You are on page 1of 84

SOCIEDAD COLOMBIANA

DE ARCHIVISTAS
METODOLOGA PARA LA
IMPLEMENTACIN DE UNA TABLA DE
RETENCIN DOCUMENTAL.
WALTER HUMBERTO RODRIGUEZ.
Biblioteclogo y Archivista Universidad de la Salle
Especialista en Archivstica Universidad Javeriana

30 de septiembre de
2003

2002

Leyes Colombianas Sobre Archivos.


Ley 4 de 1913.

Obligacin de las entidades


oficiales de entregar y recibir
inventariados los documentos de
los archivos.

Ley 47 de 1920. Sobre la proteccin del patrimonio


documental y artstico.
Ley 40 de 1932. Sobre el registro reformas civiles
de las personas.
Ley 14 de 1936. Aprueba el tratado de proteccin
sobre el patrimonio cultural.
Ley 163 de 1959. Sobre la proteccin del
patrimonio cultural.

Leyes Colombianas Sobre Archivos.


Ley 39 de 1981. Sobre la Microfilmacin y
certificacin de archivos.
Ley 23 de 1981. Regula archivos de las historias
clnicas.
Ley 23 de 1982. Sobre proteccin de los derechos
de autor.
Ley 57 de 1982. Sobre publicidad y acceso a los
documentos pblicos.

Ley 63 de 1986. Aprueba tratado que prohbe la


exportacin, importacin y
transferencia ilegal de Bienes
Culturales.

Leyes Colombianas Sobre Archivos.

Ley 6 de 1992.

Artculo 74. Da valor probatorio al Disco


ptico.

Ley 80 de 1989.

Crea el Archivo General de la Nacin.

Ley 44 de 1993.

Sobre derechos de autor de funcionarios


pblicos.

Ley 190 de 1995.

Artculos 27 y 29 Sobre faltas y delitos en


archivos.

Ley 200 de 1995.

Artculos 40 y 41 Conductas
sancionables a Servidores pblicos sobre
los archivos.

Ley 270 de 1996.

Artculo 95 Sobre uso y valor


probatorio de las nuevas tecnologas en
los despachos judiciales..

Cdigo Contencioso Administrativo


Artculo 29. Formacin y examen de expedientes.
cuando hubiere documentos relacionados con
una misma actuacin o con actuaciones que tengan
el mismo efecto, se har con todos un solo
expediente al cual se acumularn, de oficio o a
peticin de interesado, cualesquiera otros que se
tramiten ante la misma autoridad y tengan relacin
intima
con
l
para
evitar
deciciones
contradictorias

Acuerdos de la Junta Directiva del AGN.

Acdo 10 de 1995.

Reglamenta la presentacin
de las tablas de retencin
documental al Archivo
General de la Nacin.

Acdo 12 de 1995.

Reglamenta los rganos de


direccin, coordinacin y
asesora para los
departamentos .

Acdo 02 de 1996.

Reglamenta la interaccin
del comit evaluador de
documentos del
departamento.

Acuerdos de la Junta Directiva del AGN.


Acdo 06 de 1996.

Crea el comit evaluador de


documentos del Archivo
General de la Nacin.

Acdo 11 de 1996.

Se establecen criterios de
conservacin y evaluacin
de documentos.

ACUERDO No. 038 de Septiembre 20 de 2002.


Por el cual se desarrolla el Artculo 15 de la Ley 594
de 2000. Ley General de Archivos.
RESPONSABILIDAD DEL SERVIDOR PUBLICO
FRENTE A LOS DOCUMENTOS Y ARCHIVOS.

Acuerdos de la Junta Directiva del AGN.


ACUERDO No. 039 de Octubre 31 de 2002.
Por el cual se regula el procedimiento para la
elaboracin y aplicacin de las Tablas de Retencin
Documental en desarrollo del Articulo 24 de la Ley
594 de 2000.
ACUERDO 041 del 31 de octubre 2002.
Por el cual se reglamenta la entrega de documentos
y archivos de las entidades que se liquiden,
fusionen o privaticen y se desarrolla el artculo 20 y
su pargrafo, de la Ley 594 de 2000.

Acuerdos de la Junta Directiva del AGN.

ACUERDO 042 del 31 de octubre 2002.


Por el cual se establecen los criterios para la
organizacin de los archivos de gestin en las
entidades pblicas y las privadas que cumplen
funciones pblicas, se regula el Inventario nico
Documental y se desarrollan los artculos 21, 22, 23
y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.

Circular Externa 001-2001


Ministerio de Cultura
Archivo General de la Nacin
ETAPA
2.
ELABORACIN
Y
PRESENTACIN
establece ... las entidades pblicas elaborarn y
presentarn sus respectivas Tablas de Retencin
Documental ante la instancia archivstica que
oportunamente se informar y de acuerdo con el
siguiente calendario... y en el numeral D indica:
Distritos
Especiales,
Tursticos,
Culturales
e
Histricos fecha lmite noviembre de 2002

10

Conceptos Bsicos.
Archivo:
Conjunto de documentos,
sea cual fuere su fecha, su
forma y el soporte material,
acumulados
en
un
proceso natural por una
persona, institucin pblica o
privada, en el transcurso de
su gestin.
11

Archivos de Gestin
El Archivo de Gestin o de Oficina es aquel en donde se
rene la documentacin en trmite, en busca de solucin
a los asuntos iniciados, la cual es sometida a continua
utilizacin y consulta administrativa por las mismas
oficinas u otras que las soliciten.
Importancia de los Archivos de Gestin:
Facilitan el control y seguimiento de la
documentacin.
Fuente de consulta para la toma de
decisiones.
Iniciador del proceso de normalizacin
archivstica (Archivo Total).

