Manual Usuario Pedidos

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C
C
A
G
I
S
M
-
F
E
SIGA- ML
Sistema Integrado de Gestin Administrativa
Manual de Usuario
LOGSTICA- PEDIDOS
SIGAUPED01
Versin:
2.0.1
Fecha: 09/02/2011
T ABL A DE C ONT ENIDO
M
-
F
E
I.
INTRODUCCIN ................................................................................................................................................ 3
II.
ACCESO AL SISTEMA ...................................................................................................................................... 3
III. ESTNDARES DE SERVICIO.......................................................................................................................... 4
IV.
SUBMDULO PEDIDOS .............................................................................................................................. 4
4.1.
REGISTRO DEL PEDIDO............................................................................................................................. 5
4.1.1.
PEDIDOS PROGRAMADOS ................................................................................................................... 5
4.1.2.
PEDIDOS DE COMPRA DE B/S .......................................................................................................... 19
4.1.3.
REPORTES .............................................................................................................................................. 29
4.2.
AUTORIZACIN DEL PEDIDO ................................................................................................................. 28
4.2.1.
CASO 1- AUTORIZACIN TOTAL PARA COMPRA ........................................................................ 30
4.2.2.
CASO 2 - AUTORIZACIN TOTAL PARA SER ATENDIDO POR ALMACN ............................ 33
4.3.
CONSOLIDADO DE PEDIDOS DE COMPRA ........................................................................................ 43
4.4.
REGISTRO DE GASTOS GENERALES .................................................................................................. 59
A
G
I
S
_
C
C
Ministerio de Economa y Finanzas
SIGA- ML
Manual de Usuario
LOGSTICA- PEDIDOS
SIGAUPED01
I.
Versin:
2.0.1
Fecha: 09/02/2011
INTRODUCCIN
El Mdulo de Logstica (SIGA-ML), como parte componente del Sistema Integrado de Gestin
Administrativa (SIGA), es una herramienta de ayuda para el rea de Abastecimiento, que le permitir
administrar, registrar y emitir informacin para la toma de decisiones acerca de la Adquisicin de Bienes
y/o Contratacin de Servicios realizados por la Unidad Ejecutora (UE) en el marco del cumplimiento de
sus Metas Institucionales.
F
E
El SIGA-ML contempla todos los Procesos Tcnicos del Abastecimiento como son la Programacin,
Pedidos, Adquisicin, Almacenamiento y Distribucin, pudiendo la UE elaborar su Cuadro de
Necesidades, el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones, sus Requerimientos de Bienes y
Servicios, realizar sus Procesos de Seleccin, llevar el Control de las Existencias, entre otros,
continuando la idea de integridad y no de duplicidad de esf uerzos.
II.
ACCESO AL SISTEMA
M
-
El Administrador del Sistema es quien registra a los Usuarios y les da los accesos a determinado(s)
Mdulo(s), as como a sus Submdulos, Opciones y, Ejecutora y/o Centro de Costo, esto es a travs de
un Perfil de Usuario.
A
G
I
S
Para ingresar al Mdulo de Logstica (SIGA-ML) e Usuario deber dar doble clic sobre el icono
ubicado en el escritorio.
_
C
C
Dar doble clic

en este icono
A continuacin, se presentar una ventana en donde se consignar el Usuario y la Clave y, luego se

dar clic sobre el icono
.
SIGA- ML
Manual de Usuario
LOGSTICA- PEDIDOS
SIGAUPED01
III.
A
G
I
S
ESTANDRES DE SERVICIO
Versin:
2.0.1
Fecha: 09/02/2011
M
-
F
E
En el encabezado de todas las pantallas del Mdulo se mostrar la Barra de Herramientas, con los
siguientes iconos activos:
_
C
C
Recuperar Datos
Salir de la ventana
Imprimir
Grabar Registro
Por otro lado, para agregar o eliminar registros se tiene como estndar un Men Contextual que se activa
al dar clic sobre el botn derecho del mouse, cuando se ubica el cursor sobre las ventanas o reas de
trabajo, mostrando las siguientes opciones, por ejemplo:
A continuacin, se describen los Submdulos y Opciones con los que cuenta el Mdulo de Logstica:
IV.
SUBMDULO PEDIDOS
SIGA- ML
Manual de Usuario
LOGSTICA- PEDIDOS
SIGAUPED01
Versin:
2.0.1
Fecha: 09/02/2011
Opcin que permitir a los Centros de Costo realizar sus Pedidos, tanto Programados como No
Programados.
4.1.
REGIST RO DEL PEDIDO
Dentro de esta opcin del Submdulo Pedidos se encontrarn dos (2) Opciones:
Pedidos Programados
Pedidos de Compra de Bienes y Servicios
4.1.1.
PEDIDOS PROGRAMADOS
F
E
Esta opcin permitir que los Centros de Costo realicen sus Pedidos de Bienes Programados en el
Cuadro de Necesidades de acuerdo al Presupuesto Institucional de Apertura (PIA).
M
-
El Usuario del Centro de Costo slo podr visualizar en su pantalla las opciones autorizadas por el
Administrador del Sistema dentro del Perfil de Usuario.
Para ello, se ingresar a la opcin Pedidos Programados dentro de Registro del Pedido del
Submdulo Pedidos.
A
G
I
S
_
C
C
En el encabezado de la pantalla se apreciar informacin como:

Ao:
Por defecto muestra el ao actual. El Administrador del Sistema es el encargado

de actualizar esta informacin.
Mes:
Por defecto muestra la fecha del mes actual. Para elegir otro mes seleccionarlo del
listado que presenta este campo al dar clic sobre el icono
.
Centro de Costo:
Muestra el nombre corto o abreviatura del Centro de Costo que se encuentra

registrando su Pedido.
Responsable:
Indica el nombre del Jefe o Encargado del Centro de Costo.
SIGA- ML
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LOGSTICA- PEDIDOS
SIGAUPED01
A
G
I
S
Adems del encabezado se apreciarn dos (2) reas:

En la izquierda:
En la derecha:
Versin:
2.0.1
Fecha: 09/02/2011
M
-
F
E
Se mostrarn informacin para la Cabecera o Datos Generales del Pedido.

Se mostrar el Detalle del Pedido, es decir, los Bienes que conforman el Pedido.
_
C
C
Para registrar el Pedido, ubicar el cursor en el rea izquierda de la ventana y, activar del Men Contextual
la opcin Insertar Pedido.
mostrar
la
Inmediatamente se
siguiente ventana:
SIGA- ML
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LOGSTICA- PEDIDOS
SIGAUPED01
Versin:
2.0.1
Fecha: 09/02/2011
F
E
Se mostrarn los siguientes campos activos para la Cabecera o Datos Generales del Pedido:
M
-
N Pedido:
Muestra automticamente un nmero el correlativo. El Usuario no podr editarlo.
Fecha:
Consignar la fecha en que se registra el Pedido (por defecto muestra la fecha del
computador).
Meta:
Se mostrar(n) la(s) Meta(s) relacionada(s) con el Centro de Costo, el Usuario deber

seleccionar la Meta Presupuestaria que corresponde a su Pedido. Tener presente, que
slo se mostrar(n) la(s) Meta(s) considerada(s) dentro del Cuadro de Necesidades.
Tarea:
A
G
I
S
_
C
C
Seleccionar la Tarea a la cual se cargar el gasto al que corresponde el Pedido.
Tipo Uso:
Se cuenta con dos alternativas:

C = Consumo Inst. (es la predeterminada)
V = Venta (Crd. Fiscal), esta opcin slo se aplicar cuando los Bienes sean adquiridos
para venta.
Entregar a:
Seleccionar a la persona que ser el Responsable de la recepcin del Pedido.
SIGA- ML
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LOGSTICA- PEDIDOS
SIGAUPED01
Versin:
2.0.1
Fecha: 09/02/2011
Si en el Listado no se mostraran a los trabajadores o empleados es porque en la Tabla de

Personal no existen empleados relacionados con este Centro de Costo o si existiendo no
se ha vinculado al Centro de Costo en el que presta servicios.
Motivo:
Indicar el motivo o razn que origina el Pedido (es opcional).
Externo:
Al dar Check en el recuadro se activar el campo Destino, entonces se podr realizar el

seguimiento de los bienes remitidos a este Destino.
La informacin digitada quedar registrada como se muestra la siguiente pantalla:
A
G
I
S
_
C
C
Luego se dar clic en el
M
-
F
E
icono para Grabar la Cabecera o Datos Generales del Pedido.
Confirmar el mensaje presentado por el Sistema.
Una vez que

datos de la
visualizar en
la
ventana
se han grabado los

Cabecera,
se
el rea izquierda de
como un registro.
SIGA- ML
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LOGSTICA- PEDIDOS
SIGAUPED01
Versin:
2.0.1
Fecha: 09/02/2011
M
-
F
E
Para registrar los Bienes relacionados al Pedido activar del Men Contextual la opcin Insertar Bien
ubicando el cursor en el rea derecha de la pantalla.
A
G
I
S
_
C
C
A continuacin, el Usuario visualizar la ventana Registro de Pedidos, en donde se encontrarn dos (2)
niveles de bsqueda:
Familia:
Al dar clic en el icono

