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TEMA:
EL PROCESO DE DIGITALIZACIN DEL ARCHIVO DE LA
SECRETARA DE LA CARRERA DE DISEO GRFICO, DE
LA UNIVERSIDAD TCNICA DEL NORTE AO 2013,
PROPUESTA ALTERNATIVA.
AUTOR
DIRECTOR
Ibarra, 2014
DEDICATORIA
AGRADECIMIENTO
RESUMEN
Para la identificacin del problema a investigarse se efectu un sondeo
rpido que permiti determinar la existencia de fallas en la calidad y estilo
de archivo que se genera en la secretara de la carrera de diseo grfico.
La Facultad de Educacin Ciencia y Tecnologa de la Universidad Tcnica
del Norte rea en la que se enfoc este trabajo precisan actualizar y
producir conocimientos en su nivel, s pretenden que los contenidos y
competencias, con las que ejecutan su trabajo no queden obsoletos, por
lo que resulta primordial valorar de forma correcta la importancia de los
recursos tecnolgicos que dispone una institucin para el buen
funcionamiento de la misma. En esta investigacin de campo en la
Facultad se observ falencias que existen de manera notoria en las
secretaras, en cuanto se refiere a tiempo en la tramitacin de
documentos. Recopilamos informacin a travs de la tcnica de la
encuesta dirigida hacia los estudiantes y entrevista al personal de
secretarias, que sirven como orientacin para realizar la propuesta de la
elaboracin de un programa de digitalizacin del archivo de la secretaria,
mismo que permitir mantener una organizacin adecuada para una
atencin a los estudiantes y pblico en general. El proyecto tiene como
objeto contribuir con una propuesta actualizada y computarizada que
oriente al personal de secretarias a definir su rol profesional mediante el
aprovechamiento de sus capacidades, sus competencias y los recursos
disponibles que permitan desarrollar un trabajo eficaz teniendo siempre
en mente el ahorro de recursos. Terminado este informe con el respectivo
anlisis e interpretacin de resultados de la investigacin realizada se ha
llegado a una serie de conclusiones y recomendaciones encaminadas a la
solucin y mejoramiento de la institucin donde fue posible realizar esta
tesis.
SUMMARY
For the identification of the problem to be investigated a quick survey
which identified the existence of failures in quality and style file that is
generated in the secretariat of the graphic design career was made. The
Faculty of Education Science and Technology of the Technical University
North area in which this work focused update and produce knowledge
needed at their level, if they want that content and skills, with his work
running not become obsolete, so it is vital correctly assess the importance
of the technological resources available to an institution for the proper
functioning of the same. In this field research in the faculty shortcomings
that exist markedly observed in the secretariats, as it relates to time in
processing documents. We collect information through the survey
technique directed toward students and staff interview secretaries who
serve us as guidance to the proposal from the development of a
digitization program file the secretary, it will allow an organization to
maintain appropriate care for students and the general public. The project
aims to contribute with an updated proposal that Eastern and computer
secretarial staff to define their professional role by leveraging their
capabilities, skills and resources in order to develop an effective job
keeping in mind the conservation of resources. Finished this report with
the accompanying analysis and interpretation of results of the investigation
has reached a number of conclusions and recommendations to the
solution and improvement of the institution where this project was
possible.
NDICE GENERAL
ACEPTACIN DEL DIRECTOR .............................. Error! Marcador no definido.
DEDICATORIA .................................................................................................... 3
AGRADECIMIENTO ............................................................................................ 4
RESUMEN........................................................................................................... 5
SUMMARY .......................................................................................................... 6
NDICE GENERAL ............................................................................................ vii
INTRODUCCIN ....................................................................................... 1
CAPTULO I............................................................................................. 13
1. EL PROBLEMA DE INVESTIGACIN ............................................. 13
1.1.
ANTECEDENTES. ......................................................................... 13
1.2.
1.3.
1.4.
DELIMITACIN ............................................................................. 16
1.4.1.
1.4.2.
1.4.3.
1.5.
OBJETIVOS................................................................................... 17
1.5.1.
1.5.2.
