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DE ARCHIVISTAS
METODOLOGA PARA LA
IMPLEMENTACIN DE UNA TABLA DE
RETENCIN DOCUMENTAL.
WALTER HUMBERTO RODRIGUEZ.
Biblioteclogo y Archivista Universidad de la Salle
Especialista en Archivstica Universidad Javeriana
30 de septiembre de
2003
2002
Ley 6 de 1992.
Ley 80 de 1989.
Ley 44 de 1993.
Artculos 40 y 41 Conductas
sancionables a Servidores pblicos sobre
los archivos.
Acdo 10 de 1995.
Reglamenta la presentacin
de las tablas de retencin
documental al Archivo
General de la Nacin.
Acdo 12 de 1995.
Acdo 02 de 1996.
Reglamenta la interaccin
del comit evaluador de
documentos del
departamento.
Acdo 11 de 1996.
Se establecen criterios de
conservacin y evaluacin
de documentos.
10
Conceptos Bsicos.
Archivo:
Conjunto de documentos,
sea cual fuere su fecha, su
forma y el soporte material,
acumulados
en
un
proceso natural por una
persona, institucin pblica o
privada, en el transcurso de
su gestin.
11
Archivos de Gestin
El Archivo de Gestin o de Oficina es aquel en donde se
rene la documentacin en trmite, en busca de solucin
a los asuntos iniciados, la cual es sometida a continua
utilizacin y consulta administrativa por las mismas
oficinas u otras que las soliciten.
Importancia de los Archivos de Gestin:
Facilitan el control y seguimiento de la
documentacin.
Fuente de consulta para la toma de
decisiones.
Iniciador del proceso de normalizacin
archivstica (Archivo Total).
12
Archivo Central
Unidad administrativa donde se agrupan documentos
transferidos trasladados por los distintos archivos de gestin
de la entidad, una vez finalizado su tramite, que siguen
siendo vigentes y objeto de consulta por las propias oficinas
y los particulares en general
Importancia del Archivo Central:
Contribuye a facilitar el cumplimiento de
los
principios
que
informan
las
actuaciones de la Administracin: Los de
Eficacia y Eficiencia.
Contribuye a facilitar el cumplimiento de
los
principios
de
legalidad
y
transparencia de la Administracin.
13
Archivo Histrico
Aquel al cual se transfiere la documentacin del archivo
central o del archivo de gestin, que por decisin del
correspondiente Comit
de Archivos, debe conservarse
permanentemente, dado el valor que adquiere para la
investigacin, la ciencia y la cultura.
Importancia del Archivo Histrico:
Permiten la elaboracin o reconstruccin
de
cualquier
actividad
de
la
administracin.
Proporcionan un servicio eficaz y eficiente
en la consulta de la informacin.
14
3ra. FASE
2da. FASE
1ra. FASE
15
Archivo
Histrico
Permanente
Conservacin y
Eliminacin
Archivo
Central
(Intermedio)
Utilizacin y
Mantenimiento
Archivo
De Oficina
(Activo)
Nacimiento y
Elaboracin de
Documentos
ARCHIVO
DE
OFICINA
ARCHIVO
DE
OFICINA
ARCHIVO
DE
OFICINA
ARCHIVO
DE
OFICINA
ARCHIVO CENTRAL
ARCHIVO HISTORICO
16
ARCHIVO
DE
OFICINA
ARCHIVO
DE
OFICINA
17
Principios de organizacin
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
Archivo General de la Nacin.
Mantener agrupados, sin mezclarlos con otros,
los documentos de cualquier naturaleza
procedentes de una entidad, ya sea una
administracin pblica, privada o una persona,
respetando la estructura con clasificacin
propia de dicha entidad.
Cada documento en la dependencia que
pertenece.
Integridad e independencia de cada Serie.
18
Principios de organizacin
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
Conservacin de los documentos dentro del
fondo al que naturalmente pertenece.
Teora archivistica formulada por Natalis de
Wally que establece que los documentos
producidos por una institucin u organismo
no deben mezclarse con los otros.
Es valido tanto para los archivos histricos
como para los administrativos.
19
Principios de organizacin
PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL
Natural.
Causa y efecto:
cronolgico.
