Desarrollo Etapa Contractual DCC PDF

DEFENSA CIVIL COLOMBIANA
PROCEDIMIENTO
ETAPA CONTRACTUAL
GAD PD 002
CONTROL DE VERSIONES
Versin
Fecha (DD/MM/AAAA)
Descripcin
09/09/2008
Creacin
15/07/2009
Modificacin del procesos en condiciones generales y formatos
24/05/2010
Modificacin al procedimiento de acuerdo con las normas vigentes
25/06/2010
Se incluyeron puntos de control al procedimiento
24/10/2011
30/10/2012
11/02/2013
13/03/2014
10/11/2014
Actualizacin lista de documentos relacionados e inclusin tramite

contratacin mnima cuanta
Actualizacin de acuerdo con las normas vigentes y Plan de Eficiencia
Administrativa que aplica a este procedimiento.
Se actualiza el procedimiento por reemplazar el formato acta de recibo
a satisfaccin por el formato certificacin de recibo a satisfaccin.
Se actualiza el procedimiento incluyendo los tipos de contratos a
suscribir a travs de Bolsa de productos y acuerdo marco; elaboracin
de informes de ejecucin del contrato; forma de pago en contratos
suscritos por Bolsa Mercantil; eliminacin formato GAD-FT-008
Aprobacin de Garantas y se realiz actualizacin de las normas
contractuales.
Se modific el procedimiento en los Captulos 3. Condiciones
Generales; numeral 3.5 Trmite para pago, se ajust la redaccin en
los puntos de control; el Captulo 4. Desarrollo, se modific ajusto el
flujograma en lo relacionado con la actividad recibo de documentos.
Elabor: Profesional de Apoyo Seguridad y Defensa

__________________________________________________
Gloria Anglica Riveros Vega
Revis: Subdirector del Sector Defensa

__________________________________________________
TC. Flix Gabriel Aponte Castro
Aprob: Director General Defensa Civil Colombiana
_______________________________________________
Mayor General (r) Miguel Ernesto Prez Guarnizo
La Institucin Social y Humanitaria ms Grande del Pas

www.defensacivil.gov.co
GESTION DE
ADQUISICIONES
GAD-PD-002
PROCEDIMIENTO ETAPA CONTRACTUAL

Versin
Pgina No.
2 de 14
Repblica de Colombia
TABLA DE CONTENIDO
1.
OBJETIVO ............................................................................................. 2
2.
ALCANCE .............................................................................................. 2
3.
CONDICIONES GENERALES ............................................................... 2
4.
DESARROLLO .................................................................................... 11
5.
DOCUMENTOS RELACIONADOS ..................................................... 14
1. OBJETIVO
Continuar con la ejecucin del contrato producto del proceso de seleccin y verificar el
cumplimiento de las obligaciones del contratista.
Lograr una ejecucin sin inconvenientes y slida que garantice el cumplimiento del plan de
compras en procura de los intereses institucionales y el cumplimiento de los fines
esenciales del Estado.
2. ALCANCE
Desde la elaboracin del contrato, perfeccionamiento, ejecucin y pago.
3. CONDICIONES GENERALES
La concepcin general del contrato estatal sealada por el artculo 32 de la ley 80 de
1993, pueden definirse como aquellos actos jurdicos fundados en acuerdos de
voluntades generadores de obligaciones celebrados por la Entidades Estatales previsto
en el derecho privado o en disposiciones especiales, o derivados del ejercicio de la
autonoma de la voluntad, encaminados al cumplimiento de los fines a que esta llamada a
cumplirla Entidad Estatal.
CONTRATOS REALIZADOS POR LA DEFENSA CIVIL COLOMBIANA GRUPO
ADMINISTRATIVO:
COMPRA-VENTA: Toda adquisicin mediante la cual se transfiera la
bienes se denomina compraventa.