12

Archivo Central
Unidad administrativa donde se agrupan documentos
transferidos trasladados por los distintos archivos de gestin
de la entidad, una vez finalizado su tramite, que siguen
siendo vigentes y objeto de consulta por las propias oficinas
y los particulares en general
Importancia del Archivo Central:
Contribuye a facilitar el cumplimiento de
los
principios
que
informan
las
actuaciones de la Administracin: Los de
Eficacia y Eficiencia.
Contribuye a facilitar el cumplimiento de
los
principios
de
legalidad
y
transparencia de la Administracin.

13

Archivo Histrico
Aquel al cual se transfiere la documentacin del archivo
central o del archivo de gestin, que por decisin del
correspondiente Comit
de Archivos, debe conservarse
permanentemente, dado el valor que adquiere para la
investigacin, la ciencia y la cultura.
Importancia del Archivo Histrico:
Permiten la elaboracin o reconstruccin
de
cualquier
actividad
de
la
administracin.
Proporcionan un servicio eficaz y eficiente
en la consulta de la informacin.

14

Son fuente primaria para la historia y son


testimonio de la memoria colectiva de una
Nacin.

Ciclo Vital del Documento

3ra. FASE

2da. FASE

1ra. FASE

15

Archivo
Histrico
Permanente

Conservacin y
Eliminacin

Archivo
Central
(Intermedio)

Utilizacin y
Mantenimiento

Archivo
De Oficina
(Activo)

Nacimiento y
Elaboracin de
Documentos

Ciclo Vital del Documento

ARCHIVO
DE
OFICINA

ARCHIVO
DE
OFICINA

ARCHIVO
DE
OFICINA

ARCHIVO
DE
OFICINA

ARCHIVO CENTRAL

ARCHIVO HISTORICO

16

ARCHIVO
DE
OFICINA

ARCHIVO
DE
OFICINA

Ciclo Vital del Documento


Un sistema integral de gestin de documentos se ocupar
de todo lo que le suceda a los documentos de una
organizacin, a travs de su ciclo vital es decir:
Desde su nacimiento.
Pasando por su vida activa y productiva como medio de
cumplir con las actividades de su organizacin.
Hasta su muerte o destruccin.
Las fases bsicas de la gestin de documentos son:

17

Principios de organizacin
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
Archivo General de la Nacin.
Mantener agrupados, sin mezclarlos con otros,
los documentos de cualquier naturaleza
procedentes de una entidad, ya sea una
administracin pblica, privada o una persona,
respetando la estructura con clasificacin
propia de dicha entidad.
Cada documento en la dependencia que
pertenece.
Integridad e independencia de cada Serie.
18

Principios de organizacin
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
Conservacin de los documentos dentro del
fondo al que naturalmente pertenece.
Teora archivistica formulada por Natalis de
Wally que establece que los documentos
producidos por una institucin u organismo
no deben mezclarse con los otros.
Es valido tanto para los archivos histricos
como para los administrativos.
19

Principios de organizacin
PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL

Archivo General de la Nacin.


Indica el necesario respeto al orden en que
originalmente han sido producidos los
documentos.
Cada documento en la dependencia dentro de
cada serie de acuerdo con la secuencia.
Orden

Natural.
Causa y efecto:
cronolgico.
20

Orden Numrico y

Principios de organizacin
PRINCIPIO DEL ORDEN ORIGINAL
Ordenacin
interna
que
conserva
los
documentos de cada serie de acuerdo a la
secuencia que origin el expediente y en el
orden que se dieron los documentos que
materializan las actuaciones y diligencias
encaminadas a la razn administrativa de un
asunto determinado.
Se debe respetar el orden de los documentos ya
que son producidos en una relacin causaefecto.
Teora de Muller, Freith y Fruin.
21

ESTRUCTURA INTERNA DE LA ENTIDAD

La estructura interna de una entidad est


conformada por las divisiones administrativas
creadas para el desempeo de una funcin
especfica y de acuerdo a la jerarqua que las
divisiones tienen en el organigrama de la
entidad.
Como quiera que el organigrama es el reflejo de
la entidad productora de documentos, debe ser
tambin
la
base
fundamental
para
la
organizacin de cada archivo.
22

AGRUPACIONES DOCUMENTALES

Son el conjunto de documentos generados


por una Unidad Administrativa en el ejercicio
de sus funciones, las cuales segn su
jerarqua ilustrada en el organigrama,
original:
Los
Las
Las
Los

23

Fondos.
Secciones.
Series Documentales.
Tipos Documentales.

Fondo
FONDO
Totalidad de las series documentales de la misma
procedencia o parte de un archivo que es objeto de
conservacin institucional formada por el mismo
archivo, una institucin o persona.

El Fondo suele identificarse con el archivo cuando la


documentacin es conservada en la Entidad
Productora. Sinembargo, cuando la documentacin
es transferida a otra Entidad, adquiere una categoria
de un Fondo ms de la Entidad que lo recibe.