Objetivos Especficos............................................................... 17
1.6.
JUSTIFICACIN............................................................................ 17
1.6.1.
Factibilidad ................................................................................ 19
CAPTULO II............................................................................................ 20
2. MARCO TERICO ........................................................................... 20
2.1
2.3
2.4
CAPTULO III........................................................................................... 56
3. METODOLOGA DE LA INVESTIGACIN ...................................... 56
3.1
3.2
MTODOS ..................................................................................... 57
3.3
3.4
CAPTULO IV .......................................................................................... 60
4. ANLISIS E INTREPRETACIN DE RESULTADOS ...................... 60
4.1
PROCESOS ................................................................................... 60
4.2
4.3
CAPTULO V ........................................................................................... 79
5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES .................................... 79
5.1
CONCLUSIONES .......................................................................... 79
5.2
RECOMENDACIONES .................................................................. 80
CAPTULO VI .......................................................................................... 82
6. PROPUESTA ALTERNATIVA .......................................................... 82
6.1
Ttulo ............................................................................................. 82
6.2
Justificacin ................................................................................. 82
6.3
6.4
Objetivos ....................................................................................... 83
6.5
6.6
6.7
6.8
Impactos ....................................................................................... 96
BIBLIOGRAFIA .................................................................................... 97
LINKOGRAFA ..................................................................................... 98
ANEXOS .............................................................................................. 99
10
INTRODUCCIN
El presente trabajo de investigacin es sobre El proceso de
digitalizacin del archivo de la secretara de la Carrera de Diseo
Grfico, de la Universidad Tcnica del Norte ao 2013., est
elaborado de acuerdo al esquema que exige la Universidad Tcnica del
Norte y porque se ha podido establecer que el servicio de archivo no es
de eficiencia y calidad.
11
En
el
Captulo
II
se
hace
mencin
del
marco
terico
con
12
CAPTULO I
1. EL PROBLEMA DE INVESTIGACIN
1.1. ANTECEDENTES.
La formacin y capacitacin de recursos humanos es de vital importancia
en el proceso de globalizacin que nos encontramos, donde la educacin
ha sido uno de los pilares fundamentales para contribuir a mejorar las
condiciones de vida en este mundo cambiante y sobre todo en nuestro
pas. Sin embargo, la poca importancia que se da a determinadas carrera
tcnicas entre ellas el diseo grfico, a pesar de su aporte en bien de la
sociedad que implica una falta de orientacin en la formacin y
capacitacin del recurso humano, lo cual a su vez
ha dificultado el
otros. Por otra parte, los cambios que han ocurrido a nivel mundial,
nacional y local en los patrones de la comunicacin de la poblacin, ha
conducido a una modificacin de las carreras con sus planes y programas
de estudio de la Escuela de Educacin Tcnica y de la capacitacin en
13
a la preparacin de
15
1.4. DELIMITACIN
1.4.1.
Unidades de Observacin
Secretarias de la Carrera
Estudiantes de la carrera
1.4.2.
Delimitacin Espacial
1.4.3.
Delimitacin Temporal
16
1.5. OBJETIVOS
1.5.1. Objetivo General
Determinar los procedimientos para archivar los documentos estudiantiles
de la Carrera de Diseo Grfico de la Facultad de Educacin Ciencia y
Tecnologa de la Universidad tcnica del Norte mediante la recopilacin y
tabulacin de informacin para mejorar los procesos mediante un archivo
digital.
1.6. JUSTIFICACIN
La realizacin de este trabajo de grado se basa en las siguientes razones:
Porque con el Sistema de Archivo Estudiantil Numrico computarizado
propuesto, la Facultad estar en condiciones de potencializar las
actividades
estudiantiles, erradicar
la
informacin
extempornea,
17
graduacin,
pases
de
ao
alumnos
retirados;
18
1.6.1. Factibilidad
La investigacin y la implementacin de un Sistema de Archivo Estudiantil
Numrico Computarizado en la Carrera de Diseo Grfico de la
Universidad Tcnica del Norte, fue factible de realizar por las siguientes
razones:
-
19
CAPTULO II
2. MARCO TERICO
2.1
FUNDAMENTACIN TERICA
en
las
instituciones
pblicas,
pertenecen
al
Estado
20
Art. 13.-
temporal y permanente.
