FORMACIN Y DESARROLLO DEL EMPLEADO

1. Alcances y beneficios de la formacin

1.1 Relacin entre las necesidades del puesto y la aptitud del trabajador
Incluso despus de un programa comprensivo de acogida, en pocas ocasiones los
nuevos empleados estn en posicin de desempearse satisfactoriamente. Con
mucha frecuencia es preciso formarlos (o entrenarlos) en las labores para los que
fueron contratados. Incluso los empleados con experiencia que son ubicados en
nuevos puestos pueden necesitar formacin para desempear adecuadamente su
trabajo.
El equilibrio entre la aptitud del trabajador y las necesidades del puesto se muestra
en la Fig. 1.1.

Formacin
Acogida

Necesidades
del puesto
de trabajo

Capacidades y
conocimientos
del nuevo
empleado

Fig. 1.1 Equilibrio entre las aptitudes del nuevo empleado y las necesidades del
puesto

Como se observa de la Figura 1.1, la acogida y la formacin pueden completar la

aptitud de un empleado para un puesto. La formacin efectiva puede aumentar el
mejor desempeo, mejorar la moral e incrementar el potencial de la organizacin.
Una pobre, inadecuada o impropia formacin puede ser una fuente de frustracin
para los involucrados. Lograr este equilibrio es el objetivo fundamental de los
programas
de
formacin
en
la
empresa.

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FORMACIN Y DESARROLLO DEL EMPLEADO

1. Alcances y beneficios de la formacin
1.2 Beneficios de la formacin
Los beneficios que se derivan de la
formacin son muy numerosos. A continuacin se
muestra un listado de estos beneficios, tanto para la
organizacin como para los empleados.
A fin de obtener todos los beneficios que
la misma ofrece, tanto los especialistas en personal
como los diferentes gerentes deben evaluar
necesidades, objetivos, contenido y principios de
aprendizaje que se relacionan con la formacin.

1. Cmo beneficia la formacin a las organizaciones

Mejora el conocimiento del puesto

Eleva la moral de los empleados

Ayuda al personal a identificarse con los objetivos de la organizacin

Crea una mejor imagen de la organizacin

Fomenta la apertura y la confianza

Mejora la relacin jefe-subordinado

Es un poderoso auxiliar para la comprensin y adopcin de polticas

Se agiliza la toma de decisiones y la solucin de problemas

Promueve el desarrollo con vistas a la promocin

Contribuye a la formacin de lderes y dirigentes

Incrementa la productividad y la calidad del trabajo

Ayuda a mantener bajos costos

Se promueve la comunicacin a toda la organizacin

Reduce la tensin y permite el manejo de reas de conflicto

2. Beneficios para el individuo que repercuten en la organizacin

Ayuda la individuo en la toma de decisiones y solucin de problemas

Alimenta la confianza, la asertividad y el desarrollo

Contribuye positivamente al manejo de conflictos y tensiones

Forja lderes y mejora las aptitudes comunicativas

Sube el nivel de satisfaccin con el puesto

Permite el logro de metas individuales

Desarrolla un sentido de progreso

Elimina los temores a la incompetencia ante el cambio

3. Beneficio en relaciones humanas, relaciones internas y externas y en la

adopcin de polticas

Mejora la comunicacin entre grupos e individuos

Ayuda en la orientacin de nuevos empleados

Proporciona informacin sobre las disposiciones oficiales

Hace viables las polticas de la organizacin

Alienta la cohesin de los grupos y equipos

Proporciona una buena atmsfera para el aprendizaje

Convierte a la empresa en un entorno de mejor calidad

A estos beneficios puede agregarse la situacin actual denominada por los

socilogos como "explosin del conocimiento". Cada vez es ms comn ver a una
persona ya mayor volver a las aulas universitarias. Muy probablemente, los
miembros de las organizaciones del futuro continuarn experimentando ese deseo
de saber, que adems de enriquecer sus vidas, beneficiar a las organizaciones a
las que pertenezcan.