20
Orden Numrico y
Principios de organizacin
PRINCIPIO DEL ORDEN ORIGINAL
Ordenacin
interna
que
conserva
los
documentos de cada serie de acuerdo a la
secuencia que origin el expediente y en el
orden que se dieron los documentos que
materializan las actuaciones y diligencias
encaminadas a la razn administrativa de un
asunto determinado.
Se debe respetar el orden de los documentos ya
que son producidos en una relacin causaefecto.
Teora de Muller, Freith y Fruin.
21
AGRUPACIONES DOCUMENTALES
23
Fondos.
Secciones.
Series Documentales.
Tipos Documentales.
Fondo
FONDO
Totalidad de las series documentales de la misma
procedencia o parte de un archivo que es objeto de
conservacin institucional formada por el mismo
archivo, una institucin o persona.
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Seccin Documental
Secciones Documentales.
Son las divisiones del Fondo identificadas con la
produccin documental de una Unidad o Divisin
Administrativa Funcional de la institucin que
produce el Fondo.
Subseccin.
Es una subdivisin de la seccin, integrada por el
conjunto de documentos generales, en razn de esa
subdivisin orgnico-funcional.
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Nivel Documental
Una vez identificados y establecidos los anteriores
niveles
jerrquicos
se
descender
al
nivel
documental:
SERIE
SUB-SERIE
UNIDAD SIMPLE (Acuerdo, Resolucin)
UNIDAD DOCUMNTAL
COMPLEJA
26
Tipo Documental
TIPO DOCUMENTAL
ATRIBUTOS
27
necesarios
para
la
Tipo Documental
TRAMITE
ADMINISTRATIVO
conjunto
de
documentos
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Carcter
documental
revelan una
actividad o
una accin
TIPO DE DOCUMENTO
Leyes,
Decretos, 1. Resolucin reconocimiento
servicios
Resoluciones,
2. Sentencia.
Circulares.
Comunicaciones,
notificaciones
publicaciones
1. Oficio de notificacin
y 2. Invitacin
3. Comunicado de prensa
Actas, certificados
Documentos
laborales.
de constancia
1. Acta de Comit.
2. Certificacin.
3. Declaracin
Documentos
de Juicio.
1. Informe de Contralora.
Informes
Documentos
Solicitudes, denuncias,
de
los Alegaciones.
ciudadanos
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CONTENIDO
1. Denuncia
2. Alegaciones
3. Recurso ordinario
Clases de Documentos
FACILITATIVOS O COMUNES
ESPECFICOS O SUSTANTIVOS
Definicin:
Aquellos
que
son
comunes a toda la administracin,
debido a que son producto del ejercicio
de las mismas funciones.
Ejemplo:
Leyes,
Decretos,
Resoluciones,
Circulares, etc.
UNIDAD DOCUMENTAL
30
Corresponde a un documento o
conjunto de documentos con un
valor intrnseco porque revelan una
actividad o una accin.
UNIDAD
ARCHIVSTICA
Serie Documental
SERIE DOCUMENTAL
31
Serie Documental
SERIE
S
U
B
S
E
R
I
E
32
33
Compilacin de informacin
Esta fase debe comprender el levantamiento de la
siguiente documentacin:
Organigrama actualizado de la Entidad, para
determinar su conformacin y estructura actual.
Acto administrativo en el que se determinan los
cdigos que identifican a cada una de las unidades
administrativas.
Actos Administrativos y normatividad que incida
en las funciones de cada una de las unidades
administrativas de la Entidad.
Manuales de procedimientos actualizados de la
Entidad.
34
35
36
37
38
39
Ubicacin
Funciones
Unidad
Documental
Trmite
Frecuencia de
Produccin
Consulta
Volumen de
Produccin
40
Transferencias
Construccin de Series
En esta fase del proceso se deben integrar las funciones
sealadas por norma a cada unidad administrativa, con las
encuestas de unidad documental y el manual de procedimientos
correspondientes, se busca determinar el nombre con que se
deben agrupar los expedientes que contienen documentacin
generada con relacin a un tramite especifico.
41
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N
as
Denominacin de Series
Denominacin Incorrecta: Regin del Sumapaz.
Denominacin
CONTROL.
Propuesta:
VISITAS
DE
INSPECCIN
orienta sobre las funciones que dan origen a los expedientes, ya que
diferentes dependencias de acuerdo con sus competencias en una
misma entidad pueden mantener una relacin con determinadas
zonas de influencia.
