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MANUAL DE EXCEL BASICO

CLASES DE EXCEL BASICO PARA ESTUDIANTES

DANIEL CNDOR YACHACHN

UNIVERSIDAD NACIONAL MAYOR DE SAN MARCOS


PAQUETES CONTABLES
DR. VICTOR VARGAS CALDERON

DANIEL CNDOR YACHACHN ESCUELA DE POSGRADO DE LA UNIVERSIDAD


NACIONAL MAYOR DE SAN MARCOS
PERU, 02 DE MAYO DE 2015

danielangel20005@hotmail.com
PERU 2015

INTRODUCION AL A EXEL BASICO


Telfono: 951866245 - 4241836
PROFESOR: DANIEL CONDOR YACAHCIN

CONTADOR PBLICO colegiado por la universidad peruanas de ciencias


informticas (UPCI)

MAGISTER por la universidad nacional mayor de san marcos EN


TRIBUTACION

DIPLOMADO EN PEDAGOGIA POR LA UNIVERSIADDA DE TRUJULLO

CURSOS QUE VENGO DICTANDO


1. Tributacin I,II Y APLICADA CON MEDIOS ELECTRONICOS
2. CONTABILIDAD bsica, aplicada y de costo
3. Legislacin laboral, LABORAL Y COMERCIAL
4. PAQUETES CONTABLES concar, siscont1617,PDT SUNAT Y Excel bsico
avanzado
5. CONTABILIDAD DE COSTOS
6. CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA
7. CONATBILIDAD COMPUTARIZADA

EXCEL BASICO
CONTENIDO
I.
II.
III.
IV.
V.
VI.
VII.
VIII.
IX.
X.
XI.
XII.
XIII.
XIV.
XV.
XVI.
XVII.
XVIII.
XIX.
XX.
XXI.
XXII.
XXIII.
XXIV.
XXV.
XXVI.

introduccin
Men de Inicio de Excel
Conceptos bsicos de Excel
La cinta de opciones en Excel.
El cuadro de nombres en Excel
La barra de herramientas de acceso rpido en Excel.
La barra de frmulas en Excel.
La barra de estado en Excel 2013.
Cmo Ingresar datos en Excel 2013.
Relleno, auto-relleno y relleno rpido.
Listas personalizadas en Excel.
Formulas y Funciones en Excel.
Las funciones en Excel.
La funcin PROMEDIO, CONTAR y CONTARA.
Referencias Relativas y Absolutas en Excel.
Los Formatos en Excel.
Los formatos numricos en Excel.
Porcentajes y decimales en Excel.
Copiar formatos en Excel.
Modificar tamao de celdas en Excel.
Ocultar y bloquear celdas en Excel.
Ordenar datos en Excel.
Insertar y eliminar celdas en Excel.
Cmo graficar en excel 2010. Parte I.
Cmo graficar en Excel 2010. Parte II.
Cmo Imprimir en Excel 2013.

El curso de Excel es muy importante tanto para las personas profesionales como
para aquella que no la son ya que es una herramienta muy til para que permite
gestionar datos de diferentes actividades y profesiones, Recomiendo a quienes que,

aunque saben un poco de Excel, no han seguido un aprendizaje sistemtico. De seguro


aprendern algo nuevo.1
Qu aprenders?

En este curso de Excel aprenders cada aspecto de este programa. Implementaras


frmulas. Graficars datos de manera sencilla y rpida. Conocers la forma correcta de
imprimir para dejar toda la informacin bien distribuida entre tus pginas.
Aprenders las combinaciones de teclas ms comunes. Esas que facilitan las
acciones repetitivas. No descuidaremos los detalles visuales. Tus planillas se vern
atractivas y fciles de leer.
Evaluacin Inicial
Antes de entrar en materia, te invito a realizar el test de evaluacin inicial de tus
conocimientos.
Si crees que no sabes nada, hazlo de igual forma. Te va a servir para que puedas
comparar tus logros al final de este curso.
1. Pregunta:
Para ingresar dentro de una misma celda 2 lneas de texto, tal y como aparece la
frase ventas totales en la figura, se debe:

1 www.celdactiva.com Gregory Crawford

Escribir la palabra ventas en la barra de frmulas, pulsar la tecla ENTER y

luego escribir totales

Escribir la palabra ventas en la barra de frmulas, pulsar la tecla

TABULACIN y luego escribir totales

Escribir la palabra ventas en la barra de frmulas, pulsar las teclas ALT y

ENTER y luego escribir totales

Escribir la palabra ventas en la barra de frmulas, pulsar la tecla

CONTROL + ALT y luego escribir totales

NO S O NO ESTOY SEGURO DE LA RESPUESTA CORRECTA

2. Pregunta:
Si ingreso la siguiente frmula en una celda, el resultado ser:

12

13

8/7

NO S O NO ESTOY SEGURO DE LA RESPUESTA CORRECTA

3. Pregunta:
Cul de las siguientes notaciones de Excel, representa a la totalidad de los datos de
la fila nmero 2?

2$

2F2

2:2

2*

NO S O NO ESTOY SEGURO DE LA RESPUESTA CORRECTA

4. Pregunta:
A usted se le pide contar la cantidad de celdas que contienen nmeros o texto
entre las celdas A1 y A7.

En el espacio asignado de abajo, escriba la frmula tal y como usted la


ingresara en Excel.

5.Pregunta:
El botn al que apunta la flecha roja sirve para:

Entrar al modo de vista previa de salto de pgina y as poder ajustar los

datos para imprimirlos

Entrar al modo diseo de pgina, permitiendo modificar las entradas pero

viendo cmo aparecern impresas

Ingresar al cuadro de dilogo del zoom para ajustar el tamao visible de la

pgina

Activar o desactivar la cuadrcula, hacindola visible

NO S O NO ESTOY SEGURO DE LA RESPUESTA CORRECTA

6. Pregunta:
El botn que est enmarcado en rojo sirve para:

Agregar de una sola vez tres ceros cuando se trabaja con nmeros grandes.

Dividir un nmero por mil para transformarlo en decimal

Agregar un punto cada tres dgitos de un nmero

Redondear un nmero dejando 3 decimales

NO S O NO ESTOY SEGURO DE LA RESPUESTA CORRECTA

7. Pregunta:
El cuadro de nombres de esta pantalla de Excel est representado por la letra

NO S O NO ESTOY SEGURO DE LA RESPUESTA CORRECTA

8. Pregunta:
Para seleccionar datos de manera discontinua con el mouse, se debe usar la tecla

Control

Mayscula

Tabulacin

Alt

Mayuscula +Alt

NO S O NO ESTOY SEGURO DE LA RESPUESTA CORRECTA

9. Pregunta:
La mejor manera de ordenar de mayor a menor los nmeros de la columna C es:

Seleccionar los datos desde la celda C1 hasta la C10 y pulsar el botn a

Seleccionar los datos desde la celda C1 hasta la C10 y pulsar el botn b

Seleccionar los datos desde la celda C1 hasta la C10 y pulsar el botn c

No es necesario seleccionar los datos. Slo basta pulsar el botn b

NO S O NO ESTOY SEGURO DE LA RESPUESTA CORRECTA

10. Pregunta:
Las dos imgenes corresponden a una seleccin.
Cul de ellas es una seleccin completa (que incluye todas las celdas de la
columna) y cual es una seleccin parcial de la columna I?

La primera es una seleccin parcial y la segunda es una seleccin completa

de la columna

La primera es una seleccin completa de la columna y la segunda es una

seleccin parcial

Ambas son selecciones parciales

Ambas son selecciones completas

NO S O NO ESTOY SEGURO DE LA RESPUESTA CORRECTA

11. Pregunta:
En relacin a la frmula de la celda D2, podemos afirmar que:

Las referencias de filas y de columnas son relativas

Las referencias de filas y de columnas son absolutas

Las referencias de las filas son absolutas pero de las columnas son relativas

Las referencias de las filas son relativas pero de las columnas son absolutas

NO S O NO ESTOY SEGURO DE LA RESPUESTA CORRECTA

12. Pregunta:
De la columna A hasta la D hay cuatro nmeros. Los nmeros son iguales pero se
aplic un formato distinto a cada uno

Qu columna tiene aplicado el formato Contabilidad de Excel?

La columna A

La columna B

La columna C

La columna D

NO S O NO ESTOY SEGURO DE LA RESPUESTA CORRECTA

13. Pregunta:
La mejor forma para obtener ayuda acerca de una funcin que est ingresando es:

Pulsar la tecla F1

Pulsar el cono que est bajo la letra a en la pantalla.

Pulsar la tecla F4

Presionar el cono que est sobre la letra b en la pantalla

Pulsar la tecla F10

NO S O NO ESTOY SEGURO DE LA RESPUESTA CORRECTA

14. Pregunta:
El mtodo abreviado de teclado para pegar es:

Control +X

Control +P

Control +C

Alt+P

Control+V

NO S O NO ESTOY SEGURO DE LA RESPUESTA CORRECTA

15. Pregunta:
Cul de las siguientes notaciones hace correcta referencia a la celda A1 de una hoja
llamada Presupuesto?

Presupuesto!A1

PresupuestoA1

Hoja:PresupuestoA1

A1Presupuesto

Presupuesto:A1

NO S O NO ESTOY SEGURO DE LA RESPUESTA CORRECTA

16. Pregunta:
La principal utilidad de inmovilizar paneles es:

Poder desplazarse por la planilla manteniendo visibles los encabezados de

las columnas o filas

Fijar o inmovilizar una celda de forma que no pueda ser alterada

Fijar o inmovilizar las frmulas de forma que no puedan ser alteradas

Fijar o inmovilizar rangos de datos especficos para que no puedan ser

alterados

NO S O NO ESTOY SEGURO DE LA RESPUESTA CORRECTA

17. Pregunta:
En el siguiente ejercicio, se desea obtener, para cada producto, el porcentaje de las
ventas respecto a las ventas totales.

Para poder rellenar hacia abajo la frmula asociada al producto 1, debera ingresarse
como:

=C2/$C6

=C2/C6

=$C$2/$C$6

=C2/C$6

=$C$2/C6

18. Pregunta:
Escriba en el espacio de abajo el nombre de la funcin que permite promediar un
conjunto de datos

El Men de Inicio de Excel. Clase 1


Quiero que te familiarices con la primera ventana que vers cada vez que abras
Excel 2013. Es el Men de Inicio de Excel. Te voy a ayudar a sacarle el mayor
provecho posible. Este men no exista en las versiones anteriores de Excel.
Bsicamente te presenta los posibles archivos que puedes abrir.

El primero (1) y el que ms vas a utilizar corresponde a un libro en blanco.


El segundo archivo (2) es un recorrido acerca de lo nuevo que ofrece Excel
2013.
Te
lo
recomiendo.
Los dems (3) son plantillas diseadas para un uso especfico.

Plantillas pre-diseadas

Veamos una para que tengas una idea. Voy a elegir lista de pelculas. Si pulso
una vez tengo acceso a una breve descripcin. Al elegir Crear puedo editar la
plantilla. Esta plantilla en particular te permite clasificar y ordenar listados de
pelculas. Hay variadas opciones de plantillas.

Puedes buscar una basada en alguna palabra clave (4) o seleccionar algn tema
(5)
Es posible que encuentres algo que te sirva, pero lo ms probable es que lo
nico que se acomode a tus necesidades sea un diseo propio.

Cmo abrir archivos

A la izquierda del men de Inicio tienes la seccin ms til de todas. Son los
archivos utilizados recientemente. Esto representa un ahorro de tiempo respecto
a las versiones anteriores de Excel en donde tenas que realizar varias acciones
antes de llegar a un men similar. A medida que pase el tiempo tu lista crecer y
el orden de los archivos cambiar. Si trabajas constantemente con un archivo, te
recomiendo que lo ancles pulsando este cono (6). De esta manera siempre
estar en la primera posicin.Para abrir un archivo que no est en esta lista,
pulsa abrir otros libros (7).

Si lo que deseas es abrir algn archivo de tu equipo escoge equipo (8). A la


izquierda tienes un listado de carpetas usadas recientemente (9) Puedes anclar
la que ms uses. De esta forma estar visible en la primera posicin. Si el

archivo que quieres abrir no se encuentra en ninguna de estas carpetas, navega

por tu equipo, pulsando el cono Examinar (10)

En los prximos tutorial exploraremos en detalle la ventana de un nuevo libro.

LA CELDA

Partamos con un concepto fundamental. La celda. Cada uno de estos rectngulos de


aqu, se llama celda. Aunque parecen pequeas, pueden contener mucha informacin.
Incluso
prrafos
enteros.
Las celdas estn organizadas en columnas y filas. Las columnas son las que tienen
letras en los encabezados y las filas son las que tienen nmeros.
Cada celda tiene un nombre predefinido. El nombre viene dado por la letra de la
columna donde est, seguido del nmero de la fila. Es un sistema de coordenadas.

Por ejemplo, el nombre


de esta celda es C2, puesto que est en la columna C y en la fila 2.
Podrs advertir que los encabezados cambian de color respecto de los dems. Esto
nos
facilita
saber
dnde
estamos
ubicados.
Los nombres de las celdas son fundamentales. Cuando realicemos operaciones nos
referiremos por su nombre.
La celda Activa

Unido al concepto de celda, tenemos el concepto de celda activa. En la imagen


podemos ver muchas celdas pero slo una celda activa. La podemos reconocer por el
borde
verde.
La celda activa nos indica cul de todas es la que est lista para que ingresemos un
dato o una frmula.

