Universidad Mayor, Real y Pontificia de San Francisco Xavier de Chuquisaca

Gua para la elaboracin de proyectos de equipamiento acadmico

DPEI / UP

Gua para la Elaboracin de Proyectos de Equipamiento Acadmico

Esta gua ha sido elaborada en el marco del RM SEIF-D-SUB (Reglamento Marco del Sistema Estatal
de Inversin y Financiamiento para el Desarrollo del Sistema de la Universidad Boliviana), el cual
contempla dos estudios: El Estudio de Identificacin (EI) y el Estudio Tcnico, Econmico, Social y
Ambiental (TESA).
El EI es de aplicacin obligatoria para todos los proyectos de inversin pblica, y se realiza en el
primer momento de anlisis de la fase de preinversin.
En el caso de los proyectos de inversin mayores (monto mayor que un milln de Bolivianos),
adems del EI ser elaborado el estudio TESA.
La informacin necesaria para la elaboracin de ambos estudios ser obtenida de fuentes
primarias, las cuales deben citarse con precisin. La entidad ejecutora es responsable de velar por
la calidad de la informacin.
La presentacin formal de los proyectos de equipamiento en el Departamento de Planificacin
Institucional, dependiendo del monto solicitado, deber contemplar:
a) EI + Ficha de identificacin del proyecto o
b) EI + Estudio TESA + Ficha de identificacin del proyecto.
Estudio de Identificacin (EI)
Este estudio define la relacin problema - proyecto, a travs de un diagnstico de la situacin
objetivo, basado en indicadores de necesidades tcnicas y sectoriales, y beneficiarios locales, en el
marco de los planes nacional, departamental y universitario. Incluye un anlisis de las alternativas
de solucin tcnicas, entre las cuales se selecciona la ms adecuada desde los puntos de vista
tcnico, econmico, social, ambiental y legal.
Todo proyecto de equipamiento acadmico observar el siguiente contenido:

CONTENIDO MNIMO
1. Denominacin del proyecto
2. Antecedentes
3. Diagnstico
4. Descripcin del problema
5. Descripcin de la solucin del problema
6. Objetivos
7. Estudio de mercado (si corresponde)
8. Beneficiarios
9. Tamao
10. Localizacin geogrfica
11. Situacin sin proyecto
12. Ingeniera del proyecto
13. Especificaciones tcnicas, administrativas y operacionales
14. El presupuesto del proyecto
15. Ficha ambiental (si corresponde)
16. Evaluacin: acadmica, socioeconmica y de sostenibilidad
operativa
17. Anlisis de sensibilidad de las variables que inciden en la
evaluacin
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18. Conclusiones del EI

19. Anexos obligatorios: Especificaciones Tcnicas y Proformas

En lo que sigue, se proporciona algunas pautas para la formulacin de este contenido.

1. Denominacin (nombre) del proyecto
El nombre del proyecto debe expresar tres aspectos esenciales: la accin por efectuar, el objeto o
motivo de la accin, y la localizacin precisa del proyecto.
As, el nombre puede ser definido respondiendo a las siguientes preguntas sobre el proyecto:
Qu actividad se realizar?
A qu o quines va dirigido?
Dnde se desarrollar?

Accin
Objeto
Localizacin

Por supuesto, antes de definir el nombre del proyecto, urge el determinar la problemtica por
solucionar. Entonces, el nombre del proyecto debe comunicar el valor (resultado) que justifica el
proyecto, y ser redactado de modo claro y preciso, para entender de qu se trata el proyecto.
En suma, el nombre ser delimitado y expresado en pocas palabras, reflejando qu se quiere hacer.
Ejemplo:
Equipamiento para el gabinete de marketing y publicidad, carrera Ingeniera
Comercial, USFX, Sucre.
Accin:
Equipamiento
Objeto:
Gabinete de marketing y publicidad, carrera Ingeniera Comercial de la USFX
Localizacin: Sucre
2. Antecedentes
Consiste en una breve descripcin del origen de la propuesta: qu factores y quines intervinieron
en su elaboracin; y una contextualizacin general del problema.
A partir de ello, se enuncia lo que se pretende alcanzar con el proyecto (el objetivo general a partir
del equipamiento).
3. Diagnstico
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El diagnstico permite identificar una necesidad, un problema, o una potencialidad.

