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Administracin empresarial
Autor: Raul Cortez
1. Administracin
CONCEPTO:
Es lograr una aplicacin adecuada del proceso administrativo: Previsin, Planeacin,
Organizacin, Integracin, Direccin, Control; a favor de un grupo organizado
logrando con esto alcanzar sus metas y objetivos.
Es saber manejar o utilizar bien los recursos organizacionales, materiales,
financieros, humanos que sirven para hacer funcionar una empresa, logrando
alcanzar sus objetivos.
Proceso de Planificacin, organizacin, direccin y control de las actividades de los
miembros de la organizacin, uso racional y eficiente de los recursos, trabajo en
grupo, empata laboral para lograr las metas, resultados y efectos establecidos por
la organizacin.
FINALIDAD:
Para
Para
Para
Para
Para
PRINCIPIOS:
1.
Divisin del trabajo: Dividir el trabajo en tareas especializadas y asignar
responsabilidades a personas especficas.
2.
3.
4.
Unidad de Mando: Cada empleado deba asignarse solamente a un
supervisor.
5.
Unidad de Direccin: Los esfuerzos de los empleados deban centrarse
en lograr los objetivos de la organizacin.
6.
Subordinacin del inters individual al general: El inters general debe
predominar.
7.
Remuneracin: Recompensar en forma sistemtica los esfuerzos que
apoyan la direccin de la organizacin.
8.
Centralizacin: Determinar la importancia relativa de las funciones de
los superiores y los subordinados.
9.
La Jerarqua:Esta Constituida por la serie de jefes que va desde la
autoridad superior a los agentes inferiores.
10.
Orden: Ordenar los trabajos y el material para que apoyen la direccin de
la organizacin.
2. Previsin administrativa
La palabra previsin (de prever: ver anticipadamente) implica la idea de cierta
anticipacin de acontecimientos y situaciones futuras que la mente humana es
capaz de realizar y sin la cual sera imposible hacer planes; por ello. La previsin es
bsica para la planeacin.
Para realizar previsin es indispensable:
Hallar su grfico.
c)
La tendencia para (Ene, Feb, Mar, Abr, May) del prximo ao.
b)
Hallar su grfico e interpretar si su crecimiento es positivo o tiene
tendencia negativa.
Proceso administrativo:
4. Planeacin administrativa
PRINCIPIOS DE LA PLANEACIN:
- Principio definicin del objetivo.- El plan debe ser definido de forma clara y
concisa para que la implementacin sea adecuada. La implementacin debe ser
realizada en funcin del objetivo que se desea alcanzar.
- Principio de flexibilidad.- El plan debe ser flexible y elstico con el fin de
adaptarlo a situaciones imprevistas.
- Principio de consistencia.- Todo plan deber estar perfectamente integrado al
resto de los planes para que todos interactuen en conjunto, logrando as una
coordinacin entre los recursos, funciones y actividades, a fin de poder alcanzar con
eficiencia los objetivos.
- Principio de rentabilidad.- Todo plan deber lograr una relacin favorable de los
beneficios que espera con respecto a los costos que exigen.
- Principio de la participacin. - Todo plan deber conseguir la participacin de las
personas. Su elaboracin deber ser en grupo para lograr resultados eficientes,
puesto que varios colaboran en formarlo con puntos de vistas distintos y
complementarios. Adems la participacin constituye una de las mayores
motivaciones que se conocen.
FASES BASICAS DE LA PLANEACIN:
A.
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B.
Bsqueda y establecimiento de los objetivos y metas.- Utilizaremos
como sinnimos los trminos objetivos y metas.
Un objetivo es simplemente un resultado deseado
Para que los objetivos sean alcanzables y valga la pena el esfuerzo, deben reunir los
siguientes requisitos:
- Claros y especficos
- Formularse por escrito
- Ambicioso pero realista
- Coherente entre s
- En lo posible, susceptibles de una medicin cuantitativa
- Realizarse en determinado periodo
Objetivos dbiles
(demasiados
generales)
Objetivos adecuados
Aumentar la
participacin en el
mercado
Mejorar la imagen
pblica de la
compaa
C.
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Las condiciones econmicas se refieren a que la gente necesita tener dinero para
gastarlo y estar dispuesta a hacerlo.
Es obvio que la competencia de una EE. Constituye un factor muy importante. Estar
preparados en afrontar los productos similares, sustitutos y limitado poder
adquisitivo del pblico.
Los factores sociales y culturales se hace cada vez ms compleja, ya que los
patrones (estilos de vida, valores sociales y creencias) estn cambiando mucho ms
rpido.
