Professional Documents
Culture Documents
NIVEL: PERFECCIONAMIENTO
VENEZUELA, 2002
1
NIVEL: PERFECCIONAMIENTO
MODO: COMPLEMENTACIN
Copyright INCE
CONTENIDO
-
Qu es INCE TURISMO?
Presentacin
Introduccin
Objetivo
El Hotel
Clasificacin de los hoteles
Elementos que conforman la Organizacin Hotelera
Departamento de habitaciones
La Recepcin del Hotel
Departamentos menores
Las tarifas en la hotelera
Servicio de alojamiento en un hotel
El departamento de alimentos y bebidas
Trminos contables
El Plan de Cuentas
Activos
Pasivos
Detalle de las Cuentas
Ejercicios
9
11
12
15
16
20
21
23
24
25
33
34
36
37
53
Sistemas de informacin
Sistema de informacin en habitaciones
Departamento de lavandera
Departamento de ama de llaves
Sistema de informacin del departamento de Alimentos y bebidas
59
63
64
65
66
La auditoria de ingresos
Auditoria de los puntos de venta de alimentos y bebidas
Auditoria de las ventas de los departamentos menores
Auditoria del reporte de ama de llaves
Auditoria de Cuentas por Cobrar
Apertura de los Sobres de remisin
Clculo del Impuesto sobre la Renta
Ejercicio Prctico
Tipos de inventario
El Costo del Departamento de Alimentos y Bebidas
Reconciliacin de costos
El Presupuesto
Ventajas del Presupuestos
Frmula del Clculo
Estimacin de los Egresos
- Bibliografa
69
72
76
80
81
83
85
98
102
109
110
115
121
125
127
128
131
132
135
136
138
140
143
146
149
150
155
QU ES EL INCE TURISMO?
El Instituto de Capacitacin Turstica INCE TURISMO, es una Asociacin Civil sin
fines de lucro, constituida mediante documento firmado el 23 de Septiembre de
1976,
QU HACEMOS?
El
INCE
TURISMO
desarrolla
programas
de
formacin,
capacitacin,
NUESTRA MISIN
Ejecutar en concordancia con el INCE RECTOR, bajo la tutela del Estado y la
participacin de Patronos y Trabajadores, las acciones necesarias para alcanzar
una formacin y capacitacin continua de la fuerza laboral, complementando la
educacin recibida en el sistema formal.
Ofrecer asesoramiento tcnico a empresas e instituciones pblicas y privadas
vinculadas a la Hotelera y al Turismo.
Promover la Actividad Turstica y la incorporacin de nuestros egresados al
mercado laboral
PRESENTACIN
Apreciado participante: Este manual es el resultado del esfuerzo de un equipo que
ha trabajado arduamente con el fin de ayudarle a perfeccionarse en el oficio que
ha seleccionado.
El contenido se ajusta a un programa de estudio diseado segn los
requerimientos del oficio; pero desearamos que, adems, investigue en otras
fuentes para incrementar los conocimientos adquiridos.
Esperamos que aproveche al mximo la oportunidad que el INCE le brinda de
convertirse en un trabajador altamente capacitado, que responda ampliamente, a
las exigencias de su rea laboral y se constituya en un ejemplo a seguir en su
futuro desempeo.
INTRODUCCIN
En el complejo mundo de la hotelera, sus operaciones permiten conocer el estado
financiero de un determinado hotel, teniendo en cuenta la categora de ste y los
servicios que puede prestar a sus clientes, mejor conocido en el negocio hotelero
como husped que es el principal generador de dinero.
En tal sentido la contabilidad hotelera, supone una serie de procesos necesarios
para analizar los sistemas contables de un hotel partiendo de la verificacin que
suponen las operaciones de los departamentos menores, habitaciones, alimentos
y bebidas, los cuales generan el capital operativo de la industria del hospedaje.
Es importante destacar que la contabilidad general es la base de las operaciones
que se llevan a cabo en los procesos contables de un hotel, sin embargo existen
procesos propios de la contabilidad hotelera que se basan en los departamentos
antes mencionados.
El Manual de Instruccin Sistemas Contables aplicados a la hoteleria tiene como
finalidad orientar a los participantes del curso contabilidad hotelera en el anlisis
de los sistemas contables partiendo de la verificacin de las operaciones de los
principales departamentos de un hotel.
Los hoteles en sus diferentes clasificaciones de cinco a una estrella ofrecen
diferentes servicios que a la vista del husped parecen sencillos, pero al momento
de contabilizarlos resultan complejos para el encargado del departamento de
contabilidad.
OBJETIVO
Proporcionar a los participantes los conocimientos tericos prcticos necesarios
para analizar los sistemas contables de un hotel partiendo de la verificacin de las
operaciones que conforman los departamentos menores, habitaciones, alimentos
y bebidas.
confort a sus
10
(5 estrellas)
Hoteles de Primera
(4 estrellas)
Hoteles de Segunda A
(3 estrellas)
Hoteles de Segunda B
(2 estrellas)
Hoteles de Tercera
(1 estrella)
11
POR SU ORGANIZACIN
Hoteles Independientes.
Hoteles de Cadena.
La clasificacin anterior no es limitativa ni rgida, por el contrario los criterios
sealados tienden a interrelacionarse, al denominar un establecimiento de
hospedaje, por ejemplo es posible encontrar un hotel de lujo, estacional, de
montaa, grande y residencial.
De lo anterior se puede concluir que las nuevas y variadas necesidades de
hospedaje han originado la creacin de diversas instalaciones y servicios.
CONTRALORA
El departamento de contralora es el rgano fiscalizador de la operacin del Hotel,
el cual debe cumplir con las normas polticas y procedimientos del hotel y a la vez
garantizar un control interno eficaz, el departamento de contralora cuente con
varias dependencias entre las que se encuentran: Compras, Auditoria de Ingresos,
Costos, Cuantas por Pagar, Cuentas por Cobrar, Computacin, entre otros.
DEPARTAMENTO DE ALIMENTOS Y BEBIDAS
El mismo esta a cargo de un director del rea quien es el responsable de las
actividades de los diferentes puntos de ventas de alimentos y bebidas como lo
son: Restaurantes, Bares, Cafeteras, Fuentes de Soda, por otro lado el
departamento de alimentos y bebidas es el brazo ejecutor de los eventos y
banquetes contratados a travs del departamento de ventas, el departamento
deber velar por el estricto cumplimiento de las pautas establecidas por el
contratante del servicio en los que respecta a calidad, cantidad y tipo de servicio.
Por otra parte la direccin A&B tiene bajo su responsabilidad la evaluacin de la
gestin del rea de cocina el cual deber estar a cargo de un Cheff.
La direccin de alimentos y bebidas evaluar en funcin del nmero de personas
que consumen en el restaurante, nmero de platos y en ventas totales registradas
la efectividad de las polticas de mercadeo y ventas, por otra parte llevar registros
estadsticos de las ventas en nmero de cubiertos para la toma de decisiones y la
preparacin de los presupuestos para cada periodo.
DEPARTAMENTO DE HABITACIONES
Este departamento tiene la responsabilidad directa de las gestiones del servicio de
alojamiento, incluyendo los servicios complementarios, para lo cual contar con
los
siguientes
departamentos:
Club - S.P.A.
13
Departamento de Habitaciones
El departamento de habitaciones es el responsable directo del servicio de
alojamiento de los huspedes del Hotel y todo lo que involucra las estadas del
husped desde su entrada (Ck-In) hasta la salida (Ck-Out).
Para su adecuado funcionamiento el departamento de habitaciones se divide en
reas de servicio y atencin al husped, el director de habitaciones es el fiscal del
cumplimento de las normas y polticas que tiene
cliente, por otra parte debe velar por el cumplimiento de los ms altos standard de
calidad.