Ojo, cuando seleccionamos varias celdas, slo una es la celda activa. Y es la que est
de
color
blanco.
El conjunto de lneas que permite distinguir una celda de otra se llama cuadrcula. Ms
adelante en el curso vers cmo ocultar estas lneas.
La hoja

Todas estas celdas que vez aqu estn


organizadas en la que se llama una hoja. El nombre de esta hoja es Hoja 1. Cada hoja
tiene ms de un milln de filas y ms de diecisis mil columnas. O sea que cada hoja
tiene ms de diecisis mil millones de celdas. Una cifra desorbitante. Puedes modificar
el nombre de la hoja haciendo doble clic en esta pestaa y luego escribiendo el nuevo
nombre.
El libro
As como al conjunto de celdas se le llama hoja. Al conjunto de hojas se le llama libro.
El libro es el archivo donde estarn contenidas todas las hojas. A veces utilizamos la
palabra
archivo
como
sinnimo
de
libro.

Pode
mos ver el nombre de este libro (o tambin llamado archivo) en la parte superior de la
ventana. Se llama Libro 1. Es el nombre que Excel usa por defecto cuando no
hemos guardado nuestro archivo. Cuando lo hagamos podremos modificar su nombre.
Dentro de un libro podemos tener una o ms hojas. Para agregar otra hoja a nuestro
libro pulsamos este signo ms. Ahora mi libro se compone de dos hojas. Para moverme
de una hoja a otra basta pulsar el nombre. Para eliminarla pulsamos sobre ella el botn
derecho
del
mouse
y
elegimos
Eliminar.
Cuando guarde este libro, se guardarn tambin las hojas dentro de l y podr
modificar
su
nombre.
Para hacerlo voy a la pestaa Archivo, elijo Guardar como y escojo una ubicacin.
Aqu puedo cambiar el nombre. Voy a escribir Mi primer libro. En la parte superior

podrs
ver
que
ha
cambiado
el
nombre.
Quieres saber cunto aprendiste? Realiza una corta evaluacin de esta clase
pulsando el botn que aparece abajo.

1. Pregunta:
Para cambiar el nombre de la hoja 1 que aparece en la imagen, se tiene que:

Pulsar la pestaa "Hoja1" una vez con el botn derecho del mouse y

escribir el nuevo nombre


o

Hay

que

ir

la

pestaa

Archivo

>>>Opciones>>>Pestaa>>>>Cambiar nombre
o

Pulsar el botn "+" que est al lado derecho de la pestaa "Hoja1" y

escribir el nuevo nombre


o

Hacer doble clic en la pestaa "Hoja1" y escribir el nuevo nombre

2. Pregunta:
Qu nmero est ms cerca de la cantidad de celdas que contiene una hoja?

16.000.000.000

1.048.576

20.000

200.000

7.000.000

3. Pregunta:
La cuadrcula es:
o

El conjunto de celdas

El conjunto de lneas divisorias de las celdas

Los ttulos de las filas

Los ttulos de las columnas

4. Pregunta:
El nombre de una celda comienza con:

El nmero de la fila en que est, seguido de la letra de la columna.

El nmero de la columna en que est, seguido de la letra de la fila

El nmero de la columna en que est, seguido del nmero de la fila

La letra de la columna en que est, seguido del nmero de la fila

5. Pregunta:
En
esta

imagen

podemos

ver

un

prrafo

Est distribuido a lo largo de varias celdas verticales

Est distribuido a lo largo de varias celdas horizontales

Est dentro de una sola celda

que:

Est dentro de un objeto que no corresponde a una celda

6. Pregunta:
Para cambiar el nombre a un libro se debe:
o

Guardar el libro. Slo ah se podr cambiar el nombre.

Pulsar el nombre que aparece en la parte superior de la ventana, y

luego modificarlo.
o

Hacer nada. Puesto que los nombres de los libros no pueden ser

modificados.
o

Hacer nada. Puesto que los libros automticamente toman el nombre

de la hoja en que se encuentran.


7. Pregunta:
De estas celdas, la Celda Activa es:

La primera celda de la columna C

No hay celdas activas puesto que corresponde a una seleccin

La tercera celda de la columna C

Como es una seleccin las celdas activas corresponden a las 5

celdas seleccionadas
8. Pregunta:
Para cambiar el nombre de la hoja 1 que aparece en la imagen, se tiene que:

Pulsar la pestaa "Hoja1" una vez con el botn derecho del mouse y

escribir el nuevo nombre


o

Hay

que

ir

la

pestaa

Archivo

>>>Opciones>>>Pestaa>>>>Cambiar nombre
o

Pulsar el botn "+" que est al lado derecho de la pestaa "Hoja1" y

escribir el nuevo nombre

Hacer doble clic en la pestaa "Hoja1" y escribir el nuevo nombre

La cinta de opciones

Comencemos por la cinta de opciones.


La cinta de opciones ordena visualmente los comandos que puedes realizar en tu
planilla. Cada comando est representado por un cono visualmente explicativo.

Las pestaas
La cinta est constituida de varias pestaas. Tambin las llamamos fichas. Nos sirven
para seleccionar diferentes mens.
Los grupos
Dentro de la cinta, Excel junta elementos comunes en lo que llama Grupos.

En la imagen tenemos el grupo Fuente. A veces los grupos no muestran toda la


informacin disponible. Es para no sobrecargar la cinta de opciones.Por eso, en
algunos de ellos vas a ver una pequea flecha en la esquina inferior. La he rodeado de
un crculo rojo para que la notes.
Si dejas el puntero sobre ella, aparece una pre-visualizacin de un cuadro de dilogo.
Si haces clic, se abre y tendrs acceso a otros comandos que no estn en la cinta de
opciones.
Distintas formas de llegar al mismo comando
Puedes llegar al mismo comando por varios mtodos. Por ejemplo, para llegar al
cuadro de dilogo de los mrgenes puedes ir a la ficha diseo de pgina >> Mrgenes
>> mrgenes personalizados. Pero podras haber llegado a travs de otra ruta. Por
ejemplo, pulsamos la ficha Diseo de pgina >> Imprimir Ttulos y luego selecciono la
pestaa mrgenes dentro de ese cuadro de dilogo.
Cmo esconder la cinta de opciones
Si trabajas con un computador porttil y tu pantalla es pequea, te puede ser til
esconder la cinta de opciones. Excel 2013 tiene un par de formas de hacerlo.

En la esquina superior derecha se encuentra


hay un pequeo cono que aparece en la imagen al lado izquierdo del puntero. Al
pulsarlo te encuentras con tres opciones. La primera oculta la cinta y las pestaas. Te
otorga la mayor cantidad de espacio libre.

Para acceder a los comandos, coloca el puntero en el


borde superior. Cuando aparezca una lnea verde, plsala. La cinta se esconde
automticamente una vez que pulses en otra parte de la ventana.
La segunda opcin , la que dice Mostrar pestaas te da un poco menos espacio de
trabajo pero deja visible las fichas. Puedes volver a fijar la cinta haciendo doble clic en
cualquier pestaa.

Tambin puedes esconderla a travs de esta


flecha. Y para volver a fijarla haz doble clic o selecciona el tercer modo de la lista, el
que dice Mostrar pestaas y comandos. Este restaura la cinta mostrando todos sus
elementos.

La pestaa Archivo
En la cinta de opciones vers una pestaa de color verde. Es la pestaa archivo y te
permite acceder a opciones tales como guardar, abrir un nuevo libro, imprimir y a
modificar algunas opciones de Excel.
Para regresar a lo que estabas haciendo, la tecla escape en tu teclado. Volvers a la
misma ventana y ficha de la cinta de opciones en la que estabas trabajando.
1. Pregunta:
La cinta de opciones contiene comandos de Excel
o

Verdadero

Falso

2. Pregunta:
En Excel nos referimos a un grupo:
o

A un conjunto de funciones matemticas dentro de la barra de

herramientas
o

A un conjunto de comandos relacionados entre s dentro de la cinta

de opciones
o

A un conjunto de comandos dentro de la pestaa "Grupos"

A un conjunto de pestaas con un tema o motivo funcional comn

3. Pregunta:
Para salir de la ficha Archivo y volver a la ventana principal, se puede hacer por
cuales de los siguientes mtodos? (seleccione la o las opciones vlidas)
o

Con la tecla "ALT"

Pulsando el cono en forma de flecha dentro de la pestaa "Archivo"

Pulsando la tecla "suprimir"

Con la tecla F12

Con la tecla "Escape"

4. Pregunta:
Los comandos para guardar, imprimir, abrir un nuevo libro y otras opciones de
Excel se encuentra en:
o

La pestaa "Opciones"

La ficha "Archivo"

El cuadro de nombres

La barra de estado

5. Pregunta:
Las pestaas son los elementos que me permiten moverme por diferentes
mens. Tambin se les llama fichas.
o

Verdadero

Falso

6. Pregunta:
La cinta de opciones est construida de forma tal que cada comando se puede
llegar de forma nica a travs de un cono.
o

Verdadero

Falso

7. Pregunta:
Cuando quiero restablecer definitivamente las pestaas y la cinta de opciones
despus de haberlas ocultados, debo dirigirme al borde superior de la ventana y
pulsar una barra horizontal de color verde.
o
Verdadero

Falso

8. El cuadro de nombres en Excel. Clase 4


9. Su ubicacin

En esta clase veremos una de las partes de la ventana de Excel que a simple
vista pareciera tener poca importancia. Su utilidad incluso pasa desapercibida
para aquellos ya habituados con Excel. Me refiero al cuadro de nombres. En
esencia, este cuadro me indica el nombre de la celda activa. En este caso la
celda activa es la A1.
Cmo asignar un nombre a una celda
Pero su utilidad va ms all de eso. Tambin me permite asignar un nombre
distinto
al
sistema
de
coordenadas.

Por ejemplo, esta celda contiene el cdigo de un producto.

Su coordenada es A2. Pero voy a asignarle un nuevo nombre. Uno que refleje
mejor lo que representa el dato. Voy a colocarle Producto1. Los nombres no
pueden contener espacios ni smbolos. El guion bajo es una excepcin.
Tampoco pueden comenzar por un nmero. Si expando el cuadro de nombres,
aparecer producto1. Y si lo elijo, me llevar a la celda que acabo de nombrar.
Ten en cuenta que aunque hayas nombrado tu celda, el antiguo nombre, el de
las coordenadas, seguir siendo vlido. Y podrs utilizar cualquiera de los dos
para tus frmulas.

Rango de celdas
Tambin puedes nombrar un rango. Un rango es un conjunto de celdas como las
que vez aqu. Las voy a llamar Productos. Ahora est visible en el cuadro de
nombres.
Y
lo
puedo
seleccionar
desde
aqu.
Una cosa importante: en el cuadro de nombres no se puede editar ni eliminar lo
que ya tipiaste.
El administrador de nombres

Para editar o eliminar un


nombre debes ir a la pestaa Frmulas de la cinta de opciones. Elijes el cono
administrador
de
nombres.
Aqu puedo ver todos los nombres, junto con las celdas que hacen referencia.
Puedo editarlos y eliminarlos.

Desplazarse a una celda


Otra de las caractersticas del cuadro de nombres es que sirve para moverse a
una celda determinada. Por ejemplo, si quisiera moverme hacia la celda C8 y
seleccionarla, bastara con escribir las coordenadas en l.
Dimensin de un rango

Por ltimo, el cuadro de nombres me indica la cantidad de filas y columnas de una


seleccin. Para verlo no debo soltar el botn izquierdo del mouse. La letra F
corresponde a la fila y la C a la columna. Aqu estoy seleccionando 7 filas y 4
columnas.
Si
este
video
te
sirvi,
entonces
haz
clic
en
me
gusta.
Para realizar un test de los conocimientos aprendidos en esta clase, pincha el botn
azul.
En el prximo video veremos la barra de herramienta de acceso rpido y cmo
configurarla.
1. Pregunta:
El cuadro de nombres sirve para: (escoja todas las alternativas vlidas)
o

Cambiar el nombre a un libro

Cambiar la tipografa de una celda

Colocarle un nombre a una celda

Saber cuantas filas y columnas tiene una seleccin

Para seleccionar una celda determinada

Saber el nombre de la celda activa

2. Pregunta:
Se le llama rango en Excel a un conjunto de celdas
o
Verdadero

Falso

3. Pregunta:
Al ingresar un nuevo nombre al cuadro de nombres, el nombre anterior (el de
coordenadas) deja de ser vlido.
o

Verdadero

Falso

4. Pregunta:
En esta imagen el cuadro de nombre est representado por el nmero:

5. Pregunta:
Para eliminar un nombre hay que ir al cuadro de nombres, seleccionar uno y
luego pulsar la tecla suprimir.
o

Verdadero

Falso

La barra de herramientas de acceso rpido.


Los comandos por defecto

La barra de herramientas de acceso rpido, la


que ves aqu, te permite hacer ms fcil y rpida la ejecucin de comandos
rutinarios. Por defecto vienen tres comandos. El primero, de izquierda a derecha
es Guardar y sirve para guardar tu documento. Si an no has guardado tu libro
con algn nombre especfico, entonces este comando equivale al comando
guardar como de la pestaa Archivo, que vimos en un video anterior.El
comando deshacer, deshace tu ltima accin. Por ejemplo, si rellenas una celda
cualquiera de color amarillo y te arrepientes, basta pulsar esta tecla. Del mismo
modo funciona el comando rehacer. En ese caso volvera a pintarla de amarillo.
Puedes rehacer y deshacer varios pasos hacia atrs.
Cmo configurarla la barra
La gran fortaleza de esta barra es que puede ser configurada.
Puedes incorporar los comandos que t quieras para que queden fcilmente
disponibles. As no tendrs que ir a buscarlos en las pestaas de la cinta de
opciones. Adems, hay comandos que no estn disponibles en la cinta de
opciones. Y esta es una forma de incorporarlos a tu ventana principal.
Hay varias formas de hacerlo.
Primera manera

La primera es pulsar la flecha


que est en el extremo izquierdo de la barra y que aparece apuntando hacia abajo y
elegir entre esas opciones Por ejemplo, puedes incorporar impresin rpida.