, la bsqueda se realiza sobre la base de las Familias existentes en
el Catlogo. Esta opcin deber utilizarse si se tienen pleno conocimiento de las Familias o
sabe identificar los bienes a travs de sta. La ventaja de usar esta opcin es que permite la
carga rpida del Catlogo.
Bien:
Al dar clic en el icono

, mostrar una ventana de ayuda para la bsqueda del tem por
registrar. Es la opcin ms recomendable.
Clic aqu para

buscar por Bien
SIGA- ML
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LOGSTICA- PEDIDOS
SIGAUPED01
Versin:
Fecha: 09/02/2011
F
E
Al seleccionar la opcin de bsqueda por Bien ubicarse en el Campo, hacer clic en el icono
A
G
I
S
2.0.1
M
-
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C
C
Con lo que el Usuario visualizar dos opciones de bsqueda:

tem:
Ubicar segn el Cdigo del Bien.
Descripcin:
Ubicar por el Nombre del bien. Es la recomendable.
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SIGA- ML
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LOGSTICA- PEDIDOS
SIGAUPED01
Versin:
2.0.1
Fecha: 09/02/2011
El Usuario podr seleccionar el nivel de bsqueda que desea dentro de Campo, para el ejemplo se
realiza la bsqueda por Descripcin. Para el campo Dato es suficiente digitar una parte de la
Descripcin del tem (palabra o parte de sta) que se desea ubicar, como en el presente ejemplo slo se
digita VACUNA el Sistema mostrar todos los Bienes en cuya descripcin contenga esta palabra.
A
G
I
S
M
-
F
E
Luego
de
seleccionar el tem,
presionar el botn Aceptar mostrando la ventana Registro de Pedidos con los datos del bien
seleccionado como son: Clase, Familia, Cdigo del Bien, Descripcin del Bien y, la Unidad de Medida.
_
C
C
El siguiente dato a registrar es la Cantidad Solicitada. Verificar la Unidad de Medida del bien pues sobre
la base de sta se digitar la Cantidad, con esto se evitarn errores posteriores. Tambin considerar que
no se debe registrar una cantidad mayor a lo programado.
Los campos Cantidad Autorizada y Cantidad Atendida para el Usuario son referenciales o informativos,
esto lo trabaja Logstica.
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SIGA- ML
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LOGSTICA- PEDIDOS
SIGAUPED01
Versin:
2.0.1
Fecha: 09/02/2011
El Sistema permite el registro de las Especificaciones Tcnicas por cada tem ingresando informacin
que permita identificar correctamente al Bien. Para ello, activando el Men Contextual seleccionar la
opcin Insertar Especificaciones Tcnicas.
A
G
I
S
M
-
F
E
El Sistema numerar cada Especificacin Tcnica, en la columna Rubro s digitar una descripcin
general del bien y en la columna Especificaciones Tcnicas se detallar toda informacin respecto del
Rubro. Se podrn registrar cuantos numerales sean necesarios.
_
C
C
En la parte inferior de la ventana se encontrarn dos botones, cuya utilidad es de Consulta, esto es:
Cuando se da clic a este botn
apreciar
la
Programacin
se mostrar una ventana adicional en donde se

Mensual del tem en el Cuadro de Necesidades.
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SIGA- ML
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LOGSTICA- PEDIDOS
SIGAUPED01
Versin:
2.0.1
Fecha: 09/02/2011
F
E
La cantidad que se muestra en color rojo (en el caso Febrero) hace referencia al mes en que se
est haciendo el Pedido.
Cuando se da clic sobre este botn

un Cuadro Estadstico Mensual de
todava no hay consumos.
A
G
I
S
_
C
C
M
-
se mostrar una ventana adicional donde se apreciar

cmo se est consumiendo el Bien. Para el ejemplo
Tener presente que estos dos (2) botones: Detalle de Programado y Estadstica de Consumo, tambin
son visualizados por la(s) persona(s) que autoriza(n) el Pedido.
Una vez que se ingres toda la informacin para ese tem entonces presionamos el botn
Grabar.
Si al grabar se muestra un mensaje, no es por un error, es una advertencia indicando que se est
solicitando una cantidad mayor a lo Programado. En la pgina anterior cuando se visualiz el Detalle de
lo Programado se vio que para el mes de febrero se tiene cero (0) unidades.
Entonces se presiona el botn Aceptar.
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SIGA- ML
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LOGSTICA- PEDIDOS
SIGAUPED01
A la pregunta si desea Grabar, responder S.
A
G
I
S
Versin:
2.0.1
Fecha: 09/02/2011
M
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F
E
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C
C
El tem queda registrado como se aprecia en la pantalla.
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SIGA- ML
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LOGSTICA- PEDIDOS
SIGAUPED01
Versin:
2.0.1
Fecha: 09/02/2011
F
E
Si el Usuario requiere registrar ms de un tem en el Pedido, realizar el procedimiento antes descrito.

En el ejemplo se han adicionado dos tems, quedando grabado como se muestra a continuacin:
A
G
I
S
M
-
_
C
C
Por ltimo, se cambiar el Estado. Inicialmente apreciamos que se muestra PENDIENTE, en este Estado
el Pedido puede modificarse, es decir, se puede ingresar ms tems, se puede modificar la cantidad en
algn tem o se puede eliminar uno o ms tem, inclusive se puede eliminar todo el Pedido. Concluido el
Registro del Pedido para poder continuar con el proceso se requerir la Autorizacin del mismo por parte
del Jefe o Responsable del Centro de Costo.
El Jefe o Responsable del Centro de Costo tiene la facultad para realizar la Autorizacin del Pedido
asignada a travs del Perfil de Usuario. Entonces debemos cambiar el Estado del Pedido a VB JEFE,
significa que el Jefe da su visto bueno o conformidad al Pedido para elevarlo a Logstica. El cambio de
Estado se hace presionando el icono VB Jefe como se muestra en la ventana a continuacin. Luego, de
dar clic cambia el Estado del Pedido de PENDIENTE a VB JEFE y, a la vez el ttulo del botn de VB
JEFE a PENDIENTE. Para retornar el Pedido al Estado Pendiente nuevamente se dar clic en el botn
Pendiente.
Mientras el Pedido no cambie al Estado de VB Jefe no se puede avanzar a la siguiente etapa que es la
Autorizacin del Pedido, la cual es trabajada por Logstica, es ms ese Pedido no se visualizar en la
ventana de Logstica cuando tenga que autorizarlo.
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SIGA- ML
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LOGSTICA- PEDIDOS
SIGAUPED01
A
G
I
S
Versin:
2.0.1
Fecha: 09/02/2011
M
-
F
E
Finalizado el Registro del Pedido Programado se podr imprimir la informacin dando clic sobre el icono
Impresora de la Barra de Herramientas. Entonces nos mostrar la ventana de Criterios de Seleccin en
donde se ingresarn los parmetros de impresin para luego visualizar el Reporte.
_
C
C
Para que el Reporte se enve a la impresora dar nuevamente clic en el icono Impresora de la Barra de
Herramientas, mostrndose la ventana en donde se consignar el nmero de copias a imprimir. Si se
quiere mandar la impresin a otra impresora se dar clic en el icono Impresora mostrndose una ventana
con las impresoras instaladas en el computador. Elegidas las opciones presionar el botn OK para que se
imprima el Pedido para la firma correspondiente.
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SIGA- ML
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LOGSTICA- PEDIDOS
SIGAUPED01
A
G
I
S
La siguiente Etapa es la Autorizacin del Pedido.
4.1.2.
Versin:
2.0.1
Fecha: 09/02/2011
M
-
F
E
PEDIDOS DE COMPRA DE B/S
_
C
C
A diferencia de la opcin Pedidos Programados esta opcin ser utilizada por los Centros de Costo
cuando se requiera realizar un Pedido de Bienes o Servicios que no se consideraron en el Cuadro de
Necesidades.
Estando en el Submdulo Pedidos se seleccionar la opcin Pedidos de Compra de B/S.
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SIGA- ML
Manual de Usuario
LOGSTICA- PEDIDOS
SIGAUPED01
Versin:
2.0.1
Fecha: 09/02/2011
Enseguida el Sistema mostrar la pantalla Registro de Pedidos de Compra (ver la pgina siguiente) con
los siguientes campos:
Ao:
Por defecto muestra el ao actual. El Administrador del Sistema es el encargado

de actualizar esta informacin.
Mes:
Por defecto muestra la fecha del mes actual. Para elegir otro mes seleccionarlo del
listado.
Tipo:
Es lo ms importante, porque el Usuario definir si lo que va a requerir es un Bien

o un Servicio.
Centro de Costo:
Muestra el nombre corto o abreviatura del Centro de Costo que se encuentra

registrando su Pedido.
Responsable:
Indica el nombre del Jefe o Encargado del Centro de Costo.
A
G
I
S
M
-
F
E
_
C
C
Seleccionar
Tipo
Podemos apreciar que esta pantalla se encuentra dividida en dos (2) reas:
En la izquierda:
En la derecha:
Se visualiza la cabecera del Pedido.