Art. 14.- Son archivos activos, aquellos cuya documentacin se considera
la utilizacin frecuente y con 15 aos o menos de existencia.
El Art. 22.- Las entidades del sector pblico y privado as como las
personas particulares que posean o custodien material que pueda ser
considerado parte del Patrimonio del Estado para efectos del Registro de
la que habla esta Ley, informaran obligatoriamente su tendencia a la
Inspectora General y Archivos.
21
Para el efecto, existe una serie de instrumentos legales que tiene que ver
con la aplicabilidad de normas jurdicas en Archivo entre otras:
22
siempre
basado
en
su
procedencia
organicidad
institucional .
23
24
Asegurar
la
transferencia
peridica
al
archivo,
de
aquella
26
Segn
los
conceptos
establecidos
se
procede
clasificar
la
para su
custodia final.
27
Archivo
Geogrfico.-
Expedientes
integrados
con
documentos
28
29
2.1.10
2.1.11
30
31
fsica
climatolgico,
de
nuestros
contaminacin
documentos;
ambiental,
estos
son:
contaminacin
el
factor
biolgica,
Unidades horizontales
Estos muebles consisten en gavetas colocadas una al lado de otra. Su
uso ms frecuente es para organizaciones y oficina pequeas.
Unidades Independientes
Se
fabrican
ciertos
muebles
que
constituyen
en
s,
unidades
33
Ejemplo de ellas son los muebles que se usan en una biblioteca para el
catlogo de tarjetas.
Mixtos: formados por la combinacin deseada de las serie alfabticasnumricas o grupos de contenido.
Marbetes
En las gavetas de los archivadores, cada una deber tener al frete una
etiqueta (portamarbete) indicando la clasificacin establecida y su
funcionamiento si lo hubiere. Si son letras, aparecer la primera y la ltima
letra o combinacin de letras archivada all. Si son nmeros, el primero y
el ltimo, entre otros. Ejemplo: A-N: 1-100. Los marbetes engomados se
adhieren a la pestaa de la carpeta y se rotulan para describir lo que
aparece archivado dentro de la misma, proporcionando mejor apariencia y
visibilidad al archivo. Viene en varios colores.
34
Gancho o Espign
Es el sistema ms primitivo. Consiste en un clavo o gancho con base de
metal para que descanse sobre la mesa o el escritorio. Los papeles se
enganchan en el espign en la medida que se reciben.
Tiene las siguientes desventajas:
-
Tipos de archivadores
Los archivadores han tenido una gran evolucin. Primitivamente los
mtodos de archivar consistan simplemente en guardar los papeles.
Tenan grandes desventajas pues no ofrecan proteccin ni orden alguno
exceptuando el orden cronolgico, de acuerdo con su recibo o expedicin.
35
Kardex
Por un lado se llama as, al conjunto especial de procedimientos de
archivo, que, en forma sistemtica, se emplea modernamente para el
control de determinadas actividades dentro de una empresa individual o
colectiva. Por otro lado, tambin se le llama as al mueble, generalmente
metlico, para archivar fichas en posicin horizontal en la bandeja
adecuada. En algunas empresas o negocios utilizan el KARDEX para
llevar en las fichas el registro y control de los clientes que tienen deuda
con la misma y a medida que ellas las van cancelando se les va
disminuyendo dicha deuda.
Archivo de caja
Es una caja en forma de libro, contiene un ndice completo con todas las
letras del alfabeto. Este fue el primer sistema que introdujo guas para
organizar alfabticamente la correspondencia.
36
Archivos mviles
Es la forma de archivar ms moderna que existe. La posicin en que se
colocan los archivadores ofrece economa en espacio y se hace fcil la
bsqueda de documentos. Este sistema provee mejor apariencia, ms
espacio, ms viabilidad, ms flexibilidad, mayor facilidad y exactitud al
archivar o encontrar papeles o documentos.