En la imagen puedes ver en la barra el cono de una


impresora.
Segunda manera

La otra opcin es pulsar la misma flecha


pero elegir la opcin ms comandos, para buscar el que queremos. Se abrir
otra
ventana.
Para ver la totalidad de los posibles comandos, Debes seleccionar en esta

nueva ventana todos los comandos.


Te voy a mostrar agregando el comando repetir.

Lo busco primero en esta lista y lo agrego


pulsando
el
botn Agregar
Lo que hace este comando en particular es repetir cuantas veces quieras una
accin realizada. Por ejemplo, si tu ltima accin fue rellenar una celda de amarillo
entonces si te posicionas en otra celda y pulsas el cono, Puedo volver a hacerlo en
esta otra celda. Basta pulsar ese cono.
Tercera manera
La tercera manera de incorporar un comando a la barra es haciendo clic en el botn
derecho del mouse sobre un cono de la cinta de opciones.

En
la
imagen
eleg
el comando Formato Condicional. Pulso el botn derecho del mouse y escojo
agregar a la barra de herramientas de acceso rpido.
Si usas algn comando de forma seguida y quieres ahorrarte el tiempo de buscarlo
en la cinta de opciones, esta es una buena manera para incorporarlo. Si no te
acomoda esta posicin de la barra puedes dejarla debajo de la cinta de
opciones eligiendo la opcin Mostrar debajo del la cinta de opciones en el mismo
men donde nos referimos a la primera forma de incluir un comando.
En el prximo video veremos la barra de frmulas.
1. Pregunta:
Para agregar un comando a la barra de herramientas de acceso rpido hay que
hacer doble clic en ella.
o

Verdadero

Falso

2. Pregunta:
Por defecto, la barra de herramientas est compuesto por: (seleccione todas las
opciones correctas)
o

El comando Imprimir

El comando Eliminar

El comando Grabar

El comando Ayuda

El comando Repetir

El comando Rehacer

El comando Deshacer

3. Pregunta:
El comando repetir no est en la cinta de opciones pero se puede agregar a la
barra de herramientas de acceso rpido.
o

Verdadero

Falso

4. Pregunta:
La barra de herramientas de acceso rpido puede ser reubicada en cualquier
lugar de la ventana que deseemos.
o

Verdadero

Falso

5. Pregunta:
La barra de herramientas de acceso rpido se puede configurar slo con los
comandos de la cinta de opciones

Verdadero

Falso

La barra de Frmulas en Excel


En esta clase veremos otro elemento de la ventana de Excel. Se trata de la barra de
frmulas en Excel.

10. Para qu sirve?

Como su nombre lo sugiere, sirve para ingresar frmulas. Sin embargo, tiene un
par de sutilezas que pueden ayudarte a sacarle el mayor provecho posible.
Primero que todo en la barra de frmula puedes ingresar datos, tal como lo
haras directamente en una celda. Seleccionas una celda cualquiera, luego vas
a la barra y escribes un dato, frmula o funcin.
para ingresar un dato, frmula o funcin

En este punto puedo pulsar Enter o esta marca de verificacin.


La diferencia entre ambos es que al pulsar la tecla Enter, nuestra celda activa se
desplaza hacia abajo. En cambio si utilizas la marca de verificacin, el dato se
ingresa pero la celda activa permanece donde estaba.
Sobre-escribir y Cancelar
Si yo quisiera cambiar lo que recin escrib, slo tengo que sobre-escribir el
dato. En caso de que te arrepientas, una vez que comenzaste a sobre-escribir,
puedes puedes pulsar el smbolo en forma de cruz para cancelar esta operacin.

11. El cono Fx

Hay un cono con las letras Fx que es bien importante tambin.


Este comando tiene dos usos.
Primer uso

Si no he escrito ninguna frmula en mi


celda activa, como en este caso, entonces me lleva a un cuadro de bsqueda de
frmulas.
Aqu puedo buscar una frmula y filtrarlas por medio de listas (1)

Al aceptar una, me lleva


a un cuadro de argumentos. En una clase ms adelante hablaremos en detalle
acerca de las funciones. No me quiero adelantar pero en esencia los argumentos
son los datos que requiere una funcin.

Segundo uso

Hay una segunda utilidad del cono Fx.


Funciona cuando ya has escrito una funcin y abres el primer parntesis. Si ahora
pulsas el cono Fx- ingresas de inmediato al cuadro de argumentos (la imagen
superior) Ten en cuenta que esto slo resulta una vez que has abierto un parntesis
despus del nombre de la funcin. De lo contrario, te llevara al cuadro de bsqueda
de funciones.
Cmo expandir la barra de frmulas

En caso que tengas que escribir un dato o una frmula


muy grande, pulsa la flecha que est en el extremo derecho de la barra de frmulas
y sta se expandir mostrndote ms lneas.
En el prximo video veremos la barra de estado y cmo configurarla. No olvides de
medir lo que aprendiste en esta clase realizando el test de evaluacin.
1. Pregunta:
El visto de verificacin, el cono que est en medio en la imgen, realiza la
siguiente
accin:

Ingresa una funcin, frmula o dato y mueve la celda activa hacia

abajo
Ingresa una funcin, frmula o dato y deja la celda activa donde

estaba
o

2. Pregunta:

Ninguna de las anteriores

Al pulsar el comando representado por el cono con las letras Fx despus de


escribir el nombre de una funcin, pero sin haber abierto el primer parntesis,
conduce a:
o

El cuadro de dilogo de operadores matemticos

El cuadro de argumentos

El cuadro para buscar e insertar una funcin

El cuadro de frmulas matemticas

3. Pregunta:
La barra de frmulas sirve para: (seleccione todas las alternativas correctas)
o

Ingresar datos numricos

Ingresar texto

Ingresar funciones

Ingresar frmulas

Sobre-escribir datos

4. Pregunta:

Si pulso el cono representado por las letras Fx, despus de haber escrito una
funcin y abierto el primer parntesis, me lleva a:
o

El cuadro de argumentos

El cuadro de nombres

El cuadro de ayuda e insertar funciones

El cuadro de operadores matemticos

5. Pregunta:
La barra de frmulas permite ver slo una lnea a la vez de lo que escribimos y
no hay forma de modificar eso.
o

Verdadero

Falso

La barra de Estado
La barra de estado corresponde al la barra horizontal verde que se encuentra en el
extremo inferior de la ventana de Excel.

Editar la barra

En la prctica es muy poco utilizada. Bsicamente por desconocimiento. La funcin de


la barra de estado es dejar visibles algunos comandos. Para acceder a editarla debes
pulsar sobre ella el botn derecho del mouse.

Hay muchas opciones pero te mostrar las ms


tiles. Por defecto, el zoom y el control deslizante del zoom estn activados.
Los comandos a la derecha de la barra

El zoom (1) es el nmero en


porcentaje que permite acercar o alejar la vista del documento. Puedo cambiarlo
haciendo clic sobre l y digitando un porcentaje o eligiendo entre las otras opciones
establecidas.
Por otro lado, el control deslizante del zoom (2) te permite realizar lo mismo pero
mediante un control que puedes mover.
A la izquierda del control deslizante del zoom encontrars los accesos directos a las
vistas de la hoja (3). Son tres conos que veremos en detalle cuando imprimamos
nuestros documentos. Por mientras me basta que los reconozcas.
Quitar o agregar comandos
Cualquiera de estos comandos que acabamos de ver, los puedo agregar o quitar de la
barra de estado. Si quisiera quitarlos una vez que he pulsado el botn derecho del
mouse sobre la barra, puedo pulsar sobre una opcin para activarla o desactivarla. Si
est desactivada, el visto de verificacin no estar visible.
Los modos de celda
Por defecto, el modo de celda se encuentra activado en la barra de
estado. Corresponde a la informacin que aparece en la esquina inferior izquierda de la
ventana de Excel.

Hay cuatro modos. El modo Listo que aparece cuando no estn


activos los otros tres. El modo Introducir que aparece cuando yo ingreso algo en una
celda. El modo Modificar que aparece cuando modifico o edito algo dentro de una
celda en la que ya haba ingresado algo. Por ltimo el modo Sealar que me indica
que dentro de mi celda estoy apuntando o sealando otra celda. Esto ocurre cuando
escribo una frmula y dentro de ella hago referencias a otras celdas. La utilidad de
estos modos lo veremos cuando entremos en detalle a escribir frmulas.

Ahora utilizaremos la barra de estado para realizar nuestros primeros


clculos. Voy a calcular, sin usar frmulas, el precio mnimo, el mximo y el promedio

de estos productos.
Para eso debo cerciorarme que estn
habilitados estos clculos en las opciones de la barra.
Pare realizar los clculos debo seleccionar los datos estos precios y automticamente
los resultados aparecen en la barra. No hay necesidad de crear una frmula. As de
sencillo. sta, es a mi entender, la mayor utilidad de la barra de estado.
En el prximo video veremos cmo ingresar eficientemente datos a nuestra hoja.
1. 1. Pregunta:
En esta barra de estado se muestra, de izquierda a derecha, lo siguiente:

El zoom, el control deslizante del zoom, los accesos directos a las

vistas de pgina y la grabacin de macros


Los accesos directos a las vistas de pgina, el zoom, el control

deslizante del zoom y la grabacin de macros


El modo de celda, los accesos directos a las vistas de pgina, el

control deslizante del zoom y el zoom


o

Los modos de cuadrcula, el control deslizante del zoom y el zoom

2. Pregunta:
Si en una celda hago referencia a otra celda, entonces en el modo de celda
aparecer la palabra:
o

Sealar

Referencia

Celdas anidadas

Modificar

Introducir

3. Pregunta:

En la barra de estado es posible mostrar el promedio de un rango de datos


seleccionados.
o

Verdadero

Falso

4. Pregunta:
El control deslizante del zoom, a diferencia del zoom, me permite alejar y
acercar la vista del documento, pero nunca a menos del 100%.
o

Verdadero

Falso

5. Pregunta:
El modo Listo me indica que:
o

Ninguno de los otros 3 modos estn activos

La referencia de una celda a otra celda es correcta y vlida

La edicin o modificacin de los datos de una celda fue exitosa

Mi documento se encuentra preparado para la impresin

Cmo ingresar datos en Excel


A lo largo del tiempo me he dado cuenta que los usuarios no hacen pleno uso de los
recursos de Excel. Aunque simples, los trucos que te voy a mostrar aqu ahorran
tiempo. En esta clase aprenders a seleccionar celdas discontinuas e ingresar
datos.
Las teclas Enter y Tabulacin:

Partamos por lo ms sencillo. Despus de


escribir un dato (o una frmula) la tecla Enter, por defecto, lo ingresa y desplaza la
celda activa hacia abajo. Asimismo, se puede usar la tecla tabulacin. En este
caso, celda activa se desplaza hacia la derecha. Tambin es posible ingresar un
dato y movernos hacia arriba. O movernos a la izquierda. En estos casos debes
agregar la tecla mayscula. La tecla mayscula invierte el sentido del normal de

desplazamiento.
Por ejemplo, si quieres
ingresar un dato y moverte hacia arriba, pulsa mayscula y luego la tecla Enter. Y
para moverte a la izquierda, pulsa mayscula y la tecla tabulacin.
Dejar la celda activa en su lugar
En caso que quieras que celda activa no se mueva para ningn lado pulsa el visto
de verificacin en la barra de frmulas. O, alternativamente, las teclas Control y
Enter. En ese orden.

