Base de datos no es ms que un conjunto de informacin relacionada que se encuentra agrupada o

estructurada.}
Distintos modelos de organizacin de la base de datos: jerrquico, red, relacional y orientada a
objeto.
Los sistemas relacionales son importantes porque ofrecen muchos tipos de procesos de
datos, como: simplicidad y generalidad, facilidad de uso para el usuario final, perodos cortos
de aprendizaje y las consultas de informacin se especifican de forma sencilla.
Las tablas son un medio de representar la informacin de una forma ms compacta y es
posible acceder a la informacin contenida en dos o ms tablas. Ms adelante explicaremos
que son las tablas.
Las bases de datos relacionales estn constituidas por una o ms tablas que contienen la
informacin ordenada de una forma organizada. Cumplen las siguientes leyes bsicas:
Generalmente, contendrn muchas tablas.
Una tabla slo contiene un nmero fijo de campos.
El nombre de los campos de una tabla es distinto.
Cada registro de la tabla es nico.
El orden de los registros y de los campos no est determinados.
Para cada campo existe un conjunto de valores posible.
Objetos de la base de datos
Tablas: unidad donde crearemos el conjunto de datos de nuestra base de datos. Estos datos
estarn ordenados en columnas verticales. Aqu definiremos los campos y sus caractersticas.
Ms adelante veremos qu es un campo.
Consultas: aqu definiremos las preguntas que formularemos a la base de datos con el fin de
extraer y presentar la informacin resultante de diferentes formas (pantalla, impresora...)
Formulario: elemento en forma de ficha que permite la gestin de los datos de una forma
ms cmoda y visiblemente ms atractiva.
Informe: permite preparar los registros de la base de datos de forma personalizada para
imprimirlos.
Macro: conjunto de instrucciones que se pueden almacenar para automatizar tareas
repetitivas.
Mdulo: programa o conjunto de instrucciones en lenguaje Visual Basic

Conceptos bsicos de una base de datos

una persona. Los nombres de los campos, no pueden empezar con espacios en blanco y
caracteres especiales. No pueden llevar puntos, ni signos de exclamacin o corchetes. Si
pueden tener espacios en blanco en el medio. La descripcin de un campo, permite aclarar
informacin referida a los nombres del campo. El tipo de campo, permite especificar el tipo
de informacin que cargaremos en dicho campo, esta puede ser:
Texto: para introducir cadenas de caracteres hasta un mximo de 255
Memo: para introducir un texto extenso. Hasta 65.535 caracteres
Numrico: para introducir nmeros
Fecha/Hora: para introducir datos en formato fecha u hora
Moneda: para introducir datos en formato nmero y con el signo monetario
Autonumrico: en este tipo de campo, Access numera automticamente el contenido
S/No: campo lgico. Este tipo de campo es slo si queremos un contenido del tipo S/No,
Verdadero/Falso, etc.
Objeto OLE: para introducir una foto, grfico, hoja de clculo, sonido, etc.
Hipervnculo: podemos definir un enlace a una pgina Web
Asistente para bsquedas: crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una
lista de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado.

PROPIEDAD

DESCRIPCIN

TIPO DE CAMPO

Tamao del campo

Permite establecer la longitud mxima de un campo de texto

numrico.

Formato

Permite determinar la apariencia de presentacin de los

Todos, excepto OLE y Memo
datos, utilizando los formatos predefinidos o nuestros propios
formatos

Lugares decimales

Permite especificar el nmero de cifras decimales para

mostrar los nmeros.

Numrico y moneda

Mscara de entrada

Permite controlar y filtrar los caracteres o valores que los

usuarios introducen en un control de cuadro de texto,
evitando errores y facilitando su escritura.

Texto, numrico, fecha/hora,

moneda

Ttulo

Permite definir una etiqueta de campo predeterminada para

un formularios o informe

Todos

Valor predeterminado

Introduce en el campo un valor cuando se agregan nuevos

registros (long. Mx. 255 caracteres)

Todos, excepto OLE y contador

Regla de validacin

Permite escribir la condicin que deben satisfacer los datos

introducidos para ser aceptados

Todos, excepto OLE y contador

Texto de validacin

Define el texto del mensaje que se visualiza cuando los datos Todos excepto OLE y contador
no cumplen las condiciones enumerdas en la regla de
validacin

Requerido

Permite especificar si es necesario que exista un valor en un Todos excepto contador

campo.