24

Seccin Documental
Secciones Documentales.
Son las divisiones del Fondo identificadas con la
produccin documental de una Unidad o Divisin
Administrativa Funcional de la institucin que
produce el Fondo.

Subseccin.
Es una subdivisin de la seccin, integrada por el
conjunto de documentos generales, en razn de esa
subdivisin orgnico-funcional.

25

Nivel Documental
Una vez identificados y establecidos los anteriores
niveles
jerrquicos
se
descender
al
nivel
documental:
SERIE
SUB-SERIE
UNIDAD SIMPLE (Acuerdo, Resolucin)
UNIDAD DOCUMNTAL
COMPLEJA

26

(Expediente de Orden de pago,


Expediente de Historia Laboral,
Expediente de procesos jurdicos)

Tipo Documental
TIPO DOCUMENTAL

Hace referencia a la especie documental


que revela tanto el contenido como la
estructura fsica del documento. Pueden
ser entre otros tipos documentales,
actas, contratos y facturas.

; Caractersticas Internas y Externas.


; Definen las series documentales.

ATRIBUTOS

; Posibilitan la clasificacin y posterior


inventario.
; Elementos
catalogacin.

27

necesarios

para

la

Tipo Documental
TRAMITE
ADMINISTRATIVO

conjunto
de
documentos

28

Carcter
documental

revelan una
actividad o
una accin

Caractersticas de los Documentos


TIPO DE
ACCIN
Documentos
de decisin
Documentos
de
transmisin

TIPO DE DOCUMENTO

Leyes,
Decretos, 1. Resolucin reconocimiento
servicios
Resoluciones,
2. Sentencia.
Circulares.
Comunicaciones,
notificaciones
publicaciones

1. Oficio de notificacin
y 2. Invitacin
3. Comunicado de prensa

Actas, certificados
Documentos
laborales.
de constancia

1. Acta de Comit.
2. Certificacin.
3. Declaracin

Documentos
de Juicio.

1. Informe de Contralora.

Informes

Documentos
Solicitudes, denuncias,
de
los Alegaciones.
ciudadanos

29

CONTENIDO

1. Denuncia
2. Alegaciones
3. Recurso ordinario

Clases de Documentos
FACILITATIVOS O COMUNES

ESPECFICOS O SUSTANTIVOS

Definicin:
Aquellos
que
son
comunes a toda la administracin,
debido a que son producto del ejercicio
de las mismas funciones.
Ejemplo:
Leyes,
Decretos,
Resoluciones,
Circulares, etc.

Definicin: Los que se producen en


relacin
con las funciones
misionales de cada entidad.
Ejemplo:
Documentos Confis
Actas del Comit Interparlamentario
de Crdito Pblico.

UNIDAD DOCUMENTAL

Unidad de instalacin fsica de


archivo normalmente se trata de
cajas o cualquier otro tipo de
contenedor.

30

Corresponde a un documento o
conjunto de documentos con un
valor intrnseco porque revelan una
actividad o una accin.

UNIDAD
ARCHIVSTICA

Serie Documental

SERIE DOCUMENTAL

31

Conjunto de tipos documentales


de
estructura
y
contenido
homogneos, emanados de un
mismo rgano o sujeto productor,
como consecuencia del ejercicio
de sus funciones especficas.

Serie Documental
SERIE
S
U
B
S
E
R
I
E
32

 
 
 

Tablas Retencin Documental


Son un listado de series con sus correspondientes tipos
documentales a las cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del ciclo vital de los
documentos.
 En otros pases reciben diferentes denominaciones:
 En Francia Tableaux de tri.
 En Brasil Temporalidade de documentos y Tabela de
temporalidade de documentos da FGV.
 En Canad Recueil de delais de conservation de
ministeres et organismes gouvernementaux.

33

En pases de habla hispana se conocen como Tabla


de plazos precaucionales, Tabla de plazos mnimos;
Catlogos de seleccin; Calendario de conservacin y
Tabla de seleccin.

Compilacin de informacin
Esta fase debe comprender el levantamiento de la
siguiente documentacin:
Organigrama actualizado de la Entidad, para
determinar su conformacin y estructura actual.
Acto administrativo en el que se determinan los
cdigos que identifican a cada una de las unidades
administrativas.
Actos Administrativos y normatividad que incida
en las funciones de cada una de las unidades
administrativas de la Entidad.
Manuales de procedimientos actualizados de la
Entidad.

34

Estudio de Unidad Documental


Esta fase busca establecer la produccin documental
en cada unidad administrativa y su relacin con las
funciones que le han sido asignadas
Organigrama actualizado de la Entidad, para
determinar su conformacin y estructura actual.
LNOMBRE: Encuesta estudio unidad documental
LPRESENTACION: tamao carta u oficio
LDILIGENCIAMIENTO: manuscrito en letra imprenta
LTRMITE: el original diligenciado debe conservarse en
el archivo central hasta que la TRD sea aprobada.
LFecha de aplicacin: indicar utilizando nmeros: Da,
Mes, Ao en que se aplica, por ejemplo D 23 M 07 A 01
LNombre
del
encuestador:
este
campo
debe
diligenciarse especialmente cuando mas de una persona
colabora en la aplicacin de las encuestas.

