco (5) das siguientes a la divulgacin de la convocatoria, adjuntando los siguientes requisitos:
1. Manifestacin escrita del candidato de no haber sido sancionado disciplinariamente durante el ao anterior a la fecha de la inscripcin de la
candidatura y ser empleado de carrera administrativa.
2. Fotocopia de la Cdula de ciudadana.
N o t a . La inscripcin de los candidatos se puede prorrogar por cinco (5)
das ms cuando dentro del trmino de los cinco das iniciales no se inscribieron por lo menos cuatro (4) candidatos o los inscritos no acreditan los
requisitos exigidos.
de
101
Registro
Planilla de inscritos en estricto orden cronolgico.
Lista de inscritos.
Responsables
Punto de Control
Verifique que los candidatos inscritos renan los requisitos y se cumpla con el
nmero de por lo menos 4 para evitar el riesgo de una nulidad en el proceso.
Elaborar la lista de
candidatos inscritos
Descripcin
Se elabora la lista de los inscritos que hayan reunido los requisitos exigidos en
la convocatoria, previa revisin de los mismos y se divulga ampliamente al da
hbil siguiente al vencimiento del trmino previsto en la convocatoria para la
inscripcin de los candidatos, en las carteleras del edificio administrativo, inspeccin de polica, comisara de Familia, pgina web de la entidad, borchat.
Registro
Lista de candidatos inscritos publicada.
Responsables
Punto de Control
siguiente al vencimiento del trmino previsto en la convocatoria para la inscripcin de los candidatos.
de
102
Entregar credenciales a los

Descripcin
El profesional contratado debe elaborar las credenciales a los candidatos
inscritos que cumplan los requisitos exigidos y entregarlas el mismo da de la
divulgacin de la lista de inscritos.
Registro
Credenciales elaboradas segn modelo preestablecido.
Planilla de entrega de credenciales con la firma de recibido.
Responsables
Punto de Control
Designar los jurados

de votacin
Descripcin
La secretaria de Despacho de la Secretara General designa los jurados de
votacin, tres (3) principales y tres (3) suplentes, dentro de los tres (3) das
siguientes a la divulgacin de la lista de los candidatos inscritos, lista que
debe ser publicada el da hbil siguiente de la designacin, segn la cual
quedan notificados los jurados.
N o t a . El mismo da de la designacin de los jurados de votacin, los
candidatos deben designar los nombres de los empleados pblicos que los
representarn en la comisin escrutadora. Se debe designar uno por cada
candidato.
Registro
Lista de los jurados de votacin.
Oficio de designacin.
Responsables
Candidatos.
Punto de Control
de
103
Elaborar y publicar la lista

general de votantes
Descripcin
El profesional contratado debe elaborar la lista general de votantes con indicacin del documento de identidad y la mesa de votacin y ubicacin de la misma donde les corresponde votar, la cual se debe publicar durante los dos (2)
das anteriores a la eleccin, en las carteleras del edificio administrativo, inspeccin de polica, comisara de Familia, pgina web de la entidad, borchat.
Registro
Lista general de votantes publicada.
Responsables
Punto de Control
Instruir a los Jurados

de votacin
Descripcin
La Secretaria General con el apoyo del profesional contratado debe reunir los
jurados para impartir las instrucciones en el da de la votacin, igualmente
sus funciones previstas en el artculo 9 del decreto 1228 de 2005, el mismo
da de la publicacin de la lista general de los votantes, de lo cual se debe
dejar constancia en acta.
Registro
Acta donde conste que se imparti instruccin a los jurados.
Responsables
Secretaria de despacho- Secretara General.
Puntos de Control
Verifique que se imparti instrucciones a los jurados de votacin.
de
104
Realizar
las votaciones
Descripcin
La secretaria de despacho de la secretaria General da apertura a las votaciones que se efectuaran en un solo da y se abrirn a la hora prevista en
la convocatoria.
El voto se efectuar a travs del sistema de voto electrnico previa configuracin por parte de sistemas, mediante el siguiente procedimiento:
1. En el sistema est programado el voto electrnico con la fecha y hora de
inicio y terminacin.
2. Una vez se de apertura a las elecciones, los sufragantes ingresan al sistema a travs del portal web institucional www.aguazul-casanare.gov.co en
el link VOTO ELECTRNICO, donde digitan el nmero de cdula y dems
datos de validacin que solicite el sistema.
3. Seleccionan en el tarjetn el candidato de su preferencia, dando click
sobre la foto o el nmero respectivo segn sea el caso.
4. Confirmar el voto marcando la palabra SI.
5. La secretaria de despacho de la Secretaria General debe cerrar la votacin en la hora prevista en la convocatoria.
6. La oficina de sistemas una vez cerradas las elecciones, genera el resultado de las mismas, con la presencia de los jurados de votacin.
7. Los jurados de votacin deben leer en voz alta el nmero total de sufragantes y dejar constancia en el acta de escrutinio y en la lista general de
sufragantes.
8. Consignar los resultados en el acta de escrutinio el nmero de votos emitidos a favor de cada candidato, as como los votos en blanco.
9. Leer el resultado de la eleccin en voz alta, una vez terminado el
escrutinio.
10. Firmar las actas.
11. Entregar a la Secretaria General el informe generado por el sistema de los
resultados de la votacin y el acta de escrutinio.
Registro
Acta de escrutinio.
Lista de sufragantes.
Informe Generado por el sistema.
de
105
Responsables
Secretaria de Despacho- Secretaria General.
Jurados de votacin.
Profesional Contratado talento Humano.
Profesionales Sistemas.
Punto de Control
Verificar que el sistema contenga los datos de validacin para evitar el riesgo
10
de que una persona pueda votar por otra.
Resolver las reclamaciones

que se presenten
Descripcin
Los candidatos pueden presentar por escrito las reclamaciones, en el mismo
acto del escrutinio.
Registro
Escrito con reclamaciones presentado.
Respuesta a las reclamaciones.
Responsables
11
Punto de Control
Realizar la eleccin de los

representantes ante la comisin
de Personal
Descripcin
La comisin escrutadora debe elaborar la lista de los resultados de las votaciones y publicarla dentro del trmino fijado en la convocatoria, y elige como
representantes de los empleados ante la comisin de personal los empleados
que obtengan la mayora de votos en estricto orden. Como suplentes sern
elegidos los que obtengan el tercero y cuarto lugar, quienes en su orden
reemplazarn a los principales, de lo cual se debe dejar constancia en acta
firmada por los integrantes de la comisin escrutadora.
de
106
Registro
Acta firmada por los integrantes de la comisin escrutadora.
Responsables
Comisin escrutadora.
Punto de Control
Verifique la fecha del acta del escrutinio.
de
107
12
Conformar la
Comisin de Personal
Descripcin
El Alcalde designa por escrito los dos (2) representantes de la entidad ante
la comisin de personal. Una vez se designe los representantes de la entidad
ante la comisin de personal, se debe proyectar el acto administrativo por
medio del cual se conforma la comisin de personal para un perodo de dos
(2) aos contados a partir de la fecha de la comunicacin de la eleccin.
Remitir copia de los actos administrativos que se profieran como consecuencia de la eleccin de la comisin de personal a la Comisin Nacional del
Servicio Civil.
Registro
Acto Administrativo.
Oficios de designacin a los dos representantes de la Entidad ante la
Comisin de personal.
Oficio a la Comisin Nacional del Servicio Civil.
Responsables
Alcalde.
Punto de Control
Verifique que se hayan enviado los actos administrativos a la Comisin Nacional del Servicio Civil.
OBSERVACIONES
El factor crtico de xito del procedimiento est en la divulgacin de la convocatoria y en la

sensibilizacin a los empleados pblicos sobre la importancia de la Comisin de personal
para la Entidad.
Elabor
Reviso y Aprob
de
108
P ROCESO

P ROCED I M I ENTO
P ro c e s o s
Disciplinarios
CDIGO: A-GTH-P-09 * VERSIN: 01 * APROBACIN: Resolucin No. 836 del 29 de Diciembre de 2012.
Objetivo
Verificar la ocurrencia de la conducta, de los servidores pblicos de
la Alcalda, determinar si es constitutiva de falta disciplinaria, o si
se ha actuado al amparo de alguna de las causales de exclusin de
la responsabilidad, as como, esclarecer los motivos determinantes,
las circunstancias de tiempo, modo y lugar en las que se cometi,
el perjuicio causado a la administracin pblica con la falta y la
responsabilidad disciplinaria del disciplinado.
Alcance
Desde recepcionar y radicar la queja y termina con archivo definitivo del expediente.
Base Legal
Constitucin Poltica. Constitucin Poltica. Ley 734 de 2002. Ley
1474 de 2011.
110
Recepcionar y
radicar la queja
Descripcin
La queja o informe, o annimo, recibida por diferentes vas (correo electrnico, presentacin personal, verbal, entre otros), se radica en la oficina de
correspondencia, conforme a lo sealado en el procedimiento comunicaciones oficiales.
La auxiliar de la secretaria de Despacho de la Secretaria General con funciones de control interno disciplinario, radica la queja, informe o annimo en el
libro que para el efecto se disponga, en el cual debe quedar registrados los
siguientes datos: fecha de recibido, hora, nmero de radicacin, nombre del
quejoso, nombre del disciplinado.
Una vez se encuentre registrada la pasa a la secretaria de despacho de la
Secretara General, para iniciar el proceso.
Registro
Queja, informe o annimo.
Responsables
Auxiliar o secretaria de la Secretaria de Despacho de la Secretara General
con funciones de control interno disciplinario.
Punto de Control
Verificar que la queja se encuentre registrada en el libro radicador con fecha,
hora, nmero, nombre del quejoso, nombre del disciplinado, entre otros, para
realizar el control y seguimiento.
Definir el tipo
de procedimiento
Descripcin
La Secretaria de Despacho de la Secretara General con funciones de control interno disciplinario, analiza el caso, conjuntamente con el abogado
P r o c e d i m i e n t o : P r o c e s o s D i s c i p l i n a r i o s . MAC
111
contratado, para definir el tipo de procedimiento a seguir, conforme a lo

establecido en el artculo 150 al 156 del CDU.
En este momento, se debe tener en cuenta:
1. Que la accin disciplinaria no se encuentre prescrita.
2. Verificar que el expediente sea de competencia de la dependencia teniendo en cuenta la calidad del implicado, la materia y la jurisdiccin.
3. Tener presente que en el momento en que se identifique o individualice el
posible autor de la falta, debe ordenarse la investigacin disciplinaria.
Registro
No existe.
Responsables
Secretaria de despacho de la secretaria General con funciones de control
interno disciplinario.
Abogado.
Punto de Control
Verificar que la accin disciplinaria no se encuentre prescrita y que sea de
competencia de la dependencia.
112
Dictar auto de apertura de

indagacin preliminar
Descripcin
La Secretaria de Despacho de la Secretara General con funciones de control
interno disciplinario, con el apoyo del abogado contratado, dicta el auto de
apertura de indagacin preliminar, el cual debe motivarse con base en la queja y el soporte legal de la presunta infraccin al Cdigo Disciplinario nico,
en el auto se ordena la prctica de pruebas para identificar o individualizar
el(os) autor(es) de la falta disciplinaria.
Registro
Auto de apertura de indagacin preliminar.
Responsables
Secretaria de despacho de la Secretaria General con funciones de control
Abogado contratado para apoyar los procesos disciplinarios.
Punto de Control
Comunicar y notificar el auto

de apertura
Descripcin
El Auto de apertura de indagacin preliminar ser notificado personalmente.
En caso de no comparecer el sujeto procesal, se notifica por edicto, conforme
a lo sealado en la Ley 734 de 2002, artculo 107.
Registro
Comunicacin.
Notificacin por edicto.
Responsables
113
Punto de Control
Verificar que el auto se encuentre debidamente notificado.
Practicar
pruebas
Descripcin
La Secretaria de despacho de la Secretara General con el apoyo del abogado
contratado, recibe las pruebas ordenadas en el Auto de Apertura, dentro del
trmino legalmente establecido, tales como:
Testimoniales (Ampliacin y ratificacin de queja).
Versin libre y espontnea del sujeto procesal.
Declaraciones juramentadas de testigos si los hay.
Documentales. Las que puedan llevar a cumplir el objetivo de la indagacin preliminar.
Visitas tcnicas si hay lugar a ellas.
N o t a . Las pruebas recaudadas deben ser archivadas en el expediente.
Registro
Ampliacin y Ratificacin de quejas.
Versin libre y espontnea del Sujeto procesal.
Declaraciones juramentadas.
Actas de visita tcnica.
Responsables
Punto de Control
Verificar que las actuaciones procesales estn dentro de los trminos de ley.
114
Evaluar y
tomar decisiones
Descripcin
Con base en las pruebas tanto documentales como testimoniales, la secretaria de despacho de la Secretara General con funciones de control interno
con el apoyo del abogado contratado para apoyar los procesos disciplinarios,
toman la decisin sobre la actuacin disciplinaria a seguir:
Iniciar Investigacin disciplinaria.
Archivar la queja.
Registro
N/A.
Responsables
Secretaria de despacho de la Secretara General con funciones de control
Punto de Control
115
Archivar
la queja
Descripcin
La secretaria de despacho de la Secretara General con funciones de control
interno con el apoyo del abogado contratado para apoyar los procesos disciplinarios, dicta auto que ordena el archivo definitivo de las diligencias.
El auto de archivo definitivo de las diligencias se notificar en forma personal
o por edicto, conforme a lo establecido en el C.D.U, a los sujetos procesales
y al quejoso.
Registro
Auto de Archivo.
Responsables
Punto de Control
Verificar que expediente contenga todas las actuaciones procesales para el
archivo definitivo.
Dictar Auto que ordene la apertura de

la investigacin disciplinaria
Descripcin
La secretaria de despacho de la secretaria General con funciones de control
interno con el apoyo del abogado contratado para apoyar los procesos disciplinarios, debe dictar el auto de apertura de Investigacin disciplinaria, el
cual debe contener la identidad del(os) autor(es), la descripcin de la queja,
las consideraciones de tiempo, modo y lugar, normas violadas (normas constitucionales y legales), pruebas a recaudar, orden de notificacin y comunicacin a los sujetos procesales, derecho a nombrar abogado de confianza o de
lo contrario se le nombrar defensor de oficio, entre otros.
N o t a . De la apertura del auto de investigacin se le comunicar a la
procuradura General de la Nacin, a la Oficina de Registro y Control de la
Procuradura y al Superior inmediato.
116
Registro
Auto de apertura de investigacin disciplinaria.
Responsables
Punto de Control
Verificar que el Auto contenga lo sealado en la Ley.
Comunicar y Notificar el auto de

iniciacin de investigacin disciplinaria
Descripcin
El auto de apertura debe ser notificado personalmente conforme a lo establecido en el artculo 107 del Cdigo Disciplinario nico.
Registro
Auto de apertura de investigacin disciplinaria debidamente notificado.
Responsables
Punto de Control
Verificar que el auto fue notificado conforme a los trminos y procedimiento
10
sealado en la Ley.
Practicar pruebas
y evaluarlas
Descripcin
La secretaria de despacho de la secretaria General con funciones de control
interno con el apoyo del abogado contratado para apoyar los procesos disciplinarios, practican las pruebas necesarias para esclarecer los hechos:
117
Testimoniales (Ampliacin y ratificacin de queja).

Versin libe y espontnea del disciplinado.
Declaraciones juramentadas de testigos si los hay.
Documentales. Las que puedan llevar a cumplir el objetivo de la investigacin disciplinaria.
Las que solicite el disciplinado y/o el quejoso.
Registro
Auto que ordena la recepcin y recaudo de pruebas.
Pruebas.
Responsables
Punto de Control
Verificar que las pruebas se practicaron dentro del trmino legalmente
11
establecido.
Cerrar la Investigacin
(Ley 1474 de 2011)
Descripcin
Una vez, recepcionadas las pruebas se deben proferir un Auto que ordena
cerrar la Investigacin, el cual se debe notificar al investigado, conforme
al CDU.
Registro
Auto que ordena el cierre de la investigacin.
Responsables
Punto de Control
118
12
Formular
pliego de cargos
Descripcin
La secretaria de despacho de la Secretara General con funciones de control
interno con el apoyo del abogado contratado para apoyar los procesos disciplinarios, formular pliego de cargos cuando est objetivamente demostrada
la falta y exista prueba que comprometa la responsabilidad del investigado,
el cual se formula mediante auto de pliego de cargos.
El auto de cargos debe contener:
Descripcin y determinacin de la conducta investigada, indicando las
circunstancias de tiempo, modo y lugar en que se realiz.
Las normas presuntamente violadas.
La identificacin de autor(es) de la falta.
La denominacin del cargo.
El anlisis de las pruebas que fundamentan cada uno de los cargos.
Los criterios tenidos en cuenta para determinar la gravedad o levedad de
la falta.
La forma de culpabilidad.
El anlisis de los argumentos expuestos por los sujetos procesales.
Registro
Auto Pliego de Cargos.
119
Responsables
Punto de Control
Verificar que el auto de pliego de cargos contenga lo prescrito en el artculo
13
163 del CDU.
Comunicar y notificar el
pliego de cargos
Descripcin
El pliego de cargos se notificar personalmente al procesado y al defensor,
conforme a lo establecido en el artculo 107 y 165 del CDU.
Registro
Comunicaciones y Notificaciones del Auto.
Responsables
Punto de Control
Verificar que el auto de pliego de cargos est debidamente notificado a los
sujetos procesales de acuerdo a lo establecido en los artculos 107 y 165
14
del CDU.
Recepcionar
descargos
Descripcin
Notificado el pliego de cargos, el expediente quedar en la secretara de la
Secretara General por el trmino de 10 das a disposicin de los sujetos
procesales, quienes podrn aportar o solicitar pruebas, dentro del mismo, el
investigado o su defensor podrn presentar sus descargos.
120
Registro
Oficio de descargos presentado por el(os) disciplinado(s).
Responsables
Punto de Control
Verificar que el auto de pliego de cargos est debidamente notificado a los
sujetos procesales de acuerdo a lo establecido en los artculos 107 y 165
15
del CDU.
Ordenar la prctica de pruebas

que hubieren sido solicitadas o que
considere necesarias
Descripcin
Vencido el trmino de los diez (10) das la secretaria de ordenar la prctica de las pruebas solicitadas u ordenar de oficio las que considere necesarias, el auto que ordena la prctica de pruebas debe ser notificado a los
sujetos procesales.
Registro
Auto de prctica de pruebas.
Comunicaciones y notificaciones.
Responsables
Punto de Control
Verificar que el auto que ordena la prctica de pruebas ha sido notificado
conforme a los trminos legales establecidos.
121
16
Proferir Auto que ordena correr

traslado para alegatos de conclusin
Descripcin
Una vez recaudadas las pruebas ordenadas, y estando dentro del trmino de
investigacin disciplinaria se ordenar por Auto correr traslado para alegatos
de conclusin, dentro del trmino que establece la Ley 1474 de 2011, el
cual se notifica al investigado.
Registro
Auto que ordena correr traslado para alegatos de conclusin notificado.
Responsables
Punto de Control
Verificar que el auto que ordena correr traslado ha sido notificado conforme a
17
los trminos legales establecidos.
Evaluar los alegatos

de conclusin
Descripcin
El disciplinado presenta los alegatos de conclusin con el fin de direccionar
el fallo a su favor, la secretaria de despacho de la secretaria general con el
apoyo del abogado contratado para apoyar los procesos disciplinarios, evala
los alegatos de conclusin y decide.
Registro
Oficio con los respectivos alegatos de conclusin.
Responsables
Punto de Control
122
18
Proferir fallo en
primera instancia
Descripcin
El fallo en primera instancia debe ser motivado y contener:
a. Identidad del investigado.
b. Resumen breve de los hechos.
c. Anlisis de las pruebas en que se basa el fallo.
d. Anlisis y valoracin jurdica de los cargos, descargos y alegatos que hubieren sido presentados.
e. Calificacin de la falta.
f. Anlisis de culpabilidad.
g. Razones de sancin o absolucin.
h. Exposicin fundamentada de los criterios que se tienen en cuenta para la
graduacin de la falta, si es leve, grave, gravsima con dolo o culpa.
i. La decisin en la parte resolutiva.
Registro
Fallo en primera instancia.
Responsables
Punto de Control
Verificar que el fallo de primera instancia est acorde con lo establecido en
19
el artculo 170 del CDU.
Comunicar y
notificar el fallo
Descripcin
El fallo debe ser comunicado y notificado conforme al artculo 107 del CDU
a los sujetos procesales.
123
Registro
Comunicaciones y notificacin del fallo en primera instancia.
Responsables
Punto de Control
20
Verificar que el fallo ha sido notificado a los sujetos procesales.
Resolver recurso de segunda

instancia si se hubiese interpuesto,
comunicar y notificar
Descripcin
Por ser un fallo en primera instancia, el disciplinado podr solicitar la segunda instancia ante el seor Alcalde, quien con el apoyo de la Oficina Asesora
Jurdica deber resolver el recurso dentro de los 45 das siguientes a la fecha
en que hubiera recibido.
Registro
Auto que resuelve recurso.
Responsables
Alcalde.
Jefe de la Oficina Asesora de Jurdica.
Punto de Control
21
Verificar fecha de la notificacin del auto que resuelve el(os) recurso(s).
Practicar las pruebas ordenadas por la

segunda instancia
Descripcin
La segunda instancia si considera necesario, allegar nuevas pruebas, las
decretar de oficio. en este evento el trmino para proferir fallo se ampla en
el mismo nmero de das, es decir, 45 das.
124
Registro
Auto de pruebas de segunda instancia.
Responsables
Alcalde.
Punto de Control
Verificar que las pruebas fueron practicadas dentro del trmino legalmente
22
establecido.
Comunicar y notificar fallo de

segunda instancia
Descripcin
El fallo de segunda instancia se notificar conforme a lo establecido en el
artculo 107 del Cdigo Disciplinario nico.
Registro
Fallo.
Comunicaciones.
Notificaciones.
Responsables
Alcalde.
Punto de Control
Verificar que el auto de segunda instancia haya sido notificado dentro de los
23
trminos legales establecidos.
Comunicar a la Procuradura
General de la Nacin, Divisin de
registro y Control
Descripcin
Una vez en firme el fallo de segunda instancia, este se comunicar a la Divisin de Registro y Control de la Procuradura General de la Nacin para su
respectiva inscripcin en el registro de antecedentes disciplinarios.
125
Registro
Comunicacin.
Responsables
Punto de Control
Verificar la fecha en que se comunic la decisin a la Divisin de Registro y
24
Control de la Procuradura General de la Nacin.
Comunicar decisin de fallo al superior

inmediato del disciplinado
Descripcin
Una vez proferido el fallo de segunda instancia se le comunicar al jefe inmediato del disciplinado para su conocimiento el resultado de la investigacin.
N o t a . Cuando la sancin es multa se har el descuento respectivo, y en
el caso de ex funcionarios se comunicar a la secretara de Hacienda para
que esta haga efectiva la sancin.
Registro
Comunicacin.
Responsables
Punto de Control
Verificar la fecha en la que se comunic la decisin al superior inmediato del
disciplinado y dems dependencias.
126
25
Realizar el archivo definitivo

del expediente
Descripcin
Una vez se haya comunicado la decisin a las instancias correspondientes, se
hace el archivo definitivo del expediente.
Registro
Expediente foliado y con inventario documental.
Responsables
Punto de Control
Verificar que el expediente contenga la documentacin que soporta la actuacin administrativa.
Elabor
Acompa la Elaboracin
Luis Robert Heredia
Abogado contratado
Reviso y Aprob

127
P ROCESO

P ROCED I M I ENTO
I n c o r p o r ac i n R e i n c o r p o r ac i n p o r
Ef e c to s d e S u p r e s i n
d e l Emp l e o
Objetivo
Incorporar a los empleados con derecho de carrera administrativa
en un empleo igual o equivalente al suprimido de la nueva planta
de empleos de la Alcalda por efectos de una reforma de planta
de personal.
Alcance
Inicia con la determinacin de la nueva planta de empleos o de
personal para incorporar a los funcionarios a los nuevos cargos y
termina con la indemnizacin si hay lugar a ello.
Base Legal
Constitucin Poltica. Ley 909 de 2004. Decreto 1042 de 1978.
Decreto 1227 de 2005. Decreto Ley 760 de 2005. Conceptos Comisin Nacional del Servicio Civil.
129
Incorporar empleados a los nuevos

empleos de la planta de personal
de la Alcalda
Descripcin
Creada la planta de personal o de empleos de la Alcalda Municipal de Aguazul,
se procede a proveer los cargos en ella establecidos para incorporar a los funcionarios a los nuevos cargos, mediante acto administrativo de incorporacin
de empleados a los empleos de la planta, este es un acto de carcter subjetivo,
personal o particular, dado que es por el cual se determina en forma personal:
cules empleados, con nombre y apellido, son los que se incorporan y por exclusin, cules empleados son los no incorporados, quienes por tanto, pierden
su titularidad en el empleo que se desempeaban o se les extingue.
Registro
Acto administrativo por el cual se incorporan los empleados a la planta de
empleos, en el que se determina con nombre, apellido y empleo, cules
son los empleados que se incorporan y por exclusin los empleados que no
son incorporados, y por ello en forma individual y personal, son afectados
o lesionados con el retiro.
Responsables
Alcalde.
Profesional contratado para apoyar el Talento Humano.
Punto de Control
Verificar que el acto administrativo est conforme a los resultados del estudio
tcnico de reforma de planta de empleos.
Procedimiento: Incorporacin - Reincorporacin
por
Efectos
de
Supresin
del
E m p l e o . MAC
130
Comunicar al empleado afectado por la

no incorporacin
Descripcin
La secretaria de Despacho de la Secretara General debe comunicar al empleado afectado por la no incorporacin mediante oficio escrito, en la cual se le
informa de tal circunstancia o causal de retiro. En caso de tratarse de empleado con derechos de carrera, se le deber adems poner en conocimiento del
derecho que le asiste de optar entre percibir la indemnizacin de que trata el
pargrafo 2 del artculo 44 de la Ley 909 de 2004, reglamentada en los artculos 90 y siguientes del Decreto 1227 de 2005, o de tener tratamiento del
derecho preferencial para ser reincorporado en un empleo igual o equivalente o
de acudir a la Comisin de personal para los fines previstos en los literales d) y
e) del artculo 16 de la Ley 909 de 2004, indicndole que la decisin tomada
debe ser manifestada mediante escrito dirigido al Alcalde, dentro de los cinco
(5) das siguientes a la fecha de recibo de la comunicacin.
Registro
Comunicacin escrita, de simple ejecucin o cumplimiento del retiro previamente causado por el acto de no incorporacin, es una forma de poner en
conocimiento, el acto de retiro por no incorporacin previamente existente.
Responsables
Secretaria de Despacho de la Secretaria General.
Profesional contratado de talento humano.
Punto de Control
Verifique que en la comunicacin se le indique el trmino para manifestar la
decisin para garantizar el debido proceso al ex funcionario.
Recibir la manifestacin escrita del

exempleado
Descripcin
El ex empleado debe manifestar por escrito, mediante oficio dirigido al Alcalde
la decisin de aceptar la indemnizacin u optar por la reincorporacin, dentro
de los cinco (5) das siguientes a la fecha de recibo de la comunicacin.
por
Efectos
de
Supresin
del
E m p l e o . MAC
131
Registro
Comunicacin recibida con fecha en la oficina de correspondencia con
nmero de radicado.
Responsables
Ex funcionario en lo referente a la presentacin de la comunicacin.
Servidores pblicos de la oficina de correspondencia en lo pertinente a la
recepcin y distribucin de la comunicacin.
Punto de Control
Reclamar ante la
Comisin de Personal
Descripcin
Si el ex empleado decide reclamar ante la Comisin de Personal, para que conozca y resuelva su reclamacin sobre la eventual vulneracin de su derecho
por
Efectos
de
Supresin
del
E m p l e o . MAC
132
de incorporacin a la nueva planta de personal o el desmejoramiento de sus

condiciones laborales a ser incorporado en empleos iguales o equivalentes
de la nueva planta de personal por considerar que ha sido vulnerado este
derecho, formula la reclamacin con el lleno de los requisitos establecidos
en el Decreto Ley 760 de 2005, dentro de los cinco (5) das siguientes a la
comunicacin de la supresin del empleo.
N o t a . En este evento la administracin debe esperar la decisin de la
Registro
Escrito con el lleno de los requisitos y en el trmino sealado.
Responsables
Ex empleado.
Punto de Control
Verificar que el ex funcionario present la reclamacin dentro del trmino
legalmente establecido.
Decidir en primera Instancia por parte

de la Comisin de Personal
Descripcin
La Comisin de Personal decidir en primera instancia sobre las reclamaciones que formule el ex empleado de carrera con derecho preferencial a ser
incorporado, una vez comprobados los hechos que dieron lugar a la reclamacin, mediante acto administrativo motivado en un trmino no superior a
ocho (8) das. Contra esta decisin procede recurso de apelacin para y ante
la Comisin Nacional del Servicio Civil, en los trminos del Cdigo Contencioso Administrativo.
Registro
Acto Administrativo motivado y notificado personalmente.
Responsables
Miembros de la Comisin de Personal.
Punto de Control
por
Efectos
de
Supresin
del
E m p l e o . MAC
133
Presentar recurso
de apelacin
Descripcin
Si Presenta recurso de apelacin para y ante la Comisin Nacional del Servicio Civil, en los trminos del Cdigo Contencioso Administrativo y con el
lleno de los requisitos sealados en el artculo 4 del decreto 760 de 2005,
suspende el trmino hasta tanto se decida por parte de la CNSC.
N o t a . Durante este trmite se suspende el trmino de los seis (6) meses para la reincorporacin, el que se reanudar una vez est ejecutoriada
la decisin.
Registro
Recurso de Apelacin.
Responsables
Ex empleado.
Punto de Control
Verificar que se interpuso el recurso de apelacin en los trminos de la Ley.
por
Efectos
de
Supresin
del
E m p l e o . MAC
134
Presentar la manifestacin por escrito

ante el Alcalde
Descripcin
Si la decisin de las comisiones es que no procede la incorporacin, porque
no hubo vulneracin de sus derechos, el ex empleado deber manifestar por
escrito dentro de los tres (3) das siguientes a la fecha en que esta quede en
firme, al Alcalde su decisin de optar por la reincorporacin en empleo igual
o equivalente en el plazo que seale la Ley o percibir la indemnizacin.
Registro
Manifestacin escrita del ex empleado.
Responsables
Ex empleado.
Punto de Control
Verificar que la manifestacin se presente dentro del trmino establecido.
por
Efectos
de
Supresin
del
E m p l e o . MAC
135
Comunicar a la Comisin Nacional del