Los comportamientos de una organizacin son afectados por los procesos polticos
y legales de la sociedad; por Polticas monetarias y fiscales, legislaciones, relaciones
del gobierno con la industria.
La tecnologa ha tenido un gran impacto en los estilos de vida, en sus hbitos de
consumo y en su bienestar econmico.
Los factores internos estn bajo el control de la administracin; e incluyen a las
actividades productivas, financieras y de personal. Por ejemplo, si Kolynos est
estudiando la posibilidad de crear una nueva marca de jabn, deber determinar si
puede utilizar las instalaciones y los conocimientos de produccin actuales. En caso
de que el nuevo producto requiera una nueva planta, maquinaria, equipos y
mobiliarios entrara en juego la capacidad financiera.
Otros factores son la ubicacin de la compaa, su fuerza de investigacin y
desarrollo y la imagen global que proyecta al pblico. Con frecuencia, la ubicacin
de una empresa determina los lmites geogrficos de su mercado, sobre todo si los
costos de transporte son elevados o si maneja productos perecederos.
El factor de investigacin y desarrollo puede determinar que la organizacin ser
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Tctica
Anunciar en revistas
25 a 40 aos de edad.
de televisin que ve este grupo.
Anunciar en programas
a)
Planeamiento Estratgico: Consiste en el anlisis sistemtico del medio
ambiente externo e interno que permita la identificacin de oportunidades y
amenazas, fuerzas y debilidades a fin de establecer un diagnostico de la situacin
que posibilite el establecimiento de objetivos, polticas, estrategias y tcticas
acordes con la misin de la empresa, previamente definida y la asignacin de
recursos y capacidades necesarias para obtener ventajas.
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- Pronostico
- Establecimiento de la Visin
- Estrategias
punto sealado?
- Tctica
emprenderse por quin y cundo?
- Evaluacin y Control
sean indicadores de si la
b)
Planes Tcticos: Actividades que se formulan a mediano plazo para
lograr metas, resultados y efectos precisados en el plan estratgico cuya
responsabilidad asumen los rganos intermedios o departamentos.
Actividades del Planeamiento Tctico:
- Elaboracin de Planes y Programas
- Formulacin de proyectos para actividades nuevas
- Formulacin de presupuestos
- Determinacin de procedimientos. TUPA
- Fijacin de reglas
c)
Planeamiento Operativo: Contienen actividades bien detalladas para
aplicarlas del plan estratgico en las actividades diarias. Se preocupa bsicamente
por el Que y Como hacer; se refiere a la manera especfica de las tareas y
operaciones realizadas en el nivel operacional.
Actividades del Planeamiento Operativo:
- Formulacin de necesidades de recursos
- Diseo de puestos de trabajo
- Asignacin de recursos
- Programacin de las cargas de trabajo
- Establecimientos de metas de produccin
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5. Organizacin administrativa
PRINCIPIOS DE ORGANIZACIN
Existen principios que proporcionan la pauta para establecer una organizacin
racional, estas son:
Divisin del trabajo.- Es el proceso de delegacin de deberes o tareas que se
tiene que realizar en una empresa.
La unidad de Mando.- Para la ejecucin de un acto cualquiera un agente solo
debe recibir ordenes de un Jefe.
Delegacin. - Dar autoridad necesaria para que pueda desempear o cumplir las
funciones, exigiendo responsabilidad a subordinados.
Departamentalizacin.- Agrupamiento de actividades que mejor contribuye al
logro de los objetivos de la institucin y de las unidades individuales.
PROCESO ORGANIZATIVO
La funcin de organizar implica un proceso racional que comprende cuatro etapas
fundamentales:
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La divisin de funciones
Ventajas
La informalidad de la estructura permite una rpida respuesta a las
oportunidades del mercado y a los requerimientos de los consumidores.
Desventajas
Se pueden duplicar funciones y confundir responsabilidades.
Organigrama de Estructura Funcional; Las empresas de tamao mediano que
producen uno o ms productos pueden tener una Estructura funcional, en la que
los empleados tienden a ser especialistas en una funcin o en un rea de la
organizacin, como operaciones, venta, finanzas y recursos humanos.
Ventajas
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Ventajas
Sus reas se relacionan directamente con el producto.
Permite coordinar rpidamente los problemas que surgen en cada divisin.
Desventajas
Bastante costosa ya que se duplican las funciones.
