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Vol. XIX, n. 60
1989
pp. 803-830
1. NATURALEZA, OBJETIVO
Rafael
Gonz1.e~Marn
Ingeniero
de Caminos
y Econonzista
Director de Auditora
Interna de FOCSA
LA EVOLUGION
DEL PAPEL
DE LA
AUDITORIA
INTERNA
EN LA EMPRESA
Y ALCANCE
DE LA AUDITOXIA INTERNA
colaboraciones
profesionales
'O4
LA E v o w C I n ~
9-L PAPEL E x L A ~ M ? ? . ~ % ,
DEL
CONTROL
INTERNO
Cuando se define a la Auditora Interna como un control de los restantes controles se est aludiendo a su
misin revisora del funcionamiento
del Control Interno de la empresa.
El Control Interno comprende el
plan de organizacin y los mtodos
coordinados adoptados por una empresa para salvaguardar sus activos,
comprobar la seguridad y fiabilidad
de sus datos contables, promover la
eficacia operativa y fomentar la aplicacin de las polticas directivas establecidas. Un sistema de Control
Interno se extiende ms all de aquellas materias que se relacionan directamente con las funciones de los
departamentos administrativo y financiero.
Estos objetivos del Control Interno y, por ende, de la Auditora Interna, como garante que es de aqul,
vuelven a aparecer descritos en las
Normas para el ejercicio profesional
de la Auditora Interna. Su descripcin resumida supone una sntesis
del alcance de la Auditora Interna:
o
e
o
colaboraciones
prof esisnales
o
805
2. TIPOS DE AUDITORIAS
E N LA EMPRESA
colaboraciones
prof esasnales
grado de eficiencia del Control Interno establecido y evaluar el funcionamiento de la organizacin (objetivos, planes, medios operativos,
informacin disponible, utilizacin
de los recursos...).
Es obvio, por tanto, que los factores a evaluar en el trabajo de Auditora Operativa son todos aq~iellos
que tengan incidencia en el quehacer diario de la empresa, entre ellos,
los siguientes:
Q
c
e
e
AUDITORIA INTERNA
AUDITORIA FINANCIERA
O CONTABLE
a Auditoras de fiabilidad e
AUDITORIA OPERATIVA
Q
Auditoras de cumplimiento
de normas y procedimientos
especficamente contables.
Auditoras de fiabilidad e
integridad de toda la demis
informacin de la empresa.
Auditoras de cumplimiento
de polticas, planes y restantes normas de la empresa.
Auditoras
de regularidad.
colaboraciones
prof esisnalles
A~iditorasde revisin de la
idoneidad o no de las polticas, planes y normas establecidas.
s Auditoras de eficacia (consecucin de objetivos en planes, programas y actuaciones operativas).
e Auditoras de eficiencia y
economa (uso adecuado de
los recursos).
O
>
807
Auditoras
de gestin.
do/Competencia).
Conocimiento Interno y Adaptacin al Entorno.
Calidad e Innovacin Tecnolgica.
Responsabilidad Social.
colaboraciones
profesionaes
Planificacin Estratgica
e
e
e
Existencia o no de ella.
En caso afirmativo, su adecuacin y fiabilidad.
Proyecciones financieras.
Planes de inversin.
Equipo Directivo,
Estructura Organizativa
y Recursos Humanos
Sistemas de Informacin
y Control
a
Organigrama (formal/informal) .
Agilidad, flexibilidad y eficacia
de la estructura.
Equipo directivo.
Estilo de direccin.
Recursos Humanos.
Poltica personal.
Clima laboral.
Contratos laborales.
e
e
e
e
0
e
e
e
Procesos Operativos
e
e
e
e
0
e
e
Proyectos financieros.
Gestin de Tesorera.
Ratios comparativos.
Cientes (cartera, rotacin, morosos).
Existencias (valoracin, rotacin, fuentes).
Activos intangibles.
Inmovilizado (situacin, valor,
contratos, seguros).
Contratos de prstamos.
Relaciones con Bancos y acreedores.
Coinpromisos y contingencias
(laborales, pensiones, pleitos, pblicas).
Implicaciones y contingencias
fiscales.
Poltica de beneficios y dividendos.
colaboraciones
psof esionales
e
Especializacin Sectorial.
Anlisis del Mercaclo
y la Competencia
s
e
o
Cuota de mercado.
