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Departamento de Farmacia
LIMA-PER
2012
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NDICE
PRESENTACIN
CAPITULO I : INTRODUCCIN
DE LA RECEPCIN
HMAALM-02
DEL ALMACENAMIENTO
HMADISP-SOP-03
DE LA DISPENSACIN EN CENTRO
QUIRRGICO
HMASDMDU-04
DE LA DISPENSACIN EN DOSIS
UNITARIA
HMADISP-EMER.CENT-05
HMADISP-NARC-06
DE LA DISPENSACIN DE NARCTICOS
Y PSICOTRPICOS
HMAESTIM-PROGRAM-07
HMA-CONT.STOCK- 08
HMAINVENT-09
HMABAJ.ELIM-10
DE LA DISPENSACIN EN
FARMACIA DE EMERGENCIA
Y FARMACIA CENTRAL
DE LA ESTIMACIN Y
PROGRAMACIN
DE
NECESIDADES
DEL CONTROL DE STOCK
DE LOS INVENTARIOS
DE LA BAJA Y
ELIMINACIN
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PRESENTACIN
La metodologa seguida para la elaboracin del Manual, plantea en primer lugar determinar el
Mapeo y Caracterizacin de cada Proceso involucrado, identificando los procesos proveedores
que alimentan al proceso con insumos, documentos y/o procedimientos; y los clientes que
reciben los productos que se elaboran en el proceso analizado, utilizando la formato logia
establecida por el Ministerio de Salud, as como los procedimientos propios de la elaboracin del
manual.
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CAPITULO I
INTRODUCCIN
El Departamento de Farmacia. Desarrolla sus actividades con un criterio enmarcado en una labor
de Apoyo Tcnico, a fin de cumplir con la mejora continua de la atencin asistencial
administrativa al usuario interno y externo con la finalidad de dar cumplimiento de los objetivos
estratgicos y funcionales del HOSPITAL MARIA AUXILIADORA, en este sentido el MAPRO se
aplicara para mejorar los criterios de eficiencia y eficacia, en cuanto al desarrollo de los
procedimientos y de las personas que deben ejecutarlo, la distribucin adecuada de las funciones
del personal, se asegurara el cumplimiento de los objetivos funcionales, aprovechando el mximo
de los recursos disponibles y estableciendo funciones que aseguren la evaluacin de los
resultados.
En la elaboracin del presente documento tcnico normativo se ha tratado de llevar a los flujo
gramas correspondientes la descripcin de las funciones y responsabilidades de cada trabajador
correctamente, incluyendo las tareas que competen a cada servidor.
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CAPITULO II
OBJETIVOS DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
1. OBJETIVOS:
El Manual de Procesos y Procedimientos es un documento tcnico normativo de gestin
Institucional, que tiene los siguientes objetivos:
a) El presente Manual de Procedimientos tiene como objetivo principal describir,
sistematizar y normar las acciones que se deben cumplir en la ejecucin de los procesos
que se realizan en el Departamento de Farmacia, el mismo que es coherente con los
dispositivos legales que regulan el funcionamiento del sistema de Administracin de
Medicamentos; siguiendo una metodologa uniforme para mejorar la calidad de atencin
en la misma.
b) Gestionar y orientar a todos los trabajadores del departamento en la interrelacin de
procesos mediante vnculos causa - efecto y siguiendo una metodologa uniforme para
cumplir con la misin y objetivos institucionales establecidos contribuyendo as
conjuntamente a ejercer un mayor control sobre los resultados de las actividades
realizadas.
c) Incrementar la eficiencia y eficacia, reducir costos, mejorar la calidad de los servicios,
reducir los tiempos de su prestacin, definiendo objetivos en trminos de una mejor
atencin a los usuarios internos y externos del hospital.
d) Reduccin y eliminacin de actividades sin valor aadido a travs de la reduccin de
etapas y tiempos de ciclo de las actividades, que permita la ampliacin de las funciones y
responsabilidades del personal
e) Determinar mtodos para asegurar que la operacin y control de procesos sean eficaces
a travs de su seguimiento, medicin, anlisis y mejora continua
2. ALCANCE:
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Cdigo: HMARECEP-01
De la Recepcin
Vigencia: Diciembre 2013
OBJETIVO.
