Professional Documents
Culture Documents
Control
Mantenimiento
Almacenamiento de documentos
Recuperacin de la Informacin
Control
Es la verificacin que se debe realizar, apoyndose en herramientas que permitan la
comprobacin, ilustracin y soporte de los contenidos del documento y su estructura, la
cual debe estar acorde con la funcin que persigue y sujeto a las disposiciones legales,
por ejemplo, como lo indica la gua tcnica 185 de 2009, que explica las normas a tener
en cuenta en la elaboracin del documento segn su clase, la ley 594 de 2000 que
estipula los requisitos documentales para la conformacin del archivo, el acuerdo 060 de
2001 que plantea la revisin detallada de sus datos desde el comienzo de su elaboracin,
Mantenimiento
Almacenamiento de Documentos
Esta funcin consiste en recopilar los documentos, debidamente clasificados y
organizados por contenidos o temas especficos, y ubicarlos en un lugar adecuado segn
unas condiciones tcnicas, con el fin de que sus caractersticas no se pierdan o se
deterioren; adems de facilitar su consulta en la gestin administrativa, e incluso llegar a
apoyar investigaciones de tipo social, jurdico, poltico, histrico y cultural.
Imagen 8. Conservacin y
mantenimiento de documentos en
un archivo.
Descarte de Documentos
En algn momento dado, todo archivo desiste de ciertos documentos que pierden su valor
y utilidad con el paso de los aos, ya que empiezan a perder sus condiciones fsicas y su
importancia textual.
Los documentos que se identifican como obsoletos o inservibles frente a un proceso,
deben ser desalojados del lugar en el cual se haban archivado y conservado, pero no se
puede proceder por slo insinuacin de la persona encargada sino que debe sujetarse a
la normatividad, segn el tiempo que lleven en el lugar y la revisin de sus tablas de
retencin.
Segn el acuerdo 006 de 1996, el comit archivstico asignado por el Archivo General de
la Nacin, interviene y toma la decisin de descarte de documentos, soportndola con
actas que justifiquen la actuacin. Sin embargo, hay que tener en cuenta el tiempo
estipulado, que regularmente son cinco aos, pero dependiendo su funcionalidad pueden
durar en un archivo hasta diez aos.
Imagen No 9. El descarte de
documentos requiere una previa
revisin por parte del comit
encargado.
Recuperacin de la informacin
Es un proceso que se lleva a cabo a partir de la exploracin de bases de datos,
palabras claves, actas, registros, guas, catlogos, ndices o indicios de lo que se
desea hallar. Pero para que sea efectiva la recuperacin de la informacin se
acude a la bsqueda detallada de informacin en los medios fsicos o
electrnicos que pueden ser claves en la indagacin. No obstante, se pueden
encontrar dos resultados:
Definicin de serie
Se entiende por serie el conjunto ordenado de documentos y expedientes generados por
una unidad u oficina resultado de una misma gestin, actividad o procedimiento.
Organizacin de las series
Dentro de una serie los expedientes deben estar individualizados, ya que cada uno
se refiere a la resolucin de un asunto.
EXPEDIENTE
Expediente de D. Eduardo Vega
Torres
Rehabilitacin de la fachada de
la Facultad de Filosofa
Acta de la sesin de16.07.2000
Traslado de D. Francisco
Serrano Lucena
Escala de Gestin (2000)
SERIE
Expedientes personales administrativos del
Personal de Administracin y Servicios
Expedientes de obras mayores
Actas de Juntas de Gobierno
Traslados de expedientes
Expedientes de Proceso selectivo para ingreso en las
Correspondencia
Hay que tener en cuenta que todo no es correspondencia, aunque venga por correo, y
que muchos documentos pasarn a formar parte de su expediente, aunque hayan pasado
por Registro.
La correspondencia se clasificar como relaciones exteriores o relaciones
interiores, y cuando su volumen dentro del ao sea importante se subdividir por
organismos (ejemplo: relaciones exteriores-Ministerio de Educacin y Ciencia)
Nivel bsico de organizacin del archivo
CLASIFICACIN
Una vez identificadas las series, entramos en la clasificacin de los documentos. Hay que
estructurar el conjunto de documentos siguiendo un orden jerrquico y de acuerdo con un
criterio, con el fin de ponerlo por escrito y elaborar as, un ndice que servir de pauta en
la organizacin del archivo en el cual podremos identificar
Esta organizacin nos llevar pocos minutos, ya que es bsicamente comn a todos los
expedientes de un mismo asunto o procedimiento y tiene efectos muy positivos:
o
Permite localizar un documento solo con mirar la relacin de contenido sealada
en la carpetilla.
o
Con un simple vistazo se conoce el estado de la tramitacin del expediente y los
documentos que contiene.
o
Facilita la reposicin de los documentos que se hayan extrado del expediente.
o
Ayuda a reconstruir el expediente en el caso de que sus documentos se hubieran
dispersado.
Las cajas deben llenarse, pero sin forzarlas para su cierre. Tanto si estn muy
llenas como si estn muy vacas la documentacin puede sufrir daos.