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1. Alcances y beneficios de la formacin
1.3 Formacin versus desarrollo

Las actividades de desarrollo ayudan

al individuo en el manejo de responsabilidades
futuras, independientemente de las actuales.
Como resultado de esta situacin, la diferencia
entre formacin (o entrenamiento) y desarrollo
no siempre es muy ntida.

Aunque la formacin suele utilizarse en combinacin con el desarrollo, los

trminos no son sinnimos. La formacin normalmente se centra en ofrecer a los
empleados habilidades concretas o en ayudarles a corregir deficiencias de su
rendimiento. Por el contrario, el desarrollo es un esfuerzo que consiste en ofrecer a
los trabajadores las habilidades que la organizacin necesitar en el futuro. La
Figura 1.2 resume las diferencias entre formacin y desarrollo.

Formacin

Desarrollo

Enfoque Trabajo actual

Trabajo actual y futuro

Alcance

Grupo de trabajo u organizacin

Empleados individuales

Cobertura Inmediata
Meta

Eliminar el dficit de
habilidades actuales

Largo plazo
Preparacin para demandas
futuras del trabajo

Fig. 1.2 Diferencias entre formacin y desarrollo

El concepto de formacin implica la adquisicin de determinados conocimientos y

habilidades. Actualmente, al terminar la educacin obligatoria es frecuente ampliar
los estudios que se poseen ya sea por gusto o por necesidades profesionales. La
variedad de cursos, seminarios, licenciaturas y masters que ofertan las academias,
facultades y talleres ha aumentado mucho. Por otra parte, en la actualidad han
adquirido mayor importancia los mtodos de estudio a distancia.
En las empresas competitivas o con procesos de alta complejidad, la situacin
personal de los empleados calificados -por lo menos de quienes ocupan puestos
clave- ha dejado de ser un tema privado para convertirse en un tema
organizacional.

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1. Alcances y beneficios de la formacin

1.4 Las fases del proceso de formacin

Como muestra la Fig. 1.3, el proceso de formacin consta de cinco fases: 1)
determinacin de las necesidades de formacin, 2) establecimiento de los objetivos,
3) diseo del programa, 4) desarrollo y conduccin de la formacin y 5) evaluacin.
En las grandes organizaciones, la participacin de los gerentes es muy importante
para determinar la formacin necesaria (Fase 1) y el trabajo en conjunto entre los
gerentes y el departamento de RRHH en el establecimiento de los objetivos (Fase
2) y el diseo del programa (Fase 3), pero el desarrollo y conduccin (Fase 4)
normalmente corresponde al departamento de Recursos Humanos de la propia
organizacin o un agente externo (una empresa de consultora o una universidad).
Tras la realizacin del programa de formacin, los gerentes suelen tener que
determinar si la formacin ha sido til (Fase 5).

Fase 1: Determinacin de las

necesidades de formacin
a) de la organizacin
b) de las tareas
c) de las personas

Fase 2: Establecimiento de
los objetivos de la formacin

Fase 3: Diseo del programa

Fase 4: Desarrollo y
conduccin de la formacin
a) opciones de lugar
b) opciones de presentacin
c) tipos
Fase 5: Evaluacin

Fig. 1.3 Las fases del proceso de formacin

En las pequeas empresas, el director puede ser el responsable de todo el proceso,

aunque se puede utilizar tambin fuentes externas para dar la formacin.

FORMACIN Y DESARROLLO DEL EMPLEADO

1. Alcances y beneficios de la formacin
1.4.1 Fase 1: determinacin de las necesidades de formacin

El primer paso del proceso de formacin lo constituye la

determinacin de las necesidades de formacin (DNF). Su
esencia es establecer un diagnstico de los problemas actuales
y de los desafos ambientales que es necesario enfrentar
mediante el desarrollo a largo plazo. Este proceso debe
realizarse en tres niveles: organizacional, a nivel de las tareas y
a nivel personal.