Archivos Alfabticos.
Son muebles de aproximadamente 1m de altura, por lo general de tres
gavetas, cada gaveta cuenta con soportes para carpetas colocadas de
forma vertical, cada una identificada con la respectiva categora a la que
pertenecen los archivos que ella contiene. Por ejemplo su en esa carpeta
vamos a guardar documentos relacionados con alfabetizacin le
colocamos ese nombre en la pestaa para tal fin, y la ubicamos en orden
alfabtico. Como el mueble contiene ms de una gaveta, en el
portamarbete.
37
2.1.16
Materiales de oficina
Las carpetas
El uso de la carpeta es generalizado dentro de una oficina, ya que no
solo se usa para guardar los archivos, sino tambin para transportar
diferentes documentos que son de importancia para uno. En el caso del
uso para archivar documentos se utilizan para colocar documentos que se
relacionan con determinadas personas, empresas o instituciones o que se
refieren a un mismo asunto, adems de las facturas y manuales, entre
otros.
Tipos de carpetas
Segn el material del cual estn fabricadas.
-
Manila.
Cartn prensado
De fibras
De luxe.
38
39
Actan como seales para guiar la vista hacia los lugares que se
buscan en la gaveta.
40
Archivo activo
Archivo activo o de gestin: Son los documentos producto de la actividad
institucional, recogen documentos recin entregados en la entidad o de
consulta frecuente.
Archivo semi-activo
Contiene documentos provenientes de archivos activos por haberse
realizado sobre ellos el trabajo concreto, contiene la documentacin no
activa utilizada ocasionalmente, accesible y cerca del archivo activo.
41
Archivo pasivo
Contiene una documentacin que se refiere a acciones pasadas, utiliza
menos frecuentemente o muy raramente y que no ofrece a la empresa
sino un inters jurdico o histrico.
2.1.18
www.moontseerrat.blogspor.com/1010/06/transferencia-y-eliminacion-de.html
42
Creacin y clasificacin
Orden y conservacin
Transferencia
Eliminacin
documentos
43
2.1.20
Documentos importantes
2.1.21
Documentos tiles
2.1.22
Documentos no esenciales
44
Equipos y materiales
Contenedores de fichas
Computadoras
Estanteras archivadoras
Archivadores
Carpetero de mesa
Fotocopiadora
Pestaas
Tijeras
Grapadora
Perforadora
Sacagrapas
45
2.1.24
propiamente.-
Guardar
papeles
documentos
ordenadamente en un archivo.
2.1.25
Servicio al cliente
46
personal,
si
estos
aspectos
tangibles
se
encuentran
47
2.1.28
-
Tipos de servicio
48
49
50
Amtodo.- Serie de cosas que hay que hacer para conseguir algo.
51
indebidamente se
usa el
trmino
archivero para
52
53
Debilidades
La prdida de tiempo es un factor negativo para la secretaria por la
demora en tratar de ubicar la documentacin requerida para trmites
estudiantiles. La destruccin y extravo documentos por el inadecuado
espacio fsico genera malestar estudiantil y usuarios.
54
55
CAPTULO III
3. METODOLOGA DE LA INVESTIGACIN
archivo
numrico
de
los
estudiantes
de
los
programas
semipresenciales de la FECYT.
56
3.2 MTODOS
En esta investigacin se aplicaran los siguientes mtodos.
los
siguientes
procesos:
Planteamiento
del
problema,
57
de carcter
el
58
SECRETARIAS
Nmero
Total
NMERO
22
27
25
20
24
Total
118
59
CAPTULO IV
presentan a continuacin.
60
FRECUENCIA PORCENTAJE
MUY BUENA
4%
BUENA
68
58%
REGULAR
43
36%
MALA
2%
118
100%
TOTAL
58 %
60
50
36 %
40
30
20
4%
10
2%
0
MUY BUENA
Cuadro 1
BUENA
REGULAR
MALA
61
2.
un documento?
