rea

Sistema Nacional de
Contabilidad

Administracin y registro contable del fondo fijo

de caja chica
Ficha Tcnica
Autor : Dr. C.P.C.C. Marlon Prieto Hormaza*
Ttulo : Administracin y registro contable del
fondo fijo de caja chica
Fuente : Actualidad Gubernamental, N 56 - Junio
2013

Sumario
I.
2.
3.
4.
5.
6.

Introduccin
Base legal
Concepto de caja chica
Mecanismos de control
Administracin y uso de la caja chica
Monto mximo para cada pago con cargo a la
caja chica
7. Administracin de recursos directamente recaudados por las municipales
8. Registro de la caja chica en el SIAF-SP
9. Registro contable de la caja chica
10. Modelo de resolucin que aprueba el fondo de
caja chica
11. Modelo de directiva para la administracin del
fondo de caja chica

1. Introduccin
El fondo jo de caja chica es el fondo
constituido con recursos del Estado para
el pago rpido y oportuno que ejecutan
las entidades de los Gobiernos nacionales,
Gobiernos regionales, Gobiernos locales,
empresas del Estado, instituciones pblicas descentralizadas, unidades ejecutoras,
unidades operativas, entre otras. El monto
de dicho fondo es determinado por la
propia entidad, considerando como referencia el presupuesto institucional. Por
otro lado, sobre el manejo del fondo de
caja chica existen normas, directivas que
orientan su administracin, el cual ser
analizado en el presente artculo.
* Exconsultor del SIAF - MEF. Asesor y consultor de Gobiernos
locales. Docente universitario - Posgrado.

2. Base legal
Resolucin Directoral N 026-80EF/77.15
Directiva N 001-2007-EF/77.15
Resolucin Directoral N 001-2011EF/77.15
Resolucin Directoral N 004-2011EF/77.15
Resolucin Directoral N 050-2012EF/52.03

3. Concepto de caja chica

La Resolucin Directoral N 026-80EF/77.15 dene de la siguiente manera:
se utilizar el fondo para caja chica para
atender el pago de gastos menudos y
urgentes; y excepcionalmente viticos
no programables y jornales. Asimismo,
seala que el fondo jo para caja chica
es aquel constituido, con carcter nico,
por dinero en efectivo de monto fijo
establecido de acuerdo a las necesidades
de la entidad, cuyas acciones a desarrollar
son las siguientes:
Su manejo ser centralizado en el encargo nico, a nombre de quien exclusivamente debern ser girados los cheques
para la constitucin o reposicin del
fondo. Se justica el giro de cheques
a nombre de otros funcionarios solo
cuando se trate de ocinas ubicadas en
lugar distante de la tesorera y requieren
efectuar pagos en efectivo.
Las ocinas que requieran el uso de
fondos, ubicadas en el mismo lugar de
la tesorera, lo harn como parte del
fondo jo para caja chica, asignado al
encargado nico.
Su monto ser establecido o modicado, en su caso, mediante resolucin
del director general de administracin,
o quien haga sus veces, teniendo en
cuenta el ujo operacional de gastos
menudos.

Actualidad Gubernamental

Los gastos deben ser sustentados

mediante los documentos de pago,
debidamente autorizados, por los
cuales se haya entregado dinero en
efectivo.
Se atendern pagos en efectivo,
cuando se trate de gastos menudos
y urgentes, tales como refrigerio,
portes, movilidad y otros gastos menudos, as como el pago de jornales
de servidores iletrados y viticos
urgentes no programables, debidamente autorizados.
La autorizacin de pago corresponde
en todos los niveles a la mxima
autoridad, la que podr delegar
esta potestad sin desmedro de su
responsabilidad. La autorizacin
ser conferida por escrito o rbrica
de los documentos sustentatorios
del gasto.
Para poder recibir nuevos fondos en
efectivo se rendir cuenta documentada de la utilizacin, por lo menos,
de la penltima entrega a la direccin
general de administracin u ocina
que haga sus veces, en el formato que
para el caso utilice la entidad.
La resolucin aprobatoria del fondo
jo para caja chica deber contener:
a. Nombre del funcionario encargado nico
de su manejo.
b. Nombre de los funcionarios u ocinas
distantes de la tesorera, a cuyo nombre
se giran cheques para el fondo.
c. Nombre de los funcionarios a quienes se
encomiende el manejo de parte del fondo
asignado al encargado nico.
d. El monto mximo del fondo, en cada nivel
de manejo de fondos en efectivo.
e. El monto mximo de cada pago en efectivo.
f. El tipo de gastos a ser atendidos con el
fondo.
g. La exigencia de rendir cuenta documentada.

N 56 - Junio 2013

V 1

Informe Especial

rea Sistema Nacional de Contabilidad

Informe Especial

4. Mecanismos de control
La Resolucin Directoral N 026-80EF/77.15 describe como mecanismo de
control a las siguientes acciones:
Se efectuarn arqueos peridicos y
sorpresivos del fondo.
El custodio del fondo ser una persona
independiente del cajero y de aquel
personal que maneje dinero o efecte
funciones contables.
Se mantendrn debidamente archivadas las resoluciones directorales, o
similares, de aprobacin o modicacin del fondo.