DNF
A
NIVEL
ORGANIZACIONAL
Analiza factores tales como la cultura, misin, clima, metas a corto y largo plazo,
as como la estructura. Su propsito es identificar las necesidades globales de la
organizacin y los niveles de apoyo a la formacin. Puede ser que la organizacin
no tenga muchos recursos para el apoyo a un programa formal de formacin, o
quiz la estrategia de la organizacin enfatiza en la innovacin. En ocasiones, un
cambio en la estrategia de la organizacin puede crear una necesidad de formacin.

En estos casos, el anlisis organizacional revela qu tipo de formacin (va o

alternativa) debe ser la ms apropiada. Si la falta de recursos no hace posible un
programa formal, un programa de formacin en el puesto puede ser la alternativa.
Un ambiente de innovacin puede requerir un programa de formacin enfocado a
desarrollar la creatividad de los trabajadores. El lanzamiento de un nuevo producto
generalmente requiere del aprendizaje de nuevos procedimientos.

DNF
A
NIVEL
DE
TAREAS
Es el examen del trabajo a ser realizado. El anlisis del puesto bien realizado
debe proveer la informacin necesaria para entender los requerimientos de ese
puesto. El KSA es utilizado frecuentemente para determinar el tipo de formacin
que requiere el puesto. Los formadores comienzan por evaluar la descripcin de un
puesto determinado, para identificar sus principales tareas. A continuacin
desarrollan un plan especfico para proporcionar la formacin necesaria para llevar

cabo

esas

tareas.

DNF
A
NIVEL
PERSONAL
Determina qu empleado requiere formacin mediante el examen de cun bien
(o mal) est desarrollando las tareas del puesto. La formacin slo mejorar el
desempeo cuando el trabajador es la fuente de la deficiencia. Independientemente
de los anlisis realizados en el nivel organizacional o en las tareas, la evaluacin de
las
necesidades
debe
tener
en
cuenta
a
cada
persona.

Los problemas de rendimiento pueden surgir de numerosas fuentes, muchas de

las cuales no se vern afectadas por la formacin. La nica fuente de problemas del
rendimiento que puede resolver la formacin es una deficiencia que est bajo el
control del empleado que recibe la formacin. Por ejemplo, la formacin en ventas
slo mejorar las ventas si la fuente del problema es una mala tcnica de ventas.
Si las ventas caen debido a la mala calidad del producto, a precios demasiado
elevados, la formacin en ventas no cambiar nada. Considerando el nivel de
adecuacin de la persona al puesto y su potencial de desarrollo se darn las
siguientes situaciones que implicarn diferentes acciones a llevar a cabo en el
diseo
organizativo:

FORMACIN Y DESARROLLO DEL EMPLEADO

1. Alcances y beneficios de la formacin
1.4.2 Fase 2: Establecimiento de los objetivos de la formacin

La fase de determinacin de las necesidades debe generar

un conjunto de objetivos para la elaboracin del programa de
formacin. Cada objetivo debera estar relacionado con una o
ms de las necesidades identificadas en el anlisis de las tareas
y debera ser preciso, alcanzable y comprendido por todos.
Siempre que sea posible, los objetivos deberan definirse en
trminos de comportamiento y los criterios definidos para
juzgar la eficacia del programa de formacin deberan surgir
directamente de los objetivos de comportamiento.

Suponga que, en la fase de determinacin de las necesidades, se estableci que

una de las causas del rendimiento deficiente que se est obteniendo lo constituyen
las malas relaciones jefe-subordinado. El objetivo del programa de formacin
diseado para resolver este problema debera ser el de mejorar las relaciones entre
el jefe y los subordinados. Pero dicho as, se queda en la ambigedad: Cunto se
debe mejorar? Qu hacer para mejorar? Cmo medir la mejora?
La clave del diseo de los programas de formacin en funcin del
comportamiento deseado consiste en la transformacin de objetivos genricos
como, por ejemplo, mejorar las relaciones del supervisor con sus subordinados, en
objetivos de comportamiento y exige determinar qu tiene que saber un supervisor
y qu es lo que tiene que hacer o no tiene que hacer tras recibir la formacin.
En la Fig. 1.4 se muestra cmo un objetivo genrico de mejorar las relaciones
ofrece un punto de partida que puede descomponerse en varias dimensiones
(aspectos especficos del desempeo) para las que se pueden desarrollar objetivos
de
comportamiento
especficos.