Establecer las actividades tcnicas, administrativas y operativas para garantizar una adecuada recepcin
cuantitativa y cualitativa de los productos farmacuticos, con Registro Sanitario, que ingresen al Almacn
Especializado de Medicamentos del Departamento de Farmacia del Hospital Mara Auxiliadora.
Asegurar que los productos farmacuticos que ingresen al Almacn Especializado cumplan con las
caractersticas del requerimiento y los documentos correspondientes.
2.
ALCANCE.
Este procedimiento es aplicable a todos los profesionales Farmacuticos y trabajadores del
Departamento de Farmacia.
3.
POLTICA INTERNA.
3.1 El Procedimiento es de cumplimiento obligatorio para el personal del Almacn Especializado de
Medicamentos del Departamento de Farmacia del Hospital Mara Auxiliadora, en lo que les
corresponda.
3.2 Antes de su aplicacin el personal involucrado debe leer, entender el procedimiento; siendo
adems su responsabilidad conservar el Manual de Procedimientos vigentes para consultar,
recordar o aplicar las actividades que le correspondan.
3.3 Todos los productos que ingresan al Almacn Especializado deben ser previamente
inspeccionados.
3.4 Todos los productos que posean fecha de vencimiento debern ser ordenados teniendo en cuenta
el sistema PEPE (primero en expirar, primero en entregar), aquellos productos que no poseen
fecha de vencimiento sern ordenados por el sistema PEPS (primero en entrar, primero en salir).
3.5 La recepcin de los productos se realiza segn el cronograma coordinado con el almacn.
3.6 Es obligatorio la presencia del Jefe del Almacn General de la Oficina de Logstica o su
representante para la recepcin, verificacin y registro de todos los productos farmacuticos, que
ingresen al Almacn Especializado de Medicamentos del Hospital Mara Auxiliadora.
3.7 Los productos farmacuticos, ingresarn al AEM con el Pedido Provisional de Almacn (PPA),
acompaados de la Orden de Compra y dems documentacin establecida en las bases; aquellos
que ingresen mediante Transferencias ingresarn con su PECOSA correspondiente y las
Donaciones ingresarn con su Nota de Entrada de Almacn (NEA) respectivamente.
3.8 Los productos farmacuticos, que requieran condiciones especiales de almacenamiento
(temperatura, Humedad, Luz, etc.) debern ser recepcionados en ambientes debidamente
adecuados.
3.9 Para ejecutar los movimientos de los productos en el almacn especializado de medicamentos, el
personal debe encontrarse debidamente uniformado, estar provisto de los implementos de
seguridad correspondiente y utilizar el equipamiento necesario.
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4.
BASE LEGAL.
4.1 Ley General de Salud Ley N 26842
4.2 Ley de Productos Farmacuticos, Dispositivos Mdicos y Productos Sanitarios Ley N 29459
4.3 Armonizacin de Legislaciones en Materia de Productos de Higiene Domestica -Decisin 706
4.4 Reglamento de Establecimientos Farmacuticos- D.S. 021-2001-SA
4.5 Reglamento para el Registro, Control y Vigilancia Sanitaria de Productos Farmacuticos y Afines y
sus Modificatorias: D.S. 04-2000-SA; D.S. 06-2001-SA, D.S. 020-2001-SA, D.S. 005-2004-SA y D.S.
021-2006-SA.
4.6 Petitorio nico Nacional de Medicamentos Esenciales R.M. 599-2012 SA.
4.7 Reglamento de Estupefacientes, Psicotrpicas y otras sustancias sujetas de Fiscalizacin Sanitaria
D.S. 023-2001-SA y su modificatoria D.S. 010-2005-SA.