5. Administracin y uso de la caja

chica
La Resolucin Directoral N 01-2011EF-77.15 en el artculo 10, respecto al
manejo de la caja chica seala que esta
es un fondo en efectivo que puede ser
constituido con recursos pblicos de cualquier fuente que nancie el presupuesto
institucional para ser destinado nicamente a gastos menores que demanden
su cancelacin inmediata o que, por su
nalidad y caractersticas, no puedan ser
debidamente programados.
Excepcionalmente, puede destinarse al
pago de viticos por comisiones de servicio no programados y de los servicios
bsicos de las dependencias desconcentradas ubicadas en zonas distantes de la
sede de la unidad ejecutora.
Las unidades ejecutoras y municipalidades
pueden constituir solo una caja chica por
fuente de financiamiento. Debe estar
rodeada de condiciones que impidan la
sustraccin o deterioro del dinero en efectivo y se mantienen, preferentemente, en
caja de seguridad o en otro medio similar.
La administracin de la caja chica se sujeta
a las Normas Generales de Tesorera 06 y
07 aprobada por la Resolucin Directoral
N 026-80-EF/77.15.
El documento sustentatorio para la apertura de la caja chica es la resolucin del
director general de administracin, o de
quien haga sus veces, en la que se seale
la dependencia a la que se asigna la caja
chica, el responsable nico de su administracin, los responsables a quienes se
encomienda el manejo de parte de dicha
caja, el monto total de la caja chica, el
monto mximo para cada adquisicin
y los procedimientos y plazos para la
rendicin de cuentas debidamente documentada, entre otros aspectos.
El gasto en el mes con cargo a dicha caja
no debe exceder de tres veces el monto
constituido, indistintamente del nmero
de rendiciones documentadas que pudieran efectuarse en el mismo periodo.
Los cheques o giros bancarios se emiten a
nombre del responsable de la administra-

V 2

cin de la caja chica o de los responsables

en las dependencias a favor de las cuales
se asigne dicho fondo.
Ejemplo 1:
La Municipalidad Provincial de Huancayo,
segn Resolucin Administrativa N 0052013, apertura la caja chica por la suma
de S/.7,000.00 a cargo de la fuente de
financiamiento Recursos directamente
recaudados. Determinar el monto mximo mensual para la ejecucin de gastos a
cargo de la caja chica?
Tal como se mencion lneas arriba, el
gasto mensual no debe exceder de tres
veces el monto constituido; en tal sentido,
si el monto aprobado es de S/.7,000.00
al multiplicarse por tres resulta la suma
de S/.21,000.00, que es el tope para la
ejecucin de gasto.
Ejemplo 2:
La Municipalidad Distrital de Acostambo
segn Resolucin Administrativa N 0102013, para el ejercicio 2013, constituye
el fondo de caja chica por la suma de
S/.1,200.00 a cargo del rubro 08 - Otros
impuestos municipales. Durante el mes de
mayo, el responsable de la administracin
de dicho fondo present las siguientes
rendiciones de gastos solicitando el reembolso respectivo.
Rendicin N 20 por
Rendicin N 21 por
Rendicin N 22 por
Rendicin N 23 por
Rendicin N 24 por
Total rendicin mensual

S/.300.00 (03.05.13)
S/.500.00 (10.05.13)
S/.800.00 (17.05.13)
S/.900.00 (23.05.13)
S/.500.00 (31.05.13)
S/.3,000.00

Determinar si en un mes es correcto

presentar cinco rendiciones?
Tal como seala el inciso c) del artculo 10
de la Resolucin Directoral N 01-2011EF-77.15, el gasto en el mes con cargo a
dicha caja no debe exceder de tres veces
el monto constituido, indistintamente del
nmero de rendiciones documentadas
que pudieran efectuarse en el mismo periodo; en tal sentido, mientras no supere
el tope sealado, s se aceptara las cinco
rendiciones. Es decir, lo que importa no es
cuntas rendiciones se realizan en un mes
sino respetar el lmite del gasto que no es
otra cosa que el monto constituido por tres
veces, tal como se aprecia a continuacin:
Monto constituido
Monto mximo permito
S/.1,200.00 X 3 veces
Total rendicin (mayo)

S/.1,200.00
S/.3,600.00
___________
S/.3,000.00

La suma de S/,3,000.00 est dentro del

tope establecido.
Por otro lado, debemos tener en cuenta
que no est permitida la entrega provisional de recursos con cargo a la citada
caja, excepto cuando se autorice en forma

Actualidad Gubernamental

N 56 - Junio 2013

expresa e individualizada por el director

general de administracin, o quien haga
sus veces, en cuyo caso los gastos efectuados deben justicarse documentadamente
dentro de las 48 horas de la entrega
correspondiente.
El director general de administracin, o
quien haga sus veces, debe aprobar una
directiva para la administracin de la
caja chica, en la misma oportunidad de
su constitucin, y disponer la realizacin
de arqueos inopinados sin perjuicio de
las acciones de scalizacin y control a
cargo del rgano de Control Institucional.
Parte de las acciones a ser desarrolladas en
los arqueos debe reejarse en un estado
mensual de las entregas, a que se reere
el inciso precedente, con indicacin de
la persona receptora, montos, nalidad,
perodo transcurrido entre su entrega y
rendicin o devolucin y nombre del funcionario que la autoriz, establecindose
las medidas correctivas pertinentes.
Precsase que la denominacin caja
chica es aplicable indistintamente para
el fondo para pagos en efectivo o el
fondo jo para caja chica.

