Word Avanzado

2012
Microsoft Word 2010 Nivel Avanzado
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1
CONTROL DE VERSIONES DEL DOCUMENTO

Versin
1.0
Creacin
06-Ago-2012
Estado
Aprobado
Descripcin del cambio

Versin inicial del documento
Bogot - Colombia
2
Contenido
Introduccin .................................................................................................................................................. 4
Distribucin del texto.................................................................................................................................... 4
Salto de Pgina .......................................................................................................................................... 4
Salto de Seccin ........................................................................................................................................ 4
Portada.......................................................................................................................................................... 4
Referencias.................................................................................................................................................... 6
Insertar Notas ........................................................................................................................................... 6
Insertar Notas al final de Pgina ........................................................................................................... 6
Insertar Cita y Bibliografa......................................................................................................................... 7
Tabla de contenido ................................................................................................................................... 9
Ilustraciones ................................................................................................................................................ 11
Tabla de Ilustraciones ............................................................................................................................. 12
Referencias cruzadas .................................................................................................................................. 13
ndices ......................................................................................................................................................... 14
Marcas......................................................................................................................................................... 16
Comentarios ................................................................................................................................................ 16
Control de Cambios..................................................................................................................................... 17
Restringir Edicin ........................................................................................................................................ 20
Bogot - Colombia
3
Introduccin
Word no es simplemente un programa que me permite realizar escritos con texto agradable y con
buena ortografa sino que posee una serie de elementos que nos ayudan en la configuracin y edicin
de un archivo de alta calidad y con buenos recursos visuales.
Distribucin del texto

Salto de Pgina
Es un corte que se hace en el contenido de una pgina. Para
generar un salto de pgina se puede hacer de maneras diferentes:
1. Pestaa Insertar Botn Insertar Salto de Pgina
2. Combinacin de Teclas Control y Enter
3. Pestaa Diseo de Pgina Saltos
En esta tercera opcin tenemos diferentes estilos
de saltos: Salto de Pgina, Salto de Columna y
Salto de Seccin.
Salto de Seccin
Un documento puede contener varias
secciones o divisiones igual que un peridico
o simplemente para una mejor distribucin
de la informacin dentro del archivo.
El salto de Seccin se puede hacer en la
misma pgina, en la pgina siguiente, en la
pgina par o impar que contine a la
ubicacin del cursor.
Hay que tener en cuenta la posicin del
cursor antes de realizar el salto, porque l se
llevar el texto que se encuentre despus de
la ubicacin del cursor.
Portada
Bogot - Colombia
4
Si tenemos un documento y deseamos agregarle una portada

diferente que vitalice la presentacin de su archivo, entonces vamos
a la pestaa Insertar y seleccionamos el botn Portada; all podemos
elegir la que ms se ajuste al gusto y necesidades del usuario.
Automticamente se inserta una pgina al principio del documento
con el formato previamente seleccionado, dando una vista como
esta, la cual podemos cambiar cuantas veces se requiera y quitarla
con la misma opcin.
Bogot - Colombia
5
Referencias
Hay una pestaa dedicada a las referencias, que son elementos que sirven para complementar la
informacin de un documento.
Insertar Notas
Las notas sirven para hacer aclaraciones o cometarios de un texto. Se pueden hacer en la misma pgina
o al final del documento segn el requerimiento del usuario.
Para realizarlo se ubica el cursor al final de la palabra sobre la cual
se quiere hacer la anotacin y se activa la pestaa Referencias, la
opcin Insertar nota al pie (en la misma pgina) o Insertar nota
al final (final de documento).
En este caso, la vamos a relizar en la misma pgina. Nos ubicamos al final de la palabra (Dionisio, donde
est el punto rojo) y pulsamos el botn Insertar nota al pie.
Y al final de la misma pgina aparece de esta

manera.
Se puede agregar diferentes notas en todas
las pginas y automticamente quedan
numeradas de forma continua.
Insertar Notas al final de Pgina

