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c) Recaudaciones a depositar: se utiliza cuando el ente hace uso restringido de caja para efectuar control
sobre las operaciones. El procedimiento consiste en que las cobranzas e ingresos de caja de una fecha se
depositan al da siguiente.
d) caja en moneda extranjera:
e) Valores a depositar: cuando el movimiento de cheques en una empresa es importante, a fin de tener un
mejor control de los mismos, suele utilizarse esta cuenta para la registracin contable de la entrada y salida
de los cheques, ya sean corrientes o posdatados. Esta cuenta suele acompaarse tambin de mayores
auxiliares o de subsistemas que registran el movimiento y deben coincidir con la cuenta de control Valores
a Depositar.
BANCOS (Cuenta corriente bancaria)
Concepto: los ingresos que tiene la empresa puede depositarlos en una o ms cuentas corrientes bancarias y
luego podr extraer esos fondos por medio de la emisin de cheques. Para operar con cuenta corriente
bancaria la empresa previamente, deber efectuar la apertura ante el banco elegido.
2. RIESGOS DE AUDITORIA
El riesgo de auditoria solo es aplicable si se considera que por las cuentas de CAJA Y BANCOS pasa todo
el movimiento financiero de la empresa y por lo tanto existe un riesgo importante de errores, causadas por:
fallas en los controles1
irregularidades
Estos riesgos afectan en mayor medida los ciclos de COBRANZAS Y PAGOS, que a los saldos de
DISPONIBILIDADES, sobre todo puede afectar a los saldos de las siguientes cuentas:
- CREDITOS: no registrando las cobranzas
- PASIVOS: desviando pagos hacia cuentas indebidas
- CUENTAS. DE RESULTADO.: apoderndose de cobranzas de clientes considerados
incobrables.
- Creando pasivos inexistentes que luego son cancelados.
El auditor deber evaluar, segn el grado de funcionamiento de los controles del sistema, los riesgos del
SISTEMA DE COBRANZA Y DE PAGO, ms an cuando est planificando las PRUEBAS
SUSTANTIVAS de CRDITOS Y DEUDAS, que cuando defina las pruebas a aplicar a disponibilidades.
Sin embargo, existen pruebas sustantivas que sirven para detectar errores o irregularidades que afectan a
otros rubros de los EC cuando se aplican a BANCOS.
Ej. revisin conciliacin bancaria al cierre permite detectar prstamos bancarios no contabilizados o
intereses por descubierto no tomados. (omisiones)
Por lo tanto:
- el riesgo hay que asociarlo con los ciclos de COBRANZA Y PAGOS, que son evaluados con mayor
magnitud por la implicancia que tiene sobre las pruebas sustantivas en las reas de VENTAS y CUENTAS
POR COBRAR Y COMPRAS y CUENTAS POR PAGAR.
- En algunos casos afectan a DISPONIBILIDADES, el riesgo se refiere exclusivamente al objetivo de
existencia y el auditor se satisface con PRUEBAS SUSTANTIVAS AL CIERRE.
Riesgo Inherente
- El ente realiza cambios frecuentes de cuentas bancarias o de firmas autorizadas: se necesita mayor control
de las autorizaciones , verificando las causas de las modificaciones.
Debemos tener en cuenta que cuanto ms liquido sea el rubro de los EC ms expuesto estar a fraudes o
malversaciones de fondos de empleados y 3ros. con la sociedad.
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- Se han recibido montos significativos de efectivo: es necesario comprobar el origen y destino de los
fondos.
- Se han realizado ingresos y egresos de fondos significativos de efectivo: es necesario analizar
detalladamente operaciones relevante.
- Se han realizado transferencias de fondos significativos en fechas cercanas al cierre del periodo: es
necesario ver documentacin de respaldo de transacciones significativas y prueba del corte de operaciones.
Riesgos de Control
- Proteccin fsica del efectivo en caja no son adecuados: necesidad de incrementar pruebas de saldos para
verificar integridad de los mismos.