42
Denominacin de Series
Denominacin Incorrecta: Planillas.
Denominacin
Propuesta:
CONTROL
DISTRIBUCIN DE CORRESPONDENCIA.
RECEPCIN
Propuesta:
ACTAS
COMIT PARITARIO DE
43
Denominacin de Series
Denominacin Incorrecta: Computadores
Denominacin
HARDWARE
Propuesta:
INVENTARIO
DE
SOFTWARE
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Valoracin Documental
El Reglamento General de Archivos para Colombia, define
valoracin documental como: proceso por el cual se
determinan los valores primarios y secundarios de los
documentos con el fin de establecer su permanencia en las
diferentes fases de archivo.
L La documentacin de archivo pasa tres momentos:
L Momento de la tramitacin: los expedientes, desde el
momento en que se inician debido a necesidades propias de
la Administracin o por solicitud de un tercero, se encuentran
en formacin y frecuente consulta, debido a la constante
recepcin y produccin de los documentos que los deben
integrar en razn de los diferentes pasos procedimentales
que se adelantan.
45
Valoracin Documental
L Momento de la Vigencia: es aquel en el que la informacin
registrada en los expedientes que se conformaron, sirve
como medio para obligar, testimoniar o informar.
La vigencia puede terminar por varias razones:
LSe vence el plazo establecido (caducidad del plazo para
reclamar un derecho)
LDesaparece el objeto fsico
que origin el documento
(pliza de seguros que amparaba un vehculo al que se le
declaro prdida total).
L En ausencia de las razones expuestas la vigencia se puede
establecer convencionalmente (en las historias clnicas 20
aos despus de haberse producido el ltimo acto mdico)
L Momento del plazo precaucional: este plazo se establece
en razn a que agotada la vigencia, sigue existiendo la
necesidad
de conservar la documentacin para atender
posibles requerimientos o para que sirvan como antecedente.
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Valores Primarios
El Reglamento General de Archivos para Colombia, define
valor primario como: Es el que tienen los documentos
mientras sirven a la institucin productora y al iniciador,
destinatario o beneficiario. Es decir a los involucrados en el
asunto.
L Valor administrativo: aquel que posee un documento para
la administracin que lo origin o para aquella que le sucede,
como testimonio de sus procedimientos y actividades.
L Valor contable: es la utilidad o actitud de los documentos
que soportan el conjunto de cuentas, registros de los
ingresos y egresos y de los movimientos econmicos de una
entidad pblica o privada.
L Valor fiscal: es la utilidad o aptitud que tienen los
documentos para el tesoro o hacienda pblica.
L Valor legal: aquel que tienen los documentos que sirven de
testimonio ante la ley.
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Valores Secundarios
El Reglamento General de Archivos para Colombia, define
valor secundario como: Es el que interesa a los
investigadores de informacin retrospectiv. Surge una vez
agotado el valor inmediato o primario. Los docuemntos que
tienen este valor se conservan permanentemente.
L Los valores secundarios pueden ser:
Predecibles o evidnciales: son aquellos que se pueden
advertir desde el momento mismo de la produccin de los
documentos, por ejemplo el acta del Consejo Directivo de
una entidad, Un Decreto, un Acuerdo de Consejo Directivo.
No predecibles: como lo indica su nombre no se pueden
sealar desde el momento de la produccin de los
documentos sino que pueden surgir con la ocurrencia de
situaciones impredecibles
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Seleccin Documental
L Es el proceso mediante el cual se determina el destino final
de la documentacin, bien sea para su eliminacin o su
conservacin parcial o total
Seleccin natural: Esta es aplicada por los diferentes
productores, en los archivos de gestin analizando cada uno
de los expedientes, a fin de eliminar copias, borradores,
notas marginales o
documentos sin suscribir, antes de
proceder a transferirlos al archivo central.
Seleccin cualitativa: Consiste en determinar previamente
un criterio
mediante el que se determine cuales son los
expedientes que se conservaran, este tipo de seleccin puede
ser extrnseca o intrnseca.
