INTRODUCCIN.

En la actualidad los presupuestos constituyen una herramienta indispensable

para la administracin de las empresas, las decisiones de tipo gerencial no se
toman nicamente sobre una base de resultados histricos, al contrario se
debe realizar sobre proyecciones efectivas que nos permita anticiparnos a
corregir hechos negativos que perjudique la economa de una empresa.
El uso de las tcnicas del marketing se ha generalizado y ya alcanza no slo a
los productos de consumo masivo, sino que se ha expandido prcticamente a
todas las reas de negocio. Los presupuestos comerciales son cada vez ms
importantes, estos no se pueden considerar de forma aislada dentro de la
empresa, sino totalmente coordinado y congruente con el plan estratgico,
siendo necesario realizar las correspondientes adaptaciones con respecto al
plan general de la empresa, ya que es la nica manera de dar respuesta vlida
a las necesidades y temas planteados.
En una poca de cambios en la gerencia moderna, donde aumenta la
autonoma y responsabilidad de las empresas la toma de decisiones exige
presin y rapidez, y por lo tanto el factor de prediccin y control de los
presupuestos es de vital importancia como una eficiente herramienta
administrativa, es por este propsito que nace este trabajo sobre la elaboracin
y manejo del presupuesto comercial para enfrentar los futuros retos de la
administracin actual.
En la mayora de las empresas la barrera no radica en desconocer la
importancia de la elaboracin y control del presupuesto comercial, sino en
desconocer el cmo hacerlo, e incluso cuando se hace, no aprovechar las
ventajas que evidentemente dara como un elemento de planificacin y control
expresado en trminos econmicos financieros dentro del marco de un plan
estratgico.

Presupuesto de gastos administrativos (PGA)

El presupuesto administrativo incluye la funcin de la alta gerencia as como
ciertas actividades de servicio tales como financieras, legales y de contabilidad.
Las funciones que incluyen en el presupuesto administrativo varan segn el
tamao de las compaas y sus estructuras de organizacin. Normalmente las
grandes empresas mantienen sus propios departamentos legales, de auditora
interna, de impuestos, de seguros, mientras que las empresas pequeas por lo
general dependen de expertos ajenos a la empresa.
En algunas compaas las actividades legales y de tesorera estn
combinadas, en otras operan por separado, el departamento de crditos puede
estar incluido en la funcin de contabilidad, tesorera o ventas.
Una gran porcin de los costos administrativos tienden a ser fijos o no estn
claramente relacionados con las ventas, es probable que haya un exceso
de personal de oficina a niveles bajos de operacin y mayores cargas
de trabajo en los niveles ms altos. El presupuesto de gastos administrativos
englobar las secciones de administracin general, direccin general y gastos

generales comunes. Se consideran todos los gastos por naturaleza que

con carcter principal o accesorio realicen los departamentos descritos. Son
imputables gastos tales como sueldos, material de oficina, viajes, dietas del
personal, gastos de contratacin de nuevo personal, etc., as como los gastos
generales comunes como alumbrado, telfono, correo, etc.
La dificultad de reparto no permite crear ninguna unidad de medida que los
recoja, ya que ello debera realizarse a travs de un sistema admitido por los
dems departamentos que reciban su gasto. Es sin duda el rea que plantea
mayores dificultades, solo los gastos generales permiten utilizar unidades
homogneas de reparto, como por ejemplo el telfono. El control de las
realizaciones nicamente puede efectuarse por medio de un anlisis de las
desviaciones en trminos absolutos por naturalezas.
Considerado como la parte medular de todo presupuesto porque se destina la
mayor parte del mismo; son estimados que cubren la necesidad inmediata de
contar con todo tipo de personal para sus distintas unidades, buscando darle
operatividad al sistema. Debe ser lo ms austero posible sin que ello implique
un retraso en el manejo de los planes y programas de la empresa.

Caractersticas.