REGLAS PARA GRAFICAR ORGANIGRAMAS: Se representan con rectngulos y lneas
verticales y horizontales
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MODELO DE ORGANIGRAMA
APLICACIN NRO. 01
ORGANIGRMAS
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FUNCIONES ESPECFICAS:
DEPENDE DEL
SUPERVISA A
Departamento de Programacin
Programadores Junior
Programadores Senior
COORDINA CON:
Aplicacin
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6. Integracin
Integrar es obtener y articular al personal que la empresa seala como necesarios
para su adecuado funcionamiento.
Es una funcin permanente porque en forma constante hay que estar ingresando a
la empresa para proveer a su crecimiento normal, ampliaciones, sustitucin de
personal, renuncia, fallecimiento, etc.
Anlisis del Puesto de Trabajo
El anlisis de puesto es definido como el procedimiento mediante el cual se
determinan los deberes y las responsabilidades de las posiciones y los tipos de
personas (en trminos de capacidad y experiencia) que deben ser contratadas para
ocuparlas
Igualmente, se puede definir como el procedimiento de recoleccin, evaluacin y
organizacin de informacin sobre un puesto de trabajo determinado.
Las informaciones que necesitamos para llevar a cabo un anlisis del puesto
efectivo, se dividen en los (4) aspectos siguientes:
1.
2.
Nmero de vacantes
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
Entre otros.
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Otros.
2.
Seleccin.- Tiene por objeto escoger entre los distintos candidatos
aquellos que para cada puesto concreto sean los ms aptos. Los medios y el orden
suelen variar, segn las necesidades y condiciones de cada empresa, los mas usados:
Curriculum Vitae.- Es la hoja de vida en ella se detallara los datos personales,
estudios realizados, experiencias laborales, garantas personales, entre otros datos.
Sirve para realizar la seleccin y para encabezar el expediente del solicitante al
puesto.
La Entrevista.- Instrumento valioso porque completa o aclara los datos del
Curriculum Vitae; sirve para contrastar lo que describe la hoja de vida con lo que
visualizar el entrevistador.
Las Pruebas Psicotcnicas y/o Exmenes de Conocimiento.- Psicotecnicas de
aptitud (Inteligencia, memoria, imaginacin). Practicas de capacidad (Mecanografa,
dibujo, ortografa, etc.).
Certificados y/o Constancias.- Comprobar los antecedentes personales,
acadmicos, laborales, penales y aun sociales.
El examen mdico.- Suele comprender el examen fsico, la historia clnica,
pruebas de laboratorio, etc.
Otros.
3.
Introduccin.- Tiene por fin articular y armonizar el nuevo elemento al
grupo social del que formara parte, en la forma ms rpida y adecuada.
La Introduccingeneral a la Empresa.- Se da la bienvenida, se muestra y explica
las polticas de la empresa en materia de personal, terminndose con un recorrido
por la planta.
En su departamento o seccin.- se har la explicacin detallada de su trabajo,
presentacin a sus compaeros, sitios en que habr de aprovisionarse de material,
rendir informes, cobrar su sueldo.
4.
Desarrollo.- Busca desenvolver las cualidades innatas que cada persona
tiene, para obtener su mxima realizacin.
Capacitacin y Adiestramiento - obreros y empleados (Capacitacin =
Preparacin terica que requerir el puesto; Adiestramiento = proporcionar las
practicas).
Capacitacin de Supervisores.- 1) Actualizacin profesional, 2) Lo que requiere
en cuanto a ser jefe.
CAPACITACIN ADMINISTRATIVA DEL SUPERVISOR:
Es importante porque se le prepara como jefe, para conocer y tener aptitudes de
lder, y logre en conjunto los objetivos de la empresa.
a)
b)
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d)
e)
f)
g)
h)
i)
j)
k)
l)
Conocer ms a fondo las polticas que va aplicar y la organizacin de la
empresa.
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7. Adquisicin de materiales
Intervienen 7 factores principales que son:
1.
2.
Preparar listas de requerimientos.- Tomar en consideracin los
requerimientos segn los planes y presupuestos.
3.
Recepcin de propuestas.- Donde se detalle el producto (marca, modelo,
especificaciones tcnicas), precio, garanta, entre otros.
4.
Evaluar alternativas.- Preparar un cuadro comparativo de las propuestas
para determinar a quien se dar la buena pro, tomado en cuenta (credibilidad de la
propuesta, verificar su constitucin, garanta del producto y la EE, precios, etc.)
5.
Contactar usuarios para confirmar.- Solicitar informacin a la Sunat,
Prompyme, referencia ante terceros.
6.
Negociacin de contrato.- Deber contemplar entre otros los siguientes
puntos: (Denominacin de las dos partes indicando sus datos, motivo del contrato,
Puntos de negociacin, Precios, Penalizaciones, Posibles problemas que se puedan
presentar, entre otros)
7.