Seleccin cualitativa intrnseca: Requiere del anlisis y
49
Seleccin Documental
Seleccin
conservaran
los
50
Muestreo
Es la operacin por la cual se conservan ciertos expedientes de
carcter representativo o especial durante la seleccin, con
criterios alfabticos, numricos, cronolgicos, topogrficos,
temticos,
entre
otros,
con
el
fin
de
conservarse
permanentemente.
Muestreo aleatorio: para aplicarse es necesario determinan al
azar nmeros aleatorios, siendo el resultado, por ejemplo, que
luego de numerar consecutivamente 300 expedientes se
determina conservar los que correspondan a los nmeros 5,20,
45. 82, 120 . 135. 202, 267 y 300.
Muestreo numrico: Similar al anterior, se delimita una
poblacin pero a cambio de nmeros aleatorios se determina un
intervalo entre los expedientes que se van a seleccionar sobre
dicha poblacin por ejemplo un intervalo sobre 10, resultando
as elegidos los expedientes correspondientes a los nmeros 10,
20, 30, 40,50, 60, 70, 80...
51
Muestreo
Muestreo sistemtico: En este caso tambin es
necesario numerar todos los expedientes y escoger
un numero aleatorio relacionado con la muestra que
se quiere conservar, por ejemplo, se desea
conservar una muestra correspondiente a un octavo
(1/8), se escoge al azar un nmero entre 1 y 8,
supongamos 4, entonces se aplicar una progresin
aritmtica con base en 4 y se conservar el
expediente N 4, a este nmero se sumar 4+8=
12, dando como resultado que el siguiente
expediente elegido ser el N 12,
se sumara
12+8=20, se conservar el expediente N 20 y as,
sucesivamente.
52
Muestreo
Muestreo estratificado: En este caso es necesario
dividir
la
poblacin
escogida
en
varias
subpoblaciones, sobre cada una de las cuales se
aplica la determinacin de la muestra y la seleccin
aleatoria de los expedientes, por ejemplo del total
de los expedientes de historias laborales producidos
entre los aos 1970 a 1999 se determina la
conformacin de subpoblaciones del 20% de los
correspondientes a lapsos de 5 aos y cada
subpoblacin se determinar de acuerdo con los
nmeros aleatorios escogidos los expedientes a
seleccionar.
53
Muestreo
Muestreo por eleccin al azar: En este mtodo sin
tener en cuenta el volumen de la serie se determina
al azar, el nmero total de expedientes que se
conservaran. Este mtodo se puede utilizar cuando
el inters que prima es seleccionar muestras que
sirvan para analizar el tipo de formatos utilizados en
el adelanto de determinados asuntos.
Dada la importancia de la aplicacin objetiva de un
proceso de seleccin documental, convendr un
anlisis del contenido de cada serie
para
determinar la oportunidad de aplicar tcnicas de
tipo cualitativo o cuantitativo y en todo caso para
garantizar la permanencia de fuentes vlidas para la
investigacin.
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Disposicin Final
El Reglamento General de Archivos para Colombia, la define
como la que hace referencia a la tercera etapa del ciclo vital,
resultado de la valoracin con miras a su conservacin
permanente, a su eliminacin, seleccin por muestreo y/o
microfilmacin.
Para definir la disposicin final se recomienda tener en cuenta:
Adems de definir la conservacin permanente de una serie se
debe analizar la posibilidad de
aplicar conjuntamente una
tcnica de reprografa, cuyo objetivo ser facilitar el acceso a la
informacin, evitando a la vez que la manipulacin constante
sobre originales pueda facilitar su deterioro.
Cuando se apliquen tcnicas de reprografa vlidas
sera
conveniente conservar algunos expedientes en su soporte
original a fin de que los futuros investigadores puedan analizar
caracteres diplomticos
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Conceptos Bsicos
OFICINA
PRODUCTORA
NORMAS
DIRECCIN DE CONTRATACIN
FUNCIN
TRMITE
Manuales de
procedimientos
56
*
*
*
*
*
*
*
Grupo de Contratos
Oficina productora:
Cdigo
D
35300
053
35300
053
Grupo de Contratos
Series y Tipos
Documentales
Sb
Contratacin Estatal
01
Tradicin
documental
Disposicin
final
AG
AC
Org.
CT
19
Cop.
Contrato Comodato
* Memorando Solicitud rea
de Origen.
* Formato Solicitud de
Contratacin.
* Copia Disponibilidad
Presupuestal.