La direccin de habitaciones har seguimiento a las ventas de habitaciones en
nmero de noches de habitacin (Room Nigth`s), nmero de huspedes; de igual
manera revisar las ventas totales registradas tanto en habitaciones y servicios
complementarios, para poder evaluar la efectividad de las polticas de mercadeo y
ventas implementadas. Llevar estadsticas diarias de los clientes, individuales
(Walk-In), corporativos, mayoristas (agencias de Viajes), Grupos (Grupo de
Convenciones
eventos),
uso
de
la
casa
(House
Use),
Cortesas
Como se puede observar la gestin del director de habitaciones involucra tanto las
operaciones de atencin y servicio como las actividades de mercadeo y ventas, es
importante recordar que el principal producto de comercializacin de un Hotel es la
unidad de alojamiento o en otras palabras la habitacin, la gestin del
departamento de habitaciones sern
gerencia
de
recepcin
estarn
los
cajeros
recepcionistas,
botones,
evaluaciones de
tomar en
Departamentos Menores
AMA DE LLAVES
El departamento de ama de llaves es el responsable del aseo diario de las
habitaciones y reas del Hotel, estar dirigido por la Ama de Llaves Ejecutiva y un
tren de supervisores especialistas en el rea, para garantizar el mantenimiento
idneo de las habitaciones y las reas del hotel, siempre ajustados a los ms
estrictos standard de calidad.
20
LAVANDERA
El departamento de lavandera tendr dos funciones bien definidas, la primera es
la prestacin del servicio de lavandera y tintorera a los huspedes del hotel, el
cual generar un recargo por servicio prestado al cliente. El jefe de la lavandera
realizar el registr en los folios de los clientes del servicio prestado. Por otra parte
el departamento de lavandera es responsable del lavado y secado de los
uniformes de los empleados del Hotel, ambas actividades debern ser prestadas y
ajustadas a las normas de calidad total para evitar el deterioro de las prendas
tanto de los huspedes como de los empleados del Hotel.
CLUB S.P.A.
El Club - S.P.A estar a cargo de un gerente de rea. De estas instalaciones
podrn hacer uso los huspedes, y el recargo sobre su cuenta depender de las
polticas del hotel, es posible que se permita la afiliacin de terceros a las
instalaciones del S.P.A., el control de los afiliados, el costo por persona y el tipo de
afiliacin dependern del gerente del club y de la contralora del hotel, quienes
establecern los procedimientos de registro, control y permanencia de los
asociados al club.
es posible que existan hoteles en cuya tarifa estn incluidos todos los servicios de
los que dispone el hotel o una mezcla de ambos casos.
Las ventas de habitaciones y sus tarifas
25
26
FRONT DESK
Es el nombre que recibe el rea principal de la recepcin.
LOOK BOOK
Es el
departamentos del Hotel, es decir, hay un Look Book de recepcin, un libro similar
para la gerencia nocturna, un look Book para la auditoria; los cuales son utilizados
por los empleados de las diferente reas para informar cualquier situacin irregular
a la que halla que prestar mucha atencin.
NO SHOW
La traduccin del termino es No Presentacin, en hotelera la figura del No Show
no es ms que la garanta de pago de la empresa contratante del servicio de
alojamiento, en el cual indica que se presente o no el Husped ellos cancelaran el
27
monto correspondiente a una noche de habitacin, por otra parte el hotel debe
garantizar que la
28
WALK IN
Son todos aquellos huspedes que son registrados en el hotel sin haber hecho
ninguna reservacin.
CUBIERTOS
Los cubiertos en trminos estadsticos para hotelera son el nmero de clientes
que consumen en algn punto de venta del hotel en un momento determinado. Es
un valor estadstico de gran importancia en las evaluaciones de gestin de
29
31
PUNTO
DE
VENTA
FECHA
CURAGUA
PARADOR
R O O M S E R V IC E
M ESONERO
M ESA
32
W H IS K Y
CANEY
A
S
N P E R S . C A P IT A N
Activo.
Pasivo.
Capital.
Ingresos.
Costos.
33
Gastos.
999-
Activos
- Activo Circulante
000-1
Caja
000-100-
Caja Principal
000-100-01
000-100-02
Bancos
000-101-
000-101-01
000-101-02
000-101-03
000-135-
000-135-01
000-135-02
000-135-03
Inventarios
000-148-
Inventarios de Alimentos
000-148-01
34
Inventario de Bebidas
000-148-02
Suministros de Huspedes
000-148-03
Suministros de Papelera
000-148-04
Suministros de Limpieza
000-148-05
Suministro de Lavandera
000-148-06
Suministros de Mantenimiento
000-148-07
Inventarios de Lencera
000-148-08
000-148-09
000-148-10
000-150-
000-150-01
000-150-02
000-150-03
000-150-04
000-150-05
Contratos de Mantenimiento
000-150-06
Activos Fijos
000-160-
Terreno
000-160-01
Edificio
000-160-02
000-160-03
Mobiliario
000-160-04
000-160-05
Equipos
000-160-06
000-160-07
Vehculo
000-160-08
000-160-09
Cargos Diferidos
000-250-
Seguros Generales
000-250-01
Gasto Prepagados
000-250-02
35
Pasivos
Pasivos a Corto Plazo
000-300-
000-300-01
000-300-02
000-300-03
000-300-04
000-300-05
000-300-06
000-300-07
000-300-08
000-300-09
000-300-10
000-310-
000-310-01
000-310-02
000-310-02
000-310-02
000-310-02
000-310-03
000-320-
000-320-01
000-320-02
Crditos Diferidos
000-321-
000-321-01
Capital
000-400-
Capital Suscrito
000-400-01
Capital Pagado
000-400-02
000-400-03
Ganancia o Perdida
000-400-04
36
cuentas debe estar orientado a facilitar el control sobre el nivel de gasto de los
diferentes departamentos, por lo que es posible asignar cdigos a los diferentes
departamentos operativos y funcionales que conforman el hotel. En otro sentido,
el cdigo de la cuenta indicar si se trata de un ingreso, costo o gasto pero
manteniendo un nmero que identifique el mismo tipo de gasto, a continuacin los
detalles:
Departamentos Operativos:
Habitaciones Cod. Cta.
500-
Alimentos y Bebidas
600-
Telfonos
705-
Piscina
715-
Club S.P.A.
755-
Otros Ingresos
899-
Departamentos Funcionales:
Administracin y Gerencia
900-
Mercadeo y Ventas
915-
Mantenimiento
925-
Recursos Humanos
930-
Lavandera
935-
Gastos no distribuidos
945-
37
Ingresos
XXX - 75
Costos
XXX - 80
Gastos
XXX - 81
XXX - 80
Otros Gastos
XXX - 81
500-
Ingresos
500-75
500-75-001
500-75-002
500-75-003
500-75-004
500-75-005
500-75-006
Costos
500-80-
500-80-201
500-80-202
500-80-203
Gastos
500-81-
500-81-301
38
Hab. Lencera
500-81-302
Hab. Uniformes
500-81-303
500-81-304
500-81-305
500-81-306
500-81-310
500-81-311
500-81-311
500-81-313
500-81-314
500-81-315
Hab. Fotocopias
500-81-316
500-81-317
Departamento de A&B
600-
Ingresos
600-75
600-75-001
600-75-002
600-75-003
600-75-004
A&B Bebidas
Banquetes
600-75-010
600-75-011
600-75-012
600-75-013
600-75-201
600-75-202
A&B Descorches
600-75-203
600-75-301
600-75-401
39
Costos
600-80-
600-80-101
600-80-102
600-80-201
600-80-202
600-80-203
600-80-301
A&B Lencera
600-80-302
A&B Uniformes
600-80-303
600-80-304
600-80-305
Gastos
600-81-
600-81-306
600-81-310
600-81-311
600-81-313
A&B Lavandera
600-81-314
600-81-315
A&B Fotocopias
600-81-316
600-81-317
Departamento de Telfonos
705-
Ingresos
705-75-
705-75-001
705-75-002
705-75-003
705-75-401
40
Costos
705-80-
705-80-001
705-80-002
705-80-201
708-80-202
705-80-203
708-80-304
708-80-317
Departamento Telfonos
715-
Pisc. Ingresos
715-75-
715-75-001
715-75-401
Costos
715-80-
715-80-201
715-80-202
715-80-203
Gastos
715-81-
715-81-301
Pisc. Lencera
715-81-302
Pisc. Uniformes
715-81-303
715-81-304
715-81-305
715-81-306
41
715-81-315
Pisc. Fotocopias
715-81-316
715-81-360
715-81-361
755-
Ingresos
755-75
Club. Aerobics
755-75-001
Club. Gimnasio
755-75-002
Club. Tennis
755-75-003
755-75-004
Costos
755-80-
755-80-201
755-80-202
755-80-203
Gastos
755-81-
755-81-301
Club. Uniformes
755-81-303
755-81-304
755-81-305
755-81-306
755-81-315
Club. Fotocopias
755-81-316
Otros Ingresos
899-75
899-75-001
899-75-002
42
899-75-003
899-75-004
Departamentos Funcionales
Gerencia y Administracin (G&A)
G&A Sueldos y Salarios
900-80-201
900-80-202
900-80-203
G&A Uniformes
900-81-303
900-81-304
900-81-305
900-81-306
900-81-312
900-81-313
900-81-315
G&A Fotocopias
900-81-316
900-81-401
900-81-402
900-81-403
900-81-404
900-81-405
900-81-406
G&A Vigilancia
900-81-407
900-81-408
900-81-409
900-81-410
900-81-317
43
915-60-201
915-60-202
915-80-203
915-81-304
915-81-305
915-81-306
915-81-312
915-81-313
915-81-315
M&V. Fotocopias
915-81-316
915-81-406
915-81-317
Mantenimiento (Mant.)