Financiamiento para la adquisicin.- Coordinar con el departamento de
Contabilidad y/o Administracin la disponibilidad de dinero para la adquisicin y
contactarse con el proveedor para fijar condiciones de pago.
Derechos de autor y licencia de uso de software
Los derechos de autor, son el sistema de proteccin jurdica concebido para titular
las obras originales de autora determinada expresadas a travs de cualquier medio
tangible o intangible.
Las obras literarias (incluidos los programas informticos) estn protegidos por las
leyes de derechos de autor. El titular de los derechos de autor tiene el derecho
exclusivo para efectuar y autorizar las siguientes acciones:
Realizar copias o reproducciones de las obras.
Preparar obras derivadas basadas en la obra protegida por las leyes de derechos
de autor.
Distribuir entre el pblico copias de la obra protegida por las leyes de derechos
de autor mediante la venta u otra cesin de la propiedad, o bien mediante alquiler,
arrendamiento financiero o prstamo.
CASO PRCTICO
Esthela Irraizos Aviles estudio 3 aos en el Instituto Superior Tecnolgico Publico
Huaycan al culminar obtuvo el Titulo de Profesional Tcnico en Computacin e
Informtica, durante ese tiempo adquiri destreza en el Diseo y Programacin de
aplicaciones y programas, dicha habilidad le permiti trabajar como docente en el
Instituto Superior Tecnolgico CEPEA por un periodo de 5 aos. Decide entonces
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Seale usted los niveles jerrquicos de los puestos e indique para cada
uno de ellos los medios de reclutamiento que se debern usar.
ACTIVIDAD
SOLICITUD DE PUESTO DE TRABAJO
Octubre de 2009
Una Importante ONG requiere incorporar dentro de su staff de profesionales a Un
Administrador que cubra el siguiente perfil:
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8. La direccin administrativa
Una direccin adecuada nos permitir mantener una situacin equilibrada entre las
reas de la empresa, solucin de problemas y al aprovechamiento de los
trabajadores. Esta etapa tambin implica atender las necesidades de capacitacin y
desarrollo del personal, para lo cual se debe conformar un programa de desarrollo
de personal de acuerdo con las perspectivas de desarrollo de la Empresa.
Beneficios de la Direccin
Resaltar mritos de las personas que mejorar los procesos y sus funciones, y
tratar de que el resto de trabajadores las emule.
Delegar funciones para que el personal ejerza decisiones.
Establecer los crculos de calidad por reas funcionales y entre reas.
Elementos de la Direccin:
a)
Toma de Decisiones.
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Motivacin
Comunicacin
Vocacin de servicio, esto quiere decir que el lder est al servicio del equipo y
no el equipo a su servicio.
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Mantener la calma
Representatividad
Vocacin de servicio
Carismtico
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Reaccin desproporcionada
Fe en el trabajo en equipo
Hbito de excusa
Voluntad de arriesgarse
Dedicacin a la excelencia
Preparacin continua
Falta de metas
Virtud de comprensin
La intolerancia
Visin futurista
Barreras mentales
La dependencia
Los lderes alcanzan su poder por diferentes medios; algunos lo obtienen porque
son visionarios, otros por su creatividad y otros por su integridad. Pero todos tienen
un elemento en comn que le otorga la denominacin de lderes: "Pasin por lo que
hacen.
El liderazgo no es un cmulo de reglas de cmo tratar al hombre, sino una habilidad
natural o aprendida, que debe partir desde el fondo de su corazn.
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32
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Como se observa la habilidad humana siempre ser de gran importancia para los
administradores de los niveles alto, medio o bajo de supervisin. El comn
denominador de todos los niveles administrativos son las personas.
Valores Compartidos.
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2.
Ha demostrado aptitudes latentes que indican que es capaz de
convertirse en un buen lder.
3.
Tiene ms conocimientos sobre la materia que los dems a los que se
propone dirigir.
4.
5.
6.
Por consiguiente, para ser un lder eficaz deber desarrollar las cualidades de un
lder eficaz. Para desarrollar ms sus habilidades y aptitudes potenciales para el
liderazgo, el primer paso es determinar en qu condiciones se encuentra
actualmente.