RESPUESTA
FRECUENCIA
PORCENTAJE
SIEMPRE
12
10%
CASI SIEMPRE
40
50%
A VECES
57
37%
NUNCA
3%
TOTAL
118
100%
50
50 %
45
40
35
30
37 %
25
20
15
10
5
10 %
3%
0
SIEMPRE
Cuadro 2
CASI SIEMPRE
A VECES
NUNCA
62
RESPUESTA
FRECUENCIA PORCENTAJE
EXCELENTE
12
10%
MUY BUENA
40
34%
BUENA
57
48%
REGULAR
8%
118
100%
TOTAL
48 %
50
45
40
34 %
35
30
25
20
10 %
15
8%
10
5
0
EXCELENTE
Cuadro 3
MUY BUENA
BUENA
REGULAR
RESPUESTA
FRECUENCIA PORCENTAJE
MUCHO
36
31%
POCO
77
65%
NADA
4%
TOTAL
118
100%
65 %
70
60
50
40
31 %
30
20
4%
10
0
MUCHO
Cuadro 4
POCO
NADA
Autor: Manuel Segovia
64
RESPUESTA
FRECUENCIA PORCENTAJE
SIEMPRE
25
21%
SIEMPRE
58
49%
A VECES
33
28%
NUNCA
2%
TOTAL
118
100%
CASI
49 %
50
45
40
35
28 %
30
21 %
25
20
15
10
2%
5
0
SIEMPRE
Cuadro 5
CASI SIEMPRE
A VECES
NUNCA
65
RESPUESTA
FRECUENCIA PORCENTAJE
SIEMPRE
34
29%
SIEMPRE
61
52%
A VECES
20
17%
NUNCA
2%
TOTAL
118
100%
CASI
60
52 %
50
40
29 %
30
17 %
20
10
2%
0
SIEMPRE
Cuadro 6
CASI SIEMPRE
A VECES
NUNCA
66
RESPUESTA
FRECUENCIA PORCENTAJE
INMEDIATO
36
31%
UN DIA
51
43%
27
23%
3%
118
100%
DOS O TRES
DIAS
MAS DE TRES
DIAS
TOTAL
43%
45
40
31%
35
30
23%
25
20
15
10
3%
5
0
INMEDIATO
Cuadro 7
UN DIA
DOS O TRES
DIAS
MAS DE TRES
DIAS
67
RESPUESTA
FRECUENCIA PORCENTAJE
SIEMPRE
78
66%
A VECES
38
32%
NUNCA
2%
TOTAL
118
100%
66%
70
60
50
32%
40
30
20
2%
10
0
SIEMPRE
Cuadro 8
A VECES
NUNCA
68
RESPUESTA
FRECUENCIA PORCENTAJE
SIEMPRE
102
86,44%
A VECES
16
13,56%
NUNCA
0%
TOTAL
118
100%
86,44%
90
80
70
60
50
Series1
40
30
13,56%
20
0%
10
0
SIEMPRE
Cuadro 9
A VECES
NUNCA
Autor: Manuel Segovia
69
RESPUESTA
FRECUENCIA PORCENTAJE
MUY BUENA
0%
BUENA
100%
REGULAR
0%
MALA
0%
TOTAL
100%
100
100 %
90
80
70
60
Series1
50
40
30
20
10
0%
0%
0%
0
MUY BUENA
Cuadro 10
BUENA
REGULAR
MALA
Autor: Manuel Segovia
70
RESPUESTA
FRECUENCIA PORCENTAJE
SIEMPRE
0%
SIEMPRE
100%
A VECES
0%
NUNCA
0%
TOTAL
100%
CASI
100
90
80
70
60
50
40
30
20
10
0
100 %
Series1
0%
SIEMPRE
Cuadro 11
CASI
SIEMPRE
0%
0%
A VECES
NUNCA
71
RESPUESTA
FRECUENCIA PORCENTAJE
EXCELENTE
0%
MUY BUENA
100%
BUENA
0%
REGULAR
0%
TOTAL
100%
100
100 %
90
80
70
60
Series1
50
40
30
20
10
0%
0%
0%
0
EXCELENTE
Cuadro 12
MUY BUENA
BUENA
REGULAR
72
RESPUESTA
FRECUENCIA PORCENTAJE
MUCHO
0%
POCO
100%
NADA
0%
TOTAL
100%
100
100%
90
80
70
60
Series1
50
40
30
20
0%
0%
10
0
MUCHO
Cuadro 13
POCO
NADA
Autor: Manuel Segovia
73
RESPUESTA
FRECUENCIA PORCENTAJE
SIEMPRE
100%
SIEMPRE
0%
A VECES
0%
NUNCA
0%
TOTAL
100%
CASI
100
90
80
70
60
50
40
30
20
10
0
100%
Series1
SIEMPRE
Cuadro 14
0%
0%
0%
CASI
SIEMPRE
A VECES
NUNCA
74
RESPUESTA
FRECUENCIA PORCENTAJE
SIEMPRE
100%
SIEMPRE
0%
A VECES
0%
NUNCA
0%
TOTAL
100%
CASI
100
90
80
70
60
50
40