6. Monto mximo para cada

pago con cargo a la caja chica
Segn la Resolucin Directoral N 0042011-EF/77.15, modica el literal b. del numeral 10.4 del artculo 10 de la Resolucin
Directoral N 001-2011-EF/77.15, quedando redactado de la siguiente manera:
El monto mximo para cada pago con
cargo a la caja chica no debe exceder del
veinte por ciento (20 %) de una UIT, salvo
los conceptos a que se reere el segundo
prrafo del numeral 10.1 precedente.
Los casos que por razones justicadas
requieran ser atendidos con montos
mayores a lo sealado en el prrafo precedente, hasta un mximo de 90 % de
una UIT, deben estar contemplados en la
directiva a que se contrae el literal f. del
artculo 10 de la Resolucin Directoral
N 001-2011-EF/77.15.

7. Administracin de recursos
directamente recaudados por
las municipales
El artculo 11 de la Resolucin Directoral
N 050-2012-EF/52.03 establece que,
excepcionalmente, las Municipalidades
cuya captacin mensual con cargo a
la fuente de financiamiento Recursos
directamente Recaudados sea inferior al 25
% de una UIT y que adems por razones de
limitacin de oferta bancaria en su localidad
se vean imposibilitadas de depositarlos en el
plazo de 24 horas sealado en la Directiva
de Tesorera N 001-2007-EF/77.15,
aprobada por la Resolucin Directoral
N 002-2007-EF/77.15 y modicatorias,
podrn utilizar dichos recursos directamente

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en la modalidad de caja chica, de acuerdo a las condiciones que se
seale en la directiva que debe aprobar el titular del pliego para
garantizar la transparencia y el adecuado uso de dichos recursos
as como el registro de la informacin del ingreso y del gasto en
el SIAF-SP.

8. Registro de la caja chica en el SIAF-SP

Las operaciones de caja chica vinculadas al tipo de operacin en
el SIAF-SP son: C Caja chica apertura y RC Reembolso
de caja chica.
8.1. C - Gasto fondo jo caja chica (apertura y/o ampliaciones)
Este tipo de operacin se utiliza para registrar la apertura y/o
ampliaciones del fondo jo de caja chica por toda fuente de
nanciamiento, Para su registro se puede utilizar las siguientes
genricas del gasto:
- 23 Bienes y servicios
- 25 Otros gastos
- 26 Adquisicin de activos no nancieros
En el SIAF-SP, se elige el tipo de operacin C tal como se
muestra a continuacin:

8.2. RC - Gasto fondo caja chica (rendicin y reembolso)

Este tipo de operacin, se utiliza para registrar los gastos que
atienden la reposicin parcial o total del fondo jo de caja chica,
una vez que se ha utilizado este fondo, el sustento para solicitar
un reembolso es la rendicin de cuentas. El fondo puede reponerse hasta por tres (3) veces el monto total de dicho fondo,
indistintamente del nmero de veces o rendiciones de cuentas
que se realicen o se registren en el sistema.

9. Registro contable de la caja chica

A continuacin, presentaremos el registro contable por la apertura
y rendicin del fondo jo de caja chica.
Ejemplo 3:
Con fecha 5 de enero la Municipalidad de Pilcomayo, segn
Resolucin Administrativa N 005-20130/A, apertura la caja
chica por la suma de S/.3,000.00 con cargo al rubro 08 Otros
impuestos municipales; al momento de realizar la apertura se
afecta a los siguientes clasicadores:
-

Otros bienes
Pasajes
Servicios diversos

S/.1,250.00
S/.500.00
S/.1,250.00

DEBE

8301 PRESUPUESTO DE GASTOS

830105 Recursos determinados
83010503 impuestos municipales
8401 ASIGNACIONES COMPROMETIDAS
840105 Recursos determinados
84010503 Impuestos municipales
Por el compromiso presupuestal.
X

3,000.00

8401 ASIGNACIONES COMPROMETIDAS

840105 Recursos determinados
84010503 Impuestos municipales
8601 EJECUCIN DE GASTOS
860105 Recursos determinados
86010503 Impuestos municipales
Por la ejecucin presupuestal fase devengada.
X

3,000.00

1101 CAJA Y BANCOS

110102 Caja chica
11010202 Fondos de caja chica
1101 CAJA Y BANCOS
110103 Instituciones nancieras pblicas
11010301 Cuentas corrientes
1101030109 Impuestos municipales
Por el giro de cheque para el fondo de caja chica.
X

3,000.00

9103 VALORES Y GARANTAS

910308 Cheques girados
9104 VALORES Y GARANTA POR CONTRA
910408 Cheques girados por entregar
Por el control del cheque girado.
X