Mant. Sueldos y Salarios
925-80-201
925-80-202
925-80-203
925-81-304
925-81-305
925-81-315
Mant. Fotocopias
925-81-316
925-81-317
925-81-501
Mant. Refrigeracin
925-81-502
Mant. Calderas
925-81-503
Mant. Edificios
925-81-504
Mant. Electricidad
925-81-505
44
Mant. Vehculos
925-81-506
925-81-507
Mant. Maquinarias
925-81-508
925-81-509
Mant. Muebles
925-81-510
925-81-510
925-81-511
Mant. Piscina
925-81-512
Mant. Fumigacin
925-81-513
925-81-514
925-81-515
Mant. Cerrajera
925-81-515
925-81-516
925-81-517
Mant. Ascensores
925-81-518
930-60
930-60-702
930-60-706
930-60-740
930-60-741
930-60-742
930-60-743
930-60-748
930-60-715
930-60-750
930-60-751
930-60-752
45
930-60-753
Rh. I.N.C.E.
930-60-754
930-60-755
930-60-772
930-60-773
930-60-774
Rh. Preaviso
930-60-775
930-60-800
Lavandera (Lav.)
Lav. Sueldos y Salarios
935-80-201
935-80-202
935-80-203
935-81-301
Lav. Uniformes
935-81-303
935-81-304
935-81-305
935-81-315
935-81-317
545-88-
545-88-101
545-88-102
545-88-103
46
Ingresos por ventas de Bebidas: En esta cuenta se acreditarn los ingresos por las
ventas de bebidas alcohlicas y no alcohlicas, a travs de sus diversos servicios:
Restaurantes, Cafeteras, Bares, entre otros.
Ingresos por Lavandera: Esta cuenta debe abonarse con los ingresos derivados
del lavado de ropa de los huspedes.
Derecho a Piscina /tickets de Piscina: Se abonar esta cuenta con las ventas de
acceso a la piscina del hotel.
Concesiones: A esta cuenta deben abonarse los ingresos derivados de otras
entidades o empresas que operen en las instalaciones del hotel, en lugares
acondicionados para tales fines, por ejemplo tiendas de obsequios, agencia de
viajes, de artesanas regionales, lneas areas, alquiler de vehculos, entre otras.
Gastos Loza y Cristalera: En esta cuenta de gasto se cargaran las salidas del
inventario correspondiente a loza y cristalera, el cual va a depender del
departamento que realice la solicitud de almacn. Existirn en el plan de cuentas,
cuentas de gasto
bebidas. En esta cuenta se registraran las salidas de vasos, platos, tazas, fuentes
de cristal, entre otros.
Gasto de Suministros a Huspedes: Esta cuenta ser debitada para contabilizar el
costo de los materiales suministrados a las habitaciones de los huspedes.
Gastos de Uniformes: Toda salida del inventario de uniformes deber ser imputada
a la cuenta de gasto de uniformes, con la variante que el registro del gasto se
contabilizar dependiendo del departamento al que correspondan los uniformes.
49
50
51
Caja
5.785.023,oo
DB. 999-100-01
Caja
20.000.000,oo
DB. 999-135-01
CxC. Ciudad
DB. 999-135-02
CxC. Huspedes
2.142.321,oo
11.649.001,oo
10.000.000,oo
3.500.000,oo
4.050.000,oo
3.500.000,oo
1.500.000,oo
5.575.000,oo
1.500.000,oo
785.000,oo
2.589.000,oo
4.784.855,oo
329.990,oo
1.462.500,oo
52
Ejercicios
A continuacin se le indicarn algunas operaciones tipos de un hotel para que
realice el asiento contable del libro diario y su correspondientes traspasos al libro
mayor.
El departamento de auditora de ingresos reporta los ingresos para el da que se
indica:
FECHA.
Alojamiento Bs.
Alimentos en restaurante Bs.
Alimentos en Bar Bs.
Alimentos en Fuente de Sodas Bs.
Alimentos Banquetes Bs.
Bebidas restaurante Bs.
Bebidas bares Bs.
Telfonos Larga distancia Bs.
Telfonos Locales Bs.
Derecho Piscina Bs.
Club - SPA Bs.
Servicio Lavandera Bs.
IVA por Pagar en Ventas (14,5%) Bs.
FPCT por pagar en Ventas (1%) Bs.
10% Servicio por pagar Bs.
18/07/02
13.500.000,00
3.598.701,00
1.585.898,00
800.000,00
5.589.789,00
1.799.350,50
4.757.694,00
405.000,00
202.500,00
225.000,00
675.000,00
589.780,00
4.890.663,31
337.287,13
1.813.143,25
40.769.806,19
4.076.980,62
30.577.354,64
2.038.490,31
4.076.980,62
40.769.806,19
53
19/07/02
6.750.000,00
1.799.350,50
792.949,00
400.000,00
2.794.894,50
899.675,25
2.378.847,00
202.500,00
101.250,00
112.500,00
337.500,00
294.890,00
2.445.331,66
168.643,56
906.571,63
20.384.903,09
3.057.735,46
7.134.716,08
8.153.961,24
2.038.490,31
20.384.903,09
54
A continuacin un resumen de las ventas del hotel para los das 20, 21,22, y 23 de
julio 2002, con los datos de los ejercicios anteriores prepare los saldos de los
mayores de ventas, caja, banco, impuestos por pagar y porcentaje por pagar.
FECHA.
20/07/02
21/07/02
22/07/02
23/07/02
8.775.000,00
10.395.000,00
17.077.500,00
6.439.500,00
2.339.155,65
2.770.999,77
4.552.356,77
1.716.580,38
1.030.833,70
1.221.141,46
2.006.160,97
756.473,35
520.000,00
616.000,00
1.012.000,00
381.600,00
3.633.362,85
4.304.137,53
7.071.083,09
2.666.329,35
1.169.577,83
1.385.499,89
2.276.178,38
858.290,19
3.092.501,10
3.663.424,38
6.018.482,91
2.269.420,04
263.250,00
311.850,00
512.325,00
193.185,00
131.625,00
155.925,00
256.162,50
96.592,50
146.250,00
173.250,00
284.625,00
107.325,00
438.750,00
519.750,00
853.875,00
321.975,00
383.357,00
454.130,60
746.071,70
281.325,06
3.178.931,15
3.765.810,75
6.186.689,09
2.332.846,40
219.236,63
259.711,09
426.668,21
160.885,96
1.178.543,11
1.396.120,30
2.293.626,21
864.869,33
26.500.374,02
31.392.750,76
51.573.804,83
19.447.197,55
Alojamiento Bs.
Alimentos en restaurante Bs.
Alimentos en Bar Bs.
Alimentos en Fuente de
Sodas Bs.