Las flechas para ingresar datos


Una nota de advertencia: Aunque tambin es posible ingresar datos con las flechas
ten cuidado cuando trabajes con frmulas. La celda debe estar en el modo
Introducir para que funcione.
Ingresar grupos de datos
La forma ms sencilla es seleccionando los espacios que vas a completar. Esto
permite que Excel sepa que slo esas celdas vas a utilizar y no el resto. De esta
forma el desplazamiento de la celda activa estar constreida a un rea especfica.
Lo puedes comprobar al ver el movimiento de la celda activa pulsando Enter.
Seleccionar celdas discontinuas

Veamos cmo seleccionar estas


celdas discontinuas. Para la primera columna (columna B) arrastra el mouse
manteniendo pulsado el botn izquierdo. Para las otras celdas (Columnas D y F),
presiona la tecla control, y sin soltarla, selecciona las otras columnas. La tecla
control permite seleccionar celdas que no estn una junto a la otra. Finalmente voy
a seleccionar la primera celda sin soltar la tecla control. De este modo puedes
comenzar a escribir mis datos a partir de este punto.
Desplazamiento por los datos
Para ingresar los datos a esta seleccin utiliza la tecla Enter. Si cometes un error,
puedes volver a la celda anterior, pulsando la mayscula y la tecla Enter. Cuando la
celda activa llegue a la ltima celda de la columna, se desplazar automticamente
a la derecha y hacia arriba, ahorrndote tiempo. Si no hubieses hecho esta
seleccin, la celda activa se hubiese desplazado libremente por la hoja. En el
prximo video vers los comandos relleno, relleno rpido y auto rellenar que harn
an ms fcil la tarea de ingresar datos.
Evaluaciones
1. Pregunta:
Para ingresar datos dentro de un grupo de celdas especficas, generalmente lo
ms eficiente es seleccionar esas celdas primero.
o

Verdadero

Falso

2. Pregunta:
En una seleccin, la tecla CONTROL te permite:
o

Desplazarme libremente por mis celdas

Moverme hacia arriba cuando pulso ENTER

Moverme hacia la izquierda cuando pulso la tecla TABULACION

Seleccionar celdas discontnuas

3. Pregunta:
La tecla maysculas, seguida de la tecla tabulacin me permite:
o

Desplazarme a la izquierda e ingresar un dato

Generar un margen a un prrafo dentro de una celda

Desplazarme hacia la derecha

Ingresar un dato quedando la celda activa en el mismo lugar que

antes
4. Pregunta:

En una seleccin vaca la celda activa se mover dentro de ese rango siempre y
cuando:
(Selecciona todas las alternativas correctas)
o

Pulse la tecla ENTER

Pulse la tecla MAYSCULA seguida de la tecla ENTER

Pulse la tecla CONTROL seguida de la tecla ENTER

Pulse la tecla TABULACIN

5. Pregunta:
Para ingresar un dato y que la celda activa permanezca en el mismo lugar
puedo:
(marca todas las opciones correctas)
o

Pulsar la tecla MAYSCULAS y ENTER

Pulsar el visto de verificacin en la barra de frmulas

Pulsar la tecla ENTER seguido de la tecla TABULACIN

Pulsar la tecla CONTROL seguida de la tecla ENTER

Relleno, auto-relleno y relleno rpido


Muchas veces debemos ingresar datos que cumplen con cierto patrn. En estos
casos, Excel nos facilita el trabajo ahorrndonos el tiempo de escribirlos uno por

uno. En este video veremos los comandos relleno, relleno rpido y auto-relleno y
cmo
utilizarlos.
Si quieres practicar, descarga el archivo de esta clase.

2. Rellenar hacia abajo

En esta hoja hay informacin incompleta acerca de un grupo de


clientes. La primera columna se refiere a la sucursal. En este caso hay dos
sucursales. La del Norte y la del Sur. El grupo de clientes que va de la segunda a la
sptima fila corresponden a la del Norte. En la primera celda tengo la palabra Norte.
Pero me voy a ahorrar el trabajo de escribirlos manualmente hacia abajo. Lo que
voy a hacer es seleccionarla junto con el resto de las celdas. Luego, voy a
la pestaa inicio, en el grupo Modificar voy a elegir rellenar Hacia abajo (como
aparece en la figura). El comando rellenar copia la celda activa hacia los otros
espacios de la seleccin. Pero hay una manera ms rpida para esto. Es a travs
del controlador de relleno.

El controlador de relleno

El controlador de relleno, corresponde a la mirilla que aparece


cuando coloco mi puntero sobre el extremo inferior izquierdo de mi seleccin. Ahora
puedo arrastrarlo hacia abajo para copiar. Si lo arrastro hacia arriba borrar los
datos.
El auto-relleno
Veamos ahora de qu se trata el auto-relleno. La columna B, corresponde al nmero
del cliente. Los nmeros son correlativos. El primer cliente corresponde al nmero
5020. El segundo es el 5021 y as sucesivamente.

Para completar la serie numrica para el resto


de los clientes. Primero Selecciono los datos y los espacios en blanco. En rellenar
elijo series y escojo auto-rellenar.El auto-relleno adivina la secuencia de una serie
dentro de una misma columna o fila. Puede adivinar series que incluyen texto
tambin.
Tambin se puede ejecutar a travs del controlador de relleno. Selecciono los dos
primeros datos de mi serie y arrastro. Es necesario seleccionar ambos datos. De lo
contrario slo copiar el primero.
Doble clic con el controlador de relleno
Si a cualquier lado de mi columna, tengo otros datos, como en este caso, se puede
hacer
otra
cosa
tambin.
En vez de arrastrarlos, basta hacer doble clic en la mirilla (la cruz negra que
representa el controlador de relleno). Esto slo funciona si tienes datos en alguna
columna adyacente. Los datos adyacentes los usa Excel para saber hasta qu fila
realiza el relleno.

Opciones de relleno

Cuando rellenas aparece un un cono que


muestra otras opciones, como la de copiar el primer dato. En este caso voy a elegir
serie de relleno que es la opcin adecuada para crear la serie con los nmeros de
cliente.
Relleno rpido

Hay una opcin en Excel 2013 que se


llama relleno rpido o relleno de Flash. A diferencia de la anterior, en el relleno
rpido, Excel trata de adivinar algn patrn complejo de una columna adyacente.
En la columna C tenemos los nombres completos de un grupo de clientes. Quiero
separar el apellido del nombre. Simplemente escribo un par de ejemplos de lo que
quiero.
Antes de terminar de escribir, Excel me muestra una vista previa de lo que ha
adivinado. Si estoy de acuerdo, hago clic sobre ella. Esto es el relleno rpido
Otra forma de hacerlo es seleccionando al menos dos celdas y luego en el men
de
rellenar,
elijo
relleno
rpido.
Veamos un ltimo ejemplo para la columna de las iniciales de los nombres. Escribo
un par de ejemplos de iniciales, y luego doy clic en la propuesta de Excel. Fcil!
3. El resultado Final
Si completamos toda la informacin mediante las tcnicas aqu aprendidas, la hoja
debera verse as:

1. Pregunta:
Para poder completar las iniciales que aparecen en esta imagen de Excel debo
usar:

El comando Relleno rpido

el comando Copiar

el comando Relleno

el comando Auto-relleno

Ninguna de las anteriores

2. Pregunta:
El comando relleno sirve para copiar el mismo dato a lo largo o ancho de una
seleccin en una columna o fila.
o

Verdadero

Falso

3. Pregunta:
El controlador de relleno es:
Una funcin que permite restringir, o controlar, la cantidad de celdas a

rellenar
Una mirilla que aparece en la esquina inferior derecha de una

seleccin, cuando coloco el cursor sobre la esquina.


Un cuadro de mandos especfico de Excel que sirve para rellenar las

celdas con el formato que queramos.


o

4. Pregunta:

Una opcin de Excel relativa a la ejecucin de macros

El autorelleno puede ser usado para completar una serie numrica de una
columna o fila.
o

Verdadero

Falso

5. Pregunta:
Cuando quiero utilizar el controlador de relleno, las datos de las columnas
adyacentes le servirn a Excel para saber hasta donde realizar el relleno.
o

Verdadero

Falso

Listas personalizadas en Excel


Las ltimas dos clases hemos visto cmo ingresar datos. Ya sea manualmente o por el
uso automatizado de las distintas formas de relleno. En esta ocasin veremos en
detalle las listas personalizadas.
Qu es una lista personalizada?

Una lista personalizada es un conjunto de datos ordenados. Por


ejemplo los das de la semana, los meses del ao o las letras de un alfabeto.En el caso
de los das de la semana o los meses, Excel ya tiene incorporada estas listas. Si
escribo Enero y arrastro el controlador de relleno, no me copia la celda hacia abajo,
como lo vimos en el video anterior. Sino que me escribe los meses del ao en
sucesin.

Dnde se crean, modifican y eliminan

Veamos dnde se almacenan las


listas personalizadas y cmo puedo crear o modificar una.
En la pestaa archivo, elegimos opciones. Dentro de opciones, seleccionamos
avanzadas.
Bajamos hasta General. Pulsamos el botn que dice Modificar Listas Personalizadas.
Crear una lista nueva

En la imagen se pueden ver varias.


Estn los meses del ao. Y los das de la semana. Tambin estn los meses y das
pero
con
una
notacin
abreviada.
Para agregar una nueva lista debes escribirlas en la parte derecha del cuadro. Por
ejemplo, si quieres una lista de las primeras letras de los das de la semana escribes: L
para lunes, M, W para el mircoles, para distinguirlo del martes, J, V, S y D. Todos
separados
con
la
tecla
Enter.
Finalmente
pulsas
agregar.
Tambin puedes importar una lista desde tu hoja, seleccionando los datos y pulsando el
botn importar del cuadro anterior.
Usando la lista personalizada
Con la nueva lista creado puedes utilizarla en tu planilla. Si escribes la letra L y luego
arrastras el controlador de relleno vers que Excel comienza a copiar los otros
elementos. Y repite la operacin de forma circular. Por lo tanto en las celdas queda la L
la M la W, as sucesivamente.

Las listas personalizadas pueden ir con cualquier tipo de informacin. Por ejemplo
pueden ser una lista de frutas, de tallas de ropa, marcas de auto, lo que quieras.
Adems, con ellas puedes ordenar datos segn el propio orden de la lista. Pero eso lo
vers
en
un
tema
ms
adelante.
Por ltimo, es importante saber que las listas no quedan almacenadas en los archivos,
sino en tu equipo. Si envas la hoja a otra persona, no podr hacer uso de ellas.
En el prximo video comenzaremos con el uso de frmulas y funciones en Excel. No
olvides de evaluar los conocimientos que adquiriste en esta clase, mediante un test.
1. Pregunta:
Las listas personalizadas sirven tambin para ordenar datos
o
Verdadero
o

Falso

2. Pregunta:
Cuando uso el controlador de relleno para arrastrar una celda que contiene un
elemento de una lista personalizada, el controlador se detiene automticamente en el
ltimo elemento y no permite seguir.
o
Verdadero
o

Falso

3. Pregunta:
Las listas personalizadas pueden servir para:
(Selecciona todas las posibles respuestas)
o
Crear una lista con las iniciales de los meses del ao
o

Crear una lista con los tamaos de ropa (S, M, L, XL,XXL)

Crear una lista de un alfabeto

Crear una lista con los nombres de modelos de auto

4. Pregunta:
Para modificar una lista debo ir a la pestaa Archivo>>Opciones>Avanzadas. Y en la
seccin General pulsar el botn Modificar listas personalizadas
o
Verdadero
o

Falso

5. Pregunta:
Una vez creada una lista, esta queda almacenada en el Libro para que cualquier otro
usuario, en otro computador, pueda usarlas.

Verdadero

Falso

Frmulas y Funciones en Excel


Llegamos al punto de este curso en donde abordaremos el tema de las frmulas y
funciones. Estas son las propiedades de Excel ms valoradas de todas. Nos permite
realizar clculos de manera rpida, simple y ordenada.
Qu es una funcin y una frmula?
Primero que todo, debo aclarar un par de trminos que usar en lo que resta este
curso.
Se
trata
de
las
funciones
y
las
frmulas.
Una funcin es un comando que tiene un nombre especfico en Excel. Por ejemplo
tenemos la funcin suma, que como su nombre lo dice, suma elementos de nuestra
planilla. Tambin tenemos la funcin promedio, contar, y otras ms complejas.
Las frmulas, por otro lado, son sentencias complejas que renen funciones u
operadores
matemticos.
Los operadores matemticos ms utilizados son el signo ms, el menos, la
multiplicacin y la divisin. Sus smbolos en Excel son: +, -, /,*, respectivamente
Debes iniciar con el signo =
Toda frmula y funcin en Excel debe iniciarse con un signo igual. De lo contrario Excel
no
la
reconocera.
En este ejemplo mostrado en la imagen de abajo, voy a crear una frmula que me
permite sumar estas cantidades en la parte inferior de mi columna.
Puedes introducir frmulas y funciones tanto en la barra de frmulas como en una
celda.
formas de introducir las referencias

Comienzo con el signo igual y luego identifico qu


celdas voy a sumar. Tengo tres opciones: elegirlas con el puntero, escribirlas en mi

teclado
o
seleccionarlas
con
las
flechas.
Cuando seleccionas las celdas vers que se van mostrando de diferentes colores. Esto
permite relacionarlas fcilmente con su referencia en coordenadas.
Un error comn
Uno de los errores ms comunes es querer modificar una frmula utilizando las
flechas.
Para poder hacer una correccin debes asegurarte que el modo de celda sea el
correcto. Se requiere que el modo de celda est en Modificar Para eso, hay tres
opciones. Puedo ir a la barra de frmulas y hacer clic dentro de ella. O hacerlo en la
misma
celda.
O
pulsando
la
tecla
F2.
Slo cuando el modo est en Modificar podrs utilizar las flechas para moverte hacia
la referencias.
Clculo automtico
La gran fortaleza de Excel, y la razn por la que fue creado este programa, es la
capacidad de poder cambiar los valores y que la frmula automticamente se actualice
a este cambio. Si cambias una cantidad a la cual hay una frmula asociada, el
resultado va a modificarse tambin, de forma instantnea.
Cmo reconocer una frmula de un dato
A simple vista no es posible reconocer en una hoja qu celdas contienen frmulas y
cuales
contienen
datos.
Todas
muestran
datos.
Para saber si una celda contiene un dato o una frmula, seleccinala y revisar la barra
de frmulas.
Editar una frmula
Finalmente, para editar una frmula que ya ingresaste, tienes tres opciones. Puedes
hacer doble clic en la celda. O seleccionar la celda y pulsar la tecla F2. O tambin la
puedes
modificar
en
la
barra
de
frmulas.
En la prxima clase abordaremos las funciones y la manera en que se ingresan
1. Pregunta:
Los comandos SUMA, PROMEDIO, CONTAR son ejemplos de:
o
Funciones
o

Frmulas

Ninguna de las anteriores

2. Pregunta:
Toda frmula en Excel debe iniciarse con:

El nombre de una funcin

Un parntesis

El signo =

Las letras Fx

3. Pregunta:
Si estoy escribiendo una frmula en una celda cuyo modo est en Sealar, puedo
editar la frmula utilizando las flechas de mi teclado.
o
Verdadero
o

Falso

4. Pregunta:
Para reconocer una celda que contiene un nmero de otra que contiene una frmula,
se debe seleccionar la celda y verificar en la barra de frmulas
o
Verdadero
o

Falso

5. Pregunta:
Para poder editar una frmula que ya ingres, puedo: (seleccionar todas las respuestas
correctas)
o
Seleccionarla y pulsar F2
o

Hacer doble clic en ella

Hacer clic con el botn derecho del mouse

Editarla en la barra de frmulas

Pulsar la pestaa "Frmulas" en la cinta de opciones.