3,000.00

9104 VALORES Y GARANTAS POR CONTRA

910408 Cheques girados por entregar
9103 VALORES Y GARANTA
910308 Cheques girados
Por el registro de la fase del pagado.

3,000.00

Para el uso de este tipo de operacin se utiliza la letra RC Gasto

fondo caja chica rendicin, las cual est vinculada a las siguientes
genricas del gasto:
- 23 Bienes y servicios
- 25 Otros gastos
- 26 Adquisicin de activos no nancieros
En el SIAF-SP, se elige el tipo de operacin RC tal como se
muestra a continuacin:

23199199
232121
23271199

HABER

3,000.00

3,000.00

3,000.00

3,000.00

3,000.00

Ejemplo 4:
Con fecha 22 de enero, segn rendicin N 001, el responsable de la administracin del fondo de caja chica solicita el
primer reembolso por la suma de S/.1,000.00 con cargo al
rubro 08 Otros impuestos municipales, conforme al siguiente
detalle:
-

231111
2321299

Actualidad Gubernamental

Alimentos
Movilidad local

N 56 - Junio 2013

S/.700.00
S/.300.00

V 3

Informe Especial

DEBE

8301 PRESUPUESTO DE GASTOS

830105 Recursos determinados
83010503 Impuestos municipales
8401 ASIGNACIONES COMPROMETIDAS
840105 Recursos determinados
84010503 Impuestos municipales
Por el compromiso presupuestal.
X

1,000.00

8401 ASIGNACIONES COMPROMETIDAS

840105 Recursos determinados
84010503 Impuestos municipales
8601 EJECUCIN DE GASTOS
860105 Recursos determinados
86010503 Impuestos municipales
Por la ejecucin presupuestal fase devengada.
X

1,000.00

5301 CONSUMO DE BIENES

530101 Alimentos
53010101 Consumo humano
5302 CONTRATACIN DE SERVICIOS
530201 Viajes
53020102 Viajes domsticos
5302010299 Otros gastos
2103 CUENTAS POR PAGAR
210301Bienes y servicios por pagar
21030101 Bienes y servicios por pagar
2103010102 servicios
Por el reconocimiento del gasto.
X

700.00

2103 CUENTAS POR PAGAR

210301Bienes y servicios por pagar
21030101 Bienes y servicios por pagar
2103010102 Servicios
1101 CAJA Y BANCOS
110102 Caja chica
11010202 Fondos de caja chica
Por el pago efectuado con la caja chica.
X

1,000.00

1101 CAJA Y BANCOS

110102 Caja chica
11010202 Fondos de caja chica
1101 CAJA Y BANCOS
110103 Instituciones nancieras pblicas
11010301 Cuentas corrientes
1101030109 Impuestos municipales
Por el giro de cheque reembolso de la caja chica.
X

1,000.00

9103 VALORES Y GARANTAS

910308 Cheques girados
9104 VALORES Y GARANTA POR CONTRA
910408 Cheques girados por entregar
Por el control del cheque girad.
X

3,000.00

9104 VALORES Y GARANTAS POR CONTRA

910408 Cheques girados por entregar
9103 VALORES Y GARANTA
910308 Cheques girados
Por el registro de la fase del pagado.

3,000.00

HABER

1,000.00

1,000.00

300.00

1,000.00

1,000.00

3,000.00

Lima, 05 de Enero del 2013

Visto, el Informe N ___2013-MD/_ de fecha
de ______del
2013, presentado por el Sr. Gerente/Sub Gerente de la Gerencia/Sub Gerencia , solicita la asignacin de recursos nancieros para la
apertura del fondo para Caja Chica y el Informe Legal N ..2013-MD/..
de fecha, presentado por la Gerencia de Asesora Jurdica, y;
Considerando:
Que, con Resolucin Gerencial N .
de fecha ., se aprueba la Directiva Apertura,
Manejo y Control de Fondos para Caja Chica de la Municipalidad de
_______ por Funcionamiento e Inversiones; a n de atender en forma
oportuna los gastos menudos y urgentes del presente ao, concordante
con el Decreto Supremo N 035-2012-EF Texto nico Ordenado de la
Ley 28693, Ley General del Sistema Nacional de Tesorera;
Que, mediante Informe Legal N -2013-MD/.. de fecha
la Gerencia de Asesora Jurdica, comunica que el Proyecto
de la Directiva antes descrito se encuentra enmarcado dentro de las
normas vigentes y especcas que al tema se relacionan.
Que, el Fondo de Caja Chica es un fondo permanente y renovable
destinado para atender los gastos menudos y urgentes que demandan
su cancelacin inmediata o que por su nalidad y caractersticas no
pueden ser debidamente programadas en atencin a las necesidades
de la Municipalidad.
Que, la Directiva en mencin tiene por nalidad establecer los procedimientos necesarios para el funcionamiento de los fondos, tendientes
a cautelar el uso racional, ecaz y eciente de los recursos destinados
a los nes creados.
Que el Decreto de Alcalda N 001-2011- MD/A de fecha
10 de julio de 2011, se delega las funciones en materia presupuestal,
nanciera y administrativa al Gerente Municipal de la Municipalidad
_____________, Artculo 20 de la Ley Orgnica de Municipalidades
N 27972,
Contando con las visaciones de la Gerencia de Asesora Jurdica, de la
Gerencia de Planicacin y Presupuesto, de la Gerencia de Administracin
y de la Sub Gerencia de Abastecimientos y Servicios Generales.
SE RESUELVE:
ARTCULO 1.- APROBAR el Fondo Fijo de Caja Chica por
Funcionamiento de la Municipalidad _____________, por la suma de
Cinco Mil y 00/100 Nuevos Soles(S/.6,000.00).
Artculo 2.- El monto mximo a ser reconocido en los documentos que
seala la directiva de apertura, manejo y control de fondos para Caja
Chica de la Municipalidad ___________ ser de Trescientos y 00/100
Nuevos Soles (S/. 300.00) y excepcionalmente hasta Trescientos cincuenta y 00/100 (S/. 350.00) previa autorizacin de la Gerencia Municipal.
Artculo 3.- DESIGNAR al Servidor., personal
de la Gerencia/Sub Gerencia/Ocina ., para administrar el Fondo para Caja Chica por Funcionamiento de la Municipalidad
______________.
Artculo 4.-Encargar el cumplimiento de la presente Resolucin a la
Gerencia de Administracin, Sub Gerencia de Contabilidad y Sub
Gerencia de Tesorera, as como a las dems Unidades de la Municipalidad _____________.
Regstrese y Comunquese y Cmplase.