propiedad de
GESTION DE
ADQUISICIONES
GAD-PD-002

Versin
Pgina No.
3 de 14
CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS. Son los que celebran entre s las entidades

estatales para el cumplimiento de sus objetivos. Los contratos o convenios
interadministrativos se sometern a lo dispuesto en el estatuto general de contratacin
(ley 80 de 1993), ley 1150 de 2007, Decretos reglamentarios y no estarn sujetos a
formalidades o requisitos distintos de los que la Ley exige para la contratacin entre
particulares.
INTERMEDIACION DE SEGUROS. Contrato por medio del cual sociedades
especializadas en esta labor asesoran a la entidad pblica en el aseguramiento adecuado
de sus bienes actuando como intermediario entre tomador y asegurador.
OBRA PBLICA. Los que celebran las entidades estatales para la construccin,
mantenimiento, instalacin y en general para la realizacin de cualquier otro trabajo
material sobre bienes inmuebles, cualquiera que sea la modalidad de ejecucin y pago.
PRESTACION DE SERVICIOS. Son los contratos que celebran las entidades estatales
para desarrollar actividades relacionadas con la administracin o funcionamiento de las
mismas. Estos contratos slo podrn celebrarse con personas naturales cuando dichas
actividades no puedan realizarse con personal de planta o requieran conocimientos
especializados. En ningn caso estos contratos generan relacin laboral ni prestaciones
sociales y se celebrarn por el trmino estrictamente indispensable.
SEGURO. Es un contrato por medio del cual una persona jurdica llamada asegurador, se
obliga a cambio de una prima, a indemnizar a otra persona que recibe el nombre de
asegurado, por las prdidas o daos que sta pueda sufrir como resultado de la
realizacin de ciertos riesgos personales o econmicos que son asumidos por el
asegurado.
SUMINISTRO. Contrato por el cual una parte se obliga a cambio de una contraprestacin,
a cumplir en favor de otra, en forma independiente prestaciones peridicas o continuadas
de cosas o servicios.
Para todos los tipos de contratos, se debe tener en cuenta el Artculo 41 de la Ley/80 de
1993, el Manual de Contratacin y el Manual para supervisores de la Entidad.
Verificar que el contratista cumpla en su totalidad con las obligaciones contractuales y
preservar relaciones comerciales ideales.
Para la firma del contrato, se requiere de la aceptacin del contratista de las condiciones
generales y especificas de la minuta.
En la etapa contractual se plasma por escrito el acuerdo entre las partes., una vez
seleccionado al contratista segn el procedimiento aplicable y teniendo en cuenta los
documentos requeridos para contratar, se procede a plasmar por escrito el acuerdo entre
las partes, para su ejecucin. El proceso de elaboracin del contrato se describe a

GESTION DE
ADQUISICIONES
GAD-PD-002

Versin
Pgina No.
4 de 14
continuacin:
Elaboracin y suscripcin del contrato

Legalizacin y perfeccionamiento del contrato (Art. 41 ley 80/93): Aprobacin de
garantas, registro presupuestal y publicacin.
Ejecucin contractual.
Los contratos se perfeccionaran con la firma de las partes y a su vez efectuado el registro
presupuestal.
Para la ejecucin del contrato se requerir de la aprobacin de las garantas en los casos
que se requiera por parte de la administracin para lo cual se tendr en cuenta la fecha de
expedicin de la pliza.
En los procesos de modalidad de seleccin de mnima cuanta de acuerdo con lo
establecido en los artculo 85 y 86 del decreto 1510 de 2013; se entiende que para esta
modalidad de seleccin el contrato es el COMUNICADO DE ACEPTACION Y LA
OFERTA, al cual se le asignara el nmero consecutivo que le corresponda segn la
relacin de contratos que se tengan realizados.
El COMUNICADO DE ACEPTACION, es firmado nicamente por el ordenador del gasto,
este comunicado debe ser publicado en el portal de contratacin pblica, con esta
publicacin el proponente seleccionado quedara enterado de la aceptacin de su oferta.
NOTA: en la eventualidad que la defensa civil colombiana deba suscribir otro tipo de
contrato que no se encuentre relacionado en los usualmente realizados por la entidad, el
Grupo Administrativo con asesora de la oficina jurdica o asesor externo de contratacin
lo elaborara teniendo en cuenta LA NORMATIVIDAD VIGENTE EN MATERIA
CONTRACTUAL QUE LO REGULE.
CONTRATO GENERADO A TRAVES DEL PROCESOS CONTRACTUALES A TRAVES