Servicio Civil
Descripcin
Si el ex empleado hubiere optado por la reincorporacin, el Alcalde dentro
de los diez (10) das siguientes al recibo del escrito que as lo manifiesta,
debe comunicar a la CNSC, que el ex empleado opt por la reincorporacin,
en empleo igual o equivalente que est vacante o provisto mediante encargo
o nombramiento provisional o que de acuerdo con las necesidades del servicio se creen en las plantas de personal de acuerdo al orden establecido en el
artculo 28 numeral 28.1 decreto 760 de 2005.
N o t a . Si es posible la reincorporacin, se efectuar dentro de los seis (6)
meses siguientes a la fecha en que el Alcalde comunic a la CNSC, que el ex
empleado opt por la reincorporacin
Registro
Oficio enviado a la CNSC, donde se registre nombre del ex empleado,
denominacin del empleo, cdigo y grado salarial.
Decisin de la Comisin Nacional del Servicio Civil.
Responsables
Alcalde.
Secretaria de despacho de la secretaria general.
Profesional contratado para apoyar talento humano.
Punto de Control
Verificar el trmino de comunicacin de la decisin a la Comisin Nacional
del Servicio Civil.
Ordenar y reconocer el pago

de la indemnizacin
Descripcin
Si el ex empleado opta por la decisin de la indemnizacin, debe comunicar
mediante escrito al Alcalde su decisin de aceptar la indemnizacin, dentro
de los tres (3) das siguientes a la fecha en que quede en firme la decisin
de las Comisiones de la no procedencia de la incorporacin.
por
Efectos
de
Supresin
del
E m p l e o . MAC
136
La secretaria de despacho de la Secretara General junto con la profesional

contratada de talento humano deben realizar la proyeccin del acto Administrativo (Resolucin) motivado por el cual se reconoce y ordena el pago a que
tiene derecho el ex empleado, dentro de los diez (10) das siguientes a la
ocurrencia de alguno de los siguientes hechos:
1. Si el ex empleado opta por la reincorporacin y al vencimiento de los seis
(6) meses para ser reincorporado, no hubiere sido posible su reincorporacin en empleo no es posible la incorporacin en empleo igual o equivalente al suprimido.
2. Cuando el ex empleado opte expresamente por la indemnizacin.
3. Cuando el vencimiento no hubiere manifestado su decisin de ser
reincorporado.
Una vez proyectado el acto administrativo se pasa para la firma del Alcalde.
N o t a . Previamente a la proyeccin del acto administrativo se debe contar
con el Certificado de Disponibilidad presupuestal suficiente para cubrir el
moto de la indemnizacin.
Registro
Acto administrativo (Resolucin) motivada con la liquidacin de la indemnizacin de acuerdo con el salario y los factores sealados en el artculo
90 del decreto 1227 de 2005 y a la tabla de indemnizacin determinada
en el pargrafo 2 del artculo 44 de la Ley 909 de 2004.
Responsables
Alcalde.
Secretaria de despacho de la Secretaria General.
Profesional Contratado. Talento Humano.
Punto de Control
Verificar que la liquidacin sea conforme a la tabla establecida en el artculo
10
44 de la Ley 909 de 2004.
Notificar personalmente el acto

administrativo por el cual se ordena el
pago de la indemnizacin
Descripcin
La secretaria de despacho junto con el profesional contratado de talento
humano debe notificar personalmente la resolucin anterior y contra ella
procede el recurso de reposicin.
por
Efectos
de
Supresin
del
E m p l e o . MAC
137
N o t a . En estas actuaciones se observar las formalidades establecidas

en el C.C.A.
Registro
Notificacin Personal.
Responsables
Secretaria de despacho de la Secretara General.
Profesional contratada talento humano.
Punto de Control
Verificar que si se interpone el recurso de reposicin se debe darle trmite en
11
los trminos de la Ley.
Iniciar el trmite del pago de

la Indemnizacin
Descripcin
Iniciar el trmite del pago de la indemnizacin de acuerdo al procedimiento
cuentas por pagar. A-GF-P-08.
N o t a 1 . El pago se debe cancelar en efectivo dentro de los dos (2) meses siguientes a la fecha de liquidacin de la indemnizacin.
En caso de mora en el pago se causarn intereses a favor del ex empleado a
la tasa variable de los depsitos a trmino fijo (DTF), que seale el Banco de
la Repblica, a partir de la fecha del acto de liquidacin.
N o t a 2 . Los valores cancelados por concepto de indemnizacin no constituyen factor para la liquidacin de ningn beneficio laboral, pero son compatibles con el reconocimiento y pago de las prestaciones sociales a que
tuviere derecho el empleado retirado (Artculo 91 decreto 1227 de 2005).
Registro
Resolucin de liquidacin, reconocimiento y pago notificada
personalmente.
Responsables
Profesional contratado talento humano.
Tcnico contratado Nmina.
Punto de Control
por
Efectos
de
Supresin
del
E m p l e o . MAC
138
12
Proteger la maternidad en caso de

supresin de empleos
Descripcin
Cuando se suprima un empleo de carrera ocupado por una empleada en
estado de embarazo y no fuere posible su reincorporacin debe pagarle su
indemnizacin a que tiene derecho conforme a lo sealado en el art. 44 de
la ley 909 de 2004 y a ttulo de indemnizacin por maternidad, los salarios
que deje de percibir desde la fecha de la supresin del empleo hasta la fecha
probable del parto, y efectuar el pago mensual a la correspondiente entidad
promotora de salud de la parte que le corresponde en trminos de ley, durante toda la etapa de gestacin y los tres meses posteriores al parto.
N o t a . Tendr derecho adems a que la respectiva entidad de seguridad
social le reconozca el valor de las catorce (14) semanas por concepto de
licencia remunerada por maternidad.
Registro
Actos administrativos por los cuales se ordena la indemnizacin.
Responsables
Profesional contratado talento humano.
Punto de Control
OBSERVACIONES
El factor crtico de xito del procedimiento se encuentra en el respeto al debido proceso.
Elabor
Reviso y Aprob
por
Efectos
de
Supresin
del
E m p l e o . MAC
139
P ROCESO

P ROCED I M I ENTO
Nmina
Objetivo
Efectuar la liquidacin de los salarios, prestaciones sociales, aportes a la seguridad social y parafiscales legalmente establecidos de
los servidores pblicos de la Alcalda Municipal de Aguazul, para
garantizar la cancelacin oportuna de los mismos.
Alcance
Inicia con la recepcin de novedades mensuales de personal y termina con la radicacin de la nmina, prestaciones sociales, aportes
a la seguridad social y parafiscales y sus soportes en la Secretara
de Hacienda para el correspondiente pago.
Base Legal
Acuerdos Municipales por los cuales se establecen las escalas de
remuneracin, el salario del Alcalde. Decretos Nacionales de salarios, Viticos, Seguridad social. Circulares DAFP. Decreto 1919 de
2002 expedido por el DAFP.
141
Recepcin de novedades
de personal
Descripcin
Las novedades de personal tales como: Solicitud de vacaciones, licencias
ordinarias, de maternidad, paternidad y por enfermedad, libranzas, crditos
con entidades bancarias, seguros funerarios, incapacidades, entre otras, se
reciben entre el 1 al 20 de cada mes.
Una vez recepcionadas se clasifican por su naturaleza, si la novedad obedece
a vacaciones, licencias ordinarias, licencias por enfermedad o por maternidad o por paternidad, se proyecta el acto administrativo respectivo, el cual
se pasa para el Vo.Bo. del secretario de despacho de la secretaria general y
posteriormente se radica en el despacho del Alcalde para la firma del Alcalde
y numeracin y fecha.
La secretaria ejecutiva del despacho del Alcalde, una vez firmado el acto
administrativo lo numera y lo fecha regresndolo a la secretaria general para
su respectiva notificacin personal y posterior archivo en la historia laboral
de cada servidor pblico.
Las novedades correspondientes a descuentos por libranzas, crditos, seguros, embargos judiciales se mantienen en un archivo de gestin, las cuales
sern tenidas en cuenta en el momento de la liquidacin de la nmina.
Registro
Novedades de personal.
Actos administrativos notificados.
Programa de vacaciones.
Responsables
Tcnico contratado.
Secretaria ejecutiva del despacho del Alcalde.
Profesional contratado de talento humano.
Punto de Control
Verificar que las novedades de personal correspondan al mes de liquidacin
de la nmina y al perodo solicitado de vacaciones, para evitar el riesgo de
doble pago.
P r o c e d i m i e n t o : N m i n a . MAC
142
Registrar las novedades de personal en

la base de datos del software SYSMAN
Descripcin
Se abre el sistema en el mdulo Nmina, en el men procesos, novedades
de personal, en novedades de personal se selecciona el perodo para un empleado, al desplegarse la lista de servidores pblicos activos, se selecciona el
empleado al cual se le va a aplicar la novedad y posteriormente se selecciona
la novedad a aplicar, registrando el perodo, fechas de inicio y finalizacin
para que el sistema automticamente arroja el nmero de das a liquidar.
Se selecciona la fecha en la cual se va a pagar y se va a la pestaa liquidar
para que el sistema automticamente liquida la novedad y arroja el volante
de pago para verificar que haya quedado bien liquidada.
Registro
Volante de pago donde se verifica la liquidacin.
Responsables
Tcnico contratado para la liquidacin de nmina.
Punto de Control
143
Liquidar
la prenmina
Descripcin
Una vez registradas y liquidadas todas las novedades presentadas se procede
a liquidar la prenmina as: En el men procesos se despliega la pestaa
prenmina y se selecciona clculo de prenmina todos los empleados y enseguida se le ordena liquidar para que el sistema liquide la prenmina de todos
los servidores pblicos correspondiente al mes a pagar.
Se va al men procesos se despliega la prenmina y se selecciona el informe
de prenmina el que se imprime para su respectiva revisin.
Registro
Prenmina.
Responsables
Tcnico contratado para la liquidacin de nmina.
Puntos de Control
144
Generar archivo plano

de la nmina
Descripcin
Para generar el archivo plano de la nmina se ingresa al mdulo nmina H en el
men aplicaciones, utilidades de nmina, procesos / herramientas, establecer
perodo de trabajo que corresponde al mes a liquidar, nuevamente en el men
procesos / herramientas se selecciona generacin de autoliquidaciones integradas, en el cuadro que aparece se selecciona revisin de cierres de nmina.
En el recuadro Actualizar histricos fondos de salud, pensin, ARP se aplica
ejecutar comando, una vez ejecutado se regresa a revisin de cierres de nmina y se selecciona el recuadro subir totales por fondos (salud, pensin, riesgos,
cajas, Sena, ESAP, ICBF) y nuevamente se le ordena ejecutar comando.
Una vez ejecutado se regresa a generacin de autoliquidaciones integradas,
se selecciona el numeral 3 formulario integrado de autoliquidacin de activos posteriormente se genera el disquete y queda gravado el archivo en mis
documentos para validarlo con el operador elegido (Aportes en Lnea) para el
pago de los aportes a seguridad social y parafiscales.
Registro
Archivo plano nmina.
Responsables
Jurados de votacin.
Punto de Control
Validar el archivo plano con el operador

Aportes en Lnea
Descripcin
En el operador Aportes en Lnea se registra el usuario y la clave de ingreso, se
selecciona el empleador en este caso principal y se ingresa, posteriormente
se selecciona adicionar liquidacin, cargar archivo, luego se selecciona una
pestaa denominada cargar, en este men se selecciona el archivo plano
que se haba generado anteriormente una vez seleccionado el archivo se
145
procede a subir archivo ah se muestran los errores, en caso de existir errores

los muestra y se procede a verificarlos con la nmina y hacer las respectivas
correcciones por ltimo cargar archivo.
Registro
Responsables
Punto de Control
146
Imprimir
planilla
Descripcin
La nmina se imprime con sus correspondientes anexos de descuentos, fondos de salud, pensin, riesgos y aportes parafiscales y se firma por la secretaria de despacho, profesional contratado de talento humano y se radica en
la secretaria de hacienda para su correspondiente pago.
Registro
Nmina impresa.
Responsables
Tcnico contratado para nmina.
Punto de Control
OBSERVACIONES
El factor crtico de xito del procedimiento est en la oportunidad de presentacin de las

novedades.
Elabor
Reviso y Aprob
Miryam Rubiano Vargas.
Tcnica Contratada..
147
P ROCESO

P ROCED I M I ENTO
A d m i n i s t r ac i n d e
H i s to r i a s L a b o r a l e s
Objetivo
Tener actualizada y disponible la informacin que soporta la historia
laboral de los funcionarios de la Alcalda Municipal de Aguazul.
Alcance
Inicia el procedimiento con la apertura de la historia laboral y termina con el seguimiento y control de la historia laboral.
Base Legal
Circular conjunta No.04 de 2003 del AGN y el DAFP.
149
Realizar la apertura de
historia laboral
Descripcin
La secretaria de despacho de la secretaria general, entregar al tcnico encargado del procesamiento de la nmina la hoja de vida del nuevo funcionario
con los documentos soportes.
El tcnico da apertura a la historia laboral archivando los documentos soportes de la hoja de vida en una unidad de conservacin (carpeta cuatro solapas),
registrando en el rtulo de la carpeta los datos: Nmero de la carpeta, No. de
la caja, cdigo, unidad administrativa, oficina productora, serie, subserie, fechas desde hasta, que para el presente caso la serie documental conforme a
la TRD es: 130.31Historias Laborales, el nombre completo del funcionario
a quien corresponde la historia laboral.
El primer procedimiento a seguir es ordenar los documentos de cada historia
Laboral cronolgicamente de manera que el primer documento sea el que
registre la fecha ms antigua y el ltimo el que registre la fecha ms reciente,
realizada esta labor se proceder a foliar a partir del No. 1 todo el expediente
laboral, consecutivamente.
En el caso de existir otra foliacin, sta se anular y quedar como vlida
la ltima realizada, la cual debe corresponder con la registrada en la Hoja
de Control.
Una vez realizado este procedimiento se proceder a diligenciar la Hoja de
Control, as:
1. N o m b r e
del funcionario:
Debe consignarse el nombre completo del
funcionario al que corresponde la historia laboral.

2. F e c h a : Debe consignarse la data del documento (dd/mm/aa). Si los documentos corresponden a anexos de otro principal como el Formato nico
de Hoja de Vida o de oficio remisorio, deber tenerse en cuenta las fechas
de estos ltimos.
3. T i p o D o c u m e n t a l : Debe consignarse el nombre del documento as: Resolucin de Nombramiento, Certificado de estudios, Afiliacin a Fondo de
Pensiones, etc.
Procedimiento: Administracin
de
H i s t o r i a s L a b o r a l e s . MAC
150
4. F o l i o s : Debe consignarse el nmero del folio (s) que corresponde(n) al

tipo documental anotado, por ejemplo: Acta de Posesin folio 5, o Resolucin de Comisin de Estudios, folios 7-9 porque este documento tiene
3 folios.
5. F e c h a
de elaboracin:
Debe consignarse la fecha en que se diligenci
el formato para cada expediente.

6. F i r m a
de
la
profesional
de
talento
humano:
la profesional de
talento Humano debe firmar cada Hoja de Control una vez diligenciada,
bien sea por retiro del funcionario de la entidad o por haberse terminado
el espacio en cada hoja que se utilice.
7. F i r m a
del
laborales:
funcionario
responsable
del
manejo
de
historias
Debe firmar cada Hoja de Control una vez diligenciada, bien
sea por retiro del funcionario de la entidad o por haberse terminado el

espacio en cada hoja que se utilice.
Esta Hoja de Control debe ser adherida a la parte interna de la solapa
izquierda de la carpeta que contiene el expediente de Historia Laboral de
cada funcionario y deber actualizarse a medida que se vayan ingresando
nuevos documentos.
El expediente de Historia Laboral debe contener como mnimo los siguientes
documentos:
Acto administrativo de nombramiento.
Oficio de notificacin del nombramiento.
Oficio de aceptacin del nombramiento en el cargo.
Documentos de identificacin.
Hoja de Vida (Formato nico Funcin Pblica).
Soportes documentales de estudios y experiencia que acrediten los requisitos del cargo.
Acta de posesin.
Pasado Judicial Certificado de Antecedentes Penales.
Certificado de Antecedentes Fiscales.
Certificado de Antecedentes Disciplinarios.
Declaracin de Bienes y Rentas.
Certificado de aptitud laboral (examen mdico de ingreso).
Afiliaciones a: Rgimen de salud (EPS), pensin, cesantas, caja de compensacin, etc.
Los documentos deben quedar registrados en una hoja de control o inventario
nico documental.
de
151
Registro
Hoja de control o inventario nico documental de los expedientes
laborales.
Historia laboral foliada.
Responsables
Tcnico encargado para procesar la nmina.
Punto de Control
Verifica que el nmero de carpetas de funcionarios activos debe coincidir con
la informacin que aparece en la nmina.
Realizar la Custodia y prstamo de

historias laborales
Descripcin
El profesional de talento humano, debe mantener en lugar seguro las historias laborales de los servidores activos y no activos y llevar un control sobre
el prstamo y consulta de las historias laborales.
Las historias laborales solamente pueden ser consultadas por los servidores
pblicos a quien pertenece la historia laboral, para el efecto, el profesional
o tcnico de talento humano entrega al solicitante de la historia laboral las
cuales no pueden salir de la dependencia. En el evento de requerirse fotocopia de algn documento, este ser fotocopiado en la dependencia para
garantizar su integridad y evitar el riesgo de la prdida de documentos que
afecten la integridad de la historia laboral, en caso de que presentar falla al
fotocopiadora, el funcionario de la dependencia acompaa al solicitante a
tomar las fotocopias fuera del palacio municipal.
Registro
N/A.
Responsables
Profesional de talento Humano.
Tcnico de nmina.
de
152
Punto de Control
Verificar que los documentos prestados sean devueltos en forma completa
y archivados en el orden de foliacin, teniendo en cuenta el principio de
orden original.
Actualizar la
historia laboral
Descripcin
La profesional de talento humano en la medida en que se generen las diferentes situaciones administrativas del funcionario tales como: vacaciones,
licencias, comisiones, permisos, encargos, ausencias temporales, inscripcin
en carrera administrativa, suspensiones, pago de prestaciones, evaluacin
del desempeo, entre otros, debe actualizar la historia laboral conforme a
la fecha en que se presentan, registrando en el inventario nico documental
cada una de ellas y as mismo realizar la foliacin del documento conforme
a la secuencia de cada historia laboral, atendiendo la secuencia propia de
su produccin.
N o t a . 1. La informacin que se debe actualizar en el mes de marzo de
cada ao son los formatos nicos de hoja de vida y el de declaracin de
bienes y rentas.
N o t a 2 . Las historias laborales de los servidores pblicos inactivos se
deben transferir al archivo central conforme al tiempo establecido en la Tabla
de Retencin Documental.
Registro
Inventario de hojas de vida.
Responsables
Punto de Control
Verificar que los documentos que se anexan a la historia laboral se encuentren relacionados en el formato de inventario y foliados, para evitar el riesgo
de perdida de documentos.
de
153
Realizar control y seguimiento a la

historia laboral
Descripcin
Se debe establecer controles que garanticen la transparencia de la administracin de las historias laborales y la responsabilidad de los funcionarios que
desarrollen actividades propias de la gestin del talento humano.
Por lo anterior, de conformidad con lo dispuesto en el artculo 16 de la Ley
594 de 2000, la secretaria de despacho de la Secretaria General,dentro del
proceso de organizacin de archivos, debern verificar que:
En cada expediente los documentos se encuentren ordenados atendiendo
la secuencia propia de suproduccin; y su disposicin refleje el vnculo
que se establece entre el funcionario y la entidad.
Los documentos de cada Historia Laboral estn colocados en unidades de
conservacin (carpetas) individuales, de manera que al revisar el expediente,
el primer documento sea el que registre la fecha ms antigua y el ltimo el
que refleje la ms reciente. Cada expediente podr estar contenido en varias
unidades de conservacin de acuerdo con el volumen de la misma, se recomienda que cada carpeta tenga como mximo 200 folios. La foliacin debe
ser consecutiva de 1 a n independientemente del nmero de carpetas, por
ej. Carpeta 1 Fls. 1-200, Carpeta 2 Fls. 201-400, etc.
Las Historias Laborales contengan elaborado el Inventario nico Documental de los expedientes bajo su custodia.
Los espacios destinados al archivo de Historias Laborales, deben ser de acceso restringido y con las medidas de seguridad y condiciones medio ambientales que garanticen la integridad y conservacin fsica de los documentos.
Registro
N/A
Responsables
Punto de Control
Verificar que los documentos que las historias laborales se encuentren debidamente almacenadas bajo llave para evitar el riesgo de perdida.
de
154
OBSERVACIONES
El factor crtico de xito del procedimiento est en la divulgacin de la convocatoria y en

la sensibilizacin a los empleados pblicos sobre la importancia el Comit de Convivencia
Laboral.
Elabor
Reviso y Aprob
de
155
P ROCESO

P ROCED I M I ENTO
Comit de
Convivencia Laboral
Objetivo
Conformar el Comit de Convivencia Laboral en la Alcalda Municipal de Aguazul para un perodo de dos (2) aos, como medida preventiva de acoso laboral, que contribuye a proteger a los servidores
pblicos contra los riesgos psicosociales que afectan la salud en
los lugares de trabajo.
Alcance
Inicia con la convocatoria para elegir a los representantes de los
empleados al comit de convivencia laboral y termina con la conformacin del comit de Convivencia Laboral.
Base Legal
Ley 1010 de 2006, Resoluciones Nos. 652 de 2012 y1356 de
Julio 18 de 2012, proferidas por el Ministerio de Trabajo.
157
Convocar a elecciones para elegir a los

representantes de los empleados a la
Comit de Convivencia Laboral
Descripcin
Como etapa previa a la conformacin del Comit de Convivencia Laboral se
debe sensibilizar a los empleados pblicos sobre la importancia de conformar
el Comit de Convivencia Laboral en la Alcalda Municipal de Aguazul y la
Ley de Acoso Laboral.
Elaborar la cronologa del proceso de eleccin de los representantes de los
empleados al Comit de Convivencia Laboral para un periodo de dos (2) aos,
teniendo en cuenta los trminos sealados en las Resoluciones 652 de 2012
y 1356 de 2012 proferidas por el Ministerio de Trabajo.
Con base en la cronologa se proyecta el acto administrativo (Resolucin)
mediante el cual se convoca a elecciones de los representantes de los empleados y sus suplentes ante el comit de Convivencia Laboral para la firma
del Alcalde, con una antelacin no inferior a 30 das hbiles al vencimiento
del respectivo perodo.
Registro
Cronologa del proceso.
Acto administrativo motivado.
Responsables
Punto de Control
Verifique que la cronologa incluya cuando exista prrroga o no exista.
Procedimiento: Comit
de
C o n v i v e n c i a L a b o r a l . MAC
158
Elaborar la
convocatoria interna
Descripcin
La secretaria General elabora la Convocatoria Interna, teniendo en cuenta
los trminos sealados en la cronologa del proceso, la cual incluye el objeto, el rgimen jurdico aplicable, los participantes, funciones del comit
de Convivencia Laboral, calidades que deben acreditar los que aspiran a
ser representantes de los empleados en del comit de Convivencia Laboral,
periodo, dependencia en la cual se inscriben los candidatos, requisitos para
la inscripcin y plazos para hacerla, divulgacin de la lista de los candidatos,
entrega de credenciales, designacin de jurados de votacin, publicacin de
la lista general de votantes, lugar, da y hora en que se abrir y cerrar la
votacin, trmino para presentar reclamaciones por parte de los candidatos,
lugar, da y hora en que se efectuar la conformacin del comit de Convivencia Laboral, criterios de desempate, cronologa del proceso.
Una vez elaborada la convocatoria se da divulgacin amplia de la convocatoria en carteleras del edificio administrativo, inspeccin de polica, comisara
de Familia, pgina web de la entidad, borchat.
Registro
Convocatoria firmada por el Alcalde.
Constancias de publicacin de la convocatoria.
Responsables
Alcalde.
Punto de Control
Verifique que la convocatoria haya sido publicada.
Realizar la inscripcin
de los candidatos
Descripcin
Se elaboran las planillas para la inscripcin de los candidatos en las cuales debe
registrarse: No. De orden, apellidos y nombres, documento de identidad.
de
159
Los candidatos a ser representantes de los empleados ante el comit de Convivencia Laboral, se deben inscribir dentro de los cinco (5) das siguientes a
la divulgacin de la convocatoria, adjuntando los siguientes requisitos:
Manifestacin escrita del candidato que no haya sido vctima de acoso
laboral, en los seis (6) meses anteriores a su conformacin o se le haya
formulado alguna queja de acoso laboral.
Fotocopia de la Cdula de ciudadana.
N o t a . La inscripcin de los candidatos se puede prorrogar por cinco (5)
das ms cuando dentro del trmino de los cinco das iniciales no se inscribieron por lo menos cuatro (4) candidatos o los inscritos no acreditan los
requisitos exigidos.
Registro
Planilla de inscritos en estricto orden cronolgico.
Lista de inscritos.
Responsables
de
160
Punto de Control
Verifique que los candidatos inscritos renan los requisitos y se cumpla con el
nmero de por lo menos 4 para evitar el riesgo de una nulidad en el proceso.
Elaborar la lista de
Descripcin
Se elabora la lista de los inscritos que hayan reunido los requisitos exigidos
en la convocatoria, previa revisin de los mismos y se divulga ampliamente
al da hbil siguiente al vencimiento del trmino previsto en la convocatoria
para la inscripcin de los candidatos, en las carteleras del edificio administrativo, inspeccin de polica, comisara de Familia, pgina web de la
entidad, borchat.
Registro
Lista de candidatos inscritos publicada.
Responsables
Punto de Control
siguiente al vencimiento del trmino previsto en la convocatoria para la ins-
cripcin de los candidatos.
Entregar Credenciales a los