30
20
10
0
100%
Series1
SIEMPRE
0%
0%
0%
CASI
SIEMPRE
A VECES
NUNCA
Cuadro 15
75
RESPUESTA
FRECUENCIA PORCENTAJE
INMEDIATO
50%
UN DIA
50%
0%
DIAS
0%
TOTAL
100%
DOS O TRES
DIAS
MAS DE TRES
50
45
40
35
30
25
20
15
10
5
0
50%
50%
Series1
0%
INMEDIATO
Cuadro 16
UN DIA
0%
76
RESPUESTA
FRECUENCIA PORCENTAJE
SIEMPRE
100%
A VECES
0%
NUNCA
0%
TOTAL
100%
100
100%
90
80
70
60
Series1
50
40
30
20
0%
10
0%
0
SIEMPRE
Cuadro 17
A VECES
NUNCA
Autor: Manuel Segovia
77
RESPUESTA
FRECUENCIA PORCENTAJE
SIEMPRE
100%
A VECES
0%
NUNCA
0%
TOTAL
100%
100
100%
90
80
70
60
Series1
50
40
30
20
0%
0%
10
0
SIEMPRE
Cuadro 18
A VECES
NUNCA
Autor: Manuel Segovia
78
CAPTULO V
5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Con respecto a la investigacin de la situacin actual del archivo
estudiantil de la Carrea de Diseo Grfico se lleg a las siguientes
conclusiones y recomendaciones dirigida al personal de secretarias de
esta carrera:
5.1 CONCLUSIONES
79
5.2 RECOMENDACIONES
5.2.1 A las autoridades de la FECYT se recomienda adecuar un lugar
apropiado para el archivo fsico a fin de que los documentos se
conserven en buenas condiciones y sirva de sustento al archivo.
5.2.2 A las seoritas secretarias implementar el archivo computarizado y a la
vez ordenar el archivo fsico para que la Carrera disponga de este
servicio con eficiencia y eficacia.
5.2.3 A las seoritas secretarias observar estas indicaciones para el manejo
del sistema de archivo considerando lo siguiente:
La organizacin y archivo debe hacrselo a diario y a una hora
determinada para evitar la acumulacin de trabajo.
Sistematizar los procesos de organizacin de los documentos para una
gestin oportuna por parte de las unidades partiendo del ingreso, tramite,
custodia y respuesta.
Implementar el uso de un sistema digital del archivo estudiantil que es de
fcil utilizacin y accesible en cualquier momento.
80
constantemente
la
prontitud
en
la
ubicacin
de
81
CAPTULO VI
6. PROPUESTA ALTERNATIVA
6.1 Ttulo
ARCHIVO DIGITAL PARA LA SECRETARA DE LA CARRERA DE
DISEO GRFICO DE LA FECYT DE LA UNIVERSIDAD TCNICA DEL
NORTE.
6.2 Justificacin
La problemtica existente en la ubicacin y manipulacin de documentos
en la secretaria de una institucin o empresa es extensa, debido a que el
mundo de hoy va a la par con la tecnologa, es por eso que se realiza la
digitalizacin del archivo de estudiantes para as gestionar de una manera
eficiente los documentos, adems la de mejorar los tiempos de respuesta
a las solicitudes de consulta, la de proteger la documentacin y por ltimo
la de utilizar las redes y la tecnologa que se ha instalado para la gestin
electrnica de los documentos.