Las funciones en Excel


En la clase anterior introdujimos las frmulas. Sumamos las cantidades de esta
columna
aplicando
el
operador
matemtico
mas.
Pero es poco eficiente utilizar un operador matemtico con muchos datos. Aqu es
donde el uso de funciones nos ayudar mucho.

La funcin SUMA

Aprendamos acerca de ellas aplicando la funcin SUMA. La


funcin SUMA permite sumar un rango de nmeros.Comenzamos con el signo igual,
escribimos Suma y luego abrimos un parntesis. Toda funcin debe incluir parntesis. Y
dentro
del
parntesis
estn
los
argumentos
de
la
funcin.
Un argumento es lo que requiere una funcin para poder ejecutarse. En el ejemplo de
la imagen, el rango de las cantidades. El grupo de celdas que va desde la celda B2 a la
B9.
Los dos puntos
Puedo seleccionarlas con el mouse o escribir B2 seguido de dos puntos y B9. Los dos
puntos es la notacin que Excel usa para identificar un rango continuo.
Para terminar debemos colocar un parntesis final. En este caso podemos escribirlo o
simplemente pulsar Enter. Excel de forma automtica aade el parntesis final,
ahorrndonos ese trabajo.

Repitamos el ejercicio pero esta vez incluir


esta otra columna en la suma. Seleccionar las cantidades con el mouse.
En particular, la funcin Suma permite uno o ms argumentos. Si incorporo a la suma
estas otras cantidades, vers que aparece de forma automtica un punto y coma.

El punto y Coma
El punto y coma separa los argumentos de una funcin. En caso de que tu
computadora no este configurada para algn pas de latino-amrica es probable que en
vez del punto y coma, requieras una coma para separar los argumentos.
Debes usar parntesis!
Hay funciones con ms de un argumento. Y otras que no tienen ninguno. Pero
igualmente debes colocar los parntesis. Por ejemplo, la funcin Hoy, nos entrega la
fecha del da en curso. No requiere ningn argumento, pero los parntesis son
obligatorios.
Veamos otro ejemplo. La funcin DIAS. Esta funcin calcula la cantidad de das entre
dos fechas. Requiere dos argumentos de forma obligatoria. El da Inicial y el final.

Cuando digitas una funcin, Excel te muestra una ayuda acerca de los argumentos
requeridos. Puedes usar esta ayuda para saber qu debes incluir en tu funcin.

Selecciono el da inicial, escribo punto y coma, y luego el da final. Pulso Enter y Excel
automticamente me cierra el parntesis y me da el resultado. 10 das entre esas
fechas.
Utiliza el comando Fx

Si no quieres colocar manualmente el punto


y coma, y adems deseas una ayuda detallada, entonces haz lo siguiente. Una vez que
escribiste el primer parntesis, pulsa el cono Fx en la barra de frmulas. Esto te llevar
a un cuadro de dilogo llamado Argumentos de funcin. Aqu puedes escribir
directamente la referencia.
En el prximo video veremos otras funciones tiles como la funcin Promedio, Contar y
Contara.
1. Pregunta:

La funcin DIAS sirve para:


Saber el da de la semana (Lunes, martes, etc.) en que cae una fecha

en particular.
o

Saber cual es la fecha de hoy

Calcular la cantidad de das entre dos fechas

Introducir un nmero y que automticamente me de el formato de

fecha para ese da.


2. Pregunta:
Los dos puntos entre dos referencias de celdas dentro de una funcin sirven
para:
o

Indicar un rango de celdas que va desde la primera referencia hasta

la referencia que est despus de los dos puntos


o

Indicar que una funcin ha finalizado

Indicar que una funcin no necesita ms argumentos

Indicar que las referencias sern omitidas del rango seleccionado

2. 3. Pregunta:
Todas las funciones de Excel requieren un argumento.

Verdadero

Falso

3. 4. Pregunta:
La funcin SUMA puede tener uno o ms argumentos
o

Verdadero

Falso

4. 5. Pregunta:
En toda funcin se debe usar parntesis, haya o no haya argumentos dentro de
ella.
o

Verdadero

Falso

Indicar que una funcin ha finalizado

Indicar que una funcin no necesita ms argumentos

Indicar que las referencias sern omitidas del rango seleccionado

2. 3. Pregunta:
Todas las funciones de Excel requieren un argumento.
o
Verdadero
o

Falso

3. 4. Pregunta:
La funcin SUMA puede tener uno o ms argumentos

Verdadero

Falso

4. 5. Pregunta:
En toda funcin se debe usar parntesis, haya o no haya argumentos dentro de ella.
o
Verdadero
o

Falso

Las funciones PROMEDIO, CONTAR Y CONTARA


En esta clase veremos tres funciones bastante tiles. La funcin Promedio, Contar y
Contara.
En la imagen tengo las cantidades vendidas de un producto a lo largo de la primera
quincena de un mes. Los das en el que no hay ventas, se representa por el texto
SD, sin dato. En este ejemplo, esos das corresponden a los fines de semana.
Quiero obtener la cantidad promedio de productos vendidos por da. Primero voy a
hacerlo a travs de una frmula.

Calculando el promedio con una frmula


El promedio se calcula como la cantidad total, dividido por el nmero de das
hbiles. La cantidad total corresponde a la suma de todos los nmeros de la fila 3.
La funcin suma distingue automticamente las celdas que contienen nmeros,
omitiendo las dems.

La funcin CONTAR
Para calcular la cantidad de das, debo utilizar la funcin Contar. La funcin contar
cuenta la cantidad de celdas que contienen exclusivamente nmeros. Omite los
textos,
como
las
letras
SD.
El
resultado
es
10
das
hbiles.
Ahora que tengo ambos datos, puedo llenar esta celda con la cantidad promedio,
que corresponde a la celda de Cantidad Total dividido por los das hbiles. 19
unidades vendidas por da en promedio.
La funcin Promedio
Hay una funcin que calcula esto de forma automtica. Se trata de la funcin
promedio. Voy a reemplazar la frmula que recin escrib por esta funcin. Comienzo
con el signo igual, escribo promedio, abro parntesis y selecciono las celdas. Muy
simple.
Veamos otra funcin. La funcin CONTARA.
La funcin CONTARA
A diferencia de la funcin CONTAR, CONTARA cuenta la cantidad de celdas que
contienen tanto nmeros como texto. Simplemente se fija si una celda tiene un dato
o no. En la celda donde dice Das totales se debe escribir =CONTARA(B3:P3)
Si quiero calcular el porcentaje de das hbiles que hubo en esta quincena debo
dividir la cantidad de Das Hbiles por los Das Totales.
1. Pregunta:
La funcin SUMA resulta invlida si dentro del rango a sumar hay celdas con
texto.
o

Verdadero

Falso

2. Pregunta:
La funcin CONTAR slo cuenta celdas con datos numricos.
o

Verdadero

Falso

5. 3. Pregunta:
Al usar la funcin CONTAR sobre un rango que slo contiene texto en sus
celdas, debera.
o

Entregarme un error

Aparecer el valor de 0

No permitirme realizar esa funcin mediante un cuadro de dilogo de

advertencia
o

Entregarme como resultado el nmero total de celdas seleccionadas

6. 4. Pregunta:
La funcin CONTARA cuenta la cantidad de celdas que tienen datos, sean
numricos o no numricos.
o

Verdadero

Falso

7. 5. Pregunta:
Si tengo un rango de datos numricos salvo en una celda que est vaca,
entonces:
(seleccione todas las opciones correctas)

La funcin CONTARA no me entregara ningn resultado

La funcin CONTARA contar todas las celdas menos la que est

vaca.
o

La funcin CONTAR contara todas las celdas menos la que est

vaca.
o

La funcin CONTAR dara un resultado distinto que la funcin

CONTARA
o

La funcin CONTAR y la funcin CONTARA me daran el mismo

resultado
Referencias Relativas y Absolutas en Excel
En este video abordaremos el tema de las referencias relativas y absolutas. Quiero que
lo veamos a travs de un ejemplo.
Copiando celdas con frmulas:
Cuando en una celda hay un dato numrico y lo copiamos, el contenido se replica. Pero
en el caso de una frmula, esto cambia. Al copiar la celda a otro lugar, las referencias
cambian conforme a dnde se pegan.

En la figura podemos observar una frmula


en la celda B2 que hace referencia a las celdas de la derecha e izquierda. En particular
multiplica ambos nmeros.

Si utilizamos el controlador de relleno y


arrastramos hacia abajo, se copia la frmula pero de una manera especial:
Las referencias copiadas cambian. Son distintas a la original, que apuntaban a las
celdas A1 y C1. Ahora apuntan a las celdas A3 y C3.
Referencias relativas
Cuando en una frmula hay referencias relativas, al copiar esa celda a otra posicin,
las referencias se actualizan junto a ella. Pero mantienen su posicin relativa. Es decir
la frmula sigue apuntando a las celdas de la derecha e izquierda, pero no a las celdas
originales.
Por defecto, todas las referencias de coordenadas son relativas. Salvo que las
transformemos en absolutas.
Referencias absolutas

Voy a transformar la celda C1 de la imagen


de ms arriba en absoluta. (A propsito, el verbo que a veces se utiliza cuando
transformamos
una
referencia
en
absoluta
es
Fijar.)
Para hacerlo debes ingresar a la frmula, posicionarte en una referencia. Pulsas la
tecla F4 una vez. Aparecer un signo pesos delante de la letra y del nmero de la
referencia.

Veamos ahora lo que pasa cuando copio


esa
celda
hacia
abajo.
Los
nmeros
cambian.
Al revisar la celda B3 puedes observar que la referencia que fijamos sigue apuntando a
la celda C1, mientras que la relativa cambi conforme a la nueva posicin de la celda.
Si quiero cambiar una referencia absoluta a relativa, me posiciono en ella y luego pulso
F4 hasta que desaparezcan todos los signos pesos. Para que este cambio surta efecto
en
todas
las
celdas,
tengo
que
volver
a
copiar
hacia
abajo.
Slo para aclarar: Las referencias relativas y absolutas no slo funcionan con el

controlador de relleno. Si copio la celda que contiene la frmula con referencias


relativas y la pego en otro lado, utilizando un Copy-Paste, la frmula tambin se
modificar.
Un ejemplo prctico
Ahora que entendiste

la

mecnica,

deja

darte

un

ejemplo

prctico.

En esta hoja tengo los montos de compras


de distintos clientes. Quiero calcular el porcentaje de cada compra respecto del
total. Para eso debo dividir cada cantidad comprada por el total. Debo dejar relativa la
referencia a la celda B2 puesto que esa celda va ir cambiando conforme a cada cliente.
Pero el total va a ser siempre el mismo para todos. Por lo tanto, dejo como absoluta la
celda B10. Finalmente debo copiar hacia abajo haciendo doble clic en el controlador de
relleno.
En la prxima clase veremos cmo darle un formato a las celdas
1. 1. Pregunta:
Al copiar el contenido de la celda C1 en la celda C2 usando el controlador de relleno, el
resultado que aparecer en la celda C2 es:

30

15

20

10

2. 2. Pregunta:
Las referencias relativas y absolutas slo funcionan al utilizar el controlador de relleno
o
Verdadero
o

Falso

3. 3. Pregunta:
En la imagen de abajo, la frmula que aparece me indica que:

La celda A1 es relativa y la B1 absoluta

La celda A1 es relativa y la B1 tambin es relativa

La celda A1 es absoluta y la B1 tambin es absoluta

La celda A1 es absoluta y la B1 relativa

4. 4. Pregunta:
En Excel, la tecla F4 sirve para:
o
Imprimir una hoja
o

Nombrar una celda

Convertir una referencia en absoluta

Para seleccionar un rango

5. 5. Pregunta:
Si transformo una celda en absoluta, no puedo cambiarla luego a relativa.
o
Verdadero

Falso

Los Formatos en Excel


El formato visual de una planilla obedece a veces a consideraciones meramente
estticas y otras a consideraciones prcticas. En este video te mostrar los tipos de
formato ms comunes.
Donde encontramos los comandos para dar formato
En la pestaa Inicio tenemos tres grupos bsicos que nos ayudan a dar formatos a
nuestras
celdas.
Son
los
grupos
fuente,
alineacin
y
nmero.
Otro lugar donde podemos encontrar algunos de estos comandos es en la mini barra
de herramientas. Esta aparece al pulsar el botn derecho del mouse sobre una
seleccin. La idea detrs de la mini barra de herramientas es ahorrarnos el
desplazamiento hacia la cinta de opciones.
La fuente

Por
defecto, Excel utiliza el tipo de fuente llamada Calibri con un tamao de 11 puntos. Pero
podemos elegir otra fuente a travs de una lista desplegable (1). El tipo de fuente
disponible depender de las que tengas instaladas en tu computador. En este ejemplo,
la
fuente utilizada
se
llama
Verdana.
Para modificar el tamao de la fuente lo puedes hacer a travs de la lista desplegable
(2) o pulsando los conos para aumentar o disminuir la fuente (3) que estn
representados por una letra A mayscula y sobre ella una flecha indicando hacia arriba
(para aumentar el tamao) y hacia abajo para disminuirlo. Para cambiar su color debes
pulsar el cono (4) que aparece una A, y bajo ella una barra de color.