Permitir longitud cero

Permite especificar si una cadena de longitud cero ("") es una Texto, memo
entrada vlida para el campo

Indexado

Define un campo como ndice o campo clave.

Texto, numrico, contador

Texto, numrico, contador,

fecha/hora.

Arrancar y cerrar Access 2007

Veamos

las

dos

formas

bsicas

de

iniciar

Access

2007.

Desde el botn Inicio

situado, normalmente, en la esquina
inferior izquierda de la pantalla. Colocar el cursor y hacer clic sobre el
botn Inicio se despliega un men; al colocar el cursor sobre Programas,
aparece otra lista con los programas que hay instalados en tu ordenador
buscar Microsoft Office y luego Microsoft Access, hacer clic sobre l, y
se
iniciar
el
programa.
Desde el icono de Access 2007 del escritorio

Para cerrar Access 2007, puedes utilizar cualquiera de las siguientes

operaciones:
Hacer clic en el botn cerrar
Pulsar la combinacin de teclas ALT+F4.
Hacer clic sobre el Botn de Office y pulsar el botn Salir de
Access .

La pantalla inicial

Al iniciar Access aparece una pantalla inicial como sta, vamos a ver
sus componentes fundamentales. As conoceremos los nombres de los
diferentes elementos y ser ms fcil entender el resto del curso. La
pantalla que se muestra a continuacin (y en general todas las de este
curso) puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya
que cada usuario puede decidir qu elementos quiere que se vean en
cada momento, como veremos ms adelante.

Las barras

La barra de Ttulo

La barra de ttulo contiene el nombre del programa y del archivo

con el que estamos trabajando en el momento actual.
En el extremo de la derecha estn los botones para minimizar,
maximizar/restaurar y cerrar.

La barra de Acceso rpido

La barra de acceso rpido contiene las operaciones ms

habituales de Access como Guardar
, Imprimir
o Deshacer
.
Esta barra puede personalizarse para aadir todos los botones
que quieras. Para ello haz clic en la flecha desplegable de la
derecha y aparecern los comandos ms frecuentes para elegir.

Pulsando en Ms comandos se abrir un cuadro de dilogo

desde donde podrs aadir otras acciones que iremos viendo a lo
largo del curso:

La Banda de Opciones

La banda de opciones contiene todas las opciones del programa

agrupadas en pestaas. Al hacer clic en Crear, por ejemplo,
veremos las operaciones relacionadas con la creacin de los
diferentes elementos que se pueden crear en Access.
Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos mens.
Pero las ms habituales podramos aadirlas a la barra de acceso
rpido como hemos visto en el punto anterior.
En algunos momentos algunas opciones no estarn disponibles,
las reconocers porque tienen un color atenuado.
Las pestaas que forman la banda pueden ir cambiando segn el
momento en que te encuentres cuando trabajes con Access. Est
diseada para mostrar solamente aquellas opciones que te sern
tiles en cada pantalla.

Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por

teclado. De esta forma aparecern pequeos recuadros junto a las
pestaas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que
debers pulsar para acceder a esa opcin sin la necesidad del ratn.

Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran

semitransparentes.
Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la
tecla ALT.

Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestaas, la barra se

minimizar para ocupar menos espacio.
De esta forma slo muestra el nombre de las pestaas y las
opciones quedarn ocultas.
Las opciones volvern a mostrarse en el momento en el que
vuelvas a hacer clic en cualquier pestaa

Las barras (cont.)

El Botn de Office

Haciendo clic en el botn

de Office que se encuentra
en la parte superior izquierda
de
la
pantalla
podrs
desplegar un men con las
opciones que puedes ver en
la imagen como Guardar,
Imprimir...
Si
conoces
versiones
anteriores
de
Access es el sustituto del
men Archivo.
A

este

men

tambin

puedes acceder desde el modo de acceso por teclado tal y como

vimos para la Banda de opciones pulsando Alt + A.