- Las conciliaciones bancarias no se realizan con regularidad o no son adecuadamente revisados: necesidad
de mayor pruebas sustitutivas para comprobar saldos de bancos.
- Cheques pendientes y depsitos en trnsito no son adecuadamente controlados: necesidad de mayores
esfuerzos para comprobar veracidad e integridad de las transacciones.
- No existen limite estrictos de aprobacin de egresos de fondos: inconvenientes en la verificacin de la
veracidad de transacciones.
3. NORMAS CONTABLES APLICABLES
VALUACIN2
Rubro
Divisin
Medicin Contable
(Norma de Valuacin)
- A su valor Nominal (5.1.)
La valuacin de este rubro no ofrece mayores dificultades dado que como los EC se presentan expresados en
moneda de curso legal, las existencia de sumas de dinero en moneda local se encuentran auto valuadas.
Las cuentas en MONEDA EXTRANJERA deben valuarse de acuerdo con los tipos de cambio vigentes a la
fecha de cierre del ejercicio.
El rubro debe representar el monto disponible al cierre, por lo que
1. No debe descontarse de las existencias de banco el monto de los cheques emitidos y no entregados al
cierre del ejercicio.
2. No debe sumarse al saldo las cobranzas a disposicin de la empresa, pero no recibidas al cierre del
ejercicio.
3. Deben detraerse los monto desembolsados de los FONDOS FIJOS para gastos, en tanto comprendan
cifras significativas.
4. No deben computarse los importes correspondientes a listas de documentos entregados para el descuento
en bancos, no acreditados por la entidad financiera al cierre del ejercicio.
5. No deben incluirse valores de conceptos representativos de gastos empleados al cierre del ao, tales
como estampillas.
EXPOSICION
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Caja y Bancos
Moneda Extranjera
Pago a Proveedores
Cajas Auxiliares
FONDOS
Cobranzas de Cuentas Corrientes
Cobranzas de Documentos
Cancelacin de prstamos
Bancos
Otros Ingresos
Otros Egresos
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Ventas al contado
Cobranzas
Venta Bs. de Uso
Aportes de Capital
Prstamos obtenidos
Rentas de Inversiones
Subsistemas:
Compras al contado
Pago a proveedores
Compra Activos Fijos
Pago de Sueldos
Colocaciones Fcieras.
Amortizacin de Prestamos
2. Sistema de EGRESOS
b) Saldos:
1. A cualquier fecha
2. Al Cierre
Debido a las grandes posibilidades de irregularidades con el movimientos de fondos es conveniente analizar
algunos aspectos.
Las irregularidades se producen por que se tiene acceso al dinero en forma: directa o indirecta.
La irregularidad permanece oculta por: es cubierta a propsito o no se ejercieron los controles necesarios
para descubrirla.
La irregularidad puede consistir en: una intercepcin de fondos en forma definitiva o en una retencin de
fondos que se van sustituyendo peridicamente.
Vemos irregularidades al SISTEMA INGRESO
Irregularidad
Retencin
Mtodo de encubrimiento
1. Omisin de registrar
2. Manipulacin de registros
3. Manipulacin de documentos
Traslapo
descripcin
Ocultamiento
generalmente
temporario (salvo que se convine con 4)
Para reducir el saldo de caja o de otros
activos
Por Ej.: notas de crditos por
devoluciones, descuentos, etc. bajas de
deudores por incobrables.
Retencin
1. Omisin de registrar: la persona recibe fondos de cobranzas y antes de que se registren, los retiene para
utilizarlos y encubrirlos mediante la omisin de registrar. Si se ha hecho una cobranza de un crdito y se ha
retenido, puede ser descubierta cuando se le reclame el pago al deudor.
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La omisin de registrar es un encubrimiento generalmente temporario en una cuenta de cobrar, pero puede
llegar a ser permanente por la falta de procedimientos de control. Si por ej. una persona vende desechos y
luego los cobra y no hay procedimientos de control la omisin obra como un encubrimiento permanente.