Las remuneraciones se fijan segn la realidad econmica de la empresa y no

en forma paralela a la inflacin.
Son gastos indirectos.
Son gastos considerados dentro del precio que se fija al producto o servicio.
Rige su aspecto legal en la legislacin laboral vigente.
Para calcular el total neto, se debe calcular al total la deduccin de las
retenciones y aportaciones por ley de cada pas.
Los gastos de administracin son los que se generan del manejo o direccin de
la empresa, es decir, todos los gastos que se generan en las oficinas y por
causa del personal administrativo.
Por ejemplo, salarios de gerentes, jefes, secretarias y mensajeros; energa
elctrica de las oficinas, renta de las oficinas, etc.
Es la parte medular de todo presupuesto porque se destina la mayor parte del
mismo; son estimados que cubren la necesidad inmediata de contar con todo
tipo de personal para sus distintas unidades, buscando darle operatividad al
sistema. El objetivo es determinar en forma anticipada para el perodo de la
proyeccin todos los gastos del perodo que no correspondan directamente a la
financiacin
o
la
gestin
de
ventas.
Las partidas integrantes de los gastos de administracin, se han de determinar
de acuerdo a las necesidades derivadas de la estructura organizativa y de la
administracin de ventas. Se clasificaran de la siguiente manera:
Sueldos

Cargas sociales
Amortizaciones
Seguros
Mantenimiento de oficinas
Papelera y tiles de librera Debe ser lo ms austero posible sin que ello
implique un retraso en el manejo de los planes y programas de la empresa

Ejemplos de Gastos Administrativos

Renta
Salarios
Limpieza de oficinas
Papelera
viticos
Transporte de personal administrativo
Combustible de gerentes, jefes u otro personal administrativo
Capacitacin de personal de oficina
Seguro social de empleados de oficina
Seguro de vehculos de personal administrativo
Etc.
*Gastos Miscelneos: Son aquellos gastos que no son frecuentes en una
empresa y que no tienen una clasificacin en el catalogo de cuentas.

Elaboracin del presupuesto

Una forma comn de elaborar un presupuesto es presentar los distintos tipos
de gasto (categoras de costo) y los ingresos (fondos disponibles o que deben
recaudarse) en una hoja de clculo simple (por ejemplo en Microsoft Excel).
Podra ser necesario el uso de presentaciones ms complejas, como varias
hojas de clculo vinculadas entre s, debido a la magnitud de la campaa o a
los requisitos especficos de los donantes.

Qu debe contener un presupuesto

1. Gastos previstos
Personal: Todas las personas que cobran un salario por trabajar en la
campaa. Pueden indicarse por separado los costos directos (salarios) e
indirectos (impuestos y seguros del personal).
Inversiones: Es el equipo adquirido para el uso a largo plazo en la campaa,
por ejemplo dispositivos electrnicos, como cmaras y telfonos celulares.
Para una rendicin de cuentas eficaz, debera tomarse un inventario y
actualizrselo peridicamente, es decir una lista de todo el equipo, dnde se
almacena y para qu puede usarse. Deberan celebrarse acuerdos por escrito

respecto de qu organizaciones recibirn el equipo despus de la finalizacin

de la campaa.
Costos operacionales: Son los costos relacionados directamente con la
ejecucin de la campaa que no son costos de personal ni inversiones. Los
costos de impresin de los materiales de la campaa, el alquiler de vallas
publicitarias, el tiempo de emisin en la radio y el transporte de un grupo de
teatro itinerante son ejemplos de este tipo de costos.
Administracin: Son los gastos cotidianos de gestin de la campaa (por
ejemplo alquiler de espacio de oficina, electricidad, papelera, telfonos).
Adems, podra requerirse una partida por separado para los subcontratos,
por ejemplo si se contrata una empresa para disear los carteles de la
campaa o a un consultor para que redacte un informe de investigacin.
Recuerde: Cada categora de costo debera ser suficientemente detallada para
poder hacer un seguimiento adecuado de los gastos. Por ejemplo, en la partida
de personal, debera llevarse por separado cada puesto; en la de
inversiones todo artculo o tipo de equipo debe tener su propio rengln
presupuestario (por ejemplo dos impresoras).
Accesorios Vista, S.A.
Presupuesto de Gastos Administrativos
Para el Ao a Terminar en Diciembre 31, 2014
Gastos administrativos:
Salarios - Personal
administrativos

$118,000

Renta de oficina

$8,500
$17,500

Artculos de oficina
Servicios Bsicos (Agua,
Luz, Telfono, Internet)

$5000

Remuneraciones

$6000
$8000
$3500

ISSS
AFP
Miscelaneos
Total de gastos
administrativos

5,000
$171,500