Este men contiene dos tipos bsicos de elementos:

Comandos inmediatos. Se ejecutan de
forma inmediata al hacer clic sobre ellos. Se
reconocen porque a la derecha del nombre
del comando no aparece nada. Por ejemplo,
la opcin Guardar para guardar el
documento actual. O tambin, al hacer clic
en la opcin puede aparecer un cuadro de
dilogo donde nos pedir ms informacin
sobre la accin a realizar como la opcin
Abrir.
Opcin con otro men desplegable. Se
reconocen porque tienen un tringulo a la
derecha. Colocando el ratn en ese tringulo
puedes acceder a otro listado de opciones.
Por ejemplo, la opcin Administar para
acceder a las opciones de administracin de
la base de datos.
La barra de estado

La barra de estado se encuentra en la parte inferior de la

pantalla y contiene indicaciones sobre el estado de la aplicacin,
proporciona distinta informacin segn la pantalla en la que estemos
en cada momento.
Por ejemplo aqu nos indica que tenemos la tecla de teclado
numrico pulsada (Bloq Num), que estamos en la vista Hoja de
datos y podemos cambiar la vista a Hoja de datos, Tabla

dinmica, Grfico dinmico y Diseo con los cuatro botones que

aparecen a la derecha.

Crear, abrir y cerrar una Base de Datos (I)

Conceptos bsicos de Access
Si quieres aprender o repasar conceptos bsicos de bases de
datos o quieres conocer los objetos que maneja Access 2007,
consltalo aqu
.

Crear una base de datos

Para crear una nueva base de datos debemos:
Hacer clic sobre la opcin Nuevo del
Botn de Office (haciendo clic en el icono
de Office en la parte superior izquierda de la
pantalla) que aparece a la derecha de la
pantalla.

Aparecer la ventana de Introduccin a Microsoft Office

Access.
Selecciona la opcin Base de datos en blanco.
En la parte inferior tambin podrs seleccionar una plantilla para
crear una nueva base de datos basada en ella.

A continuacin aparecer en un panel a la derecha de la

pantalla el siguiente cuadro:

Aqu debers indicar el Nombre de archivo de la base de datos.

Para seleccionar la carpeta donde guardar el archivo puedes
hacer clic en el botn Buscar ubicacin
.
Se abrir el siguiente cuadro de dilogo donde indicaremos el
nombre de la base de datos que estamos creando y el lugar donde
se guardar.

En el cuadro Guardar en: hacer clic sobre la flecha de la derecha

para seleccionar la carpeta donde vamos a guardar la base de
datos.
Observa como en el recuadro inferior aparecen las distintas
subcarpetas de la carpeta seleccionada.
Hacer doble clic sobre la carpeta donde guardaremos el archivo.
Los iconos que aparecen a la derecha del cuadro Guardar en:, te
los explicamos aqu
.

En el cuadro Nombre de archivo: escribir el nombre que

queremos poner a la base de datos.
Hacer clic sobre el botn Aceptar.

Se cerrar el cuadro de dilogo y volvers a la pantalla de

Introduccin a Microsoft Office Access.
En el cuadro de texto Nombre de archivo aparecer la ruta y el
nombre que escogiste.
Pulsar el botn Crear para crear la base de datos.

Automticamente se crear nuestra nueva base de datos a la

cual Access asignar la extensin .ACCDB.
Por defecto, Access abrir una nueva tabla para que puedas
empezar a rellenar sus datos.

Una tabla es el elemento principal de cualquier base de datos ya

que todos los dems objetos se crean a partir de stas.
Si observas esta ventana, a la izquierda aparece el Panel de
Exploracin, desde donde podremos seleccionar todos los objetos
que sean creados dentro de la base de datos.

En principio slo encontraremos el de Tabla1 pues es el que

Access crear por defecto.
Puedes ocultarlo haciendo clic en el botn Ocultar

Desplegando la cabecera del panel puedes seleccionar qu

objetos mostrar y de qu forma.

