DETECCIN DE NECESIDADES DE CAPACITACIN

LA DNC forma parte de la Gestin

DNC de la Capacitacin. La gestin
de la capacitacin est conformada por cuatro etapas de un
proceso continuo:
Evaluacin de
los resultados

Gestin de la
Capacitacin

Ejecucin del
plan de
capacitacin

Diseo del
Plan de
Capacitacin

La deteccin de necesidades de capacitacin (DNC) es el

procedimiento por el que se identifican las discrepancias entre lo
que es y lo que debera ser, para que con esa informacin se
elabore el programa de capacitacin.

Deteccin de Necesidades de Capacitacin es el proceso de

anlisis de las brechas de competencias, reflejadas por carencias
de conocimientos, habilidades o actitudes que se observen en las
personas y que afectan el cabal cumplimiento de las funciones
que estn bajo su mbito de responsabilidades laborales.

La DNC, es la primera etapa del proceso y, por lo mismo, la

calidad de sus resultados impacta directamente en todas las
otras fases de la gestin de la capacitacin, en cualquier tipo
de organizacin.

Una deteccin realizada de manera no sistematizada, as como la ausencia

de un proceso de anlisis y reflexin, llevar a la ejecucin de acciones de
capacitacin que no se basan en un trabajo objetivo y comparado respecto
de otros intereses y necesidades organizacionales, y muchas veces,
probablemente implicarn una subutilizacin de recursos y la prdida de
oportunidades para alcanzar niveles de desempeo deseables.

1. Transparentar la gestin de capacitacin, de manera que

todos los colaboradores se vean reflejados en los anlisis
que se realicen.
2. Determinar el plan
correspondiente

de

capacitacin

de

la

unidad

Se determina en primer
lugar las actividades, los
puestos o las temticas
sobre las que se realizar
la deteccin

Se seleccionan las
tcnicas a utilizar

Se recaba la
informacin con los
instrumentos
previamente
diseados exprofeso

Se determinan las
reas en las que se
encuentren las
discrepancias

Se diferencian los
problemas de
capacitacin y los de
tipo administrativo

Se especifican las
necesidades de
capacitacin y el nivel
de profundidad
requerido

Se analiza la gravedad
del problema y los
costos de resolverlos.

Se determina quienes
son los trabajadores
con dichas
necesidades.

Se integra un informe
final

Existe una diversidad de tcnicas para realizar el diagnstico de

necesidades de capacitacin, pero en todas ellas se compara lo
que es contra lo que debera de ser. La DNC se puede realizar a
partir de:
1. Anlisis de puestos

4. Encuesta

7. Discusin dirigida

2. Inventario de
habilidades

5. Herramientas
administrativas

8. Exmenes de
conocimiento

3. Evaluacin del
desempeo

6. Anlisis de
problemas de la
empresa

9. Competencias
laborales

1. Anlisis de
puestos
Este es un ejemplo de
necesidades de
capacitacin para el
puesto de responsable
de capacitacin. En un
anlisis de puesto se
incluyen varios
apartados de los que se
puede desglosar los
requerimientos de
capacitacin que puede
tener un trabajador.

2. Inventario de
habilidades

Es un documento que posee informacin sobre los

conocimientos y habilidades de los empleados de tal manera
que tenga informacin inmediata sobre empleados que
pueden ser promovidos a puestos laterales o de mayor nivel.

Al revisar los inventarios es posible identificar las necesidades

de capacitacin. Por ejemplo en los siguientes cuadros se
observan los estudios realizados por personal directivo y el
nmero de cursos recibidos por dicho personal:

3. Evaluacin del
desempeo

La evaluacin de desempeo puede ser otro buen elemento

para determinar las necesidades de capacitacin. Cuando se
utiliza este procedimiento se revisa el desempeo de los
trabajadores y se ubican las necesidades de capacitacin en
los aspectos que tenga una menor evaluacin.

Del anlisis de estas tablas se desprende que los instructores

necesitan capacitacin en el rea de planeacin didctica,
sobre todo en los aspectos relacionados con la evaluacin.

La ventaja de contar con instrumento objetivo para evaluar

las necesidades de capacitacin se observa cuando al final
del programa de capacitacin se comparan los resultados.

4. Encuesta

Realizar una encuesta

puede ser otra forma de
determinar las
necesidades de los
trabajadores. Por
ejemplo al formular una
pregunta abierta a un
grupo de educadoras
sobre que temticas
necesitaban
capacitacin de manera
prioritaria estas fueron
sus respuestas:

De la tabla realizada se
pueden desprender con
relativa facilidad las
necesidades de
capacitacin. La
desventaja de utilizar
este tipo de
herramientas es que
puede reflejarse las
temticas que son mas
populares y no
necesariamente las que
requieren mayor
capacitacin como por
ejemplo en
matemticas que en
este caso aparece al
final de la lista.