DE LA BOLSA DE PRODUCTOS
CONTRATO DE MANDATO O COMISIN:

Es el contrato que se suscribe bajo lineamientos del Estatuto General de la Contratacin
Administrativa utilizando como modelo el dispuesto por la Bolsa Mercantil de Colombia
S.A.
Una vez la Bolsa seleccione el Comisionista Comprador, El Grupo Administrativo Etapa
Contractual elaborar el Contrato de Mandato o Comisin entre la Defensa Civil

GESTION DE
ADQUISICIONES
GAD-PD-002

Versin
Pgina No.
5 de 14
Colombiana y el Comisionista Comprador incluyendo la informacin propia de esta clase

de contratos.
As mismo, en la rueda de negociacin que realice el comisionista se generan
Comprobantes de Negociacin de Operacin de Mercado Abierto (papeleta), documento
con el que se realizan los movimientos financieros (Registro Presupuestal Orden de
Pago), se notifica
CONTRATO GENERADO A TRAVES DE ACUERDO MARCO DE PRECIOS

ORDEN DE COMPRA: Es la manifestacin de la voluntad de una Entidad Compradora
(Defensa Civil Colombiana) de vincularse al Acuerdo Marco de Precios, obligarse a sus
trminos y condiciones, y es el soporte documental de la relacin entre el Proveedor y la
Defensa Civil Colombiana.
3.1 GARANTIAS
Las coberturas, amparos, condiciones vigencias y montos de las garantas que se deben
constituir, se consignaran en el pliego de condiciones y se estipulara en el respectivo
contrato, de acuerdo con su naturaleza. En los contratos que no exceden el 10% de la
menor cuanta, la Entidad determinar la necesidad de exigir la garanta nica prevista por
la ley 80 de 1993, de acuerdo con la naturaleza.
La fecha de la aprobacin de garantas ser la de la de expedicin de la pliza o en su
defecto la fecha de recibo del documento por parte del Grupo Administrativo de la
Entidad.
Lo anterior aplica solo para los tipos de contratos que la ley Contractual vigente ordene.
De conformidad con el artculo 48 del decreto 1510 de 2013, las Entidades estatales no
deben exigir las garantas de que trata el Titulo III del citado decreto en las rdenes de
compra derivadas de acuerdos marco de precios, a menos que el Acuerdo Marco de
Precios respectivo disponga lo contrario.
As mismo como requisito para la ejecucin del contrato comisionista suscrito a travs de
la Bolsa de Productos se requiere que el comisionista seleccionado constituya a favor de
la Defensa Civil Colombiana una garanta nica de cumplimiento, en relacin con el valor
de la comisin que la Entidad Estatal pagar al comisionista por sus servicios. Lo anterior
de conformidad con el artculo 56 del decreto 1510 de 2013.
De igual manera de conformidad con el artculo 57 del decreto 1510 de 2013, la Defensa
Civil Colombiana y el comitente vendedor deben constituir a favor del organismo de