Perspectivas futuras del sector.
Perfiles de la clientela, relaciones, imagen.
Ventas, costes y beneficios por
producto.
Poltica de ventas, precios y marketing.
Anlisis de la competencia.
Red de distribucin.
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3. DIVERSAS AUDITORIAS
INTERNAS ESPECIFICAS
ocasiones, se ha considerado a 1
1 estaEn clase
de auditora, errneamente a mi juicio, como otro tipo
distinto de Auditora Interna, cuando, en definitiva, no es sino la auditora operativa de las actuaciones
y responsabilidades directivas dentro de una empresa, considerada no
solamente a nivel de la Direccin
propiamente dicha, sino de c~ialquier
puesto de trabajo responsable de fijar objetivos, planificar su consecucin, delimitar pautas de trabajo y
supervisar a un equipo de empleados.
Diversos textos han presentado
cuestionarios normalizados de Control Directivo, en un afn de facilitar su desarrollo y sistematizar su
revisin.
Un cuestionario de este tipo debe
presentar una vlida y eficaz estructuracin de las funciones directivas
susceptibles de revisin, que, en principio, podan ser Definicin de Obj etivos, Planificacin, Organizacin y
Control.
Esta estructuracin viene a coincidir con la clasificacin de funciones directivas que ya haca H. Fayo1 (Planificacin, Organizacin, Direccin o Mando, Coordinacin y
Control) o con la posterior de Koontz
y OIDonnell (Planificacin, Organiza-
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I r n O V V I ~ U ~ I V I Y UUL r
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n ~ l L.IY
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I~~YIII\LIU~
colaboraciones
profesionales
tar desarrollndose tericamente, es
factible asignar un valor indicativo
a cada celda del cuadro. Mediante
su suina por filas o columnas, se obtienen sendos valores indicativos del
funcioiiamiento directivo por eledimento de control o por f~~ilcin
rectiva, respectivamente.
Una ltima suina final proporciona un nico valor indicativo del desarrollo global de las funciones directivas revisadas.
Por dos razones, este tipo de Auditora Operativa es ms interesante
de lo que a simple vista puede parecer. Por un lado, como ya se expuso antes, no debe entenderse que las
funciones directivas a auditar deben
coincidir necesariamente con puestos
de Direccin. Habr casos en que
esto sea necesariamente as, pero en
una gran mayora de ellos se tratar,
por ejemplo, de Jefaturas de Secciones, Servicios o Departamentos.
Por otra parte, una serie de estudios realizados prueba que existe en
los directivos una marcada tendencia al trabajo operativo, aquel que
no es especficamente directivo, es
decir, el ajeno a la delimitacin de
objetivos, planificacin, organizacin
y control. Esto es as, fundamentalmente, porque el trabajo directivo
es ms complicado que el operativo,
ya que en lugar de hacer el trabajo
directamente, lo que ocurre en la labor operativa, en la tarea directiva
hay que inducir a los dems a trabajar, lo que parece presentar cierto nivel de dificultad.
colaboraciones
prof esisnales
'
- 881
colaboraciones
profesionales
Planificacin
- Identificacin
de sistemas
I Evaluacin
y del control interno
- Integracin
I
- Mediante cuestionarios de con-
trol interno, obtencin de informacin de los controles generales existentes en el entorno informtico.
- Revisin de los controles de Formacin de una opinin
cada aplicacin: controles del
sobre la funcin informtica
usuario y funciones programadas de control que aseguran la
- Sobre la rentabilidad de la inintegridad, exactitud y autoriversin informtica.
zacin de los datos.
- Sobre la eficacia de la gestin
de los recursos informticos.
Verificacin de sistemas y controles
- Sobre la fiabilidad y seguridad
de las operaciones mecanizadas.
- Comprobacin de la eficacia y
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profesionales
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Complementariamente pueden sealarse los siguientes escalones de revisin a aplicar en las comprobaciones de aplicaciones o programas concretos:
datos introducidos.
- Almacenamiento y recuperacin de esos datos.
- Tratamiento de la salida de datos.
