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IMPLEMENTACIN DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD A LA

FUNDACIN HORIZONTE SOCIAL SEDE POPAYN

PRESENTADO POR:
Daniela Solano Mogrovejo
Leonardo Ovalle Fierro

PRESENTDO A:
IVONNE ADRIANA ENRIQUEZ SANTA CRUZ

FUNDACIN UNIVERSITARIA DE POPAYN


FACULTAD DE INGENIERA
INGENIERA INDUSTRIAL
POPAYN-CAUCA
2016

MANUAL DEL SISTEMA DE GESTION FUNDACION HORIZONTE SOCIAL


SEDE POPAYN

Implementacin del Sistema de Gestin de la Calidad

INTRODUCCION

Para implementar un sistema de gestin de calidad se deben realizar un conjunto


de actividades y lograr la calidad en los servicios que presta la FUNDACION
HORIZONTE SOCIAL SEDE POPAYN a sus clientes, esto se hace por medio de
la planeacin, control y mejoramiento de los servicios para obtener la satisfaccin
del cliente y los resultados deseados.
La FUNDACIN HORIZONTE SOCIAL SEDE POPAYN se encarga de gestionar
recursos de cooperacin nacional e internacional para implementar proyectos y
programas de generacin de ingresos, educacin y cultura, deporte e
infraestructura, que ejecuta bajo alianzas con entidades pblicas y privadas. Para
maximizar el impacto, concentra sus actividades en zonas estratgicas para el
desarrollo social en municipios de influencia de ASMET SALUD EPS (S),
proyectndose ms all de la regin a travs de acompaamiento o procesos de
transferencia de conocimiento para alcanzar sus objetivos. Su fin es el desarrollo
social, econmico y cultural del individuo, la familia y la comunidad, teniendo como
enfoque la transformacin social y rentabilidad social. Para ello, la entidad ejecuta
procesos de formacin y organizacin de sus beneficiarios que les permiten
alcanzar condiciones dignas de vida.
Estos procesos se basan en la definicin de metas individuales, familiares y
colectivas, as como en el compromiso personal del beneficiario, entendido como
un factor fundamental para el xito de la intervencin social. El enfoque de
transformacin, impulsado por la Fundacin, implica el desarrollo de capacidades
y potencialidades para la disminucin o superacin de carencias y dependencias
individuales y comunitarias. El anlisis del entorno y de la situacin
socioeconmica de la poblacin beneficiaria constituye los soportes conceptuales
y empricos para el diseo de los programas y proyectos a travs de los cuales se
desarrolla la accin de la Fundacin.

OBJETIVO DEL SISTEMA

El sistema de gestin de la Fundacin Horizonte Social sede Popayn para la


implementacin del Sistema de Gestin de la Calidad, se establece mediante la
transformacin, mejoramiento y manejo de un proceso encaminado a obtener el
cumplimiento de la misin, visin, objetivos y metas de la entidad para beneficio
de los beneficiarios de ASMET SALUD EPS (S) garantizando un desarrollo de
mejora continua en sus actividades.

RESEA HISTORICA

En el ao de 2009, se cre la Fundacin Horizonte Social en alianza con ASMET


SALUD EPS (S), con el fin de mejorar la calidad de vida de afiliados a ASMET
SALUD EPS (S), viendo desde varios puntos de vista las necesidades de esas
personas, a travs de la gestin de proyectos.
Despus de varios proyectos, capacitaciones y conferencias y se lograron varios
recursos para empezar con la nueva gestin y hasta entonces se siguen
desarrollando nuevas ideas y formas de generar ingresos.