GESTION DE
ADQUISICIONES
GAD-PD-002

Versin
Pgina No.
6 de 14
compensacin de la bolsa de productos las garantas establecidas en su reglamento, para

garantizar el cumplimiento de las negociaciones mediante las cuales la Defensa Civil
Colombiana adquiere Bienes y Servicios de Caractersticas Tcnicas Uniformes. La
Defensa Civil Colombiana puede exigir comitente vendedor garantas adicionales a las
sealadas, siempre y cuando resulten adecuado y proporcional al objeto a contratar y su
valor.
3.2 DE LA INTERVENTORIA Y SUPERVISION DE LOS CONTRATOS
Para la celebracin, ejecucin y liquidacin de contratos quienes hayan sido designados
como interventores o supervisores, debern tener en cuenta las reglas y obligaciones
establecidas en el manual de supervisores DCC-MG-003.
3.3 SITUACIONES QUE SE PUEDEN PRESENTAR EN LA EJECUCION DEL
CONTRATO
3.3.1 MODIFICACIONES DE CONTRATOS: La elaboracin de contratos modificatorios o
adicionales (prorrogas, adiciones en el valor) y otro si (modificaciones y aclaraciones que
sean necesarias) debern estar previamente soportadas y justificadas.
3.3.2 SILENCIO ADMINISTRATIVO POSITIVO: En las solicitudes que se presenten en el
curso de la ejecucin del contrato, si la Defensa Civil Colombiana, no se pronuncia dentro
del trmino de tres (3) meses siguientes, se entender que la decisin es favorable a las
pretensiones del solicitante en virtud del silencio administrativo positivo. Pero el
funcionario o funcionarios competentes para dar respuesta sern responsables en los
trminos de la ley 80 de 1993.
3.3.3 CESION DE CONTRATO: La cesin es una convencin por la cual una persona
llamada cedente transfiere voluntariamente sus derechos y obligaciones a otra que pasa a
ocupar su lugar y que se denomina cesionario. (En la minuta del contrato deber
incluirse una clausula sobre el tema en particular).
Teniendo en cuenta el artculo 41 de la ley 80 de 1993 () Los contratos estatales son "Intuito
personae" y, en consecuencia, una vez celebrados no podrn cederse sin previa autorizacin escrita de la entidad
(Subrayado fuera de texto), en la eventuralidad que la Entidad llegare a
aprobar una cesin de contratos se deber tener en cuenta lo siguiente:
contratante.
Documentos Requeridos:
1. Comunicado del contratista solicitando la autorizacin de cesin del contrato.
2. Informe de supervisin avalado por el contratista en el cual se manifieste el estado de
ejecucin del objeto contratado.

GESTION DE
ADQUISICIONES
GAD-PD-002

Versin
Pgina No.
7 de 14
3. Certificado de Existencia y representacin legal, planilla que acredite que se encuenta

al da en las obligaciones de seguridad social y parafiscales, Registro Unico Triburtario
(Solo para contratos que superan los 50 SMLV), registro Unico Triburario RUT,
Fotocopia Cdula Representante legal, Certificacin Bancaria y Registro Unico
Tributario RIT (Solo para empresas de Bogot) del cesionario de las obligaciones
asumidas en virtud del contrato.
4. Documento escrito en el cual el cesionario acepta y se compromete a comuplir con

las obligaciones del cedente.
5. Autorizacin de la Defensa Civil Colombiana de la cesin del Contrato.

6. Contrato de Cesin por parte del cedente y cesionario.
Pasos:
Ordenador del Gasto Autoriza cesin
El Cedente y Cesionario envian contrato de cesin.
Notificar a Grupo Financiero la cesin del contrato para efectos del pago.
3.3.4 TERMINACION ANTICIPADA Articulo 14, numeral 1 y artculo 17 de la ley 80 de
1993.
3.3.5 CADUCIDAD Articulo 14 y 18 de la ley 80 de 1993
3.3.6 TERMINACION POR CUMPLIMIENTO DE PLAZO
3.4. REGISTRO PRESUPUESTAL
El Registro Presupuestal es la imputacin presupuestal mediante la cual se afecta en
forma definitiva la apropiacin, garantizando que sta se utilizar slo para este fin. El
valor total del contrato estar respaldado por un registro presupuestal o la suma de varios;
el contrato no podr iniciar su ejecucin sin la previa existencia de este documento.
El registro presupuestal es expedido por el Grupo Financiero. Teniendo en cuenta la
implementacin del SIIF (Sistema de Informacin Financiera), el Grupo Administrativo de
la Entidad crear el tercero (proveedor o contratista) en este aplicativo utilizando como
herramienta la CERTIFICACION BANCARIA, MINUTA DE CONTRATO O EQUIVALENTE
y DOCUMENTOS DE LA OFERTA.
3.5. TRAMITE PARA PAGO