4.8 Directiva para la aceptacin y aprobacin de donaciones con carcter asistencial provenientes del
extranjero R.M. 475-2005-SA.
4.9 Reglamento para la autorizacin de ingreso, distribucin y uso en el pas de productos
farmacuticos y afines no destinados a la comercializacin R.M. 456-2005-SA.
4.10 Manual de Administracin de Almacenes del Sector Pblico - Resolucin Jefatural N 335-90INAP/DNA
4.11 Manual de Buenas prcticas de Almacenamiento y Productos Afines R.M. N 585-99- SA/DM
4.12 Directiva del Sistema Integrado de Suministro de Medicamentos e Insumos Mdico- Quirrgicos
SISMED - R.M. N 1753-2002- SA/DM y su modificatoria R.M. 367-2005-SA.
4.13 R.M. N 371-2003- SA/DM Directiva N 007- MINSA/OIGPE- v. 01: Directiva para la Formulacin
de Documentos Tcnicos Normativos de Gestin Institucional
5.
DEFINICIONES
5.1 Producto farmacutico: Preparado de composicin conocida, rotulado y envasado
uniformemente, destinado a ser usado en la prevencin, diagnstico, tratamiento y curacin de la
enfermedad, conservacin, mantenimiento, recuperacin y rehabilitacin de la salud.
5.2 Medicamento: Es aquel preparado farmacutico obtenido a partir de uno o ms principios activos,
que puede o no contener excipientes, que es presentado bajo una forma farmacutica definida,
dosificado y empleado con fines teraputicos.
5.3 Medicamento genrico: Es el producto farmacutico cuyo nombre corresponde a la
"Denominacin Comn Internacional" (DCI) del principio activo recomendada por la Organizacin
Mundial de la Salud (OMS) y no es identificado con nombre de marca.
5.4 Medicamento de marca o especialidad farmacutica: Es aquel producto farmacutico que se
comercializa bajo un nombre determinado por el propio fabricante.
5.5 Nmero de lote de fabricacin: Es una combinacin definida de nmeros y/o letras que responde
a una codificacin que permite identificar el lote, mes y ao de fabricacin y nmero de serie.
5.6 Dispositivo Medico.- Cualquier instrumento, aparato, implemento, maquina, reactivo, aplicativo
informtico u otro artculo similar que requiere registro sanitario para ser usado en personas
directa o indirectamente.
5.7 Producto Sanitario.- Producto destinado a la limpieza, cuidado, modificacin del aspecto, perfume,
y proteccin personal o domestica. Incluye a los productos cosmticos, productos de higiene
domstica, productos absorbentes de higiene personal y artculos para bebes.
5.8 Otro Producto de Uso Mdico.- Producto para ser usado directa o indirectamente en personas no
sujetos a registro sanitario pero que requiera almacenamiento especializado.
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5.9 Protocolo de Anlisis.- El protocolo de anlisis del medicamento es un informe tcnico emitido por
el laboratorio de Control de Calidad del fabricante o por quien encargue su fabricacin,
suscrito por el analista o los profesionales responsables en el que seala los anlisis realizados en
todos sus componentes, los lmites y los resultados obtenidos en dichos anlisis. Deber estar de
acuerdo a lo establecido en los artculos 28 y, 29 del D.S.N 010-97-SA sustituido por el Artculo
1 del D.S. N 020-2001-SA, debiendo sealar la Farmacopea actualizada a la que se acogen para su
fabricacin.
5.10 Certificado de Anlisis.- Es el documento tcnico-sanitario emitido por el Centro Nacional de
Control de Calidad, o por un laboratorio acreditado en el Per o por el organismo certificador del
pas de origen en el que se reporta la totalidad de los anlisis o pruebas requeridas por las obras
oficiales o tcnica propia del fabricante para un lote de producto, segn corresponda. Cuenta con
conclusiones basadas en los resultados analticos obtenidos.