Descripcin
El profesional contratado debe elaborar las credenciales a los candidatos
inscritos que cumplan los requisitos exigidos y entregarlas el mismo da de la
divulgacin de la lista de inscritos.
Registro
Credenciales elaboradas segn modelo preestablecido.
Planilla de entrega de credenciales con la firma de recibido.
de
161
Responsables
Punto de Control
Designar los jurados

de votacin
Descripcin
La secretaria de Despacho de la Secretara General designa los jurados de
votacin, tres (3) principales y tres (3) suplentes, al da hbil siguiente a la
divulgacin de la lista de los candidatos inscritos, lista que debe ser publicada
el mismo da de la designacin, segn la cual quedan notificados los jurados.
N o t a . El mismo da de la designacin de los jurados de votacin, los candidatos deben designar los nombres de los empleados pblicos que los representarn en la comisin escrutadora. Se debe designar uno por cada candidato.
Registro
Lista de los jurados de votacin.
Oficio de designacin.
Responsables
Candidatos.
Punto de Control
Elaborar y publicar la lista

general de votantes
Descripcin
El profesional contratado debe elaborar la lista general de votantes con indicacin del documento de identidad y la mesa de votacin y ubicacin de la
misma donde les corresponde votar, la cual se debe publicar durante los dos
das anteriores a la eleccin, en las carteleras del edificio administrativo, inspeccin de polica, comisara de Familia, pgina web de la entidad, borchat.
de
162
Registro
Lista general de votantes publicada.
Responsables
Punto de Control
Instruir a los
Jurados de votacin
Descripcin
La Secretaria General con el apoyo del profesional contratado debe reunir los
jurados para impartir las instrucciones en el da de la votacin, el mismo da
de la publicacin de la lista general de los votantes, de lo cual se debe dejar
constancia en acta.
Registro
Acta donde conste que se imparti instruccin a los jurados.
Responsables
Puntos de Control
Verifique que se imparti instrucciones a los jurados de votacin.
Realizar
las votaciones
Descripcin
Las votaciones se realizarn dos das hbiles despus de publicada la lista de
votantes. El profesional contratado debe organizar la mesa de votacin, para
garantizar el derecho a votar y dems apoyos logsticos.
La secretaria de despacho de la Secretara General da apertura a las votaciones que se efectuaran en un solo da y se abrirn la horas prevista en la
convocatoria, durante el da de las elecciones se debe realizar:
de
163
1. Los jurados deben recibir y verificar los documentos y los elementos de

la mesa de votacin.
2. Revisar la urna.
3. Instalar la mesa de votacin.
4. Vigilar el proceso de votacin.
5. Verificar la identidad de los votantes.
6. La secretaria de despacho de la Secretaria General debe cerrar la votacin en la hora prevista en la convocatoria.
7. Los jurados de votacin deben leer en voz alta el nmero total de sufragantes y dejar constancia en el acta de escrutinio y en la lista general de
sufragantes.
8. Abrir pblicamente la urna y contar uno a uno los votos en ella depositados sin desdoblarlos.
9. Cuando el numero de votos superare el nmero de empleados pblicos
que sufragaron, se debe introducir de nuevo en la urna los votos y sacar
al azar tantos votos cuanto sean los excedentes y sin desdoblarlos se
incinerarn en el acto, de lo cual se debe dejar constancia en el acta de
escrutinio.
10. Realizar el escrutinio de los votos y consignar los resultados en el acta
de escrutinios el nmero de votos emitidos a favor de cada candidato, as
como los votos en blanco.
11. Leer el resultado de la eleccin en voz alta, una vez terminado el
escrutinio.
12. Firmar las actas.
13. Entregar a la Secretaria General los votos y dems documentos utilizados
y el acta de escrutinio.
Registro
Acta de escrutinio.
Lista de sufragantes.
Responsables
Jurados de votacin.
Punto de Control
de
164
10
Resolver las reclamaciones

que se presenten
Descripcin
Los candidatos pueden presentar por escrito las reclamaciones, en el mismo
acto del escrutinio.
Registro
Responsables
Punto de Control
de
165
11
Realizar la eleccin de los

representantes ante el Comit de
Convivencia Laboral
Descripcin
La comisin escrutadora debe elaborar la lista de los resultados de las votaciones y publicarla dentro del trmino fijado en la convocatoria, y elige como
representantes de los empleados ante el Comit de Convivencia Laboral a los
empleados que obtengan la mayora de votos en estricto orden. Como suplentes sern elegidos los que obtengan el tercero y cuarto lugar, quienes en su
orden reemplazarn a los principales, de lo cual se debe dejar constancia en
acta firmada por los integrantes de la comisin escrutadora.
Registro
Acta firmada por los integrantes de la comisin escrutadora.
Responsables
Comisin escrutadora.
Punto de Control
Verifique la fecha del acta del escrutinio.
de
166
12
Conformar el Comit de
Convivencia Laboral
Descripcin
El Alcalde designa por escrito los dos (2) representantes de la entidad ante
el Comit de Convivencia Laboral.
Una vez se designe los representantes de la entidad ante el Comit de Convivencia Laboral, se debe proyectar el acto administrativo por medio del cual se
conforma el Comit de Convivencia Laboral. Para un perodo de dos (2) aos
contados a partir de la fecha de la comunicacin de la eleccin.
Registro
Acto Administrativo.
Oficios de designacin a los dos representantes de la Entidad ante el Comit de Convivencia Laboral.
Responsables
Alcalde.
Punto de Control
OBSERVACIONES
El factor crtico de xito del procedimiento est en la divulgacin de la convocatoria y en

la sensibilizacin a los empleados pblicos sobre la importancia el Comit de Convivencia
Laboral.
Elabor
Reviso y Aprob
de
167
Tabla de
Contenidos
Proceso de Gestin de Recursos Fsicos
1 . E n t r a d a d e b i e n e s a l A l m a c n M u n i c i p a l .
F l u j o g r a m a . Entrada de Bienes al Almacn Municipal.
3
11
2. Entra d a d e B i e n e s De v o l u t i v o s o d e C o n s u m o p o r D o n a c i n .
12
F l u j o g r a m a . Entrada de Bienes Devolutivos o de Consumo por Donacin.
18
19
3 . Re i n t e g r o d e B i e n e s .
F l u j o g r a m a . Reintegro de Bienes.
24
4 . T r a s l a d o d e B i e n e s De v o l u t i v o s e n B o d e g a a I n s e r v i b l e s . 25
F l u j o g r a m a . Traslado de Bienes Devolutivos en Bodega a Inservibles.
30
31
5 . I n v e n ta r i o d e B i e n e s .
F l u j o g r a m a . Inventario de Bienes.
6 . S a l i d a s d e b i e n e s d e l A l m a c n M u n i c i p a l .
F l u j o g r a m a . Salidas de Bienes del Almacn Municipal.
45
46
52
Tabla de
Contenidos
Proceso de Gestin de Recursos Fsicos
7.
8.
T r a s p a s o d e B i e n e s De v o l u t i v o s E n t r e F u n c i o n a r i o s .
53
F l u j o g r a m a . Traspaso de Bienes Devolutivos entre Funcionarios. MAC
57
B a j a p o r T r a s pa s o d e B i e n e s a u n O r g a n i s m o P b l i c o .
58
F l u j o g r a m a . Baja por Traspaso de Bienes a un Organismo Pblico.
66
9 . B a j a d e B i e n e s p o r De s t r u c c i n D i r e c t a .
67
F l u j o g r a m a . Baja de Bienes por Destruccin Directa.
73
10. Baja de Bienes en Casos Fortuitos.

F l u j o g r a m a . Baja de Bienes en Casos Fortuitos.
74
84
1 1 . E n a j e n a c i n d e B i e n e s a T t u l o G r at u i t o e n t r e
85
Entidades Pblicas.
F l u j o g r a m a . Enajenacin de Bienes a Ttulo Gratuito entre Entidades Pblicas. 97

12. Enajenacin de Bienes a Ttulo Oneroso.
F l u j o g r a m a . Enajenacin de Bienes a Ttulo Oneroso.
98
105
P ROCESO
Gestin de Recursos Fsicos

P ROCEDI M IENTO
Entrada de bienes al
A l m ac n M u n i c i pa l
CDIGO: A-GRF-P-01 * VERSIN: 02 * APROBACIN: Resolucin 0320 del 30 de Abril de 2013.
Objetivo
Registrar en el mdulo de almacn los bienes adquiridos por la
Alcalda Municipal de Aguazul a travs de las diferentes modalidades de contratacin, con el fin de realizar seguimiento y control
a los mismos.
Alcance
El procedimiento inicia con la revisin de los documentos (minuta,
acta de inicio, factura si hay lugar a ella, actas de reinicio, adicionales) y termina con el ingreso al mdulo almacn.
Base Legal
Artculos 209 y 269 de la Constitucin Poltica, Ley 87 de 1993 y
Ley 734 de 2001.
Revisar los documentos que

soportan el ingreso de los bienes
al Almacn Municipal.
Descripcin
El supervisor del contrato el da anterior a la entrega de los bienes por parte del
contratista al almacn, conforme al trmino pactado en la minuta del contrato,
dar aviso al almacn municipal a travs de correo electrnico institucional
almacen@aguazul-casanare.gov.co de la fecha y hora en la cual se deben entregar los bienes, sealando el Nmero del contrato y/o convenio y clase de
bienes que se entregarn, con el fin de que el servidor pblico que ejerce
funciones de almacenista, programe el recibo de los bienes.
El tcnico administrativo verificar en la carpeta del servidor APOLO los documentos que soporten la entrega, tales como: pliego de condiciones, propuesta,
minuta del contrato, acta de inicio, acta de reinicio, adicionales, estos dos
ltimos si hay lugar a ello, entre otros, con el fin de que los servidores pblicos
que laboran en el almacn hagan el alistamiento para el recibo de los bienes.
Registro
Documentos soportes: Minuta del contrato, acta de inicio, acta de reinicio,
adicionales, estos dos ltimos si hay lugar a ello.
Correo electrnico.
Responsables
Supervisores de los contratos.
Punto de Control
Verificar que el supervisor dio aviso oportuno al almacn de la fecha de entrada con el fin de evitar el riesgo de baja percepcin por parte de los clientes
sobre la eficiencia institucional.
Pro c e d i m i e n t o : E n t r a d a d e B i e n e s a l A l m ac n M u n i c i pa l . M AC
Adecuar el espacio para

dar el ingreso a los bienes
Descripcin
Los servidores pblicos que laboran en el almacn municipal, verifican los
documentos enviados por el supervisor, con el fin de analizar si los bienes
que se van a recibir requieren de espacio adecuado para su almacenamiento,
as mismo, dan inicio al registro en un acta que contiene: especificaciones
de los bienes tales como: tem, nombre y descripcin del elemento, cantidad,
valor unitario y el valor total, IVA en los casos en que haya lugar, contratista,
entre otros.
En los eventos en que el tercero no se encuentre registrado en la base de
datos del sistema SYSMAN, se debe solicitar al tcnico administrativo de la
secretara de hacienda para que lo registre.
En caso de que los bienes, no se encuentren creados en el catlogo de activos, se proceder a su creacin con la informacin requerida por el mdulo
(fecha de adquisicin, grupo contable, vida til, cdigo o placa de inventario,
entre otros).
Registro
Matriz en Hoja de clculo.
Catlogo mdulo de almacn.
Responsables
Tcnico administrativo
Ayudante almacn.
Persona de apoyo en el almacn.
Punto de Control
Recibir los bienes adquiridos

a travs de una de las modalidades
de contratacin pblica
Descripcin
Como requisito previo al ingreso de los bienes a almacn se requiere el original del acta de recibo a satisfaccin la cual debe estar suscrita por el
contratista, supervisor e interventor, acta que debe contener como mnimo
la siguiente informacin: Nmero, fecha y objeto del contrato o convenio,
valor, descripcin de los bienes, calidad, cantidades, garantas, protocolos,
manuales, que se entregan, factura, entre otros, en la cual se seale con claridad que estos bienes han sido recibidos a satisfaccin por el interventor y/o
supervisor y que cumplen con las condiciones contractuales, acta que deber
estar suscrita por el contratista, supervisor o interventor. En esta acta debe
consignarse adems las pruebas que el supervisor o interventor efectu para
corroborar el funcionamiento de los bienes que requieren de prueba para
comprobar su funcionamiento, a manera de ejemplo, los equipos electrnicos, cuando haya lugar a ello.
La recepcin de bienes para ingreso a Almacn de la entidad, por concepto de adquisiciones (contratos de suministro, Compraventa de bienes,
Consultora, Prestacin de servicios, etc.) donaciones, bienes recibidos en
comodato, dacin de pago, leasing con opcin de compra, reposiciones,
sobrantes, sentencias y por traspasos entre entidades, entre otros, debe
ser realizada por el tcnico administrativo de la Secretara General que
ejerce funciones de almacenista de la Alcalda Municipal de Aguazul, con
la presencia del supervisor o interventor, en los casos en que el tcnico
administrativo en mencin, requiera de su presencia, por la naturaleza de
los bienes a recibir, para lo cual, deber requerirlo, siendo obligatoria la
presencia del contratista o persona delegada por sta (en este ltimo evento, deber acompaarse del documento que soporta que el delegado acta
en representacin del contratista).
De todas maneras, antes de iniciar la recepcin de los bienes a Almacn, se
solicita la presencia del supervisor o interventor del contrato o convenio para
que corrobore que los bienes que ingresan al Almacn son los mismos que
fueron recibidos y consignados en el acta de recibo a satisfaccin.
Se solicita la factura al contratista en caso de que haya lugar a ella, o acta
de entrega de los bienes, que contenga la descripcin del bien que entrega
(marcas y series, entre otros), cantidad, valor unitario y valor total.
Los servidores pblicos encargados de recibir los bienes (supervisor o interventor, tcnico administrativo, ayudante de almacn y la persona de apoyo
contratada) verifican si los bienes que se estn entregando corresponden a
los bienes establecidos en la minuta del contrato, conforme a las especificaciones tcnicas y cantidades definidas.
El supervisor dar el visto bueno con su firma de que los bienes se recibieron
a satisfaccin y conforme a lo contratado, este visto bueno ser registrado en
un acta. En caso de que el(os) bien(es) no correspondan a las especificaciones estipuladas en el contrato, no se recibirn y se dejar constancia en la
matriz la observacin correspondiente.
N o t a 1 . En el evento en que el contratista no pueda estar presente en
la entrega de los bienes, este, debe delegar a una persona por medio de una
autorizacin que ser presentada en el momento de la entrega.
N o t a 2 . El acta debe quedar firmada por el supervisor, el profesional
con conocimientos tcnicos si hay lugar a ello, tcnico de almacn, ayudante,
persona de apoyo y contratista o persona delegada por el contratista.
N o t a 3 . En el evento que conforme la minuta del contrato se determine
que los bienes son entregados en un lugar diferente al almacn, por ejemplo
una institucin educativa, y que por sus caractersticas de tamao, montaje
o volumen no permitan que se ingresen al almacn, el tcnico administrativo
y/o ayudante del almacn municipal, deben acompaar al supervisor y/o profesional con conocimientos tcnicos si hay lugar a ello, para que reciban los
bienes en el sitio que determine la minuta.
N o t a 4 . En el evento en que el supervisor y/o interventor no haga presencia en el recibido de los bienes, stos se deben recibir por parte del almacn
haciendo la respectiva observacin en el acta previo aviso a control interno
para que acompae la entrega. En todo caso, la responsabilidad relacionada
con el cumplimiento de las especificaciones tcnicas de los bienes contratados recae sobre el interventor o supervisor.
Registro
Acta diligenciada y firmada.
Autorizacin si hay lugar a ello.
Responsables
Supervisor.
Contratista.
Tcnico administrativo.
Ayudante de almacn.
Persona contratada para el apoyo al almacn y/o profesional con conocimientos especializados si hay lugar a ello.
Punto de Control
Verificar que se realice la confrontacin fsica de los bienes recibidos frente
a los establecidos en la minuta, en presencia del supervisor y el profesional
con conocimientos tcnicos si hay lugar a ello, y los servidores pblicos de
almacn, para evitar el riesgo de recibir elementos o bienes que no cumplan
con las especificaciones tcnicas que determina la minuta.
Identificar los bienes con

el nmero de placas
Descripcin
Una vez recibidos los bienes a satisfaccin del supervisor y/o interventor y
servidores pblicos del almacn, el ayudante de almacn junto con la persona contratada para el apoyo de almacn, identifica los bienes mediante la
colocacin de las placas, toma de series y marca a excepcin de los bienes
muebles y enseres (mobiliario) a los cuales nicamente se le asignar la placa, registros que deben quedar consignados en la matriz xxxx.
Registro
Matriz diligenciada.
Responsables
Ayudante de almacn.
Persona contratada de apoyo al almacn.
Punto de Control
Verificar que se todos los bienes queden identificados con placas con el fin
de evitar el riesgo de difcil identificacin de los bienes.
Ingresar y registrar los bienes

al mdulo almacn
Descripcin
El tcnico administrativo de almacn conforme a la modalidad de contratacin selecciona en el mdulo almacn el tipo de movimiento para el ingreso o
entrada de los bienes, registrando los datos de cada uno de ellos en el grupo
donde corresponda, una vez ingresados todos los datos, se procede a registrar
y generar el comprobante de entrada de bienes devolutivos o de consumo
segn corresponda, el cual contiene: tem, unidad, cdigo del elemento, cantidad, descripcin del elemento el cual incluye marca y dems datos que lo
identifiquen, valor unitario, valor total y ajuste al peso.
Se genera el comprobante y se imprimen tres originales una para el contratista una para el almacn y una para el interventor o supervisor requirindose
que ste ltimo la anexe al expediente que reposa en la oficina asesora
jurdica, el comprobante debe quedar firmado por el contratista y el tcnico
administrativo de almacn.
Una vez firmado el comprobante de entrada de bienes a almacn se archiva
junto con los soportes (factura) conforme a la ley general de archivo.
Registro
Comprobante de entrada firmado.
Copia de la Factura.
Responsables
Tcnico administrativo de almacn.
Punto de Control
Verificar que el comprobante de entrada se encuentre registrado en el siste-
ma para actualizar la base de datos.
Realizar el
registro contable
Descripcin
Con el comprobante de entrada a almacn, el contratista elabora su acta
parcial o de liquidacin la cual radica en contabilidad, para la causacin
de la cuenta por pagar. Posteriormente el tcnico contable causa la cuenta
por pagar registrando el inventario de acuerdo al comprobante de entrada
a almacn.
La clasificacin de los bienes estar de conformidad con las especificaciones
del contrato.
N o t a . En el momento en que est habilitada la interfase entre almacn y
contabilidad, este procedimiento se efectuar de manera directa.
Registro
Sistema de informacin contable SYSMAN.
Responsable
Tcnico contable en lo que respecta al registro contable.
Punto de Control
Verificar que el bien sea asignado contablemente en la cuenta que corresponda y que est conforme al ingreso realizado en almacn, para evitar el riesgo
de mala clasificacin de bienes, duplicidad de informacin e informacin de
inventarios no confiable.
OBSERVACIONES
El factor crtico del xito del procedimiento radica en la recepcin de los bienes.
Elabor
Elabor
Jhon Alexander Lesmes Daza
Norberto Castaeda Paipa
Tcnico Administrativo Cdigo 367 Grado
Ayudante
Elabor
Reviso y Aprob
Yessica Giseth Inocencio Chaparro.
Tcnico contratado apoyo almacn
Naidu Figueredo Figueredo
10
P ROCESO

P ROCEDI M IENTO
Entrada de
B i e n e s De vo lu t i vo s
o de Consumo
p o r D o n ac i n
CDIGO: A-GRF-P-02 * VERSIN: 01 * APROBACIN: Resolucin # 0320 del 30 de Abril de 2013.
Objetivo
Realizar la entrada de bienes devolutivos o de consumo recibidos
de personas naturales o jurdicas en donacin para el servicio de la
administracin municipal de Aguazul.
Alcance
Inicia con el ofrecimiento de la persona natural o jurdica donante
y termina con el registro contable.
Base Legal
Constitucin Poltica, Ley 87 de 1993 y Ley 734 de 2002 y normas de contabilidad pblica.
12
Recibir el ofrecimiento
de donacin
Descripcin
La Administracin municipal recibe el ofrecimiento por escrito de la persona
natural o jurdica donante con detalle de los elementos y las condiciones
que exige sobre el uso y destino que debe drsele a los bienes, a travs de la
oficina de correspondencia.
El servidor pblico de correspondencia enva la comunicacin al seor
Alcalde.
Registro
Comunicacin de ofrecimiento.
Responsables
Servidores pblicos de correspondencia.
Punto de Control
Verificar que la comunicacin oficial fue enviada al Alcalde en forma
oportuna.
Estudiar la conveniencia
de los bienes ofrecidos
Descripcin
El Alcalde o la persona designada por l, estudia la conveniencia de los bienes ofrecidos de acuerdo a la necesidad con el fin de garantizar su posterior
utilizacin, teniendo en cuenta las caractersticas propias del bien, las cuales
deben determinarse en la aceptacin.
Si se aceptan los bienes se debe dejar constancia por escrito de aceptacin
con la firma del Alcalde y del servidor pblico designado para el estudio de
conveniencia, en el cual se debe establecer el destino de los bienes.
Procedimiento: Entrada de Bienes Devolutivos o de Consumo por Donacin. MAC
13
La secretaria ejecutiva del despacho del Alcalde enva la aceptacin firmada por el Alcalde al tcnico de almacn para la respectiva entrada de bienes
por donacin.
Registro
Estudio de conveniencia firmado.
Responsables
Alcalde.
Servidor pblico designado.
Punto de Control
Verificar que el estudio de conveniencia se ajusta a las necesidades del servicio, para evitar el riesgo de tener elementos en bodega innecesarios.
Realizar la entrada de elementos

por donacin a almacn
Descripcin
El tcnico administrativo de almacn conforme a la aceptacin del(os)
bien(es) ofrecido(s) realiza la entrada de los mismos al almacn, teniendo en
cuenta lo siguiente:
Si los bienes provienen de una entidad oficial la entrada se hace con base en
el acta de baja de la entidad donante, donde se relacionan los bienes debidamente valorizados por grupo de inventarios.
14
En caso de que los bienes provengan de una persona natural o jurdica

particular, la entrada a almacn se elaborar con base en la constancia
de aceptacin firmada por el Alcalde, si en dicho documento no viene estipulado los valores, estos se fijarn mediante avalo practicado por perito
designado por la secretaria general.
N o t a . El tcnico administrativo de almacn debe verificar junto con el
ayudante que los bienes entregados en donacin corresponden a las caractersticas fsicas (cantidad, marca, clase, referencias, estado, valores de los
bienes, entre otras) estipuladas en el documento de ofrecimiento de la entidad
donante y proceder a identificarlos con placas y series cuando se trate de
bienes devolutivos.
Registro
Comprobante de entrada de elementos por donacin.
Responsables
Punto de Control
Informar a la(s) dependencia(s)

destinatarias de los bienes
Descripcin
El tcnico administrativo de almacn comunicar por va electrnica a la(s)
dependencia(s) destinatarias de los bienes donados, para que sean puestos en
el servicio. (Ver procedimiento salida de elementos devolutivos al servicio).
Registro
Comunicacin escrita enviada por va electrnica.
Responsables
Tcnico administrativo almacn.
Punto de Control
Verificar que la comunicacin fue recibida por las dependencias.
15
Archivar
la documentacin
Descripcin
Una vez realizada la entrada de elementos por donacin, el tcnico administrativo de almacn junto con el ayudante archivan la documentacin generada
en el presente procedimiento de acuerdo con la Ley general de Archivos.
Registro
Documentos en el archivo de gestin del almacn.
Responsables
Punto de Control
Verificar que los documentos sean archivados conforme a la ley general de
archivos.
Realizar los
registros contables
Descripcin
Con base en el comprobante de entrada a almacn de los bienes recibidos en
donacin, el tcnico contable registra el ingreso de los bienes en donacin
dependiendo de la destinacin de los mismos, es decir, si es para usufructo
del municipio, ingresar como un supervit por donacin y si es un ingreso
con destino a inversin social ingresar a la cuenta destinada para otros ingresos ordinarios donaciones.
Registro
Comprobante de ingreso.
Responsables
Tcnico administrativo contable.
Punto de Control
16
OBSERVACIONES
El factor crtico del xito del procedimiento radica en el estudio de conveniencia.
Elabor
Elabor
Ayudante
Elabor
Reviso y Aprob
Sandra Isabel Urrego Cristancho
Contadora
17
P ROCESO

P ROCEDI M IENTO
Re i n t eg ro
de Bienes
Objetivo
Realizar el reintegro de bienes devolutivos servibles o inservibles que
se encuentran en el servicio al almacn para mantener en servicio lo
que realmente las dependencias requieren para su funcionamiento.
Alcance
Inicia con la solicitud de reintegro y termina el depsito provisional
de los bienes en su respectiva bodega (devolutivos o servibles y/o
bodega de inservibles).
Base Legal
Constitucin Poltica, Ley 87 de 1993 y Ley 734 de 2002 y normas
de contabilidad pblica.
19
Solicitar el
reintegro de bienes
Descripcin
Los servidores pblicos responsables de los bienes que se encuentran bajo
su responsabilidad, solicitan mediante comunicacin escrita va correo electrnico dirigida al almacn, la intencin de reintegrar los bienes detallando
su estado, cantidad, No. de placa, especificaciones y causas de la devolucin
del bien, el da hbil anterior al reintegro.
N o t a . Cuando el(os) bien(es) a reintegrar se encuentren obsoleto(s) o
inservible(s), la solicitud de reintegro debe estar acompaada de un concepto tcnico firmado por un experto en la materia, en el cual se indique
la(s) causa(s), si no se anexa este concepto, el Almacenista o quien haga sus
veces no podr recibir el(os) bien(es).
Registro
Solicitud de reintegro de bienes.
Responsables
Servidores pblicos responsables de los bienes.
Punto de Control
Verificar que la solicitud contenga las caractersticas propias de los elementos a reintegrar para evitar el riesgo de no poder hacer el reintegro correspondiente y siguen los bienes a cargo de los responsables.
Cotejar los bienes reintegrados con

el inventario individual
Descripcin
El tcnico administrativo de almacn junto con el ayudante, teniendo en
cuenta las especificaciones determinadas en la solicitud de reintegro de
los bienes, cotejan las caractersticas del bien con el inventario individual
Procedimiento: Reintegro
de
Bienes. MAC
20
del solicitante, para verificar que los bienes a reintegrar correspondan al

inventario individual.
Una vez realizado el cotejo se clasifica los bienes en servibles o inservibles
para hacer la entrada en el mdulo de Almacn.
Registro
N/A
Responsables
Tcnico Administrativo.
Ayudante
Punto de Control
Realizar el reintegro de los bienes en

el mdulo de almacn
Descripcin
El tcnico administrativo de almacn conforme a las especificaciones de los
bienes, realiza el reintegro de los mismos, en el mdulo de Almacn de servicio a inservibles o a bodega de bienes devolutivos.
El reintegro de los bienes genera el comprobante correspondiente el cual ser
impreso en dos copias que sern distribuidas as: una para el responsable del
inventario individual y otra que queda en el archivo de gestin del almacn.
de
Bienes. MAC
21
N o t a . Al realizar el registro de los reintegros, el mdulo Almacn actualiza los inventarios individuales.
Registro
Comprobante de reintegro de bienes del servicio a inservibles para la firma
de las partes.
Comprobante de reintegro de bienes en buen estado para la firma de las
partes.
Responsables
Punto de Control
Verificar que los bienes sean reintegrados conforme a las especificaciones de
los mismos y al estado en que se encuentren (inservibles o devolutivos).
Allegar a lo(s) responsable(s) los

comprobantes de reintegro
Descripcin
El tcnico administrativo de almacn hace llegar al responsable de los bienes
los comprobantes de reintegro a que haya lugar para la firma del(os) mismo(s)
por parte del responsable.
Registro
Comprobantes de reintegro firmados.
Responsables
Punto de Control
de
Bienes. MAC
22
Archivar la
documentacin
Descripcin
Una vez firmado el comprobante de reintegro por el responsable de los bienes, el tcnico administrativo de almacn junto con el ayudante archivan la
documentacin generada en el presente procedimiento de acuerdo con la Ley
general de Archivos.
Registro
Responsables
Punto de Control
Verificar que los documentos sean archivados conforme a la ley general
de archivos.
OBSERVACIONES
El factor crtico del xito del procedimiento radica en el cotejo de los bienes a reintegrar
con los inventarios individuales.
Elabor
Elabor
Ayudante
Reviso y Aprob

de
Bienes. MAC
23
P ROCESO

P ROCEDI M IENTO
Traslado de Bienes
De vo lu t i vo s e n
B o d eg a a I n s e rv i b l e s
Objetivo
Realizar el traslado de bienes devolutivos en bodega a inservibles
con el fin de mantener actualizado el inventario de bodega.
Alcance
Inicia con la verificacin del(os) bien(es) que se encuentran en mal
estado en la bodega y termina con el traslado a inservibles para
esperar su enajenacin.
Base Legal
25
Verificar el estado de los

bienes en bodega
Descripcin
El tcnico administrativo de almacn junto con el ayudante, realizan una
verificacin a los bienes en bodega con el fin de determinar el estado de los
mismos, para lo cual se examina elemento por elemento, separando los que
se encuentren en mal estado, haciendo una relacin detallada de cada uno
de ellos con sus respectivos grupos de inventarios, en la cual se relacione
cantidad, placa, descripcin, valor unitario, entre otros.
Registro
Relacin detallada de los bienes que se encuentran en mal estado.
Registro fotogrfico de los bienes.
Responsables
Ayudante.
Punto de Control
Convocar al comit administrador de

bienes para que definan si los bienes
son inservibles u obsoletos
Descripcin
El tcnico administrativo de almacn, en calidad de secretario tcnico del
comit administrador de bienes, convoca al comit a reunin, con el fin de
dar a conocer los bienes que se encuentran en mal estado y que deben ser
trasladados de bodega a inservibles, relacin que se debe adjuntar con la
convocatoria por va electrnica.
El comit administrador de bienes, toma la decisin si el bien debe ser enviado a inservibles o continan en la bodega.
P r o c e d i m i e n t o : Tr a s l a d o d e B i e n e s D e v o l u t i v o s e n B o d e g a a I n s e r v i b l e s . M A C
26
N o t a . Si los bienes a ser trasladados a inservibles requieren de inspeccin ocular o concepto tcnico, el comit tomar la decisin al respecto y
dejar la constancia en acta.
Registro
Acta de comit.
Responsables
Miembros del comit administrador de bienes.
Punto de Control
Verificar que la decisin tomada por el comit qued consignada en acta.
Realizar el traslado de bienes

devolutivos en bodega a inservibles
Descripcin
El tcnico administrativo de almacn conforme al acta del Comit administrador de bienes realiza los respectivos movimientos as:
En el mdulo almacn del sistema SYSMAN se registran los elementos que
se van a trasladar de bodega a inservibles, diligenciando los campos que
requiera el movimiento y genera el comprobante.
27
Registro
Comprobante.
Responsables
Punto de Control
Verificar que el traslado de los elementos que se encuentran en mal estado
en bodega y que fueron autorizados por el Comit administrador de bienes
son los que realmente se autorizaron, para evitar el riesgo de que se lleven
elementos que se encuentren en buen estado a inservibles.
Archivar
la documentacin
Descripcin
Una vez realizado el traslado, el tcnico administrativo de almacn junto con
el ayudante archivan la documentacin generada en el presente procedimiento de acuerdo con la Ley general de Archivos.
Registro
Responsables
Punto de Control
archivos.
28
OBSERVACIONES
El factor crtico del xito del procedimiento radica en la decisin tomada por el Comit
administrador de bienes.
Elabor
Elabor
Ayudante
Reviso y Aprob