530.007,48
3.767.130,09
5.157.380,48
388.943,95
6.625.093,51
10.987.462,77
38.680.353,62
4.861.799,39
18.550.261,82
5.650.695,14
2.578.690,24
13.613.038,29
795.011,22
10.987.462,77
5.157.380,48
583.415,93
26.500.374,02
31.392.750,76
51.573.804,83
19.447.197,55
55
Ene-02
Feb-02
Mar-02
Abr-02
May-02
Inventario Inicial
5.935.807,25
5.806.991,69
5.442.932,36
5.127.449,23
4.939.503,08
1.159.340,04
3.276.533,97
2.839.348,16
1.691.515,32
2.307.172,87
158.214,00
58.375,00
91.824,00
738.807,00
15.362,00
19.514,00
10.587,00
39.028,00
156.444,60
1.288.155,60
711.963,00
262.687,50
413.208,00
1.477.614,00
69.129,00
87.813,00
31.761,00
117.084,00
469.333,80
3.640.593,30
632.856,00
233.500,00
367.296,00
1.266.526,29
61.448,00
78.056,00
26.467,50
97.570,00
391.111,50
3.154.831,29
237.321,00
87.562,50
137.736,00
1.055.438,57
23.043,00
29.271,00
15.880,50
58.542,00
234.666,90
1.879.461,47
553.749,00
204.312,50
321.384,00
949.894,71
53.767,00
68.299,00
21.174,00
78.056,00
312.889,20
2.563.525,41
Inventario Final
5.806.991,69
5.442.932,36
5.127.449,23
4.939.503,08
4.683.150,54
56
Ene-02
Feb-02
Mar-02
Abr-02
May-02
17.807.421,75
10.955.040,63
13.398.923,53
9.335.313,93
10.640.385,64
6.852.381,13
11.593.400,40
11.593.400,40
11.593.400,40
11.593.400,40
7.910.700,00
5.273.800,00
9.040.800,00
5.933.025,00
6.921.862,50
A&B
3.955.350,00
2.636.900,00
4.520.400,00
2.966.512,50
3.460.931,25
Club SPA
791.070,00
527.380,00
904.080,00
593.302,50
692.186,25
395.535,00
263.690,00
452.040,00
296.651,25
346.093,13
98.883,75
65.922,50
113.010,00
74.162,81
86.523,28
Recursos Humanos
148.325,63
98.883,75
169.515,00
111.244,22
129.784,92
Lavandera
Mantenimiento
316.428,00
210.952,00
361.632,00
237.321,00
276.874,50
Telfonos
39.028,00
39.028,00
39.028,00
39.028,00
39.028,00
Ventas y Mercadeo
49.441,88
32.961,25
56.505,00
37.081,41
43.261,64
Total salidas
13.704.762,25
9.149.517,50
15.657.010,00
10.288.328,69
11.996.545,47
Inventario Final
10.955.040,63
13.398.923,53
9.335.313,93
10.640.385,64
10.237.240,57
57
UNIDAD III
58
desde las informaciones que tienen que ver con los clientes hasta llegar a la
elaboracin de los estados financieros de la empresa.
61
que
hallan
cumplido
las
normas,
poltica
procedimientos
Provisiones, Amortizacin,
Reversos, Ajustes,
y la
podr ser
llamada
esta sea
d) Permite cargar los consumos desde cualquier punto de venta ubicado en el hotel
de manera automtica por medio de interfaces.
e) El sistema de recepcin permite conocer cundo el cliente se ha excedido en su
lmite de crdito generado mensajes de alerta para los puntos de ventas y para
el rea de recepcin a fin de regularizar esta situacin.
f) A travs del sistema de recepcin se pueden conocer las estadas anteriores de
los huspedes, los cuales proporcionan informacin valiosa para
las
hotel sealando el status que poseen cada una de las mismas, a continuacin
se seala una clave de los posibles status de una habitacin:
Clave para el Ama de Llaves
O = Ocupada
V = Vacante
S = Salida
OND = Ocupada no durmi
ONM = Ocupada no molestar
65
66
10% de Servicio
14.5% I.V.A.
1%
F.P.C.T
c) Emitir reportes detallados por cajero, por turno y por puntos de ventas, para los
cuadres de los cajeros.
d) Permitirn la emisin de listados de precios.
En lnea general los sistemas de informacin son la herramienta de trabajo del
personal en las reas de operaciones, en lo que podramos llamar el proceso
productivo del hotel, por otra parte los sistemas permiten a los departamentos
funcionales de contralora y sus dependencias el aplicar los controles pertinentes
para garantizar un efectivo control interno.
67
68
UNIDAD N IV
AUDITORA DE INGRESOS
El proceso de auditar los ingresos de un hotel est caracterizado por realizarse en
varias etapas:
a) El cuadre de las ventas del da por el Auditor Nocturna.
b) La apertura de los sobres de remisin y la realizacin del resumen de caja
general.
c)
69
70
P A GE 1
Reporte
Tarifas Habitacin
01J UL,02
NHab.
NFolio
03:47:20 a.m.
Status Hab.Depart
1109
OD
2107
2117
2119
05J UL,0
02J UL,0
3106
3107
03J UL,0
04J UL,0
3113
4102
OR
05J UL,0
OR
M EGA TECHNOLOGIES
HAM ILTEING
02J UL,0
13J UL,0
P ARTICULA R
1/
RA CK
11.625,00
97.500,00
15.112,50
73.500,00
11.392,50
94.500,00
14.647,50
73.500,00
11.392,50
67.500,00
10.462,50
73.500,00
11.392,50
73.500,00
11.392,50
66.000,00
10.230,00
100.000,00
15.500,00
KG
JS
DD
TC
75.000,00
KG
HA L
1/
10.230,00
KG
66.000,00
KG
1/
11.392,50
DD
P DL
1/
73.500,00
DD
HA L
1/
11.392,50
JS
TC
1/
73.500,00
KG
TC
1/
0,00
KG
LUC
2/
4107
1/
2/
4105
OR
M EGA TECHNOLOGIES
10718 P AYEN, A LA N
02J UL,0
HA L
OR
HAM ILTEING
Impuestos
KG
P DL
1/
Tarifa
KG
CI1
1/
3112
OR
3109
OR
1/
OR
1/
OR
Hab.
3103
OR
Cod. M ercado
2120
OR
Compaa
11992 FERNANDEZ, J OE
02J UL,0
OR
Tipo
OR
NHUESP EDES
OR
KG
71
Los consumos a cuentas por cobrar ciudad, debern tener anexa la carta de
autorizacin de la empresa con crdito, indicando la naturaleza del consumo a
realizar.
Los consumos con forma de pago que genere movimiento de efectivo debern
verificar que cumplan con las normas de control interno del hotel.
Anexo a los soportes de las ventas del da, reportada por el cajero estar el
resumen de ventas emitido por el sistema de alimentos y bebidas.
72
73
74
75
76
77
78
P IS C IN A
P IS C IN A
FECHA:
P IS C IN A
P IS C IN A
P IS C IN A
CONTROL
FECHA:
FECHA:
P IS C IN A
CONTROL
AL
VALOR
AGREGADO
(IVA)
FONDO
PROMOCIN
79
F.P.C.T.
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
80
Reporte
Transferencia a Cuentas Por Cobrar Ciudad
N Folio
Cx/Room
0
0
0
0
12022 01/1115
12023 01/1117
Total
0
0
0
0
Time
6:12a.m.
6:35a.m.
6:44p.m.
5:00a.m.
5:12p.m.
5:13p.m.
01JUL,02
3:55 a.1./p.1.
Refererencia
Chrg/Pymt
ZHONG, CHURONG
125.897,00
PERZ, GIL
0,00
RIFALDO, ARMANDO
1.258.791,00
0
4.900.000,00
PERZ, GIL
2.207.205,00
0
2.906.880,00
CUENTAS X COBRAR
11.398.773,00
Com entario: Este reporte es el resum en de los folios de salidas, enviados a Cuentas
por Cobrar Ciudad durantes las labores del da
81
auditados
82
83
FECHA:
D E PA R TA M E N TO :
C AJER O :
TURNO :
V EN TAS
V EN TAS
EGRESO
SOBRAN
TO TAL A
AM A
PM A
E N E F E C T IV O
E N T A R J E T A S D E C R E D IT O
DE C AJA
T E O / (F A LT A N T E )
R E M IT IR
B IL L E T E S :
M O NEDAS
M O N E D A E X TR A N JE R A
D E P O S IT O S B A N C A R IO S
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
1 0 .0 0 0 ,
5 .0 0 0 ,
2 .0 0 0 ,
1 .0 0 0 ,
5 0 0 ,
1 0 0 ,
5 0 ,
2 0 ,
1 0 ,
5 0 0 ,
1 0 0 ,
5 0 ,
2 0 ,
1 0 ,
C H E Q U E S R E C IB ID O S
T O T A L E N E F E C T IV O
84
AM
PM
El cajero general preparar una hoja de clculo resumen de los sobres recibidos
indicando nombre del cajero y el detalle del dinero recibido, especificando la forma
de pago en la misma hoja de resumen el cajero detallar los depsitos bancarios a
efectuar producto del dinero recibido, indicando el nombre del banco, el nmero de
la cuenta bancaria, el monto a depositar y el nmero del comprobante del
depsito. En el caso de las tarjetas de crdito recibidas el cajero general deber
tener especial cuidado de registrar en el resumen de la caja general las
retenciones de comisiones bancarias y de I.S.L.R. aplicables a estas formas de
pago para contabilizar en las cuentas de los bancos los depsitos netos despus
de restar las retenciones.