Se visualiza y registra el detalle del Pedido, es decir, se registran los Bienes o
Servicios.
Elegido el Tipo Bien, ver rea enmarcada (lado izquierdo de la pantalla), activar el Men Contextual y
elegir la opcin Insertar Pedido.
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SIGA- ML
Manual de Usuario
LOGSTICA- PEDIDOS
SIGAUPED01
A
G
I
S
Versin:
2.0.1
Fecha: 09/02/2011
M
-
F
E
Se activarn los campos correspondientes al registro del Pedido de Compra.
_
C
C
Estos campos son:

N Pedido:
Muestra automticamente el nmero correlativo.
Fecha:
Consignar la fecha en la cual se va a registrar el Pedido (por defecto muestra la fecha del
Sistema).
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SIGA- ML
Manual de Usuario
LOGSTICA- PEDIDOS
SIGAUPED01
Meta:
Versin:
2.0.1
Fecha: 09/02/2011
Muestra la(s) Meta(s) relacionada(s) con el Centro de Costo, el Usuario debe seleccionar
la Meta Presupuestaria que corresponda a su Pedido.
Fuente Financiamiento:
Tarea:
F
E
Seleccionar la Fuente de Financiamiento que corresponda a su Pedido.
A
G
I
S
M
-
Seleccionar la Tarea a la cual se cargar el gasto que corresponde a su Pedido.
_
C
C
Tipo Uso:
Seleccionar una de las alternativas siguientes:

C = Consumo Inst. (es la predeterminada),
V = Venta (Crdito Fiscal), esta opcin slo aplica cuando los Bienes son adquiridos para
la venta.
Entregar a:
Seleccionar el Usuario que ser el Responsable de la recepcin del Pedido.
Si esta opcin no muestra la relacin con los empleados o trabajadores para su seleccin,
es porque en la Tabla de Personal no hay ningn empleado relacionado con ese Centro de
Costo o si existiendo no se le ha vinculado al Centro de Costo en el que presta servicios.
Motivo:
Indicar el motivo que origina el Pedido (es opcional).
Externo:
Al dar Check sobre el recuadro se activar el campo Destino seleccionndolo de la

relacin que presenta el Sistema, realizando as el seguimiento del sitio o lugar en donde
se encuentran los Bienes.
20
SIGA- ML
Manual de Usuario
LOGSTICA- PEDIDOS
SIGAUPED01
Versin:
2.0.1
Fecha: 09/02/2011
La informacin ingresada quedar registrada como se muestra en la siguiente pantalla:
A
G
I
S
Luego se dar clic en el icono

del Pedido. Una vez que se han
la parte izquierda de la ventana.
M
-
F
E
para grabar la informacin que se mostrar en la cabecera

grabado los datos, se visualizar un resumen del registro en
A continuacin se registraran los Bienes relacionados con ese Pedido. Para ello se activar del Men
Contextual la opcin Insertar Bien/Servicio.
_
C
C
El Usuario visualizar la ventana en donde registrar el tem objeto del Pedido, en la que se apreciar
que existen dos niveles de bsqueda:
Familia:
Al dar clic sobre el icono

, la bsqueda se realiza sobre la base de las Familias
existentes en el Catlogo. Esta opcin debe usarse si se tiene pleno conocimiento de las
Familias o se saben identificar un bien a travs de sta. La ventaja de usar esta opcin
es que permite la carga rpida del Catlogo.
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SIGA- ML
Manual de Usuario
LOGSTICA- PEDIDOS
SIGAUPED01
Bien:
Versin:
2.0.1
Fecha: 09/02/2011
Al dar clic sobre el icono

, se mostrar una ventana de ayuda para la bsqueda del
tem por registrar. Es la opcin ms recomendable.
A
G
I
S
Ubicarse en el recuadro Campo, hacer clic en el icono
M
-
F
E
Ayuda:
_
C
C
Con lo que el Usuario visualizar diferentes niveles de bsqueda tales como:

tem
:
Por el Cdigo del bien
Descripcin
:
Por el Nombre del bien. Es la recomendable.
Unidad de Uso :
Por Unidad de Uso (Unidad de Medida como atiende almacn)
Clasificador
:
Por el Clasificador del Gasto
22
SIGA- ML
Manual de Usuario
LOGSTICA- PEDIDOS
SIGAUPED01
Precio Ref.
Versin:
2.0.1
Fecha: 09/02/2011
Por el Precio Referencial del Bien
A
G
I
S
M
-
F
E
El Usuario podr seleccionar el nivel de bsqueda que desea, para el ejemplo se realiza la bsqueda por
Descripcin. En el campo Dato es suficiente digitar parte de la descripcin del tem que se desea ubicar,
en el presente ejemplo slo s digita Vacuna y el Sistema filtrar los Bienes que contengan esta palabra.
Entonces el Usuario identifica el bien vinculado al Clasificador del Gasto correspondiente, en el ejemplo
tenemos dos clasificadores 531145 y 531131, como es un Bien para consumo se decide trabajar con la
partida 531145.
_
C
C
Luego de elegir el tem, se apreciarn los datos del Bien seleccionado como son: Clase, Familia, Cdigo
del Bien, Descripcin del Bien y la Unidad de Medida.
El siguiente dato a registrar es la Cantidad Solicitada. Verificar la Unidad de Medida del Bien, pues sobre
la base de este se digitar la Cantidad. Esto evitar errores posteriores que no representan la cantidad
real a pedir.
23
SIGA- ML
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LOGSTICA- PEDIDOS
SIGAUPED01
Versin:
2.0.1
Fecha: 09/02/2011
Los campos de Cantidad Autorizada y Cantidad Atendida para el Usuario son referenciales o
informativos, esto lo trabaja solamente Logstica.
A
G
I
S
M
-
F
E
El Sistema permite al Usuario registrar Especificaciones Tcnicas por cada tem, detallando toda
informacin que permita identificar un Bien. Para ello activar del Men Contextual la opcin Insertar
Especificaciones Tcnicas.
_
C
C
Se mostrar una lnea numerada, en la columna Rubro se digitar un concepto general del Bien y en
Especificaciones Tcnicas se detallar toda informacin respecto del Rubro. Esta ventana permitir
registrar cuantos numerales sean necesarios.
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SIGA- ML
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LOGSTICA- PEDIDOS
SIGAUPED01
A
G
I
S
Versin:
Fecha: 09/02/2011
M
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F
E
Una vez digitada(s) la(s) Especificacin(es) Tcnica(s) del tem, se presionar el icono
El tem quedar registrado como se aprecia en la pantalla.
2.0.1
Grabar.
_
C
C
Para registrar ms tems, se seguir el procedimiento antes descrito. En el ejemplo se han adicionado
dos (2) tems ms, quedando grabado como se muestra:
25
SIGA- ML
Manual de Usuario
LOGSTICA- PEDIDOS
SIGAUPED01
A
G
I
S
Versin:
2.0.1
Fecha: 09/02/2011
M
-
F
E
Como paso final en el Registro del Pedido de Compra se debe cambiar el Estado. Inicialmente
apreciamos que est en PENDIENTE, el cual puede ser modificado, pues se pueden ingresar ms tems
o modificar la Cantidad en algn tem o eliminar uno o ms tem. Inclusive se puede eliminar todo el
Pedido. Concluido el Registro del Pedido y para continuar con el proceso se requiere la Autorizacin del
mismo por parte del Jefe o Responsable del Centro de Costo.
La facultad de Autorizacin del Pedido por parte del Jefe o Responsable del Centro de Costo es asignada
a travs del Perfil de Usuario, entonces debemos cambiar el Estado a VB JEFE, lo significa que el Jefe
da su visto bueno o conformidad al Pedido para elevarlo a Logstica. El cambio de Estado se hace
presionando el botn VB Jefe como se indica en la pantalla que se muestra a continuacin. Luego de dar
clic cambia el Estado de PENDIENTE a VB JEFE y a la vez, el ttulo del botn VB JEFE a PENDIENTE.
Si se necesitara retornar al Estado Pendiente nuevamente se dar clic en el botn Pendiente.
_
C
C
Mientras el Pedido no cambie al Estado de VB Jefe no se puede avanzar a la siguiente Etapa que es la
Autorizacin del Pedido, la cual la trabaja Logstica, es ms ese Pedido no se visualizar en la ventana
de Logstica.
26
SIGA- ML
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LOGSTICA- PEDIDOS
SIGAUPED01
4.1.3.
REPORTES
Versin:
2.0.1
Fecha: 09/02/2011
M
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F
E
El Usuario imprimir el Pedido de Compra para lo cual deber dar clic en el icono Imprimir de la
Barra de Herramientas con lo que el Sistema muestra la vista preliminar.
A
G
I
S
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C
C
Para que el Reporte se enve a la impresora dar nuevamente clic en el botn Imprimir de la Barra de
Herramientas y, en la ventana Opciones de Impresin, campo Copias digitar cuntas se van a imprimir.
Si se quiere imprimir en otra impresora dar clic en el botn Impresora para acceder a una ventana con la
relacin de impresoras instaladas en el computador. Elegidas las opciones presionar el botn OK para
que se imprima el Pedido de Compra para la firma correspondiente.
27
SIGA- ML
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LOGSTICA- PEDIDOS
SIGAUPED01
4.2.
A
G
I
S
AUT ORIZACIN DEL PEDIDO
Versin:
2.0.1
Fecha: 09/02/2011
M
-
F
E
Una vez que los Usuarios han generado sus Pedidos (Programados y de Compra de B/S), la siguiente
Etapa le corresponde al personal de Logstica, este Usuario slo tendr acceso a aquellas opciones a las
que se encuentre autorizado previamente en el Perfil de Usuario.
_
C
C
El Responsable de la Autorizacin de los Pedidos luego de revisar el contenido del Pedido lo autoriza en
su totalidad, en forma parcial o lo deniega total o parcialmente, sean Bienes o Servicios.
Entonces, dar clic en la opcin Autorizacin del Pedido como se muestra en la pantalla.
28
SIGA- ML
Manual de Usuario
LOGSTICA- PEDIDOS
SIGAUPED01
Versin:
2.0.1
Fecha: 09/02/2011
F
E
Luego se mostrar una pantalla como se muestra en la pgina siguiente en donde se mostrarn todos los
Centros de Costo de la Entidad en un color determinado:
Color Negro:
Significa que para ese Centro de Costo todos sus Pedidos han sido aprobados o han
sido denegados (no procede). Por lo tanto, no existen Pedidos pendientes para su
atencin.
Color Verde:
Significa que para ese Centro de Costo an hay Pedidos por atender.
M
-
En la parte derecha de la pantalla se muestran dos columnas: Pendientes Bienes y Pendientes Servicios;
en dichas columnas se indica el nmero de Pedidos pendientes por cada Centro de Costo.
A
G
I
S
_
C
C
Pedidos
Pendientes
29
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SIGAUPED01
Versin:
2.0.1
Fecha: 09/02/2011
En la ventana se aprecia que existen dos (2) Centros de Costos con Pedidos Pendientes para ser
atendidos. En el ejemplo se seleccionar el ltimo, para lo cual el Responsable (rea de Logstica), har
clic sobre el icono
Carpeta.
A
G
I
S
M
-
F
E
Dar clic
_
C
C
La Autorizacin comprende diferentes alternativas. Por tanto puede ser autorizado:

1.
2.
3.
4.
5.
6.
En su totalidad para la compra.

En cantidad menor en uno o ms tems para su compra.
En su totalidad para ser atendido por Almacn, de acuerdo al stock.
En cantidad menor en uno o ms tems para ser atendido por Almacn.
En forma parcial, denegando algunos tems.
Denegando todo el Pedido.
Denegar un tem o un Pedido significa que no procede su atencin. Elegir una de las alternativas es
decisin del personal de Logstica.
A continuacin se vern dos casos.
4.2.1.
CASO 1- AUTORIZACIN TOTAL PARA COMPRA
Aparece la siguiente pantalla:
30
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LOGSTICA- PEDIDOS
SIGAUPED01
A
G
I
S
Versin:
2.0.1
Fecha: 09/02/2011
M
-
F
E
_
C
C
En el ejemplo, el Pedido ser autorizado para que se compre en su totalidad. Por tanto se dar clic en el
botn
(ste se encuentra ubicado en la parte inferior de la pantalla).
Autorizacin Total
para Compra
31
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LOGSTICA- PEDIDOS
SIGAUPED01
Versin:
2.0.1
Fecha: 09/02/2011
Luego muestra la ventana identificando la Familia de los tems relacionados a la operacin (Especfica de
Gasto) y Cuenta Contable, es conveniente que se active el check en el recuadro correcto lo que permite
generar la contabilidad en forma automtica. Realizados estos pasos presionar el icono
Grabar.
A
G
I
S
M
-
F
E
Luego de grabar muestra la pantalla en donde aparentemente el registro no est o no ha sido grabado, lo
que sucede es que el Pedido que estaba en Estado VB JEFE, ahora tiene el Estado APROBADO.
_
C
C
Para poder apreciar el registro se deber cambiar el Estado de VB JEFE a APROBADO. Entre las
opciones tenemos:
32
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Versin:
2.0.1
Fecha: 09/02/2011
F
E
Elegir la opcin APROBADO y, se mostrarn todos los Pedidos Aprobados. Para visualizar todos los
Pedidos sin filtrar el Estado, entonces se deber dar clic en el recuadro mostrndose un Check cuya
etiqueta dice Todos.
A
G
I
S
M
-
_
C
C
Luego, pasar a la siguiente Etapa, la Consolidacin del Pedido.
4.2.2.
CASO 2 - AUTORIZACIN TOT AL PARA SER ATENDIDO POR ALMACN
Sabemos que los Pedidos Programados inicialmente trabajados en el Cuadro de Necesidades han
generado un Proceso de Seleccin. Culminado el Proceso de Seleccin se otorgar la Buena Pro a uno o
ms Proveedores, entonces se firmar un Contrato que luego derivar en una Orden de Compra-Gua de
33
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SIGAUPED01
Versin:
2.0.1
Fecha: 09/02/2011
Internamiento. Posteriormente, el Proveedor dar ingreso de los bienes al Almacn, pudiendo recin
atender el Pedido.
Tambin se puede atender el Pedido si uno o ms de estos Bienes figuran en el Inventario Inicial. Esto
es decisin de Logstica.
En este caso tenemos la siguiente pantalla:
A
G
I
S
M
-
F
E
_
C
C
Antes de autorizar cada uno de los tems se deber actualizar la Fecha de Autorizacin, la que est a la
izquierda de los botones Autorizar y Desautorizar. En la pantalla precedente el Sistema por defecto
coloca
la
fecha del Pedido.
Para
tem
de
Almacn se
icono
.
mostrar la
autorizar cada del

acuerdo al stock en
deber dar clic en el
Entonces
se
siguiente ventana:
Seleccionar
el Almacn
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Versin:
2.0.1
Fecha: 09/02/2011
M
-
F
E
El primer paso es seleccionar el Almacn, si al dar clic est inactivo o al listar no muestra ningn
almacn, puede ser por dos motivos:
A
G
I
S
1. No hay almacn con stock para atender dicho Pedido.

2. Existe stock, pero el ingreso al Almacn ha sido posterior a la fecha que se pretende autorizar.
Entonces el Usuario que autoriza decide:
Si realmente no hay stock puede denegar el Pedido o esperar hasta que ingrese al almacn.
Cambia la Fecha de Autorizacin a una posterior, como mximo la fecha actual. Si an persiste
como desactivado o sin listar los almacenes, significa que no hay stock.
Lo autoriza para la compra.
_
C
C
En el ejemplo, el tem se autorizar en su totalidad para ser atendidos por almacn, por tanto a cada tem
se le va a cambiar la Fecha de autorizacin. Se recomienda y en la prctica siempre se hace, que la
Fecha de Autorizacin sea nica para todos los tems y, sea la misma Fecha del Pedido. Esto para tener
un mejor control de las autorizaciones de cada Pedido.
Entonces, se cierra la ventana anterior para retornar a la ventana Autorizacin de Pedidos, en esta se
cambia la fecha de autorizacin y, se da clic en el icono
de uno de los tems.
35
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SIGAUPED01
Versin:
2.0.1
Fecha: 09/02/2011
F
E
Al dar clic nos mostrar la ventana Autorizacin de Pedidos en donde el Responsable visualizar lo
Programado, lo Solicitado, lo Autorizado y, lo Atendido.
A
G
I
S
M
-
_
C
C
Con la nueva Fecha de Autorizacin, el Sistema reconocer automticamente el stock existente en un

almacn mostrando sus lotes.
A continuacin, mostrar cada campo y, la informacin que se ingresar en cada uno:

Almacn:
Segn la Fecha de Autorizacin consignada, el Sistema mostrar el almacn o los
almacenes que tengan stock del tem. En el ejemplo, existe un slo almacn con stock
de este tem. Cuando en este listado no se muestra almacn es porque no hay stock.
36
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Versin:
2.0.1
Fecha: 09/02/2011
Fecha de Autorizacin:
Es importante considerar esta Fecha para la Autorizacin. Si digitando la
fecha actual el Sistema no activa los almacenes es porque no hay stock. Si se digita una
fecha y se activa algn almacn, se mostrarn los lotes ingresados o que tienen stock a
esa fecha. Tener presente esto porque pueden existir ingresos posteriores a la fecha
digitada, inclusive el stock ser mayor. Por eso se recomienda autorizar la fecha actual,
del da a da. Para los casos de regularizacin, porque el SIGA se est implementando
en el segundo o un mes posterior al inicio del ao, usamos la fecha de acuerdo al
expediente que tenga la entidad, siendo excepciones.
M
-
F
E
Destino:
Mostrar por defecto el Destino de Uso de acuerdo como se haya seleccionado en el

registro de Pedido.
Operacin:
El Catlogo del SIGA internamente est ligado con la Tabla de Operaciones, es decir,
tiene enlace directo con el Clasificador del Gasto y la Cuenta Contable. Hay casos, como
los medicamentos, que tienen ms de un Clasificador del Gasto y Cuenta Contable. Si el
medicamento es suministro de funcionamiento tendr la Partida 531145 con la Cuenta
Contable 21104, si es para distribucin gratuita tendr la Partida 531131 con la Cuenta
Contable 21702.
A
G
I
S
El Usuario debe tener conocimiento de estos detalles, para evitar errores.
_
C
C
Cuenta:
En este caso se mostrar automticamente la Cuenta Contable relacionada con la

operacin. Aqu se selecciona la Cuenta para los casos en que se cambia a otra
operacin.
Stock al Mes: Seleccionado el Almacn, el Sistema mostrar el Stock del Almacn y el saldo por cada
lote. Adicionalmente hay dos (2) campos:
Reserva: Cuando se est autorizando en un da varios Pedidos, el Sistema va
acumulando las cantidades autorizadas para reservar el stock y, generar posteriormente
la PECOSA, que se trabajar en otra Etapa. Con esto se asegura la atencin de esos
Pedidos.
Disponible: Como se ha realizado la reserva correspondiente, el Sistema muestra el
saldo disponible, esto es, el stock del almacn menos la cantidad reservada.
En la columna que indica Cantidad x aprobar, el Usuario digita segn los lotes cuntas
unidades va a aprobar. Esto va a generar la PECOSA cuando se est en la etapa
respectiva.
37
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Versin:
2.0.1
Fecha: 09/02/2011
Autorizacin
de
F
E
Pedidos:
La autorizacin ser para generar la compra o para denegar el tem,
denegar significa mantener en cero la cantidad aprobada. Aqu tenemos dos campos:
Cantidad solicitada: Es la cantidad total que se est solicitando en el Pedido.
Cantidad aprobada: Es la cantidad total que presenta el Sistema en el campo Cant.
Aprobada cuando se va a atender el pedido con el stock que hay en almacn, o es lo que
se registra directamente en el campo cuando se va a proceder a la compra para la
atencin del pedido.
El Estado cambia de acuerdo a lo digitado en el campo Cant. Aprobada. Si la cantidad
aprobada (digitada directamente en el campo, sin tener en cuenta el stock de almacn)
es mayor a cero el Estado cambia a Autorizado para Compra y, a la derecha se colocar
el Check de compra.
Detalle aprobado:
A
G
I
S
M
-
En esta ventana se muestran los lotes y, cantidades aprobadas.
_
C
C
Cantidad C.N.: Esta dato es informativo. Ayuda a la toma de decisiones, porque va a mostrar cuntas
unidades se han programado en el mes, cunto se ha autorizado, cunto queda
pendiente y, qu cantidad ha sido atendida.
Detalle Programado: El uso de este botn muestra una ventana adicional que indica cmo se hizo sido
la Programacin Mensual del tem cuando se elabor el Cuadro de Necesidades. Este
mismo botn y ventana lo tiene el Usuario que hace el Pedido. Por lo tanto, el que
solicita y, el que autoriza tienen pleno conocimiento de estas cantidades.
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Versin:
2.0.1
Fecha: 09/02/2011
Cuando la cantidad est en rojo est indicando que es el mes del Pedido. En el caso, en
febrero no se ha programado.
Estadstica de Consumo:
El uso de este botn muestra una ventana adicional que indica el
Consumo Mensual del tem. Este botn y, su ventana lo tiene el Usuario que hace el
Pedido. Por lo tanto, el que solicita y, el que autoriza tienen conocimiento de estos
consumos.
A
G
I
S
M
-
F
E
En este caso, an no se han registrado consumos para el tem.

Especificaciones Tcnicas: Al presionar este botn se muestra una ventana en la cual se puede
editar las Especificaciones Tcnicas establecidas en el Pedido. Inclusive se puede
adicionar informacin.
_
C
C
Si requiere agregar Especificaciones Tcnicas, activar del Men Contextual la opcin

Insertar Especificaciones Tcnicas y, digitar los datos.
Entonces, en el ejemplo se va a autorizar el tem digitando las cantidades por cada lote.
39
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SIGAUPED01
Versin:
2.0.1
Fecha: 09/02/2011
Digitar las cantidades

a aprobar
A
G
I
S
M
-
F
E
Al digitar las cantidades, el Sistema validar que en ese mes se ha programado, de no ser as mostrar el
siguiente mensaje informativo:
_
C
C
Presionar
Aceptar. De acuerdo a
la poltica que tenga Logstica, tomar en cuenta esta informacin y denegar el Pedido. Como tambin,
continuar con la autorizacin a sabiendas que hay stock en el almacn y, que el Pedido debe atenderse
con suma urgencia.
Grabar para autorizar estas cantidades, para ello presione el icono
Grabar.
Dar S al mensaje que muestra el Sistema.
Entonces el tem queda autorizado en las cantidades digitadas en cada lote, tal como se muestra en la
ventana que est debajo de Autorizacin de Pedidos.
40
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Cantidades
autorizadas
A
G
I
S
Versin:
2.0.1
Fecha: 09/02/2011
M
-
F
E
Luego, cerrar la aplicacin presionando el icono

Salir.
Al cerrar la ventana anterior, se retorna a la pantalla de Autorizacin de Pedidos con el tem autorizado:
_
C
C
Realizar
el
procedimiento
Autorizacin
tems. Todos
autorizados
manera:
mismo
para
la
de los otros dos
los
tems
quedarn de esta
41
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SIGAUPED01
Versin:
2.0.1
Fecha: 09/02/2011
Clic para autorizar

el Pedido
A
G
I
S
Ahora se autorizar el Pedido, para esto dar clic en el botn

A la pregunta que muestra la ventana, responder S.
M
-
F
E
_
C
C
Finalmente el Pedido queda Autorizado como se muestra en la pantalla:
42
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SIGAUPED01
Versin:
2.0.1
Fecha: 09/02/2011
M
-
F
E
Cuando se autoriz el Pedido, el Estado cambi de VB JEFE a APROBADO, y el botn Autorizar se

desactiv.
Una vez que se ha aprobado el Pedido, la siguiente etapa es la generacin de la PECOSA, el cual se
ver en el Submdulo de Almacn.
4.3.
A
G
I
S
CONSOLIDADO DE PEDIDOS DE COMPRA
Todos los Pedidos Autorizados pasarn a la siguiente Etapa, que es el Consolidado de Pedidos de
Compra. En el Consolidado se pueden agrupar los Bienes o Servicios de uno o ms Pedidos y, de
diferentes Centros de Costo. Este Consolidado ser estructurado de acuerdo a la necesidad de la
Entidad, respetando la normatividad (evitar el fraccionamiento).
_
C
C
Entonces, para realizar la consolidacin de los pedidos se ingresar al Submdulo Pedidos opcin
Consolidado de Pedidos de Compra como muestra la pantalla.
43
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Versin:
2.0.1
Fecha: 09/02/2011
F
E
Inmediatamente, aparece otra pantalla con varias opciones para filtrar informacin, como son:
Origen:
Para filtrar si el origen de los Consolidados son Pedidos Programados, No

Programados o Ambos.
A
G
I
S
M
-
_
C
C
Destino de Uso: Para filtrar por Consumo Institucional o Venta (Crdito Fiscal)
Tipo B/S:
Es la opcin ms importante, pues a travs de l se indicar el Tipo de Consolidado

que se va a realizar. Para efectos prcticos es la nica opcin que actualizamos cada
vez que se va a registrar un nuevo Consolidado o cuando se va a consultar el
contenido de un Consolidado.
44
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SIGAUPED01
Versin:
2.0.1
Fecha: 09/02/2011
Mes:
Puede ver un Consolidado de acuerdo al mes que seleccione o ver todos los
Consolidados que se han elaborado durante el ao.
Tipo Proceso:
El Sistema relaciona el valor total del Consolidado con los topes de los Procesos de
Seleccin permitiendo filtrarlos por Tipo de Proceso.
A
G
I
S
M
-
F
E
_
C
C
Estado:
Este campo muestra una lista de opciones que permiten filtrar el Consolidado segn el
estado en que se encuentra.
Entonces, al elegir Bienes en la opcin Tipo B/S, dar clic derecho del mouse sobre la ventana de
Consolidados, al instante se presenta un men desplegable, dar clic en la opcin Insertar Consolidado
de Requerimiento. En la ventana tenemos que registrar tres datos.
1. Seleccionar cmo se registra el tem, tenemos dos opciones para seleccionar:
Por Clase:
Cuando se efecte la insercin del tem dentro del Consolidado se har a nivel de
Clase dentro del Catlogo, debiendo el Usuario conocer la Clase a la cual pertenece
el tem. Esta opcin es pertinente cuando se va a consolidar muchos tems.
45
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SIGAUPED01
Por tem:
Versin:
2.0.1
Fecha: 09/02/2011
Es el ms usado, no necesariamente el ms recomendado. Usar esta opcin permite

que el Usuario registre cada uno de los tems autorizados para la compra. En efecto,
si hay muchos tems resulta tedioso trabajar en esta modalidad.
2. Elegir si en el Consolidado se van a incluir los Pedidos Programados, No Programados o Ambos.