29
P ROCESO

P ROCEDI M IENTO
I n v e n ta r i o
de Bienes
Objetivo
Contar con una herramienta que permita a la Alcalda Municipal de
Aguazul, identificar y controlar los bienes devolutivos y de consumo
de propiedad de la entidad.
Alcance
Inicia con la generacin de los inventarios individuales por dependencias y termina con la rendicin de los inventarios por parte de
los responsables al almacn municipal por retiro del servicio.
Base Legal
Artculo 209 de la Constitucin Nacional. Cdigo Disciplinario nico artculo 48 numeral 3. Estatuto de Contratacin Estatal. Ley 87
de 1993 y sus decretos reglamentarios.
31
Generar los inventarios individuales de

los bienes muebles por dependencias
Descripcin
El tcnico administrativo de almacn municipal, en el mes de Enero de cada
ao genera los inventarios individuales de los bienes muebles devolutivos por
dependencias, que se encuentran en el mdulo Almacn del software SYSMAN, los cuales se deben imprimir para su posterior envio a los responsables
de los mismos.
Estos inventarios deben ser firmados por el tcnico administrativo.
Registro
Inventarios individuales firmados por el tcnico administrativo.
Responsables
Punto de Control
Verificar que los inventarios de las dependencias se encuentren en la base
de datos para evitar el riesgo de no poder controlar los bienes de propiedad
de la Alcalda.
Programar el cronograma de
verificacin fsica de inventarios
por cada dependencia
Descripcin
La programacin de verificacin fsica de inventarios se hace por medio de
una circular en la que se establezcan las fechas y horas en las cuales se efectuarn las respectivas visitas a cada dependencia, con el fin de que los jefes
de oficina asesora jurdica y asesora de planeacin, secretarios de despacho y dems empleados pblicos que tengan bajo su responsabilidad bienes
Procedimiento: Inventario
de
Bienes. MAC
32
muebles devolutivos, dispongan el tiempo para el cotejo entre los inventarios

individuales y las existencias fsicas de los elementos que se encuentran bajo
su custodia y responsabilidad.
En el evento en que los secretarios de despacho o jefes de oficina no puedan
atender la visita de verificacin deben delegar a un empleado pblico para
que realice el cotejo y acompae con su firma el inventario realizado.
Con esta circular se debe enviar la copia del(os) inventario(s) que corresponde a cada dependencia.
Registro
Circular firmada por el seor Alcalde y la Secretaria de Despacho de la
Secretaria General.
Responsables
Tcnico Administrativo Cdigo 367 Grado 03 en lo pertinente a la proyeccin de la circular.
Alcalde y Secretaria de despacho de la secretaria general en lo que respecta a la firma de la circular.
Punto de Control
Realizar la visita de verificacin

de los bienes muebles devolutivos
de propiedad de la Alcalda por
dependencias
Descripcin
En cumplimiento al cronograma antes mencionado, el tcnico administrativo
del almacn junto con el ayudante se desplaza a cada una de las dependencias, con el fin de verificar que las existencias fsicas de los bienes muebles
devolutivos que se encuentran en la dependencia estn de acuerdo al inventario individual, en esta verificacin se coteja el nmero de placa, serie de
elemento, cantidades y marca.
Una vez realizada la confrontacin del inventario fsico de los bienes muebles devolutivos se procede a la firma de los inventarios individuales, con las
observaciones respectivas.
de
Bienes. MAC
33
N o t a . En el evento en que se requiera personal con conocimientos tcnicos para verificar la existencia de elementos, el responsable del inventario
debe delegar a un servidor pblico que conozca del tema para que integre el
grupo de verificacin de inventarios.
Registro
Inventario de bienes muebles devolutivos por dependencia firmados.
Responsables
Secretarios de despacho y jefes de oficina, empleados pblicos que tengan
bajo su responsabilidad inventarios o empleados pblicos delegados en lo
concerniente al acompaamiento de verificacin de los bienes y a la firma
de los inventarios.
Tcnico administrativo y ayudante del almacn en lo que corresponde a la
verificacin fsica de las existencias.
Punto de Control
Verificar que se realice la confrontacin fsica de los bienes muebles devolutivos con el fin de evitar el riesgo de prdida de elementos.
de
Bienes. MAC
34
Verificar que el faltante corresponde a

un prstamo entre dependencias
Descripcin
Si la causa del faltante corresponde a un prstamo entre dependencias, el
responsable del inventario debe soportar con el documento por medio del
cual se realiz el prstamo, en caso de que no exista soporte, el secretario de
despacho o jefe de oficina responsable del inventario debe reportar dentro de
los tres (3) das hbiles siguientes a la verificacin del inventario, la novedad
correspondiente al almacn municipal, en la cual se explique la ubicacin
del elemento adjuntando la solicitud del prstamo y la decisin a tomar si
el elemento queda en calidad de prstamo o se hace un traspaso definitivo
entre dependencias.
Pasados los tres (3) das y el responsable del inventario no responde, el
tcnico del almacn dar aviso a la Secretaria de despacho de la secretara
general con funciones de control interno.
Si pasados diez (10) das calendarios y el almacn no obtiene ninguna respuesta de control interno, se registrar el movimiento en el software SYSMAN
de
Bienes. MAC
35
en el mdulo almacn Salida a responsables fiscales, de este movimiento

se genera un documento denominado traspaso de devolutivos a responsabilidades fiscales.
Una vez se allegue al almacn el documento soporte donde se explique la
ubicacin del elemento o cualquier otra circunstancia, el tcnico del almacn
verificar la existencia del elemento y se registra el respectivo movimiento
en el mdulo almacn, es decir, se descarga de responsabilidades fiscales al
servicio en el mdulo almacn y se comunica la novedad a control interno.
de
Bienes. MAC
36
Registro
Comunicacin interna entre el almacn y control interno.
Documento soporte del prstamo entre dependencias.
Mdulo Almacn del software SYSMAN.
Responsables
Secretarios de despacho o jefes de las oficinas asesora de jurdica y de
planeacin y empleados pblicos que tengan bajo su responsabilidad inventarios en lo que respecta a las respuestas oportunas sobre los faltantes
por prstamo entre dependencias.
La secretaria de despacho de la secretara general con funciones de control interno en lo que respecta al conocimiento de los faltantes.
Tcnico de almacn en lo que respecta a la solicitud de explicacin del
faltante dirigida a los responsables de los inventarios y el aviso a control
interno, en caso de no recibir respuesta dentro de los trminos establecidos y los movimientos de almacn en el mdulo de almacn.
Punto de Control
Verificar que se realiz el control sobre el faltante por prstamo de elementos
entre las dependencias para evitar el riesgo de la prdida de los mismos.
Verificar que el faltante corresponde a

prdida o hurto
En este caso se debe
fortuito
ir al procedimiento
Baja
de bienes en caso
C d i g o A - GRF - P - 1 0
Verificar que el(os) elemento(s)

faltante(s) corresponde(n) a
mantenimiento o garanta
Descripcin
Cuando el elemento faltante corresponde a situaciones por encontrarse en
mantenimiento, se har la inspeccin ocular a la dependencia donde este
se encuentra, as mismo, se verificar el registro que evidencie la salida a
de
Bienes. MAC
37
mantenimiento, de lo cual se dejar la respectiva observacin. En este caso,

el elemento no causa ningn tipo de movimiento en el mdulo de almacn.
Si el faltante corresponde a una devolucin por garanta, el responsable del
elemento har un reintegro a la bodega de almacn explicando las causas de
la devolucin, esto con el fin de que el tcnico de almacn pueda solicitarle
al proveedor su revisin, quien har entrega mediante acta firmada por las
partes (tcnico de almacn y proveedor). Una vez el proveedor entregue el
elemento al almacn municipal, se hace la salida al servicio previa verificacin de las condiciones tcnicas inciales del elemento.
Registro
Formato de registro de mantenimientos.
Acta de entrega del elemento al proveedor.
Mdulo Almacn.
Responsables
planeacin y empleados pblicos que tengan bajo su responsabilidad inventarios en lo que respecta a soportar la novedad.
Tcnico de almacn en lo que respecta al reintegro de los elementos al
proveedor y firma del acta.
Punto de Control
Verificar que se realiz el control sobre los faltantes de elementos por mantenimiento o por garanta, para evitar el riesgo de la prdida de los mismos.
de
Bienes. MAC
38
Verificar si hay elementos sobrantes

por corresponder a un prstamo
entre dependencias
Descripcin
Si la causa del sobrante corresponde a un prstamo entre dependencias, el
jefe de la dependencia donde se encuentre el elemento sobrante deber soportar la existencia del mismo, a travs de documento oficial firmado por la
persona responsable del elemento.
En caso de que el elemento no tenga soporte alguno, el responsable del
inventario debe reportar dentro de los tres (3) das hbiles siguientes a la
verificacin del inventario, la novedad correspondiente al almacn municipal,
en la cual se explique la procedencia del elemento sobrante.
Si pasados diez (10) das calendarios y el almacn no obtiene ninguna respuesta de control interno, el tcnico de almacn junto con el ayudante, har
el cruce de informacin con los inventarios individuales de las dependencias,
para descartar que el elemento pertenezca a otra dependencia.
Si despus de verificado que dicho elemento no pertenece a ninguna dependencia se har el respectivo movimiento de almacn, es decir, se hace un
ingreso al mdulo almacn, entrada de elementos devolutivos por sobrantes
en inventario, haciendo la salida al servicio a la dependencia donde se encontr el elemento sobrante.
Registro
Comunicaciones oficiales.
Mdulo de almacn.
Responsables
Tcnico de almacn en lo que respecta a la entrada de elementos devolutivos por sobrantes en inventario.
Punto de Control
Verificar que se realiz el control sobre los elementos sobrantes por prstamo
entre dependencias, para evitar el riesgo de la prdida de los mismos.
de
Bienes. MAC
39
Verificar si hay elementos sobrantes por

corresponder a un proceso contractual
Descripcin
Si la causa del sobrante corresponde a un proceso contractual (compra venta,
suministro o comodato, u otros), el jefe de la dependencia donde se encuentre el elemento sobrante deber soportar la existencia del mismo, a travs de
documento oficial firmado por la persona responsable del elemento.
Si pasados diez (10) das calendarios y el almacn no obtiene ninguna respuesta de control interno, se debe identificar el proceso contractual al cual
pertenece el elemento.
En el evento en que el elemento por sus caractersticas no se pueda relacionar con un proceso contractual, se debe hacer el ingreso por entrada de
elementos devolutivos por sobrantes en inventario, en el mdulo almacn, el
valor registrado ser el promedio de los valores de las existencias correspondientes a ese elemento, este promedio lo arroja el mismo sistema.
En el evento en que elemento sea producto de un proceso contractual, se
har una entrada al almacn ( v e r
procedimiento entradas a almacn
C d i g o A - GRF - P - 0 4 ) .
Registro
Mdulo de almacn.
Responsables
Tcnico de almacn en lo que respecta a la entrada de elementos devolutivos
por sobrantes en inventario en el mdulo almacn entradas a almacn.
de
Bienes. MAC
40
Punto de Control
Verificar que se realiz el control sobre los elementos sobrantes por corresponder a un proceso contractual, para evitar el riesgo de la prdida de
los mismos.
Verificar si hay elementos sobrantes que

corresponden a una donacin
Descripcin
Si la causa del sobrante corresponde a una donacin, el jefe de la dependencia donde se encuentre el elemento sobrante deber soportar la existencia
del mismo, a travs del documento oficial que evidencie la donacin.
Si pasados diez (10) das calendarios y el almacn no obtiene ninguna respuesta de control interno, se debe realizar el procedimiento entradas al almacn por donacin ( v e r
nacin
procedimiento
Entrada
de bienes por do-
C d i g o A - GRF - P - 0 2 ) .
Registro
Documentos que soportan la donacin.
Responsables
planeacin y empleados pblicos que tengan bajo su responsabilidad
inventarios en lo que respecta a soportar la novedad.
Tcnico de almacn en lo que respecta a la entrada de elementos devolutivos
por sobrantes en inventario en el mdulo almacn entradas a almacn.
Punto de Control
Verificar que se realiz el control sobre los elementos sobrantes que corresponden a un proceso contractual, para evitar el riesgo de su prdida.
de
Bienes. MAC
41
10
Firmar y archivar
el inventario
Descripcin
En esta actividad se pueden presentar 3 eventos:
Una vez cotejados los inventarios individuales con las existencias fsicas en
la dependencia, sin observaciones, se firma el inventario por el secretario de
despacho, el jefe de oficina, los empleados pblicos que tienen inventarios
bajo su responsabilidad, el empleado pblico delegado y el tcnico de almacn y/o ayudante de almacn segn corresponda.
Una copia del inventario queda en el archivo de gestin del almacn y la otra
copia queda en el archivo de gestin de la dependencia donde corresponda.
En el evento en que al cotejar los inventarios individuales con las existencias fsicas en la dependencia, resulten faltantes o sobrantes y por lo tanto haya lugar
a observaciones, se debe tambin firmar el inventario por los responsables.
En el evento en que los responsables de los inventarios no firmen el inventario se dejar la observacin haciendo la salvedad de que dichos elementos
quedarn bajo la responsabilidad de los secretarios de despacho, jefes de oficina o empleados pblicos que tienen inventarios bajo su responsabilidad.
Registro
Inventarios fsicos firmados y archivados.
Responsables
Secretarios de despacho o jefes de las oficinas asesora de jurdica y de planeacin y empleados pblicos que tengan bajo su responsabilidad inventarios, empleados pblicos delegados y tcnico administrativo de almacn
en lo que respecta a la firma de los inventarios.
Punto de Control
Verificar que los inventarios se encuentren firmados.
de
Bienes. MAC
42
11
Rendir inventarios al
retiro del servicio
Descripcin
Cuando un servidor pblico se retira del servicio por cualquier causa y que
tenga bajo su responsabilidad los inventarios de elementos devolutivos, deben rendir los respectivos inventarios al tcnico de almacn antes de separarse del empleo.
En el ltimo ao de gobierno de cada administracin, los secretarios de despacho y jefes de las oficinas asesoras de jurdica y planeacin, deben rendir
inventarios al almacn municipal el quince (15) de diciembre de ese ao.
En el evento en que los responsables no entreguen el inventario dentro de los
trminos establecidos, el tcnico de almacn dar aviso a Control Interno, y
har una verificacin del inventario individual con las existencias fsicas de
los elementos en la dependencia que corresponda, dejando las observaciones
pertinentes, en caso de presentarse faltantes, estos quedarn bajo la responsabilidad del servidor pblico que tena bajo su responsabilidad el inventario,
observaciones que deben ser trasladadas a la Contralora Departamental de
Casanare y a la Oficina de Control Interno, a su vez, registrar en el mdulo
de almacn lo correspondiente a faltantes conforme a lo sealado en los
pasos 4, 5 y 6 del presente procedimiento.
Registro
Inventario definitivo.
Responsables
Servidores pblicos.
Punto de Control
Verificar que el inventario sea rendido antes de la separacin del cargo del
servidor. pblico
de
Bienes. MAC
43
OBSERVACIONES
El factor crtico del xito del procedimiento radica en la verificacin de las existencias fsicas de los elementos devolutivos de cada dependencia con los inventarios individuales.
Elabor
Elabor
Ayudante
Reviso y Aprob

de
Bienes. MAC
44
P ROCESO

P ROCEDI M IENTO
Salidas de bienes del

A l m ac n M u n i c i pa l
Objetivo
Realizar en forma oportuna la entrega fsica de los bienes adquiridos por la Alcalda Municipal de Aguazul, conforme a los requerimientos de los secretarios de despacho, jefes de oficinas asesoras
de jurdica o de planeacin.
Alcance
El procedimiento inicia con el requerimiento o solicitud de pedido
hecho por las dependencias y termina con el comprobante de salida firmado.
Base Legal
Artculos 209 y 269 de la Constitucin Poltica, Ley 87 de 1993 y
Ley 734 de 2001.
46
Planear la entrega de
los bienes a las dependencias
Descripcin
Los secretarios de despacho, los jefes de las oficinas asesoras de jurdica y de
planeacin, comisario de familia e inspectora de polica y servidores pblicos
que tienen a cargo inventario (Corregidoras, tcnico administrativo archivo,
auxiliar administrativo de ganadera, profesional de sistemas) deben dentro
de los tres (3) primeros das hbiles de cada mes solicitar al almacn municipal a travs de formato pedido interno los bienes que requieran para el
funcionamiento y/o para cubrir las necesidades de la comunidad adquiridos
a travs de los procesos contractuales.
Con base en las solicitudes, los servidores pblicos del almacn programan
los bienes a entregar, dicha entrega se debe realizar dentro de los tres (3)
das hbiles siguientes al recibo de los requerimientos, previa verificacin de
la existencia.
N o t a 1 . Los requerimientos firmados por los responsables se deben escanear y enviarlos a travs de correo electrnico o a travs del medio fsico
al almacn municipal.
N o t a 2 . Los requerimientos se deben solicitar mensualmente, si pasados los tres (3) das hbiles la dependencia no solicita su pedido interno al
almacn se dar por entendido que no necesita en ese mes y por consiguiente el pedido se puede realizar en el mes siguiente.
Registro
Requerimientos firmados por los responsables.
Correo electrnico.
Responsables
Secretarios de despacho, jefes de oficinas asesora de jurdica y de planeacin, comisario de familia e inspectora de polica, en lo que respecta a la
firma de las solicitudes.
Auxiliares administrativos o secretarias en lo que respecta al diligenciamiento de los pedidos.
Pro c e d i m i e n t o : Sa l i d a s d e B i e n e s d e l A l m ac n M u n i c i pa l . M AC
47
Tcnico administrativo, ayudante del almacn en lo que respecta a la programacin de las salidas.
Punto de Control
Verificar que los requerimientos se hagan dentro del trmino establecido para
evitar el riesgo baja prestacin de los servicios.
Entregar los bienes y Generar el

comprobante de salida de los mismos
Descripcin
Se cotejan las existencias de los bienes en bodega de acuerdo a los requerimientos, descargando en el mdulo de almacn las bajas de los bienes, en las
cuales se identifican: el nmero del comprobante, fecha, dependencia, responsables, tem, unidades, cantidades, descripcin del elemento, valor unitario y
valor total y el ajuste al peso, registrando la salida definitiva de los bienes.
La salida de bienes se enva a PDF en el mdulo Almacn y a su vez, se enva
por correo electrnico institucional a la dependencia solicitante para la firma
del responsable.
El secretario de despacho o jefe de oficina, imprime en dos (2) copias la salida definitiva de los bienes, las firma y las enva al almacn municipal, una
vez, el almacenista tenga el acta firmada entregar los bienes, de no tener
la salida firmada el tcnico administrativo con funciones de almacenista se
abstendr de entregar los bienes.
Por lo anterior, el tcnico administrativo o ayudante del almacn har la
respectiva entrega previa verificacin de que el comprobante de salida est
firmado por el almacenista y por el responsable.
Registro
Mdulo de almacn.
Comprobante de salida suscrito por el secretario de despacho, jefe de oficina y el tcnico administrativo con funciones de Almacenista.
Responsables
Secretario de Despacho o jefes de oficina en lo que respecta a la firma del
comprobante de salida.
Tcnico administrativo con funciones de Almacenista.
Ayudante almacn.
48
Punto de Control
Verificar que los comprobantes de salida se encuentren firmados por los responsables de cada dependencia y el tcnico administrativo de Almacn.
Entregar los bienes adquiridos por la

administracin Municipal a terceros en
el marco de la Ley
Descripcin
En el evento de que los bienes adquiridos tengan un destino diferente a las
dependencias de la administracin municipal, es decir, aquellos bienes que
se adquieren para instituciones educativas o para los organismos de seguridad o para terceros en el marco de la Ley, se debe sealar en el comprobante
de salida el nombre del destinatario.
As mismo, el secretario de despacho o jefe de oficina que recibi los bienes
de almacn, conforme comprobante de salida de bienes, ser el responsable
de la entrega de los bienes a terceros, para el efecto, debe levantar acta de
entrega, donde se especifique como mnimo los siguientes aspectos:
Nmero y fecha del contrato o convenio por el cual el Municipio adquiri
los bienes.
Nmero del comprobante de entrada a Almacn.
Nmero del comprobante de salida de Almacn.
tem.
Unidad.
Cdigo del elemento dado en el comprobante de entrada.
Cantidad.
Descripcin del elemento (marca, especificaciones tcnicas, referencia y
dems datos que lo identifiquen).
Valor Unitario.
Valor del IVA.
Valor Total.
Ajuste al peso.
Nombre del tercero a quien se le efecta la entrega de bienes.
El acta de entrega a terceros en el marco de la ley, deber ser suscrita por el
secretario de despacho o jefe de oficina que recibi los bienes de almacn,
conforme comprobante de salida de bienes y por la persona que los recibe,
49
en el evento de tratarse el tercero en una persona jurdica, solo podr recibirlos el representante legal o apoderado de ste (para tal efecto, se debe anexar
los soportes respectivos).
El secretario de despacho o jefe de oficina que recibi los bienes de almacn,
conforme comprobante de salida de bienes, debe remitir el acta de entrega
de bienes a terceros, a efectos de que esta sea archivada en el almacn quien
la debe remitir a la oficina asesora jurdica para que esta sea archivada al
respectivo expediente contractual.
N o t a . En el evento en que el secretario de despacho o jefe de oficina que
recibi los bienes de almacn, conforme comprobante de salida de bienes,
no haya efectuado la entrega del acta de entrega de los bienes recibidos de
almacn a terceros, en un trmino de ocho (8) das despus de la salida de
los bienes de almacn, el tcnico administrativo que ejerce las funciones
de almacenista, debe requerir al secretario de despacho o jefe de oficina,
segn sea el caso, por escrito a efectos de que el acta de entrega a terceros
se allegue al almacn municipal para su archivo y control, de no allegarse
el acta a pesar de haberse requerido tres (3) veces, el tcnico debe informar
por escrito a la Secretara de Despacho de la Secretara General quien ejerce
funciones de control interno para que efecte el requerimiento del acta y
realice las acciones a que haya lugar.
Registro
Mdulo de almacn.
Comprobante de salida suscrito por el secretario de despacho, jefe de oficina y el tcnico administrativo con funciones de Almacenista.
Acta de entrega de bienes a terceros.
Responsables
Secretario de Despacho o jefes de oficina en lo que respecta a la suscripcin del acta de entrega a terceros y hacer firmar el acta por la persona
que recibe los bienes.
Tcnico administrativo con funciones de Almacenista.
Punto de Control
Verificar que el acta de entrega de bienes a terceros repose en el archivo de
gestin del almacn dentro del trmino establecido.
50
OBSERVACIONES
El factor crtico del xito del procedimiento radica en la firma por parte de los responsables
en el comprobante de salida de bienes.
Elabor
Elabor
Ayudante
Elabor
Reviso y Aprob
Yessica Giseth Inocencio Chaparro.
51
P ROCESO

P ROCEDI M IENTO
T r a s pa s o d e B i e n e s
De vo lu t i vo s E n t r e
Funcionarios
Objetivo
Realizar el traspaso de la responsabilidad de la custodia de los
bienes entre los servidores pblicos de la Alcalda Municipal de
Aguazul con su debida formalidad.
Alcance
Inicia cuando el secretario de despacho o jefe de oficina comunica
al Almacn la intencin de trasladar bienes devolutivos y finaliza
cuando se avala el traspaso mediante la firma del acta de traspaso
por las partes.
Base Legal
53
Comunicar la intencin
de trasladar los bienes
Descripcin
El secretario de despacho o jefe de la oficina asesora de jurdica o de planeacin, que requiera trasladar bienes muebles que se encuentran bajo su
responsabilidad y custodia conforme al inventario a otra dependencia, debe
comunicar por escrito mediante oficio y/o por va electrnica al tcnico administrativo del almacn su intencin de traslado de elementos devolutivos,
especificando las caractersticas propias del elemento tal como figuran en el
inventario individual.
N o t a . La solicitud debe estar firmada por los servidores pblicos responsables de los bienes (quien recibe y quien entrega).
Registro
Oficio.
Correo electrnico.
Responsables
Secretarios de despacho.
Jefes de la Oficina Asesora de Jurdica.
Jefe de oficina Asesora de Planeacin.
Servidores pblicos responsables de bienes
Punto de Control
Verificar que exista la comunicacin previa al traslado para evitar el riesgo
de que los bienes devolutivos se encuentren fuera de control por parte del
Almacn.
P r o c e d i m i e n t o : T r a s pa s o
de
Bi e n e s De vo l u t i vo s
entre
Funcionarios. MAC
54
Consultar si los bienes objeto de

traspaso corresponden a la dependencia
Descripcin
El tcnico administrativo de almacn conforme a la solicitud de traslado de
bienes hecha por el secretario de despacho o jefes de oficinas asesoras de jurdica o de Planeacin, verifica en el mdulo de almacn la existencia del(os)
bien(es) a trasladar y si estos corresponden al inventario de la dependencia
solicitante y hace el respectivo movimiento de traspaso de bienes entre funcionarios, conforme a las especificaciones.
N o t a . Cuando los bienes a trasladar dada su complejidad se debe solicitar el acompaamiento de los servidores pblicos de almacn.
Registro
Movimiento de traspaso de bienes devolutivos entre funcionarios en el
mdulo de almacn.
Responsables
Punto de Control
Verificar que se hizo el traspaso del bien y que este quede registrado en el
inventario del nuevo responsable.
de
entre
Funcionarios. MAC
55
Firmar
acta de traspaso
Descripcin
El tcnico administrativo de almacn una vez hecho el traspaso imprime el
acta de traspaso de bienes en tres (3) copias, hacindolas llegar a los responsables del traspaso para la correspondiente firma, dejando evidencia del
traspaso, es decir, quien entreg y quien recibi los bienes.
Una vez se firmen las actas se remite una copia a almacn para el archivo
de gestin.
Registro
Acta de traspaso de bienes firmada por las partes (quien recibe y quien
entrega).
Responsables
Jefes de la Oficina Asesora de Jurdica.
Jefe de oficina Asesora de Planeacin.
Servidores pblicos responsables de bienes.
Punto de Control
Verificar que las actas se encuentren firmadas por los servidores pblicos
que intervinieron con el fin de evitar el riesgo de perder el control sobre los
inventarios individuales y/o prdida del bien.
OBSERVACIONES
El factor crtico del xito del procedimiento radica en la comunicacin del traspaso de bienes y en la firma del acta de traspaso.
Elabor
Elabor
Ayudante
Reviso y Aprob

