TENDENCIAS CERO PAPEL

Cumplimiento de la poltica de Eficiencia Administrativa

DIGITALIZACIN CERTIFICADA

Certicmara.
Validez y seguridad jurdica electrnica

DIGITALIZACIN DE DOCUMENTOS
CON CARCTER PROBATORIO
Qu tipo de organizaciones pueden implementar los procedimientos
que contempla la digitalizacin de documentos con carcter probatorio?
Cualquier organizacin del sector pblico o privado.
Protocolo para la Digitalizacin de
Documentos con Fines Probatorios,
desarrollado por el Comit de
Reprografa y Automatizacin del
Sistema Nacional de Archivos (SNA),
rgano asesor del Archivo General
de la Nacin de Colombia, el cual
insta a los funcionarios de la
administracin pblica tanto a nivel
nacional como territorial, a cumplir
los procedimientos.

DIGITALIZACIN DE DOCUMENTOS
CON CARCTER PROBATORIO
Marco normativo del Protocolo
Ley 594 de 2000. Uso de Nuevas tecnologas en la
archivstica. (Art. 19)
Ley 527 de 1999. EQUIVALENTES FUNCIONALES
Ley 962 de 2005, Ley 1437 de 2011, Decreto 019 de 2012 Atributos de seguridad jurdica.
Ley 527:

Escrito Mensaje de Datos + Posterior Consulta (Art. 6)

Original Integridad (Arts. 8 y 9)
Firma Firma Digital (Arts. 7 y 28)
Archivo y conservacin Requisitos de Evidencia Digital (Art. 12): Autenticidad,
Integridad, Extremos de conservacin temporal y disponibilidad.

DIGITALIZACIN DE DOCUMENTOS
CON CARCTER PROBATORIO
Alcances
Conversin de soportes fsicos mediante la digitalizacin de los mismos.
Garanta del documento electrnico, como un documento veraz, fiable,
autntico e ntegro, tal como el original.
Migracin del formato de conservacin (de fsico a electrnico).
Eliminacin del soporte fsico.

DIGITALIZACIN DE DOCUMENTOS
CON CARCTER PROBATORIO
Componentes
1. PROCEDIMENTAL
Previo
Oficial de Gestin documental
Descripcin
TRD o cuadros de clasificacin
Captura
Medios de conservacin
Almacenamiento
2. TECNOLGICO - Digitalizacin certificada
Estampado cronolgico
Firma electrnica/digital
Encriptacin de datos
Certificacin de condiciones de archivo y conservacin por parte de
terceros.

DIGITALIZACIN DE DOCUMENTOS
CON CARCTER PROBATORIO
Etapas
Preparacin fsica
Etapa reprogrfica

Equivalentes funcionarles descritos en la Ley 527 de 1999

(escrito, original, firma y archivo y conservacin).

Control de calidad
de la imagen

La firma digital garantiza autenticidad, integridad y no repudio

segn artculo 28 la Ley 527 de 1999 y artculo 6 de la Ley 962.

indizacin
Descripcin

Para precisar fechas extremas, existe el sello de tiempo o

estampado cronolgico certificado, art. 30 de la Ley 527 de 1999.

almacenamiento

Bodegaje electrnico con requisitos de la Ley 1266: control de

acceso, integridad, clasificacin y evidencia digital (art 12 ley 527)

Consulta

Fichero electrnico de datos donde se garantiza la integridad de la

informacin y los extremos de conservacin temporal.

DIGITALIZACIN CERTIFICADA
DE DOCUMENTOS - GUA
DEFINICIN: Proceso tecnolgico que permite convertir un documento en soporte
anlogo, en uno o varios ficheros electrnicos que contiene la imagen codificada, fiel e
ntegra del documento, con certificacin tecnolgica de integridad, disponibilidad ,
fiabilidad y autenticidad.
FINALIDAD
1. Digitalizacin sin eliminacin del documento original anlogo: esta digitalizacin de
documentos puede tener al mes tres tipos aplicaciones:
a) Digitalizacin con fines de control y trmite
b) Digitalizacin con fines archivsticos
c) Digitalizacin con fines de contingencia y continuidad del negocio

2. Digitalizacin con sustitucin del soporte anlogo: digitalizacin certificada

Se hace con el cumplimiento y uso de estndares previamente adoptados por los
organismos competentes y por el AGN, de acuerdo con las necesidades de cada
entidad o la naturaleza de los documentos y avalada por una instancia u organismo
autorizado.

DIGITALIZACIN CERTIFICADA
DE DOCUMENTOS - GUA
SUSTITUCIN DEL
ORIGINAL EN PAPEL

NIVEL DE
SEGURIDAD

Digitalizacin con fines

de control y trmite

NO

Bajo

Pautas de digitalizacin del

AGN

Digitalizacin con fines

archivsticos

NO

Medio

Uso
y
aplicacin
estndares tcnicos como
normas de archivstica del
AGN- Comit Archivo

Digitalizacin con fines

de contingencia y
continuidad del negocio

NO

Bajo

Ley 527 de 1999 y normas

reglamentarias

Digitalizacin
certificada

SI

ALTO

Protocolo de digitalizacin
+ estndares de organismo
competentes + firma digital
o electrnica.

TIPO

REQUISITOS

DIGITALIZACIN CERTIFICADA
DE DOCUMENTOS DOCUMENTO
ELECTRNICO
Fichero
electrnico

Metadatos de
digitalizacin

Documento
Electrnico

Metadatos
mnimos
obligatorios

Firma de
Digitalizacin

DOCUMENTO ELECTRNICO FIEL

AL CONTENIDO ORIGINAL Y
GARANTIZAR LA INTEGRIDAD.
VLIDO COMO DOCUMENTO
ELECTRNICO
FIEL AL DOCUMENTO EN
SOPORTE FSICO

DIGITALIZACIN CERTIFICADA
DE DOCUMENTOS - GUA
Formatos admitidos- preservacin
Nivel de resolucin - Recomendado 200 pixeles por pulgada .
- OCR recomendado 300 ppp.
Garanta de fidelidad - Elemento probatorio al mismo nivel que el
documento en fsico. (Ley 527 de 1999 art 11)

DIGITALIZACIN CERTIFICADA
DE DOCUMENTOS - GUA
DESCRIPCIN DEL PROCESO DE DIGITALIZACIN
Integridad de cada uno de los pasos
Software y hardware verificados previamente *tercero

Fase previa

Digitalizacin
y optimizacin

Conformacin

DIGITALIZACIN CERTIFICADA
DE DOCUMENTOS - GUA
COPIA AUTNTICA
Nuevo documento, con valor probatorio pleno sobre los hechos o actos que
documenta , equivalente al documento original (identidad e igualdad)
COPIA ELECTRNICA AUTENTICADA (CEA)
No requieren cambio de formato ni contenido, igual validez jurdica que el
Documento electrnico.
Se expiden a partir de documentos con calidad de original o de copia autntica.
Nuevos documentos electrnicos
Original CEA Identificador del documento origen
CEA sern firmadas mediante alguno de los sistemas de firma electrnica.

GRACIAS
CLAUDIA E. ESCOBAR RESTREPO
Directora de Canales y Alianzas
Claudia.escobar@certicamara.com