11. Modelo de directiva para la administracin del

fondo de caja chica
3,000.00

El modelo de directiva pertenece a la Municipalidad Distrital

de Chilca.
APERTURA, MANEJO Y CONTROL DE FONDOS
PARA CAJA CHICA

3,000.00

10. Modelo de resolucin que aprueba el fondo de

caja chica
El presente modelo es utilizado en la Municipalidad Distrital
de Chilca.

V 4

RESOLUCIN GERENCIAL N 2013/MD-GM

Actualidad Gubernamental

1. Objetivo
Tiene como principal objetivo, establecer los procedimientos necesarios para el funcionamiento del Fondo para Caja Chica, para cautelar
el uso racional, adecuado y oportuno, y realizar una administracin
ecaz y eciente de los recursos destinados a los nes creados.
2. Finalidad
Normar los procedimientos que aseguren una adecuada, oportuna
y racionalizacin en la utilizacin del Fondo Para Caja Chica.
3. Base legal
- Ley 27972 Ley orgnica de municipalidades
- Ley 28411 Ley del sistema nacional de presupuesto pblico.

N 56 - Junio 2013

rea Sistema Nacional de Contabilidad

-

Ley 27785 Ley del sistema nacional de control y de la Contralora

general de la Repblica
Ley 27815 Ley del cdigo de tica de la funcin publica
Ley 28693 Ley general del sistema nacional de Tesorera
Ley 29951 Ley de presupuesto para el ejercicio 2013
Decreto Supremo N 007-2013-EF Establecen monto para el
otorgamiento de viticos
Resolucin Directoral N 004-2011_EF/77.15 Establecen montos
mximos para cada pago con cargo a la caja chica

4. Alcance
Las disposiciones comprendidas en la presente directiva, son de
aplicacin a los Gerentes, Sub Gerentes, y servidores en general; as
como personal por contrato administrativo de servicios (CAS).
5. Disposiciones generales
5.1. El Fondo para Caja Chica es una cantidad de dinero en efectivo
constituido con recursos pblicos. Su uso es exclusivo para
realizar gastos menudos y urgentes de rpida cancelacin que
por sus caractersticas no pueden ser debidamente programados
para efectos de su pago mediante cheque.
5.2. El fondo es nico, su monto ser establecido y/o modicado
con Resolucin Gerencial, a propuesta de la Gerencia de Administracin.
5.3. La Gerencia de Administracin propondr el monto mximo a
ser reconocido por el Fondo para Caja Chica.
5.4. La resolucin contendr lo siguiente:
Nombre del Responsable o encargado nico de su manejo
El monto de habilitacin de Fondo para Caja Chica.
Meta, Especca de Gasto, Fuente de Financiamiento y Rubro
del Fondo a ser constituido.
Monto mximo por comprobante de pago autorizado por
SUNAT a ser reconocido.
Otros.
5.5. Correspondiente a la Gerencia Municipal, proponer el Encargo
para la Administracin del Fondo para Caja Chica, quien ser
designado y autorizado mediante Resolucin Gerencial.
5.6. Los encargos del Fondo para Caja Chica sern responsables de
la administracin, ejecucin y rendicin de los recursos asignados, debiendo rendir los importes girados a la Sub Gerencia de
Contabilidad, a travs de los formatos correspondientes.
5.7. Una vez recibidas las rendiciones del Fondo, remitidas por
los responsables encargados, el responsable de Rendicin
de Cuentas, vericar la conformidad de la documentacin
sustentatoria dentro de los niveles de gastos autorizados y las
partidas especcas. Los documentos presentados por gastos
que no estn debidamente sustentados o comprendidos en la
presente Directiva sern devueltos a los responsables del gasto
para la absolucin de las observaciones formuladas.
5.8. Las adquisiciones y/o contrataciones que se efecten con cargo
al Fondo para Caja Chica, deben afectarse y/o desagregarse por
metas, especca, concepto del gasto, fuente de nanciamiento y
rubro; debiendo la Sub Gerencia de Planicacin y Presupuesto
realizar la certicacin presupuestal y llevar una Estadstica de
los gastos que se incurran para las acciones de formulacin y
programacin presupuestal.
5.9. Los encargados del Fondo para Caja Chica son responsables ante
cualquier prdida o sustraccin por descuido, salvo inminente
y/o agrante delito, previa investigacin, respecto al dinero o
recurso administrado.
5.10. Excepcionalmente la Gerencia de Administracin podr autorizar afectar a travs del Fondo para Caja Chica viticos por Comisiones de Servicios, previa autorizacin de la Gerencia Municipal,
debindose cumplir bajo responsabilidad con las formalidades
de la rendicin de cuentas previstas en la presente Directiva.
6. Disposiciones especcas
6.1. Apertura y asignacin de fondos
La asignacin del Fondo para Caja Chica de la Municipalidad
_________, se aprobar por Resolucin Gerencial de acuerdo
a la normativa vigente consignndose el nombre del servidor
encargado del manejo, y el monto de la apertura del Fondo en
las especcas y rubros que correspondan.
6.2. Utilizacin del fondo y su rendicin
6.2.1. La reposicin del Fondo para Caja Chica asignado, se
efectuar hasta en tres oportunidades durante cada mes segn
las necesidades de la Municipalidad.
6.2.2. Los desembolsos en efectivo realizados por el Fondo para
Caja chica sern efectuados con autorizacin expresa del Gerente
Municipal y/o Gerente de Administracin, una vez autorizada
el responsable del fondo emitir el Comprobante de Egreso