GESTION
7SEGURIDAD
+-
AUDITORIA
INFORMATICA
PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVO S
4
EXACTITUD
colaboraciones
prof es~sna~es
IBr
GE~!GLL'CIQ.N
GEL PAPEL EN LA EMPKOI.4
la empresa como de normativa legal
correspondiente. La lnea de trabajo del auditor se basar en la verificacin de la existencia, bondad y
coherencia de los registros de inventario, pedidos, contratos y facturas
(procedimientos internos) y de sus
correspondientes partidas contables
e inmovilizaciones (procedimientos
legales externos).
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1. Crecimiento del mercado.
2. Cambios en el tipo de clientes
El estudio se ha realizado mediana que sirve la empresa.
3. Posibles productos sustituti- te cuestionarios con escalas de cinco puntos. Mientras que las cinco
vos.
4. Innovaciones en nuevas formas variables del entorno numeradas an-
colaboracioiies
profesionales
-a865
Sectores
Petroq~~mico
Qumico
Faimacutico
Alimentario
16
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16
Y 6
En el tema del control y prevencin del fraude en la empresa es preciso mantener una muy necesaria
modestia profesional, pues no en
balde se ha publicado que, de los
fraudes identificados en oficinas gubernamentales de Estados Unidos,
un 25% lo fueron por los controles
ANALIZADAS..
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LA EXv7cLucIc>J
PAPEL E>:
EpVmEA
colaboraciones
prsfesisnaies
Funciones y objetivos que le son propios. Es preciso aludir ahora cmo la Auditora Interna desarrolla
esas funciones y consigue sus objetivos.
Las normas profesionales aluden
a la necesidad de independencia de
los auditores internos, lo que reqtiiere primeramente que la Auditora
Interna se encuentre dentro de la
organizacin a un nivel adecuado que
permita el cumplimiento de sus responsabilidades, as como que exista
un Estatuto o documento escrito,
aprobado por la Direccin, en el que
se definan sus objetivos, autoridad
y responsabilidad. Despus, tambin
se requiere que el auditor interno acte con objetividad al efectuar sus
auditoras, lo que se facilita mediante evitacin de conflictos de intereses reales o posibles, utilizando una
asignacin rotativa del personal siempre que ello sea posible y no asumiendo responsabilidades sobre las
operaciones.
Tambin es necesaria una aptitud
profesional, tanto en el Departamento de Auditora Interna como ez. sus
auditores. La primera se consigue mediante una adecuada formacin del
personal, que le permita poseer los
conocimieiitos, aptitudes y disciplinas requeridos, y mediante supervisin de las auditorias. La segunda se
obtiene a travs del cumplimiento del
cdigo de tica, de la posesin de
una buena comprensin de las relaciones humanas, de la adquisicin de
los conocimieiztos necesarios para
colaboraciones
profesionales
realizar las auditoras y del ejercicio
de sus funciones con el debido cuidado prof esiona.
Sobre la ejecucin del trabajo de
auditora se especifica la obligacin
de planificar la auditoria, examinar
y evaluar la informacin obtenida,
informar sobre los resultados conseguidos en los trabajos y efectuar el
seguimiento para determinar que se
tomen acciones adecuadas con relacin a los hechos auditados.
A igualdad de cumplimiento de todas las normas anteriores es obvio
que las tres especificaciones relativas a la ejecucin del trabajo de Auditora Interna son las ms importantees: planificacin de las auditoras;
anlisis de la informacin obtenida
y deduccin de resultados; proceso
eficaz de comunicacin de los mismos y su seguimiento posterior.
Pueden contemplarse cuatro niveles distintos de planificacin: a largo, medio y corto plazo y proyectos
de auditoras especficas. El plan a
largo plazo debe asegurar una apropiada cobertura de la Auditora Interna sobre todas las actividades de
Factor de ponderacin
de cada criterio
dentro del conjunto
de todos ellos
$17
8 18
ElGr6 iiGij
PAPEL
colaboraciones
prof esionaies
C=Complejidad tcnica de las tareas directivas del centro (desde
1, si son sencillas; hasta 4, si son
muy complejas).
D=Nivel de Control Interno (desde
1, si es excelente, hasta 4, si es
malo).
E=Amplitud con que los futuros resultados pueden ser influenciados por la accin de la Direccin
del rea o centro a revisar (desde 1, si es pequea, hasta 4, si
es grande).
F =Posibles factores especiales (con
valor de 1 a 4).
G= Indice de peticin de ayuda (con
valor de 1 a 4).