5.11 Especificacin Tcnica.- Descripcin de los requerimientos que deben ser satisfechos por la
materia prima, el material de empaque y los productos en proceso, a granel y terminados. Dichos
requerimientos se refieren a un rango de propiedades fsicas, qumicas, microbiolgicas y, de ser
posible, farmacolgicas.
5.12 Fecha de expiracin o vencimiento.- Es el dato sealado en el rotulado de los envases mediato e
inmediato del producto que indica el mes y el ao calendario ms all del cual no puede esperarse
que el producto conserve su estabilidad y eficacia. Este dato se expresa con nmeros cardinales
anteponiendo el trmino "EXPIRA" O "VENCE".
5.13 Anlisis Organolptico.- Es el mtodo de evaluacin basado en el empleo de los sentidos (olfato,
vista, tacto, gusto) de una muestra tomada en forma aleatoria de un lote de un determinado
producto para verificar las caractersticas de los envases, evaluar la informacin de los rotulados e
inserto y las especificaciones tcnicas del contenido en base a lo autorizado en el registro sanitario.
5.14 Envase inmediato o primario: Envase dentro del cual se coloca directamente el producto en la
forma farmacutica terminada (en su presentacin definitiva).
5.15 Envase mediato o secundario: Envase definitivo o material de empaque dentro del cual se coloca
el envase inmediato y que es usado para la distribucin y comercializacin de un producto.
6.
RESPONSABLES.
6.1 Jefe y/o Encargado del Almacn General
6.2 Q. F. Responsable del Almacn Especializado de Medicamentos
6.3 Q.F. Asistente tcnico del Almacn Especializado de Medicamentos
6.4 Tcnico administrativo (Encargado de Sistemas)
6.5 Tcnico en Farmacia
6.6 Auxiliar de almacn u Operario de Almacn.
7.
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7.1
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De la Recepcin Fsica
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Pgina 11
8.
9.
ANEXOS
8.1 Tabla por tipos de Ingresos de productos al almacn
8.2 Orden de Compra Gua de Internamiento
8.3 Acta de Recepcin fsica
8.4 Acta de verificacin Tcnica (Anlisis Organolptico)
8.5 Acta de Verificacin Cuali-Cuantitativa
8.6 Formato para el cuaderno de control de documentos de Ingreso de productos
8.7 Reporte impreso de ingreso Movimientos de Farmacia
8.8 Tarjeta de Control Visible
Suscribo el presente documento dando fe de haberlo recibido, ledo y entendido
N
Personal
Cargo
Firma
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PROVEEDOR
JEFE DE ALMACN
ALMACN
ESPECIALIZADO
Q.FARMACEUTICO
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PROVEEDOR
JEFE
ALMACN
ALMACN
ESPECIALIZADO
Q.FARMACEUTICO
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Cdigo: HMAALM-02
Del Almacenamiento
Vigencia: Diciembre 2013
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5. RESPONSABLES.
2)
PROCEDIMIENTO.
Procedimiento que se iniciar con el proceso de (Anlisis Organolptico de Productos)
Verificacin Tcnica, utilizando para ello el formato de Verificacin cualitativa (ver Formato en
anexos). El Q. F. encargado proceder a la revisin de los productos recepcionados ubicados
en el rea de cuarentena Jefe de Almacn realiza la verificacin tcnica, apoyado en la
documentacin siguiente:
Registro Sanitario
Protocolo de Anlisis
Certificado
Acta de verificacin Cuali-cuantitativa proporcionada por el proveedor.
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3)
CONTROLES DE ALMACENAMIENTO.
TEMPERATURA.
- El tcnico en Farmacia, efectuar diariamente dos lecturas (a las 8.00 y 14.00
horas) de los termo higrmetros consignando la informacin en el formato
establecido (ver anexos).
- La temperatura ambiental deber marcar preferente entre los 15 a 25 grados
centgrados y/o de acuerdo a la informacin que viene consignada en el empaque
secundario o primario (Condiciones de almacenamiento), no debiendo superar los
30 grados.