GESTION DE
ADQUISICIONES
GAD-PD-002

Versin
Pgina No.
8 de 14
Para el trmite de pago se requerir de los siguientes documentos, as como el

diligenciamiento del formato GAD-FT-020, el cual detectar que no tramiten gastos que
se configuren como hechos cumplidos, as:
3.5.1
3.5.2
3.5.3
3.5.4
3.5.5
3.5.6
3.5.7
Factura comercial y/o documento equivalente.

Entrada al Almacn General si es adquisicin de bienes.
Planilla de Pago a Sistema de Seguridad Social Integral y/o Certificacin o
constancia de cumplimiento de las Obligaciones laborales en la ejecucin del
objeto contractual.
Certificacin expedida por el Supervisor del Contrato que acredita el recibo a
Satisfaccin del bien y/o servicio.
Copia del Registro Presupuestal.
Certificacin Bancaria.
Copia del Contrato o documento equivalente.
NOTA 1: Para los contratos de adquisicin de bienes se requiere del documento que
acredite la Entrada del bien al Almacn General, por lo anterior se debe ingresar al
modulo de SYSMAN (contratos), la informacin relacionada con el contrato como lo es
elemento, precio, especificaciones tcnicas entre otros.
TRAMITE DE PAGO CONTRATO GENERADO A TRAVES
CONTRACTUALES A TRAVES DE LA BOLSA DE PRODUCTOS
DE
PROCESOS
PAGO A COMISIONISTA COMPRADOR BOLSA MERCANTIL Y CAMARA DE

COMPENSACION DE LA BMC
COMISIONISTA COMPRADOR: Con fundamento en el Comprobante de Negociacin
Operacin de Mercado Abierto (papeleta), y teniendo en cuenta el porcentaje de Anticipo
pactado en la Carta de Intencin del proceso se radican dichos documentos al Grupo
Financiero quien debe realizar dicha transaccin.
CAMARA DE COMPESACION DE LA BMC: A partir de la factura de servicio del
Comisionista Comprador, y la certificacin de recibo a satisfaccin por parte del
Supervisor Delegado se tramitar el pago a travs del Grupo Financiero.
BOLSA MERCANTIL: Teniendo en cuenta que al realizar operaciones de compra a
travs de la Bolsa Mercantil de Colombia S.A., se debe asumir el costo del servicio de
Registro en Bolsa, el cual se ve reflejado en el Comprobante de Operacin de Mercado
Abierto (papeleta), se entregar este documento y la carta de intencin al Grupo
Financiero de la Entidad para que este efectu el respectivo pago.
En todo caso para cada trmite de pago se tendr en cuenta lo estipulado en los contratos
y/o documentos equivalentes.

GESTION DE
ADQUISICIONES
GAD-PD-002

Versin
Pgina No.
9 de 14
3.6
EJECUCION DEL CONTRATO
En esta actividad del proceso contractual el supervisor del contrato verifica el

cumplimiento de las obligaciones del contratista, para lo cual emite informes de
supervisin relatando la situacin del contrato, as como tambin elabora la certificacin
que acredita el recibo a satisfaccin de los bienes, servicios u obras contratados.
3.7
REGLAS DE CARCTER GENERAL
1. Teniendo en cuenta el Plan de Eficiencia Administrativa y poltica cero papel, se