82
6.4 Objetivos
General
Mejorar archivo estudiantil para agilitar y optimizar los procesos
administrativos del personal a cargo con un archivo computarizado con la
finalidad de aumentar la satisfaccin de los usuarios y conseguir un mejor
rendimiento laboral.
83
Especficos
Proveer
la
infraestructura
adecuada
para
el
resguardo
de
la
documentacin.
El Coordinador de la Carrera
Ser el responsable de supervisar, realizar seguimiento y evaluar los
procedimientos a seguir para obtener un archivo estudiantil digital
impecable.
84
Departamento Informtico
Secretaria
Capacitacin
85
Antecedentes
Objetivo
Responsables
Propsito
Descripcin
Lineamiento
Actividades
Recursos
Indicadores
Tiempo
Costo
Beneficiario
86
Antecedentes
Objetivo
Responsables
Propsito
Descripcin
Lineamiento
Actividades
Recursos
Indicadores
Tiempo
Costo
Beneficiario
87
Objetivo
Responsables
Propsito
Descripcin
Lineamiento
Actividades
Recursos
Indicadores
Tiempo
Costo
Beneficiario
Proceso de digitalizacin
Antecedentes
Objetivo
Responsables
Propsito
Descripcin
Lineamiento
Actividades
Recursos
Indicadores
Tiempo
Costo
Beneficiario
89
Capacitacin
Antecedentes
Objetivo
Responsables
Propsito
Descripcin
Lineamiento
Actividades
Recursos
Indicadores
Tiempo
Costo
Beneficiario
90
91
92
93
94
95
6.8 Impactos
96
BIBLIOGRAFIA
-
GOMEZ
MORUECO
Ral
www.magister.com/curso-archivo-
clasificacion-documentos/archivo-conservacion-documentosdestruccion-documentos
BONILLA
Luis:
luisbonillamegaupload.blogspot.es/1286967268/
Montserrat:moontseerrat.blogspot.com/2010/06/transferencia-yeliminacion-de.html.
Secretariado
97
LINKOGRAFA
-
www.microsoft.com/.../beneficios_atencion_cliente.mspx.
http://es.wikipedia.org/wiki/Servicio_de_atenci%c3%B3n_al_cliente.
www.carlosmoravenegas-manualdefunciones
http://www.conadic.salud.gob.mx/pdfs/manual_archivos_adminvos.pdf
http://www.rp3.com.ec/ayuda/RP3_NegociosRetail/RP3_ManualFunciones
/00900GERENCIA/0901SECRETARIA.htm
http://es.scribd.com/doc/96892803/SECRETARIADO-GERENCIAL
http://asistentedegerencia.blogspot.com/2012/02/la-secretaria-degerencia-en-una.html
98
ANEXOS
99
ARBOL DE PROBLEMAS
ANEXO 1
PRDIDA DE DOCUMENTACIN
EFECTOS
DIRECTOS
Qu pasa de mantenerse el
problema?
CAUSAS
DIRECTAS
Por qu se origino el
problema?
EFECTO FINAL
RESISTENCIA AL CAMBIO
PROBLEMA CENTRAL
CAUSAS INDIRECTAS
100
ANEXO 2
MATRIZ DE COHERENCIA
TEMA: EL PROCESO DE
DIGITALIZACIN DEL ARCHIVO
DE LA SECRETARIA DE LA
CARRERA DE DISEO
GRFICO, DE LA UNIVERSIDAD
TCNICA DEL NORTE. AO
2013, PROPUESTA
COMPUTARIZADA.
OBJETIVO
GENERAL:
Determinar los procedimientos
para archivar los documentos
estudiantiles de la Carrera de
Diseo Grfico de la Facultad de
Educacin Ciencia y Tecnologa
de la Universidad tcnica del Norte
mediante
la
recopilacin
y
tabulacin de informacin para
mejorar los procesos mediante un
archivo digital.