35

Estudio de Unidad Documental


L 1. Entrevistados: se deben relacionar nombres
apellidos y cargos
del personal que brinda la
informacin, la jefatura y de ser necesario, alguno de
sus colaboradores inmediatos.
L 2. Datos de la unidad administrativa: se debe anotar
el nombre y el cdigo que por acto administrativo se le
haya asignado a la unidad administrativa a la que se
aplica la encuesta. As mismo se debe indicar el tipo,
nmero y fecha del acto administrativo vigente,
mediante el cual se le fijan funciones.
L 3. Anlisis unidades documentales : para la aplicacin
de esta seccin de la encuesta el entrevistador debe
tener claridad sobre la definiciones
de unidad
documental y tipo documental ya que se debe aplicar
una encuesta por cada unidad documental .

36

Estudio de Unidad Documental


L 3.1 Denominacin : nombre con el que se conoce la
unidad documental analizada.
L3.2 En que funciones de la unidad administrativa
incide el documento? Se indicar en razn a que funcin
de la unidad administrativa, se produce o se recibe la
unidad documental analizada.
L 3.3 La informacin contenida en este documento se
halla registrada en otros documentos?, sealar con X
segn corresponda.
L Si la respuesta fue afirmativa relacione en cul o
cuales: se debe indicar el nombre del o los documentos
en los que tambin se encuentra la informacin que
contiene la unidad documental que se esta analizando.

37

Estudio de Unidad Documental


L 3.4 En caso de que el documento este acompaado de
anexos relacinelos: se debe anotar la denominacin de
los documentos que sirvan como soporte a la unidad
documental que se este analizando.
L 3.5 Trmite del documento: a fin de hacer seguimiento
de la unidad documental analizada y poder compararla
con el trmite aprobado en el manual de procedimientos
correspondiente se debe indicar la ruta del original y sus
copias.
L 3.6 Otras unidades administrativas tienen relacin
con el trmite del documento? Se debe marcar X segn
corresponda y en caso afirmativo identificar las unidades
administrativas indicando brevemente la actividad que
cumplen en relacin con la produccin y/o trmite de la
unidad documental analizada.

38

Estudio de Unidad Documental


L 3.7 Seale las normas que inciden en la produccin,
trmite y conservacin del documento: debe tomarse en
cuenta relacionar tanto normas generadas en actos
administrativos producidos por la entidad ( por ejemplo
resoluciones, etc.) como normas genricas (por ejemplo
leyes, etc.). Es frecuente que algunas de estas normas
por ser de consulta constante se encuentren en la unidad
administrativa en la que se aplique la encuesta, caso en
el cual se debe solicitar copia y anexarla a la misma.
L 3.8 Observaciones: se debe relacionar informacin que
aclare porque no se diligenci algn campo o alguna
situacin especfica que deba tenerse en cuenta en la
elaboracin de la TRD, por ejemplo que la unidad
administrativa
se
encuentra
en
proceso
de
reestructuracin.

39

Estudio Unidad Documental


Aplicacin Encuesta
Estudio Unidad Documental.
Oficina

Ubicacin

Funciones

Unidad
Documental
Trmite
Frecuencia de
Produccin
Consulta

Volumen de
Produccin

40

Transferencias

Construccin de Series
En esta fase del proceso se deben integrar las funciones
sealadas por norma a cada unidad administrativa, con las
encuestas de unidad documental y el manual de procedimientos
correspondientes, se busca determinar el nombre con que se
deben agrupar los expedientes que contienen documentacin
generada con relacin a un tramite especifico.

41

ta
s
e
u
c
n
E
Pr

TRD
oc
e

di
m

ie
nt
o

s
ne
io
nc
Fu

La denominacin de las series


y
subseries
debe
tener
relacin con
la funcin o
funciones que les dan vida,
para facilitar la labor tanto a
quienes deben conformar los
expedientes, como a quienes
deben
cotejar
las
transferencias de documentos
y quienes deseen consultar la
documentacin

m
r
o
N

as

Denominacin de Series
Denominacin Incorrecta: Regin del Sumapaz.
Denominacin
CONTROL.

Propuesta:

VISITAS

DE

INSPECCIN

Comentario: Utilizar la denominacin de un sitio geogrfico no

orienta sobre las funciones que dan origen a los expedientes, ya que
diferentes dependencias de acuerdo con sus competencias en una
misma entidad pueden mantener una relacin con determinadas
zonas de influencia.

Denominacin Incorrecta: Contralora Distrital.


Denominacin Propuesta: INFORMES DE CONTROL.
Comentario: Denominar una serie con el nombre de una
entidad no es correcto ya que de acuerdo con las funciones
que cumpla cada unidad administrativa pueden generarse
diversos tipos de relacin con la misma entidad (entregar
informes, brindar asesora, solicitud de conceptos)

42

Denominacin de Series
Denominacin Incorrecta: Planillas.
Denominacin
Propuesta:
CONTROL
DISTRIBUCIN DE CORRESPONDENCIA.

RECEPCIN

Comentario: La denominacin genrica de un formato no es correcta

ya que en el caso de las planillas, pueden utilizarse para adelantar


diferentes tipos de trmites relacionados con funciones diversas
(contables, control de inventarios, controles de ingreso y salida de
elementos).

Denominacin Incorrecta: Comits.