DATOS DE UBICACIN
La Fundacin Horizonte Social tiene su sede principal en la ciudad de Popayn,
Calle 5 No. 3-17, tiene cobertura en las ciudades de Huila, Caquet, Cauca,
Risaralda
y
Caldas.
La
Fundacin
tiene
la
pgina
web
www.fundacionhorizonte.org.co

MISION

La Fundacin Horizonte Social sede Popayn, busca contribuir con el desarrollo


socioeconmico de afiliados de ASMET SALUD EPS (S), a travs de
intervenciones integrales y en alianza con instituciones pblicas y privadas del
orden nacional e internacional, articulando principalmente iniciativas de generacin
de ingresos, infraestructura, y educacin, cultura y deporte; posibilitando auto
gestin en las comunidades de intervencin.

VISION

La Fundacin Horizonte Social sede Popayn ser entidad reconocida por su


aporte al desarrollo socioeconmico de la poblacin asociada y afiliada a ASMET
SALUD EPS (S) y su contribucin de una nacin con justicia social y paz basada
en principios de solidaridad.

PRINCIPIOS Y VALORES

Los principios y valores son parte fundamental para la organizacin, reflejan el


comportamiento de los funcionarios y contratistas de la empresa hacen que sus
labores y procesos sean de manera eficiente y brinden un buen servicio a la
comunidad, justicia, concertacin, equidad, eficacia, economa, universalidad,
publicidad,
respeto, compaerismo, lealtad, honestidad, compromiso,
responsabilidad, prudencia, solidaridad, tolerancia, los cuales se encuentran
descritos en el Cdigo de tica.

POLITICA DE CALIDAD

En la Fundacin Horizonte Social sede Popayn sede Popayn, estamos


comprometidos a mejorar y contribuir la calidad de vida de las personas afiliadas y
asociadas a ASMET SALUD EPS (S), realizando continuamente procesos basados
en fortalecer los principios de solidaridad, el desarrollo social, econmico y cultural
del individuo mediante la gestin de proyectos de salud, infraestructura,
capacitacin y deporte, dando un valor agregado a la nacin, con base en las
polticas de direccin nacionales y regionales para favorecer a nuestros,
beneficiarios y .

MAPA DE PROCESOS

MATRIZ DOFA FUNDACIN HORIZONTE SOCIAL SEDE POPAYN

Fortalezas

Oportunidade
s

Debilidades

Amenazas

Concentra sus
actividades en
zonas
estratgicas
para
el
desarrollo
social
en
municipios de
influencia
de
ASMET SALUD
EPS (S)

Darle
nuevas
oportunidades
de vida a los
asociados
de
ASMET SALUD
EPS (S) sede
Popayn

Recursos
limitados.

No
tener
realizada
la
certificacin de
gestin
ambiental.

Poseer
un
modelo
de
intervencin,
con
una
medicin
de
indicadores de
transformacin
e
inversin
social.

Generar en los
afiliados
a
ASMET
SALUD EPS
(S)
sede
Popayn
oportunidades
de generacin
de ingresos,
infraestructura
,
educacin,
cultura
y
deporte.
No esperada
baja
aceptacin de
los servicios, a
pesar de la
inversin
hecha en la
promocin.
No tener en
ejecucin
el
departamento
de seguridad y
salud laboral.

Alianzas
pblicoprivadas que
agregan valor
a
las
intervenciones
que lidera la
Fundacin
Horizonte
Social
sede
Popayn
y
consolidan el
tejido
institucional.

Contribuir con
el desarrollo
socio
econmico de
afiliados
a
ASMET
SALUD EPS
(S)
sede
Popayn,
a
travs
de
intervencione
s integrales.

Fomentar
la
formacin en
economa
solidaria como
principio
fundamental
del desarrollo
econmico.

Aumentar la
atencin
de
los afiliados a
ASMET
SALUD EPS
(S).

Deficiencia en
la
administracin
de
los
recursos
econmicos.

Alta
fluctuacin de
los intereses
por parte de
la
entidad
bancaria
asociada.