- Si el nivel dentro del almacn se encuentra fuera de los lmites sealados, el
tcnico en Farmacia , informar al Jefe de almacn para tomar la accin correctiva:
ILUMINACIN.
- El tcnico en Farmacia, verificar que el almacn cuente con la iluminacin
apropiada, optando por lo siguiente:
Si es insuficiente encender las luminarias para tener la claridad necesaria.
Si es exagerada las luminarias para bajar la luminosidad y ahorro del consumo
elctrico.
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Bleomicina 15 UI
Docetaxel 20 mg Iny
Docetaxel 80 mg Iny
Vincrisitina 1 mg
Bromuro de Rocuronio 50 mg Iny
Lopinavir / Rotinavir 200 mg/50 mg Tab
Personal
Cargo
Firma
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ALMACN
ESPECIALIZADO
REA
CUARENTENA
REA
RECHAZADOS
OF LOGSTICA
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BASE LEGAL:
1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)
9)
REQUISITOS:
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PROCEDIMIENTO:
1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)
9)
10)
11)
12)
Entregar al mdico anestesilogo los productos farmacuticos segn el tipo de anestesia (general
o Regional) anotando las cantidades dispensadas en el Formato de Entrega de Productos
Farmacuticos.
Cargar en la mquina de anestesia el anestsico inhala torio durante la maana, tarde y noche, de
acuerdo a la necesidad y gasto.
Entregar al personal tcnico de enfermera el material mdico quirrgico segn pedido, y anotar
las cantidades dispensadas en el Formato de Entrega de Productos Farmacuticos. segn el tipo de
anestesia (general o Regional).
Recoger y/o Recepcionar los productos farmacuticos no utilizados y anotar dichas devoluciones
en el Formato de Entrega de Productos Farmacuticos, como productos no usados en la Ciruga.
Recepcionar las hojas de costos de cada paciente y revisar versus el Formato de Entrega de
Productos Farmacuticos.
Registrar en el Formato de Entrega de Productos Farmacuticos. el nombre y apellido del paciente,
nombre del anestesilogo, tipo de operacin, fecha de atencin, y el turno.
Verificar en la hoja de costo (Receta especial para SOP) el cumplimiento de los siguientes
requisitos: Nombres y Apellidos y historia Clnica del paciente, Nombres y Apellidos de medico
anestesilogo y tipo de Operacin.
Recibe los vales de pedido de Productos Farmacuticos de sala de recuperacin solicitados por las
enfermeras de turno.
Verificar que los vales de recuperacin (Receta estandarizada) cumpla con los siguientes requisitos:
Nombres, Apellidos, historia Clnica del paciente, fecha, cantidades de productos farmacuticos
indicado por el Mdico tratante y transcritos por las enfermeras con la firma respectiva.
Atender lo solicitado en el vale (receta estandarizada) de sala de recuperacin.
Entregar al personal tcnico de enfermera los productos farmacuticos transcritos por las
enfermeras.
Indicar al personal tcnicos de enfermera que al reverso del vale (receta estandarizada) de
recuperacin firme en seal de conformidad de haber recibido por reposicin los productos
farmacuticos usados por el paciente.
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MEDICO
ENFERMERA
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Cdigo: HMASDMDU-04
De la Dispensacin EN
dosis unitaria
Vigencia: Diciembre 2013
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SERVICIO DE
DISPENSACIN EN DOSIS
UNITARIA
ENFERMERA
SIS
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Cdigo: HMADISPEMERG.FC-05
De la Dispensacin en
Farmacia Emergencia y
Central
Vigencia: Diciembre 2013
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2.- OBJETIVO
OBJETIVOS GENERALES
Establecer los criterios, metodologas y requisitos para el cumplimiento de las Buenas Prcticas de
Dispensacin de Medicamentos.
OBJETIVOS ESPECFICOS
1)
2)
3)
4)
5)
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
4.- RESPONSABILIDAD
El Equipo de profesionales que laboran en la Farmacia de Emergencia es responsable de la
adecuada distribucin y/o dispensacin de los productos farmacuticos y afines. Dicho equipo de
profesionales est conformado por: El Qumico Farmacutico Regente, personal tcnico y
practicantes.