El Color

Al pulsarlo (4) se muestra una paleta de colores que corresponde


al tema que estas usando. Los temas son conjuntos predefinidos de colores. Es posible
seleccionar distintos temas en Excel en la pestaa Diseo de pgina.
Para tener acceso a una paleta ms variada, hay que pulsar ms colores (la parte
inferior
de
la
imagen)
S an consideras que son pocas las posibilidades, puedes elegir la pestaa
Personalizada

Colores personalizados
Con la mira escoges el tono y con este deslizador cambias cuan claro u oscuro lo
deseas.
Para ver el cambio respecto al color original de la fuente, revisa la esquina inferior
derecha
donde
aparecen
las
palabras
Nuevo
y Actual.
Sin entrar en detalles tcnicos, los nmeros que aparecen en la parte inferior indican el
color en una nomenclatura especial que representan los canales de Rojo, Verde y Azul
que se combinan para crear el color elegido.

Para cambiar el color de fondo, se debe pulsar el cono que est a la derecha del color
de fuente, en el grupo Fuente de la pestaa Inicio. Est representado por un tarro de
pintura. En todo lo dems, es exactamente lo mismo. Los colores que has creado
recientemente quedan guardados en una zona llamada colores recientes ( lo puedes
observar en la imagen bajo el ttulo colores).
Los bordes

Este cono en el grupo Fuente de la pestaa Inicio me permite


colocar bordes a mis celdas. Al abrir la lista desplegable vers muchos tipos de bordes.
Tambin existe una opcin llamada borrar bordes que permite quitarlos
selectivamente usando el mouse.
Alineacin

Excel permite alinear el texto tanto horizontalmente como verticalmente en


tres posiciones. Izquierda, centro y derecha. En la imagen puedes observar que los
conos en verde corresponden a los que estn activos. El de arriba me indica que la
alineacin vertical est centrada. Y el de abajo que la alineacin horizontal est
centrada.
1. 1. Pregunta:
La mini barra de herramientas aparece cuando pulsamos el botn derecho del mouse
en una celda o seleccin. Contiene algunos de los botones de formatos encontrados en
la cinta de opciones.
o
Verdadero
o

Falso

2. 2. Pregunta:
Los bordes que uno puede aplicar en Excel vienen pre definidos y no es posible realizar
cambios como quitarlos selectivamente.
o
Verdadero
o

Falso

3. 3. Pregunta:

Los dos conos que estn seleccionados en la imagen (de color verde) corresponden,
de
arriba
abajo,
a:

Margen izquierdo y margen superior

Margen superior y margen izquierdo

Alineacin

centrada

verticalmente,

alineacin

centrada

horizontalmente.
4. 4. Pregunta:
Por defecto, que fuente y tamao usa Excel?
o
Times New Roman 12 puntos.
o

Arial 10 puntos

Verdana 14 puntos

Calibri 11 puntos

5. 5. Pregunta:
El
siguiente

cono

sirva

Para transformar un caracter en sub-ndice

Para transformar las letras a minsculas

Para disminuir el tamao de la fuente

Para transformar las letras en maysculas

Para transformar un caracter en supra-ndice

para:

6. Los Formatos Numricos en Excel


7. En la clase anterior repasamos los formatos de celda ms comunes. Falta
todava explorar los tipos de formato que se aplican a los nmeros.
Los formatos numricos sirven, por ejemplo, para colocar el signo de una

moneda, rebajar la cantidad de decimales, colocar un separador de miles, o


cambiar la forma en que se muestra una fecha.
Cuadro desplegable formato de nmero

En esta hoja tengo una columna de costos. En


el cuadro desplegable llamado Formato de nmero (1) aparece la palabra
General. Este es el formato por defecto en Excel. Deseo que los nmeros sean
ms fciles de leer.
Separador de miles
Partamos con el separador de miles. Es este smbolo con tres ceros. (2) Agrega un
punto cada tres cifras para hacer ms fcil la lectura, adems incluye dos decimales
separados por una coma. (Si tu programa est configurado para pases de habla
inglesa, en vez de una coma aparecer un punto)
reducir o aumentar decimales
En algunos pases latinoamericanos no se usan decimales para las monedas. Para
poder cambiar esto aplico el comando reducir decimales que est representado
por este cono (3)

8. Agregar moneda

Tambin es posible agregar un signo pesos para resaltar


que son cantidades monetarias. Puedo elegirlo de una lista desplegable que
aparece en la imagen. Al usar este formato, vers que incluye, adems del signo
pesos, dos decimales a mis datos. Y es que est aplicando un nuevo formato que
tiene esas caractersticas.
Seleccionar formatos

Tambin puedo elegir un formato del cuadro desplegable.


Cada uno tiene algunas sutilizas que puedes explorar mirando el ejemplo que
aparece
debajo
del
formato.
Entre el formato moneda y contabilidad pareciera no haber diferencia. Pero si la hay
y te lo quiero mostrar.
Formato Moneda y Contabilidad

Los dos nmeros que ves


en la imagen de arriba son iguales. El nmero es 12.700. Pero el primero tiene el
formato
moneda.
Y
el
segundo
contabilidad.
Puedes observar que la posicin del signo pesos es distinta. En el
formato contabilidad el signo est alineado a la izquierda. Adems en el formato
contabilidad los decimales estn separados levemente del borde derecho.
El nmero en s no cambia al aplicar un formato en Excel. Si seleccionas un nmero

y revisas la barra de frmulas te dars cuenta que ah el nmero no aparece con el


separador de miles ni con el signo pesos. Slo en la celda se muestra as.
Formato Fecha
Y con esto en mente quiero que entiendas el formato de fecha. La fecha en Excel es
un formato aplicado a un nmero. Y ese nmero corresponde a la cantidad de das
que
ha
transcurrido
desde
el
31
de
diciembre
de
1899.
Te dar un ejemplo. Si escribes el nmero 1 en una celda y aplicas el formato fecha
corta de la lista desplegable de formatos, aparecer el 1 de enero de 1900, o sea
un da despus del 31 de diciembre de 1899.
Supongamos que naciste el 15 de agosto del ao 90 y lo escribes con formato de
fecha, es decir escribes 15/10/1990 en una celda. Ahora cambia el formato a
General de la lista desplegable. Aparecer 33161, que es la cantidad de das que
transcurrieron desde el 31 de diciembre de 1899 hasta la fecha de tu nacimiento.
El formato de fecha es el nico formato en que en la barra de frmulas no aparece
el valor numrico que hay detrs. Pero para Excel sigue siendo un nmero.
En el prximo video exploraremos un tema que suele ser confuso para muchas
personas. El uso de porcentajes y decimales en Excel.
1. 1. Pregunta:
Si aplico formato de fecha a un nmero, ese formato se ver reflejado en la
barra de frmulas.
o

Verdadero

Falso

2. 2. Pregunta:
El
botn

que

est

enmarcado

en

rojo

sirve

para:

Agregar de una sola vez tres ceros cuando se trabaja con nmeros

grandes.
o

Dividir un nmero por mil para transformarlo en decimal

Agregar un punto cada tres dgitos de un nmero

Redondear un nmero dejando 3 decimales

3. 3. Pregunta:
El formato moneda se distingue, entre otras cosas, del formato general por:
o

Incluir 2 decimales

Por dejar los nmeros rojos cuando son negativos

Por incluir un subrayado

Por permitir una conversin de monedas de forma automtica

4. 4. Pregunta:
Si en una celda que tiene un nmero con formato general, aplico el formato
moneda o contabilidad, entonces puedo observar el cambio de formato en la
barra de frmulas.
o

Verdadero

Falso

5. 5. Pregunta:
Si en una celda colocara el nmero 32 y luego le doy formato de fecha, qu
resultado me dara:
o

No aceptara ese nmero como fecha y aparecera el siguiente

mensaje "#error_fecha"
o

Nada, seguira apareciendo el nmero 32

Aparecera la siguiente fecha: 2 de febrero de 1900

Aparecera la siguiente fecha: 1 de enero de 1900

Porcentajes y decimales en Excel


El uso de porcentajes y decimales en Excel suele ser confuso para muchos. Creo
necesario hacer algunas aclaraciones en este video.
Porcentajes

Los porcentajes son una forma distinta de escribir un


decimal. Pero slo en su forma. En el fondo no.Por ejemplo, en la celda de la izquierda
en la imagen tengo el nmero 0,6. Pero es lo mismo que escribir 60%.
Lo puedes corroborar al ver en las celdas de la segunda fila, en donde he
multiplicado cada celda por 1000. Los dos entregan el mismo resultado puesto que los
nmeros
son
equivalentes.
Aunque
parezcan
distintos.
Pero en esencia, lo nico distinto es el formato. Es decir la forma en que se muestran.

Al revisar el cuadro desplegable de formato de nmero, Excel me


indica que el nmero de la derecha tiene un formato de porcentaje.
Si lo cambio a general, me mostrar 0,6 en vez de 60%, es decir igual que el nmero
de la izquierda en la imagen de arriba. Y es que son exactamente lo mismo. Slo la
forma en que se presenta cambia.
Para transformar el formato de decimal a porcentaje, puedes utilizar el cuadro de
formato o el cono que aparece con el signo $ en el grupo nmero de la pestaa Inicio
(arriba en la imagen)
Decimales
Veamos qu pasa con los decimales y los errores que cometemos al trabajar con ellos.
Estos dos botones de aqu, aumentan y disminuyen la cantidad de decimales
mostrados. Se encuentran en el grupo nmero de la pestaa Inicio. El de la izquierda
aumenta, y el de la derecha disminuye la cantidad de decimales.
Al ir disminuyendo los decimales, Excel automticamente redondea el nmero al
siguiente
decimal.
El punto importante a recalcar es que al variar los decimales mostrados, Excel no
cambia el nmero en s. Para corroborar el verdadero valor de un nmero debes mirar
siempre en la barra de frmulas.
Error al reducir decimales
Relacionado con esto, quiero mostrarte un error que suele ser muy comn.

En la primera imagen tengo el nmero 1,5 en dos


celdas y abajo la suma. En la segunda imagen tengo los mismos nmeros pero he
reducido la cantidad de decimales mostrados usando el cono de reduccin de
decimal. Ahora ambos aparecen con el valor de 2. Pero la suma no es 4 sino 3.Por
qu? Porque Excel hace el clculo con el valor real de las celdas. Es decir 1,5 y no 2.
Debo insistir que los clculos que realiza Excel, consideran el nmero que aparece en
la barra de frmulas y no el que aparece en la celda.

Funcin REDONDEAR
Para redondear un nmero nunca utilices la reduccin de decimales. Debes aplicar una
funcin que cambie el valor real del nmero. En este caso la funcin REDONDEAR. El
primer argumento de esta funcin es la referencia y el segundo, la cantidad de
decimales que vamos a dejar. Para redondear el nmero 1,5 el segundo argumento
debe ser 0 para que slo deje el nmero entero. Al aplicar esta funcin ahora el valor
verdadero de los nmeros se transformar en 2 y su suma en 4.
En el prximo video veremos cmo copiar formatos utilizando la brocha en Excel.
1. 1. Pregunta:
Al reducir decimales, Excel redondea los nmeros mostrados en la celda, sin alterar el
valor en la barra de frmulas.
o
Verdadero
o

Falso

2. 2. Pregunta:
En Excel, si escribimos en una celda 0,6 60% es exactamente lo mismo en trminos
del valor numrico.
o
Verdadero
o

Falso

3. 3. Pregunta:
Si tengo el nmero 7,6 y si reduzco 1 decimal a travs de la opcin formato de
nmeros, el valor que aparecer en la barra de frmulas ser:
o
7
o

7,6

7,7

7,66

4. 4. Pregunta:
El segundo argumento de la funcin REDONDEAR es:
o
Los datos a los que voy a aplicar el redondeo
o

La cantidad de decimales a redondear

El tipo de puntuacin que aplicar, es decir punto (.) o coma (,) antes

del decimal
5. 5. Pregunta:
Si en una celda tengo el nmero 12,3 y aplico la funcin REDONDEAR con 0
decimales, el valor real que Excel va a calcular es:
o
13
o

12,3

12,33

12

Copiar y borrar formatos en Excel


Realizar una tarea repetitiva no slo es tedioso sino que muchas veces
innecesariamente
ineficaz.
Por eso quiero dedicar este corto video a explicarte cmo replicar un formato de celda.
Adems veremos cmo quitarlos.
La brocha

Una de las herramientas ms tiles de todas es la brocha. Se


encuentra en el grupo Portapapeles de la pestaa Inicio. Nada tiene que ver con pintar.
Este
cono
nos
permite
replicar
un
formato
en
otras
celdas.
Primero se debe seleccionar la celda cuyo formato se quiere replicar. Luego se pulsa la
brocha y finalmente se selecciona el rango donde quieres copiar ese formato. Al soltar
el botn del mouse, el formato estar replicado.