Si lo deseamos podemos incluir todas sus notas al final de pgina. Para ello nos ubicamos al final de la
palabra donde se quiera hacer la nota, vamos a la pestaa Referencias, la seccin Nota al Pie y
pulsamos el botn Insertar nota al final. Y automticamente el cursor se desplaza a la ltima hoja del
documento para poder elaborar la nota; podemos crear todas las que se requiera.
Bogot - Colombia
6
Pero puede ocurrir que despus de hacer las notas al final

de pgina o al final de documento se necesite cambiarlas;
para ello nos ubicamos en el numeral de la nota,
pulsamos el botn derecho del mouse y sale un men de
apoyo.
Una de las opciones que sale es Convertir en nota al pie.
Al dar clic en esta opcin, el programa traslada la nota
con su informacin a la hoja donde fue tomada. O
viceversa, la saca de la hoja y la lleva al final del
documento.
Dentro de este listado se encuentra Opciones de notas,
donde se puede cambiar el tipo de numeral, convertir,
escoger un smbolo de la misma manera que se hizo para
las vietas; y aplicar el cambio a esta seccin o a todo el
documento.
Insertar Cita y Bibliografa

Al igual que la nota al pie, se puede citar el libro y/o
autor de donde fue tomado el texto; este ser incluido en
la misma posicin donde se encuentre el cursor.
Posteriormente se puede agregar la bibliografa
incluyendo todas las citas incluidas.
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7
Vamos a ubicarnos al final de

cada seccin y crearemos tres
citas bibliogrficas. Para ello
vamos a la pestaa Referencias,
pulsamos el botn Insertar cita.
En la opcin Agregar nueva
fuente. Y diligenciamos los datos
de
ese
formulario
segn
requerimiento y/o necesidad del
usuario.
Cuando aparece la cita bibliogrfica, esta presenta unas opciones especiales donde se puede editar,
dejar como texto esttico o fijo en el documento o actualizar si ya se ha hecho un cambio.
Ahora nos ubicamos al final del documento para insertar la Bibliografa. Vamos a la pestaa Referencias
y buscamos el botn Bibliografa.
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Aparecen los datos anteriormente registrados con un ttulo especial asignado a bibliografa.
Tabla de contenido
Para hallar de manera
prctica la informacin o
los temas dentro de un
documento, se hace una
tabla de contenido. De
manera
automtica,
Word identifica los temas
y subtemas basndose en
los estilos de texto
aplicados (Ttulo 1, Ttulo
2, etc.) sobre los ttulos
creados en el archivo.
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Entonces apliquemos los estilos de Ttulo. Nos ubicamos en el primer ttulo, vamos a la pestaa Inicio y
en la parte derecha de la pestaa, en la seccin Estilos, seleccionamos el estilo de ttulo que deseamos
colocar y repetimos este procedimiento para los dems ttulos.
Cambia la apariencia del texto y en el panel de navegacin tambin aparece como referencia.
Para crear la Tabla de contenido, nos ubicamos en la ltima hoja y hacemos un salto de pgina;
colocamos un ttulo que diga Contenido y vamos al botn Tabla de Contenido de la pestaa
Referencias y seleccionamos el estilo que ms nos agrade.
Esta es la apariencia de la tabla:
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Ilustraciones
Generalmente un documento no es solo texto: se agregan fotos, tablas, cuadros, mapas que ayudan a la
comprensin del texto. Estos elementos se pueden registrar o numerar para generar una tabla de
ilustraciones y contar con una mejor ubicacin de temas.
Para este ejemplo, agregaremos
una serie de fotos en medio de los
prrafos alusivos al texto. Luego
generaremos
la
tabla
de
ilustraciones y sus respectivos
rtulos o identificadores.
Vamos al botn Imagen de la pestaa Insertar. Seleccionamos unas imgenes de nuestra biblioteca y la
apariencia seria as.
Ahora seleccionamos la primera foto y/o imagen que incluimos en nuestro documento. Vamos a la
pestaa Referencias y al botn Insertar Ttulo.
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Aparece un cuadro de dilogo como este.

