Unidad 2.

Empezando a trabajar con

Excel (I)
Veremos cmo introducir y modificar los diferentes tipos de datos disponibles en Excel, as como
manejar las distintas tcnicas de movimiento dentro de un libro de trabajo para la creacin de hojas
de clculo.

2.1. Conceptos de Excel

En caso de no tener claros algunos conceptos bsicos de Excel como puede ser Libro de trabajo,
Hoja de clculo, Celda, Celda activa, Fila, Columna,... quizs sea aconsejable que lo repases aqu
.

2.2. Movimiento rpido en la hoja

Tan solo una pequea parte de la hoja es visible en la ventana de documento. Nuestra hoja, la
mayora de las veces, ocupar mayor nmero de celdas que las visibles en el rea de la pantalla y
es necesario moverse por el documento rpidamente.
Cuando no est abierto ningn men, las teclas activas para poder desplazarse a travs de la
hoja son:
MOVIMIENTO
Celda Abajo
Celda Arriba
Celda Derecha
Celda Izquierda
Pantalla Abajo
Pantalla Arriba
Celda A1
Primera celda de la columna activa
ltima celda de la columna activa
Primera celda de la fila activa
ltima celda de la fila activa

TECLADO
FLECHA ABAJO
FLECHA ARRIBA
FLECHA DERECHA
FLECHA IZQUIERDA
AVPAG
REPAG
CTRL+INICIO
FIN FLECHA ARRIBA
FIN FLECHA ABAJO
FIN FLECHA IZQUIERDA o
FIN FLECHA DERECHA

INICIO

Otra forma rpida de moverse por la hoja cuando se conoce con seguridad la celda donde se
desea ir es escribir su nombre de columna y fila en el cuadro de nombres a la izquierda de la barra
de frmulas:

Por ejemplo, para ir a la celda DF15 debers escribirlo en la caja de texto y pulsar la tecla INTRO.
Aunque siempre puedes utilizar el ratn, movindote con las barras de desplazamiento para
visualizar la celda a la que quieres ir, y hacer clic sobre sta.
Si quieres practicar estas operaciones puedes realizar este

Ejercicio de desplazamiento en

una hoja.

Unidad 2. Empezando a trabajar con

Excel (II)
2.3. Movimiento rpido en el libro
Dentro de nuestro libro de trabajo pueden existir varias hojas de clculo. Por defecto aparece slo
1 hoja de clculo aunque podemos agregar ms haciendo clic cobre el botn

En este apartado trataremos los distintos mtodos para movernos por las distintas hojas del libro
de trabajo.
Empezaremos por utilizar la barra de etiquetas.

Observars cmo en nuestro caso hemos agregados nuevas hojas de clculo y ahora tenemos un
total de 8, siendo la hoja activa, es decir, la hoja en la que estamos situados para trabajar, la Hoja4.
Haciendo clic sobre cualquier pestaa cambiar de hoja; es decir, si haces clic sobre la pestaa
Hoja3 pasars a trabajar con dicha hoja.
Si el nmero de hojas no caben en la barra de etiquetas, tendremos que hacer uso de los botones
de la izquierda de dicha barra para visualizarlas:
Si este botn est situado a la izquierda de las hojas, nos servir para visualizar a partir de la
Hoja1.
Para visualizar la hoja anterior a las que estamos visualizando.
Para visualizar la hoja siguiente a las que estamos visualizando.
Si el botn est situado a la derecha de las hojas, lo podremos usar para visualizar las ltimas
hojas.

Una vez visualizada la hoja a la que queremos acceder, bastar con hacer clic sobre la etiqueta de
sta.
Si todas las hojas del libro de trabajo caben en la barra, estos botones no tendrn ningn efecto y
aparecern desactivados.
Tambin se pueden utilizar combinaciones de teclas para realizar desplazamientos dentro del libro
de trabajo, como pueden ser:
MOVIMIENTO

Hoja Siguiente
Hoja Anterior

TECLADO
CTRL+AVPAG
CTRL+REPAG

En caso de que tengas alguna duda sobre los distintos mtodos de movimiento dentro de un
libro de trabajo, sera aconsejable que realizaras el Ejercicio de desplazamiento en un libro.