Denominacin
SALUD.

Propuesta:

ACTAS

COMIT PARITARIO DE

Comentario: De acuerdo con los requerimientos propios de cada


Administracin se crean diferentes comits, cuyas actas son
elaboradas y conservadas en la unidad que ejerza su secretara debe
distinguirse al asignar las series debe identificarse con claridad que
tipo de actas le corresponde generar a cada dependencia

43

Denominacin de Series
Denominacin Incorrecta: Computadores
Denominacin
HARDWARE

Propuesta:

INVENTARIO

DE

SOFTWARE

Comentario: La denominacin de series utilizando nombres de


elementos facilita que se presenten equivocaciones al
conformar los expedientes ya que sobre un elemento pueden
surtirse diferentes trmites, su adquisicin, su facturacin, su
ingreso, asignacin, mantenimiento,

44

Valoracin Documental
El Reglamento General de Archivos para Colombia, define
valoracin documental como: proceso por el cual se
determinan los valores primarios y secundarios de los
documentos con el fin de establecer su permanencia en las
diferentes fases de archivo.
L La documentacin de archivo pasa tres momentos:
L Momento de la tramitacin: los expedientes, desde el
momento en que se inician debido a necesidades propias de
la Administracin o por solicitud de un tercero, se encuentran
en formacin y frecuente consulta, debido a la constante
recepcin y produccin de los documentos que los deben
integrar en razn de los diferentes pasos procedimentales
que se adelantan.

45

Valoracin Documental
L Momento de la Vigencia: es aquel en el que la informacin
registrada en los expedientes que se conformaron, sirve
como medio para obligar, testimoniar o informar.
La vigencia puede terminar por varias razones:
LSe vence el plazo establecido (caducidad del plazo para
reclamar un derecho)
LDesaparece el objeto fsico
que origin el documento
(pliza de seguros que amparaba un vehculo al que se le
declaro prdida total).
L En ausencia de las razones expuestas la vigencia se puede
establecer convencionalmente (en las historias clnicas 20
aos despus de haberse producido el ltimo acto mdico)
L Momento del plazo precaucional: este plazo se establece
en razn a que agotada la vigencia, sigue existiendo la
necesidad
de conservar la documentacin para atender
posibles requerimientos o para que sirvan como antecedente.

46

Valores Primarios
El Reglamento General de Archivos para Colombia, define
valor primario como: Es el que tienen los documentos
mientras sirven a la institucin productora y al iniciador,
destinatario o beneficiario. Es decir a los involucrados en el
asunto.
L Valor administrativo: aquel que posee un documento para
la administracin que lo origin o para aquella que le sucede,
como testimonio de sus procedimientos y actividades.
L Valor contable: es la utilidad o actitud de los documentos
que soportan el conjunto de cuentas, registros de los
ingresos y egresos y de los movimientos econmicos de una
entidad pblica o privada.
L Valor fiscal: es la utilidad o aptitud que tienen los
documentos para el tesoro o hacienda pblica.
L Valor legal: aquel que tienen los documentos que sirven de
testimonio ante la ley.

47

Valores Secundarios
El Reglamento General de Archivos para Colombia, define
valor secundario como: Es el que interesa a los
investigadores de informacin retrospectiv. Surge una vez
agotado el valor inmediato o primario. Los docuemntos que
tienen este valor se conservan permanentemente.
L Los valores secundarios pueden ser:
Predecibles o evidnciales: son aquellos que se pueden
advertir desde el momento mismo de la produccin de los
documentos, por ejemplo el acta del Consejo Directivo de
una entidad, Un Decreto, un Acuerdo de Consejo Directivo.
No predecibles: como lo indica su nombre no se pueden
sealar desde el momento de la produccin de los
documentos sino que pueden surgir con la ocurrencia de
situaciones impredecibles

48

Seleccin Documental
L Es el proceso mediante el cual se determina el destino final
de la documentacin, bien sea para su eliminacin o su
conservacin parcial o total
 Seleccin natural: Esta es aplicada por los diferentes
productores, en los archivos de gestin analizando cada uno
de los expedientes, a fin de eliminar copias, borradores,
notas marginales o
documentos sin suscribir, antes de
proceder a transferirlos al archivo central.
Seleccin cualitativa: Consiste en determinar previamente
un criterio
mediante el que se determine cuales son los
expedientes que se conservaran, este tipo de seleccin puede
ser extrnseca o intrnseca.
 Seleccin cualitativa intrnseca: Requiere del anlisis y

49

concepto de quienes han conocido el contenido de cada


uno de los expedientes se aplica acordando a priori un
criterio que obedece a una caracterstica interna de los
expedientes, por ejemplo conservar los expedientes de los
pacientes que hayan presentado hepatitis B.

Seleccin Documental
Seleccin

cualitativa intrnseca: Requiere del anlisis y


concepto de quienes han conocido el contenido de cada uno de
los expedientes se aplica acordando a priori un criterio que
obedece a una caracterstica interna de los expedientes, por
ejemplo conservar los expedientes de los pacientes que hayan
presentado hepatitis B.
Seleccin cualitativa extrnseca: Se basa en la determinacin

de una caracterstica relacionada con la identificacin de los


expedientes:
Alfabtica: usado para seleccionar expedientes encabezados

con apellidos, determinando que se


correspondientes a determinadas iniciales.
Cronolgica: en este

conservaran

los

caso se determina la seleccin de


expedientes correspondientes a determinados das, meses o
aos.
Geogrfica: aplicada a expedientes correspondientes a
asuntos relacionados con zonas geogrficas.