Posterior a la preparacin del resumen de caja general, se proceder a comparar
los saldos de la caja general con la auditoria para determinar si los cajeros tienen
sobrantes o faltantes, este procedimiento consiste en verificar el dinero recibido
con la informacin suministrada por la auditoria nocturna.
546.000,00
30.000,00
24.000,00
600.000
Bs.
1.380.000,00
120.000,00 ($100 a 1.200,00 Bs./$)
__________________
Total Movimiento efectivo
1.500.000,00
1.500.000,00
Diferencia
-0-
Bs.
(+)Monedas Extranjera $
0,00
120.000,00 ($100 a 1.200,00 Bs./$)
__________________
Total Movimiento efectivo
120.000,00
85.000,00
Diferencia
35.000,00
88
novedades
89
FEC HA
D A TE
N o m b re
Nam e
H a b it o C u e n ta N
R o o m o r A c c t. N
E x p lic a c i n :
E x p la n a tio n
N O E S V R IB A S O B R E E S TA L IN E A - ( D O N O T W R ITE IN A D O B E S P A C E )
F irm a d o p o r:
S ig n e d b y
C TA . M A Y O R
FEC H A
F a v o r tr a s p a sa r e l m o n to d e la h a b ita c i n
P le a s e tra n s fe r a m o u n t o f ro o m
A s c e n d e n te a la s u m a d e
R e sin g to th e a m o u n t o f
B s.
Y c a rg a rlo a m i c u e n ta d e la h a b ita c i n
A n d c h a n g e it to m y a c c o u n t o f ro o m
P R EPA R A D O
A PRO BA D O
F IR M A H U E S P E D - G U E S T S IG N A TU R E
O R IG IN A L A U D ITO R
90
-------------------------------------------- X 100
N Habitaciones Disponibles
% de Doble Ocupacin:
N Huspedes N Habitaciones Ocupadas
% Ocupacin Doble =
----------------------------------------------------------- X 100
N Habitaciones Disponibles
92
configuradas para tales efectos como lo son: Es el control del efectivo el saldo
reportado como remitido por el cajero general, tiene su columna control que
indicar si el cajero tiene algn tipo de discrepancia en la remisin del da; el
control de la remisin de los movimientos en tarjetas de crdito y cheques se
realizar mediante el control o cuadre del asiento de caja, que consiste en
comparar la remisin del da por los conceptos antes mencionados contra la
informacin contenida en la auditora, de existir diferencias en el rea de la hoja de
auditora que esta diseada para la preparacin del asiento de caja, no cuadrar
en cero y deber el auditor de ingresos determinar las causas del descuadre, la
hoja de auditoria permitir controlar las remisiones tanto de los cajeros de
recepcin como tambin de los puntos de ventas de A&B, de esta manera se
prepara el asiento de caja del da, una vez que el auditor de ingresos a cuadrado
la remisin en la hoja de auditora se proceder a la impresin de los asientos de
caja y de ventas.
A continuacin encontrarn los asientos de caja y ventas que se generan de la
hoja de auditoria nocturna.
93
DIA:
MES:
AO:
DEBITOS A HUESPEDES
C
R.
C
R.
C
R.
C
R.
C
R.
C
R.
C
R.
C
R.
C
R.
C
R.
C
R.
C
R.
C
R.
C
R.
C
R.
C
R.
C
R.
C
R.
C
R.
C
R.
C
R.
C
R.
C
R.
C
R.
C
R.
C
R.
000-30010
000-30003
500-75001
500-75002
500-75003
500-75004
500-75005
500-75006
600-75001
600-75002
600-75003
600-75004
600-75010
600-75011
600-75012
600-75013
600-75201
600-75202
600-75203
600-75301
600-75401
705-75001
705-75002
705-75003
705-75401
715-75001
TO TAL
RECEPCIO
N
RECAP.REST
.
F.P.C.T
0,00
0,00
0,00
I.V.A.
0,00
0,00
0,00
Hab. Rack
0,00
0,00
0,00
Hab. Corporativa
0,00
0,00
0,00
Hab. Grupos
0,00
0,00
0,00
Hab. Mayoristas
0,00
0,00
0,00
Hab. Otros
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
Alimentos Banquetes
0,00
0,00
0,00
Alimentos Restaurante
0,00
0,00
0,00
Alimentos Bar
0,00
0,00
0,00
Alimentos Fuente de
Soda
Bebidas Banquetes
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
Bebidas Restaurante
0,00
0,00
0,00
Bebidas Bar
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
Alq. Saln
0,00
0,00
0,00
Alq. Equip.
Audiovisuales.
Descorches
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
Otros Ingresos
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
Derecho Piscina
0,00
0,00
0,00
94
D
B.
D
B.
D
B.
D
B.
D
B.
D
B.
715-75401
755-75001
755-75002
755-75003
755-75004
899-75001
899-75002
899-75003
899-75004
(A)
000-10001
000-10001
000-10001
000-10001
000-10001
000-10001
(B)
C= (A)
(B)
0,00
0,00
0,00
Aerbicos
0,00
0,00
0,00
Gimnasio
0,00
0,00
0,00
Tenis
0,00
0,00
0,00
Otros Planes
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
Servicio de Lavandera
0,00
0,00
0,00
Ingresos Varios
0,00
0,00
0,00
Total Dbitos
0,00
CREDITOS A HUESPEDES
Cheques
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
Cuentas X Cobrar
0,00
0,00
0,00
Depsitos Bancarios
0,00
0,00
0,00
Efectivo
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
95
000-100-01
Cheques
0,00
CR.
000-100-01
Depositos Bancarios
0,00
CR.
000-100-01
Efectivo
0,00
CR.
000-100-01
0,00
CR.
000-100-01
0,00
DB.
900-81-401
0,00
DB.
000-15-002
0,00
DB.
000-15-003
0,00
DB.
000-101-01
0,00
DB.
000-101-02
0,00
DB.
000-101-03
0,00
DB.
000-101-01
0,00
DB.
000-101-01
0,00
DB.
000-101-01
0,00
DB.
000-100-02
0,00
0,00
98
99
Ventas
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
Ventas
3.147.830,00
3.213.195,00
4.264.712,00
5.088.275,00
4.570.690,00
Ventas
192.225,00
221.932,00
639.585,00
575.510,00
0,00
Ventas
0,00
0,00
101.468,00
0,00
0,00
Ventas
183.420,00
108.345,00
273.775,00
228.340,00
216.690,00
TELEFONOS
216.174,00
137.232,00
194.138,00
245.804,00
331.524,00
0,00
214.234,00
170.383,00
148.514,00
207.999,00
129.000,00
0,00
0,00
0,00
9.000,00
LA VANDERIA
P ISCINA
CLUB M ORICHA L
OTRA S VENTA S
(168.000,00)
67.000,00
54.500,00
0,00
0,00
5.000,00
5.000,00
5.300,00
7.200,00
15.800,00
4.124.876,64
4.113.647,33
6.210.636,29
7.519.835,12
6.178.598,12
1) Haga los asientos correspondientes a las ventas, de los das indicados, con sus
correspondientes traspasos a los libros mayores.
2) Considerando la siguiente informacin prepare los asientos de ventas
correspondiente, para los movimientos de caja se encontr que el 30% de las
ventas de alimentos y bebidas fue en efectivo, el 10% en cheques, el 25% en
tarjeta de crdito, se enva a la cuenta por cobrar ciudad el 10% de la venta y el
restante se contabiliz a la cuenta por cobrar de los huspedes.
3) El registro de los otros ingresos del hotel incluyendo la venta de habitaciones se
cancelaron tal como se indica: el 50% con cargo a la cuenta husped, el 30%
contra la cuenta por cobrar ciudad, y el resto la mitad fue en efectivo y la otra
mitad se cancel con tarjeta de crdito
4) Determine el saldo final para cada cuenta de ventas.