Copiar varios formatos a la vez

No slo funciona copiando una celda sino


tambin permite copiar grupos de formatos. Por ejemplo, la primera columna de esta
imagen tiene distintos formatos tanto para el ttulo como para los datos. Puedo copiar el
formato a las otras columnas, seleccionando toda la primera columna. Con el uso de la
brocha seleccionas las otras dos columnas. Tan fcil como eso.
Borrar formatos

Pero qu pasa si queremos quitar un formato. Lo ms


ineficiente es ir deseleccionando cada uno de los atributos, como por ejemplo, quitar
las negritas, cambiar el color del texto, dejar vaco el relleno, quitar los bordes.
Para hacer la tarea ms fcil existe un comando que lo realiza en forma automtica.
Seleccionamos los datos. En la pestaa inicio, en el grupo Modificar se encuentra un
cuadro desplegable llamado Borrar. De aqu escogemos Borrar Formatos. Con eso,
las celdas seleccionadas quedarn sin formato, o mejor dicho, con el formato que viene
por defecto en Excel.
En el prximo video veremos cmo ajustar el tamao de las celdas para dar cabida a
datos que ocupan mucho espacio
1. 1. Pregunta:
La nica forma de borrar un formato que hemos realizado en una celda, es
deseleccionando cada uno de sus atributos.
o
Verdadero
o

Falso

2. 2. Pregunta:
Slo es posible replicar el formato de una sola celda a la vez. No es posible copiar el
formato de un rango.
o
Verdadero
o

Falso

3. 3. Pregunta:
El smbolo sirve para:
o
Copiar el formato de celdas
o

Pintar de un color un rango de celdas

Borrar el fondo de un rango de celdas

Modificar tamao de celdas en Excel


En este video veremos cmo ajustar las celdas para que la informacin quede
contenida en ellas.
Combinar celdas

Cuando un texto no cabe


dentro de una celda, traspasa sus bordes. Pero el hecho que los sobrepase no significa
que la informacin est contenida en varias celdas. En este imgen, el ttulo se
encuentra por completo en la celda B2. An cuando el texto traspasa a las celdas de la
derecha,
esas
otras
celdas
no
contienen
informacin.
Podemos realizar algunos ajustes para que el texto no sobrepase los lmites de una
celda.
Una opcin es combinar dos o ms celdas en una sola. Est opcin est en el grupo
alineacin de la pestaa Inicio. Adems de combinar, las centra. Para hacerlo se debe
seleccionar los datos y pulsar el cono. Si por algn motivo quieres volver al estado

original, basta pulsarla nuevamente. Si no deseas centrar tus datos, puedes elegir la
opcin combinar en el cuadro desplegable.
Qu significan los signos ######?
En el caso de nmeros, cuando no caben dentro de una celda, aparecen los signos
numerales que puedes observar en tres de las cuatro columnas de la imagen de arriba.
Indican que el ancho de la celda no es suficiente para mostrarlos.
Aumentar el tamao de las celdas

Si colocas el cursor entre las lneas divisorias del


encabezado, notars que cambia (observa el cursor en la imagen). Esto nos indica que
podemos modificar el ancho de las celdas. Si pulsas y mantienes el botn del mouse
aparecen unos nmeros. El que est entre parntesis corresponde al ancho en Pixeles.
Por defecto cada celda mide 80 pixeles de ancho por 20 de alto.
Al pulsar y arrastrar el mouse podemos disminuir o aumentar el tamao. Cuando el
tamao sea lo suficientemente grande, los signos ##### desaparecern.
Modificar el ancho de varias columnas

Existe una forma ms eficiente cuando queremos modificar


varias columnas. En ese caso nos posicionamos en los encabezados hasta que
aparezca una flecha (como aparece en la imagen) Esto nos indica que estamos
seleccionando toda la columna. Desde la primera hasta la ltima celda. Ahora arrastro
el
mouse
sobre
las
columnas
que
quiero
modificar.
Finalmente me posiciono en un borde. Puede ser cualquiera. Y lo aumento hasta el
tamao deseado. Al soltar el botn del mouse se modifica el ancho.
Dejar que Excel modifique de forma automtica el ancho
Otra forma es hacer que Excel calcule de forma automtica el tamao mnimo para que
quepan
los
datos.

Para eso nos posicionamos en un borde en los encabezados y hacemos doble clic.
Tambin podemos hacerlo con varias columnas. En ese caso cada columna se
modificar para que el ancho permita que cada una de ellas albergue los nmeros.
Las filas funcionan de la misma manera que las columnas. Todo lo aplicado aqu es
vlido. Puedes utilizar las mismas tcnicas para ajustar el alto. Pero los casos en que
necesitamos
hacerlo,
por
lo
general,
son
muy
poco
frecuentes.
En el prximo video veremos cmo ocultar y bloquear las celdas de nuestras hojas
1. 1. Pregunta:
El smbolo
o

sirve para:
Desplazar una fila hacia abajo

Desplazar una celda hacia abajo

Seleccionar toda una columna

Modificar el tamao de las celdas

2. 2. Pregunta:
Si hago doble clic en la interseccin de dos columnas en los encabezados
o
Se seleccionar toda la columna
o

Se ajustar el ancho de la columna a los datos dentro de ella.

Se ocultar esa columna

3. 3. Pregunta:
Por defecto el tamao de las celdas en Excel es de:
o
100 pixeles de ancho y 50 de alto
o

100 pixeles de ancho y 20 de alto

80 pixeles de ancho y 20 de alto

80 pixeles de ancho y 30 de alto

4. 4. Pregunta:
El smbolo
o

sirve para:
Aumentar o disminuir el tamao de las celdas dentro de una columna

Seleccionar una columna de principio a fin

Cortar un grupo de celdas

Seleccionar un rango

5. 5. Pregunta:
Si combino las celdas A1 con la celda B1 y C1, entonces al digitar en el cuadro de
nombre la celda C1, me seleccionar y aparecer en l la celda:
o
C1
o

A1

B1

Ocultar y bloquear celdas en Excel


Cuando trabajes en una planilla, es posible que necesites ocultar o bloquear un grupo
de celdas. Esto puede deberse a distintos motivos. Por ejemplo, si quieres simplificar la
cantidad de informacin a la vista. O a lo mejor quieres ocultar informacin sensible
para luego imprimirla o preparar el documento para envirselo a alguien que no quieres
que vea toda la informacin.
Ocultar

Aqu tengo un conjunto de


datos de empleados con informacin sensible. Como su sueldo. La idea es que poder
ocultar las celdas relativas a los sueldos, sin borrar esa informacin. Para ocultar esta
columna la seleccionas, pulsas el botn derecho del mouse y eliges

Ocultar
Hay una pequea marca que queda entre las dos
columnas restantes que nos indica que ah hay una columna oculta.
Ojo: Es posible usar una formula o funcin que utilice esos datos, an cuando estn
ocultas.
Mostrar
Para volver a mostrar los datos, debemos seleccionar las columnas a la derecha y a la
izquierda de la columna oculta. Luego pulsamos el botn derecho del mouse y
elegimos mostrar Las filas funcionan de la misma manera. Seleccionamos las filas y
eliges ocultar. Puedes ocultar filas y columnas enteras. Pero no celdas en particular.
Mostrar todas las celdas ocultas
Si no ests seguro en qu parte de tu planilla se encuentran celdas ocultas, te
recomiendo el siguiente procedimiento. Pulsa este botn que est a la izquierda de tu
pantalla, en la interseccin de los encabezados de fila y columna. Con esto seleccionas
todas las celdas. Luego, en cualquier encabezado de columna, eliges mostrar. Y repites
lo mismo para las filas. De este modo te aseguras de ver todo el contenido de tu hoja.
Bloquear celdas

Ahora veamos cmo podemos bloquear las celdas para evitar


modificaciones. En la pestaa Revisar tenemos dos opciones. La opcin proteger
libro permite que no se puedan borrar o agregar nuevas hojas a tu libro. No queremos
eso. Nos interesa la opcin Proteger hoja. Con esto, evitamos que se cambie el
contenido de las celdas Nos pedir una contrasea. Pero no es necesario colocar una.
A veces slo queremos bloquear una hoja para evitar que nosotros mismos, por error,
modifiquemos algo. Al estar bloqueada la hoja, si quiero modificar algo en la planilla, no
podr hacerlo. Para desbloquearla, pulsamos de nuevo el cono. Si habamos
introducido una contrasea, nos pedir ingresarla. De lo contrario automticamente
quedar desbloqueada y tendremos pleno control sobre nuestra hoja.

En el prximo video veremos cmo ordenar datos y usar las listas personalizadas que
aprendimos a crear en la clase nmero 10 de este curso.
1. 1. Pregunta:
Cuando uno oculta una columna o fila, no hay ningn elemento visual en Excel
que me indique dnde est oculta.
o

Verdadero

Falso

2. 2. Pregunta:
Si en la hoja hay una frmula que hace referencia a datos en otra columna, y
esta ltima columna la oculto, entonces la frmula dejar de mostrar un
resultado.
o

Verdadero

Falso

3. 3. Pregunta:
En Excel es posible ocultar una celda especfica dentro de una hoja
o

Verdadero

Falso

4. 4. Pregunta:

El botn que se encuentra en el extremo superior izquierdo de esta imagen sirve


para:

Bloquear celdas

Seleccionar todas las celdas de una hoja

Ocultar una columna

Ocultar una fila

Ocultar todas las columnas y filas de una hoja

5. 5. Pregunta:
Cuando protejo una hoja estoy obligado a ingresar una clave.
o

Verdadero

Falso

Ordenar datos en Excel


En este video aprenderemos a ordenar datos y a asignar un orden a travs de
una lista personalizada.
Orden ascendente o descendente

En esta tabla tengo un grupo


de empleados de un almacn. Deseo ordenarlos por la fecha que ingresaron a la
empresa.
Los
ms
antiguos
primero.
Los comandos para ordenar se encuentran en la pestaa Datos de la cinta de
opciones.
Primero voy a seleccionar todos los datos. Luego con la tecla tabulacin, desplazo
la Celda Activa hasta la columna que ser la referente para ordenar. En este caso

la
fecha.
Hay dos tipos bsicos de orden para datos. De menor a mayor y de mayor a
menor. Si los datos corresponden a texto, los ordenar alfabticamente de la A a
la Z o de la Z a la A, tal y como lo describen los conos de la imagen. Al pulsar el
cono de la esquina superior izquierda, me deja la fecha ms antigua arriba.
Un punto importante, si hubiesen seleccionado solamente la columna fecha, slo
esa dimensin de los datos se hubiese ordenado, causando un problema mayor,
puesto que la informacin se hubiese desordenado respecto a las otras variables.
Orden usando listas personalizadas
Veamos otro ejemplo. Quiero ordenar ahora segn el cargo. De mayor a menor
jerarqua de mando dentro de la empresa. Excel no tiene cmo saber cul es el
que tiene mayor jerarqua. Por lo que en este caso debo crear una lista
personalizada.
Esta vez no voy a utilizar la Celda Activa. Sino que selecciono todos los datos,
incluidos los ttulos. Y Pulso el cono Ordenar. Me aparecer el siguiente cuadro:

Donde dice ordenar por Elijo cargo. En ordenar segn, dejo Valores y en
criterio
de
ordenacin
selecciono
Lista
personalizada
Crear una lista teniendo en cuenta el rango del empleado dentro de la empresa.
Gerente, administrativo, cajero, aseo. La escribo en ese orden. Y la ingreso. (Este
procedimiento lo vimos en la clase 10 de este curso). Despus de realizar esto,
los datos estarn ordenados segn la columna cargo.
Agregar nivel de ordenamiento
Supongamos que despus de ordenarlos por cargo, quisiera ordenarlos por otro
criterio. Por ejemplo, por el apellido. Esto significa que primero ordenar por el
cargo, y luego, para personas con el mismo cargo, habr un orden alfabtico de
acuerdo
a
su
apellido.
Debes ir al men ordenar y aparecer el cuadro de la imagen de arriba. Pulsas
el botn Agregar Nivel. Con esto ingresars un segundo criterio de orden. Elijes
apellido. Y en
criterio
de
ordenacin
De
la A a
la
Z.
Con esto, primero ordenar jerrquicamente por cargo. Y para personas con el
mismo cargo, las ordenar por apellido.
1. 1. Pregunta:
Al ordenar una columna de fechas de menor a mayor, la fecha que est arriba
ser la ms antigua.
o

Verdadero

Falso

2. 2. Pregunta:

Si quisiera ordenar una tabla con ropa de mujer en tamaos Pequeo, Grande y
Extra Grande, debo utilizar:
o

Orden de menor a mayor

Orden de mayor a menor

Una lista personalizada

3. 3. Pregunta:
En la siguiente imagen tengo una lista de productos que quiero ordenar primero
por
Tipo
y
dentro
de
cada
Tipo
por
Precio.

Para eso debo:


o

Ordenar por "Tipo" y luego agregar en el cuadro de ordenamiento un

nuevo nivel, que en este caso sera "Precio"


o

Ordenar por "Tipo" y luego ordenar por "Precio"

Ordenar por "Precio" y luego ordenar por "Tipo"

4. 4. Pregunta:
Si tengo una tabla con datos con distintas variables y selecciono una columna y
luego la ordeno, entonces las otras variables no se ordenarn en conjunto con
ella, lo que desordenar mis datos.
o

Verdadero

Falso

Insertar y eliminar celdas en Excel


Muchas veces te encontrars con la necesidad de incorporar o quitar datos de tus
planillas.
Cortar y suprimir
Un error de principiantes es utilizar la funcin cortar para quitar informacin. El
problema con esto es que despus tendrs que pegar la informacin en otro lado,
causando un desorden en tu planilla. Adems con este mtodo el espacio que
qued
al
cortar
las
celdas
seguir
ah.
Otra forma es seleccionando los datos y luego pulsar la tecla suprimir. Es otra
alternativa. Con eso quitars los valores dentro de las celdas. Pero el problema es
que los formatos seguirn ah, al igual que el espacio de las celdas vacas.
Comando eliminar
Veamos cmo hacerlo correctamente. Seleccionas los datos y pulsas el botn

derecho del mouse.