10
Documentos originales mltiples producidos como instrucciones, circulares,
comunicaciones internas y de difusin general entre oficinas. Estos slo lo debe conservar
y remitir al Archivo Universitario la unidad que los produjo, mientras que las receptoras lo
conservarn el tiempo que estimen conveniente en sus archivos de oficina, eliminndolos
cuando no les sea necesario.
FOLIACIN DOCUMENTAL
La foliacin consiste en numerar cada una de las hojas que conforman un expediente o
carpeta. La numeracin debe ser consecutiva. No se debe omitir ni repetir nmeros, como
tampoco adicionar subndices.
Para el proceso de foliacin se debe utilizar lpiz de mina negra y blanda tipo HB o B,
inicindose desde el nmero uno (1), el cual corresponde al primer folio del documento
que dio inicio al trmite, en consecuencia corresponde a la fecha ms antigua.
11
Rodrguez,
Lus
Cabrera
Bentez,Roberto
CceresMuoz,Franc
isco
La ordenacin alfabtica de nombres de persona se realiza por los apellidos,
seguido del nombre de la persona, separado por coma:
Apellido 1 Apellido 2, Nombre
Se posponen las preposiciones que preceden a los apellidos, vayan solas,
acompaadas del artculo o sean contraccin de preposicin y artculo.
Ejemplos:
Fuente, Pedro de
la
Prada,
Manuel
Juan
de
Guzmn,
la
Javier
de
Toro, Ricardo del
Se anteponen los artculos sin preposicin que preceden al apellido, ya vayan
solo o unido a este, bien sea directamente o mediante guin.
Ejemplos:
Las
Torres,
Juan
Lafuente,Ric
12
ardo
La conjuncin y que suele unir apellidos se ignora en cualquier caso.
Si dos elementos dentro de un apellido se encuentran unidos por un
guin, se considerarn, a todos los efectos, como un solo apellido.
Ejemplos:
Fernndez-Mrquez
Samuel
Lima
Prez,
Vzquez-
gredos, Mara
Pris-Moreno Seco, Antonia
En el caso de apellidos que presenten partculas que no son preposiciones,
artculos o la combinacin de ambas, el punto de acceso se realizar bajo dicha
partcula.
Ejemplos:
OHara,
Scarlett
ODonell, Leopoldo
Se desarrollarn todos los nombres de personas o familias que aparezcan en
forma abreviada.
Ejemplos:
Martnez de la
Rosa y no Mtez.
de
la
Rosa
Mara Dolores
Y no M Dolores
DOCUMENTO ADMINISTRATIVO ELECTRNICO
La ley 11 /2007, de 22 de junio, de acceso electrnico de los ciudadanos a los Servicios
Pblicos consagra la relacin con las Administraciones Pblicas por medios
electrnicos como un derecho de los ciudadanos y como una obligacin correlativa para
13
tales Administraciones.
Las Administraciones Pblicas podrn emitir validamente por medios electrnicos los
documentos administrativos a los que se refiere el artculo 46 de la Ley 30/1992, de
Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas y del Procedimiento Administrativo
Comn, siempre que incorporen una o varias firmas electrnicas conforme a lo
establecido en la Seccin 3. del Captulo II de la presente Ley.
Los documentos administrativos incluirn referencia temporal (sello de tiempo), que se
garantizar a travs de medios electrnicos cuando la naturaleza del documento lo
requiera.
Los documentos administrativos electrnicos son los emitidos por medios electrnicos,
informticos y telemticos, y gozan de la validez y eficacia de documento original
siempre que quede garantizada su autenticidad, integridad y conservacin, y en su caso,
la recepcin del interesado.
Un documento electrnico est compuesto de varios elementos:
refiere.
o Y ha sido creada por medios que el firmante puede mantener bajo su
exclusivo control.
Metadatos, es decir, datos del documento sobre algunas de sus caractersticas
(firma, sellado de tiempo, formato, productor, ttulo, etc) y sobre su
contextualizacin dentro del expediente electrnico al que pertenece. Estos
datos contribuyen al valor probatorio y fiabilidad de ste a lo largo del tiempo
como evidencia electrnica de las actividades y procedimientos.
Trazas (modificaciones, accesos)
Los esquemas de metadatos son el elemento clave de los sistemas de gestin de los
documentos electrnicos. Todos los documentos desde el momento de su captura
deben quedar identificados y tener asociada informacin adicional que permita su
identificacin y garantice su autenticidad, fiabilidad, integridad, conservacin,
comprensin y disponibilidad a lo largo del tiempo, es decir tanto en el transcurso del
trmite como una vez concluido y durante todo el tiempo que debe ser conservado.
Dependiendo de su funcin informativa estos metadatos pueden ser de tres tipos:
14
Metadatos descriptivos:
Aportan informacin contextual sobre los procesos de trabajo, las relaciones entre los
documentos, etc. Abarcan los datos relativos a autor, fecha de produccin, ttulo,
tipologa, nivel de descripcin, resumen, palabras clave. Son necesarios para la
recuperacin, para entender los documentos en su verdadero contexto y por razones de
autenticidad.