Puede ser elaborado respondiendo a las preguntas: Qu elementos o circunstancias (causas) lo
originan? Dnde se origina? Cules son sus efectos?
Se recomienda la consulta directa con los beneficiarios del proyecto, quienes, por el hecho de
padecer el problema conocern sus caractersticas fundamentales.
Para caracterizar el problema, pueden tomarse en cuenta elementos referenciales objetivos como:
-

Evolucin del nmero de estudiantes de la carrera / facultad

Indique la cantidad de alumnos de la carrera o la facultad en el perodo de unos cuatro aos, la
tasa de crecimiento vegetativo de esta poblacin, y su proyeccin para el perodo de unos cinco
aos.
Nmero de estudiantes por carrera y facultad 20102014
Carrera - Facultad / Ao

2010

2011

2012

2013

2014

2013

2014

Carrera 1
Carrera 2
Facultad
Tasa de crecimiento 2010-2014
Carrera - Facultad / Ao
Carrera 1
Carrera 2
Facultad

2011

2012

Nmero* de estudiantes por carrera y facultad 20152019

Carrera - Facultad / Ao
2015 2016 2017 2018 2019
Carrera 1
Carrera 2
Facultad
* Proyectado (P. ej., va la tasa media del perodo 20112014)

Nmero de estudiantes y asignaturas

Indique la cantidad de estudiantes por cada asignatura involucrada directamente en el
problema
Asignatu
ra

N
Estudiant
es

P
Q

Condiciones de acceso al uso de equipos

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Describa las condiciones de acceso de los estudiantes y docentes al uso de los equipos en la
actualidad.
-

Estado de los equipos

Especficamente, en el siguiente formato anote el estado de los equipos existentes.

Equipo
A

Estado actual
Buen Regu
Malo
o
lar
X

Grado de cobertura

Indique el porcentaje de alumnos beneficiados por el equipamiento disponible, respecto al total

de alumnos que requiere el equipo. (Ejemplo: Una facultad con 200 alumnos, donde tienen
acceso a internet slo 50 alumnos, presentara una cobertura del 25%.)
Frecuencia de uso
Indique la frecuencia de uso semanal del equipo existente.

El diagnstico podra ser complementado con aspectos demogrficos, econmicos, sociales,

institucionales y legales del entorno en que actuar el proyecto.

4. Descripcin del problema

Primero, incluya una breve, clara y concreta conceptualizacin del problema, a partir de la relacin
causa efecto, donde el efecto debe referirse a la situacin negativa derivada de la deficiencia o la
falta del equipamiento requerido.
Ejemplo:
La falta de equipos de alta precisin en el laboratorio PQ impide el mejoramiento del Proceso
Enseanza Aprendizaje (PEA) en la Asignatura YZ.
Luego, d una explicacin ampliada acerca de los aspectos de dicha definicin que considere
relevantes en orden a una mejor comprensin del problema planteado. Por ejemplo: describa qu
conocimientos, habilidades o capacidades de los estudiantes se ven afectadas por la falta del
equipamiento.
(Un problema es una discrepancia negativa entre la situacin actual y la deseada; y tambin se
describe como un conjunto de hechos o circunstancias que dificultan la consecucin de un objetivo,
y que requiere de una solucin.)
5.

Descripcin de la solucin del problema

Primero, indique de manera concreta cmo el proyecto pretende resolver el problema mediante la
operacin del equipamiento requerido.
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Ejemplo:
Se establece tcnicamente que la mejor solucin para despejar la restriccin (reseada en
el problema) sobre el mejoramiento del PEA consiste en el equipamiento del laboratorio PQ
con equipos de alta precisin que permitan unas prcticas conducentes a este propsito.

Luego, incluya una explicacin ampliada acerca de los aspectos que considere relevantes en orden
a una mejor comprensin de la solucin expresada.
6.

Objetivos

Los objetivos del proyecto definen el cambio que se persigue y, en consecuencia, los medios para
conseguirlo. Se identifican respondiendo a las preguntas:
Qu cambio se desea lograr frente al problema?
Qu tenemos que hacer?
Conviene, entonces, distinguir entre objetivo general y objetivos especficos.