de
entre
Funcionarios. MAC
56
P ROCESO

P ROCEDI M IENTO
B a j a p o r T r a s pa s o
de Bienes a un
O rg a n i s m o P b l i c o
Objetivo
Traspasar bienes muebles servibles a una entidad pblica cuando
dichos bienes ya no los requiere la Alcalda municipal de Aguazul
para su servicio, por cuanto stos por mandato legal deben ser enajenados por contrato de venta.
Alcance
El procedimiento inicia con la solicitud de la entidad solicitante
al ordenador del gasto de la Alcalda y termina con el descargue
definitivo de los registros contables.
Base Legal
58
Recibir la solicitud
de traspaso
Descripcin
La entidad pblica interesada en recibir los bienes muebles servibles a ttulo
gratuito de la Alcalda Municipal de Aguazul, dirige una solicitud al Alcalde,
solicitando el traspaso o transferencia de los bienes que no se estn utilizando y que se encuentran en condiciones de seguir prestando un servicio
por uno o ms perodos, pero que la Alcalda Municipal de Aguazul no los
requiere para el normal desarrollo de sus actividades.
En la categora no utilizables se agrupan aquellos bienes que ya han cumplido con la funcin principal para la cual fueron adquiridos o que han perdido
utilidad para la entidad, siendo susceptibles nicamente de traspaso a otra
entidad pblica, aprovechamiento por desmantelamiento, venta, permuta o
dacin de pago.
Una vez recibida la solicitud en el rea de correspondencia, esta debe ser
remitida a la secretaria de Despacho de la Secretara General, para el trmite respectivo.
Registro
Solicitud de traspaso de la entidad solicitante.
Responsables
Representante legal de la entidad pblica solicitante en lo concerniente
a la solicitud.
Auxiliar administrativo de correspondencia en lo que respecta a la entrega
de la solicitud.
Punto de Control
Verificar que la solicitud sea allegada a la secretaria de despacho de la secretara general en forma oportuna.
Procedimiento: Baja
por
T r a s pa s o
de
Bienes
a un
Organismo Pblico. MAC
59
Verificar la existencia
y estado de los bienes
Descripcin
La secretaria de Despacho de la Secretara General, junto con el tcnico
administrativo de almacn, verifican la existencia y el estado en que se encuentran los bienes solicitados por la entidad pblica, y generan una relacin
pormenorizada detallando los bienes por agrupaciones de inventarios, con
las indicaciones de: descripcin, cantidad, costo histrico, saldo en libros,
proveedor, placa, serial, entidad aseguradora, entre otros.
N o t a 1 . Los bienes objeto de traspaso se entregarn en el estado en que
se encuentren, con los documentos que soporten la propiedad del bien por
parte del municipio.
N o t a 2 . Cuando se trate de bienes muebles que tienen destinacin especfica a manera de ejemplo, los adquiridos por el fondo de seguridad, se
requiere para su enajenacin por cualquier modalidad, autorizacin escrita
del fondo de seguridad, en la cual seale a travs de qu modalidad se enajenaran los bienes en caso de que haya lugar o su destino final.
Registro
Relacin detallada o pormenorizada de los bienes objeto de traspaso.
Responsables
Secretaria de Despacho de la secretara general.
Ayudante almacn.
Punto de Control
Verificar que se realice la relacin de los bienes en forma pormenorizada y
que puedan ser objeto de traspaso, con el fin de evitar el riesgo de hacer
transferencia de bienes que no sean de propiedad de la Alcalda.
Procedimiento: Baja
por
T r a s pa s o
de
Bienes
a un
60
Emitir concepto por parte del comit

administrador de bienes
Descripcin
La secretaria de despacho de la secretara general, cita al comit administrador de bienes, con el fin de que se estudie la solicitud y la relacin de bienes
muebles objeto de traspaso o transferencia.
El comit administrador de bienes, estudia la solicitud de traspaso de los
bienes hecha por la entidad pblica y la relacin pormenorizada presentada
por la secretara de despacho y el tcnico administrativo de almacn, para
emitir el concepto, indicando en l que los bienes relacionados no son necesarios y que no hay solicitud de compra de los mismos o justificando otras
circunstancias, el cual ser presentado ante el Seor Alcalde para su aprobacin o rechazo.
Registro
Acta de comit Administrador de Bienes.
Concepto del Comit Administrador de Bienes.
Responsables
Miembros del Comit administrador de bienes.
Punto de Control
Verificar que los bienes objeto de traspaso a otra entidad pblica no son ti-
les o necesarios para el desarrollo de las funciones de la Alcalda.
Estudiar la solicitud por

parte del Alcalde
Descripcin
El Alcalde estudia la solicitud hecha por la entidad pblica solicitante, aprobndola o rechazndola por escrito, con base en el concepto emitido por el
Comit Administrador de bienes.
Una vez se tenga la aprobacin o rechazo, la secretara de despacho de la
secretaria general, debe responder por escrito a la entidad solicitante, la
decisin tomada.
Procedimiento: Baja
por
T r a s pa s o
de
Bienes
a un
61
Registro
Comunicacin escrita dirigida al ordenador del gasto de la entidad solicitante en la se le informe que fue aprobada o rechazada su solicitud segn
el caso, firmada por el Alcalde.
Responsables
Secretaria de despacho de la secretara general en lo relacionado con la
proyeccin de la comunicacin.
Punto de Control
Elaborar Acto Administrativo que

autoriza el traspaso de bienes
Descripcin
La Secretaria de Despacho de la Secretara General proyecta el acto administrativo por el cual se autoriza el traspaso de bienes a la entidad pblica solicitante, para la firma del Seor Alcalde, en el cual se relacionen los bienes
muebles a traspasar con la descripcin de sus caractersticas.
Registro
Acto administrativo por el cual se autoriza el traspaso de bienes muebles
a la entidad solicitante.
Procedimiento: Baja
por
T r a s pa s o
de
Bienes
a un
62
Responsables
Secretaria de despacho de la secretara general en lo relacionado con la
proyeccin del acto administrativo.
Alcalde.
Punto de Control
Entregar los bienes a la

entidad pblica solicitante
Descripcin
La Secretaria de despacho de la secretara General enva al tcnico administrativo de almacn copia del Acto administrativo por el cual se autoriza el
traspaso de los bienes a la entidad pblica solicitante junto con:
Solicitud escrita de la entidad que requiere los bienes.
Relacin pormenorizada de los bienes.
Concepto expedido por el Comit Administrador de bienes, indicando que
los bienes relacionados no son necesarios y que no hay solicitud de compra de los mismos o justificando otras circunstancias.
El Tcnico Administrativo de Almacn con base en la anterior documentacin,
hace entrega de los bienes a la persona autorizada y designada por la entidad
solicitante, elaborando el acta de entrega de elementos y descargo definitivo
(baja de bienes) en el mdulo de almacn.
El acta debe ser firmada por la persona que recibe los bienes y por el tcnico
administrativo.
Registro
Acta de Entrega de los bienes firmada por las dos partes.
Baja definitiva Mdulo de almacn.
Responsables
Punto de Control
Verificar que los bienes entregados son los que corresponden conforme al
acto administrativo.
Procedimiento: Baja
por
T r a s pa s o
de
Bienes
a un
63
Realizar los
registros contables
Descripcin
Una vez hecho el descargo definitivo de los bienes en el mdulo de almacn,
el tcnico administrativo debe informar a contabilidad el retiro definitivo de
los bienes del inventario propiedad planta y equipo junto con la copia de los
documentos que soportan el descargue para el respectivo registro contable y
salida del patrimonio de la Alcalda Municipal de Aguazul.
Registro
Comunicacin enviada por el almacn a Contabilidad con sus soportes.
Responsables
Tcnico administrativo de almacn en lo que respecta al envo de la documentacin a contabilidad.
Contador en lo que respecta al registro contable.
Punto de Control
Verificar que los bienes se descarguen

definitivamente del inventario y de
contabilidad para tener un registro
contable actualizado, confiable y veraz
Descripcin
Una vez finalizado el procedimiento el tcnico administrativo de almacn
junto con el ayudante archivan la documentacin generada en el presente
procedimiento de acuerdo con la Ley general de Archivos.
Los documentos soportes de la destruccin de bienes deben ser guardados
en medio magntico en la base de datos de la Alcalda Municipal.
Registro
Cuentas de almacn.
Procedimiento: Baja
por
T r a s pa s o
de
Bienes
a un
64
Responsables
Punto de Control
archivos.
OBSERVACIONES
El factor crtico del xito del procedimiento radica en el concepto emitido por el comit
Elabor
Elabor
Ayudante
Reviso y Aprob

Procedimiento: Baja
por
T r a s pa s o
de
Bienes
a un
65
P ROCESO

P ROCEDI M IENTO
Baja de Bienes por

De s t ru c c i n D i r e c ta
Objetivo
Dar de baja los bienes muebles inservibles o que por su desgaste,
deterioro u obsolescencia requieran un mantenimiento que resulte
antieconmico para la entidad y que agotados los procedimientos
de enajenacin a ttulo gratuito entre entidades pblicas o enajenacin a titulo oneroso y que no es posible su enajenacin, por lo
tanto requieren ser destruidos.
Alcance
El procedimiento inicia con la relacin de bienes inservibles para
destruccin y termina con el retiro del registro contable.
Base Legal
67
Relacionar los bienes

inservibles para destruccin
Descripcin
El tcnico administrativo de almacn, una vez agotados los procedimientos
de enajenacin a ttulo gratuito entre entidades pblicas o enajenacin a
ttulo oneroso, realiza la relacin de bienes inservibles para destruccin, detallando su descripcin, cantidad, valor unitario, costo histrico totalizado
por grupo de inventarios, en razn a que no es posible su enajenacin.
Registro
Relacin de bienes inservibles objeto de destruccin.
Responsables
Punto de Control
Realizar inspeccin ocular a

los bienes objeto de destruccin
Descripcin
La secretara de despacho de la secretara general con el apoyo del tcnico
administrativo de almacn convoca al comit administrador de bienes, con
el fin de que ste efecte inspeccin ocular a los bienes considerados como
inservibles a destruir, as mismo, invita a la personera municipal, para que
acompae la inspeccin ocular y a un servidor pblico de control interno
de gestin.
El comit administrador de bienes, efecta la inspeccin ocular a los bienes
considerados como inservibles y elabora el acta de destruccin de bienes
relacionando los bienes e incluyendo la recomendacin sobre la forma en
que se deben destruir.
Procedimiento: Baja
de
Bienes
por
Destruccin Directa. MAC
68
Registro
Acta de inspeccin ocular motivada y con recomendaciones, firmada por
los miembros del comit y con la firma de los testigos personera municipal
o su delegado y servidor pblico de control interno.
Responsables
Punto de Control
Verificar que los bienes a destruir correspondan a bienes inservibles u obsoletos y que no es posible su enajenacin, para evitar el riesgo de acciones
administrativas futuras.
Autorizar la baja definitiva de los

bienes muebles inservibles a destruir
Descripcin
Con base en el acta de inspeccin ocular suscrita por los miembros del comit administrador de bienes, el Alcalde autoriza la baja definitiva de bienes
inservibles para la destruccin a travs de un acto administrativo que ser
proyectado por la secretara de despacho de la secretara general.
Registro
Acto administrativo por el cual se autoriza la baja definitiva de los bienes
inservibles para la destruccin.
Responsables
Secretara de despacho de la secretaria general en lo que respecta a la
elaboracin del acto administrativo.
Alcalde.
Punto de Control
Procedimiento: Baja
de
Bienes
por
69
Destruir los bienes dados

de baja para destruccin.
Descripcin
El tcnico administrativo de almacn junto con el ayudante y en presencia
de control interno de gestin y un funcionario de la personera, efecta la
destruccin de los elementos conforme a las recomendaciones del comit
administrador de bienes, elaborando el Acta de destruccin.
N o t a 1 . Los bienes destruidos deben ser retirados de la bodega y arrojarlos a la basura o destruirlos (incinerarlos), teniendo en cuenta las normas de
salubridad (espacio suficiente, bomberos, extintores, herramientas adecuadas,
entre otros), las cuales deben quedar consignadas en el acta de destruccin.
N o t a 2 . De lo anterior se debe dejar registro fotogrfico.
Registro
Acta de destruccin con la firma de los que intervinieron.
Responsables
Tcnico administrativo de Almacn.
Ayudante.
Servidor pblico de control interno.
Punto de Control
Verificar que los elementos fueron destruidos conforme a las recomendaciones del comit y a los relacionados en el acto administrativo que autoriz la
baja de bienes inservibles para destruccin.
Realizar la salida de elementos

devolutivos inservibles por
destruccin directa o Baja definitiva.
Descripcin
El tcnico de almacn, de acuerdo con el acta de destruccin de bienes inservibles, procede a realizar los descargos definitivos de los inventarios en el
mdulo almacn, y se genera la salida de elementos por destruccin directa.
Procedimiento: Baja
de
Bienes
por
70
Registro
Salida de elementos devolutivos por destruccin directa.
Responsables
Punto de Control
Realizar los
registros contables
Descripcin
Una vez hecho el descargo definitivo de los bienes en el mdulo de almacn,
el tcnico administrativo debe informar a contabilidad el retiro definitivo de
los bienes del inventario propiedad planta y equipo junto con la copia de los
documentos que soportan el descargue para el respectivo registro contable y
salida del patrimonio de la Alcalda Municipal de Aguazul.
Registro
Comunicacin enviada por el almacn a Contabilidad con sus soportes.
Responsables
Tcnico administrativo de almacn en lo que respecta al envo de la documentacin a contabilidad.
Contador en lo que respecta al registro contable.
Punto de Control
Verificar que los bienes se descarguen definitivamente del inventario y de
contabilidad para tener un registro contable actualizado, confiable y veraz.
Los activos se retiran afectando todas las cuentas contables que afecten a
ese activo y realizando el juego de inventarios para determinar si existe una
prdida por retiro de activos.
Procedimiento: Baja
de
Bienes
por
71
Archivar la documentacin fsica

y en medio magntico
Descripcin
Los documentos soportes de la destruccin de bienes deben ser guardados
en medio magntico en la base de datos de la Alcalda Municipal.
Registro
Cuentas de almacn.
Responsables
Punto de control
archivos.
OBSERVACIONES
El factor crtico del xito del procedimiento radica en el concepto emitido por el comit
Elabor
Elabor
Ayudante
Elabor
Reviso y Aprob
Yessica Giseth Inocencio Chaparro
Procedimiento: Baja
de
Bienes
por
72
P ROCESO

P ROCEDI M IENTO
Baja de Bienes en
C a s o s F o rt u i to s
Objetivo
Retirar del servicio los bienes servibles, que estando en servicio o
en bodega, por motivos de casos fortuitos tales como prdida, hurto
o dao accidental, no pueden seguir siendo utilizados por la Alcalda en los fines para los cuales fueron adquiridos.
Alcance
El procedimiento inicia con las diligencias administrativas por parte del responsable y termina con el archivo de la documentacin
segn corresponda.
Base Legal
74
Adelantar las diligencias

administrativas a que haya lugar
Descripcin
Los servidores pblicos responsables de los bienes en servicio y en bodega,
ante un caso fortuito por prdida, hurto o dao accidental, deben adelantar
una diligencia administrativa en su respectiva dependencia u oficina con el
fin de verificar que realmente el bien fue objeto de prdida, hurto o dao, mediante una inspeccin ocular en la respectiva dependencia, de la cual deber
levantar un acta con la presencia de un testigo, de lo cual debe reportar a la
Secretaria de despacho de la secretara general y al tcnico administrativo
del almacn municipal.
En caso de bienes perdidos y/o hurtados el responsable del bien procede a
presentar dentro de las 8 horas siguientes al conocimiento de los hechos,
una denuncia penal ante la autoridad competente, haciendo la descripcin
exacta del bien e indicando el valor del elemento registrado en el inventario
y enva a la Secretaria de despacho de la secretara general y al tcnico administrativo del Almacn el original de la Denuncia interpuesta por hurto o
perdida, con copia a Control Interno.
Registro
Acta de las diligencias administrativas.
Denuncia penal.
Comunicacin oficial.
Responsables
Punto de Control
Verificar que se realice las diligencias administrativas previas.
Procedimiento: Baja
de
Bienes
en
Ca s o s Fo r t u i t o s . M AC
75
Realizar la visita
de inspeccin ocular
Descripcin
En caso de bienes perdidos y/o hurtados o por dao accidental: El tcnico administrativo de almacn una vez reciba el original de la denuncia interpuesta
por hurto o prdida procede a realizar la visita de inspeccin ocular junto con
la oficina de control interno o quien haga sus veces a la dependencia o sitio
donde ocurri el hecho, de la cual se elaborar un acta de inspeccin ocular
por prdida, hurto o dao accidental del(os) bien(es) en la que se relacione
la fecha en la que el hecho tuvo lugar, circunstancias del caso, incluyendo
en ella la lista de bienes con los datos de inventario, la cantidad y el valor; y
se remite el caso a Control Interno Disciplinario para que realicen el seguimiento correspondiente.
En caso de dao accidental de un bien: Solicita concepto tcnico de un
especialista sobre el hecho ocurrido, el cual puede ser servidor pblico de
la Alcalda o externo a ella, vinculado a travs de contrato de prestacin
de servicios.
Registro
Acta de inspeccin ocular.
Concepto tcnico.
Comunicacin a control interno disciplinario.
Responsables
Secretaria de Despacho de la secretara general con funciones de control
interno.
Ayudante almacn.
Punto de Control
Verificar que se realice la inspeccin ocular para tener certeza de que los
bienes correspondan a los que se hizo la denuncia.
Procedimiento: Baja
de
Bienes
en
76
Informar a
la Aseguradora
Descripcin
La Secretaria de Despacho de la Secretara General junto con el Tcnico
administrativo de Almacn, deben informar de la prdida, hurto o dao accidental a la Compaa aseguradora, solicitando la reposicin (pago o indemnizacin) del bien o de los bienes.
Esta informacin debe estar acompaada de los documentos que soporten
la propiedad del bien, acta de diligencias administrativas, acta de inspeccin ocular, denuncio, copia de la pliza, y dems documentos que la
aseguradora solicite.
Registro
Comunicacin oficial dirigida a la compaa aseguradora con sus anexos.
Responsables
Secretaria de Despacho de la Secretara
General.
Tcnico administrativo del Almacn.
Punto de Control
Verificar que se dio aviso oportuno a la
Compaa aseguradora para evitar el riesgo
de no lograr la reposicin de los bienes.
Procedimiento: Baja
de
Bienes
en
77
Realizar el pago del bien

perdido, hurtado o daado
Descripcin
La compaa aseguradora realiza el pago del Bien perdido, hurtado o daado
accidentalmente consignando en la cuenta bancaria establecida por la Alcalda Municipal y remite el recibo de consignacin a la Secretara de Hacienda
del Municipio de Aguazul.
Registro
Consignacin.
Responsables
Compaa aseguradora.
Punto de Control
Recibir
la consignacin
Descripcin
La Secretara de Hacienda Municipal recibe la consignacin y verifica que
se haya efectuado el pago en su totalidad, hace un ingreso y da aviso al
almacn.
Registro
Consignacin.
Responsables
Auxiliar administrativo tesorera.
Punto de Control
Verificar que los valores consignados correspondan al valor asegurado.
Procedimiento: Baja
de
Bienes
en
78
Citar al comit
Descripcin
El tcnico administrativo de almacn cita al Comit Administrador de Bienes y
presenta el caso con los documentos que soportan el proceso (Actas, denuncio,
aviso a la aseguradora, ingreso del valor consignado por la aseguradora, entre
otros)para que autoricen la baja del(os) bien(es) relacionado(s).
Registro
Citacin.
Actas.
Denuncio.
Aviso a aseguradora.
Responsables
Punto de Control
Realizar reunin del comit

Descripcin
El comit se rene, analiza y evala los documentos del respectivo caso presentado por el tcnico administrativo de almacn.
El desarrollo de la reunin y sus conclusiones deben quedar consignadas en
un Acta en la cual se aprueba la baja de los bienes relacionados y que han
sido pagados por la Compaa de Seguros, con el fin de proyectar la resolucin por la cual se ordena la baja definitiva de los bienes, la cual ser suscrita
por el Alcalde.
La secretaria de despacho de la secretara general con base en el acta suscrita por los miembros del comit administrador de bienes, proyecta la resolucin por la cual se ordena la baja de los bienes descritos en el acta para la
firma del Alcalde.
Procedimiento: Baja
de
Bienes
en
79
Copia del acta y de la resolucin ser enviada al almacn municipal, para la

baja en el mdulo de almacn. V e r
paso
10.
Registro
Acta de comit.
Responsables
Punto de Control
Solicitar a la aseguradora
aclaracin del no pago
Descripcin
La Secretaria de despacho de la secretara general solicita a la Compaa de Seguros explicar, los motivos por los cuales no fue posible el pago
del(los) bien(es).
Una vez haya obtenido la respuesta de la aseguradora, cita al Comit administrador de bienes para presentar el caso con los siguientes documentos:
Comunicacin de la Compaa de Seguros del N o P a g o , Actas, denuncio,
aviso a la aseguradora de la Prdida o Dao Accidental de un Bien, para que
el comit apruebe la baja del(os) bien(es) relacionado(s).
Registro
Solicitud firmada por la Secretaria de Despacho de la Secretara General.
Responsables
Secretaria de Despacho de la Secretara General.
Punto de Control
Verificar que la aseguradora conteste dentro de los trminos legales
establecidos.
Procedimiento: Baja
de
Bienes
en
80
Realizar reunin del comit

Descripcin
El comit se rene, analiza y evala los documentos del respectivo caso presentado por la Secretaria de despacho junto con el tcnico de almacn.
El desarrollo de la reunin y sus conclusiones deben quedar consignadas
en un Acta en la cual se aprueba la baja de los bienes relacionados que NO
han sido pagados por la Compaa de Seguros, con el fin de proyectar la
resolucin por la cual se ordena la baja definitiva de los bienes, la cual ser
suscrita por el Alcalde.
La secretaria de despacho de la secretaria general con base en el acta suscrita por los miembros del comit administrador de bienes, proyecta la resolucin por la cual se ordena la baja de los bienes descritos en el acta para la
firma del Alcalde.
Copia del acta y de la resolucin ser enviada al almacn municipal, para la
baja en el mdulo de almacn.
Registro
Acta.
Responsables
Miembros del Comit Administrador de bienes.
Punto de Control
10
Realizar la baja definitiva

del mdulo de almacn
Descripcin
El tcnico administrativo del almacn recibe el Acta y la resolucin que
soportan la baja definitiva y procede a hacer los respectivos registros en el
mdulo de almacn, con el fin de descargar de los inventarios los bienes
objeto de la baja. Se enva copia de estos documentos a Contabilidad.
N o t a . Para los casos de Bienes daados accidentalmente y que pasan a denominarse Bienes Inservibles, el Comit Administrador de Bienes
Procedimiento: Baja
de
Bienes
en
81
solicitar al tcnico administrativo de almacn seguir el Procedimiento de

enajenacin de Bienes conforme al procedimiento establecido.
Registro
Baja de elementos devolutivos por hurto.
Reintegro del servicio a inservibles.
Responsables
Punto de Control
Verificar que los bienes dados de baja hayan sido retirados del sistema, para
evitar el riesgo de que estos sigan figurando en los activos de la alcalda.
11
Realizar los
registros contables
Descripcin
Con base en los documentos que soportan la baja de bienes en caso fortuito,
el tcnico administrativo de almacn, informar a contabilidad para que se
hagan los respectivos registros contables.
Los activos se retiran afectando todas las cuentas contables que afecten a
ese activo y realizando el juego de inventarios para determinar si existe una
prdida por retiro de activos o por el contrario se registra una valorizacin.
Registro
Retiro de los activos de contabilidad.
Responsables
Contadora.
Punto de Control
Verificar que los documentos soportes para el efectuar el registro o retiro
contable sean completos y confiables para evitar el riesgo de que se retiren
bienes que no correspondan.
Procedimiento: Baja
de
Bienes
en
82
12
Archivar
la documentacin
Descripcin
Registro
Documentos en archivo de Gestin.
Responsables
Ayudante de Almacn.
Punto de Control
Verificar que los documentos se archiven conforme a la Ley General de
Archivos.
OBSERVACIONES
El factor crtico del xito del procedimiento radica en la diligencia administrativa adelantada por el responsable de los bienes.
Elabor
Elabor
Ayudante
Reviso y Aprob

Procedimiento: Baja
de
Bienes
en
83
P ROCESO

P ROCEDI M IENTO
E n a je n ac i n d e
B i e n e s a T t u lo
G r at u i to e n t r e
Entidades Pblicas
Objetivo
Entregar los bienes muebles devolutivos que la administracin municipal no requiera para su funcionamiento a las entidades pblicas que los soliciten.
Alcance
Inicia con el acto administrativo de delegacin de las actividades
del proceso contractual que realizarn otros funcionarios y termina
con la salida de los bienes de la contabilidad pblica.
Base Legal
Decreto 734 de 2012. Artculos 3.7.6.1.
85
Delegar las actividades del

proceso contractual que realizarn
otros funcionarios
Descripcin
El Alcalde del Municipio de Aguazul, mediante acto administrativo delega
las actividades del proceso contractual que realizarn otros funcionarios del
nivel directivo y asesor de la planta globalizada de la Alcalda Municipal de
Aguazul, encargados de adelantar el procedimiento de enajenacin de los
bienes de propiedad de la Alcalda que por su desgaste, deterioro u obsolescencia no sean susceptibles de reparacin o adaptacin, requieran un
mantenimiento que resulte antieconmico para la Entidad, o no sean tiles
o adecuados para el servicio al cual hayan sido destinados, y no estn afectados por normas especiales.
El acto administrativo ser notificado a las partes, sin perder de vista que
conforme a la Ley 489 de 1998, ()
la autoridad delegante pueda en
cualquier tiempo reasumir la competencia y revisar los actos expedidos

por el delegatario, con sujecin a las disposiciones del
cioso
Cdigo Conten-
A d m i n i s t r a t i v o .
Registro
Decreto de delegacin.
Responsables
Alcalde.
Jefe de la Oficina Asesora Jurdica.
Punto de Control
Verificar que exista acto administrativo de delegacin para evitar el riesgo de
que el proceso sea adelantado por funcionarios que no tienen la competencia.
Procedimiento: Enajenacin
de
Bienes
Ttulo Gratuito
entre
Entidades Pblicas. MAC
86
Elaborar el listado de bienes muebles

objeto de baja.
Descripcin
El Tcnico administrativo del almacn municipal elabora el listado de los bienes muebles objeto de baja que por su desgaste, deterioro u obsolescencia no
sean susceptibles de reparacin o adaptacin, requieran un mantenimiento
que resulte antieconmico para la Entidad, o no sean tiles o adecuados para
el servicio al cual hayan sido destinados, y no estn afectados por normas
especiales, de acuerdo a la clasificacin del catlogo de inventarios del almacn municipal, es decir, la clasificacin se hace por grupo y por elemento.
N o t a 1 . Si dentro de los bienes muebles objeto de baja existen equipos
y mquinas de transporte se requiere verificar que estos se encuentren libres
de gravmenes y documentos legales al da.
N o t a 2 . Cuando se trate de bienes muebles que tienen destinacin especfica a manera de ejemplo, los adquiridos por el fondo de seguridad, se
requiere para su enajenacin por cualquier modalidad, autorizacin escrita
del fondo de seguridad, en la cual seale a travs de qu modalidad se enajenaran los bienes en caso de que haya lugar o su destino final.
Para mejor comprensin, se describen los diferentes conceptos relacionados
con las clases de baja de bienes muebles.
Baja de bienes servibles no utilizables.
Es la salida definitiva de aquellos bienes que se encuentran en condiciones
de seguir prestando un servicio por uno o ms periodos, pero que la entidad
no los requiere para el normal desarrollo de sus actividades o, que aunque
la entidad los requiera, por polticas econmicas, disposiciones administrativas, por eficiencia y optimizacin en la utilizacin de recursos, existe orden
expresa y motivada del Representante Legal o de autoridad competente para
darlos de baja.
Pa r m e t r o s pa r a d e t e r m i n a r c u a n d o u n b i e n n o e s
t i l pa r a l a e n t i d a d .
En la categora de bienes servibles no utilizables se agrupan aquellos bienes
que ya han cumplido con la funcin principal para la cual fueron adquiridos o
que han perdido utilidad para la entidad, siendo susceptibles nicamente de
traspaso o traslado a otra entidad, aprovechamiento por desmantelamiento,
venta, permuta o dacin en pago.
de
Bienes
Ttulo Gratuito
entre
87
Las razones por las cuales un bien se convierte en no til para la entidad, se
origina en una o varias de las siguientes circunstancias:
Bienes
tipificados
como
de prestar un servicio:
no
tiles
estando
en
condiciones
Son aquellos bienes que an estando en bue-
nas condiciones fsicas y tcnicas no son requeridos por la entidad para su

funcionamiento.
No
tiles por obsolescencia:
Son aquellos elementos que, aunque
se encuentran en buen estado fsico, mecnico y tcnico, han quedado

en desuso debido a los adelantos cientficos y tecnolgicos. Adems, sus
especificaciones tcnicas son insuficientes para el volumen, velocidad y
complejidad que la labor exige.
No
tiles
por
cambio
renovacin
de
equipos:
Son aquellos
elementos que ya no le son tiles a la entidad en razn de la implementacin

de nuevas polticas en materia de adquisiciones y que como consecuencia
de ello, quedan en existencia bienes, repuestos, accesorios y materiales que
no son compatibles con las nuevas marcas o modelos adquiridos, as se
encuentren en buen estado.
No
tiles por cambios institucionales:
Son, aquellos elementos
que han quedado fuera del servicio en razn de los cambios originados en el
cometido estatal de la entidad.
La
salida de bienes no tiles u obsoletos requiere autorizacin
expresa del
Alcalde
o del funcionario delegado para tal fin.
Baja de Bienes Inservibles.