Crear, abrir y cerrar una Base de Datos

Cerrar la base de datos.
Se puede cerrar una base de datos de varias formas:
Cerrando Access:
Ir al Botn de Office y pulsar el botn Salir de Access.
O bien hacer clic sobre el botn Cerrar
de datos.

de la ventana Base

Sin cerrar Access:

En el Botn de Office , elegir la opcin Cerrar base de datos.

Abrir una base de datos.

Podemos abrir una base de datos ya existente desde tres sitios
distintos:

Desde
el
Botn
de
Office :
Ir al
Botn
de
Office .
Elegir
la
opcin
Abrir...
Desde los documentos recientes del Botn de Office :
Despliega el Botn de Office donde aparecen las ltimas bases
de datos que se abrieron bajo el ttulo de Documentos recientes.
Haz clic en la que quieras abrir.

Desde
la
ventana
de
Introduccin a Microsoft Office
Access:
Nada ms abrir Access desde su
icono en el Escritorio o desde la
opcin en Inicio Todos los
Programas aparecer la pantalla de
Introduccin a Microsoft Office
Access.
En la parte derecha vers el marco
Abrir base de datos reciente.
Selecciona una que quieras abrir o
haz clic en el enlace
Ms... para
buscar el archivo de la base de datos
que quieres abrir.

En cualquiera de los casos en los que no selecciones una base

de datos concreta se abrir el cuadro de dilogo Abrir para que
busques el archivo:

Elegir la carpeta donde est la base de datos que queremos abrir.

Para abrir carpeta hacer doble clic sobre ella.
Al abrir una carpeta, sta se situar en el cuadro superior Buscar
en:, y ahora en el cuadro inferior aparecer toda la informacin de
dicha carpeta.
Hacer clic sobre la base de datos a abrir para colocar su nombre
en el cuadro Nombre de archivo: y hacer clic sobre el botn Abrir.
O bien hacer doble clic sobre la base de datos y se abrir
directamente.

Crear tablas de datos (I)

Aqu veremos cmo crear una tabla de datos para poder
introducir datos en la base de datos en los temas siguientes y
luego trabajar con stos utilizando las ventajas que nos proporciona
Access 2007.

Crear una tabla de datos.

Para crear una tabla de datos tenemos que hacer clic en la
pestaa Crear para visualizar sus opciones. En el marco Tablas
podremos seleccionar estas opciones:

El botn Tabla abre la Vista Hoja de datos, consiste en

introducir directamente los datos en la tabla y segn el valor que
introduzcamos en la columna determinar el tipo de datos que tiene
la columna.
Vista diseo es el mtodo que detallaremos en esta unidad
didctica
Plantillas de tabla crea una tabla de entre un listado que tiene
predefinido, abre una tabla de este tipo y slo tendrs que rellenarla
con sus datos.
Listas de SharePoint consiste en crear un objeto compatible
con un sitio SharePoint desde el que podrs compartir los datos
almacenados en la lista o tabla con otras personans con acceso al
mismo sitio.

Explicaremos a continuacin la forma de crear una tabla en vista

diseo. Este mtodo consiste en definir la estructura de la tabla, es
decir, definir las distintas columnas que esta tendr y otras
consideraciones como claves, etc...
Otra forma rpida de llegar a la vista Diseo es seleccionando la
vista desde la pestaa Hoja de datos, o haciendo clic en el botn de
Vista de Diseo en la barra de estado:

Aparecer la vista de Diseo de la tabla:

En la pestaa tenemos el nombre de la tabla (como todava no

hemos asignado un nombre a la tabla, Access le ha asignado un
nombre por defecto Tabla1).
A continuacin tenemos la rejilla donde definiremos las
columnas que componen la tabla, se utiliza una lnea para cada
columna, as en la primera lnea (fila) de la rejilla definiremos la
primera columna de la tabla y as sucesivamente.
En la parte inferior tenemos a la izquierda dos pestaas (General
y Bsqueda) para definir propiedades del campo es decir
caractersticas adicionales de la columna que estamos definiendo.
Y a la derecha tenemos un recuadro con un texto que nos da
algn tipo de ayuda sobre lo que tenemos que hacer, por ejemplo
en este nomento el cursor se encuentra en la primera fila de la rejilla
en la columna Nombre del campo y en el recuadro inferior derecho
Access nos indica que el nombre de un campo puede tener hasta 64
caracteres.

