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VII
Sumario
1. Introduccin
2. Los sistemas funcionales y los sistemas
administrativos
3. Sistema nacional de abastecimiento
4. mbito de aplicacin
5. Marco normativo del sistema de abastecimiento
6. Antecedentes
7. Anlisis de las normas generales vigentes
del Sistema de abastecimiento
8. El Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado (OSCE)
9. Procesos tcnicos
10. Funcionamiento del sistema de abastecimiento
1. Introduccin
El sistema nacional de abastecimiento es
creado mediante Decreto Ley N. 22056,
publicado el 30-12-77, siendo su objetivo, asegurar la unidad, racionalidad,
eficiencia y eficacia de los procesos de
abastecimiento de bienes y servicios no
personales en la administracin pblica,
a travs de procesos tcnicos de catalogacin, registro de proveedores, programacin, adquisiciones, almacenamiento y
seguridad, distribucin, registro y control,
mantenimiento, recuperacin de bienes y
disposicin final.
Es as que mediante Resolucin Jefatural
N.118-80-INAP/DNA se aprueban las
Normas Generales del Sistema de Abastecimiento, que son las que rigen, a partir
de dicha norma, los procedimientos que
deberan seguirse en la gestin pblica
referente a abastecimiento.
4. mbito de aplicacin
1. Sistemas funcionales
2. Sistemas administrativos
Tipo de
sistemas
Concepto
Actualidad Gubernamental
N 84 - Octubre 2015
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VII
Informes Especiales
6. Antecedentes
SA.07
Verificacin del estado
y utilizacin de bienes y
servicios
Detalle
Objetivos
Alcance
Todas las entidades del sector Todas las entidades del sector Todas las entidades del sector
pblico
pblico
pblico
Disposiciones
Control
Indica que la Oficina General Seala acciones para el conde Administracin deber su- trol de los bienes de la inspervisar las acciones, sealan- titucin.
do comunicacin frecuente
entre estas dos oficinas.
Normas
relacionadas
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SA.05
Unidad de ingreso fsico
y custodia temporal de
bienes
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9.4. Programacin
Proceso mediante el cual se prev en forma
racional y sistemtica, la satisfaccin conveniente y oportuna de los bienes y servicios,
obras, consultora, etc. que son requeridas
por las dependencias de las entidades pblicas, previa determinacin sobre la base
de las respectivas metas institucionales, a
la disponibilidad presupuestaria, aplicando
criterios de austeridad y prioridad.
9. Procesos tcnicos
Los procesos tcnicos son los instrumentos
de gestin o herramientas del sistema de
abastecimiento en s, establecidos con la finalidad de hacer ms dinmicos funcional
y operativo, mediante los cuales se capta,
procesa, clasifica, actualiza, proporciona
y conserva la informacin sobre los bienes servicios en general y ejecucin de
obras, proveedores que lo suministran,
precio de mercado y condiciones de venta
ofrecidas por estos, seguridad, garanta
que ofrecen, acciones de seguimiento y
control a realizar, opciones y condiciones
para negociar bienes y/o servicios o, para
rescatar derechos en caso de haberlos
perdido, por causas imprevistas o hechos
fortuitos comprobados, porque orienta y
coordina la movilizacin, el uso, conservacin y custodia de los bienes, servicios
y obras ejecutadas para una adecuada
utilizacin y preservacin etc.; necesarios
por las entidades pblicas para tomar la
decisin ms conveniente en condiciones
ptimas para el Estado.
Los procesos tcnicos son 11, y estn
constituidos por los siguientes:
9.1. Catalogacin
Proceso que permite la depuracin, ordenamiento, estandarizacin, codificacin,
obtencin, actualizacin y proporciona la
informacin referida a los bienes, servicios,
obras y/o consultora requeridos por las entidades pblicas, con el fin de incluirlos en
el catlogo institucional, el cual constituye
un documento de valiosa informacin.
9.5. Adquisicin
Proceso tcnico a travs del cual se formaliza de la manera ms conveniente,
adecuada y oportuna para el Estado, la
adquisicin, obtencin, contratacin de
bienes, servicios, obras, consultora, siguiendo un conjunto de acciones tcnicas
administrativas y jurdicas, requeridas por
las dependencias integrantes, para el logro
de sus objetivos y alcance de sus metas, por
medio de la oficina de abastecimiento, teniendo en cuenta el presupuesto asignado.
9.6. Recuperacin de bienes
Es un proceso que comprende actividades
orientadas para volver a tener dominio o
disposicin de bienes (para uso, consumo)
o de servicios que anteriormente se tena
derecho sobre su propiedad o uso, luego de
haberlos perdido por diversas causas como:
- Descuido o negligencia de los trabajadores usuarios
- Abandono irresponsable de bienes en
lugares ajenos a la propia entidad
- Bienes distribuidos sin criterios, sin antes
haber sido utilizados, es decir que permanecieron en stock o sin rotacin, por
haber sido adquiridos sin rotacin, por
haber sido adquiridos sin programacin
en exceso o en forma indiscriminada.
9.7. Almacenamiento
Actividad tcnica, administrativa y jurdica
relacionada con la ubicacin fsica temporal de los bienes materiales adquiridos
por las entidades pblicas a travs de las
modalidades de adquisicin establecidas,
en un espacio fsico apropiado denominado almacn, con fines de custodia, antes
de entregarlos, previa firma de la Pecosa
o PIA, a las dependencias solicitantes,
con destino a los usuarios de los mismos.
9.8. Mantenimiento
Es una etapa del sistema de abastecimiento,
donde la oficina de abastecimiento por medio de la unidad de servicios o de terceras
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VII
Informes Especiales
Causa
Propuesta de solucin
En Proceso de programacin
Retraso en la elaboracin
del PAC.
Continuas inclusiones,
exclusiones y modificaciones al PAC.
La presentacin de los
requerimientos por parte
de las oficinas usuarias
no se ajustan a los plazos
determinados.
Las especificaciones tcnicas no son preparadas
de acuerdo a la necesidad real.
Demora en la programa- Las reas usuarias no Que cada rea usuaria decin de metas.
cumplen con los plazos signe responsables para
establecidos.
la aprobacin de los formatos y elaboracin de
las metas.
Reprogramaciones y mo- Desfinanciamiento de los
dificaciones en la elabo- servicios bsicos para la
racin del plan operativo sede central.
de la Oficina de Abastecimiento.
En Proceso de seleccin
El incumplimiento de los
plazos para presentar requerimientos no permite
convocar el proceso en el
plazo previsto, originando
retraso en su ejecucin.
Falta de planificacin de
las dependencias usuarias
de la programacin de sus
necesidades.
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Adecuada planificacin
de las necesidades por
parte de las dependencias
usuarias.
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Problema
Causa
Propuesta de solucin
Falta de conocimiento
tcnico por parte del
equipo que trabaja o
formula las caractersticas
tcnicas.
En Proceso de adquisiciones
Caractersticas tcnicas Desconocimiento de la Seminarios o talleres de
mal formuladas por usua- necesidad.
capacitacin.
rios.
Requerimientos urgentes Falta de planificacin
(para el mismo da)
Mejorar la programacin
de necesidades.
Falta de presupuesto y un
adecuado tratamiento a
los requerimientos y/o
solicitud de implementacin de las medidas de
seguridad requerida
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