Comprimido

ARCHIformativo
ISO 30300

Comprimido ARCHIformativo: Normas ISO 30300

El xito de una organizacin depende de

la puesta en marcha y mantenimiento
de un sistema de gestin que le
permita una mejora continua, que
contribuya a la toma de decisiones
y al logro de los objetivos.
La gestin de documentos debe
situarse en el corazn de la
organizacin.

Las normas 30300 pretenden consolidar

la gestin de los documentos en las
organizaciones
como
un
rea
estratgica

Comprimido ARCHIformativo: Normas ISO 30300

Este tipo de normas 30300 tienen una

consideracin especial, son Normas
de
Sistemas
de
Gestin
(Management System Standards, MSS)
y permiten auditar y certificar los
sistemasConoces
puestos
en marcha.
otras normas MSS?

Por ejemplo las ISO 9000 sobre calidad y gestin

continua, las ISO 27000 sobre gestin de
laseguridadde la informacin, etc.

Las Normas ISO 30300 ayudarn a la

implementacin, operacin y mejora de
un sistema de gestin para los
documentos (SGD).

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La serie de normas ISO 30300 est formada por los siguientes productos:
Normas de sistema de gestin para los documentos
Marco de gobernanza para los documentos
Fundamentos y
terminologa

ISO 30300
AD
IC
L
Management System for records UB
A
P
Fundamental an vocabulary

Requisitos

ISO 30301
AD
C
I
Management System for records UBL A
P
Requeriments
ISO 30303
Management System for records
N
EN CI
Requeriments for bodies providing audit
A
OR
and certification
B
LA
E

Directrices
Soporte a los elementos
de la estructura de alto
nivel

ISO 30302
Management systems for records
Guidelines for implementation
ISO 30304
Management systems for records
Assessment guide

N
EN ACI
R
BO
A
EL
N
EN ACI
R
BO
A
EL

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ISO 30300 y 30301 ya cuentan con sus equivalentes normas UNE

Fundamentos y
terminologa

ISO 30300
Management System for
records
Fundamental an vocabulary

UNE-ISO 30300
Informacin y
documentacin.
Sistemas de gestin
para los
documentos.
UNE-ISO 30301 Informacin y documentacin. Sistemas
de gestin para
Fundamentos
y los
documentos. Requisitos
vocabulario
Requisitos
ISO 30301
UNE-ISO 30301
Management System for
Informacin y
records
documentacin.
Requeriments
Sistemas de gestin
para los
documentos.
Requisitos
El resto de normas tambin tendrn progresivamente su equivalente nacional

Comprimido ARCHIformativo: Normas ISO 30300

ISO 30300
ISO 30300: Especifica la terminologa para toda la serie
de normas, los objetivos y los beneficios de un SGD

Objeto y campo de
aplicacin de la norma
Fundamentos de un
Sistema de Gestin para
los Documentos
Trminos y definiciones

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Establece los objetivos de usar

un SGD.
Proporciona los principios para
un SGD.
Describe
el
enfoque
por
procesos.
Especifica
Es aplicable
a cualquier los
tipo roles
de organizacin
de la alta
que desee: direccin.
o Establecer, implementar, mantener o
mejorar un SGD
o Asegurarse o demostrar la conformidad de
su poltica de gestin de documentos

Comprimido ARCHIformativo: Normas ISO 30300

El SGD determina los requisitos de gestin documental y las

expectativas de las partes interesadas y, mediante los procesos
necesarios, produce como resultado documentos que cumplen con los
requisitos y las expectativas
Entra
Requisitos y
expectativas
da
de la gestin
de documentos

Contexto de la
organizacin

Liderazg
o

Planificac
in

Mejora

Soporte

Evaluaci
n
Operaci
n

Clientes
y partes
interesadas

Clientes y
partes
interesadas

Documento
s de
calidad
Salida

Decisiones de
gestin
correctas
para alcanzar
la poltica y los
objetivos

Comprimido ARCHIformativo: Normas ISO 30300

La norma ISO 30300 presenta trminos y definiciones

aplicables a las normas SGD.
S
LO
P
M
EJE

Sistema de gestin para los documentos:

Sistema de gestin para dirigir y controlar una organizacin en
los relativo a los documentos
Poltica de gestin documental:
Intencin y direccin generales de una organizacin en relacin
con el sistema de gestin para los documentos, formalmente
expresadas por la alta direccin
Evidencia:
Documentacin de una actividad

Comprimido ARCHIformativo: Normas ISO 30300

ISO 30301
ISO 30301: Especifica
implantar un SGD

los

requisitos

para

Comprimido ARCHIformativo: Normas ISO 30300

Requisitos y
Entra
expectativas
da
de la gestin
de documentos

Contexto de la
organizacin

Clientes y
partes
interesadas

Liderazgo
Planificaci
n

Mejora

Soporte

Evaluacin

Operacin
Clientes
y partes
interesadas

Documento
s de
calidad
Salida

Decisiones de
gestin correctas
para alcanzar la
poltica y los
objetivos

Comprimido ARCHIformativo: Normas ISO 30300

Cuando una organizacin establece y revisa su SGD debe

tener en cuenta todos los factores externos e internos que
sean pertinentes

La organizacin debe definir y documentar el

alcance de su SGD

Comprimido ARCHIformativo: Normas ISO 30300

Requisitos y
Entra
expectativas
da
de la gestin
de documentos

Contexto de la
organizacin

Clientes y
partes
interesadas

Liderazgo
Planificaci
n

Mejora

Soporte

Evaluacin

Operacin
Clientes
y partes
interesadas

Documento
s de
calidad
Salida

Decisiones de
gestin correctas
para alcanzar la
poltica y los
objetivos

Comprimido ARCHIformativo: Normas ISO 30300

Para la implantacin de un SGD es

imprescindible el liderazgo de la alta direccin

Comprimido ARCHIformativo: Normas ISO 30300

Requisitos y
Entra
expectativas
da
de la gestin
de documentos

Contexto de la
organizacin

Clientes y
partes
interesadas

Liderazgo
Planificaci
n

Mejora

Soporte

Evaluacin

Operacin
Clientes
y partes
interesadas

Documento
s de
calidad
Salida

Decisiones de
gestin correctas
para alcanzar la
poltica y los
objetivos

Comprimido ARCHIformativo: Normas ISO 30300

Acciones para el tratamiento de riesgos y

oportunidades

La organizacin debe determinar los riesgos y

oportunidades que necesitan tratamiento:
de forma que el SGD alcance los objetivos trazados
sean previstos los efectos indeseados
se perciban las opciones de mejora

Objetivos de gestin documental y planes para

alcanzarlos
Deben derivarse del anlisis de las actividades de la
organizacin, la naturaleza de sus actividades, productos y
servicios, localizacin, condiciones, sistema
jurdico/administrativo y entorno cultural

Habr que determinar: quin ser el responsable, qu se

har, qu recursos sern necesarios, cundo se completarn

Comprimido ARCHIformativo: Normas ISO 30300

Requisitos y
Entra
expectativas
da
de la gestin
de documentos

Contexto de la
organizacin

Clientes y
partes
interesadas

Liderazgo
Planificaci
n

Mejora

Soporte

Evaluacin

Operacin
Clientes
y partes
interesadas

Documento
s de
calidad
Salida

Decisiones de
gestin correctas
para alcanzar la
poltica y los
objetivos

Comprimido ARCHIformativo: Normas ISO 30300

Recursos
La alta direccin debe asignar y mantener los recursos que necesita el
SGD

Capacitacin
Determinar la capacitacin necesaria de las personas para el
desempeo de los procesos y aplicaciones de gestin documental

Concienciacin y Formacin
Establecer un programa de formacin continua en la creacin y
control de documentos

Comunicacin
Establecer, implementar, documentar y mantener los procedimientos
para la comunicacin sobre el SGD