Es la salida definitiva de aquellos bienes que no pueden ser reparados,
reconstruidos o mejorados tecnolgicamente debido a su mal estado fsico
o mecnico o que esa inversin resultara ineficiente y antieconmica para
la entidad.
Las razones por las cuales un bien se convierte en inservible, se origina en
una o varias de las siguientes circunstancias:
Inservibles
por dao total o parcial:
En este grupo se consideran
aquellos elementos que ante su dao o destruccin parcial o total, su reparacin o reconstruccin resulta en extremo onerosa para la entidad.
Inservibles
por deterioro histrico:
Son aquellos bienes que ya
han cumplido su ciclo de vida til, y debido a su desgaste, deterioro y mal

estado fsico originado por su uso, no le sirven a la entidad.
Inservibles
por
salubridad:
Son aquellos bienes que deben des-
truirse por motivos de vencimiento o riesgo de contaminacin, caso los

medicamentos o los alimentos. El mal estado en que se encuentran no los
de
Bienes
Ttulo Gratuito
entre
88
hace aptos para el uso o consumo y atentan contra la salud de personas o

animales y contra la conservacin del medio ambiente.
Registro
Listado de bienes muebles objeto de baja, clasificados conforme al
inventario.
Autorizacin del fondo de seguridad sobre el destino de los bienes muebles de su propiedad.
Responsables
Tcnico Administrativo Cdigo 367 Grado 03.
Ayudante Cdigo472 Grado 03.
Miembros del fondo de seguridad.
Punto de Control
Verifique que la relacin contenga la totalidad de los bienes sujetos a baja, para
evitar el riesgo de mantener en stock de bienes no utilizables por la entidad.
Solicitar concepto tcnico de los bienes

muebles objeto de baja
Descripcin
La Secretaria de Despacho de la Secretara General junto con el tcnico
administrativo de Almacn, solicitar a la dependencia competente un concepto tcnico sobre los bienesmuebles que van a ser objeto de baja a los que
haya lugar, el cual debe contener como mnimo la siguiente informacin:
Razones por las cuales el bien mueble o bienes muebles se consideran objeto
de bajay la conveniencia para darlos de baja.
El Tcnico administrativo de Almacn, con base en los conceptos tcnicos
rendir un informe a la Secretaria de Despacho de la Secretara General,
sobre los bienes muebles cuyo estado justifique adelantar un trmite de baja
definitiva de los inventarios de la entidad, el cual debe estar soportado con
los conceptos tcnicos segn corresponda.
Este informe relacionar los bienes por agrupacin de inventarios, especificando placa (No. identificacin del elemento), Nombre del elemento, descripcin,
serie, estado, valor total, tal como figuren en el software SYSMAN mdulo
Almacn, as como cualquier otro dato que contribuya a su identificacin.
de
Bienes
Ttulo Gratuito
entre
89
N o t a . En el evento en que el concepto tcnico del bien mueble objeto de

baja requiera de personal especializado y que ningn servidor pblico pueda
conceptuar tcnicamente sobre el estado del bien, se solicitar concepto
tcnico a un particular especializado en el tema.
Registro
Conceptos tcnicos.
Informe.
Responsables
Servidores pblicos de las dependencias que emiten el concepto tcnico
y/o particulares idneos en cada materia a que haya lugar segn el bien
mueble objeto de baja.
Punto de Control
Verificar que los bienes muebles objeto de baja contengan el concepto tcnico respectivo que soporte la baja del bien o bienes para evitar el riesgo de
dar de baja elementos necesarios para la entidad.
Poner a disposicin de las dependencias

los bienes muebles objeto de baja
Descripcin
La Secretaria de Despacho de la secretaria general junto con el tcnico administrativo del almacn municipal, elaborar, consolidar y pondrn a disposicin de los responsables de las dems dependencias, la informacin de los
bienes muebles objeto debaja que podran ser utilizados total o parcialmente
en otras dependencias, para que haganlas correspondientes solicitudes de
traspaso y salida al servicio de los bienes muebles, segn corresponda.
Las dependencias tienen un trmino para dar respuesta dentro de los cinco
(5) das siguientes al recibo de la comunicacin, vencidos los cuales en el
evento de no pronunciarse se entiende que no requieren los elementos.
Registro
Listado de bienes.
Comunicacin.
de
Bienes
Ttulo Gratuito
entre
90
Responsables
Secretario de despacho Secretaria General.
Punto de Control
Verificar que los bienes muebles sujetos de baja fueron puestos a disposicin
de las dependencias para evitar el riesgo que den de baja elementos que
puedan ponerse al servicio de las dependencias.
Emitir concepto por parte del

Comit Administrador de bienes
Descripcin
El tcnico administrativo del almacn en calidad de secretario tcnico del
Comit Administrador de bienes cita a reunin de comit, con el fin de presentar el informe sobre los bienes muebles objeto de baja.
El Comit estudiar y evaluar el informe yla Secretaria de despacho de la
Secretara General, programar visita para que el Comit inspeccione el lugar
donde se encuentran los bienes, con el fin de corroborar la existencia de los
mismos de la cual se levantar un Acta de Baja en la que conste el inventario
de los bienes muebles que a juicio del Comit ameriten enajenarse y darse
de baja.
N o t a . El informe de los bienes debe estar acompaado de los conceptos
tcnicos respectivos cuando haya lugar a ellos y registros fotogrficos.
de
Bienes
Ttulo Gratuito
entre
91
Registro
Acta suscrita por los integrantes del comit evaluador.
Responsables
Integrantes del Comit Evaluador.
Tcnico administrativo del almacn en lo pertinente al informe.
Punto de Control
Realizar
inventario de bienes
Descripcin
Con base en el acta de baja suscrita por los miembros del comit Administrador de bienes, la secretaria de despacho de la secretara general conjuntamente con el tcnico administrativo proyecta el acto administrativo motivado que contenga el inventario por el cual se ofrece a ttulo gratuito entre
entidades pblicas los bienes muebles objeto de la baja, para la firma del
seor Alcalde.
El acto administrativo debe publicarse en la pgina web de la Alcalda Municipal
w w w. a g u a z u l - c a s a n a r e . g o v. c o .
Registro
Acto administrativo.
Publicacin el portal web
w w w. a g u a z u l - c a s a n a r e . g o v. c o .
Responsables
Alcalde.
Secretaria de Despacho de la Secretara General.
Profesional universitario de Sistemas.
Punto de Control
Verificar que el acto administrativo est publicado en la pgina web, para el
evitar el riesgo de la no terminacin del procedimiento conforme a lo establecido en el decreto 734 de 2012.
de
Bienes
Ttulo Gratuito
entre
92
Ofrecer a ttulo gratuito los bienes

muebles a otras entidades pblicas
Descripcin
Una vez publicado el acto administrativo que contiene el inventario de bienes
muebles objeto de baja, la(s) entidad(es) interesada(s) en la adquisicin de
estos bienes por enajenacin a titulo gratuito deber(n) manifestarlo por escrito dentro de los treinta (30) das calendario contados a partir de la fecha
de publicacin del inventario, en dicha manifestacin la entidad sealar la
necesidad del bien(es) para el cumplimiento de sus funciones y las razones
que justifican la solicitud.
Se deber llevar un cuadro de control de las manifestaciones de inters, donde se plasme el nombre de la entidad, la fecha y hora de la manifestacin
de inters.
En el evento de existir dos (2) o ms manifestaciones de inters de diferentes
entidades por uno o varios bienes muebles, se entregar a aquella que hubiere manifestado primero su inters.
Registro
Cuadro de control de las manifestaciones de inters.
Responsables
Punto de Control
Designar la entidad a la cual se

entregarn los bienes y suscribir
el acta de entrega
Descripcin
Una vez designada la(s) entidad(es) a la cual(es) se le entregaran los bienes,
se realizar un acta de entrega, la cual debe estar suscrita por los representantes legales de las entidades involucradas.
de
Bienes
Ttulo Gratuito
entre
93
Registro
Acta de entrega.
Responsables
Representantes legales de la entidad que entrega (Alcalde) y la entidad
que recibe.
Punto de Control
Realizar la entrega
material de los bienes
Descripcin
En un trmino no mayor a treinta (30) das calendario contados a partir de
la suscripcin del acta de entrega, se har la entrega material de los bienes
a la(s) entidad(es).
Registro
Acta de entrega y recibo a satisfaccin de los bienes.
Responsables
Tcnico Administrativo Almacn.
Ayudante.
Punto de Control
10
Realizar la baja definitiva de los

bienes entregados a titulo gratuito
a las entidades pblicas
Descripcin
Una vez entregados los bienes muebles a titulo gratuito a las entidades pblicas, con base en las actas de entrega suscritas por los representantes
legales de las entidades que entrega y que recibe (Alcalde y Representante
legal de la entidad pblica interesada), el tcnico administrativo de Almacn
de
Bienes
Ttulo Gratuito
entre
94
municipal realiza los registros de la(s) baja(s) definitiva(s) en el software

SYSMAN mdulo Almacn, con el fin de descargarlos del inventario.
Registro
Comprobante de baja definitiva.
Responsables
Punto de Control
Verificar que las bajas se realicen en su totalidad para evitar el riesgo de que
figuren elementos en los inventarios que ya fueron entregados a titulo gratuito a otras entidades pblicas.
11
Realizar los
registros contables
Descripcin
El tcnico administrativo de almacn allegar los documentos soportes de
la venta o enajenacin a ttulo gratuito a contabilidad para que verificada la
informacin se realice el respectivo registro contable.
Registro
Comprobante de contabilidad.
Responsables
Contadora.
Punto de Control
Verificar que los documentos soportes sean idneos, completos y confiables
para evitar el riesgo de retirar del inventario bienes que no corresponden.
de
Bienes
Ttulo Gratuito
entre
95
OBSERVACIONES
El factor crtico del xito del procedimiento radica en la publicacin del acto administrativo
de ofrecimiento a entidades pblicas.
Elabor
Elabor
Ayudante
Reviso y Aprob

de
Bienes
Ttulo Gratuito
entre
96
P ROCESO

P ROCEDI M IENTO
E n a je n ac i n d e B i e n e s
a T t u lo O n e ro s o
Objetivo
Dar de baja bienes inservibles u obsoletos o que la Administracin
municipal ni requiera para el servicio a travs de promotores, banqueros de inversin, martillos, bolsa de bienes, entre otros, con el
fin de obtener una retribucin econmica por la venta y depurar
los inventarios.
Alcance
Inicia con el acto administrativo de delegacin de las actividades
del proceso contractual que realizarn otros funcionarios y termina
con la salida de los bienes de la contabilidad pblica.
Base Legal
Decreto 734 de 2012. Artculos 3.7.6.2.
98
Delegar las actividades

del proceso contractual que
realizarn otros funcionarios
Descripcin
El Alcalde del Municipio de Aguazul, mediante acto administrativo delega
las actividades del proceso contractual que realizarn otros funcionarios del
nivel directivo y asesor de la planta globalizada de la Alcalda Municipal de
Aguazul, encargados de adelantar el procedimiento de enajenacin de los
bienes de propiedad de la Alcalda que por su desgaste, deterioro u obsolescencia no sean susceptibles de reparacin o adaptacin, requieran un
mantenimiento que resulte antieconmico para la Entidad, o no sean tiles
o adecuados para el servicio al cual hayan sido destinados, y no estn afectados por normas especiales.
El acto administrativo ser notificado a las partes, sin perder de vista que conforme a la Ley 489 de 1998, () la autoridad delegante pueda en cualquier
tiempo reasumir la competencia y revisar los actos expedidos por el delegatario, con sujecin a las disposiciones del Cdigo Contencioso Administrativo.
Registro
Decreto de delegacin.
Responsables
Alcalde.
Jefe de la Oficina Asesora Jurdica.
Punto de Control
Verificar que exista acto administrativo de delegacin para evitar el riesgo de
que el proceso sea adelantado por funcionarios que no tienen la competencia.
P r o c e d i m i e n t o : E n a j e n a c i n d e B i e n e s a T t u l o O n e r o s o . M A C
99
Elaborar el listado de Bienes Muebles

objeto de Baja a titulo oneroso
Descripcin
El Tcnico administrativo del almacn municipal una vez realizado el proceso
de baja de bienes a titulo gratuito entre entidades pblicas, elabora el listado
de bienes muebles objeto de baja para ser enajenados a ttulo oneroso, a
travs de promotores, banqueros de inversin, martillos, entre otros, dicha
relacin contiene el listado de los bienes muebles que no fueron adquiridos
por las entidad pblicas.
La relacin de los bienes estar soportada con los respectivos conceptos
tcnicos de los bienes muebles que requieran del mismo.
Registro
Listado de bienes muebles objeto de baja, clasificados conforme al
inventario.
Responsables
Tcnico Administrativo Cdigo 367 Grado 03.
Ayudante Cdigo472 Grado 03.
Punto de Control
Verifique que la relacin contenga la totalidad de los bienes sujetos a baja, para
evitar el riesgo de mantener en stock de bienes no utilizables por la entidad.
Emitir concepto por parte del

Comit Administrador de bienes
Descripcin
El tcnico administrativo del almacn en calidad de secretario tcnico del Comit administrador de bienes cita a reunin de comit, con el fin de presentar
el informe sobre los bienes muebles objeto de baja a titulo oneroso, el cual
contendr: clasificacin de los bienes por agrupacin de inventarios de acuerdo al catlogo del mdulo de almacn del software SYSMAN, especificando
placa (No. identificacin del elemento), Nombre del elemento, descripcin,
serie, estado, valor total, tal como figuren en el software SYSMAN mdulo
Almacn, as como cualquier otro dato que contribuya a su identificacin.
100
El Comit administrador de bienes estudiar y evaluar el informe y proyectar un Acta de Baja en la que conste el inventario de los bienes muebles que a
juicio del Comit ameriten enajenarse y darse de baja a titulo oneroso.
N o t a . El informe de los bienes debe estar acompaado de los conceptos
tcnicos respectivos cuando haya lugar a ellos y registros fotogrficos.
El
acta de baja:
es el documento soporte necesario que ser suscrito por
el comit Administrador de bienes para que el Alcalde autorice mediante un

Acto administrativo, resolucin de baja, el destino final que debe drsele a
los bienes tipificados como inservibles.
El acta de baja estar motivada y basada en los argumentos recogidos y presentados por el Tcnico Administrativo del Almacn y el perito en caso que
se requiera y en ella quedar sugerido el mecanismo o figura a travs de la
cual se realizar la venta.
Registro
Acta suscrita por los integrantes del comit evaluador.
Responsables
Integrantes del Comit Evaluador.
Tcnico administrativo del almacn en lo pertinente al informe.
Punto de Control
Elaborar el acto administrativo

de baja de bienes muebles
Descripcin
La secretaria de Despacho de la Secretaria General proyecta el acto administrativo de baja de bienes muebles a ttulo oneroso con base en el acta de
baja, para la firma del Alcalde.
La Resolucin de baja es el acto administrativo a travs del cual se autoriza dar
salida definitiva a los bienes inservibles dados de baja del Almacn y del Patrimonio de la Entidad; y donde se define el destino final que debe drseles.
Basado en la resolucin que define el destino final, acta y dems documentos
soportes que reglamentan el proceso, el responsable del Almacn y/o Bodega
procede a ejecutar el proceso para lograr el destino final autorizado.
101
El acto administrativo se debe publicar en la pgina web de la Alcalda www.

aguazul-casanare.gov.co.
Registro
Acto administrativo B a j a
de bienes muebles.
Responsables
Punto de Control
Realizar el proceso de seleccin

de Promotores, Banqueros de
Inversin, Martillos, u otros
Profesionales Idneos
Descripcin
La Alcalda seleccionar a los Promotores, Banqueros de Inversin, Martillos,
u otros Profesionales Idneos, teniendo en cuenta que debern tener como
actividad comercial u objeto social de la promocin de enajenacin especializada de bienes muebles, ya sea por su categora, clase o naturaleza o por la
experiencia en manejo de ventas masivas de bienes.
Para la seleccin de los promotores, se har a travs de la modalidad de seleccin abreviada de menor cuantia de que trata la Ley 1150 de 2007.
El pliego respectivo sealar las condiciones que la entidad haya establecido
y se consideren necesarias para la correcta y adecuada seleccin del contratista, as como las del contrato a celebrar con este y, en todo caso, se debern
incluir en el mismo, las condiciones y calidades de orden legal, financiero y
tcnico respectivas.
La remuneracin del intermediario ser objeto de ponderacin en la evaluacin de las ofertas para seleccionar el promotor inmobiliario, banqueros de
inversin, martillos, o profesional idneo.
N o t a 1 . Cuando se trate de bienes muebles sujetos a registro (vehculos
de motor, maquinaria industrial, bienes de equipo, entre otros), se entender
perfeccionada la venta una vez haya surtido dicho trmite.
N o t a 2 . Para aquellos que no se encuentren sometidos a registro la
enajenacin se perfeccionar con la entrega material.
102
N o t a 3 . En caso de que no sea posible la entrega material de alguno de

los bienes objeto de venta, y esta situacin sea aceptada por el oferente adjudicado, la entrega se surtir con la suscripcin del contrato de compraventa,
en el cual deber constar dicha situacin.
Registro
Estudio previo.
Procedimiento seleccin abreviada de menor cuanta.
Responsables
Secretara de despacho.
Secretaria General en lo que respecta a la etapa precontractual.
Punto de Control
Realizar la baja definitiva

de los bienes entregados a titulo
gratuito a las entidades pblicas
Descripcin
Una vez se haya realizado la venta a titulo oneroso, con base en el acta de adjudicacin y dems documentos que soporten la venta, el tcnico administrativo
de Almacn municipal realiza los registros de la(s) baja(s) definitiva(s) en el
software SYSMAN mdulo Almacn, con el fin de descargarlos del inventario.
Registro
Comprobante de baja definitiva.
Responsables
Punto de Control
Verificar que las bajas se realicen en su totalidad para evitar el riesgo de que
figuren elementos en los inventarios que ya fueron vendidos.
103
Realizar los
registros contables
Descripcin
El tcnico administrativo de almacn allegar los documentos soportes de
la venta o enajenacin a ttulo gratuito a contabilidad para que verificada la
informacin se realice el respectivo registro contable.
Registro
Comprobante de contabilidad.
Responsables
Contadora.
Punto de Control
Verificar que los documentos soportes sean idneos, completos y confiables
para evitar el riesgo de retirar del inventario bienes que no corresponden.
OBSERVACIONES
El factor crtico del xito del procedimiento radica en el concepto del Comit Administrador
de bienes.
Elabor
Elabor
Ayudante
Reviso y Aprob

104
Tabla de
Contenidos
Proceso de Gestin de la Informacin
1 . C o m u n i c a c i o n e s O f i c i a l e s .
F l u j o g r a m a . Comunicaciones Oficiales. MAC
2
16
2 . P e t i c i o n e s , Q u e j a s , R e c l a m o s , S o l i c i t u d e s y S u g e r e n c i a s . 17
F l u j o g r a m a . Peticiones, Quejas, Reclamos, Solicitudes y Sugerencias.
3 . E v a l u a c i n d e l S e r v i c i o .
F l u j o g r a m a . Evaluacin del Servicio. MAC
26
27
36
P ROCESO
Gestin de la Informacin
P ROCEDIMIENTO
C o m u n i c ac i o n e s
Oficiales
CDIGO: A-GI-P-01 * VERSIN: 02 * APROBACIN: Resolucin #531 del 9 Agosto de 2013.
Objetivo
Administrar las comunicaciones oficiales recibidas y producidas
en desarrollo de las funciones legalmente asignadas a la Alcalda
Municipal de Aguazul, mediante la recepcin, registro, distribucin, control y seguimiento garantizando la transparencia de la
actuacin administrativa.
Alcance
El procedimiento inicia con la produccin documental y termina
con la disposicin final.
Base Legal
Acuerdo No. 060 del 30 de Octubre de 2001 del Archivo General
de la Nacin.
Realizar la
produccin documental
Descripcin
Elaborar los documentos aplicando tabla de retencin documental y los formatos que se adopten para el efecto.
Registro
Documentos elaborados.
Responsables
Jefes de oficina.
Profesionales universitarios, tcnicos administrativos, secretarias, secretaria Ejecutiva y auxiliares administrativos.
Punto de Control
Verificar que los documentos producidos tengan la Tabla de Retencin Docu-
mental adoptada en la entidad.
Recepcionar las comunicaciones

Oficiales Recibidas
Descripcin
Las comunicaciones oficiales que ingresen a la Alcalda Municipal a travs de
los operadores de correo (mensajera), o de manera personal o va fax, o correo
electrnico, se deben recibir verificando que los anexos establecidos en la comunicacin oficial estn adjuntos y correspondan a lo anunciado (documentos,
folios, cds, revistas, folletos ,etc.), as mismo, se debe verificar la competencia,
los anexos, el destino y los datos de origen del ciudadano o entidad que las
remite, direccin donde se deba enviar respuesta y asunto correspondiente, si
es competencia de la Alcalda se proceder a la radicacin del mismo.
N o t a 1 . Las comunicaciones que lleguen a los correos electrnicos institucionales automticamente son enviadas a correspondencia con el fin que
sea radicado correspondiente.
P r o c e d i m i e n t o : C o m u n i c a c i o n e s O f i c i a l e s . MAC
N o t a 2 . Cuando una comunicacin no est firmada ni presente el nombre del responsable o responsables de su contenido, se considerar annima
y deber ser remitida sin radicar, a la oficina de su competencia, donde se
determinarn las acciones a seguir.
Registro
Documentos elaborados.
Observacin en el Modulo Administracin de documentos del software
SYSMAN y en el documento que se recibe y en el que se entrega al interesado, si los anexos enunciados no corresponden a lo sealado en la
comunicacin.
Responsables
Personal contratado para el apoyo de la correspondencia.
Punto de Control
En el evento de que los documentos anexos no correspondan a lo enunciado,
se debe verificar que sta observacin est registrada tanto en el software
como en el documento.
Radicar las
comunicaciones oficiales recibidas
Descripcin
Radicar en el documento original y en las copias si hay lugar, el Nmero del
consecutivo de radicacin, la fecha y la hora de recibido en estricto orden
de recepcin de los documentos y el nombre de la persona que recibe, entregando al usuario copia del documento radicado con el sello de recibido
debidamente diligenciado.
Una vez radicadas las comunicaciones se deben escanear con sus anexos los
cuales deben ser guardados en mdulo Administracin de documentos.
N o t a . El sello se utilizara mientras se adquiera la impresora CEBRA para
la impresin de los stickers.
Registro
Documento con sello de recibido y el Nmero de consecutivo.
El registro del escaneado queda guardado en el Mdulo Administracin de
documentos la base de datos de SYSMAN.
Responsables
Punto de Control
Verificar que el sello se encuentre diligenciado con fecha, hora de radicacin y nombre de quien recibe.
Verificar que el sello de recibido en el documento entregado por el tercero
tenga las observaciones respectivas en el evento en que exista.
Verificar que los documentos escaneados, se encuentren en la base de
datos y que correspondan al documento respectivo.
Clasificar y direccionar las

Descripcin
Se debe clasificar y direccionar en el Modulo Administracin de documentos del software SYSMAN las comunicaciones oficiales externas que ingresen a la Alcalda a la dependencia competente.
Las comunicaciones oficiales que ingresen a la Alcalda deben ser registradas
en el mdulo Administracin de Documentos del software SYSMAN, y se
deben direccionar a las dependencias competentes para su respuesta o tramite, excepto, las relacionadas con Entidades de Control (Contralora General
de la Repblica, Contadura General de la Nacin, Procuradura General de la
Repblica, Fiscala General de la Nacin, Ministerios, DNP, entidades territoriales (dptos. y municipios) entidades descentralizadas y derechos de peticin,
Archivo General de la Nacin, Departamentos administrativos y superintendencias, Corporinoquia) los cuales sern direccionados a la secretaria privada.
Se debe dejar constancia por escrito cuando se presenten errores en la radicacin y se anulen los nmeros.
As mismo, se debe generar la planilla de las comunicaciones oficiales recibidas del modulo Administrador de documentos por fechas en la cual se
registre el nmero de radicado, nmero y fecha del documento, referencia a
quien se le tramitara y anexos.
Registro
La clasificacin y direccionamiento de las comunicaciones queda guardado
en la base de datos de SYSMAN Mdulo Administracin de documentos.
El registro de las constancias queda guardado en la base de datos de SYSMAN, en el campo de observaciones del respectivo mdulo.
Responsables
Secretario de despacho- Secretaria Privada en lo relacionado con las comunicaciones oficiales provenientes de los organismos de control.
Punto de Control
Verificar que las comunicaciones oficiales, se encuentren direccionadas a
la dependencia competente.
Verificar que las comunicaciones oficiales, se encuentren en la base de
datos y que correspondan al documento respectivo o en los correos elec-
trnicos institucionales.
Entregar a las dependencias

destinatarias las comunicaciones
oficiales recibidas
Descripcin
Entregar a las dependencias destinarias todos los das a las 8 a.m. las comunicaciones recibidas en la tarde del da anterior y a las 4:00 de la tarde las
comunicaciones recibidas en el mismo da.
N o t a . En caso de radicarse una comunicacin proveniente de un despacho de la Contralora General de la Repblica, Procuradura General de la
Nacin, Fiscala General de la Nacin, Juzgados, Tribunal Administrativo de
Casanare, Tribunal Superior del Distrito Judicial de Casanare o relacionado
con un proceso de seleccin de contratacin u otro documento que amerite
la entrega inmediata, deber radicarse en la dependencia a que corresponda,
una vez stos sean recibidos por el rea de correspondencia.
Registro
Planilla impresa generada por el software administrador de documentos,
con firma de recibido.
Responsables
Punto de Control
Verificar que las comunicaciones oficiales fueron registradas en el Mdulo
Administrador de Documentos.
Entregar las comunicaciones oficiales

radicadas en la Secretaria Privada
Descripcin
Las comunicaciones oficiales radicadas en la secretaria privada, una vez revisadas y direccionadas, el medio fsico de las mismas se le entregara a la
persona contratada para la ventanilla de correspondencia o nica cuando se
implemente, a efectos de que esta persona las radique a las dependencias
competentes para su respuesta, excepto aquellas que la respuesta involucra
a mas de una dependencia, en este caso, el secretario privado deber informar a la persona contratada para la recepcin de los documentos a efectos
de que a travs de ella se remitan en medio electrnico a travs del modulo
administracin de documentos.
N o t a . En los eventos en que la respuesta de un documento involucra a
ms de una dependencia, el secretario de despacho de la Secretara Privada deber direccionarlo a las dependencias correspondientes a travs de la
carpeta que se cree para el efecto denominada GESTIN DOCUMENTAL en
APOLO, en el cual se realizaran los requerimientos como soporte de respuesta a los mismos.
Registro
Registro en el modulo administrador de documentos.
Responsables
Secretario de despacho Secretara Privada.
Punto de Control
Firma de recibido de las comunicaciones por parte de quien recibe en la
dependencia.
Dar respuesta
a las comunicaciones oficiales
Descripcin
Dar respuesta oportuna y completa a las comunicaciones oficiales direccionadas a la dependencia, en original y copia, y en el mdulo Administracin
de documentos se registra la respuesta.
Registro
Documento respondido.
Responsables
Jefes de oficina.
Profesionales universitarios, tcnicos administrativos, secretarias, secretaria Ejecutiva y auxiliares administrativos.
Punto de Control
Sistema de informacin ADMINISTRACIN DE DOCUMENTOS.
Enviar las
respuestas de las comunicaciones
Descripcin
La respuesta a las comunicaciones oficiales y sus anexos se deben escanear,
el registro del escaneado queda guardado en el modulo Administracin de
documentos.
Enviar la respuesta a las comunicaciones al destinatario, entregndola a travs del mensajero o por correo certificado o por correo electrnico segn sea
el caso.
N o t a . En el evento en que las comunicaciones cuyo origen sea el municipio de Yopal, se entregarn a ventanilla de correspondencia, para ser entregadas por el auxiliar administrativo con funciones de mensajero.
Registro
Correo electrnico del destinatario y/o gua de envo de la mensajera y/o
recibido personal.
El registro del escaneado queda guardado en el modulo.
Responsables
Tcnicos administrativos, secretarias, secretaria Ejecutiva y auxiliares administrativos, conforme la asignacin de la funcin.
Punto de Control
Verificar que el documento se haya remitido a la direccin o correo del
destinatario.
En el evento de haberse enviado por correo electrnico, debe verificar que

ste se haya enviado correctamente.
Verificar que los documentos escaneados, se encuentren en el mdulo Admi-
nistracin de Documentos y que correspondan al documento respectivo.
Realizar seguimiento a las