Incumplimient
o
con
los
tiempos
y
procesos
de
los proyectos

PARTES INTERESADAS

PARTE INTERNA

El estado
Directivas nacionales
Directivas regionales
Cliente interno
Afiliados de ASMET SALUD EPS (S)

PARTE EXTERNA

El estado
Afiliados de ASMET SALUD EPS (S)
Contratistas y subcontratistas

REQUISITOS
Con la Parte Interna.
Con el estado: Las pretensiones del estado con la prestacin del servicio de salud
subsidiada, es cumplir con su deber de velar por el bienestar de la poblacin que
no est en capacidad de acceder a un sistema de salud contributivo y dar
cabalidad al derecho fundamental de la salud; como muestra de ello las EPS de
carcter subsidiado son entidades en las que se inyectan recursos estatales, por
ello el principal requisito de la institucin ante el estado, es apoyar e incrementar el
impacto de dicha pretensin, lo hace no slo por el prstamo del servicio de salud
por medio ASMET SALUD EPS (S), tambin se soporta en la fundacin Horizonte
Social que como apoyo, brinda a los afiliados a ASMET SALUD EPS (S)
oportunidades de mejor calidad de vida.
Con las Directivas Nacionales y Regionales: Se encargan de mejorar la poltica
sectorial pertinente para la organizacin en las diferentes modalidades de
prestacin del servicio, siguiendo los lineamientos pertinentes, aplicables, claros,
oportunos accesibles y coherentes de las polticas nacionales.
Con el Cliente Interno: Como generadora de empleo en cada una de las sedes en
las que se hace presente la Fundacin Horizonte Social y en particular la de
Popayn, ante sus empleados directos, ha de ser un buen modelo de empresa
que permita el crecimiento integral de sus colaboradores, velar por ellos como
parte importante de su capital humano.
Con los Afiliados de ASMETSALUD EPS (S): adems de adquirir derechos en la
fundacin horizonte social, procede a obligarse a cumplir requisitos instituidos, por
el solo hecho de estar afiliado a la misma. Como no poder afiliarse a otra EPS.

Con la Parte Externa.


Con el estado: La Fundacin Horizonte Social sede Popayn, debe cumplir la
totalidad de la normatividad relacionada con la ejecucin de las actividades
asociadas a las fundaciones de este tipo y ser un apoyo efectivo al estado en el
propsito de mejorar la calidad de vida de los colombianos.
Con los contratistas y subcontratistas: Cumplir con el proceso de seleccin como
personal calificado para poder contratar y subcontratar con la Fundacin Horizonte

Social sede Popayn y prestar los servicios requeridos en pro del apoyo y
beneficio de los afiliados a ASMET SALUD EPS (S).
Con el Afiliado: son esenciales para el xito de cualquier empresa, ya que reciben
el servicio de ASMED SALUD EPS (S) y tambin disfrutar de los beneficios que la
Fundacin Horizonte Social sede Popayn brinda en la implementacin de
proyectos y programas de generacin de ingresos, educacin y cultura, deporte e
infraestructura.

5.2.1 ESTABLECIMIENTO DE LA POLTICA DE CALIDAD

La excelencia ha de alcanzarse mediante un proceso de mejora continua. Mejora,


en todos los campos, de las capacidades del personal, eficiencia de los recursos,
de las relaciones con el pblico, entre los miembros de la FUNDACION
HORIZONTE SOCIAL, con la sociedad en una mejora de la calidad del servicio
que prestamos. Para Alcanzar los mejores resultados. En un proceso progresivo
en el que no puede haber retrocesos. Han de cumplirse los objetivos de la
organizacin, haciendo un respectivo manual de calidad donde todos los
miembros de la organizacin tengan acceso a este, actualizando cada que sea
necesario los procesos.