Metadatos de preservacin:
Se aaden para facilitar la gestin de los documentos, el control intelectual y fsico tras
su Creacin. Necesarios para identificar y recuperar la informacin. Se dirigen a
aspectos tales como la ltima revisin, fecha de transferencia al archivo, condiciones de
acceso, valoracin, etc.
Metadatos tcnicos:
Agregan informacin sobre formatos, estructuras y vnculos de los documentos
conservados. Son necesarios para comprender y procesar los documentos, y facilitar la
recuperacin de la informacin. Por Ej.: soporte tecnolgico (programa, sistema,
formato, versin, tamao, resolucin, esquema de codificacin), acceso (definicin del
nivel de seguridad del documento, definicin de usuarios que tienen acceso), integridad
de firma digital (responsable de la firma, autenticacin de la firma, fecha/hora), eventos
(identificador del evento, fecha/hora, descripcin del evento, responsable del evento),
relacin (tipo de relacin, documentacin relacionada), etc.
El Documento Digital:
El anexo del R.D. 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de
Interoperabilidad en el mbito de la Administracin electrnica, define la digitalizacin
como el proceso tecnolgico que permite convertir un documento en soporte papel o
en otro soporte no electrnico en uno o varios ficheros electrnicos que contienen la
imagen codificada, fiel e ntegra del documento.
El objetivo final del proceso de digitalizacin es la creacin de un documento
electrnico, entendido este como un objeto digital formado por la imagen electrnica
obtenida, sus metadatos y si procede la firma asociada al proceso de digitalizacin.
Ventajas que ofrece la digitalizacin: son muchas y tienen un impacto en diferentes
aspectos operacionales:
15
redes informticas.
Uno de los problemas de los documentos digitales, por ejemplo una hoja de clculo, un
mail, un documento de Word, etc, es que son fcilmente alterables, es decir, que
pueden ser modificados en su contenido. Otro inconveniente es el de la imposibilidad
de conocer con certeza quin fue el autor de dichos documentos. Estos son dos
obstculos importantes a la hora de asignarle valor jurdico a la informacin digitalizada.
Ser necesario disponer de un entorno seguro en relacin con la autenticacin digital,
vale decir, con la posibilidad de certificar tanto el contenido como la autora del
documento digital".
En la prctica existen diversos mtodos para firmar documentos digitalmente.
La firma electrnica:
La firma electrnica es un concepto jurdico, equivalente electrnico al de la firma
manuscrita, donde una persona acepta el contenido de un mensaje electrnico a travs
de cualquier medio electrnico vlido.
16
Simple. Datos que puedan ser usados para identificar al firmante (autenticidad).
17
Una copia autntica es un nuevo documento, expedido por una organizacin con
competencias atribuidas para ello, con valor probatorio pleno sobre los hechos o actos
que documenta, equivalente al documento original. La copia autntica acredita la
autenticidad de la copia desde la perspectiva de su identidad con el original, y tiene
efectos certificantes en cuanto que garantiza la autenticidad de los datos contenidos.
Los efectos de las copias autnticas de documentos pblicos no se limitan al marco de
un procedimiento administrativo determinado, sino que tienen la misma validez y
eficacia que los documentos originales produciendo idnticos efectos frente a las
organizaciones y los interesados.
La copia autntica puede consistir en la transcripcin del contenido del documento
original o en una copia realizada por cualesquiera medios informticos, electrnicos o
telemticos. Adems en cada copia generada por una organizacin perteneciente a la
Administracin General del Estado, debe figurar la acreditacin de su autenticidad
identificando la organizacin que la expide y la persona responsable de tal expedicin.
En las copias electrnicas, estas caractersticas se reflejan en el documento a travs de
la firma y los metadatos.
Atendiendo a lo anterior, las caractersticas y requisitos generales que deben cumplir
las copias electrnicas autnticas en general se definen en el apartado III de la NTI
(Normas Tcnicas de Interoperabilidad).
Caractersticas generales de las copias electrnicas autnticas:
18
19
Conservacin documental: Es el proceso que se debe realizar para mantener todas las
caractersticas primarias de los documentos, garantizando su estado fsico y sus
contenidos.
Correspondencia: Se puede entender como la forma de comunicarse e intercambiar
informacin entre las personas o mediante circulares, cartas, fax y dems.
Gestin documental: Se define como las tcticas y estrategias que promueven el proceso
en los documentos desde el inicio o la planeacin, su recorrido y entrega final a su
destino.
Soportes documentales: Se entiende por soportes documentales la recopilacin de otra
clase de evidencias, diferentes a los documentos transcritos en el papel.
Unidad de correspondencia: Se le llama as al centro o la oficina de acopio de todos los
documentos y comunicaciones internas y externas. En ella se realiza la clasificacin de
los mismos, para luego hacer la debida distribucin al personal de la empresa.
Vigencia: Es el trmino que define el inicio y fin de la vida til de los documentos.
20