seguirn las siguientes reglas, as:
Se reutilizar el papel para la impresin de correos electrnicos que sirvan de
evidencia dentro del desarrollo del proceso de la etapa precontractual (Expediente)
Se utilizar la red interna para compartir informacin que evite impresiones
innecesarias (Notificaciones a Supervisores)
Hacer el uso de correo electrnico para el envi de comunicaciones entre
dependencias y Supervisores, as como tambin solo se debe imprimir lo
estrictamente necesario que sea soporte legal.
2. Los Supervisores de los contratos debern elaborar un informe de supervisin final y
para ello deber utilizar el formato GAD-FT-005. As mismo debern remitir al Grupo
Administrativo de la Entidad informes sobre la ejecucin del objeto contractual el cual
debe ser un documento escrito de comunicaciones internas o un correo electrnico,
en este aspecto se hace necesario precisar que si el contrato tienen un trmino inferior
a un mes solo se exigir solo la presentacin del informe final de supervisin, de lo
contrario debern existir por los menos tres informes.
PUNTOS DE CONTROL
Lista de Verificacin de documentos contractuales: El formato GAD-FT-028 es

una herramienta que ayuda a realizar seguimiento y monitoreo en el proceso de la
etapa contractual y postcontractual, en el cual se puede verificar que en el expediente
del proceso de contratacin para adquirir bienes, servicios u obras, se encuentren
todos los documentos exigidos por la normatividad vigente que rige la contratacin
estatal; en este formato se debe registrar los datos relacionados con el contrato y
contratista, as como el nmero del folio donde se ubica cada documento.
Lista de Chequeo Documentos Tramitados para Pago: El formato GAD-FT-020

Control de documentos para tramite de pago, es una herramienta que ayuda ha
realizar seguimiento y monitoreo en el proceso de la etapa contractual
especficamente en la actividad relacionada con el Pago al Contratista, en el cual se
puede verificar el cumplimiento del lleno de requisitos para realizar el mismo,

GESTION DE
ADQUISICIONES
GAD-PD-002

Versin
Pgina No.
10 de 14
permitiendo as no efectuar pagos que se enmarquen en hechos cumplidos, este

documento no reposa en el expediente del contrato, el mismo se transfiere al archivo
del Grupo Financiero.

GESTION DE
ADQUISICIONES
GAD-PD-002

Versin
Pgina No.
11 de 14
4. DESARROLLO
ACTIVIDAD
DESCRIPCIN
RESPONSABLE REGISTROS/DTOS
Inicio
Elaboracin Minuta
de Contrato y/o
documento
equivalente
Perfeccionamiento
del contrato
Se elabora la minuta del contrato

y/o documento equivalente para
la revisin de las personas
designadas para tal fin y del
contratista,
previo
a
la
suscripcin, seguidamente es
firmada por las partes; para el
caso de los contratos derivados
de procesos de Mnima Cuanta
se elabora un comunicado de
aceptacin.
Grupo
Administrativa
Contrato
GAD-FT-003
Est a cargo del contratista, como

obligacin, legalizar el contrato;
constituir
plizas,
cancelar
derechos de publicacin.
Contratista
Aprobacin de
Garantas
Ejecucin del
contrato
Se verifica el cumplimiento de las

obligaciones del contratista frente
a la ejecucin del contrato.
Grupo
Administrativo
Registro Presupuestal
Certificacin de
recibo a
satisfaccin
Cumplida la ejecucin del objeto

contratado el Supervisor expide
Certificacin que acredite el
recibo a satisfaccin (GAD-FT029). Para el caso de recibo de
bienes se deber contar con la
Entrada de Bienes del Almacn
General.
Supervisores
Certificacin de
Recibo a Satisfaccin
GAD-FT-029
La persona designada en el
Grupo Administrativo debe crear
tercero en aplicativo SIIF.
Legalizacin
contrato