5. Herramientas
administrativas
En ocasiones es til
utilizar algunas
herramientas
administrativas para
realizar el DNC. Por
ejemplo un grupo de
instructores se reunieron
para tratar de averiguar
cules eran las causas de
los problemas que
enfrentaban en su
trabajo cotidiano. El
siguiente diagrama de
Ishikawa refleja los
resultados de su
discusin.

6. Anlisis de
problemas de la
empresa

Otra forma de identificar necesidades de capacitacin es analizando los

problemas de una empresa. Por ejemplo aqu presentamos una tabla en el
que se concentran los incidentes de una empresa durante una semana de
trabajo.

7. Discusin dirigida

Cualquiera de las tcnicas de discusin dirigida como corrillos, lluvias de

ideas, foro, mesa redondas, paneles, dilogos, etc. puede ser utilizada
para realizar un DNC, aqu lo importante es que adems de cumplir la
metodologa de cada tcnica se sistematice la intervencin para evitar
que la sesin se convierta en solo una sesin de lamentos. El siguiente
es un ejemplo de un formato que puede ser utilizado en la discusin.

Qu
problemtica se
est
presentando
actualmente en
el trabajo?

Se trata de un
problema
administrativo
o de
capacitacin?

Qu
conocimientos,
habilidades o
actitudes se
requieren para
resolver esta
problemtica?

Qu aspectos
especficos se
requieren
desarrollar en
la capacitacin?

Quines
tienen esta
problemtica?

Qu tan
grave es
el asunto
del 1 al
100?

En qu orden
debe ser
atendido el
problema?

Errores y
retrabajo en la
elaboracin de
contratos
macados por
auditora

Capacitacin

Conocimiento
de la Ley de
Adquisiciones y
obra pblica

Licitaciones

Departamento
jurdico
Pablo P. y
Juan L.

60

8. Exmenes de
conocimiento

La forma mas sistemtica de realizar un DNC es a travs de un examen de

conocimientos, lo cual implica que un grupo de expertos determine cuales
son los conocimientos o las habilidades que debe dominar alguien que
cuente con la capacitacin deseada, luego a partir de ese anlisis se
elabora un examen o prueba. Todos aquellos que obtengan una
calificacin satisfactoria no requerirn de capacitacin, en cambio
aquellos que no acrediten el examen sern quienes necesiten
capacitacin.

Implica

Grupo de expertos determine cuales son los

conocimientos u habilidades que debe
dominar alguien que cuente con la
capacitacin deseada
luego
a partir de ese anlisis
se elabora un examen o
prueba

No necesitan
capacitacin

aprobados

no aprobados

necesitan
capacitacin

9. Competencias
laborales
Las competencias son la combinacin de habilidades,
conocimientos y actitudes que estn directamente
relacionados con un desempeo exitoso en el trabajo.

Deteccin de Necesidades de Capacitacin bajo el enfoque

de Competencias Laborales, es el proceso de anlisis de
las brechas de competencias, reflejadas por carencias de
conocimientos, habilidades o actitudes que se observen en
las personas y que afectan el cabal cumplimiento de las
funciones que estn bajo su mbito de responsabilidades
laborales.

Las preguntas que se hace la empresa respecto a todo

colaborador:

Se determina en primer
lugar las actividades, los
puestos o las temticas
sobre las que se realizar
la deteccin

Se seleccionan las
tcnicas a utilizar

Se recaba la
informacin con los
instrumentos
previamente
diseados exprofeso

Se determinan las
reas en las que se
encuentren las
discrepancias

Se diferencian los
problemas de
capacitacin y los de
tipo administrativo

Se especifican las
necesidades de
capacitacin y el nivel
de profundidad
requerido

Se analiza la gravedad
del problema y los
costos de resolverlos.

Se determina quienes
son los trabajadores
con dichas
necesidades.

Se integra un informe
final

La Deteccin de Necesidades de Capacitacin ser el

resultado de la conjuncin de tres aspectos:

Objetivos y
metas del rea

Principales
Actividades que
desempea el
colaborador

DNC

Funciones del
rea

Se determina en primer
lugar las actividades, los
puestos o las temticas
sobre las que se realizar
la deteccin

Se seleccionan las
tcnicas a utilizar

Se recaba la
informacin con los
instrumentos
previamente
diseados exprofeso

Se determinan las
reas en las que se
encuentren las
discrepancias

Se diferencian los
problemas de
capacitacin y los de
tipo administrativo

Se especifican las
necesidades de
capacitacin y el nivel
de profundidad
requerido

Se analiza la gravedad
del problema y los
costos de resolverlos.

Se determina quienes
son los trabajadores
con dichas
necesidades.

Se integra un informe
final