2.4. Introducir datos

En cada una de las celdas de la hoja es posible introducir textos, nmeros o frmulas. En todos los
casos, los pasos a seguir sern los siguientes:
Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos y teclear los datos que desees
introducir.
Aparecern en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Frmulas, como puedes observar
en el dibujo siguiente:

Para introducir el valor en la celda puedes utilizar cualquiera de los tres mtodos que te explicamos
a continuacin:
INTRO: Se valida el valor introducido en la celda y adems la celda activa pasa a ser la que se
encuentra justo por debajo.
TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor introducido en la celda y adems la celda activa
cambiar dependiendo de la flecha pulsada. Por ejemplo, si pulsamos FLECHA DERECHA ser la
celda contigua hacia la derecha.

CUADRO DE ACEPTACIN: Es el botn

de la barra de frmulas. Al hacer clic sobre l se
valida el valor para introducirlo en la celda pero la celda activa seguir siendo la misma.
Si antes de introducir la informacin cambias de opinin y deseas restaurar el contenido de la celda
a su valor inicial, slo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el botn Cancelar
de la barra de frmulas. As no se introducen los datos y la celda seguir con el valor que tena.
Si hemos introducido mal una frmula posiblemente nos aparezca un recuadro dndonos
informacin sobre el posible error cometido, con la posibilidad de leerlo detenidamente para
comprender lo que nos dice y aceptar la correccin o no.
Otras veces la frmula no es correcta y no nos avisa, pero aparecer algo raro en la celda.
Tendremos que comprobar la frmula en la barra de frmulas para encontrar el error.
En ocasiones, es posible que nos interese introducir varias lneas dentro de una misma celda,
pero al pulsar INTRO para realizar el salto de lnea lo que ocurre es que se valida el valor y
pasamos a la celda inferior. Para que esto no ocurra deberemos pulsar ALT+INTRO.

2.5. Modificar datos

Se puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se est escribiendo o ms
tarde, despus de la introduccin.
Si an no se ha validado la introduccin de datos y se comete algn error, se puede modificar
utilizando la tecla Retroceso del teclado para borrar el carcter situado a la izquierda del cursor,
haciendo retroceder ste una posicin. No se puede utilizar la tecla FLECHA IZQUIERDA porque
equivale a validar la entrada de datos.
Si ya se ha validado la entrada de datos y se desea modificar, seleccionaremos la celda
adecuada, despus activaremos la Barra de Frmulas pulsando la tecla F2 o iremos directamente
a la barra de frmulas haciendo clic en la parte del dato a modificar.
La Barra de Estado cambiar de Listo a Modificar.
En la Barra de Frmulas aparecer el punto de insercin o cursor al final de la misma; ahora es
cuando podemos modificar la informacin.
Despus de teclear la modificacin pulsaremos INTRO o haremos clic sobre el botn Introducir
.
Si despus de haber modificado la informacin se cambia de opinin y se desea restaurar el
contenido de la celda a su valor inicial, slo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic
sobre el botn Cancelar
de la barra de frmulas. As no se introducen los datos y la celda
muestra la informacin que ya tena.
Si se desea reemplazar el contenido de una celda por otro distinto, se selecciona la celda y se
escribe el nuevo valor directamente sobre sta.

Unidad 2. Empezando a trabajar con

Excel (III)
2.6. Tipos de datos
En una Hoja de clculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos introducir son:
VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente en una celda. Puede
ser un nmero, una fecha u hora, o un texto. Si deseas una explicacin ms detallada sobre los
valores constantes visita nuestro bsico sobre los tipos de datos

FRMULAS, es decir, una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras
celdas, nombres, funciones, u operadores. Es una tcnica bsica para el anlisis de datos. Se
pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de clculo como +, -, *, /, Sen,
Cos, etc. En una frmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas,
operadores y funciones. La frmula se escribe en la barra de frmulas y debe empezar siempre por
el signo =. Si deseas saber ms sobre las frmulas pulsa aqu

2.7. Errores en los datos

Cuando introducimos una frmula en una celda puede ocurrir que se produzca un error.
Dependiendo del tipo de error puede que Excel nos avise o no.