OBJETIVOS MISIONALES
1. Ofrecer capacitaciones a los afiliados de ASMET SALUD EPS (S) de la ciudad
de Popayn, haciendo que estos adquieran las habilidades necesarias para
generar nuevos ingresos y mejorar su calidad de vida.
2. Brindar apoyo a los afiliados de ASMET SALUD EPS (S) de la ciudad de
Popayn, para que sus viviendas propias obtengan mejoras en infraestructura.
3. Contribuir con el desarrollo cultural de los afiliados de ASMET SALUD EPS (S)
de la ciudad de Popayn, con actividades culturales y recreativas.
4. Generar actividades deportivas a los afiliados de ASMET SALUD EPS (S) de la
ciudad de Popayn, para que por medio de su participacin, se genere una
conciencia de salud y deporte.

DETERMINACIN DE LOS ALCANCES

Los afiliados a ASMET SALUD EPS (S), son la comunidad beneficiada. LA


Fundacin Horizonte Social sede Popayn, gestiona recursos de cooperacin
nacional e internacional para implementar proyectos y programas de generacin
de ingresos, educacin, cultura y deporte que ejecuta bajo alianzas con entidades
pblicas y privadas.
Concentra sus actividades en zonas estratgicas para el desarrollo social en
municipios de influencia de ASMET SALUD EPS (S) sede Popayn,
proyectndose ms all de la regin a travs de acompaamiento o procesos de
transferencia de conocimiento para alcanzar sus objetivos.

Objeto y campo de aplicacin


Referencias normativas
Trminos y definiciones
Contexto de la organizacin
Liderazgo
Planificacin
Apoyo
Operacin
Evaluacin del desempeo

6. PLANIFICACIN
6.1.1
a) Incrementar las alianzas para elevar los recursos disponibles destinados a
los proyectos.
b) Elevar la promocin en la prestacin de los servicios de la fundacin.
c) Ejecutar polticas eficientes del manejo de los recursos.
d) Determinar un sistema eficiente para la ejecucin de los proyectos que
surjan.
6.1.2

a) Las acciones para abordar estos riesgos y oportunidades: se debe


hacer un buen uso de los recursos, preparndose para lo inesperado o lo
esperado, como gasto en un momento inesperado a causa de algn accidente
laboral o por cualquier ende causante haciendo una muy buena administracin
de los recursos, tambin mantenindose al tanto de los intereses del banco
agrario por si los intereses aumentan no coja a la organizacin desprevenida ;
ya que ante la limitacin de recursos econmicos en un pas con inmensas
necesidades insatisfechas ,con capacidad de inversin propia optimicen el
impacto social de sus intervenciones con metodologas avanzadas
b)
1. Identificar los potenciales socios, organizaciones y grupos sociales (formales e
informales), que tienen alguna relacin con el tema ; agrupar los actores
pblicos, privado u organizaciones civiles , definir criterios de anlisis para los
potenciales socios y decidir, segn el anlisis realizado, cules
organizaciones harn parte de la alianza que se llevar a cabo de acuerdo
sobre el propsito y misin claros y participativos.
2. Acercamiento a las comunidades ms relacionadas para promocin verbal,
acercamiento a las juntas de accin comunal, alcaldas y gobernacin
departamental como apoyo de difusin.
3. Determinar los ndices, indicadores, cuadros de mandos, grficas, anlisis
comparativo y control Integral como herramientas de control administrativo de los
recursos adquiridos para medir la economa, la eficiencia y la eficacia por medio
de auditoras externas midiendo la consecucin de los objetivos y el cumplimiento
de la normatividad.

6.2 OBJETIVOS DE LA CALIDAD Y PLANIFICACION PARA LOGRARLOS


a) A los dos (02) aos de implementado el SGC, haber incrementado los
servicios prestados como mnimo un 25% en cantidad, con respecto a los
periodos anteriores a este.
b) Obtener ndices positivos de mejoramiento en la calidad del prstamo de
los servicios a los afiliados.
c) Presentar informes ordinarios y extraordinarios de los resultados obtenidos
segn las polticas locales y nacionales de la fundacin.
d) Elaboracin del manual de calidad donde todos y cada uno de los
miembros de la organizacin tengan acceso a este.
e) Capacitaciones al personal de trabajo para darles a conocer modificaciones
cada que sean necesarias.
f) Auditorias para la revisin de los procesos como estn marchando.
g) Revisin general para saber cmo va la funcionalidad de la empresa dentro
y fuera