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EL LIDERAZGO AUTOCRTICO
Nos refiere a un conjunto de actitudes de imposicin, nos recuerda la jerarqua
militar bajo la cual ninguna orden se discute, slo se ejecuta. Los lderes
autocrticos por lo general imponen sus ideas, su visin del mundo, su percepcin
de la realidad sin tratar que los otros la entiendan o la compartan, lo importante es
que se hagan realidad. A este lder le interesa el resultado, no el fin, y es quin
mejor toma decisiones bajo presin y asume responsabilidades ante las dudas de
los dems. Es un lder que consigue cosas. Muchos lo aman muchos lo odian,
parece tener la cualidad de ocasionar sentimientos exagerados en las personas, en
todo caso nunca pasar desapercibido en su actuacin.
El liderazgo autocrtico es aquel en que el lder busca la obediencia de sus
seguidores. El toma todas las decisiones. No quiere decir que el lder se convierta en
dictador. l determina las normas y la poltica a seguir y asume responsabilidad
plena por todos sus actos. Este estilo de liderazgo es el ms deseado en situaciones
en las que el tiempo es el factor de mayor importancia. El proceso de la toma de
decisiones requiere mucho menos tiempo y por consiguiente este estilo es
adecuado para toda situacin en que se necesite rapidez. Es altamente eficaz
cuando se trata de dirigir a personas dependientes o a las que prefieren no tener
participacin alguna y eludir toda responsabilidad en la toma de decisiones. En otras
palabras, personas que necesitan o que desean ser dirigidas.
El Lder autocrtico:
Se comunica para impartir rdenes pero no escucha las opiniones del grupo.
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Deja que los miembros del grupo hagan lo que les parezca mejor.
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EL LIDER SITUACIONAL
Puede ser reconocido como aqul que convoca las opiniones, sugerencias,
experiencias y conocimientos de todos los miembros de la organizacin.
Compromete una relacin ms horizontal entre autoridades y los que no lo son y
fomenta una cultura de participacin. Por ejemplo el liderazgo sobre los crculos de
calidad o sobre cualquier equipo que persiga un objetivo comn. El lder situacional,
obviamente es todo un estilo de liderazgo muy efectivo. Nos identificamos con l,
en la medida en que primero estemos identificados con el concepto de liderazgo y
las clasificaciones que de l se hacen.
Ejemplo: Juan Lopez es un vendedor. Diariamente se enfrenta a una variedad de
oportunidades para el liderazgo. Juan utiliza una variedad de tcnicas para lograr
sus objetivos con cada persona individual. Por ejemplo, ordena (estilo autocrtico) a
su secretaria que enve a la oficina principal un determinado informe financiero
dentro de la fecha lmite fijada para ello. Consulta (estilo democrtico) con sus
clientes sobre el mejor mtodo para llenar sus necesidades con el producto que l
vende. Sugiere (estilo rienda suelta) a sus asistentes que preparen un programa para
cumplir con las fechas lmites en los envos por correspondencia, dejando el
desarrollo y preparacin de este programa a la seleccin y buen juicio de sus
asistentes.
Ha utilizado toda la gama de posibilidades para lograr sus objetivos. En ningn
momento excluy Juan alguna tcnica como equivocada o mala; simplemente
escogi la mejor tcnica para la situacin existente en cada momento. Esta es una
caracterstica importante en un buen lder. Qu influenci la decisin de Juan en
cada caso?
Los cuatro factores principales determinan el xito en un estilo de Liderazgo son:
1.
El seguidor individual,
2.
El grupo,
3.
La situacin y
4.
Estos cuatro aspectos debern ser considerados por todo lder al hacer su seleccin
del estilo de liderazgo a emplear.
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40
b)
Esta comprobacin consiste en la calidad del producto o servicio y en la
cantidad producida en cierto tiempo.
c)
Oportunamente, se evala el desempeo del personal y se detectan los
errores, para luego corregirlos.
Se confirma el conocimiento que tienen los empleados acerca de los objetivos de la
empresa.
CICLO DEL CONTROL
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Caractersticas:
Claridad: Debe ser fcil de entender, ser clara y no confusa.
Apego jurdico: Sujeta con la legislacin y subordinada al principio de
legalidad.
Eficiencia: No debe resultar ms costosa que los beneficios que supone
alcanzar.
Equilibrio: No debe ser omisa ni excesiva, en cuanto a los
requerimientos.
Aplicabilidad: Aplicable, de fcil cumplimiento por el subordinado y fcil
verificacin por el que administra.
Funcionalidad: Debe ser operativa y coordinada a fin de lograr su
cometido.
Uniformidad: Debe ser uniforme, no debe pedir doblemente
informacin o trmites que ya se tienen.
Transparencia: Debe estar expresa y claramente establecida, permita al
usuario el justo trato.
Sustento cientfico: todos los parmetros y caractersticas deben contar con los
estudios tcnicos y
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