Cuando nos avisa del error, el cuadro de dilogo que aparece tendr un aspecto similar al que
ves a la derecha:
Nos da una posible propuesta que podemos aceptar haciendo clic sobre el botn S o rechazar
utilizando el botn No.
Dependiendo del error variar el mensaje que se muestra.

Podemos detectar un error sin que nos avise cuando aparece en la celda un smbolo en la
esquina superior izquierda similar a este:

Al hacer clic sobre el smbolo aparecer un cuadro como

error.

que nos permitir saber ms sobre el

Dependiendo del tipo de error, al hacer clic sobre el cuadro anterior se mostrar un cuadro u otro,
siendo el ms frecuente el que aparece a continuacin:

Este cuadro nos dice que la frmula es incoherente y nos deja elegir entre diferentes opciones.
Posiblemente el error sea simplemente que la frmula de la celda no tiene el mismo aspecto que
todas las dems frmulas adyacentes (por ejemplo, que sta sea una resta y todas las dems
sumas).
Si no sabemos qu hacer, disponemos de la opcin Ayuda sobre este error.
Si lo que queremos es comprobar la frmula para saber si hay que modificarla o no, podramos
utilizar la opcin Modificar en la barra de frmulas.
Si la frmula es correcta, se utilizar la opcin Omitir error para que desaparezca el smbolo de la
esquina de la celda.

Puede que al introducir la frmula nos aparezca como contenido de la celda #TEXTO , siendo
TEXTO un valor que puede cambiar dependiendo del tipo de error. Por ejemplo:
##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha
o una hora negativa.
#VALOR! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como puede
ser sumar textos.
#DIV/0! cuando se divide un nmero por cero.
#NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la frmula.
#N/A cuando un valor no est disponible para una funcin o frmula.

#REF! se produce cuando una referencia de celda no es vlida.

#NUM! cuando se escriben valores numricos no vlidos en una frmula o funcin.
#NULO! cuando se especifica una interseccin de dos reas que no se intersectan.
Tambin en estos casos, la celda, como en el caso anterior, contendr adems un smbolo en la
esquina superior izquierda tal como:
antes.

. Este smbolo se utilizar como hemos visto

1.Una hoja de clculo de Excel 2013 est formada por tres hojas diferentes.
a) Verdadero.

b) Falso.

2. El nmero de hojas de un libro puede variar entre 0 y 255.

a) Verdadero.

b) Falso.

3. Si pulsamos la combinacin de teclas CTRL+INICIO la celda activa pasar a ser la A1.

a) Verdadero.

b) Falso.

4. Una frmula es una operacin que deber realizar Excel y que siempre empieza por el signo =.
a) Verdadero.

b) Falso.

5. Para ir a la ltima fila de la columna en la que nos encontramos, pulsamos...

a) CTRL+FIN

b) FIN y a continuacin FLECHA ABAJO

c) FIN

d) AV PAG

6. Si estamos escribiendo datos en la celda A1, para introducirlos en la celda y situarnos en la

celda siguiente, A2...

a) Pulsamos INTRO.

b) Hacemos clic sobre el cuadro de aceptacin de la barra de frmulas.

c) A y B son opciones vlidas.

d) A y B no son opciones vlidas.

7. Si queremos modificar el contenido de una celda seleccionada...

a) Pulsamos F2.

b) Hacemos clic directamente en la barra de frmulas.

c) A y B son opciones vlidas.

d) A y B no son opciones vlidas.

8. De las siguientes frmulas, cul es correcta?.

a) 10+25

b) =A1:10

c) =A1+D4

d) Todas son correctas.