Crear tablas de datos (II)

Crear una tabla de datos Vamos rellenando la rejilla definiendo
cada una de las columnas que compondr la tabla:

En la primera fila escribir el nombre del primer

campo, al pulsar la tecla INTRO pasamos al tipo
de datos, por defecto nos pone Texto como tipo
de dato. Si queremos cambiar de tipo de datos,
hacer clic sobre la flecha de la lista desplegable
de la derecha y elegir otro tipo.
Observa como una vez tengamos algn tipo
de dato en la segunda columna, la parte inferior

de la ventana, la correspondiente a Propiedades del campo se

activa para poder indicar ms caractersticas del campo,
caractersticas que veremos con detalle en la unidad temtica
siguiente.

A continuacin pulsar la tecla INTRO para ir a la tercera columna

de la rejilla.
Esta tercera columna no es obligatorio utilizarla ya que
nicamente sirve para introducir un comentario, normalmente una
descripcin del campo de forma que la persona que tenga que
introducir datos en la tabla sepa qu debe escribir ya que este
cometario aparecer en la barra de estado de la hoja de datos.
Repetir el proceso hasta completar la definicin de todos los
campos (columnas) de la tabla.

La clave principal
Antes de guardar la tabla tendremos que asignar una clave
principal.
La clave principal proporciona un valor nico para cada fila
de la tabla y nos sirve de identificador de registros de forma que
con esta clave podamos saber sin ningn tipo de equivocacin el
registro al cual identifica. No podemos definir ms de una clave
principal, pero podemos tener una clave principal compuesta por
ms de un campo.
Para asignar una clave principal a un campo, seguir los
siguientes pasos:
Hacer clic sobre el nombre del campo que ser clave principal.

Hacer clic sobre el botn Clave principal en el marco

Herramientas de la pestaa Diseo.

A la izquierda del nombre del campo aparecer una llave

indicndonos que dicho campo es la clave principal de la tabla.
Si queremos definir una clave principal compuesta (basada en
varios campos), seleccionar los campos pulsando simultaneamente
la tecla Ctrl y el campo a seleccionar y una vez seleccionados todos
los campos hacer clic en el born anterior
.
Importante: Recordar que un campo o combinacin de campos
que forman la clave principal de una tabla no puede contener
valores nulos y no pueden haber dos filas en la tabla con el mismo
valor en el campo/s clave principal.
Cuando intentemos insertar una nueva fila con valores que
infrinjan estas dos reglas, el sistema no nos deja crear la nueva fila y
nos devuelve un error de este tipo:

Crear tablas de datos

Guardar una tabla.

Para guardar una tabla, podemos:
Ir al Botn de Office y elegir la opcin Guardar.
O bien hacer clic sobre el botn Guardar
Acceso Rpido.

de la barra de

Como nuestra tabla an no tiene nombre asignado, aparecer el

siguiente cuadro de dilogo:
Escribir el nombre de la tabla.
Hacer clic sobre el botn
Aceptar.
Nota: Si no hemos asignado clave principal antes de guardar la
tabla, nos aparece un cuadro de dilogo avisndonos de ello, y
preguntndonos si queremos que Access cree una, si le decimos
que S nos aade un campo de tipo autonumrico y lo define como
clave principal. Si le decimos que No se guarda la tabla sin clave
principal ya que una clave principal en una tabla es conveniente
pero no obligatorio.

Cerrar una tabla.

Para cerrar una tabla, seguir los siguientes pasos:
Hacer clic derecho sobre la pestaa con el nombre de la tabla y
seleccionar Cerrar en el men emergente.

O bien hacer clic sobre el botn Cerrar que se encuentra en

la parte derecha al mismo nivel que la pestaa.

Modificar tablas de datos (I)

Aqu veremos las tcnicas de edicin de registros para modificar
tanto la definicin de una tabla como los datos introducidos en ella.

Modificar el diseo de una tabla.