Si se sabe que omitiendo registra, el encubrimiento va a ser temporario, se utilizar otro procedimiento para
encubrir la retencin, sea manipulacin de los registros o los documentos o evadiendo los procedimientos de
control.
2. La manipulacin de los registros va a consistir en modificar los registrado para encubrir un faltante. Por
ej. disminuyendo el saldo contable de caja (contabilizando la cobranza como un gasto, manipulando la
sumas del registro o los pases de un folio a otro, dentro del mismo libro o de un libro a otro, se encubre la
retencin.
Otra manipulacin posible es acreditar al Mayor Auxiliar y no contabilizar el asiento Caja a Deudores, el
problema es que no concilian las cuentas a cobrar individuales con la cuenta del Mayor General. Salvo que
dicho control no se lleve a cabo, es necesario continuar con la manipulacin para que el encubrimiento sea
permanente.
3. Manipulacin de documentos: si quien hace la retencin no tiene ningn acceso a los registros contables y
no puede modificarlos, debe recurrir a la manipulacin de documentos. Por ej. modificar la cifras del recibo
o emitir una nota de crdito por devoluciones, rebajas o descuentos, o dar de baja por incobrables a un
deudor que ha pagado.
Evasin de procedimientos de control: ya sea por que el control no exista o que el control no funcione
adecuadamente. Si se logra que un procedimiento de control no se ejercite, entonces aunque la irregularidad
no se encubra, la misma permanece oculta.
Traslapo
Consiste en utilizar fondos de la empresa cubriendo el faltante con cobranzas posteriores. El procedimiento
disminuye la posibilidad de su descubrimiento porque siempre la deuda ms nueva es la que menos
posibilidad existe que sea reclamada al deudor. Naturalmente que el detalle de lo que se cobra no es igual al
detalle de lo que se deposita: los valores recibidos segn recibo no van a ser los valores contabilizados. Una
posibilidad de descubrir el fraude, es la comparacin de los valores de los recibos con los valores segn
boletas de depsitos, siempre y cuando no se haya modificado la boleta de depsito. El procedimiento de
confirmacin de deudores, que consiste en enviar mensualmente a los deudores un resumen de cuentas e
investigar las diferencias de tiempo que se detecten entre las fechas de contabilizacin de la empresa y de
los clientes, es un medio eficiente de descubrir el traslapo.
Irregularidades al SISTEMA EGRESOS
- Pagos duplicados
- Pagos indebidos por servicios no recibidos o compras inexistentes
- Pagos no autorizados
- Desvo de pagos hacia terceros inexistentes
causas: errores por falta de normas de control y por fraudes.
5.2 Naturaleza de los elementos de control
La determinacin de los elementos de control del movimiento de fondos puede variar dependiendo del tipo
de operaciones que efecte la empresa.
Objetivo: previsto
Caracterstica Controlada: establecida claramente
Sensor: son documentos, a veces puede ser la observacin de la actividad que realiza el grupo de control.
Segn el control y la organizacin de cada empresa, varan los sensores.
Deber poner atencin si existen los sensores necesarios, si cada hecho u operacin queda registrado en un
comprobante que permita su seguimiento.
Grupo de Control: debe estar incorporados en el sistema de movimientos de fondos, que depende del tipo
y tamao de la empresa.
Ejemplo:
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Sensores:
Ingresos:
CLIENTES
DOCUMENTOS A COBRAR
PROVEEDORES
Recibos
Egresos:
Nota de venta al contado
Boleta de depsitos
Planilla de ingreso
Resumen Bancario
Facturas
Tiras de Maq. Registradoras
Orden de Pago
Cheque
Resumen Bancario
Comprobantes de Gastos
Pagars
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INGRESO
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a.3 Debe obtenerse una confirmacin escrita del responsable de la caja respecto de los siguientes
puntos:
- Los fondos recontados son todos lo que tiene en su poder
- Estuvo presente durante el arqueo
- Los fondos recontados le fueron devueltos ntegramente
a.4 Si el cajero fuera responsable de otros valores, tambin deben incluirse en el arqueo, a efectos de
lograr la adecuada determinacin de las cantidades que debera tener en su poder.