50

Muestreo
Es la operacin por la cual se conservan ciertos expedientes de
carcter representativo o especial durante la seleccin, con
criterios alfabticos, numricos, cronolgicos, topogrficos,
temticos,
entre
otros,
con
el
fin
de
conservarse
permanentemente.
Muestreo aleatorio: para aplicarse es necesario determinan al
azar nmeros aleatorios, siendo el resultado, por ejemplo, que
luego de numerar consecutivamente 300 expedientes se
determina conservar los que correspondan a los nmeros 5,20,
45. 82, 120 . 135. 202, 267 y 300.
Muestreo numrico: Similar al anterior, se delimita una
poblacin pero a cambio de nmeros aleatorios se determina un
intervalo entre los expedientes que se van a seleccionar sobre
dicha poblacin por ejemplo un intervalo sobre 10, resultando
as elegidos los expedientes correspondientes a los nmeros 10,
20, 30, 40,50, 60, 70, 80...

51

Muestreo
Muestreo sistemtico: En este caso tambin es
necesario numerar todos los expedientes y escoger
un numero aleatorio relacionado con la muestra que
se quiere conservar, por ejemplo, se desea
conservar una muestra correspondiente a un octavo
(1/8), se escoge al azar un nmero entre 1 y 8,
supongamos 4, entonces se aplicar una progresin
aritmtica con base en 4 y se conservar el
expediente N 4, a este nmero se sumar 4+8=
12, dando como resultado que el siguiente
expediente elegido ser el N 12,
se sumara
12+8=20, se conservar el expediente N 20 y as,
sucesivamente.

52

Muestreo
Muestreo estratificado: En este caso es necesario
dividir
la
poblacin
escogida
en
varias
subpoblaciones, sobre cada una de las cuales se
aplica la determinacin de la muestra y la seleccin
aleatoria de los expedientes, por ejemplo del total
de los expedientes de historias laborales producidos
entre los aos 1970 a 1999 se determina la
conformacin de subpoblaciones del 20% de los
correspondientes a lapsos de 5 aos y cada
subpoblacin se determinar de acuerdo con los
nmeros aleatorios escogidos los expedientes a
seleccionar.

53

Muestreo
Muestreo por eleccin al azar: En este mtodo sin
tener en cuenta el volumen de la serie se determina
al azar, el nmero total de expedientes que se
conservaran. Este mtodo se puede utilizar cuando
el inters que prima es seleccionar muestras que
sirvan para analizar el tipo de formatos utilizados en
el adelanto de determinados asuntos.
Dada la importancia de la aplicacin objetiva de un
proceso de seleccin documental, convendr un
anlisis del contenido de cada serie
para
determinar la oportunidad de aplicar tcnicas de
tipo cualitativo o cuantitativo y en todo caso para
garantizar la permanencia de fuentes vlidas para la
investigacin.

54

Disposicin Final
El Reglamento General de Archivos para Colombia, la define
como la que hace referencia a la tercera etapa del ciclo vital,
resultado de la valoracin con miras a su conservacin
permanente, a su eliminacin, seleccin por muestreo y/o
microfilmacin.
Para definir la disposicin final se recomienda tener en cuenta:
Adems de definir la conservacin permanente de una serie se
debe analizar la posibilidad de
aplicar conjuntamente una
tcnica de reprografa, cuyo objetivo ser facilitar el acceso a la
informacin, evitando a la vez que la manipulacin constante
sobre originales pueda facilitar su deterioro.
Cuando se apliquen tcnicas de reprografa vlidas
sera
conveniente conservar algunos expedientes en su soporte
original a fin de que los futuros investigadores puedan analizar
caracteres diplomticos

55

Conceptos Bsicos
OFICINA
PRODUCTORA

NORMAS

DIRECCIN DE CONTRATACIN

Ley 80 de 1993, Artculo 65, Control previo


administrativo de los contratos.
Cdigos
Decretos
Resoluciones

FUNCIN

TRMITE
Manuales de
procedimientos

56

*
*
*
*
*
*
*

Formato Solicitud de Contratacin


Copia Disponibilidad Presupuestal
Justificacin
Certificado de Inexistencia de Personal
Especificaciones Tcnicas
Pliegos de Condiciones
Comparacin con el Mercado

Grupo de Contratos
Oficina productora:
Cdigo
D

35300

053

35300

053

Grupo de Contratos

Series y Tipos
Documentales
Sb
Contratacin Estatal

01

Tradicin
documental

Disposicin
final

AG

AC

Org.

CT

19

Cop.

Contrato Comodato
* Memorando Solicitud rea
de Origen.
* Formato Solicitud de
Contratacin.
* Copia Disponibilidad
Presupuestal.
* Justificacin .
* Certificado de Inexistencia
de Personal.
* Especificaciones Tcnicas.
* Pliegos de Condiciones.
* Comparacin con el
Mercado.
* Hoja de vida nica con
antecedentes Certificada.

57

Retencin
en aos

x
x
x
x
x

Proced.