Si una vez creada una tabla, queremos cambiar algo de su definicin

(por ejemplo, aadir una nueva columna, ampliar una columna que ya
existe, borrar una columna, etc...) tendremos que realizar una
modificacin en su diseo:
Abrir la base de datos donde se encuentra la tabla a modificar, en el
caso de que no lo estuviera.
Hacer clic derecho sobre la tabla que queremos modificar, seleccionar
Vista Diseo en el men contextual:

Aparecer la ventana de diseo de tablas estudiada en la unidad

temtica anterior.
Para modificar la definicin de un campo, posicionar el cursor sobre
el campo a modificar y realizar las sustituciones necesarias.
Para aadir un nuevo campo,
ir al final de la tabla y escribir la definicin del nuevo campo,
o bien,
situarse en uno de los campos ya creados y hacer clic en el botn
de la pestaa Diseo, en este ltimo caso el nuevo campo se
insertar delante del que estamos posicionados.
Para eliminar un campo,
posicionarse en el campo y hacer clic en el botn
pestaa Diseo.

de la

o bien,
seleccionar toda la fila correspondiente al campo haciendo clic en su
extremo izquierdo y cuando est remarcada pulsar la tecla Supr o Del.
Se borrar el campo de la definicin de la tabla y los datos
almacenados en el campo tambin desaparecern.

Por ltimo, guardar la tabla.

Introducir y modificar datos en una tabla.

Para introducir datos en una tabla, podemos elegir entre:

Hacer doble clic sobre el nombre de la tabla en el Panel de
Exploracin.
Desde el Panel de Exploracin hacer clic derecho sobre la tabla a
rellenar y seleccionar la opcin
en el men contextual.
Si estamos en la vista de Diseo de tabla, hacer clic sobre el botn
Vistasde objeto y elegir Vista Hoja de datos en la pestaa Inicio o
diseo.

En los tres casos aparecer la ventana Hoja de datos:

Cada fila nos sirve para introducir un registro.

Escribir el valor del primer campo del registro.
Pulsar INTRO para ir al segundo campo del registro.
Cuando terminamos de introducir todos los campos del primer registro,
pulsar INTRO para introducir los datos del segundo registro.
En el momento en que cambiamos de registro, el registro que
estabamos introduciendo se almacenar, no es necesario guardar los
registros de la tabla.

Hacer clic sobre el botn Cerrar

para terminar con dicha tabla.

Si lo que queremos es borrar un registro entero:

Seleccionar el registro a eliminar haciendo clic sobre el cuadro de la
izquierda del registro.
El registro quedar seleccionado.
Pulsar la tecla SUPR del teclado o haz clic en el boton Eliminar que se
encuentra en el panel Registros de la pestaa Inicio.

Si lo que queremos es modificar algn valor introducido no tenemos

ms que situarnos sobre el valor a modificar y volverlo a escribir.
Si queremos cambiar algo de la estructura de la tabla, tenemos que
pasar a la Vista Diseo haciendo clic sobre el botn de Vista de objeto
de la pestaa Inicio.

Desplazarse dentro de una tabla.

Para desplazarse por los diferentes registros de una tabla vamos a

utilizar la barra de desplazamiento:

La barra nos indica en qu registro estamos situados y el nmero total

de registros de la tabla.
El recuadro en blanco nos est diciendo el registro actual.
Al final donde pone de 3 nos indica el nmero total de registros que
en nuestro caso es tres.
Haciendo clic sobre los diferentes
operaciones indicadas a continuacin:

botones

realizaremos

las

para ir al primer registro de la tabla.

para ir al registro anterior en la tabla.
para ir al registro siguiente en la tabla.
para ir al ltimo registro de la tabla.
para crear un nuevo registro que se situar automticamente al final
de la tabla.
Podemos ir tambin directamente a un registro determinado de la
siguiente forma:
Hacer doble clic sobre el cuadro en blanco donde pone el nmero del
registro actual.
Escribir el nmero del registro al cual queremos ir.
Pulsar INTRO.

Tambin podemos desplazarnos por los diferentes campos y registros

pulsando las teclas FLECHA ABAJO, FLECHA ARRIBA, FLECHA
IZQUIERDA y FLECHA DERECHA del teclado.