Provisional (CEP) con cargo a rendir cuenta documentada

dentro de las 48 horas de haberse recibido el efectivo, en caso
de producirse menor gasto se realizar la devolucin utilizando
el Recibo de Ingreso Provisional. (RIP). El desembolso que se
d al Gerente Municipal ser dado con autorizacin expresa de
la Alcalda.
6.2.3. No se realizar el desembolso de efectivo a Funcionarios y/o
Servidores que tengan rendicin pendiente, salvo autorizacin
expresa de la mxima autoridad administrativa.
6.2.4. El responsable del Fondo realizar el seguimiento de las
rendiciones pendientes, proceder a efectuar por nica vez las
noticaciones respectivas ante los Servidores y Funcionarios que
no realicen su rendicin e incumplan la justicacin del gasto
dentro de las 48 horas; siendo el procedimiento el siguiente:
Servidores y Funcionarios: La noticacin se realizar por
nica vez por el responsable del fondo y visado por el Gerente
Municipal y/o Gerente de Administracin, dndole a conocer
su incumplimiento y posterior responsabilidad econmica.
De persistir el incumplimiento; el responsable del fondo, comunicar a la Gerencia Municipal y/o Gerencia de Administracin
que autoriz el desembolso, en el caso del Gerente Municipal
ser comunicado a la Alcalda.
6.2.5. Una vez noticado al rindente y agotado el plazo para efectuar
su rendicin el encargo del Fondo para Caja Chica elevar el
expediente a la Gerencia de Administracin, adjuntando copia
fedateada del Comprobante de Entrega Provisional (CEP) de la
entrega de dinero al rindente y de la Noticacin en Original
para la autorizacin del descuento en la Planilla nica de Remuneraciones a travs de la Sub Gerencia de Personal; la Sub
Gerencia de Tesorera realizar el giro a favor del encargado de
caja chica para su reposicin respectiva.
6.2.6. El procedimiento de justicacin del gasto del Fondo para Caja
chica para su reposicin comprende lo siguiente:
El responsable del gasto, presentar el comprobante de
pago (autorizado por la SUNAT) ante el encargado del
fondo, registrando en el dorso la justicacin del gasto (si es
inversiones, consignar la obra), su nombre completo, DNI,
rma del usuario; asimismo el visto bueno de Gerencia de
Administracin, Gerencia de Planicacin y Presupuesto,
Sub Gerencia de Contabilidad, Sub Gerencia de Tesorera y
el responsable del fondo. La Gerencia de Planicacin y Presupuesto deber consignar la correspondiente certicacin
presupuestal.
El responsable de fondo vericar la conformidad de la
documentacin sustentatoria (facturas, boletas de venta,
recibos y otros autorizador por la SUNAT, mediante el portal
de SUNAT) su validez de autorizacin y colocar su rma,
postrma y sello en el dorso del comprobante de pago como
seal de conformidad por la rendicin presentada.
Con la anticipacin debida, mediante informe dirigido a la
Gerencia de Administracin se solicita la reposicin del Fondo
para Caja Chica, previa justicacin del gasto y adjuntando
la documentacin debidamente ordenada para que esta sea
posteriormente derivada a la Sub Gerencia de Contabilidad.
El responsable del fondo presentar la rendicin de cuentas,
a travs del Anexo 02, a n de que la Sub Gerencia de Contabilidad a travs del rea de Rendicin de Cuentas efecten las
labores de control previo (revisin, sustentacin, justicacin
del expediente).
Todos los documentos sustentatorios de gasto presentados
en la rendicin de cuentas, debern llevar obligatoriamente
el sello de PAGADO, indicando la fecha de cancelacin para
evitar la duplicidad de uso o reenvo de los comprobantes
de pago. Se tendr cuidado al sellar el comprobante de
pago SUNAT de no afectar la informacin consignada, que
impidan las acciones de revisin o scalizacin.
La rendicin contendr la Meta Presupuestaria, Clasicador
hasta la Especca de Gasto y Rubro; as como el detalle de
los comprobantes de pago (impreso y adjuntando archivo
en Excel).
6.3. Autorizacin de egreso de fondos
La autorizacin de los pagos con cargo al Fondo para Caja
Chica corresponde a la Gerencia Municipal o a quien este delegue expresamente por escrito. Adoptando para el efecto las
acciones necesarias de austeridad y racionalidad de los recursos
asignados, sin perjuicio de la calidad del servicio que se brinde.
6.4. Responsable del manejo del fondo para caja chica
El responsable del Fondo para caja chica deber llevar un registro
diario de los montos que se otorga con cargo a dicho fondo
para conocer el saldo diario y tomar las medidas pertinentes
y oportunas, de tal forma que su fondo se mantenga siempre