UNIDAD N V
LOS ACTIVOS DE OPERACIN
101
Tipos de Inventario
102
suministros
para
los
huspedes,
artculos
para
la
limpieza,
INVENTARIOS DE MANTENIMIENTO
104
operacionales, sera el establecer una vida til para estos activos de un ao y una
vez que se realiza la salida del almacn se procede a calcular la amortizacin del
inventario en uso durante doce meses contra el gasto que corresponda, por
ejemplo un grupo de lencera de A&B (Manteles), se les di salida del inventario
en Noviembre del ao 2002, ser amortizado durante doce meses, lo que quiere
decir que se asume que su vida til ser hasta el mes de octubre del 2003, por
este mtodo la amortizacin del activo se realiza al costo al que fue incorporado al
uso. Los inventarios a los cuales se les puede aplicar este mtodo sern los que
se mencionan a continuacin:
Inventario de Loza
Inventario de Cristalera
105
Bs. 15.000.000,00
Bs. 6.500.123,00
Bs. 21.500.123,00
Bs.
525.000,00
(Este saldo traspasa del Inventario de almacn, al inventario en uso. Por lo que el
saldo en contabilidad del inventario de lencera de A&B permanecer igual).
Amortizacin
Saldo Salida Almacn
525.000,oo
12 mese
106
Se asume que la lencera tendr una vida til de un ao lo que quiere decir que a
partir de la fecha de entrada al uso y hasta el mes de Diciembre del 2002 se
estar amortizando esta salida de almacn. De haber nuevas salidas se tendr
bien establecido en la cdula de gasto de inventario las cuotas y los perodos
hasta los cuales deber amortizase cada salida registrada durante el ao, en este
ejemplo entonces deber registrarse contra el gasto la cuota correspondiente al
mes de Enero 2002, segn el asiento que se sugiere:
DB.
43.750,00
43.750,00
Bs. 14.475.000,00
Bs. 6.981.373,00
Bs. 21.456.373,00
Bs. 21.500.123,00
Bs. 21.456.373,00
Bs.
43.750,00
La diferenciacin entre cada uno de los inventarios, viene dada por la utilidad que
tienen. Los inventarios de alimentos y bebidas son considerados materias primas
107
350.589,00
350.589,00
Ejemplo:
DB. Gasto Art. Escritorio del Dpto.
XXXX
108
XXX
Departamentos
Ene-02
Feb-02
Inventario Inicial
Compras del Mes
5.935.807,25 5.806.991,69
1.159.340,04 3.276.533,97
Mar-02
5.442.932,36
2.839.348,16
158.214,00
58.375,00
91.824,00
738.807,00
15.362,00
19.514,00
10.587,00
39.028,00
156.444,60
1.288.155,60
711.963,00
262.687,50
413.208,00
1.477.614,00
69.129,00
87.813,00
31.761,00
117.084,00
469.333,80
3.640.593,30
632.856,00
233.500,00
367.296,00
1.266.526,29
61.448,00
78.056,00
26.467,50
97.570,00
391.111,50
3.154.831,29
5.127.449,23
tursticos, o los tragos otorgados por la casa en una promocin de algn bar, bajo
la figura de happy hour u hora feliz.
Dentro de los crditos al costo de alimentos encontraremos; comida empleados,
atenciones VIP, atenciones de gerencia, degustacin, pasapalos al bar, alimentos
al bar, promociones en ventas, entre otras.
Dentro de los crditos al costo de bebidas encontraremos; bebidas empleados,
mermas y roturas, agua a oficinas, tragos de bienvenida, bebidas para cocinar,
aguas para habitaciones, entre otras.
Reconciliacin de Costo
Inventario: En la reconciliacin de costo tanto alimentos y bebidas se consideran
dos tipos de inventarios, el inventario del almacn y el inventario de puntos de
ventas (bares y cocina), este ultimo corresponde a todas las existencia de
materias prima que estn en los puntos de ventas para el momento de la toma
fsica de los inventarios, en otras palabras todos aquellos productos o insumos
que no han sido vendido como por ejemplo los stock de bebidas de los bares, o
los postres preparados en las pastelera, las carnes congeladas en las cavas de la
cocina, las frutas y hortalizas en stock en la cocina, entre otros.
En la reconciliacin de costo deber considerarse los saldos de inventario tanto
del almacn como de los puntos de ventas, teniendo presente el inventario inicial y
final para ambos casos.
Las compras: Corresponde al saldo neto (sin impuestos), correspondientes a las
compras de los insumos (alimentos y bebidas), el cual al sumarlo con el saldo de
los inventarios iniciales de almacn y puntos de ventas (cocina y bares) da como
111
resultado el inventario disponible del hotel para cada unos de los rubros de
alimentos y bebidas.
Costo Bruto: El costo bruto de alimentos o bebidas es el resultado de restar del
disponible el inventario final de almacn y de punto de ventas, bien sea de
alimentos o de bebidas, el resultado de la resta es la cantidad de insumo
consumido en las actividades del hotel para el perodo en estudio.
Crditos al Costo: Los crditos al costo corresponden al consumo del inventario de
alimentos o bebidas, que corresponde a los gastos del hotel, como por ejemplo; la
comida para el personal, las degustaciones del departamento de mercadeo, los
almuerzo en cortesa a los gerentes de empresas con las que mantienen
relaciones comerciales. Este saldo deber ser restado del costo bruto para saber
realmente cuanto fue el costo de las materias primas utilizadas en el proceso de
ventas del hotel.
Costo Neto: El costo neto es el saldo total correspondiente a lo consumido en
materia prima en alimentos o bebidas producto de las ventas del mes.
El Porcentaje de Costo (%): Es la relacin porcentual que existe entre las ventas
totales registradas bien sea en alimentos o bebidas con relacin al costo neto para
cada uno de esto inventarios.
A continuacin le ejemplificaremos a travs de la reconciliacin de costo, el
clculos del costo de alimentos para un mes en particular:
112
26.169.625,10
5.835.526,26
32.005.151,36
25.028.353,54
57.033.504,90
(-)Inv. Final
Almancen General
Cocina
Total InV. Inicial
22.610.444,87
5.139.013,02
27.749.457,89
Costo Bruto
Cod. Cta.
930-60-751
915-81-312
900-81-312
600-81-311
600-81-315
600-81-316
29.284.047,01
Credito al Costo.
Comida Empleados
Atenciones VIP
Atenciones Gerencia
Desgustacin
Pasapalos al Bar
Promociones en Ventas
6.828.862,84
147.061,60
110.151,40
64.453,55
96.238,85
483.241,87
7.730.010,11
Costo Neto
21.554.036,90
61.582.962,56
35%
11.561.415,00
2.347.438,00
13.908.853,00
2.656.115,00
16.564.968,00
10.472.348,00
2.104.472,00
12.576.820,00
Costo Bruto
Cod. Cta.
930-60-751
915-81-312
900-81-312
600-81-317
830-60-751
500-81-306
500-81-314
600-80-101
3.988.148,00
Credito al Costo.
Bebida Empleados
Atenciones VIP
Atenciones Gerencia
Mermas y Roturas
Agua a Oficina
Agua Habitaciones
Tragos de Bienvenida
Bebidsa para Cocinar
138.250,00
57.832,00
110.151,40
89.563,00
96.238,85
483.241,87
150.897,00
96.238,85
1.222.412,97
Costo Neto
2.765.735,03
11.062.940,12
25%
114
ENERO
FEBRERO
MARZO
INVENTARIO INICIAL
32.005.151,35
27.749.456,89
26.358.093,39
(+) COMPRAS
25.028.353,54
23.842.284,62
29.347.992,88
INVENTARIO FINAL
27.749.457,89
26.358.093,39
29.269.631,95
8.311.882,85
7.420.495,98
8.958.259,58
96.238,85
87.974,96
111.717,60
ATENCIONES VENTAS
Y MERCADEO
PROMOCION EN VENTAS
195.945,89
470.756,75
394.008,31
382.974,30
341.910,00
0,00
PASAPALOS AL BAR
147.061,60
161.682,60
120.423,30
ALIMENTOS AL BAR
179.773,06
354.466,25
378.869,36
MERMAS
0,00
9.575,02
80.259,00
CONSUMO SUPLIDORES
0,00
98.122,50
0,00
9.313.876,55
8.944.984,06
10.043.537,15
59.294.136,76
46.425.505,31
47.287.649,76
COMIDA EMPLEADOS
COMIDA SERVICIO MEDICO
ENERO
FEBRERO
13.908.854,14
12.576.821,44
2.656.115,00
4.804.854,95
12.576.821,44
12.663.854,85
259.384,81
373.564,85
57.832,39
97.017,44
332.129,52
296.507,85
HAPPY HOURS
203.010,50
170.405,25
6.550,08
0,00
287.529,73
258.996,00
1.146.437,03
1.196.491,39
2.538.749,54
3.120.039,09
10.398.728,00
12.658.356,00
VENTAS NETAS
UNIDAD N VI
115
XXX
XXX
Las cuentas por pagar se controlan por medio del reporte emitido por el sistema
de Anlisis de Vencimiento de Cuentas por Pagar, el mencionado reporte tiene
la particularidad de funcionar como el libro auxiliar, presentado los saldos por
pagar a los diferentes proveedores y suplidores de hotel por nombre del
proveedor, nmero de factura, monto a pagar y antigedad de la factura, lo que
permite un adecuado control sobre las cunetas por pagar, permitiendo hacer una
programacin efectiva de los pagos, en funcin de la antigedad que presenta un
proveedor en un momento determinado, por otra parte el control de los pagos con
el anlisis de vencimiento evitar cancelar las facturas antes de su fecha de
vencimiento, a su vez
de los servicios ofrecidos depende en gran parte de los productos y equipos que
se compren.