El campo Tipo de Pedido muestra tres opciones, como son:
La ms recomendada es la opcin Ambos.
A
G
I
S
M
-
F
E
_
C
C
46
SIGA- ML
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SIGAUPED01
Versin:
2.0.1
Fecha: 09/02/2011
3. Luego deber registrarse la Fecha del Requerimiento Consolidado, mostrando el Sistema por defecto
la fecha actual.
A
G
I
S
M
-
F
E
Se podr observar que, mientras no se ingresen los tems en el rea Bienes, las cuatro reas restantes
(Clasificador de Gasto, Metas, Centro de Costo, Tareas) tienen sus ttulos desactivados.
_
C
C
Ahora se debe registrar cada uno de los tems, recordar que se ha elegido la opcin Por tem. Ubicar el
cursor en el rea Bienes y, activar del Men Contextual la opcin Insertar tem Bien.
Se mostrar inicialmente una lnea, en principio en blanco y, al dar clic donde seala la flecha se
despliega un listado con todos los Bienes que han sido autorizados. En el listado los tems estn
47
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SIGAUPED01
Versin:
2.0.1
Fecha: 09/02/2011
ordenados alfabticamente, se elige el que va a incluir en el Consolidado. Realizar el mismo

procedimiento para ingresar ms tems.
En el ejemplo, slo se van a incluir tres tems, como se muestra en la pantalla. Ahora los ttulos de las
reas adyacentes aparecen activados. Los pasos a seguir son los siguientes:
A
G
I
S
M
-
F
E
_
C
C
1.
Dar clic en el recuadro del Clasificador del Gasto (se mostrar un Check), apareciendo al instante
todos los Clasificadores de Gasto que forman el Consolidado. Obviamente estos Clasificadores
estn sobre la base de los tems registrados.
2.
Dar clic en el recuadro de Metas. Mostrndose todas las Metas Presupuestarias que conforman el
Consolidado.
3. Dar clic en el recuadro de Centros de Costo. Aparecen todos los Centros de Costo que conforman el
Consolidado.
4. Dar clic en el recuadro de Tareas. Mostrndose todas las Tareas que conforman el Consolidado.
El ejemplo se est aplicando para un Pedido con tres tems, que tiene un slo Clasificador, una Meta, un
Centro de Costo y una Tarea.
Generalmente cada rea tiene ms de un registro. Segn el criterio que asuma la Entidad, en cada rea
se debern mantener activados todos sus registros o, desactivar algunos para excluirlo de este
Consolidado. Pero eso s, en cada rea, al menos uno de sus registros debe estar activado, caso
contrario no se podr consolidar.
Cuando en cada rea queden definidas y activadas las opciones, slo quedar grabar, para ello dar clic
en el icono
Grabar.
A la pregunta Desea generar Consolidado?, responder S.
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LOGSTICA- PEDIDOS
SIGAUPED01
A
G
I
S
Versin:
2.0.1
Fecha: 09/02/2011
M
-
F
E
Ahora se mostrar una ventana pidiendo elegir una de las dos opciones:
Unidad de Uso:
En el rea de Almacn se despacha o atiende al Usuario con la Unidad de

Medida que, en este caso, denominamos Unidad de Uso, la cual puede variar
segn el criterio de cada Entidad. Por ejemplo: el Papel Bond de 80 grs A4 lo
pueden despachar por ciento o millar.
_
C
C
Unidad de Adquisicin:
Se refiere a qu Unidad de Medida van aplicar para comprar el producto.
El concepto bsicamente lo trabaja el rea de Compras o Adquisiciones y, se
aplica segn la Entidad. Si seguimos con el ejemplo anterior, el Papel Bond lo
pueden comprar como paquete de medio millar, como millar o como caja x cinco
millares. No confundir con la presentacin del producto.
Para contar con la Unidad de Adquisicin, previamente en el Catlogo de Bienes y Servicios institucional
se debe precisar la Unidad de Adquisicin y la Unidad de Uso para el tem, inclusive hay que indicar el
medio de presentacin donde se registra el factor de conversin de Unidad de Adquisicin a Unidad de
Uso.
49
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LOGSTICA- PEDIDOS
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Versin:
2.0.1
Fecha: 09/02/2011
F
E
En el ejemplo se consolidarn los tems como Unidad de Uso, al presionar el botn Aceptar el
Consolidado quedar registrado al final del listado, como muestra la pantalla siguiente, sin valor y, en
Estado Pendiente.
M
-
Cuando el cursor se encuentra ubicado en un registro de Consolidado, en la parte derecha de la ventana

podemos apreciar el Nmero de Pedido, la Fecha y el Cdigo del Centro de Costo. Esta informacin es
importante pues permitir la identificacin de todos los Pedidos que han sido considerados dentro de un
determinado Consolidado.
A
G
I
S
_
C
C
Clic en el
botn
Obtenido el Pedido Consolidado, asignar a cada tem su Valor Referencial. Para esto previamente en
Logstica han evaluado los precios mediante un estudio de mercado, a partir de los cuales el Sistema
calcular el monto total y determinar el tipo de la compra, para luego generar un Proceso de Seleccin o
una compra directa denominada Adjudicacin sin Proceso (ASP).
Entonces, para registrar los precios unitarios referenciales, seleccionar el Consolidado a trabajar, dar clic
en el icono
, inmediatamente mostrar la ventana:
Registrar el
Precio Unitario
50
SIGA- ML
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SIGAUPED01
Versin:
2.0.1
Fecha: 09/02/2011
M
-
F
E
El campo Tipo de Proceso se aprecia vaco y, conforme se registra el Precio de cada tem el Tipo de
Proceso se consignar teniendo en cuenta el Monto Total del Consolidado.
Para registrar el Precio Unitario dar clic en el icono
de cualquiera de los tems.
Entonces,
aparece la ventana:
A
G
I
S
_
C
C
Digitar precio
51
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SIGAUPED01
Versin:
2.0.1
Fecha: 09/02/2011
En el campo en blanco cuya etiqueta es Precio Unitario S/ debe digitar el precio unitario.
Especificaciones Tcnicas adicionales para registrar presione el botn .
Si hay
Para ingresar las Especificaciones Tcnicas se activa del Men Contextual la opcin Insertar
Especificaciones Tcnicas para registrar toda informacin adicional respecto del tem. Luego grabar.
M
-
F
E
Clic para Grabar las

Especificaciones
Tcnicas
Luego de registrar el Precio Unitario (el cual es obligatorio) y, las Especificaciones Tcnicas (la cual es
opcional), presionar el icono
Grabar y el Sistema le preguntar Desea grabar el Registro?, presione
S.
A
G
I
S
_
C
C
Luego presione el icono
para Salir de la ventana de registro de Precio Unitario.
52
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LOGSTICA- PEDIDOS
SIGAUPED01
Versin:
2.0.1
Fecha: 09/02/2011
Seguir el mismo procedimiento para registrar el Precio Unitario de los dems tems del Consolidado. En
nuestro ejemplo el monto total calculado corresponde a una Menor Cuanta, por tanto en Tipo de Proceso
muestra MC (Menor Cuanta).
A
G
I
S
M
-
F
E
Adems, al Consolidado le debemos agregar datos adicionales, presionando el botn

En la ventana, registrar bsicamente la glosa y el nmero de solicitud, luego presionar
Grabar y cierre la ventana.
_
C
C
Como dato adicional si se presiona el botn

aparecer una ventana indicando la Fuente
de Financiamiento, Funcin, Programa y Genrica del Gasto.
53
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SIGAUPED01
A
G
I
S
Versin:
2.0.1
Fecha: 09/02/2011
M
-
_
C
C
F
E
El paso final a la Generacin del Consolidado es la Autorizacin. Presione el botn

pregunta que muestra el Sistema, responder S.
, a la
Se puede apreciar que se activarn dos (2) recuadros, dar Check en uno de ellos:
54
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LOGSTICA- PEDIDOS
SIGAUPED01
Versin:
2.0.1
Fecha: 09/02/2011
Cuadro Adquisicin?: Al elegir esta opcin se enviar el Consolidado directamente a la Etapa de

Cuadro de Adquisicin y, posterior elaboracin de la Orden de Compra-Gua de
Internamiento u Orden de Servicio. Se aplica en el caso de Entidades que estn
en etapa de implementacin y estn regularizando sus rdenes.
PAO?:
Si se elige esta opcin se enviar el Consolidado de Pedido al PAO Actualizado