Fig. 1.4 Transformacin de objetivos de formacin en comportamiento

Un objetivo razonable para un empleado que vende boletos de avin en una

agencia de viajes, por ejemplo, podra ser:

1. Proporcionar informacin sobre vuelos en un lapso no mayor de treinta

segundos
2. Completar la reservacin de un viaje redondo a una ciudad en un lapso
no mayor de dos minutos
3. Una vez conocido el nombre del cliente, tratarlo por su nombre
4. Dar siempre la bienvenida a los clientes de manera afable
Lo cierto es que, antes de prepararse para la formacin, antes de elegir los
procedimientos, el tema o el material, es imprescindible establecer con claridad el
resultado deseado de la formacin. Una precisin clara de los objetivos de
formacin brinda una base consistente para elegir los mtodos y los materiales, as
como para seleccionar los medios que permitan evaluar si la formacin ser
exitosa.
Tambin debe recordarse que los objetivos deben ser claros, concretos, cifrados,
fechados, alcanzables, suponer un reto y, si es posible, ser elaborados
participativamente (direccin de RR.HH, jefes de lnea, destinatarios de la
formacin.

Principios de aprendizaje
Para el logro del diseo de los programas eficaces, una vez determinadas las
necesidades y los objetivos, un paso importante en este sentido, es dar plena
consideracin a los principios de aprendizaje, esto es, las caractersticas de los
programas de formacin que ayudan a los empleados a entender o a apropiarse de
conceptos nuevos, a hacer conciencia de la importancia de esto en sus vidas y los
transfieran de nuevo al trabajo.
El xito o fracaso de un programa de formacin suele relacionarse con ciertos
principios de aprendizaje; por esta razn, gerentes y empleados deben comprender
que los distintos mtodos y tcnicas de formacin varan segn el grado en que
utilizan tales principios. Si se consideran todas las cosas, es probable que los
programas de formacin sean ms eficaces si incorporan los siguientes principios de
aprendizaje.

Participacin
El aprendizaje suele ser ms rpido y de efectos ms duraderos cuando quien
aprende puede participar en forma activa. La participacin alienta al aprendiz y
posiblemente permite que participen ms sus sentidos, lo cual refuerza el proceso.
Repeticin
Aunque no es muy entretenido, es posible que la repeticin deje trazos ms o
menos permanentes en la memoria. Al estudiar para un examen, por ejemplo, se
repiten las ideas clave, para que se puedan recordar durante el examen. La mayor
parte de las personas aprenden el alfabeto y las tablas de multiplicar mediante
tcnicas de repeticin.

Relevancia
El aprendizaje recibe un gran impulso si lo que se estudia tiene sentido e
importancia para quien va a recibir la formacin. Para ello, es tambin decisivo que
las metas y objetivos queden bien establecidos. Por ejemplo, los formadores
usualmente explican el propsito general de una labor o una tarea, o de todo un
puesto. Esta explicacin permite que el empleado advierta la relevancia de cada
tarea y la relevancia de seguir los procedimientos correctos.
Transferencia
A mayor concordancia del programa con las demandas del puesto, corresponde
mayor velocidad en el proceso de dominar el puesto y las tareas que conlleva. Por
ejemplo, generalmente los pilotos se entrenan en simuladores de vuelo, porque
estos aparatos semejan en gran medida la cabina de un avin real y las
caractersticas operativas de una aeronave. Las similitudes entre el avin y el
simulador permiten a la persona en formacin transferir rpidamente su
aprendizaje a su trabajo cotidiano.
Retroalimentacin
Proporciona a las personas que aprenden, informacin sobre su progreso.
Tambin tiene gran repercusin en la motivacin, lo que permite ajustar la
conducta y disminuir el tiempo de la curva de aprendizaje. Sin retroalimentacin, la
persona no puede evaluar su progreso y es posible que pierda el inters.