Dentro de las funciones del departamento de compras esta:
Proveer de los alimentos, bebidas y suministros que requiera el hotel para su
operacin, las compras debern hacerse en funcin de la calidad y mejor costo de
manera oportuna. El departamento de compras debe conocer las ventajas y
desventajas de los proveedores y sus productos. Participa en el establecimiento
de los mximos y mnimos de las existencias del almacn.
El procedimiento de compras de una empresa hotelera tiene sus particularidades,
la compra de productos perecederos (carnes, huevos, pescados, mariscos,
legumbres, entre otros), debern ajustarse a las necesidades del hotel, para la
adquisicin de esto insumos el encargado de las compras debern estar
acompaado por el Chef, Sous Chef, o algn supervisor de la cocina que
garantice la calidad de los productos comprados.
El departamento de costo por intermedio de la receptora de mercanca, recibir las
compras y verificar que se trate de los productos solicitados stos deben estar
ajustados a los requerimientos establecidos en las solicitudes de las diferentes
dependencias del hotel y en lo que respecta a calidad, cantidad, tipo de insumo
recibido, la receptora deber pesar, contar, observar los precios facturados los
cuales deben ajustarse a los sealados en la orden de compra.
Una vez que se realiza la verificacin por parte del departamento de costo, es
remitido al departamento de contabilidad la factura recibida deber estar sellada por
costo dando el acuse de recibo de los artculos, nuevamente el departamento o
encargado de las cuentas por pagar verifica la facturas, las solicitudes u ordenes
para las compras, para posteriormente se pasada a la aprobacin del contralor
117
general, quien dar el visto bueno para que se contabilice en la cuenta de inventario
que le corresponda.
La contabilizacin de la factura se realizar con carga a la cuenta de inventario
correspondiente y cargo al IVA pagado en compras, si aplica, y con crdito a la
cuenta por pagar del proveedor.
Para el cuadre al cierre del mes de las cuentas por pagar se consideran algunos
elementos, como lo son las conciliaciones de las compras del mes contra las
entradas al inventario, por otra parte, existe otra contrapartida para l cuadre como
lo es el cierre de los inventarios, si el departamento de cuentas por pagar se
equivoca en la contabilizacin y registro de las entradas al inventario difcilmente el
inventario final que arrojara el sistema cuadrar con el inventario fsico.
Por otra parte el departamento de cuentas por pagar deber emitir a travs del
sistema el libro de compras el cual es una recopilacin de todas las facturas exenta
y gravables por el impuesto al valor agregado, a la base gravable del libro se
aplicar el porcentaje del IVA que corresponda, el resultado obtenido deber
cuadrar con el IVA registrado en contabilidad.
Para cancelar el IVA del mes se deber hacer el siguiente procedimiento:
Compras
O lo que es igual decir;
(+) Saldo del impuesto libro de Ventas
(-) ( Saldo del Impuesto Libro de Compras)
_________________________________________
Clculo del I.V.A. a Pagar = I.V.A. Por Pagar en el Mes
119
Dentro de otras de las obligaciones legales del hotel esta la cancelacin del1% sobres las
ventas del mes (este % se recarga en las facturas de ventas), este tasa impositiva se
cancelar como una contribucin al Fondo Nacional de Promocin y Capacitacin
Turstica.
El cuadre del FPCT deber realizarlo el departamento de auditora a diario, y la verificacin
del mismo se realizar al multiplicar el total de las ventas contabilizadas por el 1%, el
producto resultante deber en todo momento ser igual al FPCT registrado por pagar
por el departamento de auditora.
HOTEL MORICHAL LARGO
FPCT 1% Por Pagar
Ene-02
Total Ventas Registradas en el Mes
Alojamiento Bs.
135.000.000,00
35.987.010,00
15.858.980,00
12.000.000,00
16.769.367,00
17.993.505,00
15.858.980,00
2.025.000,00
539.805,15
6.750.000,00
6.750.000,00
17.693.400,00
283.226.047,15
Calculado
FPCT por pagar en Ventas (1%) Bs.
Por Pagar Segn las Ventas.
2.832.260,47
Continuando con los deberes formales del hotel, el pago del I.S.L.R. retenido es uno
de ellos, el cual se aplicar apegado a las disposiciones de la ley, dentro de las
retenciones aplicadas estn las que se hacen por los abonos en cuanta a
proveedores y a las personas naturales bien sea empleados, o aquellas que hallan
prestado sus servicios en el hotel, en este caso se considera para aplicar las
retenciones de I.S.L.R. lo establecido en el reglamento de retenciones de la Ley de
I.S.L.R.
120
XXX
XXX
XXX
dentro del plazo establecido para entregar este impuesto (dentro de los primeros tres
das hbiles de cada mes siguientes a la fecha de la retencin).
Das Trabajados
Horas Extraordinarias
Das Feriados
Da de descanso
Comisiones
Vacaciones
Utilidades
Fideicomisos
Jefe Restaurante
puntos.
Total puntos = 5
Tres Capitanes
puntos
Total puntos = 9
10
Mesoneros
puntos
Total puntos = 20
Ayudantes
1.5
puntos
Total puntos = 12
10
Cocina y Utilera
0.5
puntos
Total puntos = 5
puntos
Ejemplo:
El departamento de auditora reporta unas ventas totales netas de:
123
Alimentos:
15.000.000,oo
Bebidas
8.500.000,oo
--------------------------------
Total ventas =
23.500.000,oo
Cuadro Analtico para el pago por nmina del 10% por Servicio
Rango
N Puntos Valor Punto NEmpleados Total aPagar
Jefe Restaurante
5 43.925,23
1
219.626,15
Capitn
3 43.925,23
3
395.327,07
Mesoneros
2 43.925,23
10
878.504,60
Ayudante M.
1,5 43.925,23
8
527.102,76
Cocina/Utilera
0,5 43.925,23
10
219.626,15
CaJa Departam.
0,5 43.925,23
5
109.813,27
Total 10% a Pagar Por Nmina
2.350.000,00
10 % Registrado pot Auditoria en ventas
2.350.000,00
Control
(0,00)
124
---------------------------------------------52 Semanas
El Art. 98 del reglamento estable que el salario mximo sobre el cual podr cotizar
un trabajador ser el equivalente a 5 salarios mnimos mensuales.
Calculo del salario semanal de cotizacin a trabajadores con remuneracin diaria;
Segn el Art. 99 del Reglamento de ley del Seguro Social se realizar tal como se
indica,
Salario semanal de cotizacin = salario diario X 7 das.
Calculo de la cotizacin la Seguro Social (S.S.O.)
Segn el Art. 109 del Reglamento de Ley del Seguro Social, la base de calculo de
la cotizacin va a depender del riesgo en el cual haya sido clasificada la empresa,
la tarifa ser tal como se seala:
Art. 109
Riesgo
Mnimo
Medio
Mximo
TARIFA
Patrono
Asegurado
9%
4%
10%
4%
11%
4%
126
Para contabilizar la Cta. por Pagar S.S.O. por cotizacin del empleado.
Asiento N 2 (Por cotizacin del Patrono)
DB. Cta. Gasto de S.S.O.
riesgo.
CR. Cta. Por Pagar S.S.O.
riesgo.
Para contabilizar al gasto y a la cuenta por pagar, la cotizacin mensual de
S.S.O. correspondiente al mes.