* Justificacin .
* Certificado de Inexistencia
de Personal.
* Especificaciones Tcnicas.
* Pliegos de Condiciones.
* Comparacin con el
Mercado.
* Hoja de vida nica con
antecedentes Certificada.
57
Retencin
en aos
x
x
x
x
x
Proced.
X X Seleccionar
muestra 5%
para transferir
Archivo
histrico
Disposicin final
CONSERVACION
TOTAL
TECNOLOGIA DE
IMAGEN
58
ELIMINACION DE
DOCUMENTOS
SELECCIN
DOCUMENTAL
100.
20.
1
Dependencia
Serie
Clasificacin
Numrica
59
Subserie
Ordenacin
Alfabtica
Definicin y responsabilidad
RESPONSABILIDAD
FUNCIONARIO ASIGNADO
Almacenamiento.
Conservacin.
Recuperacin.
Organizacin.
Localizacin,
prstamo y
devolucin de la
documentacin.
60
EL JEFE DE LA DEPENDENCIA
Autoriza la depuracin de
los archivos.
Firma las transferencias al
Archivo Central.
Beneficios
Con la implementacin de las Tablas de
Retencin Documental (TRD) se pretende
agilizar
los
procedimientos
de
produccin, trmite y consulta de los
documentos, permitir a la administracin
logros de transparencia, memoria y la
toma de decisiones sobre bases ciertas y
de manera oportuna en el servicio al
ciudadano
61
la
racionalizacin
de
la
produccin
62
Aplicacin
DIFUSIN
; ACTO ADMINISTRATIVO.
CAPACITACIN
; INSTRUCTIVO PARA SU APLICACIN.
; NORMAS PARA LA ORGANIZACIN DE LOS ARCHIVOS DE
GESTIN.
; TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES.
63
Comit de Archivo
Debe conformarse segn con lo estipulado en el
artculo 4 del Acuerdo 12 de 1995 de la Junta
Directiva del Archivo General de la Nacin.
64
Comit de Archivo
Tiene la funcin de analizar las propuestas de
tablas
de
retencin
de
cada
unidad
administrativa y aprobarlas en primera instancia.
El Comit de Archivo debe estar presidido por el
Secretario General, o el funcionario que haga sus
veces, el Jefe de la Oficina Jurdica, el jefe de la
Oficina de Planeacin, el jefe de la Unidad de
Archivo, quien actuar como Secretario del
Comit y para el caso de la evaluacin de tablas
de retencin documental, por el jefe de la Unidad
a la que corresponda la tabla que se deba
analizar.
65
Expedientes
Expediente: Conjunto de documentos
relacionados con un asunto, generados
orgnica y funcionalmente por una
oficina productora en la resolucin de un
mismo asunto.
CARACATERISTICAS
EXTERNAS
INTERNAS
66
Expedientes
Expedientes Administrativos.
En las administraciones publicas las funciones administrativas se
materializan, por regla general, en expedientes administrativos,
independientemente de su soporte.
CLASES
REGLAMENTADOS
Se forman de acuerdo a un
procedimiento
administrativo,
definido por las funciones que debe
cumplir una dependencia:
; Expediente Historias laborales.
; Expediente Contratacin Estatal.
; Expediente
de
Procesos
Disciplinarios.
NO REGLAMENTADOS
Obedecen al desarrollo de
actividades realizadas por las
dependencias
que
no
corresponden a procedimientos
administrativos
regulados
aunque sean fruto de las
funciones de las oficinas.
;
;
67
Informes Gestin.
Interventora de Contratos.
Expedientes
Formacin de Expedientes.
Los expedientes se forman mediante la agregacin sucesiva
de documentos. Un expediente, normalmente, esta
conformado por:
; La cartula exterior: Lleva el cdigo de la serie
documental, el nmero del expediente, el nombre de la
oficina que lo ha tramitado, el titulo del expediente, la fecha
inicial, la fecha final, el nmero de folios.
; El contenido: Una breve descripcin del asunto que trata
el expediente, elaborado por el funcionario que lo ha
tramitado.