FORMACIN Y DESARROLLO DEL EMPLEADO

1. Alcances y beneficios de la formacin
1.4.3 Fase 3: Diseo del programa

Una vez determinadas las necesidades de aprendizaje y

los objetivos de la formacin, la siguiente fase trata con el
diseo del programa de formacin. Para ello habr que analizar
varios aspectos sobre temas tales como; con qu presupuesto
se cuenta, qu cursos impartir, quin lo va a hacer (formadores
propios, consultores eternos, equipos mixtos), qu metodologa
formativa va a aplicarse, cmo se van a reclutar los formadores
internos y de quin van a depender, si se les va a retribuir o
no, y de qu manera...

FORMACIN Y DESARROLLO DEL

EMPLEADO
1. Alcances y beneficios de la
formacin
1.5 Resumen
La formacin en la empresa es una de las ms importantes estrategias de
desarrollo de recursos humanos que las organizaciones empresariales tienen en sus
manos, hasta el punto que, en un entorno cambiante y competitivo como el que
nos rodea, la formacin se convierte en factor de excelencia y en clave del xito
empresarial.

Incluso despus de un programa comprensivo de acogida, en pocas ocasiones

los nuevos empleados estn en posicin de desempearse satisfactoriamente. Con
mucha frecuencia es preciso formarlos (o entrenarlos) en las labores para los que
fueron contratados. Incluso los empleados con experiencia que son ubicados en
nuevos puestos pueden necesitar formacin para desempear adecuadamente su
trabajo.

Los beneficios que se derivan de la formacin son muy numerosos. A fin de

obtener todos los beneficios que la misma ofrece, tanto los especialistas en
personal como los diferentes gerentes deben evaluar necesidades, objetivos,
contenido y principios de aprendizaje que se relacionan con la formacin.

Aunque la formacin suele utilizarse en combinacin con el desarrollo, los

trminos no son sinnimos. La formacin normalmente se centra en ofrecer a los
empleados habilidades concretas o en ayudarles a corregir deficiencias de su
rendimiento. Por el contrario, el desarrollo es un esfuerzo que consiste en ofrecer a
los trabajadores las habilidades que la organizacin necesitar en el futuro.

El proceso de formacin consta de cuatro fases: 1) determinacin de las

necesidades de formacin, 2) establecimiento de los objetivos 3) desarrollo y

conduccin de la formacin y 4) evaluacin. En las grandes organizaciones, la
participacin de los gerentes es muy importante para determinar la formacin
necesaria (Fase 1) y el trabajo en conjunto entre los gerentes y el departamento de
RRHH en el establecimiento de los objetivos (Fase 2) y el diseo del programa
(Fase 3), pero el desarrollo y conduccin (Fase 4) normalmente corresponde al
departamento de Recursos Humanos de la propia organizacin o un agente externo
(una empresa de consultora o una universidad).

La Determinacin de Necesidades de Formacin (DNF) a nivel

organizacional analiza factores tales como la cultura, misin, clima, metas a corto
y largo plazo, as como la estructura. La DNF a nivel de tareas es el examen del
trabajo a ser realizado. El anlisis del puesto bien realizado debe proveer la
informacin necesaria para entender los requerimientos de ese puesto. La DNF a
nivel personal determina qu empleado requiere formacin mediante el examen
de cun bien (o mal) est desarrollando las tareas del puesto. La fase de
determinacin de las necesidades debe generar un conjunto de objetivos para la
elaboracin del programa de formacin.

Para el logro del diseo de los programas eficaces, una vez determinadas las
necesidades y los objetivos, un paso importante en este sentido, es dar plena
consideracin a los principios de aprendizaje. Estos principios son los de
participacin, repeticin, relevancia, transferencia y retroalimentacin. Una
vez determinadas las necesidades de aprendizaje y los objetivos de la formacin, la
siguiente fase trata con el diseo del programa de formacin.