6.3 PLANIFICACIN DE LOS CAMBIOS


a) Propsito de de los cambios y sus consecuencias potenciales:
Conocimientos, habilidades y actitudes que necesita la organizacin para
desarrollar cada uno de los procesos y seguimientos que se le hacen a cada uno
de los proyectos ya que el personal encargado debe estar al tanto de lo que pase
dentro de la organizacin siendo Responsabilidad de la fundacin implantar los
planes de mejora de cada uno de los procesos con los recursos necesarios como
los financieros y los de infraestructura, se debe de llevar una documentacin
detallada y actualizada de todos los movimientos que se hagan dentro y fuera de
la fundacin. Ya que si no se cuenta con una documentacin actualizada y
detallada pues la fundacin no va a tener registros de todo lo que se est
trabajando lo que trae como consecuencia un desorden documental perdidas
porque no se sabe con que se cuenta para la elaboracin de los proyectos
b) Integridad del sistema de gestin de calidad: La direccin de Fundacin
Horizonte Social garantiza la integridad de su SGC mediante su revisin al menos
una vez al ao, en su totalidad. Para ello revisar de manera global o general el
cumplimiento de todos los puntos o requisitos de las normas bsicas aplicables;
de igual manera, verificarn la pertinencia de la documentacin especfica con
referencia a normas o reglamentos aplicables.
c) disponibilidad de los recursos: la fundacin horizonte social hacen una buena
administracin de sus recursos, gestionando recursos de cooperacin nacional e
internacional para implantar sus proyectos y programas de generacin de
ingresos, en educacin, cultura infraestructura que ejecuta bajo alianzas pblicas y
privadas.
d) asignacin o reasignacin de responsabilidades y autoridades: teniendo
en cuenta la importancia de desarrollar acciones en el marco de alianzas publico
privadas nos encontramos constantemente gestionando sinergias con quienes
ms puedan aportar en la ampliacin y consolidacin de nuestros esfuerzos, y nos
sumamos a proyectos en marcha de otros actores, tales como gobiernos, locales
departamentales y nacionales, organizaciones de base y no gubernamentales,
instituciones de servicio pblicas y privadas, agencias multilaterales, organismos
internacionales, fundaciones y ONGs internacionales SIBACOM es un aliado
permanente y alianza tripartita prestadora de servicios trabaja de la mano la
planeacin, ejecucin y evaluacin de los proyectos.

7.1.2 GENERALIDADES
a) las capacidades y limitaciones de los recursos internos existentes: que los
procesos o los proyectos se hagan fuera del tiempo estipulado por la organizacin,
que la tecnologa disponible sufra algn dao , ya sean los computadores , o video
vean , no hacer un buena aprovechamiento de los recursos financieros ( gastar
ms de lo que se ha estipulado).
b) que se necesita obtener de los proveedores externos: Los
proveedores externos a menudo necesitan cumplir con los requerimientos de las
operaciones diarias de la fundacin horizonte social. Como darnos a conocer sus
inconformidades para nosotros a si mismo poder resolver sus dudas, con que se
sientes conformes, que les gustara que la fundacin tuviera a la hora de ofrecer
sus servicios, ya que esto nos ayuda a crecer como organizacin y a mejorar;
Desafortunadamente, para poder tener una relacin de trabajo cercana y ser
eficientes, los proveedores a menudo requieren acceso a sistemas internos de
seguridad y conjuntos de informacin.