Objetivo General
Expresa el logro deseado frente al problema como un todo. Esto es, el efecto directo, el cambio
que se espera lograr tras la ejecucin del proyecto. Define la intencin de mejorar la situacin
de un grupo, en un lugar y un perodo de tiempo determinados.
Ejemplo:
Potenciar los conocimientos, las habilidades y las capacidades de los
estudiantes de la carrera en el rea del Marketing y la Publicidad.
(Meta: Anualmente, al menos 100 estudiantes de la carrera de Ing.
Comercial manejan equipos audiovisuales potenciando sus
conocimientos, habilidades y capacidades.)
Objetivos especficos
Una vez definido el Objetivo General, ya se pueden formular los Objetivos Especficos, que
constituyen los logros concretos que el proyecto se propone, como los medios para alcanzar
su Objetivo General.
Ejemplo:
1. Disponer del equipamiento audiovisual requerido para el Gabinete de
Marketing y Publicidad.
2. Disponer de un reglamento para el uso del equipo solicitado.
7. Estudio de mercado (si corresponde)
Incluye un breve anlisis de la oferta y la demanda del bien o el servicio que pretende generar el
proyecto.
El anlisis de la demanda describe y cuantifica el grupo de personas que requieren de la realizacin
del proyecto, y que sern sus beneficiarios directos. Esta poblacin debe proyectarse para un
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nmero de aos, considerando su tasa de crecimiento, y tomando como base el total de la

poblacin.
El anlisis de la oferta determina la capacidad para brindar los servicios deseados, la actual y la
proyectada.
Comprende:

Un diagnstico de la situacin de la oferta de servicios actual

La identificacin de los recursos fsicos y humanos disponibles
Los estndares de uso de los recursos fsicos y humanos
La determinacin de la oferta optimizada, y su proyeccin.

Luego, un balance oferta-demanda determina la brecha entre el tamao de la demanda y el de la

oferta optimizada, es decir en qu medida la demanda de un bien o servicio est siendo satisfecha
por la oferta.
(Lo esencial del contenido anterior, para visualizar la demanda insatisfecha que justifica el
proyecto, se encuentra implcita en el diagnstico.)
8. Beneficiarios
Aqu se especifican quines2, y cmo, se beneficiarn de los resultados del proyecto.
Describa los grupos destinatarios y los beneficiarios finales, sus necesidades y restricciones, y cmo
la propuesta las abordar.
2

Son beneficiarios del proyecto las personas (naturales o jurdicas) que obtendrn un beneficio directo del proyecto. Ms an: Puede
distinguirse entre Grupos destinatarios, que son grupos / entidades que se beneficiarn directamente de la accin en el nivel
previsto, y Beneficiarios finales aquellos que se beneficiarn de la accin a largo plazo en el nivel de la sociedad o el sector en su
conjunto.

9. Definicin de la situacin Sin Proyecto (situacin base optimizada)

Establece lo que pasara en el caso de no ejecutarse el proyecto; esto es, la situacin que resultara
del mejor uso posible de los recursos disponibles, sin que se ejecute el proyecto.
Este escenario es de mucha utilidad ya que sirve como un parmetro para determinar el aporte
neto del proyecto.
10.Tamao
El tamao puede ser expresado por el nmero de equipos por implementar, por la capacidad de
servicio de stos en la unidad de tiempo, y por el nmero de personas por beneficiar, tanto en el
presente como en el futuro (por ejemplo, sobre una base anual).
11.Localizacin geogrfica
Es importante tambin definir el rea o espacio donde se ubicar el proyecto. Esta localizacin
debe hacerse en un doble nivel: Macrolocalizacin y microlocalizacin.
Macrolocalizacin
Departamento:
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Provincia:
Municipio:
Ciudad o localidad:
Microlocalizacin
Lugar especfico donde se ubicar el equipamiento: la facultad / carrera.
12.Ingeniera del Proyecto
Plantea las alternativas de solucin tcnicas, y entre ellas selecciona la ms adecuada desde los
puntos de vista tcnico, acadmico, econmico, social, ambiental y legal, y sobre ella se identifican
y estiman los beneficios y los costos (de Inversin) del proyecto.
13.Especificaciones tcnicas, administrativas y operacionales
Las especificaciones tcnicas definen las normas, las exigencias y los procedimientos que sern
aplicados en los trabajos de fabricacin y/o la provisin de los equipos. En los trminos de
referencia, vale la pena incluir una breve descripcin de lo que se requiere, el por qu y el para qu.
Se recomienda disponer de las especificaciones tcnicas in extenso, en la parte de Anexos del
documento de proyecto, junto con las respectivas proformas. Aqu se mantendr tan slo un
compacto acerca del equipo solicitado, segn el siguiente formato.