(Plan Anual de Obtencin Actualizado), donde se registrar, teniendo en cuenta el
monto, el tipo de Proceso de Seleccin para su convocatoria y posterior
ejecucin. Es decir, aqu corresponde la inclusin de un Proceso de Seleccin en
el PAAC.
A
G
I
S
M
-
F
E
_
C
C
En el ejemplo se da clic en PAO, a la pregunta responder S.
Inmediatamente se mostrar el nmero de Consolidado a incluir en el PAO, como ejemplo se ha digitado

1001. Luego se presiona el botn
.
55
SIGA- ML
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SIGAUPED01
A
G
I
S
Versin:
2.0.1
Fecha: 09/02/2011
M
-
F
E
Entonces aparece la siguiente ventana donde hay que registrar informacin referente a los datos del
PAO.
_
C
C
En la ventana siguiente se muestran los datos digitados. Para mayor informacin de cmo registrar los
datos PAO y a qu se refiere cada uno de sus campos, consultar el Manual del Submdulo de
Programacin.
56
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SIGAUPED01
Luego se presiona el icono Grabar.
A
G
I
S
Versin:
2.0.1
Fecha: 09/02/2011
M
-
F
E
_
C
C
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Versin:
2.0.1
Fecha: 09/02/2011
El resultado final del Pedido Consolidado se muestra en la pantalla.
A
G
I
S
M
-
F
E
Entones el registro del Pedido Consolidado queda en Estado PAO.
_
C
C
La siguiente Etapa del Pedido Consolidado es generar el Proceso de Seleccin y proceder a su

ejecucin, la cual se detalla en el Submdulo de Procesos de Seleccin.
58
SIGA- ML
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LOGSTICA- PEDIDOS
SIGAUPED01
4.4.
Versin:
2.0.1
Fecha: 09/02/2011
REGIST RO DE GASTOS GENERALES
Esta opcin es utilizada por DASA u OASA registrando los Gastos Generales como los Servicios Bsicos
(energa elctrica, agua potable, telefona fija) y, otros (telefona mvil, internet, cable, vigilancia, pintado,
etc.).
F
E
Para acceder a esta opcin seleccionar del Submdulo de Pedidos la opcin Registro de Gastos
Generales.
A
G
I
S
M
-
_
C
C
En el SIGA-ML los Gastos Generales tambin debe registrarse de manera desagregada, por cada
Centro de Costo. Es decir, cuando se paga por el consumo de un servicio, por ejemplo telefona fija, en
un slo Requerimiento se acumula el total y, ste a su vez se distribuye a nivel de cada Centro de Costo
de acuerdo al consumo que ha efectuado.
Esto es muy importante porque permite llevar una estadstica de consumo y tomar las previsiones
necesarias, sobre todo, en situaciones de austeridad.
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LOGSTICA- PEDIDOS
SIGAUPED01
Versin:
2.0.1
Fecha: 09/02/2011
En la pantalla Gastos Generales se debern consignar, datos referidos al Ao y Mes en el que se est
registrando estos gastos, el Centro de Costo involucrado, entre otros, que en base a ellos se registren los
requerimientos:
Tipo B/S:
A
G
I
S
M
-
F
E
Es la opcin ms usada porque aqu determinamos si se van a registrar los

Gastos Generales de Bienes o Servicios.
_
C
C
Destino de Uso:
Para filtrar por consumo Institucional o para Venta (Crdito Fiscal).
Estado:
Muestra el filtro de acuerdo al Estado en que se encuentra el Requerimiento
Centro de Costo:
Permite seleccionar un Centro de Costo o muestra todos.
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LOGSTICA- PEDIDOS
SIGAUPED01
Versin:
2.0.1
Fecha: 09/02/2011
F
E
Para el ejemplo, en Tipo B/S se elige Servicios. Para insertar el Requerimiento del servicio dar clic con el
botn derecho del mouse en la parte baja de la cabecera, en el men desplegable seleccionar Insertar
Requerimiento.
A
G
I
S
M
-
_
C
C
Entonces nos muestra la pestaa Gastos Generales con informacin predeterminada. En cuanto al dato
en los campos de Centro de Costo y Responsable se refiere a la oficina que tiene el permiso para las
autorizaciones, siempre recae en la Oficina de Logstica.
En el campo Nmero de Requerimiento se registra el documento: oficio, memorando u otro que sustente
el Requerimiento (es opcional).
61
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LOGSTICA- PEDIDOS
SIGAUPED01
Versin:
2.0.1
Fecha: 09/02/2011
En el campo Glosa se digita el concepto o motivo del Requerimiento. Es recomendable registrar

informacin en este campo para identificar fcilmente al Requerimiento.
A
G
I
S
M
-
F
E
Una vez registrada la Glosa se dar clic en el icono

Grabar. Automticamente se activa la otra
pestaa Detalle de Gastos Generales, donde se registrar la informacin final del Requerimiento.
_
C
C
Entonces seleccionamos la pestaa del Detalle de Gastos Generales donde se registrar el(los) tem(s).
En el rea central de la pantalla dar clic con el lado derecho del mouse, en el men desplegable
seleccionar Insertar tem.
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LOGSTICA- PEDIDOS
SIGAUPED01
A
G
I
S
Versin:
2.0.1
Fecha: 09/02/2011
M
-
F
E
Inmediatamente, el Sistema muestra varios campos para registrar informacin, como son:
_
C
C
Clasificador del Gasto:
En esta opcin se muestra un listado con los Clasificadores del Gasto

utilizados por el rea de Logstica. Con Resolucin Directoral N 0102005-EF/76.01 publicado en el diario El Peruano el 14.Feb.2005 se
aprueban los clasificadores para el ao fiscal 2005. Entre otros, tenemos:
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LOGSTICA- PEDIDOS
SIGAUPED01
Servicios:
Versin:
2.0.1
Fecha: 09/02/2011
F
E
Aqu se registra el Servicio a incluir en el Requerimiento. Dando clic en el icono de

bsqueda muestra una ventana donde figuran los tems relacionados con el Clasificador
de Gasto el cual se seleccion previamente.
M
-
Dar clic para

buscar el tem
En la ventana de bsqueda en Campo elegir la opcin Descripcin para buscar por

nombre y, en Dato digitar una palabra que permita filtrar los tems relacionados con el
Servicio.
A
G
I
S
_
C
C
Fuente de Financiamiento:
Tarea:
En esta opcin se muestra el listado con las Fuentes de Financiamiento

que han incluido en la Entidad.
Aqu se muestran todas las tareas registradas previamente en el Submdulo de Tablas,

tanto en Actividades como en Proyectos.
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LOGSTICA- PEDIDOS
SIGAUPED01
Cargo de CN/Meta:
En el listado tenemos dos opciones:
Versin:
2.0.1
Fecha: 09/02/2011
M
-
F
E
% del C.N.:
Cuando seleccionamos esta opcin el Sistema muestra en la ventana la
Distribucin del Gasto para ese servicio tal como fue considerado en el Cuadro de
Necesidades.
A
G
I
S
% de Plantilla: En el Submdulo Tablas, estando en la ventana de los Centros de Costo

tenemos la opcin de registrar una plantilla de distribucin de los Gastos Generales. Esta
plantilla se activa cuando la seleccionamos en esta opcin.
_
C
C
Distribucin %:
De las dos (2) opciones, tenemos:
SI:
Cuando se registra el gasto por Centro de Costo y por Meta el monto total tiene
que adecuarse a los porcentajes establecidos. Para este caso es ms dficil cuadrar y
coincidir con el monto total.
NO:
Toda la informacin que se registra es manual. Es el ms recomendado, porque
se registran los datos reflejando con exactitud los montos de la factura o recibo.
En todas estas opciones es obligatorio registrar el dato.