OBJETIVOS ESPECFICOS:
Diagnosticar la situacin actual
sobre el manejo del archivo
estudiantil de la Carrera de Diseo
Grfico.
Fundamentar tericamente el
sistema de archivo estudiantil
computarizado.
Disear un programa digital para el
manejo del archivo estudiantil
numrico.
Validar la propuesta de
investigacin y aplicarla.
101
ANEXO 3
MATRIZ CATEGORIAL
VARIABLE CATEGORA
DIMENSIONES
INDICADORES
Archivstica
Archivo
Concepto
Concepto bsico
Consulta bibliogrfica
Consulta bibliogrfica
El departamento de archivo.
Concepto
Consulta bibliogrfica
Archivo de secretaria
Definicin Importancia y
fines
Consulta bibliogrfica
Funciones de archivo
Recepcin, Almacenaje y
envi de documentos
Consulta bibliogrfica
Inspeccionar
Clasificar
Marcar
Describir
Distribuir
Archivar
Distribuir
Consulta bibliogrfica
Sistemas de archivo
Archivo Alfabtico
Archivo Cronolgico
Archivo Geogrfico
Archivo por Asuntos
Archivo Numrico
Consulta bibliogrfica
Tcnicas de archivo
Sistema de archivo
Definicin general
Definicin
Consulta bibliogrfica
Consulta bibliogrfica
Sistema de ordenacin y
clasificacin numrico
Concepto
Consulta bibliogrfica
Concepto
Consulta bibliogrfica
Concepto
Consulta bibliogrfica
Conservacin de documentos
Concepto
Consulta bibliogrfica
Tipos de archivadores
Concepto
Consulta bibliogrfica
102
Tipos de archivadores
Unidades verticales,
horizontales e
independientes
Consulta bibliogrfica
Tipos de archivos
Kardex
Nido de paloma o casillero.
Archivo de caja
Carpeta de fuelle o
acorden.
Archivos mviles
Archivos Alfabticos.
Consulta bibliogrfica
Materiales de oficina
Las carpetas
Tipos de carpetas
Pestaas para carpetas
Pestaa corrida
Pestaa cortada
Base de las carpetas
Ganchos o corchetes de las
carpetas
Guas
Rtulos
Consulta bibliogrfica
Tipos de archivo
Archivo Inactivo
Archivo Central
Archivo Activo
Consulta bibliogrfica
Transferencia y eliminacin de
archivos
Concepto
Consulta bibliogrfica
Documentos vitales
Concepto
Consulta bibliogrfica
Documentos importantes
Concepto
Consulta bibliogrfica
Documentos tiles.
Concepto
Consulta bibliogrfica
Documentos no esenciales.
Consulta bibliogrfica
Organizacin de un sistema de
archivo.
Equipos y materiales
Guas
Carpetas
Consulta bibliogrfica
Inspeccionar
Clasificar
Marcar
Describir
Distribuir
Archivar
Consulta bibliogrfica
servicio al cliente
Definicin
Consulta bibliogrfica
103
Digitalizacin
Definicin Software
Hardware
Consulta internet
Atencin al pblico
Tipos de atencin
Consulta bibliogrfica
Principios bsicos
Departamento de secretara
La comunicacin
Secretara
Documentos histricos
104
ANEXO 4
Contrato
Otros
Ttulo:
Tiempo de servicio en la Institucin:
Cuestionario
1. El sistema de archivo tiene una organizacin y codificacin?
Muy Buena
Buena
Regular
Mala
105
Casi siempre
A veces
Nunca
Muy Buena
Buena
Regular
Poco
Nada
Casi Siempre
A veces
Nunca
Casi Siempre
Ocasionalmente
Nunca
106
107
INDICE GENERAL
ACEPTACIN DEL DIRECTOR .............................. Error! Marcador no definido.
DEDICATORIA .................................................................................................... 3
AGRADECIMIENTO ............................................................................................ 4
RESUMEN........................................................................................................... 5
SUMMARY .......................................................................................................... 6
INDICE GENERAL .......................................................................................... 101
108