Descripcin
Realizar seguimiento mensual a las comunicaciones registradas en el mdulo
de administracin de documentos con el fin de verificar y requerir (ste
ltimo si hay lugar a ello) que las respuestas se hayan dado oportunamente
y de manera completa.
El seguimiento se har a travs de la carpeta compartida (Gestin documental)
del servidor APOLO, en la cual se harn los requerimientos para su respuesta.
Registro
Informe de control interno.
Responsables
Profesional contratado para apoyar el control interno.
Punto de Control
Verificar que las comunicaciones oficiales, se hayan contestado oportuna-
10
mente y de manera completa, de lo contrario efectuar requerimientos.
Recibir las comunicaciones

oficiales de las dependencias
Descripcin
Recibir los documentos producidos por las dependencias en original y copia,
codificados segn las tablas de retencin documental, junto a la direccin
se debe escribir el cdigo postal a que corresponda, asunto o referencia,
verificando que los anexos sealados en la comunicacin oficial estn adjuntos, as mismo, el nmero de copias establecidas en el documento y la
gua diligenciada.
N o t a 1 . Los sobres deben recibirse abiertos y marcados con los datos
completos del destinatario (nombres o razn social, cargo, direccin, cdigo
postal, telfono y ciudad).
N o t a 2 . Al dar respuesta a la comunicacin, en el asunto o referencia se

debe indicar: el nmero de radicado de ingreso del documento a la Alcalda
y la fecha.
N o t a 3 . Las comunicaciones oficiales que no cumplan con codificacin
de tabla de retencin documental y con el cdigo postal y no tengan adjunto los documentos sealados como anexos y las copias respectivas no se
radicarn.
N o t a 4 . La persona encargada de la correspondencia debe realizar las
acciones de empaque y embalaje de los documentos.
Registro
Gua diligenciada.
Responsables
Persona encargada de recibir y enviar las comunicaciones oficiales.
Punto de Control
Verificar que las comunicaciones oficiales a ser enviadas tengan registrado
el nmero de la Tabla de Retencin Documental correspondiente, el cdigo
postal respectivo y que en el asunto o referencia se indique el nmero de ingreso del documento a la Alcalda y la fecha de recibido y que la gua registre
los datos a que haya lugar.
10
11
Radicar
el documento
Descripcin
La persona encargada de la correspondencia, radica en el documento original
y en las copias el No consecutivo de recibido en estricto orden de recepcin
de los documentos, teniendo en cuenta que el cdigo de recibido se encuentra registrado en el mdulo Administracin de Documentos, el cual ya fue
generado desde el momento en que se hace el registro del documento por la
dependencia productora.
Cuando se adquiera la impresora CEBRA para la impresin de los stickers, se
colocarn estos en la comunicacin oficial que se va a enviar.
La copia con el recibido se entrega a la dependencia correspondiente, para
que conforme a las normas generales de archivo se disponga en las unidades de conservacin (carpetas cuatro solapas) del archivo de gestin de la
dependencia.
Registro
Comunicacin oficial con recibido o con Stickers.
Responsables
Persona encargada de recibir y enviar las comunicaciones oficiales.
Punto de Control
Verificar que las comunicaciones oficiales a ser enviadas tengan el No. de
radicado y el registro que se encuentra en el mdulo Administracin de
12
documentos.
Entregar las comunicaciones

oficiales al operador
Descripcin
La persona encargada de las comunicaciones oficiales, entrega al operador la
correspondencia para que sea entregada por este a los destinatarios, hacindole firmar la gua o planilla segn el caso, copia de la misma ser archivada,
la cual servir como soporte para hacer el respectivo seguimiento a la entrega
de las comunicaciones, a travs de la pgina web del operador.
11
N o t a . Se debe registrar el No. De gua o cdigo de planilla de envi en el

mdulo Administracin de documentos.
Registro
Planilla o gua segn corresponda.
Responsables
Persona encargada del envi de la correspondencia a travs de
operadores.
Punto de Control
Verificar que las planillas o las guas se encuentren firmadas por el operador
13
con el fin de evitar el riesgo de prdida de documentos.
Realizar seguimiento a la entrega

de las comunicaciones oficiales
a su destinatario
Descripcin
La persona encargada de enviar las comunicaciones oficiales en la Alcalda,
debe realizar seguimiento a su entrega por parte del operador, para lo cual,
verificar todos los das, a travs de la pgina web del operador, si las comunicaciones fueron recibidas por los destinatarios, de lo cual dejar evidencia
el seguimiento.
Registro
Evidencia de seguimiento.
Responsables
Persona responsable de correspondencia.
Punto de Control
Verificar que las comunicaciones fueron entregadas por el operador.
12
14
Informar a la Secretaria de
Despacho de la Secretara General
Descripcin
La persona encargada del envo de las comunicaciones oficiales, dar aviso
a la secretaria de despacho de la Secretara General, a travs del correo
electrnico institucional, cuando el operador no entreg la correspondencia
al destinatario o si la entrega se hizo en forma extempornea.
La secretaria de despacho de la Secretara General frente a esta no conformidad, informar al gerente o a la persona que corresponda de la empresa que
presta el servicio de mensajera (operador).
Registro
Correo electrnico.
Comunicacin al operador o empresa.
Responsables
Persona encargada del envi de comunicaciones oficiales.
Punto de Control
13
15
Realizar seguimiento
al procedimiento
Descripcin
La oficina de control interno o quien haga sus veces, debe realizar el seguimiento al cumplimiento del procedimiento, de lo cual se debe dejar evidencia.
Registro
Evidencia de control interno.
Responsables
interno.
Profesional de apoyo a Control interno.
Punto de Control
Verificar el cumplimiento del procedimiento con el fin de tomar acciones
preventivas, correctivas y de mejora a que haya lugar.
OBSERVACIONES
El factor crtico del xito del procedimiento radica en el control y seguimiento a las comunicaciones oficiales.
Elabor
Elabor
Osman Giovanni Fuentes Abril.
Martha Patricia Caldern Fernndez.
Secretario de Despacho Secretaria Privada.
Profesional Universitario.
Elabor
Elabor
Luz Mery Snchez Pealoza.
Jaqueline Avendao Urbina.
Secretaria ejecutiva del despacho del alcalde.
Elabor
Elabor
Miryam Montaa Roa.
Yudy Astrid Gallego.
Auxiliar administrativo.
Secretaria.
14
Elabor
Elabor
Ana Ruth Triana.
Cecilia Echeverra Patio.
Secretaria.
Auxiliar Administrativo.
Elabor
Elabor
Yasmina Morales Barn.
Yaqueline Buitrago.
Secretaria.
Elabor
Elabor
Geimy Maricela Silva.
Jeimy Katherine Abril Almeida.
Auxiliar contratado Correspondencia.
Elabor
Doris Arias Cubides.
Marisol Granados Reyes.
Auxiliar contratado Correspondencia.
Profesional Contratada Oficina Asesora Jurdica.
Aprob
Andrea Carolina Jarro Prez.
Profesional Contratada Secretara General.
Secretaria de Despacho. - Secretaria General.
15
P ROCESO
P ROCEDIMIENTO
Pe t i c i o n e s , Qu e j a s ,
Reclamos, Solicitudes
y Sugerencias
Cdigo: A-GI-P-03 * Versin: 01 * APROBACIN: Resolucin # 863 del 29 de Diciembre de 2012.
Objetivo
Atender las Peticiones, Quejas, Reclamos, Solicitudes y sugerencias de la ciudadana mediante el registro, clasificacin y seguimiento a las mismas, para medir el grado de cumplimiento de los
intereses de la ciudadana y las partes interesadas.
Alcance
Inicia con el registro de las PQRS y termina con la implementacin de
las acciones preventivas, correctivas y/o de mejora a que haya lugar.
Base Legal
Constitucin Poltica arts. 83, 84, 209 y 333. Ley 190 de 1995,
ley 734 de 2002, Ley 489 de 1998, Ley 962 de 2005 y el decreto 2232 de 1995 reglamentario de la Ley 190 de 1995.MECI
1000:2005 y NTCGP 1000:2009.
17
Recibir, radicar
y registrar las pqrs
Descripcin
Recibir la queja, reclamo, solicitud o sugerencia por diferentes medios as:
Documento escrito radicado en la entidad, lneas telefnicas y lnea gratuita
018000953231. Personalmente, a travs de los canales dispuestos en la
pgina web www.aguazul-casanare.gov.co. (Contctenos y Quejas y Reclamos), Formatos diligenciados Quejas, reclamos y sugerencias dispuesto en
el buzn de sugerencias ubicado en el Palacio Municipal, y por conocimiento
directo de la oficina de control interno.
En cuanto a su radicacin la oficina de correspondencia radica la queja,
reclamo, solicitud o sugerencia mediante la asignacin de un nmero consecutivo nico de entrada de las comunicaciones recibidas, y la registra en
el mdulo Administracin de documentos diligenciando los campos correspondientes y se hace entrega de la PQRS a la persona designada por la
Secretara General responsable para el manejo y operacin de las PQRS a
ms tardar el da hbil siguiente a la fecha y hora de recibido.
N o t a . En el evento en que la PQRS sea presentada por va telefnica o en
forma personal, se debe registrar el nmero del telfono del quejoso, peticionario, servidor pblico para facilitar el seguimiento de la PQRS.
Registro
Formato de Quejas, Reclamos, Solicitudes y Sugerencias.
Queja reclamo, solicitud o sugerencia registrada en los canales de la pgina web www.aguazul-casanare.gov.co. (Contctenos y Quejas y Reclamos)
y correos electrnicos institucionales.
Oficios radicados en la oficina de Correspondencia en el mdulo Administracin de documentos.
Planilla de registro de las PQRS recibidas telefnicamente.
Responsables
Profesional del rea de sistemas en lo referente al canal contctenos link
quejas y reclamos, en lo referente al reenvi de las PQRS al correo electrnico de la persona designada por la Secretara General responsable para el
manejo y operacin de las PQRS.
P r o c e d i m i e n t o : Pe t i c i o n e s , Q u e j a s , R e c l a m o s , S o l i c i t u d e s
S u g e r e n c i a s . MAC
18
Auxiliar de la oficina de correspondencia encargada del trmite de las

comunicaciones oficiales recibidas por medio escrito, verbal y por telfono
en lo referente al recibo y registro de las PQRS.
Punto de Control
Verificar que las PQRS sean registradas en el mdulo Administracin de Documentos en la fecha de recibido para evitar el riesgo de incumplimiento en
la respuesta al ciudadano.
Revisar, clasificar
y direccionarlas pqrs
Descripcin
La persona encargada del manejo y operacin de las PQRS debe revisar las
quejas, reclamos, solicitudes o sugerencias de acuerdo a la temtica y competencia de las dependencias y de la Alcalda, todos los das, a excepcin de
las recibidas por buzn el cual se abrir cada quince das los das lunes, en
caso de que el da lunes sea un festivo, se abrir al da hbil siguiente.
Las PQRS una vez revisadas y clasificadas de acuerdo al tema, se deben
escanear y direccionarlas la dependencia competente a travs del correo
electrnico institucional a ms tardar el da hbil siguiente a su recibo, registrando en el mdulo Administracin de documentos la fecha del envo a la
dependencia con el fin de facilitar el seguimiento a la respuesta.
Una vez escaneada y direccionada la PQRS a la dependencia competente el
original se debe archivar en la carpeta de la serie PQRS y debe permanecer
en el archivo de gestin de la Secretara General.
N o t a 1 . Si las PQRS, son competencia de una entidad descentralizada
del nivel territorial (IDRA, FAMMA, IVIMA, ESPA, CASALAC, HOSPITAL DE
AGUAZUL JHU), se debe trasladar a travs de correo electrnico, conforme
a la competencia, informando en forma escrita al peticionario o quejoso
ciudadano o servidor pblico, que la PQRS se remiti a la entidad descentralizada correspondiente.
N o t a 2 . Si las PQRS, son competencia de una entidad diferente, se
debe informar en forma escrita al peticionario o quejoso ciudadano o servidor
pblico, que la PQRS no es competencia del Municipio de Aguazul, para que
la remita a la(s) entidad(es) competente(s).
Registro
Mdulo Administracin de documentos.
Correo electrnico oficial.
Comunicacin escrita enviada al peticionario o quejoso ciudadano o servidor pblico.
19
Responsables
Persona encargada del manejo y operacin de las PQRS.
Punto de Control
Verificar que las PQRS son revisadas diariamente para evitar el riesgo de
incumplimiento en el trmite legal de la misma y por consiguiente mala
imagen institucional.
Remitir las pqrs

a la dependencia competente
Descripcin
Las PQRS una vez escaneadas se deben remitir a la dependencia que le
compete para dar la respuesta a travs del correo electrnico institucional,
registrando en el mdulo Administracin de Documentos el pase, en el cual
queda la fecha de envi, para su seguimiento.
La PQRS se debe enviar a travs de correo electrnico el mismo da de su
recibo o a ms tardar al da hbil siguiente.
As mismo, la persona responsable para el manejo y operacin de las PQRS,
debe comunicar a los peticionarios, quejosos, ciudadanos y/o servidores pblicos el direccionamiento dado a la PQRS, informando la dependencia encargada de su respuesta.
N o t a 1 . Si la queja es contra un servidor pblico, se debe remitir a la
Secretara General con funciones de Control Interno Disciplinario para lo de
su competencia, dentro de los tres (3) das siguientes a la fecha del envo
que hace la auxiliar a travs de correo electrnico a la persona designada por
la Secretara General responsable para el manejo y operacin de las PQRS.
Si la queja es contra de un contratista, se debe remitir al(a) supervisor(a) y/o
a l (a) interventor(a).
N o t a 2 . Si se trata de un reclamo, solicitud o sugerencia en la comunicacin de remisin a la dependencia competente se le informar que de no resolverse el reclamo dentro de los quince (15) das hbiles siguientes a la fecha
del radicado del reclamo, se remitir a la secretaria General con funciones de
control interno disciplinario para que se adelanten las acciones pertinentes.
N o t a 3 . En caso de que se reciba una felicitacin para la entidad territorial, esta se debe remitir al despacho del Alcalde y de la Secretaria
General para el conocimiento, simultneamente se informar al ciudadano
del trmite dado.
20
Registro
Correo electrnico institucional.
Responsables
Punto de Control
Verificar la fecha de envi de las PQRS a las dependencias, para su
seguimiento.
Resolver
las pqrs
Descripcin
La dependencia competente para resolver la Queja, reclamo, solicitud y/o
sugerencia, deber determinar las acciones a tomar de acuerdo con el tipo
de solicitudes e informar mediante comunicacin escrita al peticionario, quejoso o ciudadano o servidor pblico que interpuso la PQRS, dentro de los
trminos legales establecidos.
Registro
Respuesta a la PQRS.
Registro de la respuesta en el correo electrnico.
Mdulo Administrador de documentos.
Responsables
Jefes de Oficina Asesora de Jurdica o de Planeacin.
Miembros del Comit de Convivencia Laboral.
Punto de Control
Verificar que a la PQRS se le de respuesta dentro de los trminos legales y
que resuelva el asunto requerido por el ciudadano.
21
Enviar la respuesta de la pqrs

a travs de lo solicitado
Descripcin
Para los eventos en los cuales la PQRS se recibieron a travs de medio fsico,
la respuesta a las mismas se debe hacer a travs de la oficina de correspondencia quien debe asignar un nmero de salida a la respuesta, con el fin de
llevar el control sobre las comunicaciones oficiales.
El jefe de la dependencia competente o el servidor pblico que este designe,
debe enviar copia de la respuesta emitida a los peticionarios, quejosos, ciudadanos y/o servidores pblicos al correo institucional de la persona encargada del manejo y operacin de las PQRS, para su seguimiento.
Para los eventos en los cuales la PQRS se recibi a travs del portal www.
aguazul-casanare.gov.co., los secretarios de despacho, o jefes de oficina deben reenviar la respuesta al correo institucional de la persona encargada del
manejo y operacin de las PQRS, quien a su vez la reenva a contctenos@
aguazul-casanare.gov.co con el fin de que el ciudadano pueda acceder a la
respuesta dada por la administracin a travs del portal.
Registro
Respuesta a la PQRS.
Registro de la respuesta en el correo electrnico.
Pgina Web www.aguazul-casanare.gov.co
22
Responsables
Jefes de Oficina Asesora de Jurdica o de Planeacin.
Punto de Control
Verificar que las respuestas de las PQRS se registren en el mdulo Adminis-
tracin de documentos y en la pgina WEB.
Realizar
seguimiento a las pqrs
Descripcin
La persona encargada del manejo y operacin de las PQRS debe realizar
seguimiento y control a las PQRS, y evaluar las respuestas dadas por las
dependencias, mediante el monitoreo al trmite que le den, el cual queda
registrado en el mdulo Administracin de documentos.
La persona encargada del manejo y operacin de las PQRS debe enviar va
correo electrnico las alertas de vencimiento a los correos electrnicos de las
dependencias que tengan pendiente el trmite de las PQRS.
N o t a . En caso de que la solicitud o sugerencia no sea respondida dentro
del trmino legal, se enviar un ltimo requerimiento a la dependencia con
copia a la secretaria general con funciones de control interno Disciplinario.
Registro
Pgina Web.
Requerimientos a travs de correo electrnico.
Responsables
Puntos de Control
Verificar el Porcentaje de PQRS respondidas frente a las PQRS recibidas para
medir la eficacia.
23
Elaborar informe trimestral

y anual de pqrs
Descripcin
La persona encargada del manejo y operacin de las PQRS, trimestralmente
analizar los datos registrados en el mdulo Administracin de documentos,
con base en ellos debe presentar los resultados, que sern el insumo para
elaborar los informes trimestral y anual los cuales se debe presentar al
seor Alcalde.
Registro
Informe trimestral y anual.
Responsables
Punto de Control
Verificar que los informes fueron presentados en forma oportuna al Seor
Alcalde.
Implementar acciones preventivas,

correctivas y/o de mejora
Descripcin
Con base en verificacin del cumplimiento del objetivo del procedimiento a
travs de indicadores de eficacia, eficiencia y efectividad, se implementarn
acciones preventivas, correctivas o de mejora a que haya lugar.
Como producto de las mismas, se implementarn planes de mejoramiento
con las dependencias que no cumplieron con el objetivo.
Registro
Indicadores de eficacia, eficiencia y efectividad.
Formatos de acciones preventivas y/o correctivas que se implementen.
Planes de mejoramiento.
24
Responsables
Jefes de Oficina Asesora de Planeacin y de Jurdica.
Puntos de Control
Verificar que la entidad cuente con una clasificacin de PQRS y con respuestas
de mejora para ser presentados ante los ciudadanos en la audiencia pblica.
OBSERVACIONES
El factor crtico del xito del procedimiento radica en la respuesta oportuna que se d al
ciudadano.
Elabor
Elabor
Morelia Carreo .
Jeimy Abril Almeida.
Profesional Contratada.
Auxiliar contratada.
Revis
Martha Patricia Caldern Fernndez.
Profesional Universitario.
Aprob

25
P ROCESO
P ROCEDIMIENTO
E va luac i n
d e l S e rv i c i o
CDIGO: A-GI-P-04 * VERSION: 01 * APROBACIN: Resolucin # 836 del 29 de Diciembre de 2012.
Objetivo
Realizar seguimiento de la evaluacin del servicio y la percepcin del
ciudadano o cliente respecto al cumplimiento de sus requisitos por
parte de la entidad territorial Alcalda Municipal de Aguazul, con el
fin de garantizar la efectividad en la prestacin de los servicios.
Alcance
El procedimiento inicia con la elaboracin de la encuesta de percepcin y termina con la implementacin de acciones de mejora a
que haya lugar.
Base Legal
Modelo Estndar de Control Interno MECI 1000:2005. Norma Tcnica de Gestin de la Calidad NTCGP 1000:2009 (8.2 y 8.2.1),
Decreto Nacional 2641 de 2012 Plan anticorrupcin y de atencin al ciudadano.
27
Elaborar la encuesta de evaluacin

del servicio y percepcin del
ciudadano o cliente
Descripcin
Los miembros del equipo operativo MECI elaboran la encuesta de evaluacin
del servicio y percepcin del ciudadano o cliente que consiste en un cuestionario que permite medir la percepcin de los ciudadanos o clientes frente a
los servicios que presta la Alcalda Municipal de Aguazul.
El cuestionario puede ser respondido de manera presencial por papel, telfono, o por correo electrnico, segn se establezca, teniendo en cuenta los
siguientes pasos:
1. Definir el objetivo de la encuesta.
2. Definir la escala de medicin.
3. Definir el tipo de preguntas.
4. Realizar prueba piloto.
Las variables que se deben considerar al momento de definir la encuesta, son
entre otras:
1. Respeto y amabilidad en la atencin, concordante esta con los valores
ticos RESPETO y EQUIDAD.
2. Rapidez o prontitud en la atencin, concordante con el valor tico
RESPONSABILIDAD.
3. Orientacin en la resolucin de inquietudes, concordante con los valores
ticos COMPROMISO Y LEALTAD.
4. Dominio del tema por parte del funcionario que lo atendi, concordante
con el valor tico RESPONSABILIDAD y COMPROMISO.
5. Grado de informacin que recibi el ciudadano sobre el tema consultado,
se relaciona con la HONESTIDAD.
6. Satisfaccin general con el servicio, se relaciona con los siete (7) valores
ticos de la entidad: COMPROMISO, EQUIDAD, HONESTIDAD, LEALTAD,
RESPETO, RESPONSABILIDAD Y SOLIDARIDAD.
De otra parte, para elaborar las preguntas se deben tener en cuenta los siguientes interrogantes:
del
S e r v i c i o . MAC
28
1. Cul es el objetivo primario de la encuesta?

2. Qu tan fcil es responder a la encuesta?
3. Qu tipo de informacin quiero obtener?
4. Qu pienso hacer con la informacin?
5. Cules son mis clientes?
Una vez definida la encuesta, se somete a aprobacin por parte de los miembros del comit y del representante de la direccin, aprobacin que debe
quedar consignada en acta.
Registro
Encuesta de evaluacin del servicio y percepcin del ciudadano o cliente.
Acta de aprobacin de la encuesta suscrita por los miembros del equipo
operativo MECI y del representante de la Direccin.
Responsables
Miembros del Equipo operativo MECI.
Representante de la Direccin.
Punto de Control
Verificar que la encuesta de evaluacin del servicio y percepcin del ciudada-
no o cliente se defina en forma participativa con el equipo operativo MECI.
Numerar las encuestas Evaluacin del

Servicio y Satisfaccin del ciudadano o
cliente y hacer entrega de las mismas a
las dependencias
Descripcin
Las encuestas se deben numerar por dependencia en orden consecutivo de
uno (1) a cincuenta (50), nmero que estar precedido por la serie documental de la tabla de retencin correspondiente a cada dependencia, los cuales
sern impuestos con numerador.
La persona asignada para evaluar el servicio y la percepcin del ciudadano o
cliente, el primer da hbil de cada mes, entregar a cada dependencia cincuenta (50) encuestas de Evaluacin del servicio y percepcin del ciudadano
o cliente, de lo cual se debe dejar constancia en acta suscrita por la secretaria
o auxiliar administrativo de la dependencia que recibe las encuestas y por la
persona de la secretara general asignada para llevar este procedimiento.
del
29
Las encuestas las debe administrar las secretarias o auxiliares administrativos de las dependencias, quienes se encargan de la distribucin de las
mismas a los ciudadanos o clientes que ingresen a la dependencia a solicitar
un servicio.
La secretaria o auxiliar administrativo de la dependencia, al momento de
ingresar el ciudadano o cliente le entregar una encuesta impartiendo las instrucciones respectivas para su diligenciamiento, es decir, se le debe informar
que la encuesta debe hacerla firmar por el servidor pblico que lo atendi
marcando sobre la encuesta la calidad del servicio, la cual deber depositarla
en el buzn indicado.
N o t a . En cada dependencia debe existir una caja o buzn en un sitio
visible para la recepcin de la encuesta ya diligenciada.
Registro
Acta suscrita por la secretaria o auxiliar administrativo encargada de la
distribucin de la encuesta y la persona de la secretaria general encargada
del procedimiento.
Encuestas de Evaluacin del servicio y percepcin del ciudadano o
cliente.
Responsables
Persona encargada del procedimiento de la Secretaria General.
Secretaria y auxiliar administrativo de cada dependencia en lo referente a
la entrega de las encuestas en el orden consecutivo que corresponda.
Punto de Control
Verificar que las encuestas distribuidas a los ciudadanos y clientes se encuentren numeradas y se impartan instrucciones al momento de su distribucin con el fin de garantizar el diligenciamiento por parte de los usuarios
del servicio.
Verificar que la encuesta diligenciada

sea depositada en el respectivo buzn
Descripcin
El ciudadano o usuario una vez sea atendido, debe hacer firmar la encuesta
por el servidor pblico o contratista que lo atendi en el espacio correspondiente de la misma, para proceder a evaluar el servicio. Una vez diligenciada
la encuesta, la debe depositar en el buzn de la dependencia.
del
30
La secretaria o auxiliar administrativo de cada dependencia, debe verificar

que el ciudadano diligencie la encuesta y la deposite en el buzn.
Registro
Encuestas diligenciadas firmadas por el servidor pblico o contratista que
atendi al ciudadano.
Responsables
Servidor pblico o contratista que atendi al ciudadano en lo referente a
suscripcin de la encuesta.
Secretaria o auxiliar administrativo de la dependencia en lo referente a la
custodia de las encuestas.
Punto de Control
Verificar que las encuestas entregadas a los ciudadanos sean depositadas en
el buzn, para evitar el riesgo de prdida de las mismas.
Medir la evaluacin del servicio y la

percepcin del ciudadano o cliente
Descripcin
La persona encargada del procedimiento el primer da hbil de la semana,
debe abrir el buzn o caja de cada dependencia, con el fin de recolectar las
encuestas diligenciadas, registro que debe quedar en un formato que ser
suscrito por la secretaria o auxiliar administrativo de cada dependencia
y por la persona encargada del procedimiento, en el cual se registrar la
siguiente informacin:
Fecha.
Dependencia.
Nmero de encuestas recolectadas.
Observaciones.
Firmas de quienes intervienen en la actividad.
Al finalizar el mes, la persona encargada del procedimiento tabula la percepcin del ciudadano frente a los servicios prestados por cada dependencia y
por cada una de las variables establecidas en la encuesta, estadstica que
debe quedar registrada en un informe de resultados.
del
31
N o t a . En caso de que en la ltima semana del mes no se diligencien

las cincuenta (50) encuestas durante el mes, estas deben ser recogidas por
parte de la persona responsable del procedimiento, para ser reutilizadas
en el prximo mes, de lo cual se debe dejar constancia en el formato en la
casilla Observaciones.
Registro
Formato recoleccin de encuestas.
Encuestas tabuladas.
Responsables
Secretaria o auxiliar administrativo de la dependencia en lo referente a la
suscripcin del formato y entrega de las encuestas sin diligenciar durante
el mes.
Persona encargada del procedimiento por parte de la secretaria general en
cuanto a la recoleccin de las encuestas y diligenciamiento del formato.
Punto de Control
Verificar que las encuestas sean tabuladas mensualmente para evitar el ries-
go de que no se cumpla con el objetivo propuesto.
Informar
resultados
Descripcin
La persona encargada del procedimiento elaborar un informe mensual con
los resultados de la percepcin del ciudadano frente a los servicios prestados
por la entidad arrojados en la tabulacin de las encuestas, para evaluacin
por parte de la Secretaria de Despacho de la Secretara General. El informe
debe elaborarse por dependencias y por cada una de las variables establecidas en la encuesta.
La secretaria de despacho de la Secretara General presenta el informe de
resultados por dependencias al seor Alcalde para la toma de decisiones.
Los resultados deben ser comunicados a travs del correo electrnico institucional a cada una de las dependencias, con el fin de que los secretarios de
despacho y jefes de las oficinas conozcan la percepcin del ciudadano frente
a los servicios prestados por parte de los servidores pblicos de su dependencia, a efectos de tomar las medidas pertinentes.
del
32
Registro
Informe de resultados con anlisis de datos y grficas correspondientes.
Responsables
Persona encargada del procedimiento por parte de la secretaria general
en cuanto al informe de resultados con anlisis de datos y representacin
grfica.
Secretaria de Despacho de la Secretara general en cuanto a la evaluacin
del informe.
Punto de Control
Verificar que las encuestas sean tabuladas mensualmente para evitar el ries-
go de que no se cumpla con el objetivo propuesto.
Realizar seguimiento a la entrega y

diligenciamiento de las encuestas
Descripcin
La persona encargada del procedimiento realiza visitas espordicas de seguimiento a las dependencias con el fin de verificar si la secretaria o auxiliar
administrativo de la dependencia hace entrega de la encuesta para ser diligenciada por el ciudadano, que permitan obtener informacin para la toma
de acciones para la mejora del desempeo institucional.
El seguimiento se debe realizar con base en los resultados obtenidos en la
tabulacin por cada una de las variables, con el fin de medir la efectividad
de la encuesta que permita tomar las acciones correctivas por cada variable,
mediante la aplicacin de los indicadores de eficacia y efectividad.
E f i c a c i a . No. de encuestas diligenciadas por dependencia/ total de encuestas entregadas mensualmente. Con este indicador se mide el nmero de
ciudadanos que aceptan diligenciar la encuesta.
E f e c t i v i d a d . Servicio prestado en el mes frente al servicio prestado en
el mes inmediatamente anterior por variable y por dependencia.
Registro
Resultados de los indicadores.
Responsables
Persona encargada del procedimiento por parte de la secretaria general en
cuanto al anlisis de los indicadores.
del
33
Punto de Control
Verificar que se realice seguimiento a la aplicacin de las encuestas para
evitar el riesgo de incumplimiento del objetivo del procedimiento.
Implementar acciones preventivas,

correctivas y/o de mejora
Descripcin
Como resultado del seguimiento de la medicin de la encuesta de evaluacin
del servicio y percepcin del ciudadano o cliente, se debe llevar a cabo correcciones, acciones preventivas y/o correctivas segn sea conveniente, que
permitan establecer acciones de mejoramiento individual para corregir las
desviaciones presentadas en el desarrollo de las actividades en cumplimiento de la funcin de la entidad o del proceso de la dependencia al cual pertenece el servidor pblico o contratista.
Las acciones correctivas que se puedan presentar por uno, no conformidad
como por ejemplo, que no entreguen la encuesta al ciudadano o que el ciudadano no la devuelva, la administracin municipal debe tomar acciones de
retroalimentacin dirigidas a las secretarias o auxiliares administrativos para
eliminar las causas de las no conformidades.
Se deben tomar acciones preventivas para eliminar las causas de las no
conformidades potenciales para prevenir su ocurrencia, mediante la socializacin por dependencias del procedimiento.
Registro
Acta de la socializacin y registro de asistencia.
Responsables
Persona encargada del procedimiento por parte de la secretaria general
con el apoyo de los profesionales contratados para el acompaamiento
del MECI.
Punto de Control
Verificar que se implementen las acciones preventivas para evitar el riesgo de
la ocurrencia de no conformidades que afecten el procedimiento.
del
34
OBSERVACIONES
El factor crtico de xito del procedimiento radica en la medicin del servicio, mediante la
tabulacin y anlisis de resultados.
Elabor
Elabor
Esmeralda Rodrguez Buitrago.
Osman Giovanni Fuentes Abril.
Presidenta Equipo Operativo MECI.
Representante de la Direccin.
Aprob
Martha Beatriz Snchez Rodrguez.
del
35
Tabla de
Contenidos
P r o c e s o d e a d q u isici n d e b i e n e s & S e r v ici o s
1 . L I C I TA C I N P B L I C A .
36
F l u j o g r a m a . Licitacin Pblica.
2 . S e l e ccin A b r e v ia d a M e n o r C u ant a .
37
69
F l u j o g r a m a . Menor Cuanta.
3 . S e l e ccin A b r e v ia d a S u basta I n v e r sa P r e s e ncial .
70
104
F l u j o g r a m a . Subasta Inversa.
4 . P r o c e s o d e S e l e ccin D e C o nt r atacin Di r e cta .
105
F l u j o g r a m a . Proceso de Seleccin de Contratacin Directa.
119
5 . P r o c e s o d e S e l e ccin d e M nima C u ant a .
120
F l u j o g r a m a . Proceso de Seleccin de Mnima Cuanta.
143
144
6 . S u sc r ipcin A cta d e I nici o .