Documentacin
La organizacin debe documentar su SGD

Comprimido ARCHIformativo: Normas ISO 30300

Requisitos y
Entra
expectativas
da
de la gestin
de documentos

Contexto de la
organizacin

Clientes y
partes
interesadas

Liderazgo
Planificaci
n

Mejora

Soporte

Evaluacin

Operacin
Clientes
y partes
interesadas

Documento
s de
calidad
Salida

Decisiones de
gestin correctas
para alcanzar la
poltica y los
objetivos

Comprimido ARCHIformativo: Normas ISO 30300

Planificacin y control de operaciones

La organizacin debe determinar, planificar, implementar y
controlar los procesos de gestin documental

Diseo de los procesos de gestin documental

Los procesos de gestin documental deben disearse
siguiendo estos pasos:

Implementacin de las aplicaciones de gestin

documental
Implementar los procesos en las aplicaciones, supervisin
peridica de las aplicaciones y gestin del funcionamiento

Comprimido ARCHIformativo: Normas ISO 30300

Requisitos y
Entra
expectativas
da
de la gestin
de documentos

Contexto de la
organizacin

Clientes y
partes
interesadas

Liderazgo
Planificaci
n

Mejora

Soporte

Evaluacin

Operacin
Clientes
y partes
interesadas

Documento
s de
calidad
Salida

Decisiones de
gestin correctas
para alcanzar la
poltica y los
objetivos

Comprimido ARCHIformativo: Normas ISO 30300

La organizacin
debe evaluar el
desempeo de
los procesos y
aplicaciones de
gestin
documental y la
efectividad del
SGD
Supervisin,
medicin,
anlisis y
evaluacin

Realizar
auditoras
internas
Planificar,
implementar y
mantener un
programa de
auditora
Sistema de
auditora
interna

La direccin
debe revisar el
SGD a intervalos
planificados
Los resultados
incluirn
decisiones sobre
mejora continua

Revisin
por la
direccin

Comprimido ARCHIformativo: Normas ISO 30300

Requisitos y
Entra
expectativas
da
de la gestin
de documentos

Contexto de la
organizacin

Clientes y
partes
interesadas

Liderazgo
Planificaci
n

Mejora

Soporte

Evaluacin

Operacin
Clientes
y partes
interesadas

Documento
s de
calidad
Salida

Decisiones de
gestin correctas
para alcanzar la
poltica y los
objetivos

Comprimido ARCHIformativo: Normas ISO 30300

Control de las no
conformidades y acciones
correctivas

Mejora
continua

Identificar las no
conformidades,
y reaccionar

Mejorar de manera continua la

efectividad del SGD

Evaluar la necesidad de
eliminar las causas de las no
conformidades

Las acciones de mejora deben

priorizarse segn los
resultados del anlisis de
riesgos

na
u
es

d?
u
o
a
n id
de
Q
l
o
m
or ,
s e ient o.
f
e
n
im isit
co
l
p
m requ
u
c
in un

Comprimido ARCHIformativo: Normas ISO 30300

A
O
a
EX orm
N
A aN
l
Procesos
y controles
de

de gestin documental que se deben implementar

para crear y controlar documentos

CREACIN

CONTROL

Determinar qu documentos,
cundo y cmo deber ser
creados y capturados en cada
proceso de negocio
Determinar la informacin sobre
el contenido, contexto y control
(metadatos) que debe incluirse
en los documentos

Determinar qu informacin de
control (metadatos) debe crearse
en los procesos de gestin de
documentos y cmo se vincular
con los documentos y se
a la largo del tiempo
gestionar
Establecer las reglas y
condiciones para el uso de los
documentos a lo largo del tiempo
Mantener la usabilidad de los
documentos a lo largo del tiempo
Establecer la
disposicin/eliminacin autorizada
los documentos
de
Establecer
las condiciones de
administracin y mantenimiento
de las aplicaciones de gestin de
documentos

Decidir en qu forma y
estructura se deben crear y
capturar los documentos
Determinar tecnologas
apropiadas para crear y capturar
documentos

Muchas gracias
Esperamos que este comprimido haya
sido til
http://www.archiverosdenavarra.org/