Actualidad Gubernamental

N 56 - Junio 2013

V 5

Informe Especial
habilitado y cuente con recursos disponibles para cumplir con
el objetivo por el que fue autorizado.
6.5. Mecanismos de control y prohibiciones
6.5.1. El fondo para Caja Chica ser custodiado en un ambiente
adecuado y seguro; si fuera posible en Caja de Seguridad.
6.5.2. Previniendo circunstancias adversas, el traslado de fondos
cobrado para el Fondo para Caja Chica del Banco de la Nacin,
podr solicitar el apoyo de la Direccin de Seguridad Ciudadana,
para el resguardo correspondiente.
6.5.3. Los fondos asignados no debern ser depositados por
ningn concepto en la cuenta de ahorros o cuenta corriente del
encargado, responsable del manejo del fondo u otra persona,
bajo responsabilidad administrativa.
6.5.4 La Gerencia Municipal y/o la Gerencia de Administracin
encargarn a la Sub Gerencia de Contabilidad que efecten
Arqueos sorpresivos al encargado responsable del manejo de
Fondos para Caja Chica con la nalidad de vericar la adecuada
y oportuna administracin de los recursos asignados; independientemente a los arqueos que pudieran hacer.
6.5.5. Se levantarn actas de los arqueos que se practiquen,
como evidencia de la accin y conformidad, las que sern rmadas por el responsable del manejo de Caja Chica, el encargado
de realizar el arqueo.
6.5.6. Queda prohibido efectuar los siguientes gastos, con cargo
al Fondo por Caja Chica de la Municipalidad ________
Adquirir Bienes de Capital (muebles y enseres), los cuales
debern ser solicitados a la Sub Gerencia de Abastecimientos
y Servicios Generales con la debida anticipacin.
Reparar motores de vehculos debido a que incrementa el
valor de vida til, por lo que, para su atencin es necesario
requerirlo a la Sub Gerencia de Abastecimiento y Servicios
Generales.
Entregar dinero bajo la modalidad de Prstamo.
Conformar otros Fondos de Caja Chica.
7. Responsabilidad
7.1. El (los) encargado(s) responsable(s) del manejo del Fondo
para Caja Chica, designado(s) mediante Resolucin Gerencial,
son responsables de la custodia y adecuada utilizacin de los
fondos recibidos; as como, vericar ante el portal de la SUNAT
que los comprobantes se encuentren debidamente autorizados
por los contribuyentes.
7.2. La aplicacin de la presente Directiva es de responsabilidad de
los funcionarios, servidores y personal CAS.
7.3. La Sub Gerencia de Contabilidad a travs del responsable de
Rendicin de Cuentas es responsable de la revisin de las rendiciones efectuadas por los responsables del Fondo para Caja Chica
para su reposicin oportuna; lo que no quiere decir que avale
y asuma las revisiones previas que debe hacer el responsable
del Fondo para Caja Chica.
7.4. La Sub Gerencia de Contabilidad es el encargado de la ejecucin (Compromiso y Devengado) que se realiza en el Sistema
Integrado de Administracin Financiera (SIAF-SP), previa la
certicacin presupuestal realizada por la Gerencia de Presupuesto y Planicacin; asimismo la Sub Gerencia de Tesorera
realizar el Giro respectivo.
7.5. La Gerencia de Administracin es responsable de evaluar la
ejecucin del gasto que se hace a travs del Fondo para Caja
Chica.
7.6. El rgano de Control Institucional velar por el estricto cumplimiento de lo dispuesto en la presente directiva, pudiendo
recomendar mejoras en los procedimientos.
7.7. El responsable del Fondo para Caja Chica llevar un Libro Auxiliar
Estndar (Excel) para efectuar el control en forma diaria de los
montos otorgados con cargo a dicho fondo, as como establecer
el saldo diario de disponibilidad en moneda, billetes o cheques.
7.8. El responsable del fondo mantendr un monto intangible del
30 % del monto autorizado, como reserva de contingencia para
atender actividades excepcionales requeridas por la Alcalda y
Gerencias; asimismo deber mantener habilitado los recursos
disponibles para la operatividad de la Municipalidad, debiendo
oportunamente emitir las liquidaciones para la reposicin del
Fondo para Caja Chica.
8. Disposiciones transitorias
8.1. Disposiciones transitorias
Comprobante de Egreso Provisional - CEP. (Anexo 3)
El desembolso del Fondo para Caja Chica, se realizar a travs
del comprobante de Egreso Provisional - CEP, el mismo que
deber contener lo siguiente:
Nombres y Apellidos del servidor que solicita.