Elijes la opcin Eliminar. Aparecer
un cuadro de dilogo que te pregunta cmo rellenar el espacio vaco que quedar.

Aqu hay que tener cuidado.


Si seleccionas desplazar las
celdas hacia arriba vers que la informacin de abajo sube a rellenar ese vaco. Y

si seleccionas Desplazar las celdas hacia la izquierda entonces ese espacio ser
ocupado por las celdas que estn a la izquierda de tu seleccin.
Comando insertar
As como puedes quitar celdas, puedes agregarlas. Con las celdas seleccionadas,
pulsas el botn derecho del mouse y escoges insertar. El mismo cuadro de dilogo
aparecer preguntndote qu hacer con las otras celdas.
Mtodos abreviados de teclado
El mtodo abreviado para Insertar celdas es Control mas la tecla +. Y para
eliminar celdas Control mas la tecla -. Es fcil de acordarse. + para agregar, -
para eliminar.
5. Columnas y filas enteras
En vez de trabajar con celdas especficas puedo hacerlo con columnas enteras. Por
ejemplo, si quieres insertar dos nuevas columnas, seleccionas las
columnas haciendo clic en sus encabezados. Y luego aplicas el comando insertar.
Lo mismo funciona con las filas. En estos casos no aparecer el cuadro de dilogo
preguntndote qu hacer con las otras celdas. Y es que cuando insertas o eliminas
una columna o fila entera, no existe el conflicto de qu hacer con los dems datos.
Por lo que Excel no te pregunta nada.
Que pasa con las frmulas al eliminar o insertar?
Un punto importante cuando elimines o agregues celdas: no te preocupes con las
frmulas que hayas escrito. Todas las referencias se ajustarn a las nuevas
ubicaciones de tus celdas. De forma automtica.
conos

En la pestaa Inicio, en el grupo Celdas tambin estn


los comandos que vimos en esta clase. En vez de pulsar el botn derecho del
mouse puedes utilizarlos. Pero como quedan alejado de la planilla, es ms fcil con
los mtodos abreviados o con el botn derecho del mouse sobre la seleccin
1. 1. Pregunta:
Al agregar un grupo de celdas, automticamente las dems celdas se
desplazarn a la izquierda.

Verdadero

Falso

2. 2. Pregunta:
Slo puedo eliminar o agregar celdas mediante el men que aparece al pulsar el
botn derecho del mouse.
o

Verdadero

Falso

3. 3. Pregunta:
Al cortar datos y pegarlos en otro lugar, las celdas en donde estaban se eliminan
automticamente.
o

Verdadero

Falso

4. 4. Pregunta:
Al insertar una columna o fila entera, Excel me mostrar un cuadro de dilogo
para decidir dnde quiero desplazar las celdas.
o

Verdadero

Falso

5. 5. Pregunta:
Al seleccionar datos que tienen un formato, y luego pulsar la tecla Suprimir
sucede que:
o

Se eliminan los datos y los formatos

Se eliminan slo los formatos

Se eliminan slo los datos

Aparece un cuadro de dilogo indicndome hacia donde se

desplazarn las celdas


Cmo graficar en Excel. Parte I
Una de las grandes modificaciones que tuvo Excel 2013 es la interfaz para graficar.
La forma en que podemos editar los elementos de un grfico es mucho ms
intuitiva. En las prximas dos clases nos adentraremos en este tema. Y crearemos
tres
grficos
sencillos.
Los tres tipos de grficos ms utilizados son el de columnas, el de lneas y el
circular.
Grfico circular

Comenzaremos por el circular. Y con este ejemplo


irs profundizando en opciones que son propias de todos los tipos de grficos.
En esta hoja tengo los montos vendidos de distintos vendedores durante un mes.
Quiero comparar las ventas individuales respecto a las ventas totales. Para esto,
la
mejor
opcin
es
utilizar
el
grfico
circular.
Primero debes seleccionarlos.

En la pestaa Insertar, en el grupo Grficos , se encuentran estos conos.

A la derecha podrs ver uno llamado grfico dinmico. Este corresponde a un


tema
avanzado
en
Excel
y
no
lo
abordaremos
ahora.
datos.
Graficos Recomendados

Dejaremos que sea Excel quien nos


proponga un grfico. Pulsar el cono llamado Grficos recomendados. Esta es
una de las caracterstica de Excel 2013 y no la encontrars en otras anteriores.
Est pensada para que rpidamente podamos ver una vista previa de aquellos
grficos ms adecuados para la cantidad y tipo de
En este ejemplo, Excel nos propone 3 tipos distintos. Nosotros elegiremos el
circular porque es el ms adecuado para representar las ventas individuales
respecto
de
las
totales.
Doy aceptar.
Pestaa Diseo y Formato

Cuando estamos editando un grfico, aparecen dos


nuevas pestaas en la cinta de opciones. Si ests trabajando con Excel 2010

entonces aparecern 3 pestaas.


Esa tercera pestaa, que se llamaba
Presentacin, ahora est lado derecho del grfico. Est representado por un
signo ms.
Elementos del grfico

El cono que aparece con un signo ms de color verde (en


la imagen de arriba), corresponde a los elementos del grfico. Al pulsarlo
aparecer los distintos elementos. Cada tipo de grfico tiene elementos comunes
y
distintos
entre
s.
El grfico circular es el que menos tiene. Es el ms sencillo.
El primer elemento es el ttulo. Lo puedes modificar dentro del grfico, o bien en la
columna de los datos. Si lo cambias en los datos (es decir el encabezado)
automticamente cambia tambin en el grfico. Sin embargo, si lo cambias en el
grfico mismo, no se modificar en la columna.
Etiqueta de los datos
El segundo elemento son las etiquetas de los datos. En este caso son los montos
vendidos por cada persona. Si quiero saber cmo cambia mi grfico al incorporar
estas etiquetas basta posicionar mi cursor encima. No requieres hacer clic en la
casilla. Slo si lo vas a incorporar.
Leyenda
El tercer elemento es la leyenda. Este elemento
corresponde a los nombres de cada uno de los vendedores. En un grfico circular
es importante incorporarlas para identificar a quin corresponde cada color. Pero
puedes cambiar su posicin al pulsar una flecha que aparece cuando dejas el
cursor sobre la palabra leyenda.

Diseo y colores

Otra opcin importante es el diseo y sus colores. Se


puede modificar en la cinta de opciones bajo la pestaa Diseo. Basta colocar el
curso encima para ver cmo queda. Son diseos predefinidos. Lo mismo con los
colores. Puedes elegir una paleta en cambiar colores.El diseo tambin lo
puedes editar desde el men que aparece a la derecha del grfico, pulsando la
brocha (debajo del signo ms en verde).
Filtros

Otra herramienta til en los


grficos es la capacidad de filtrar informacin. Est representado por un embudo.
En la pestaa valores tengo las categoras. Para estos datos son los vendedores.
Actualmente estn todos seleccionados (imagen izquierda), pero puedo contrastar
las ventas de un grupo de ellos. Por ejemplo, si quiero contrastar las ventas de
vernica, Mara Teresa y Domingo deselecciono el resto. Y finalmente
pulsas aplicar
para
que
aparezca
el grfico
filtrado
Ah tengo la comparacin de sus ventas. Mara Teresa ha vendido ms que
Vernica
y
Domingo
juntos.
En el prximo video continuaremos con ms elementos y opciones para graficar.
Usaremos de ejemplo los grficos de barras y de lneas.
1. 1. Pregunta:
Cuando seleccionamos un grfico en Excel 2013 aparecen 2 pestaas nuevas
en la cinta de opciones y en la versin 2010, 3 pestaas.
o

Verdadero

Falso

2. 2. Pregunta:
El grfico Circular es til para comparar datos individuales respecto de un todo:
o

Verdadero

Falso

3. 3. Pregunta:
Los
siguientes

conos

de

arriba

abajo

corresponden

Elementos de Grfico, Estilos de Grfico, Filtros de Grfico

Elementos de Grfico, Formatos de Grfico, Filtros de Grfico

Agrupacin de Grficos, Formatos de Grfico, Filtros de Grfico

Frmulas de Grficos, Estilos de Grfico, Filtros de Grfico

a:

4. 4. Pregunta:
Uno de los elementos que puedo cambiar de posicin en un grfico circular es
la leyenda.

Verdadero

Falso

5. 5. Pregunta:
Si modifico el ttulo del grfico dentro de ste, se modificar tambin el texto que
aparece en el encabezado de los datos.
o

Verdadero

Falso

Cmo graficar en Excel. Parte II


En la clase anterior vimos cmo crear un grfico circular utilizando los grficos
recomendados en Excel. En esta ocasin crearemos dos grficos: uno de lneas y
otro de columnas.
Grfico de lneas

Para datos temporales, la opcin ms


usada es el grfico de lneas. La razn muy simple. La unin de lneas a travs de
puntos especficos, le otorga ese carcter de continuidad, propia de una serie
Temporal. Vemoslo. No voy a utilizar los grficos recomendados de Excel, si no
que escoger inmediatamente el de lneas. Se encuentra en el grupo grficos en la
pestaa Insertar de la cinta de opciones. Est representado por este cono:

El primero: el ms sencillo
Al pulsarlo van a aparecer muchas opciones. Ante la duda de cul de todas elegir,
ten en cuenta que en cualquier tipo de grfico, la primera opcin siempre es la ms
simple. Si quieres puedes ver una vista previa de los otros grficos, posicionando el
curso sobre de ellos. Una vez creado el grfico puedes modificar su tamao
arrastrando las esquinas.

Si quieres probar con distintos diseos, utiliza


el cono Diseo rpido que te permite realizar modificaciones al estilo general
del grfico. El estilo lo puedes modificar en los elementos del grfico, que lo
vimos la clase anterior. Ah puedes agregar o quitar el ttulo, la leyenda, y variar
la escala de un grfico.
El grfico de Barras:

valores,

el

grfico

de

Si quieres comparar entre dos o ms


columnas
es
especialmente

til.
En la tabla de la imagen quiero
comparar cmo han variado para un mismo vendedor las ventas en dos los
meses de noviembre y diciembre. El grfico de columnas es especialmente til
para esto.

Mover un grfico
Para mover un grfico a otra hoja, pulsa sobre l el botn derecho del mouse y elije
Mover grfico. En las opciones debes seleccionar una hoja nueva. Finalmente le das
un
nombre
a
tu
grfico
y
quedar
en
una
hoja
aparte.
En el prximo video, te mostrar cmo preparar una hoja y ajustarla para imprimir.
1. . Pregunta:
Para hacer que un grfico quede en una hoja aparte, se pulsa el botn derecho
del mouse sobre l y se elije la opcin Mover grfico. Luego se elije la opcin
Hoja Nueva.
o

Verdadero

Falso

2. 2. Pregunta:
No es posible cambiar el valor mnimo del eje vertical en un grfico.
o

Verdadero

Falso

3. 3. Pregunta:
Si mis datos tienen relacin con el tiempo (horas, das, meses, aos) entonces el
tipo de grfico que probablemente me sea ms til es:
o

El grfico circular

El grfico de columnas

El grfico de lneas

Cmo imprimir un documento en Excel


En esta ltima clase del Curso bsico de Excel aprenderemos a imprimir correctamente
nuestras hojas. Las tcnicas que aqu usaremos son muy simples. Aunque este es un
tema bsico muchas personas que trabajan con este programa, las desconocen.
Vista previa impresin

En este documento tengo una lista de productos. Una de las opciones interesantes que
tenemos a nuestra disposicin, es la capacidad de saber cmo se ver el documento
impreso. En la pestaa Archivo en Imprimir tenemos la vista previa.
La hoja que quiero imprimir es demasiado grande y no cabe en una sola hoja. Si en la
vista previa avanzamos por las pginas podrs notar que la informacin est contenida
en
4 pginas. Slo
en
la
primera
hay
un
ttulo
descriptor.
Adems, en la tercera y cuarta pgina aparecen los precios. Las columnas fueron
aisladas
del
resto.
Una tentacin comn es comenzar a ajustar los mrgenes o el tipo de hoja. Pero eso
no es una buena forma de trabajo. Veamos cmo resolverlo correctamente.
Vistas de pgina
En la barra de estado hay tres conos. El primero es la vista actual
de pgina. El segundo corresponde a la vista diseo de pgina. Este me permite no
slo ver cmo se ver impresa mi hoja sino que tambin me permite editar alguna

celda en caso que lo necesite. El tercero y el que nos servir para ajustar la hoja
corresponde a la vista previa de salto de pgina.
Vista previa de salto de pgina

Esta vista previa me permite ver y ajustar


los quiebres de pgina. Las lneas punteadas me indican lo que cabe dentro de
cada hoja. Al posicionar el cursor sobre la lnea punteada, puedes modificar qu
informacin caer en qu pgina.
Ttulos de los encabezados

Los ttulos de las columnas tambin deben repetirse en la segunda pgina


para que sea ms fcil la lectura. En la pestaa diseo de pgina de la cinta de
opciones, pulso Imprimir ttulos. Escojo la opcin Repetir filas en extremos
superior. El cursor cambia a una flecha. Simplemente pulsas en cualquier parte de
la fila que tiene los nombres. Con esto mi documento lleva los ttulos en cada
pgina y ya se encuentra preparado para salir impreso.
Esta fue nuestra ltima clase. Espero que te haya servido este curso. Para m ha
sido una satisfaccin el poder ayudarte. No te olvides de hacer el test de evaluacin
final del curso para saber cunto aprendiste.

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