En el ejemplo, la ventana queda como muestra:
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SIGAUPED01
A
G
I
S
Versin:
2.0.1
Fecha: 09/02/2011
M
-
F
E
Ya se ha seleccionado el servicio, ahora nos falta seleccionar el(los) Centro(s) de Costo. Esto est en
funcin del servicio y cmo se van a registrar los gastos.
_
C
C
Por ejemplo, para entidades que tienen ms de un local en diferentes lugares, es recomendable generar
un Requerimiento de Gastos Generales por el Centro de Costo responsable de uno de los locales.
Puede ser servicios de luz, agua o telfono.
Si el Servicio es para el local central entonces es recomendable en un slo Requerimiento registrar a
todos los Centros de Costo indicando el monto total de su consumo. Es el caso de la telefona fija o
mvil. Para los casos de energa elctrica o agua potable, el desagregado del monto total si bien es
cierto es complicado identificar el consumo de cada Centro de Costo, sera recomendable establecer la
tcnica o estudio que permita distribuir este consumo.
El criterio de cmo registrar los Gastos Generales, es decir, si lo desagregan a nivel de cada Centro de
Costo o lo consideran para un solo Centro de Costo a nombre de todos, es decisin de la Entidad.
Sigamos con
pantalla
registrar
el
para ello se
botn
activando del
opcin
Costo.
ventana:
en el ejemplo. En la
anterior se va a
Centro de Costo,
dio clic sobre el
derecho del mouse,
Men Contextual la
Insertar Centro de
Entonces muestra la
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LOGSTICA- PEDIDOS
SIGAUPED01
A
G
I
S
Versin:
2.0.1
Fecha: 09/02/2011
M
-
F
E
En la ventana Centros de Costo dar clic en el listado, para visualizar todos los Centros de Costo,
desplazando la Barra Vertical hacia abajo ubicar el Centro de Costo y, la Meta Presupuestaria. Realizada
la seleccin guardar los cambios, mostrndose la pantalla de abajo.
En los Gastos Generales el rea de Logstica debe tener una concepcin clara de qu Meta se aplica
para los Gastos Generales, pues existen Entidades donde un Centro de Costo tiene ms de una Meta y
los gastos lo cargan a una de sus Metas. Tambin hay Entidades donde a pesar que el Centro de Costo
tiene ms de una Meta a nivel institucional usan una nica Meta relacionada con cada Centro de Costo
que definitivamente lo aplican para Gastos Generales.
_
C
C
En la ventana de arriba apreciamos un Centro de Costo con dos Metas. Cul corresponde para el Gasto
General, esto se ha tenido que definir desde el inicio de la implementacin del SIGA-ML, lo cual depende
de las coordinaciones entre el rea de Logstica y el rea de Presupuesto.
Una vez seleccionado el Centro de Costo, se procede a registrar el valor total que corresponde por su
consumo.
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A
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I
S
Versin:
2.0.1
Fecha: 09/02/2011
M
-
F
E
Como informacin adicional se registrarn las Especificaciones Tcnicas donde se puede incluir datos
como: Nmero de Recibo, Nmero de Cliente o Abonado, Fecha de Emisin, Fecha de Vencimiento y
Montos Parciales de cada Recibo o Factura si son ms de uno. Digitar esta informacin es opcional.
Entonces para registrar las Especificaciones Tcnicas se da clic en el icono
Estando en la ventana Registro de Especificaciones Tcnicas activar el Men Contextual (dar clic sobre
el botn derecho del mouse) y, seleccionar la opcin Insertar Especificaciones Tcnicas.
_
C
C
El paso anterior se repite ingresando tantas lneas de Especificaciones Tcnicas como se necesite. En el
ejemplo, se han registrado tres lneas. Luego presiona el icono
Grabar y cierra la ventana presionando
el icono
Cerrar.
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A
G
I
S
Versin:
2.0.1
Fecha: 09/02/2011
M
-
F
E
Nos queda la informacin registrada como se aprecia en la ventana. Aqu hemos concluido de registrar
toda informacin referente al tem, por tanto se presiona el icono
Grabar y se cierra la ventana
presionando el icono
Cerrar.
_
C
C
Al cerrar la pantalla anterior el Sistema retornar a la pantalla de Requerimiento figurando ahora el

servicio de energa elctrica. En la parte inferior est dividido en dos reas:
En la izquierda muestra informacin de la Fuente de Financiamiento, la Meta y el Clasificador de Gasto
con el monto asignado Aqu se pueden incluir ms Metas dando clic derecho del mouse e insertando las
Metas y la Fuente de Financiamiento.
En la derecha muestra el cdigo del Centro de Costo, la Tarea y el Monto de su consumo. Igualmente en
este lado se pueden incluir ms Centros de Costo relacionados con la Meta de la parte izquierda. Para
ello dar clic derecho del mouse e insertar otro Centro de Costo, esto ser posible si para la Meta de la
izquierda existe ms de un Centro de Costo.
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Versin:
2.0.1
Fecha: 09/02/2011
Dar clic para

Autorizar el
Requerimiento
A
G
I
S
M
-
F
E
Si no hay informacin adicional que registrar, el paso siguiente es autorizar el Requerimiento. Para
ejecutar esto se debe dar clic en el botn
. A la pregunta que muestra responder S.
_
C
C
Ahora en la pantalla se muestra un recuadro en Cuadro Adquisicin? (inicialmente no tiene el Check). En

este caso para continuar con el proceso se dar clic mostrndose el Check. Inmediatamente a la derecha
aparece la Fecha de Generacin del Cuadro de Adquisicin, para confirmar dar clic en el icono
Grabar de la Barra de Herramientas.
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SIGAUPED01
A
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I
S
A la pregunta mostrada en el Mensaje responder S.
Versin:
2.0.1
Fecha: 09/02/2011
M
-
F
E
_
C
C
Al final la pantalla queda como se muestra, una vez culminado el ingreso del Requerimiento. Entonces, a
continuacin, se proceder a imprimir los Reportes. Previamente se cierra esta ventana dando clic en el
icono
Cerrar de la Barra de Herramientas.
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LOGSTICA- PEDIDOS
SIGAUPED01
A
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S
Versin:
2.0.1
Fecha: 09/02/2011
M
-
F
E
Luego, en la pantalla se muestra el Requerimiento quedando como un registro.
_
C
C
Para imprimir, primero, se deber dar un clic sobre el icono

mostrndose una ventana con dos opciones:
Imprimir de la Barra de Herramientas
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LOGSTICA- PEDIDOS
SIGAUPED01
Versin:
Fecha: 09/02/2011
Al Aceptar, el Sistema reportar el Requerimiento de Gastos Generales.
A
G
I
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2.0.1
M
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Versin:
2.0.1
Fecha: 09/02/2011
Para enviar el Reporte a la impresora presionar nuevamente el icono

Imprimir de la Barra de
Herramientas para que en la ventana de Opciones de Impresin se consignen los parmetros de
impresin.
A
G
I
S
M
-
F
E
Indicar el nmero de Copias y presionar el botn OK para enviar la impresin. Si tiene que imprimir en
otra impresora presione el botn
Impresora para seleccionar el equipo en donde se
imprimir el Reporte.
_
C
C
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T ABL A DE C ONT ENIDO

Ministerio de Economa y Finanzas

Dar doble clic

A continuacin, se presentar una ventana en donde se consignar el Usuario y la Clave y, luego se

Ministerio de Economa y Finanzas

Ministerio de Economa y Finanzas

En el encabezado de la pantalla se apreciar informacin como:

Por defecto muestra el ao actual. El Administrador del Sistema es el encargado

Muestra el nombre corto o abreviatura del Centro de Costo que se encuentra

Adems del encabezado se apreciarn dos (2) reas:

Se mostrarn informacin para la Cabecera o Datos Generales del Pedido.

Ministerio de Economa y Finanzas

Muestra automticamente un nmero el correlativo. El Usuario no podr editarlo.

Se mostrar(n) la(s) Meta(s) relacionada(s) con el Centro de Costo, el Usuario deber

Seleccionar la Tarea a la cual se cargar el gasto al que corresponde el Pedido.

Se cuenta con dos alternativas:

Seleccionar a la persona que ser el Responsable de la recepcin del Pedido.

Ministerio de Economa y Finanzas

Si en el Listado no se mostraran a los trabajadores o empleados es porque en la Tabla de

Indicar el motivo o razn que origina el Pedido (es opcional).

Al dar Check en el recuadro se activar el campo Destino, entonces se podr realizar el

Luego se dar clic en el

icono para Grabar la Cabecera o Datos Generales del Pedido.

Confirmar el mensaje presentado por el Sistema.

Una vez que

Ministerio de Economa y Finanzas

se han grabado los

Al dar clic en el icono

Al dar clic en el icono

Clic aqu para

Ministerio de Economa y Finanzas

Con lo que el Usuario visualizar dos opciones de bsqueda:

Ubicar por el Nombre del bien. Es la recomendable.

Ministerio de Economa y Finanzas

Ministerio de Economa y Finanzas

Ministerio de Economa y Finanzas

se mostrar una ventana adicional en donde se

Cuando se da clic sobre este botn

se mostrar una ventana adicional donde se apreciar

Ministerio de Economa y Finanzas

A la pregunta si desea Grabar, responder S.

El tem queda registrado como se aprecia en la pantalla.

Ministerio de Economa y Finanzas

Si el Usuario requiere registrar ms de un tem en el Pedido, realizar el procedimiento antes descrito.

Ministerio de Economa y Finanzas

La siguiente Etapa es la Autorizacin del Pedido.

PEDIDOS DE COMPRA DE B/S

Ministerio de Economa y Finanzas

Por defecto muestra el ao actual. El Administrador del Sistema es el encargado

Es lo ms importante, porque el Usuario definir si lo que va a requerir es un Bien

Muestra el nombre corto o abreviatura del Centro de Costo que se encuentra

Indica el nombre del Jefe o Encargado del Centro de Costo.

Se visualiza la cabecera del Pedido.

Ministerio de Economa y Finanzas

Se activarn los campos correspondientes al registro del Pedido de Compra.

Estos campos son:

Ministerio de Economa y Finanzas

Seleccionar la Fuente de Financiamiento que corresponda a su Pedido.

Seleccionar la Tarea a la cual se cargar el gasto que corresponde a su Pedido.

Seleccionar una de las alternativas siguientes:

Seleccionar el Usuario que ser el Responsable de la recepcin del Pedido.

Indicar el motivo que origina el Pedido (es opcional).

Al dar Check sobre el recuadro se activar el campo Destino seleccionndolo de la