Para contabilizar la Cta. por Pagar S.P.F. por cotizacin del empleado.
Asiento N 2 (Por cotizacin del Patrono)
DB. Cta. Gasto de S.P.F.
riesgo.
CR. Cta. Por Pagar S.P.F.
riesgo.
Para contabilizar al gasto y a la cuenta por pagar, la cotizacin mensual de
S.P.F. correspondiente al mes.
Para contabilizar la Cta. por Pagar L.P.H. por cotizacin del empleado.
Asiento N 2 (Por cotizacin del Patrono)
DB. Cta. Gasto de L.P.H.
XXXXX
XXXXXX
XXXXX
XXXXXX
Fideicomisos:
-----------------------------------------X----------------------------------DB. Gto. de Fideicomiso ( Recursos Humanos)
CR. Cta. Fideicomiso por Pagar
XXXXX
XXXXXX
384.638.52
CR. Banco
384.638.52
Saldo
18,366,690.35
17,982,051.83
Para el momento de registrarse el pago de las vacaciones del Sr. Martnez el saldo
del pasivo por este concepto quedo en Bs. 17.982.051,82.
El tratamiento contable del pago de utilidades y fideicomisos ser idntico al de
las vacaciones, sealadas anteriormente. Para cualquier inquietud se le sugiere al
participante documentarse con la Ley Orgnica del Trabajo.
Calculo de Aporte al I.N.C.E
La ley establece que las empresas que tengan 5 o ms trabajadores
debern para al I.N.C.E. el 2% del total de sueldos pagados, as como
retener % de las utilidades pagadas.
Asiento a realizar:
131
XXXXX
XXXXXX
Contabilizacin de la Nmina
El asiento emitido por el sistema, ser contabilizado cargando a las cuentas de
gasto de sueldo y salarios de los departamentos correspondientes los importe
devengados por los empleados, y los abonos se hacen por los totales de cada una
de las deducciones, es decir a la cuenta S.S.O., por pagar, I.S.L.R. por pagar, para
finalizar se acredita la cuenta de bancos para contabilizar la salida de caja.
132
Ejemplo:
DB. Sueldos y Salario Habitaciones.
XXX
XXX
XXX
XXX
XXX
XXX
XXX
XXX
XXX
XXX
XXX
XXX
CR. Banco
XXX
Gasto de I.N.C.E.
Gasto por Poltica Habitacional
Gasto por Seguro Social y Paro Forzoso
Gasto de Seguro para Empleados, estos son slo algunos de los gastos
causados por las gestiones del departamento de Recursos Humanos de un
hotel.
134
UNIDAD N. VII
LOS ESTADOS FINANCIEROS
Antes de mencionar las generalidades de los estados financieros, se debe
mencionar que en la hotelera las conciliaciones de las cuentas de tesorera y
bancos se realizaran siguiendo los mtodos utilizados en la contabilidad general.
Por otro lado una vez que se han hecho todos los asiento de contabilidad
correspondientes, se procede a realizar las conciliaciones de las cuentas del
balance general, para posteriormente hacer los asiento de cierre del periodo:
135
XXXX
XXXX
Para contabilizar contra la cuenta de perdas y ganancia los gastos del mes
XXXX
XXXX
otras palabras permite ver el grado de solvencia que posee la empresa. Con el
anlisis es posible saber el grado de endeudamiento con relacin al capital propio
de la empresa.
Dentro de las pruebas que se pueden aplicar en anlisis de los estado financieros
estn:
-
Relacin de Circulante.
Por ejemplo.
Hotel A.B.C,
Balance General al 28/02/02
Activo
Activo Circulante
Caja y Banco
167.589.213,00
258.258.179,00
Inventarios de Merc.
98.758.569,00
________________
524.605.961,00
Pasivo
Pasivo Circulante
137
187.589.782,00
42.987.628,00
24.648.715,00
____________________
255.226.125,00
As;
Activo Circulante
524.605.961,00
255.226.125,00
______________________
Capital Circulante
269.379.836,00
Relacin de Circulante: Como los fondos se habrn de utilizar para pagar el pasivo
circulante, debe conocerse la relacin
existente
circulante, por otra parte sabiendo que el activo circulante sufrir continuas
modificaciones, pero no a as en pasivo, es importante que el activo circulante sea
bastante mayor al pasivo circulante.
Algunas entidades financieras sugieren que una relacin 2:1 (Activo: Pasivo), es lo
suficientemente amplio, sin embargo es esto va a depender de la dinmica de la
empresa y sus actividades, por lo que es prudente tomarlo como una regla
general.
Continuando con el ejemplo:
As:
Activo Circulante
524.605.961,00
----------------------------------= 2.05
Pasivo Circulante
255.226.125,00
Lo que indica que se tienen 2.05 bolvares para cubrir cada bolvar de deuda.
138
425.847.392,00
----------------------------------= 1.66
255.226.125,00
Lo que indica que se tienen 1.66 bolivares para cubrir cada bolvar de deuda.
139
318.305.479,00
VENTAS HABITACIONES
220.520.342,00
100%
SUELDOS Y SALARIOS
14.944.083,00
7%
OTROS GASTOS
10.844.632,00
5%
TOTAL HABITACIONES
194.731.627,00
88%
VENTAS A&B
97.785.137,00
100%
COSTO DE ALIMENTOS
34.224.797,95
35%
COSTO DE BEBIDAS
19.557.027,40
20%
SUELDOS Y SALARIOS
16.623.473,29
17%
7.822.810,96
8%
TOTAL A&B
19.557.027,40
20%
GANACIA OPERACIONAL
214.288.654,40
67%
ADMINISTRACIN Y GERENCIA
38.196.657,48
12%
MERCADEO Y VENTAS
3.183.054,79
1%
22.281.383,53
7%
MANTENIMIENTO
15.915.273,95
5%
79.576.369,75
25%
UTILIDAD O PERDIDA
134.712.284,65
42%
DEPARTAMENTO FUNCIONALES
140
142
144
Su rol ser todo funcional, debe estar integrado por miembros del nivel jerrquico
suficientemente elevado, en virtud de asegurar intercambios vlidos con todas las
personas implicadas, generalmente lo preside el Contralor General., quien juega
un papel muy importante. El comit de presupuesto debe aconsejar al equipo
administrativo, conciliar las opiniones divergentes, coordinar las actividades
presupuestarias, preparar el libro de presupuesto con todas las informaciones
apropiadas sobre las polticas globales.
Factores a considerar en la elaboracin de un presupuesto
El volumen de ventas de ao anterior.
Las condiciones de la economa (Deprecin - Expansin).
La relacin entre las ventas y los indicadores econmicos, tales como: El producto
nacional bruto, Ingreso per-capita, el empleo, los sueldos y salarios, entre otros.
Los estudios de mercado (Oferta Demanda).
Las polticas de precios y rebajas sobre los servicios.
Poltica de crdito.
Poltica publicitarias o de promocin.
Estudio de costo de los bienes o servicios.
Movimiento Turstico a escala regional.
Proceso de elaboracin del presupuesto.
145
146
X = 77 %
148
149
Frmula de Calculo
N de Clientes Servidos X ingreso promedio Clientes = Ventas
Comestibles N Clientes
Desayunos
1794
Almuerzo
4014
Cena
2604
Total
Consumo
Ventas
6.000,00 10.764.000,00
9.000,00 36.126.000,00
8.000,00 20.832.000,00
67.722.000,00
Bebidas
Desayunos
Almuerzo
Cena
Total
Consumo
Ventas
1.500,00 2.691.000,00
2.500,00 10.035.000,00
2.000,00 5.208.000,00
17.934.000,00
N Clientes
1794
4014
2604
150
VENTAS
Costo 35%
%
ANALISIS
50 Personas 70 Personas
625000
875000
218750
306250
35%
35%
Cuando hay variaciones en las ventas por modificaciones de sus precios, los
montos en dinero de los costos y gastos permanecen invariables, pero varan
inversamente proporcional, los porcentajes con respecto a las ventas.
Ejemplo:
Tomado como referencia el ejemplo anterior, consideremos un incremento del 15%
sobre el precio de los almuerzos.
Ventas
Costo
ANALISIS
Almuerzo S/Aumento
Almuerzo C/Aumento
Bs. 12.500,oo Relacin % Bs. 14.375,oo Relacin %
625.000,00
718.750,00
218.750,00
35,00%
218.750,00
30,43%
costo
153
154
155
BIBLIOGRAFA
156