7.1.2 PERSONAS
El gerente de la fundacin horizonte social debe estar de acuerdo y ver la
necesidad e importancia de implementar gestin de la calidad para la prestacin
de sus servicios, los administrativos ya que ah se mide como ellos estn haciendo
su trabajo, clientes, afiliados y asociados porque ah se mide que tan satisfecho
esta el cliente con el servicio que est prestando la fundacin horizonte social.

7.1.3 INFRAESTRUCTURA
Desde hace varios aos la fundacin horizonte social, participa en las
convocatorias del banco agrario, para seleccionar gerencias integrales que
administren los recursos asignados a los hogares beneficiarios de los proyectos de
vivienda y saneamiento bsico afectados por la ola invernal, poblacin afectada o
SISBEN 1 y 2 cuyo objeto es administrar los recursos y contratar ejecutores de
obras, interventora y trabajo social para un desarrollo idneo de los proyectos.
Al demostrar la correcta ejecucin en el manejo de los recursos y el rpido tiempo
de ejecucin de los proyectos, se da un reconocimiento por parte del banco
agrario de Colombia como una de las mejores gerencias integrales a nivel
nacional de 117 gerencias existentes, esto se ha logrado gracias a la capacidad
para trabajar en equipo, enfocndonos en cumplir las metas propuestas de la
mejor forma.

7.1.4 AMBIENTE PARA LA OPERACIN DE LOS PROCESOS: ya que contamos


con el apoyo de ASMET SALUD ESP tenemos un programa de capacitacin para
el auto cuidado en salud y empoderamiento social dictado por profesionales de la
salud, contamos con dos psiclogos que estn a disponibilidad de afiliados
asociados y trabajadores, se dictan conferencias sobre todo tipo de
discriminaciones en convenio con ASMED SALUD EPS, el gerente est a
disposicin de cualquier inconformidad o acontecimiento que pueda ocurrir en una
de las instalaciones se cuenta con aire acondicionado para las variaciones del
clima, contamos con una cafetera dentro de la organizacin.

7.1.5 RECURSOS DE MEDICION Y SEGUIMIENTO


La tabla para la medicin y evaluacin de la ejecucin de los objetivos misionales
es la siguiente (cabe notar que slo se trabajaron tres de los cinco objetivos)
OBJETIVO DE
CALIDAD

Ofrecer capacitaciones a
los afiliados de ASMET
SALUD EPS (S) de la
ciudad
de
Popayn,
haciendo
que
estos
adquieran las habilidades
necesarias para generar
nuevos
ingresos
y
mejorar su calidad de
vida.
Brindar apoyo a los
afiliados
de
ASMET
SALUD EPS (S) de la
ciudad de Popayn, para
que
sus
viviendas
propias
obtengan
mejoras
en
infraestructura.
Contribuir con el
desarrollo cultural de los
afiliados de ASMET
SALUD EPS (S) de la
ciudad de Popayn, con

NOMBRE DEL
INDICADOR

CAPACITACIONES
PARA GENERACIN
DE INGRESOS
CI

FRMULA DEL INDICADOR

RESULTADO
DE LA
FRMULA
DEL
INDICADOR

CI =

No. CAPACITACIONES
No . TOTAL DE AFILIADOS

AI =
APOYO EN
INFRAESTRUCTURA
AI

ACTIVIDADES
CULTURALES
AC

No . APOYOS PRESTADOS
No . TOTAL DE FAMILIAS AFILIAD A S

AC =

No . ACTIVIDADES DESARROLLADAS
POTENCIAL DE ACTIVIDADES

actividades culturales y
recreativas.

7.1.5.2 TRAZABILIDAD DE MEDICIONES

La tabla para el anlisis de los resultados ser la siguiente

RESULTADO
FSICO

RESULTADO
EN
PORCENTAJ
E

META
FSIC
A

META EN
PORCENTAJ
E

RESPOONSABL
E DE LA
MEDICIN

PERIODICIDA
D DE LA
MEDICIN

7.1.6 CONOCIMIENTOS DE LA ORGANIZACIN


Con base en los procesos tres procesos misionales enunciados en los numerales
anteriores, las competencias que han de tener los involucrados para la prestacin
del servicio de la fundacin han de ser:
a. Gestin y creacin de PYMES, contabilidad y administracin.
b. Construccin, plomera, electricidad, carpintera, herrera y remodelacin.
c. Recreacin y deporte, lectoescritura y artes escnicas.