Flujograma: Suscripcin Acta
de
158
Inicio.
7 . P u blicacin d e d o c u m e nt o s e n e l S E C O P.
Flujograma: Publicacin
de documentos en el
S ECOP.
159
166
P RO C E S O
Adquisicin de Bienes y Servicios

P RO C E D I M I EN T O
C o m u nicacin y / o
N otificacin a
lo s S u pe rv is o r e s
e I nt e rv e nto r e s y
S u scripcin
Acta d e I nici o
CODIGO: A-ABS- P- 06 * VERSIN: 01 * APROBACIN: Resolucin # 0320 del 30 de Abril de 2013.
Objetivo
Comunicar y/o notificar en forma oportuna a travs de correo electrnico al supervisor designado que el expediente contractual se
encuentra dispuesto en el servidor APOLO, a efectos de que el supervisor inicie a realizar sus funciones de vigilancia y seguimiento
al contrato.
Alcance
Inicia con la elaboracin de la Minuta y termina con la remisin al
interventor el expediente contractual en medio magntico.
Base Legal
Ley 80 de 1993 y dems normas que la modifiquen o sustituyan.
144
Elaborar
minuta
Descripcin
Una vez la propuesta presentada cumpla con los requisitos exigidos por la entidad se proceder a elaborar la minuta contractual conforme los documentos
que obran en el respectivo expediente contractual.
Registro
Minuta.
Responsables
Auxiliar Administrativo o secretaria o persona contratada, en lo que respecta en la elaboracin de la minuta en la Oficina Asesora Jurdica.
Profesional contratado y jefe de Oficina Asesora Jurdica en lo que respecta en la revisin del documento.
Punto de Control
Radicar y entregar la minuta al

despacho del Alcalde
Descripcin
El Auxiliar administrativo de la oficina asesora de jurdica, radicar en el despacho del Alcalde el expediente contractual para la suscripcin de la minuta
por ste o del Secretario de Despacho o Jefe de Oficina segn corresponda.
El auxiliar administrativo del despacho del Alcalde, una vez radique la minuta se la entrega a la secretaria ejecutiva del despacho del Alcalde, con el
fin de que sta verifique el nmero de folios, para trasladarla al Alcalde o
Secretarios del despacho o jefes de Oficina segn corresponda.
Registro
Expediente contractual radicado en el despacho del Alcalde.
P r o c e d i m i e n t o : Comunicacin y/o Notificacin a los Supervisores e Interventores y Suscripcin Acta de Inicio. M A C
145
Responsables
Auxiliar administrativo de la Oficina Asesora de Jurdica.
Auxiliar administrativo del despacho del Alcalde en lo que respecta a la
radicacin del expediente.
Secretaria ejecutiva del despacho del alcalde en lo que respecta a la verificacin de folios y entrega oportuna al Alcalde, o secretarios de despacho o jefes de oficina segn corresponda para la suscripcin del contrato
o convenio.
Punto de Control
Suscribir
la minuta por parte de la entidad
Descripcin
Una vez suscrita la minuta por el Alcalde Municipal, o secretario de despacho
o jefe de oficina, segn corresponda, la secretaria ejecutiva del despacho del
Alcalde proceder a radicarla en la oficina asesora jurdica.
Registro
Minuta suscrita por parte de la entidad.
Responsables
Alcalde o secretario de despacho o jefe de Oficina segn corresponda en lo
que concierne a la suscripcin de la minuta.
Secretaria ejecutiva del despacho del Alcalde en lo que se relaciona con la
entrega de la minuta en la oficina asesora jurdica.
Punto de Control
Realizar requerimiento al contratista

para la suscripcin de la minuta
Descripcin
El Auxiliar administrativo de la Oficina Asesora Jurdica proceder a requerir
de manera verbal al contratista para la suscripcin de la minuta, de no allegarse a mas tardar al da siguiente de la solicitud verbal, deber proceder a
hacer requerimiento por escrito.
146
Registro
Oficio remitido al contratista.
Responsables
Auxiliar Administrativo de la Oficina Asesora Jurdica.
Punto de Control
Verificar que la comunicacin se haga dentro de los tres (3) das siguientes a
la firma como tiempo mximo.
Suscribir
la minuta por parte del contratista
Descripcin
Posterior a la firma de la minuta por parte del alcalde, secretario de despacho
o jefe de oficina se proceder a firmar la minuta por parte del contratista.
Registro
Minuta suscrita por las partes.
Responsables
Contratista.
Punto de Control
Numerar
y fechar la minuta
Descripcin
El auxiliar administrativo de la Oficina Asesora Jurdica, una vez suscrita la
Minuta por las partes, proceder a numerar y fechar la minuta de acuerdo al
consecutivo del libro de control de contratos.
N o t a 1 . Una vez fechada y numerada la minuta proceder a registrar
estos datos en el libro de control de contratos.
N o t a 2 . Una vez numerada, fechada y radicada la minuta, el auxiliar
administrativo de la oficina asesora Jurdica entregar la segunda original
al contratista.
147
Registro
Minuta numerada y fechada.
Libro de control de contratos.
Responsables
Auxiliar administrativo Oficina Asesora Jurdica.
Punto de Control
Remitir el expediente contractual para

la expedicin del registro presupuestal
Descripcin
El auxiliar administrativo de la oficina asesora de jurdica debe remitir el
expediente contractual a la profesional universitaria de la Secretaria de Hacienda Presupuesto, a efectos de que se expida el Registro Presupuestal,
previa radicacin en el libro Registro Presupuestal.
Registro
Libro Registro Presupuestal.
Responsables
Auxiliar Administrativo de la Oficina Asesora de Jurdica, en lo que respecta en el diligenciamiento del libro radicado con fecha y hora.
El profesional universitario de presupuesto en lo que respecta a la firma
del libro radicado en la fecha y hora de recibido el expediente.
Punto de Control
Verificar que en el libro radicado de registro presupuestal que empezar a
diligenciarse a partir de la aprobacin de este procedimiento, se radicarn la
fecha y hora de entrega del expediente contractual a la profesional universitaria de presupuesto.
148
Expedir
el registro Presupuestal
Descripcin
El profesional universitario de la Secretara de hacienda presupuesto expedir el Registro presupuestal previa verificacin de que los datos de la minuta
correspondan al certificado de disponibilidad presupuestal.
N o t a . De existir una inconsistencia se debe remitir a la oficina jurdica
para la respectiva correccin, una vez corregido nuevamente se allega el expediente a la Secretara de Hacienda.
Registro
Registro presupuestal.
Responsables
Profesional universitario Secretaria de Hacienda Presupuesto.
Punto de Control
Verificar que los rubros presupuestales y valores sealados en la minuta correspondan al Certificado de disponibilidad presupuestal, de existir una inconsistencia, se abstendr a realizar el registro.
149
Remitir el acto administrativo por

el cual se designa la supervisin
Descripcin
La oficina asesora jurdica elaborar el acto administrativo por el cual se designa la supervisin en los eventos en que no se requiere interventora, conforme
lo sealado por el secretario de despacho o jefe de oficina, acto administrativo
que se remitir al despacho del alcalde para la respectiva firma.
La secretaria ejecutiva del despacho del alcalde, una vez el Alcalde firme el
acto administrativo de delegacin de la supervisin, lo numera y lo fecha,
con el fin de que la auxiliar administrativa del despacho del alcalde efecte
la respectiva notificacin, previo registro en el libro radicador y remita una
original de la resolucin a la oficina asesora jurdica debidamente notificada
a efectos de ser archivada en el expediente contractual.
Registro
Libro radicador.
Acto administrativo suscrito numerado, fechado y notificado.
Responsables
Auxiliar administrativo de la oficina jurdica (remisin del acto
administrativo).
Alcalde Municipal suscripcin del acto administrativo.
Secretaria ejecutiva numerar y fechar acto administrativo.
Auxiliar administrativo del despacho del alcalde. (Notificacin).
Punto de Control
Verificar que la notificacin se haga dentro de los tres (3) das siguientes a la
suscripcin de la minuta.
150
10
Remitir el expediente contractual

al operador del archivo de gestin
de la serie contratos de la Oficina
Asesora Jurdica
Descripcin
El auxiliar administrativo de la oficina asesora jurdica remitir al operador
de la serie contratos del archivo de gestin de la oficina asesora jurdica, el
expediente contractual, a efectos de que ste proceda a continuar la foliacin
del expediente y diligenciamiento de la hoja de control.
Registro
Expediente foliado y hoja de control actualizada.
Responsables
Auxiliar administrativo de la oficina asesora jurdica en lo que respecta a
la remisin del expediente.
Operador de la serie contratos del archivo de gestin de la oficina asesora
jurdica en lo que respecta a la foliacin y diligenciamiento de la hoja de
control.
11
Punto de Control
Escanear el expediente contractual

y registrarlo en la carpeta virtual
contratos del servidor APOLO
Descripcin
El operador del archivo de gestin de la serie contratos de la oficina asesora
jurdica, escanea el expediente contractual y lo registra en la carpeta virtual
del servidor APOLO.
Registro
Expediente registrado en la carpeta virtual del servidor APOLO.
Responsables
151

Jurdica.
Punto de Control
Antes de escanear debe verificar que todos los documentos estn suscritos
y que estn organizados y foliados conforme a las normas de la Ley General
12
de Archivo.
Comunicar al supervisor que el

expediente contractual se encuentra
dispuesto en el servidor APOLO
Descripcin
El operador de la serie contratos del archivo de gestin de la oficina asesora
jurdica comunica a travs de correo electrnico al supervisor designado que
el expediente contractual se encuentra dispuesto en el servidor APOLO, a
efectos de que el supervisor inicie a realizar sus funciones de vigilancia y
seguimiento al contrato.
Registro
Correo electrnico.
Responsables
jurdica.
Punto de Control
Verificar que el correo electrnico se encuentre archivado en el expediente
13
contractual.
Elaborar el
documento de aprobacin de plizas
Descripcin
La persona contratada como apoyo a la gestin, para proyectar los documentos de aprobacin de plizas, proceder a elaborar el documento de aprobacin en el mdulo contratos del software SYSMAN teniendo como soporte la
carpeta virtual del contrato en el servidor APOLO, previa entrega de la pliza
por parte del auxiliar administrativo de la oficina asesora jurdica.
152
N o t a . La auxiliar administrativa de la oficina jurdica deber hacer entrega de las plizas a la persona contratada para proyeccin de la aprobacin el
mismo da en que estas se reciban.
Registro
Constancia de aprobacin de plizas.
Responsables
Persona contratada para la elaboracin del documento.
14
Punto de Control
Aprobar la pliza por parte de la jefe de

la Oficina Asesora Jurdica
Descripcin
La jefe de la oficina asesora jurdica proceder a aprobar la pliza en los
eventos en los que el tomador, beneficiario, amparos, vigencias y valores
correspondan a lo sealado en la minuta del contrato o convenio.
N o t a . En el evento en que las plizas no cumplan con lo sealado en la
minuta se proceder a la devolucin, aprobndose stas una vez cumplan con
lo estipulado en el respectivo contrato o convenio.
Registro
Pliza aprobada.
Documento de aprobacin.
Responsables
Punto de Control
Verificar que las plizas cumplan con la vigencia, valores y amparos establecidos en la minuta del contrato.
153
15
Remitir las plizas, el pago de

impuestos y contribuciones y acta de
aprobacin de plizas al archivo de
gestin de la oficina asesora Jurdica
Descripcin
Una vez se encuentren aprobadas las garantas exigidas en el contrato, la persona que proyect el documento de aprobacin de garantas deber entregar
las plizas, pago de impuestos y contribuciones y aprobacin de las plizas
al archivo de gestin de la oficina asesora jurdica.
N o t a . La aprobacin de las garantas allegadas por el contratista, se
registran en el mdulo contratos del Software SYSMAN.
Registro
Libro radicador del recorrido de la pliza.
Responsables
Persona encargada de la elaboracin del documento de aprobacin.
Punto de Control
16
Escanear y registrar en carpeta virtual

del servidor APOLO
Descripcin
Una vez se encuentren aprobadas las garantas del contrato, se remitirn al
operador del archivo de gestin de la serie contratos de la oficina asesora de
Jurdica, para que sta escanee los documentos relacionados con:
Pago de impuestos municipales y garantas allegadas por el contratista y
aprobacin de garantas, previa organizacin y foliacin de documentos y
diligenciamiento de la hoja de control.
Registro
Carpeta virtual del servidor APOLO.
154
Responsables
Operador del archivo de gestin de la serie contratos de la oficina asesora
Jurdica.
17
Punto de Control
Suscribir
el Acta de Inicio
Descripcin
El supervisor e interventor procedern a elaborar el acta de inicio en el formato adoptado por la entidad, previo cumplimiento de todos los requisitos
de ejecucin:
Suscripcin de la minuta.
Registro Presupuestal.
Pago de impuestos municipales.
Aprobacin de garantas por parte del municipio.
Una vez cumplidos los requisitos de ejecucin y elaborada el acta de inicio se
proceder a suscribir por el contratista y el supervisor o el interventor.
Registro
Acta de inicio suscrita.
Responsables
Supervisor o interventor segn sea el caso.
Contratista.
Punto de Control
Verificar que todos los campos del formato se encuentren diligenciados y que
su diligenciamiento corresponda a los datos exactos del contrato y dems
documentos (Registro presupuestal, Pago de impuestos, Plizas, aprobacin
de plizas).
155
18
Remitir el acta de inicio a la Oficina

Asesora Jurdica
Descripcin
El interventor o supervisor deber remitir el acta de inicio debidamente suscrita a la Oficina Asesora Jurdica en un trmino no superior a tres (3) das
siguientes a su suscripcin, a efectos de que esta sea archivada en el respectivo expediente contractual y registrada en la hoja de control, previo ingreso
de los datos del acta al mdulo de contratos del software SYSMAN.
N o t a . No se recibirn por parte de la oficina jurdica las actas de inicio
cuyos datos no se encuentren registrados en el mdulo de contratos del software SYSMAN.
Registro
Ingreso del acta de inicio a la hoja de control, al expediente fsico contractual y a la carpeta compartida del servidor APOLO.
Datos del acta de inicio registrados en el mdulo de contratos del software
SYSMAN.
Responsables
Secretaria o auxiliar administrativo de la dependencia que adelanta el proceso de contratacin en lo que respecta a: ingreso de los datos de inicio al
mdulo de contratos del Software SYSMAN y remisin del acta a la oficina
asesora Jurdica.
Interventor o supervisor en lo que respecta a la remisin del acta de inicio
a la secretaria o auxiliar administrativo de la respectiva dependencia.
Operador del archivo de gestin de la serie contratos en lo que respecta al
ingreso del acta al expediente contractual y el diligenciamiento de la hoja
de control.
Punto de Control
156
19
Remitir al interventor el expediente

contractual en medio magntico
Descripcin
El operador de la serie contratos, del archivo de gestin, de la oficina asesora jurdica remite mediante documento escrito el expediente contractual de
manera digital (CD) al interventor del contrato, a efectos de que el interventor
inicie a realizar sus funciones de vigilancia y seguimiento al contrato.
Registro
Expediente contractual en medio magntico CD.
Responsables
Operador del archivo de gestin de la serie contratos de la Oficina Asesora
Jurdica.
Punto de Control
OBSERVACIONES
El factor crtico del xito del procedimiento radica en la comunicacin oportuna al

supervisor.
Elabor
Marisol Granados Reyes
Revis
Aprob
Miryam Montaa Roa
Dehicy Liliana Crdenas Rodrguez
Auxiliar Administrativo Cdigo.
Jefe Oficina Asesora Jurdica.
157
P RO C E S O
Adquisicin de Bienes y Servicios

P RO C E D I M I EN T O
P u blicacin d e
d o c u m e nto s e n e l
S E C O P d e la e tapa
c o ntract ual
CODIGO: A-ABS- P-07 * VERSIN: 01 * APROBACIN: Resolucin # 0320 del 30 de Abril de 2013.
Objetivo
Publicar los documentos generados en la ejecucin de los contratos
o convenios en el SECOP, conforme lo sealado por la Ley.
Alcance
Inicia con numerar y fechar la minuta y termina con remitir los
documentos generados en los contratos o convenios a la oficina
asesora jurdica.
Base Legal
Artculo 8 Decreto 2474 de 2008, Numeral 4 del artculo 2 de la
Ley 1150 de 2007, Directiva 007 del 13 de junio de 2011 proferida
por la Procuradura General de la Nacin, Decreto 2516 de 2011.
159
Numerar
y fechar la minuta
Descripcin
El auxiliar administrativo de la Oficina Asesora Jurdica, una vez suscrita la
Minuta por las partes, procede a numerar y fechar la minuta de acuerdo al
consecutivo del libro de control de contratos.
N o t a 1 . Una vez fechada y numerada la minuta proceder a registrar
estos datos en el libro de control de contratos.
N o t a 2 . Una vez numerada, fechada y radicada la minuta, el auxiliar
administrativo de la oficina asesora Jurdica entregar la segunda original
al contratista.
Registro
Minuta numerada y fechada.
Libro de control de contratos.
Responsables
Auxiliar administrativo.
Oficina Asesora Jurdica.
Punto de Control
Escanear la minuta del contrato y/o

convenio y remitirlo al administrador
del SECOP en el Municipio
Descripcin
El auxiliar administrativo de la oficina asesora jurdica a ms tardar al da
siguiente de haberse numerado y fechado la minuta del contrato o convenio,
deber entregarla a la secretaria de la oficina jurdica, quien la debe escanear
y remitirla por correo electrnico institucional el mismo da en que la recibe
al administrador del SECOP del municipio de Aguazul para su publicacin.
Procedimiento: Publicacin
de documentos en el
SECO P
d e l a e t apa c o n t r a c t u a l .
MAC
160
Registro
Minuta del contrato o convenio escaneada.
Correo electrnico institucional.
Responsables
Auxiliar Administrativo de la Oficina Asesora de Jurdica en lo que respecta a la entrega oportuna de la minuta a la secretaria de la oficina
asesora de jurdica.
Secretaria de la oficina asesora Jurdica en lo que respecta en el envo de
la minuta al administrador del SECOP.
Punto de Control
Verificar que la minuta se haya remitido al administrador del SECOP dentro
del trmino establecido para evitar el riesgo de omitir la publicacin en tiem-
po oportuno.
Publicar el contrato
o convenio en el SECOP
Descripcin
El administrador del SECOP en el municipio de Aguazul, deber publicar
el contrato o convenio en el sistema electrnico para la contratacin pblica- SECOP a ms tardar dentro de los tres (3) das hbiles siguientes a
su suscripcin.
Registro
Contrato o convenio publicado en el SECOP.
Responsables
Administrador del SECOP en el Municipio de Aguazul.
Punto de Control
Verificar que el contrato o convenio se encuentre publicado en el SECOP,
dentro del trmino establecido.
de documentos en el
SECO P
MAC
161
Remitir los documentos generados a los

contratos o convenios en el SECOP
Descripcin
Los documentos como adiciones, prrrogas, modificaciones, suspensiones,
cesiones del contrato previamente suscritos y acta de liquidacin de mutuo
acuerdo, deben ser remitidos al administrador del SECOP, a ms tardar a los
dos (2) das siguientes al de su suscripcin para que estos sean publicados
a ms tardar al tercer (3) da en el SECOP.
Los documentos relacionados con adiciones y prrrogas y actas de liquidacin bilateral debern ser remitidos al administrador del SECOP por el
secretario de despacho o jefe de oficina que liquid el contrato y adelant los
respectivos trmites para la adicin, prrroga y cesin.
Los documentos relacionados con modificaciones y suspensiones debern ser
remitidos al administrador del SECOP por parte del supervisor o interventor,
a ms tardar a los dos (2) das siguientes al de su suscripcin para que estos
sean publicados a ms tardar al tercer (3) da en el SECOP.
El acto administrativo de liquidacin unilateral, deber ser remitido al administrador del SECOP por parte de la Oficina Asesora Jurdica a ms tardar a
los dos (2) das siguientes al de su suscripcin para que estos sean publicados a ms tardar al tercer (3) da en el SECOP.
Registro
Adiciones, prrrogas, modificaciones o suspensiones, cesiones del contrato
previamente suscritas, acta de liquidacin de mutuo acuerdo o acto administrativo de liquidacin unilateral, entre otros, publicados en el SECOP.
Responsables
Secretarios de despacho, Jefes de Oficina, Supervisores e Interventores
en lo que respecta a la remisin de los documentos al administrador del
SECOP.
El administrador del SECOP en cuanto a la publicacin de los documentos
en forma oportuna.
Secretaria de la Oficina Asesora de Jurdica en lo que respecta a la remisin del acto administrativo de liquidacin unilateral al SECOP.
Punto de Control
SECOP.
de documentos en el
SECO P
MAC
162
Publicar los documentos generados

en la ejecucin de los contratos o
convenios en el SECOP, conforme lo
sealado por la Ley
Descripcin
El administrador del SECOP en el municipio de Aguazul, deber publicar
adiciones, prrrogas, modificaciones o suspensiones, cesiones del contrato
previamente suscritas, acta de liquidacin de mutuo acuerdo o acto administrativo de liquidacin unilateral, entre otros, en el sistema electrnico para la
contratacin pblica- SECOP a ms tardar dentro de los tres (3) das hbiles
siguientes a su suscripcin.
Registro
Adiciones, prrrogas, modificaciones o suspensiones, cesiones del contrato
previamente suscritas, acta de liquidacin de mutuo acuerdo o acto administrativo de liquidacin unilateral, entre otros, publicados en el SECOP.
Responsables
Administrador del SECOP en el Municipio de Aguazul.
Punto de Control
Verificar que los documentos se encuentren publicados en el SECOP, dentro
del trmino establecido.
Remitir los documentos generados en

los contratos o convenios a la oficina
asesora jurdica
Descripcin
Las dependencias debern remitir a la oficina asesora jurdica a travs del
personal designado para tal efecto por el secretario de despacho o jefe de
oficina, los documentos que se generen durante la etapa contractual a ms
tardar a los tres (3) das siguientes a su suscripcin a efectos de ser incorporados al respectivo expediente contractual, previo ingreso por parte de la
dependencia de los datos de los documentos suscritos durante la ejecucin
contractual al mdulo de contratos SYSMAN.
de documentos en el
SECO P
MAC
163
Para la recepcin por parte de la oficina asesora jurdica de los documentos: modificatorios, suspensiones y actas de liquidacin bilateral, se requiere
que previamente se hayan publicado en el SECOP y sus datos hayan sido
registrados en el mdulo de contratos del software SYSMAN, para lo cual, la
secretaria de la oficina jurdica verificar las publicaciones en el SECOP y la
auxiliar administrativo verifica que se encuentren registrados los datos del
documentos en el mdulo contratos en el SYSMAN.
Registro
Documento recibido.
Registro en el mdulo contratos del software SYSMAN.
Responsables
Personas designadas por cada secretario de despacho o jefe de oficina.
N o t a . Todos los secretarios de despacho o jefes de oficina toman las
acciones al interior de sus dependencias a fin de definir los responsables de
remitir los documentos a la oficina asesora jurdica.
Secretaria de la Oficina Asesora de Jurdica en lo que respecta a al verificacin de que los documentos relacionados con modificatorios, suspensiones
y actas de liquidacin bilateral se encuentren publicados en el SECOP.
La auxiliar administrativo de la Oficina Asesora de Jurdica en lo que respecta a la verificacin de que los documentos relacionados con modificatorios, suspensiones y actas de liquidacin bilateral se encuentren publicados en el mdulo contratos en el software SYSMAN.
Punto de Control
Verificar que previo a la recepcin por parte de la oficina asesora jurdica de
los documentos relacionados con modificatorios, suspensiones y actas de
liquidacin bilateral que stos se hayan publicados en el SECOP y se hayan
registrado en el mdulo de contratos.
de documentos en el
SECO P
MAC
164
OBSERVACIONES
El factor crtico del xito del procedimiento radica en a publicacin oportuna de los documentos generados en los contratos y convenios.
Elabor
Marisol Granados Reyes
Revis
Revis
Miryam Montaa Roa
Yudy Gallego Corredor
Auxiliar Administrativo Cdigo.
Secretaria de la Oficina Asesora Jurdica.

Cdigo 404 grado 03.
Aprob
Dehicy Liliana Crdenas Rodrguez

Jefe Oficina Asesora Jurdica.
de documentos en el
SECO P
MAC
165

Procesos de Apoyo 1

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Proceso de Desarrollo del talento humano

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F l u j o g r a m a . Planificacin del Empleo Pblico y Plan Anual de Vacantes. 

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Diego Andrs Hernndez Rairn

Martha Beatriz Snchez Rodrguez

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Nivel alcanzado de educacin formal.

Nmero de empleos por niveles jerrquicos y por su naturaleza.

sobre futuros movimientos.

Funcionarios que dado sus conocimientos y habilidades, potencialmente

P r o c e s o : Estratgico, Misional, Apoyo, Evaluacin.

C a r g o : Carrera Administrativa, Libre Nombra-

miento, TO, CPS.

N o v e d a d e s : Se deben establecer las novedades de las vacantes

P o r P e n s i n : Fecha de pensin, Menor de un ao, Menor de dos

En l se establecen los requisitos y condiciones

mnimas que requiere el puesto de trabajo, as como sus funciones

C o m p e t e n c i a s : Bsicas o Funcionales y Comportamentales.

F u n c i o n a l e s : Este tipo de competencias precisan y detallan

C o m p o r t a m e n t a l e s : Responsabilidad por personal a cargo. Habilidades y aptitudes laborales, responsabilidad frente

aspectos anteriormente mencionados.

grupo de trabajo, debe realizar el anlisis de las necesidades de personal, en

Se establecen los requisitos y condiciones mnimas

Establecer el plan de previsin

En el Plan Institucional de Capacita-

Analizar la posibilidad de reubicar perso-

La entidad de acuerdo con sus necesi-

dades podr reubicar el cargo y reasignar las funciones y establecer los

de situaciones administrativas tales como:

Encargos: medida utilizada cuando existe la posibilidad de nombrar

Comisiones para el desempeo de cargos de libre nombramiento y

que poseen las personas que po-

tencialmente abandonan la entidad (pensionados, por ejemplo).

dentro de la planta de personal y previo estudio

de empleos temporales de acuerdo con las necesidades especfi-

cripcin de los candidatos.

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Identificar la coherencia entre la formulacin del plan estratgico

2. Plani f i c a c i n d e l E m p l e o P b l i c o & P l a n A n u a l d e Va c a nt es.

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