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RECIBO Y DESPACHO DE DOCUMENTOS
RECIBO DE DOCUMENTOS
REGISTRO DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA
Es preciso disponer de un control que permita comprobar el recibo y tramitacin de los
documentos que llegan a la empresa. De lo contrario, es muy difcil establecer
responsabilidades por parte de las personas encargadas.
Por tanto, es necesario canalizar el recibo a travs de una sola persona u oficina y establecer
normas y procedimientos, que sean conocidos por los empleados de la empresa.
CLASIFICACION DE LA CORRESPONDENCIA:
La correspondencia que llega a la empresa puede clasificarse en:
Correspondencia personal
Correspondencia publicitaria
Correspondencia empresarial
1.
En
CORRESPONDENCIA PERSONAL
el
sobre
generalmente,
aparece
palabra CONFIDENCIAL oPERSONAL.
impresa
la
2. CORRESPONDENCIA PUBLICITARIA
Folletos, revistas o plegables, que llegan a nombre de la empresa, de
sus directivos o empleados
3. CORRESPONDENCIA EMPRESARIAL
Viene dirigida, con los datos completos, a directivos o funcionarios de la
empresa.
PROCEDIMIENTO A SEGUIR AL RECIBIR
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Correspondencia personal
Correspondencia publicitaria
Si los folletos, revistas o plegables estn dirigidos a la empresa , se les
imprime la fecha de recibo y se envan a la dependencia interesada de acuerdo
con el contenido de la publicacin.
Los que vienen dirigidos a personas, se les imprime la fecha en el sobre y se
enva al destinatario respectivo.
Correspondencia empresarial
Se verifica si los datos del destinatario corresponden a los de la empresa. Si
no es as, se devuelve al mensajero o correo correspondiente.
APERTURA DE SOBRES
Para abrir los sobres se utilizan tijeras y se cortan por el lado derecho del
sobre, colocando de frente. Luego se procede a comparar:
RADICACIN
Se hace con el sello radicador de correspondencia, ste puede ser manual o
elctrico. Se imprime en la parte superior derecha del documento (Norma
Icontec, Zona 3). No debe cubrirse la informacin que trae la
comunicacin. Los datos que contiene el sello pueden ser los siguientes:
No. De Orden
Fecha de Recibido
Pase a
+
+
+
+
+
+
+
REGISTRO
FECHA: Se anota la fecha que trae la comunicacin, con dos dgitos, utilizando
nmeros arbigos.
ASUNTO O RESUMEN: Se relaciona con el contenido del documento. Debe
escribirse en tercera persona del singular o del plural, de acuerdo con el
destinatario: en plural, si es una empresa; en singular si es una persona
natural. No deben anotarse los temas sin importancia. El resumen puede
ocupar 2, 3 o 4 renglones.
ANEXOS: Si la comunicacin trae anexos, se escribe la palabra SI o la
cantidad. Si no trae, se traza una rayita.
PASA A: Se escribe el nombre de la dependencia que recibe el documento, de
acuerdo con los datos del destinatario o con el contenido del documento.
RESPUESTA: Se indica el nmero de radicacin dado a la respuesta y la fecha
ARCHIVADA EN: Se indica la serie documental en que quedar archivada
fsicamente la respuesta junto con el antecedente.
Cuando la cantidad de hojas de registros sean aproximadamente 500, se
encuadernan para garantizar su conservacin.
CONTROL ENTREGA INTERNA DE DOCUMENTOS
FECHA
HORA
RADICADO
PASA A
FIRMA
DESPACHO DE DOCUMENTOS
Cuando se tiene centralizado el recibo de la correspondencia, por lo general
con el despacho sucede lo mismo, y esta oficina puede recibir y enviar
documentos. En este caso, las dependencias no escriben el nmero y la fecha a la
correspondencia que generen, lo har la oficina encargada.
Deben establecerse normas muy precisas, en cuanto a:
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