7.2 COMPETENCIA
La Fundacin Horizonte Social sede Popayn, como facilitadora de servicios
relacionados con sus procesos misionales para los afiliados de ASMET SALUD
EPS(S), debe cerciorarse que quienes trabajen como capacitadores cumplan con
las condiciones idneas de manera certificada por estudios realizados o por la
suficiente experiencia demostrable en cada uno de los campos de aplicacin
como:
a. Para gestin y creacin de PYMES, contabilidad y administracin:
profesionales, tecnlogos o tcnicos en administracin de empresas,
profesionales, tecnlogos o tcnicos en contadura con experiencia mnima
de un (01) ao, en el campo.
b. Para construccin, plomera, electricidad, carpintera, herrera y
remodelacin: profesionales, tecnlogos, tcnicos o empricos con
experiencia demostrable en estas reas, con prelacin a capacitados por

entidades de reconocimiento como el SENA y con experiencia mnima de


un (01) ao, en el campo.
c. Para recreacin y deporte, lectoescritura y artes escnicas: profesionales,
tecnlogos, tcnicos o empricos en literatura, artes y educacin fsica y con
experiencia mnima de un (01) ao, en el campo.

7.3 TOMA DE CONCIENCIA: estamos comprometidos a mejorar y contribuir la


calidad de vida de las personas afiliadas y asociadas realizando continuamente
procesos basados en fortalecer los principios de solidaridad, el desarrollo social,
econmico y cultural , para mantener nuestra calidad lo primordial que se debe
hacer es la certificacin de la ISO 9001 actualizada 2015 para asegurarnos de
nuestra buena calidad de servicio que prestamos luego de eso que se hace son
capacitaciones para fortalecer el desempeo de cada uno de nuestros
trabajadores, hacer un balance para medir nuestro nivel de cmo se ha mejorado
cada uno de nuestros procesos, tambin se debe realizar el respectivo manual
donde nos explique todo acerca de la calidad de los productos, con cada uno de
los pasos mencionados requeridos vamos a tener un buen producto de calidad y
un excelente desempeo por parte de nuestro personal.

7.4 COMUNICACIN:
Toda comunicacin ya sea interna o externa debe soportarse con la
documentacin necesaria y cumplir con los requisitos presentados en el siguiente
formato a manera de sugerencia:

Si llegado el caso, no se usara el formato, dicha comunicacin debe cumplir como


mnimos los siguientes tems

a.
b.
c.
d.
e.

Lugar de emisin de la comunicacin


Fecha de realizacin de la comunicacin
A quin va dirigida la comunicacin con dependencia o cargo
Contenido.
Remitente con dependencia o cargo

Si el comunicado llegara a necesitar de un nmero o registro de radicado, se


recomienda este sea ubicado en la parte superior derecha, que sea legible y no
produzca interferencia con la lectura de ninguna de los contenidos del
comunicado.

7.5 INFORMACION DOCUMENTADA: estar a disposicin del personal autorizado


cliente interno y externo, gerente de la empresa, administrativos; la original estar a cargo
del gerente que se proceder a guardar en un lugar donde se guarda la informacin
confidencial de la empresa y una copia para los clientes internos y externos, en caso de
prdida se procede a una denuncia para evitar el plagi de la informacin que contiene.

7.5.3 CONTROL DE LA INFORMACION DOCUMENTADA Decreto 998 de 1997,


Reglamento la transferencia de la documentacin
Ley 594 del 2000, Ley general de archivos
Decreto 4124 del 2004, adopta la Norma Tcnica del SGC

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