68
Conformacin de series
Dependencia:
Grupo de Contratos
69
Conformacin de series
Nombre del Expediente:
Administracin Postal
Nacional ADPOSTAL
70
Conformacin de series
Fecha Inicial:
28/12/2000
Fecha Final:
15/03/2002
71
Conformacin de series
Folios:
150
72
Conformacin de series
Contenido:
73
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
ES LA REMISIN DE LOS DOCUMENTOS DEL
ARCHIVO DE GESTIN AL CENTRAL Y DE
ESTE AL HISTRICO DE CONFORMIDAD CON
LAS TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL
ADOPTADAS POR CADA ENTIDAD.
Se debe establecer un cronograma para realizar las
transferencias desde los archivos de gestin al
archivo central. Cada Entidad debe establecer un
periodo de tiempo precaucional en el cual la
documentacin permanecer en el archivo de gestin
despus haberse culminado el tramite administrativo
de los expedientes.
74
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
VENTAJAS
1.Descongestiona las oficinas donde se han
tramitado los expedientes, dejando un
espacio libre para aquella documentacin en
trmite.
2.Al transferir la documentacin al deposito
del archivo se le aplica un tratamiento
documental/archivstico que asegura tanto
la conservacin como la consulta.
75
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
PROCEDIMIENTO
; Acondicionar la documentacin a transferir.
; Revisar si falta algn documento.
; Ordenarlos segn la sucesin de cada una de
las fases de la tramitacin.
; Diligenciar el formato de transferencia.
76
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
NORMAS DE TRANSFERENCIA
DE DOCUMENTACIN
1. Se deber identificar la documentacin con la Serie
Documental concerniente a cada oficina.
2. Los expedientes debern ser ingresados en cajas de
archivo, las cuales solo podrn contener expedientes u
otros documentos de la misma dependencia. Es decir,
no se podrn mezclar expedientes de diferentes
oficinas.
77
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
NORMAS DE TRANSFERENCIA
DE DOCUMENTACIN
3.
78
No se debe admitir
documentacin
fragmentada ni suelta, ni
tampoco documentacin
depositada en grandes
contenedores (AZ, cajas
grandes,
paquetes,
bolsas
plsticas
o
costales).
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
NORMAS DE TRANSFERENCIA
DE DOCUMENTACIN
4. Tampoco se aceptarn cajas o archivadores con la
denominacin de VARIOS, DIVERSOS, GENERAL O
SIMILARES.
5. Las relaciones de transferencia de una misma serie
documental se regirn por aos consecutivos.
6. Se deber diligenciar un formato de transferencia para
cada serie documental que se transfiera. En ningn
caso se utilizara el mismo formulario para mas de un
ao.
79
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
NORMAS DE TRANSFERENCIA
DE DOCUMENTACIN
4. Tampoco se aceptarn cajas o archivadores con la
denominacin de VARIOS, DIVERSOS, GENERAL O
SIMILARES.
5. Las relaciones de transferencia de una misma serie
documental se regirn por aos consecutivos.
6. Se deber diligenciar un formato de transferencia para
cada serie documental que se transfiera. En ningn
caso se utilizara el mismo formulario para mas de un
ao.
80
Gracias por su
Atencin !
81
34300
101
00
Historias laborales
Fecha inicial:
DD / MM / AAAA
Solo se diligencia en
el momento
de la
Fecha
final:
transferencia
Folios:
82
8 Carpetas
50
Tipos Documentales
Cuadro de
Clasificacion
TTDD
Identificacin
Resoluciones,
Actas,
Inventarios.
Inventario
Muestreo
83
Producto
Actualizacin TRD
Cdigo+Serie+Subserie
Sistemas de Ordenacin
1,2,3,4,5...
A,B,C,D,E
Acosta, Cesar
Barrera, Luis
Castro, Omar
Zea, Oliver
Actas
Calificaciones
Cotizaciones
Hojas de vida
ALFABETICO
GENERAL
ONOMSTICO
ASUNTO
O
MATERIAS
N
U
M
E
R
I
C
O
84
METODO
GEOGRAFICO
Armenia
Bogota
Cali
Medelln
NUMRICO
SIMPLE
A
L
F
A
B
E
T
I
C
O
CRONOLGICO
TOPOGRAFICO
DECIMAL
1
1.1
1.2
2
2.1
2.1.1
01-Ene. 1999
27-Mar.
1999
15 May.
2000
10 Jul. 2000
Sala 1
Seccin b
Estante 6
Archivador
1a
Gaveta 3