Compacto de especificaciones tcnicas, duracin y justificacin del equipo requerido en

el proyecto
Detalle

Especificaciones
tcnicas

Vida til

Por que y para qu

es requerido

Equipo A
Equipo B

Las especificaciones administrativas incluyen una descripcin de la estructura organizativa

necesaria para la ejecucin del proyecto.
Las especificaciones operacionales abarcan lo siguiente:
a) La definicin de las actividades, por cada objetivo especfico, requeridas para ejecutar el
proyecto.
Se deben pensar y organizar las actividades (tareas sustantivas que deben realizarse) para
generar los resultados previstos (productos). Ellas son establecidas para cada componente
(objetivo especfico).
Para formular precisamente cada actividad, cabe preguntarse:
En qu consiste?
Cundo?
(Quin la ejecutar)
Dnde se har?

(Accin)
(Plazo: Tiempo de Inicio y Tiempo de Trmino)
(Responsable)
(Lugar)

Esta informacin se compacta convenientemente en el cuadro del Plan de ejecucin

Cronograma, segn el siguiente formato, donde se especifican las actividades, su duracin,
responsable, secuencia y programacin cronolgica. (Por razones prcticas, suelen omitirse
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las columnas de la Fecha: Inicio y Trmino.)

Plan de Ejecucin del Proyecto - Cronograma
Objetivo Especfico /
Actividad

Duracin
(das)

Fecha
Inicio

Trmino

Responsable
actividad

Mes
(segn la duracin del proyecto)
2
3
4
5

...

Objetivo Especfico 1
1.1.
1.2.
1.3.
Objetivo Especfico 2
2.1.
2.2.
2.3.

Algunas actividades tpicas en los proyectos de equipamiento:

-

Elaboracin de los Trminos de Referencia

Licitacin de los equipos
Adquisicin
Inventario
Instalacin
Capacitacin en el manejo

Elaboracin del reglamento de uso del equipo

b) El balance de los recursos necesarios para cada actividad, con una estimacin de los flujos
financieros implcitos.
c) El anlisis de las posibles dificultades durante la ejecucin del proyecto (como el transporte
de los equipos, las posibles variaciones en los precios, y otros imprevistos).
d) El recurso humano mnimo requerido para la ejecucin del proyecto.
14.El presupuesto del proyecto
El presupuesto de costos del proyecto se elabora con base en la informacin del punto anterior.
Esta informacin se presentar en el siguiente formato, con la descripcin de cada tem de acuerdo
con el clasificador presupuestario del Ministerio de Hacienda, e indicando la cantidad requerida, la
unidad y el precio unitario, as como la fuente del financiamiento del monto demandado: Aporte
propio (Unidad proponente); Recursos solicitados a la Universidad (Recursos Propios de la
Administracin Central, como FANCESA; e IDH); y Otras fuentes (Municipio, ONG, etc.).
Presupuesto Consolidado del Proyecto
(En Bolivianos)
Partida

Detalle

Cantidad

Unidad

Precio
Unitario

Total

Fuente de financiamiento
Aporte

Solicitado a la

Otra
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Propio

Universidad

...
Total Presupuesto
Porcentaje

En los tem cuyo importe no se deduce en el formato directamente, el presupuesto se explicitar

mediante las memorias de clculo. (Los montos del presupuesto se expresan siempre en
bolivianos.)
15.Ficha ambiental
En este punto es preciso sustentar, cuando es pertinente, que el proyecto no representa ningn
dao para el medio ambiente. En cambio, si se prev alguna afectacin a ste, sea en la
ejecucin del proyecto o en la operacin , se incluir una relacin acerca de las medidas de
mitigacin pertinentes previstas.

16.Evaluacin acadmica, socioeconmica y de sostenibilidad operativa

Evaluacin Acadmica. Analiza y pondera los siguientes aspectos del proyecto:
-

Pertinencia. Alcance del proyecto para dar respuesta a las necesidades reales de los
grupos / sujetos involucrados, sustentada en la congruencia entre los objetivos del proyecto y
las necesidades / intereses identificados en ste.