9. Si estamos modificando el contenido de una celda y pulsamos la tecla ESC...

a) Se borrar lo que haba escrito en la celda

b) Saldremos de Excel.

c) Cerraremos el documento.

d) Aparecer en la celda el valor que haba antes de modificarlo.

10. El botn

sirve para...

a) Visualizar la ltima hoja del libro de trabajo.

b) Visualizar la Hoja siguiente.

c) Reproducir un vdeo dentro de la hoja de Excel.

d) Pasar a la siguiente celda.

Unidad 2. Bsico: Conceptos de Excel

Aqu podrs encontrar los conceptos ms bsicos que utiliza Excel. Para entender mejor cada uno
de los conceptos explicados te aconsejamos abrir otra ventana con Excel y comprobarlo.

Libro de trabajo
Un libro de trabajo es el archivo que creamos con Excel, es decir, todo lo que hacemos en este
programa se almacenar formando el libro de trabajo.
Los libros de trabajo de Excel tienen la extensin .XLSX para que el ordenador los reconozca como
tal.
Cuando se inicia una sesin de Excel automticamente se abre un nuevo libro de trabajo con el
nombre provisional de Libro1. Esto lo puedes comprobar en la pantalla de Excel: en la barra de
ttulo de la parte superior de la ventana vers como pone Libro1 - Excel.

Cada vez que empezamos un nuevo trabajo con Excel el nmero del libro ir variando
dependiendo de cuntos se hayan creado en esta sesin. As, si empezamos otro trabajo, el
nombre que se asigna ser Libro2, el siguiente Libro3, y as sucesivamente.
Ntese que el nombre asignado slo sirve como referencia para identificar los trabajos mientras no
se hayan guardado. En ningn caso significa que el archivo ya se encuentra guardado.
Un libro de trabajo est formado por una o varias hojas. En principio constar slo de 1 hoja
aunque el nmero de stas puede variar entre 1 y 255. Si miras en la parte inferior de la ventana

de Excel encontrars las diferentes hojas del libro de trabajo. Cada una de ellas, segn se vayan
agregando, sern nombradas de la forma Hoja1, Hoja2...

Los libros de trabajo son una gran herramienta de organizacin, ya que por ejemplo todas las hojas
referidas a un mismo proyecto o trabajo podran agruparse en un solo libro.

Hoja de clculo
La hoja de clculo es uno de los distintos tipos de hojas que puede contener un libro de trabajo.
Es una herramienta muy til para todas aquellas personas que trabajen con gran cantidad de
nmeros y necesiten realizar clculos u operaciones con ellos.
Es como una gran hoja cuadriculada formada por 16384 columnas y 1.048.576 filas.
Las hojas de clculo estn formadas por columnas y filas.
Una columna es el conjunto de celdas seleccionadas verticalmente. Cada columna se nombra por
letras, por ejemplo A, B, C,.......AA, AB,........IV.

Cada fila se numera desde 1 hasta 1.048.576 y es la seleccin horizontal de un conjunto de celdas
de una hoja de datos.

La interseccin de una columna y una fila se denomina Celda y se nombra con el nombre de la
columna a la que pertenece y a continuacin el nmero de su fila, por ejemplo la primera celda
pertenece a la columna A y la fila 1; por lo tanto, la celda se llama A1. Si observas la ventana de
Excel podrs comprobar todo lo explicado anteriormente.
Cuando el cursor est posicionado en alguna celda preparado para trabajar con sta, dicha celda
se denomina Celda activa y se identifica porque aparece ms remarcada que las dems.
De igual forma tenemos la fila activa, fila donde se encuentra la celda activa, y columna activa,
columna de la celda activa.
Otro concepto muy importante en una hoja de clculo es el de Rango, que es un bloque
rectangular de una o ms celdas que Excel trata como una unidad. Los rangos son vitales en la
Hoja de Clculo, ya que todo tipo de operaciones se realizan a base de rangos. Ms adelante
veremos las distintas formas de definir un rango.