Objetivo del Arqueo: comprobar que los saldos que muestran los registros contables coinciden con la
tenencia real de la empresa. Para ello es necesario:
1. Tomar corte de documentacin (ltimo N de recibo, de nota de venta al contado, de cheque, etc.) pues
permite delimitar lo que debe computarse, evitando cualquier maniobra de compensacin.
2. Como difcilmente la empresa puede tener una contabilidad simultnea que le permita contar con registros
actualizados al momento del arqueo, debe procederse de la siguiente manera:
ltimo Saldo de los registros de Caja y Bancos
+ INGRESOS posteriores al ltimo contabilizado
- EGRESOS producidos desde la ltima partida registrada
(Asignando correctamente los ingresos y gastos que corresponden al periodo)
Por otra parte, el arqueo es un excelente momento para evaluar el funcionamiento de los controles, ya que se
podrn apreciar las medidas de seguridad existentes, las autorizaciones debidas para los egresos, verificar la
custodia de talonarios de recibos en blanco, la suficiencia de los fondos fijos, etc.
b) DEPSITO POSTERIOR:
Debe verificarse que el depsito posterior de la cobranza se efecte al da siguiente y que las cobranzas que
se arquean y depositan eran realmente disponibles al da de cierre.
c) CONFIRMACIN DE SALDOS:
El auditor solicitar al ante auditado que prepare cartas de requerimiento de confirmacin de saldos a los
bancos y compaas financieras, en las que se indique que la respuesta debe enviarse al auditor en forma
directa.
La solicitud debe comprender no solo a los saldos en cta. cte., sino a todas las operaciones concertadas con
las entidad financiera, lo que facilitar la revisin en otros rubros de los estados contables.
Las cartas deben ser enviadas por el auditor para asegurar que las mismas son enviadas en su totalidad y a
los destinos correctos.
Si no se recibiera contestacin en tiempo razonable, debe reiterarse el pedido y si persistiera el problema,
realizar gestiones personales.
Cuando el auditor recibe las contestaciones debe comparar con la conciliacin bancaria.
Si existiera discrepancias, los empleados del cliente deben analizarlos, pero el auditor debe cuidar de
mantener en su poder la confirmacin y corroborar la razonabilidad de las explicaciones sobre las
diferencias.
d) REVISIN DE LA CONCILIACION BANCARIA
Implica compara el saldo segn resumen bancario con el saldo en libros. Usualmente el saldo del resumen
bancario y el saldo de la cuenta respectiva del Mayor no coinciden, debido a los diferentes momentos en que
se contabilizan los movimientos o de errores que se cometen en uno u otro registros.
La conciliacin bancaria permite determinar las causas de la diferencia entre los saldos (items
conciliatorios). Ellos son:
Diferencia de tiempo
Registrado por
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El banco
-.-.si
si
Depsitos en Trnsito
Cheques Pendientes
Notas de Dbitos
Notas de Crditos
la empresa
si
si
-.-.-
El auditor debe revisar la ltima conciliacin bancaria rehacindola para asegurarse que no existan
compensaciones de dbitos y crditos por el mismo importe, omitidos como items conciliatorios.
Saldo segn MAYOR BANCO
- Depsitos no acreditados
+ Cheques no ingresados
- Nota de dbitos no contabilizados
+ Nota de crditos no contabilizados
Saldo segn RESUMEN BANCARIO
Esto es lo que hacemos normalmente (que concilia los movimientos pero no los saldos), segn Lpez
Romero esto no me muestra el saldo de Bancos. Lo que se debe hacer es lo siguiente:
Conciliacin al
inicio del Periodo
Ingresos
Egresos
Conciliacin al
Final del Periodo
Inicio
Final
Inicio
Final
Inicio
Final
Inicio
Final
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