Impacto acadmico. Alcance del proyecto para cualificar e integrar los procesos esenciales
(formacin, investigacin e interaccin con la comunidad).

Efectividad. La capacidad operativa, tanto administrativa como acadmica, para lograr

el efecto esperado de la ejecucin.

Eficiencia. La capacidad para producir los mejores resultados posibles con los recursos
disponibles, lo que depende del modo en que se han organizado y asignado los recursos
disponibles para implementar la propuesta.

Evaluacin Socioeconmica: Compara los beneficios y los costos atribuibles al proyecto desde el
punto de vista de la sociedad en su conjunto (aporte neto al bienestar de sta), con el objeto de
emitir un juicio sobre la conveniencia de ejecutarlo.
Sostenibilidad Operativa: Explica de qu manera la Unidad garantizar la operacin del
proyecto. (Refuerza el punto un plan de Acceso y Uso para el equipamiento en la fase de operacin
del proyecto).

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17.Anlisis de sensibilidad de las variables que inciden en la evaluacin acadmica,

socioeconmica y de sostenibilidad operativa
Cuando se evala un proyecto de inversin, es complicado tratar de determinar qu puede ocurrir
en el futuro, y cmo se comportarn las distintas variables que forman parte de l. De ah la
necesidad de construir diferentes escenarios (situaciones), que podran presentarse durante la
ejecucin del proyecto y se relacionan con factores de orden econmico, poltico, social, ambiental
y legal que afectaran la evolucin del proyecto ponindolo en riesgo.
Este anlisis permitir una visin aproximada de lo que podra ocurrir, para tratar de implementar
algunas soluciones establecidas con anterioridad; recurdese que se habla de variables, algunas
fuera del control del proyecto.
18.Conclusiones del Estudio de Identificacin
Se anotarn las conclusiones principales que permitan recomendar una de entre las siguientes
decisiones:
- Abandonar el proyecto
- Postergar el estudio o la ejecucin del proyecto
- Reformular el proyecto
- Aprobar el proyecto

Estudio Integral Tcnico, Econmico, Social y Ambiental (TESA)

Cuando el proyecto es categorizado como mayor, en complejidad y presupuesto, el Estudio TESA
procurar reducir el margen de incertidumbre una vez que el EI recomendara profundizar el anlisis
del proyecto.
El Estudio TESA debe concentrarse en profundizar la alternativa seleccionada en el EI como la ms
conveniente.
En el Estudio TESA, sobre el contenido del EI se enfatizarn o aadirn los siguientes aspectos:
1) Anlisis tcnico de la ingeniera del proyecto, que permita determinar los costos de Inversin
y los costos de operacin del proyecto, incluyendo:

Estudio detallado de la alternativa seleccionada (Ingeniera bsica y diseo de

estructuras), si corresponde.
Diseo de las obras auxiliares y complementarias (si corresponde.)
Cmputos mtricos (si corresponde.)
Precios unitarios.
Presupuesto de ingeniera (si corresponde.)
Costos de mantenimiento.
Programa de ejecucin
Elaboracin de especificaciones tcnicas, administrativas y operacionales

2) La Organizacin para la implementacin del proyecto: tipo de Organizacin, su estructura

orgnica - funcional, el manual de funciones y el manual de procesos y procedimientos. (Si
corresponde.)

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3) El Estudio de Evaluacin de Impacto Ambiental (EEIA), cuyo alcance est definido en la Ley
1333 y su Reglamento de Prevencin y Control Ambiental (RPCA), segn la categorizacin
ambiental del proyecto obtenida en la etapa anterior. (Si corresponde.)
4) Evaluacin acadmica, socioeconmica y de sostenibilidad operativa
5) Anlisis de sensibilidad de las variables que inciden en la evaluacin acadmica,
socioeconmica y de sostenibilidad operativa
6) Las conclusiones del TESA, recomendando una de entre las siguientes decisiones:
a)
b)
c)
d)

Abandonar el proyecto.
Postergar la ejecucin del proyecto.
Reformular el proyecto.
Pasar el proyecto a la fase de Inversin para su ejecucin

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