5.- PROCEDIMIENTO:
5.1 VERIFICACIN DE LA RECETA PARA LA DISPENSACIN DE LOS PRODUCTOS
FARMACUTICOS, DISPOSITIVOS MDICOS Y PRODUCTOS SANITARIOS EN LA FARMACIA DE
EMERGENCIA.
Para una adecuada dispensacin de los productos farmacuticos en la Farmacia se debe
hacer las siguientes verificaciones:
5.1.1
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5.1.2
5.1.3
5.1.4
5.1.5
5.1.6
5.1.7
5.1.8
5.1.9
5.1.10
5.1.11
5.1.12
5.1.13
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5.11 Orientacin e informacin sobre los medicamentos recetados y entregados, las dosis y
posibles interacciones con alimentos u otros medicamentos a solicitud del usuario o cuando
sea necesario.
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Cdigo: HMANAEC--06
De la Dispensacin en
Farmacia Emergencia y
Central
Vigencia: Diciembre
2013
TCNICO DE FARMACIA
QUMICO FARMACUTICO
PACIENTE/USUARIO
CAJERO
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QUMICO FARMACUTICO
PACIENTE/USUARIO
CAJERO
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Cdigo: HMAEST.PROG-07
De la Estimacin y
Programacin
Vigencia: Diciembre 2013
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Mtodo de Consumo Histrico, este mtodo utiliza los registros histricos de consumo de cada
medicamento y los proyecta al futuro de acuerdo a la tendencia mostrada y a la situacin de las
existencias disponibles.
Mtodo de morbilidad o Perfil Epidemiolgico, este mtodo de estimacin emplea como
insumo el nmero de atenciones o casos clnicos registrados de determinadas patologas. La
Elaborado: Dra. Etelvina Luna Flores
Jefe del Departamento de Farmacia
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Luego:
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2)
3)
4)
Evaluar el comportamiento del Histrico de casos; Una vez que se ha graficado y corregido
la informacin, se procede a evaluar el comportamiento de casos por cada estrategia.
Los tipos de comportamientos que se pueden esperar, son los mismos que para
medicamentos e insumos de demanda: Comportamiento estable, estacional, con tendencia o
irregular. Una vez evaluado el comportamiento, se procede a realizar la proyeccin de casos
utilizando los mtodos de consumo histrico.
5) Comparar los casos proyectados y los casos programados; Los casos o atenciones proyectadas
y las programadas son comparados grficamente; si bien ambos no presentan una coincidencia
exacta, por lo menos debe ser parecida.
6) Estimar la necesidad a partir de los casos; Una vez definidos los casos o atenciones para el
periodo de estimacin, estos son convertidos a cantidades de productos farmacuticos y
afines de acuerdo con el esquema de tratamiento establecido y los criterios definidos por
DGSP, pero que en general siguen la siguiente frmula:
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Donde:
Frecuencia de morbilidad
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2)
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3)
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ALMACN ESPECIALIZADO
DATOS ESTADSTICOS
UNIDAD DE GESTIN DE
PRODUCTOS FARMACUTICOS
QUMICO FARMACUTICO
DEPARTAMENTO DE FARMACIA
Q.FARMACEUTICO JEFE
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ALMACN ESPECIALIZADO
DATOS ESTADSTICOS
UNIDAD DE GESTIN DE
PRODUCTOS FARMACUTICOS
QUMICO FARMACUTICO
DEPARTAMENTO DE FARMACIA
Q.FARMACEUTICO JEFE
OEPE
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DEPARTAMENTO DE FARMACIA
Q.FARMACEUTICO JEFE
UNIDAD DE GESTIN DE
PRODUCTOS FARMACUTICOS
LOGSTICA
QUMICO FARMACUTICO
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QUMICO FARMACUTICO
DEPARTAMENTO DE FARMACIA
Q.FARMACEUTICO JEFE
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