GESTION DE
ADQUISICIONES
GAD-PD-002

Versin
Pgina No.
12 de 14
ACTIVIDAD
DESCRIPCIN
Se recibe por parte del contratista y

del supervisor del contrato, la factura,
planilla
de
cumplimiento
a
obligaciones de seguridad social y
recibo a satisfaccin para proceder a
pago.
Para el caso de compra de bienes se
efecta trmite de ingreso en los
inventarios de la Entidad de
elementos adquiridos a travs del
Almacn General.
Se remite documentos para trmite
de pago diligenciando el formato de
control de documentos para trmite
de pago (GAD-FT-020).
Recibo
documentos
Pago
Para el trmite de pago de los bienes

y/o servicios adquiridos a travs de la
Bolsa Mercantil de Colombia, una vez
se celebre la (s) operacin (es), la
entidad girara los recursos a la BMC
de acuerdo con lo establecido en la
ficha tcnica de negociacin y carta
de intencin, para que sta una vez
la entidad reciba a satisfaccin los
bienes y/o servicios, gire al proveedor
el valor correspondiente, as mismo,
se pagaran las comisiones a la firma
comisionista de bolsa que representa
a la entidad de acuerdo con el
porcentaje acordado en la carta de
intencin, ste trmite debe ser
realizado por el supervisor del
contrato de comisin; para el pago de
los
costos
de
bolsa
y
de
compensacin y liquidacin (CyL), el
lder del proceso deber realizar el
trmite de pago con la factura
recibida y copia de la papeleta de
operacin.
Verificada la anterior informacin

se realiza el pago.
Contratista y
supervisor
Grupo
Administrativo
Almacn General
Grupo Financiero

Lista de documentos
de verificacin de
pago
GAD-FT-020
Orden de Pago y
Comprobante de
egreso
GESTION DE
ADQUISICIONES
GAD-PD-002

Versin
Pgina No.
13 de 14
ACTIVIDAD
DESCRIPCIN
Informes de
Ejecucin y de
Supervisin Final
Los Supervisores de los contratos

debern pasar informes de
Ejecucin y supervisin final
sobre
el
desarrollo
y
cumplimiento
del
objeto
contractual.
Supervisor del
Contrato
Informe de
Supervisin
GAD-FT-005 y/o
Comunicaciones
Internas o Correos
Electrnicos
Diligenciamiento
Lista de
Documentos de
Verificacin
La lista de documentos de
verificacin (GAD-FT-028) debe
ser verificada por la lder del
proceso durante el desarrollo de
la etapa contractual y diligenciada
en el momento de dar trmite a la
etapa pos contractual.
Grupo
Administrativo
Lista documentos de
verificacin.
GAD-FT-028
Fin

GESTION DE
ADQUISICIONES
GAD-PD-002

Versin
Pgina No.
14 de 14
5. DOCUMENTOS RELACIONADOS
NOMBRE DEL DOCUMENTO
CDIGO
Constitucin Poltica de Colombia

Cdigo de Comercio Colombiano
Cdigo Contencioso Administrativo
Otras normas concordantes y vigentes
Ley 80 de 1993
Ley 1150 de 2007
Decreto 1510 de 2013
Listado de verificacin documentos contractuales
Etapa Contractual y Poscontractual
Contrato
GAD-FT-028
Acta de Inicio
GAD-FT-012
Certificacin de recibo a satisfaccin
GAD-FT-029
Informe de supervisin
GAD-FT-005
Acta inicio contrato
GAD-FT-012
Control de documentos para trmite de pago

Manual de Supervisores
Manual de Contratacin
Aprobacin de garantas
GAD-FT-020
DCC-MG-003
DCC-MG-002
GAD-FT-003
Plizas
Comunicado de Aceptacin (Plantilla)
Certificado de Registro Presupuestal
Orden de pago
Comprobante de egreso
Entrada de Bienes al Almacn General


Desarrollo Etapa Contractual DCC PDF

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Desarrollo Etapa Contractual DCC PDF