V 6

Actualidad Gubernamental

Numero de Documento de Autorizacin.

Cantidad que solicita en nmeros y letras.
Concepto especco del gasto.
Fecha que se entrega el dinero.
Firma del solicitante, rma del Jefe inmediato del usuario,
rma del responsable del Fondo para Caja Chica, rma del
Gerente Municipal y/o Gerente de Administracin.
Recibo de Ingreso Provisional - RIP (Anexo 4)
La reversin de fondos por menores gastos o recuperos de
periodos anteriores se efecta a travs del Recibo del Ingreso
Provisional y deber contener lo siguiente:
Nombres y Apellidos del servidor que efecta la devolucin.
Cantidad de devolucin (en nmeros y letras).
Concepto o detalle.
Fecha en que se efecta la devolucin.
Consignar el nmero de Comprobante de Egreso Provisional,
Planilla o Resolucin de Encargo y/o Anticipo; que origina la
devolucin.
Documentos que sustentan el gasto
Los documentos que sustentan el gasto deben estar de acuerdo
a lo establecido en el reglamento de comprobantes de pago y
estar debidamente visados por los funcionarios responsables de
la gestin, as como debe reejar la naturaleza de las operaciones
siendo vlidos los documentos siguientes:
Facturas, Boletas de Venta, Recibos por Honorarios, Tickets
de Cajas Registradoras, siempre en cuando consignen el
nombre de la Municipalidad. As como las Declaraciones
Juradas, Planillas de Movilidad Local, y documentos emitidos
por Entidades Pblicas.
Toda Factura presentada como sustento de gasto deber
estar correctamente emitida en cuanto los importes (Valor
de venta, I.G.V. y Precio Total) y consignar el RUC de la
Municipalidad.
En el reverso de los Comprobantes de Pago deber sustentarse el motivo que genera el gasto, asimismo deber contener
la rma del usuario(s); visarn en el adverso el Jefe inmediato
del usuario, del Gerente de Administracin, Gerente de Presupuesto y Planicacin, Sub Gerente de Contabilidad, Sub
Gerente de Tesorera y el responsable del Fondo para Caja
Chica. El Gerente de Presupuesto y Planicacin certicar
el gasto para su posterior reembolso.
Se requerir otras visaciones de las ocinas que sean competentes con las adquisiciones o servicios; como en el caso de
tiles de ocina, combustible y otros, visar la Sub Gerencia
de Abastecimientos y Servicios; en el caso de mantenimiento
de equipo de cmputo, visar el rea de Estadstica e Informtica; etc.
Las Planillas de Movilidad Local debe detallar el itinerario,
especicando la Av., Calle y el Distrito tanto del punto de
partida como el de destino, justicacin o motivo y resultado del mismo. Para efectivizar el cobro de la Planilla de
Movilidad Local, deber estar rmada por el servidor que
realiza la comisin, Jefe inmediato Superior, Gerente de
Administracin, Sub Gerente de Contabilidad, Sub Gerente
de Tesorera y el responsable del fondo. Las Planillas de
Movilidad Local sern reembolsables cada n de semana
(viernes) y se sujetan a los montos establecidos.
8.2. Disposiciones complementarias
Podr efectuarse el Pago de Viticos con cargo al Fondo para
Caja Chica proceder solamente cuando se trate de viajes
no programados y urgentes, para lo cual necesariamente
debern adjuntarse el requerimiento (con la certicacin
presupuestal) y la Planilla de Viticos debidamente autorizado
por los funcionarios responsables. La rendicin de cuentas
se deber presentar de acuerdo a los dispositivos legales
vigentes y Directivas de la Municipalidad.
Los servidores podrn presentar Declaraciones Juradas en
las rendiciones de cuentas, solo cuando en los lugares en
los cuales se realiz la comisin no fuera posible recabar
comprobantes de pago, tal como reere la Directiva de
Rendicin de Cuentas.
Los documentos que sustentan el gasto sern presentados
en materia de revisin por parte del responsable Rendicin
de Cuentas de la Sub Gerencia de Contabilidad; de presentarse alguna irregularidad en estos documentos, se elevar
mediante informe a la Gerencia de Administracin para que
adopte las acciones correspondientes.
Las situaciones no previstas en la presente Directiva sern
resueltas por la mxima autoridad administrativa de la
Municipalidad.

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