H =Grado de riesgo de la funcin directiva del rea o posibilidad de
futuros cambios (desde 1, si no
es alta, hasta 4, si lo es).
colaboraciones
profes3onaiies
El segundo sumando posee cinco
componentes de segundo orden: el
nivel de anomalas detectadas en la
ltima auditora realizada en el rea
o centro, el tipo de recursos asociados a l, los aos transcurridos desde su creacin dentro de la empresa, el nmero de cambios de organizacin introd~icidosen l con el paso
del tiempo y su complejidad operativa.
El tercer sumando posibilita que
no se estn a~iditandosiempre las
mismas reas o centros de mayores
importancia y riesgo, mientras permanecen otros centros de menor trascendencia sin ser auditados nunca,
Un ltimo enfoque, ste cualitativo, arranca del anlisis coste-beneficio y se basa en la llamada Matriz de
Control, matriz dotada de dos filas
y dos columnas, en la que las dos filas corresponden al alto o bajo Impacto de cada irea, y las dos colurnnas, a su alta o baja Posibilidad de
Control.
Es evidente el alto inters que presenta para el auditor interno la revisin de las reas emplazadas en la
celda Alto Impacto/Alta Posibilidad
de Control, tales como Tesorera,
Inversiones, Compras, Prstamos, Inventario~,Produccin, Gastos, Crditos ..., mientras que no tiene sentido
revisar temas de Bajo Impacto/Baja
Posibilidad de Control, tales como
errores menores involuntarios, pequeos hurtos, abusos telefnicos...
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DE LA INFOR~L~ACION
Y LA DEDUCCI~N DE RESULTADOS
POR PARTE DE LA
AUDITORA
INTERNA
D E L PAPEL E N LA FMPP.ES.4
colabsraciones
psof esiona'aes
cin del exceso de control. Algunas
organizaciones adolecen de control
excesivo y esta situacin se da con
ms frecuencia en las grandes empresas. Cuando ocurre algo grave en
cualq~iierade los centros de la empresa, sta se pregunta inmediatamente qu puede hacer para evitar
que suceda lo mismo en otra parte,
por lo que, a menudo, se establecen
nuevos controles. Es ste un reflejo
condicionado. Corresponde a los auditores internos enfocar estas situaciones en su adecuada perspectiva.
Aunque puedan ser muy fuertes las
presiones para establecerlos, puede
no resultar prctico aadir ms controles a la organizacin.
Algunos autores aluden al control
excesivo)),definindole como un control implantado que debiera no existir y cuya eliminacin debe ser sugerida por el auditor interno si los
costes o perjuicios de su existencia
superan claramente sus beneficios o
ventajas.
4.4. LAco MUNICACI~N DE
RESULTADOS
Y SU SEGUIMIENTO P O S T E R I O R
P O R PARTE
DE LA AUDITOR~A
INTERNA
colaboraciones
prcaf esisnales
Aunque el informe de auditora no
es el objetivo de la misma, s es un
medio importante para conseguir su
fin y, a menos que se utilice en forma asociada a otras tcnicas vlidas
de comunicacin y persuasin, es
improbable que sea efectivo.
En el proceso de redaccin, los dos
aspectos ms importantes son el contenido y la forma, ambos de enorme
trascendencia. Buena prueba de la
importancia de dicho proceso son
las amplias referencias que le dedican las normas profesionales.
Hay que destacar que una redaccin fcil suele requerir un trabajo duro del redactor y que, mientras escribe el informe de auditora,
el auditor debe estar completa y continuamente pendiente de cmo sonar posteriormente el informe al
lector.
El a~zditortendr que ser fuerte
en el fondo y suave en la forma. Toda crtica, por consiguiente, aun la
ms severa, deber ser expresada en
un lenguaje mesurado y con exclusin de trminos hirientes a la dignidad de las personas.
Con respecto a la discusin y distribuciil final del informe hay muchas formas distintas de proceder,
no tantas como empresas en las que
exista Auditora Interna, pero s en
cuanta parecida. Sin embargo, s
existen ciertas pautas comunes de
actuacin, de amplia y general aceptacin, como son las siguientes:
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822 LA EVuLCiVi.I
EiV LA civFCSA
colaboraciones
prof esonales
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ANDREW
CHAMBERS:
colaboraciones
profesiasnales
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l
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