X X Seleccionar
muestra 5%
para transferir
Archivo
histrico

Disposicin final
CONSERVACION
TOTAL

TECNOLOGIA DE
IMAGEN

58

ELIMINACION DE
DOCUMENTOS

SELECCIN
DOCUMENTAL

Codificacin de Series y Subseries


Una vez definidas y asignadas las series, adelantado su proceso de
valoracin, determinada su disposicin final y los procedimientos
para su aplicacin puede procederse a codificar las series y
subseries a fin de establecer su relacin orgnico-funcional.
Codificacin
Dependencias

100.
20.
1
Dependencia
Serie
Clasificacin
Numrica

59

Subserie

Ordenacin
Alfabtica

Definicin y responsabilidad
RESPONSABILIDAD
FUNCIONARIO ASIGNADO
 Almacenamiento.
 Conservacin.
 Recuperacin.
 Organizacin.
 Localizacin,
prstamo y
devolucin de la
documentacin.

60

EL JEFE DE LA DEPENDENCIA

 Autoriza la depuracin de
los archivos.
Firma las transferencias al
Archivo Central.

Beneficios
Con la implementacin de las Tablas de
Retencin Documental (TRD) se pretende
agilizar
los
procedimientos
de
produccin, trmite y consulta de los
documentos, permitir a la administracin
logros de transparencia, memoria y la
toma de decisiones sobre bases ciertas y
de manera oportuna en el servicio al
ciudadano
61

Beneficios para la administracin


Facilitan el manejo de la informacin.
Contribuyen
documental.

la

racionalizacin

de

la

produccin

Posibilitan el control y acceso a los documentos a travs de


los tiempos de retencin estipulados en ella.
Garantizan la seleccin y conservacin de los documentos
que tienen carcter permanente.
Regulan las transferencias de los documentos en las
diferentes fases de archivo. Adems sirven de apoyo para la
racionalizacin de los procesos administrativos.

62

Aplicacin
DIFUSIN
; ACTO ADMINISTRATIVO.
CAPACITACIN
; INSTRUCTIVO PARA SU APLICACIN.
; NORMAS PARA LA ORGANIZACIN DE LOS ARCHIVOS DE
GESTIN.
; TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES.

63

Comit de Archivo
Debe conformarse segn con lo estipulado en el
artculo 4 del Acuerdo 12 de 1995 de la Junta
Directiva del Archivo General de la Nacin.

Es el grupo asesor interno de la alta direccin,


cuyo objetivo es el de coordinar y controlar las
actividades de la gestin de documentos y
administracin de archivos de la institucin,
fijando polticas para su manejo.

64

Comit de Archivo
Tiene la funcin de analizar las propuestas de
tablas
de
retencin
de
cada
unidad
administrativa y aprobarlas en primera instancia.
El Comit de Archivo debe estar presidido por el
Secretario General, o el funcionario que haga sus
veces, el Jefe de la Oficina Jurdica, el jefe de la
Oficina de Planeacin, el jefe de la Unidad de
Archivo, quien actuar como Secretario del
Comit y para el caso de la evaluacin de tablas
de retencin documental, por el jefe de la Unidad
a la que corresponda la tabla que se deba
analizar.

65

Expedientes
Expediente: Conjunto de documentos
relacionados con un asunto, generados
orgnica y funcionalmente por una
oficina productora en la resolucin de un
mismo asunto.

CARACATERISTICAS
EXTERNAS

INTERNAS

Estn relacionadas con los Obedecen a la clasificacin,


aspectos materiales, la forma y ordenacin y descripcin de la
sus clases.
documentacin.

66

Expedientes
Expedientes Administrativos.
En las administraciones publicas las funciones administrativas se
materializan, por regla general, en expedientes administrativos,
independientemente de su soporte.
CLASES
REGLAMENTADOS

Se forman de acuerdo a un
procedimiento
administrativo,
definido por las funciones que debe
cumplir una dependencia:
; Expediente Historias laborales.
; Expediente Contratacin Estatal.
; Expediente
de
Procesos
Disciplinarios.

NO REGLAMENTADOS

Obedecen al desarrollo de
actividades realizadas por las
dependencias
que
no
corresponden a procedimientos
administrativos
regulados
aunque sean fruto de las
funciones de las oficinas.
;
;

67

Informes Gestin.
Interventora de Contratos.

Expedientes
Formacin de Expedientes.
Los expedientes se forman mediante la agregacin sucesiva
de documentos. Un expediente, normalmente, esta
conformado por:
; La cartula exterior: Lleva el cdigo de la serie
documental, el nmero del expediente, el nombre de la
oficina que lo ha tramitado, el titulo del expediente, la fecha
inicial, la fecha final, el nmero de folios.
; El contenido: Una breve descripcin del asunto que trata
el expediente, elaborado por el funcionario que lo ha
tramitado.

68

; La documentacin original: Son los diversos tipos


documentales que conforman una serie documental

Conformacin de series
Dependencia:

Grupo de Contratos

Se debe identificar la unidad administrativa u


oficina que genera el expediente, con el fin de
sealar la procedencia.
No se recomienda especificar la dependencia
jerrquica superior de la oficina que genera el
expediente.

69

Conformacin de series
Nombre del Expediente:

Administracin Postal
Nacional ADPOSTAL

 Debe ser claro y especifico.