Por defecto, sale el ttulo Ilustracin 1, pero si
requiere un cambio, puede hacerlo con el botn
Nuevo Rtulo; puede utilizar las opciones Imagen,
Foto o el texto que necesite y se le indica la posicin
del rtulo con referencia al objeto.
Para este ejemplo, le colocaremos el texto Foto y
la posicin Debajo de la seleccin. Y repetimos
ese proceso con los dems elementos; la
numeracin es automtica.
Tabla de Ilustraciones
Ahora vamos agregar la
tabla de ilustraciones. Nos
ubicamos en la ltima
pgina e insertamos un
salto de pgina; luego
vamos a la pestaa
Referencias, el botn
Insertar
tabla
de
ilustraciones.
Seleccionamos un estilo
de la opcin Formato;
observemos cada uno y
escojamos segn gusto y/o
requerimiento.
Esta ser la vista de la
tabla: al lado izquierdo va
el rtulo asignado a la foto
y al lado derecho la pgina
donde se encuentra.
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NOTA: si el contenido del archivo cambia despus de haber insertado la Tabla de Contenido, hay que
actualizarla. Para esto hacemos clic derecho sobre la tabla y aparecen las opciones de actualizacin,
ya sea slo para la numeracin o para insertar un nuevo ttulo o subttulo.
Referencias cruzadas
Sirven como una tabla de contenido, como un localizador o como un hipervnculo a los diferentes
elementos que contiene el documento. Pero estos ya deben estar rotulados, sean ttulos, ilustraciones,
notas al pie, tablas entre otros.
Para generarlos nos ubicamos en cualquier parte del documento, en nuestro caso particular nos vamos a
ubicar en la prctica de los Juegos Olmpicos. Vamos a poner rtulos a las banderas que aparecen con el
nombre de Juego, y las imgenes con el nombre de Olimpiada. Como ya hay una serie de ttulos ser
mayor el impacto. Nos ubicamos al final del documento y vamos a la opcin Referencias Cruzadas de la
pestaa Referencias. Aparece este cuadro de dilogo, donde se puede seleccionar a qu queremos
hacer la referencia; por ejemplo, a un ttulo como Historia de los Juegos Olmpicos, con la opcin
Texto del ttulo y lo hacemos ahora con el rtulo Juego y Olimpiada con la opcin Solo rtulo y
nmero.
Al finalizar aparecen estas opciones con los nombres y un comentario indicando que al pulsar la
combinacin Control + Clic nos podemos desplazar al objeto indicado. Estas opciones de referencia se
actualizan automticamente, es decir, si cambian de hoja la referencia siempre lo llevar al objeto al
cual est ligado.
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ndices
Muchos de nosotros utilizamos el directorio telefnico, los contactos del celular, o libros en una
biblioteca, para lo cual preferimos que est ordenada porque si no sera un tanto tedioso encontrar
algn tipo de informacin por sencilla que parezca. Es aqu donde se muestra la importancia de un
ndice; el usuario lo genera con el texto del documento, para que al ser agregado al mismo nos sea ms
fcil encontrar informacin.
Para ello sigamos en los Juegos Olmpicos. Vamos al principio del documento y nos ubicamos en el ttulo
Introduccin y lo seleccionamos; ahora vamos a la pestaa Referencias, en la seccin ndice y damos
clic en el botn Marcar Entrada.
En Entrada aparece la palabra seleccionada. En Opciones

presenta tres alternativas para generar el ndice; para este
ejemplo, seleccionamos Pgina actual, es decir, que salga
donde se encuentra el texto. En Formato de los nmeros de
pgina le activamos Negrita y damos en el botn Marcar.
Repetimos este proceso para todos los ttulos, sin necesidad
de salir de este cuadro de dilogo, simplemente vamos
seleccionando el texto que deseamos y damos clic en el
botn de Marcar. Una vez realizado este procedimiento, nos
ubicamos en la hoja donde deseamos colocar el ndice; para
nuestro ejemplo lo hacemos en ltima hoja del documento y
vamos de nuevo a la pestaa Referencias al botn Insertar
ndice.
Y aparece un cuadro de dilogo como este