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

DEFENSA CIVIL COLOMBIANA

Modificacin del procesos en condiciones generales y formatos

Modificacin al procedimiento de acuerdo con las normas vigentes

Se incluyeron puntos de control al procedimiento

Actualizacin lista de documentos relacionados e inclusin tramite

Elabor: Profesional de Apoyo Seguridad y Defensa

Revis: Subdirector del Sector Defensa

Aprob: Director General Defensa Civil Colombiana

La Institucin Social y Humanitaria ms Grande del Pas

PROCEDIMIENTO ETAPA CONTRACTUAL

CONDICIONES GENERALES ............................................................... 2

DOCUMENTOS RELACIONADOS ..................................................... 14

La Institucin Social y Humanitaria ms Grande del Pas

PROCEDIMIENTO ETAPA CONTRACTUAL

CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS. Son los que celebran entre s las entidades

La Institucin Social y Humanitaria ms Grande del Pas

PROCEDIMIENTO ETAPA CONTRACTUAL

Elaboracin y suscripcin del contrato

CONTRATO GENERADO A TRAVES DEL PROCESOS CONTRACTUALES A TRAVES

CONTRATO DE MANDATO O COMISIN:

La Institucin Social y Humanitaria ms Grande del Pas

PROCEDIMIENTO ETAPA CONTRACTUAL

Colombiana y el Comisionista Comprador incluyendo la informacin propia de esta clase

CONTRATO GENERADO A TRAVES DE ACUERDO MARCO DE PRECIOS

La Institucin Social y Humanitaria ms Grande del Pas

PROCEDIMIENTO ETAPA CONTRACTUAL

compensacin de la bolsa de productos las garantas establecidas en su reglamento, para

La Institucin Social y Humanitaria ms Grande del Pas

PROCEDIMIENTO ETAPA CONTRACTUAL

3. Certificado de Existencia y representacin legal, planilla que acredite que se encuenta

4. Documento escrito en el cual el cesionario acepta y se compromete a comuplir con

5. Autorizacin de la Defensa Civil Colombiana de la cesin del Contrato.

La Institucin Social y Humanitaria ms Grande del Pas

PROCEDIMIENTO ETAPA CONTRACTUAL

Para el trmite de pago se requerir de los siguientes documentos, as como el

Factura comercial y/o documento equivalente.

PAGO A COMISIONISTA COMPRADOR BOLSA MERCANTIL Y CAMARA DE

La Institucin Social y Humanitaria ms Grande del Pas

PROCEDIMIENTO ETAPA CONTRACTUAL

EJECUCION DEL CONTRATO

En esta actividad del proceso contractual el supervisor del contrato verifica el

REGLAS DE CARCTER GENERAL

1. Teniendo en cuenta el Plan de Eficiencia Administrativa y poltica cero papel, se

Lista de Verificacin de documentos contractuales: El formato GAD-FT-028 es

Lista de Chequeo Documentos Tramitados para Pago: El formato GAD-FT-020

La Institucin Social y Humanitaria ms Grande del Pas

PROCEDIMIENTO ETAPA CONTRACTUAL

permitiendo as no efectuar pagos que se enmarquen en hechos cumplidos, este

La Institucin Social y Humanitaria ms Grande del Pas

PROCEDIMIENTO ETAPA CONTRACTUAL

Se elabora la minuta del contrato

Est a cargo del contratista, como

Se verifica el cumplimiento de las

Cumplida la ejecucin del objeto

La Institucin Social y Humanitaria ms Grande del Pas

PROCEDIMIENTO ETAPA CONTRACTUAL

Se recibe por parte del contratista y

Para el trmite de pago de los bienes

Verificada la anterior informacin

La Institucin Social y Humanitaria ms Grande del Pas

PROCEDIMIENTO ETAPA CONTRACTUAL

Los Supervisores de los contratos

La Institucin Social y Humanitaria ms Grande del Pas