 El titulo por s mismo, debe permitir conocer la
documentacin que contiene el expediente.

70

Conformacin de series
Fecha Inicial:

28/12/2000

Fecha Final:

15/03/2002

Las fechas extremas corresponden al primer


documento que inicia el expediente y el ultimo
documento que finaliza la tramitacin del
expediente.

71

Conformacin de series
Folios:

150

 Corresponde al nmero total de folios que


componen el expediente.

72

Conformacin de series
Contenido:

CONTRATANTE: Ministerio de Hacienda y


Crdito Pblico.
CONTRATISTA: ADMINISTRACION POSTAL
NACIONAL ADPOSTAL
OBJETO: Prestar el servicio de mensajera
especializada
para
las
diferentes
dependencias del Ministerio de Hacienda y
Crdito Pblico ubicadas en el Edificio San
Agustn carrera 8 No. 6-60

 Es un resumen del contenido del expediente.

73

TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
ES LA REMISIN DE LOS DOCUMENTOS DEL
ARCHIVO DE GESTIN AL CENTRAL Y DE
ESTE AL HISTRICO DE CONFORMIDAD CON
LAS TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL
ADOPTADAS POR CADA ENTIDAD.
Se debe establecer un cronograma para realizar las
transferencias desde los archivos de gestin al
archivo central. Cada Entidad debe establecer un
periodo de tiempo precaucional en el cual la
documentacin permanecer en el archivo de gestin
despus haberse culminado el tramite administrativo
de los expedientes.

74

TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
VENTAJAS
1.Descongestiona las oficinas donde se han
tramitado los expedientes, dejando un
espacio libre para aquella documentacin en
trmite.
2.Al transferir la documentacin al deposito
del archivo se le aplica un tratamiento
documental/archivstico que asegura tanto
la conservacin como la consulta.
75

TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
PROCEDIMIENTO
; Acondicionar la documentacin a transferir.
; Revisar si falta algn documento.
; Ordenarlos segn la sucesin de cada una de
las fases de la tramitacin.
; Diligenciar el formato de transferencia.
76

TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
NORMAS DE TRANSFERENCIA
DE DOCUMENTACIN
1. Se deber identificar la documentacin con la Serie
Documental concerniente a cada oficina.
2. Los expedientes debern ser ingresados en cajas de
archivo, las cuales solo podrn contener expedientes u
otros documentos de la misma dependencia. Es decir,
no se podrn mezclar expedientes de diferentes
oficinas.

77

TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
NORMAS DE TRANSFERENCIA
DE DOCUMENTACIN
3.

78

No se debe admitir
documentacin
fragmentada ni suelta, ni
tampoco documentacin
depositada en grandes
contenedores (AZ, cajas
grandes,
paquetes,
bolsas
plsticas
o
costales).

TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
NORMAS DE TRANSFERENCIA
DE DOCUMENTACIN
4. Tampoco se aceptarn cajas o archivadores con la
denominacin de VARIOS, DIVERSOS, GENERAL O
SIMILARES.
5. Las relaciones de transferencia de una misma serie
documental se regirn por aos consecutivos.
6. Se deber diligenciar un formato de transferencia para
cada serie documental que se transfiera. En ningn
caso se utilizara el mismo formulario para mas de un
ao.

79

TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
NORMAS DE TRANSFERENCIA
DE DOCUMENTACIN
4. Tampoco se aceptarn cajas o archivadores con la
denominacin de VARIOS, DIVERSOS, GENERAL O
SIMILARES.
5. Las relaciones de transferencia de una misma serie
documental se regirn por aos consecutivos.
6. Se deber diligenciar un formato de transferencia para
cada serie documental que se transfiera. En ningn
caso se utilizara el mismo formulario para mas de un
ao.

80

Gracias por su
Atencin !
81

Identificacin Unidad Documental


Caja:
Expedientes:
Solo se diligencia en
el momento de la
transferencia
Cdigo
Serie Documental

34300

101

00

Titulo Serie Documental :

Historias laborales

Fecha inicial:

DD / MM / AAAA

Solo se diligencia en
el momento
de la
Fecha
final:
transferencia

Folios:

82

8 Carpetas

50

Metodologa de Elaboracin TRD


Levantamiento de la
informacin
Funciones

Tipos Documentales
Cuadro de
Clasificacion

TTDD
Identificacin
Resoluciones,
Actas,
Inventarios.
Inventario
Muestreo

83

Producto
Actualizacin TRD

Cdigo+Serie+Subserie

Sistemas de Ordenacin
1,2,3,4,5...

A,B,C,D,E

Acosta, Cesar
Barrera, Luis
Castro, Omar
Zea, Oliver

Actas
Calificaciones
Cotizaciones
Hojas de vida

ALFABETICO
GENERAL

ONOMSTICO

ASUNTO
O
MATERIAS

N
U
M
E
R
I
C
O

84

METODO

GEOGRAFICO

Armenia
Bogota
Cali
Medelln

NUMRICO
SIMPLE
A
L
F
A
B
E
T
I
C
O

CRONOLGICO

TOPOGRAFICO

DECIMAL

1
1.1
1.2
2
2.1
2.1.1

01-Ene. 1999
27-Mar.
1999
15 May.
2000
10 Jul. 2000

Sala 1
Seccin b
Estante 6
Archivador
1a
Gaveta 3