para configurar la estructura del ndice.
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Seleccionamos el formato que se puede visualizar en la parte superior con la vista preliminar, el Tipo
que puede ser continuo o con sangra (es decir con especio o sin espacio), el nmero de columnas que
ocupar el ndice y el idioma.
Esta ser la apariencia del ndice:
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Marcas
Estas son unos smbolos que nos ayudan a identificar las diferentes rdenes que se ha aplicado al
documento; de esta manera se podemos corregir o adecuar los espacios, los ttulos, los saltos de pgina.
Estos se activan en la pestaa Inicio, en la seccin Prrafo, el botn Mostrar todo.
Y el documento se ve de esta manera:
Se observa las marcas y el texto alusivo al cambio, como por ejemplo: Salto de seccin, salto de pgina,
Enter y Tabular. Se activa y se desactiva de la misma manera.
Comentarios
Funcionan como aclaraciones o recordatorios. Para realizarlos nos ubicamos al final del prrafo o
palabra, vamos a la pestaa Revisar y luego al botn Nuevo Comentario.
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Al pulsar el botn se generar este aspecto en la pantalla:
Y agregamos la informacin correspondiente a este texto. Podemos agregar todos lo cometarios que
deseemos. Esta opcin tambin se puede tomar como un auditor, es decir, que se hace correcciones a
un documento y por medio de los comentarios se establece cul fue el cambio o por qu se realiz. Al
lado del botn Nuevo cometario se encuentra el botn Anterior o Siguiente para desplazarse por los
diferentes comentarios de la hoja; y el botn de Eliminar que permite eliminar el comentario actual o
todos los comentarios del documento.
Control de Cambios
Ahora, si lo que se quiere es controlar la edicin de un documento, hay una seccin que se llama
Seguimiento y un botn que se llama Mostrar marcas, que al desplegarlo presenta varias opciones
dentro de las cuales encontramos: Globos y a su vez Mostrar todas las revisiones en lnea. Esto nos
permitir ver y demarcar cualquier cambio que se le haga al documento.
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Veamos como acta en pantalla:
El texto tachado fue eliminado y el texto subrayado fue insertado o agregado por el usuario.
Ahora en la misma pestaa, pero en la seccin Cambios nos presenta los botones de Aceptar, Rechazar,
Anterior y Siguiente, para que el usuario seleccione los datos que desea cambiar o los cambios que
desea restaurar.
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Vamos a rechazar el primer cambio y a aceptar el segundo cambio. Luego desactivamos la opcin de
control de cambios para que ya no resalte en pantalla y se pueda trabajar de forma normal.
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Restringir Edicin
Existe la posibilidad de aplicar un bloqueo general al contenido, es decir, que solo se pueda leer el
documento sin derecho a ningn cambio. Para ello vamos a la pestaa Revisar y usamos el botn
Restringir Edicin, de la seccin Proteger (el ltimo botn de esa pestaa).
Al activar el botn saldr un cuadro de referencia en la parte derecha del archivo que nos permite:
1. Restringir formato.
2. Restricciones de Edicin: (podemos establecer excepciones, pero para este ejemplo le activamos
Todos) esto aplica cuando el archivo esta compartido y/o en red.
3. Comenzar a Aplicar: nos permite establecer una contrasea (se recomienda realizar esta
operacin solo si verdaderamente se justifica y no olvide la contrasea).
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Despus de escribir y confirmar la contrasea y dar

clic en Aceptar, el documento activo queda protegido;
al tratar de hacer algn cambio aparecer en la barra
de estado una notificacin con el comportamiento del
archivo.
Para desbloquearlo, en el mismo cuadro de referencia
aparece una opcin que se llama Suspender la
proteccin, que pedir la contrasea.
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Y al final de la misma pgina aparece de esta

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