Usando Curvas-S para mejorar la performance del

proyecto
Hoy en da se hace cada vez ms importante un
monitoreo preciso del progreso, los recursos y los costos
de los proyectos, ante la creciente presin en los
negocios por llevar a cabo dichos proyectos en el plazo y
presupuesto fijados.
Crear un cronograma de actividades y una ruta crtica,
usando un software de planificacin, nos dice cundo
culminar nuestro proyecto. Aadir progreso y valores
reales y luego reprogramar el trabajo por ejecutar nos da
una fecha de culminacin revisada.
Sin embargo, puede ser muy difcil visualizar la
performance del proyecto solamente desde un diagrama
de Gantt, especialmente cuando el cronograma contiene
cientos o miles de actividades.

Andrew Willard
Director
Willmer Limited

Crear Curvas-S a partir de los datos del proyecto nos proporciona mucha ms
informacin de ste, dependiendo de la forma de las curvas. A menudo, los clientes
o sponsors solicitan una Curva-S como parte de sus reportes de progreso regulares;
sin embargo, an si no es solicitado, se recomienda su uso junto a la herramienta
que se utiliza para planificar, para de esta manera mejorar el monitoreo del
proyecto.
Crear Curvas-S puede parecer una tarea pesada, especialmente cuando no son una
caracterstica intrnseca del software de programacin. Project Tracker provee un
mtodo de un solo clic para importar los datos desde Primavera P6 o Microsoft
Project.

Qu es la Curva-S?
Una Curva-S permite que el status de un proyecto pueda ser monitoreado
grficamente a medida que progresa, desplegando los valores histricos reales a la
fecha. Analizando las Curvas-S, los gerentes de proyecto pueden identificar
rpidamente el aumento, el desfase y problemas potenciales del proyecto que
puedan impactar contra un resultado exitoso.
Los proyectos generalmente comienzan lentamente y luego aceleran en el medio
antes de volver a desacelerarse al final. Esto produce una curva que se asemeja a
una S, llana al inicio, luego con una pendiente rpida y llana nuevamente hacia el fin.

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September 2015

Requisitos para Curvas-S

Para crear una Curva-S es importante crear lo siguiente;
1. Un plan con actividades que
relacionadas forman una ruta
crtica.
2. Si se requiere, las actividades
tendrn recursos y costos.
3. Una lnea base de las actividades
antes de iniciar el proyecto.
4. Progreso real es asignado en
intervalos regulares y
opcionalmente, se aplican costos
y recursos reales.
5. El proyecto es recalculado para
determinar su nueva fecha final.

Comprendiendo las lneas de una Curva-S

Un reporte de curvas-S puede ser elaborado a partir de diferentes curvas.

Lnea Actual
Esta
lnea
despliega
el
progreso real a la fecha y
dependiendo de la medida
usada, mostrar las unidades
completadas
de
duracin,
costo o recursos. La curva
actual es dibujada hasta la
fecha de reporte o fecha de
toma de datos.
En el ejemplo vemos que el
proyecto tiene un avance a la
fecha de 23% completado.

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Lnea Meta
(el saldo del proyecto segn el software de programacin)
La lnea meta siempre va desde la fecha de reporte hasta el final del proyecto y
refleja la posicin actual de las actividades por ejecutar que deben ser completadas
segn la planificacin.

Lneas Meta, Temprana y Tarda

Dos lneas meta adicionales son muy tiles para mostrar la posicin de las
actividades programadas, una en posicin temprana y la otra en la posicin ms
tarda. Una vez ms, stas son ploteadas desde la fecha de reporte y se
encontrarn con la lnea meta normal.

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Lnea Base
Esta lnea dibuja la posicin de las actividades contenidas en la lnea base. En un
cronograma a tiempo (en el plazo), la curva de la lnea base finaliza en el mismo
punto que la lnea meta.
Idealmente, la lnea meta se encontrar con la lnea base al final del proyecto (en
plazo y en presupuesto) o puede estar debajo y a la izquierda de la Curva-S de la
lnea base (adelantado y por debajo del presupuesto). En realidad, no es poco
comn que la Curva-S Meta termine arriba y a la derecha de la Curva-S de la lnea
base (atrasado y por encima del presupuesto). En el ejemplo de abajo, la lnea meta
finaliza a la derecha de la lnea base lo cual refleja que el proyecto est atrasado.

Puede ser til mostrar dos lneas base. Estas pueden ser la lnea base original y
una lnea base revisada. Es una prctica muy comn mostrar una lnea base como
fechas tempranas y la otra como fechas tardas del proyecto.
Esto crea una envoltura en la cual la lnea meta encajar idealmente entre las dos.
En el ejemplo abajo podemos ver que el proyecto se encuentra dentro de la
envoltura excepto en su etapa final.

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Lnea de Proyeccin
Project Tracker nos provee de una lnea adicional. Esta lnea se dibuja desde la
fecha de reporte y, dado el progreso obtenido a la fecha, aplica el ratio sea retraso
o aceleracin al saldo del proyecto. Por ejemplo, si el proyecto est atrasado dos
semanas luego de 10 semanas de progreso y quedan an por hacer 100 semanas,
la lnea meta incrementar proporcionalmente para otorgarnos una fecha final
proyectada siguiendo el ratio encontrado a la fecha.
En el ejemplo de abajo, segn lo obtenido a la fecha de reporte, la fecha final del
proyecto culminar en Agosto 2015.

Beneficios del uso de Curvas-S

Debido a la naturaleza grfica de las Curvas-S, somos capaces de visualizar las
divergencias con la lnea base. Aquellos miembros del proyecto que no estn
familiarizados con los diagramas de Gantt, tienen en la Curva-S una ayuda
excepcional. A mayor divergencia de la lnea base, indica peor (o mejor) la
performance del proyecto.
A partir de la Curva-S podemos determinar cuatro indicadores clave;

Crecimiento del Proyecto

Desvo del Proyecto
Porcentaje real completado a la fecha
Porcentaje programado a la fecha, segn la lnea base.

Crecimiento del Proyecto

Si la curva meta culmina por encima de la lnea base entonces el proyecto ha
crecido en alcance. Dependiendo del criterio utilizado, esto significa que hay ms
actividades en el proyecto o que la duracin, costo o recursos han incrementado y
que las variaciones del contrato necesitan ser incrementadas.

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En este ejemplo podemos ver que la lnea meta culmina arriba de la lnea base, el
proyecto ha crecido aproximadamente un 20%

Desvo del Proyecto

Si la lnea meta finaliza a la derecha de la lnea base, el proyecto se ha desviado.
Esto significa que el cumplimiento de la fecha final est comprometido y se requiere
de una accin correctiva o en todo caso de una ampliacin de plazo. Idealmente, la
lnea meta coincide al final con la lnea base, indicando que no hay desvos con lo
planificado originalmente o tambin puede terminar a la izquierda de la lnea base
para indicar que el proyecto se ha adelantado.
En el ejemplo debajo podemos ver un desvo de tres semanas.

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Porcentaje Real Completado a la fecha

La lnea actual o real se extender hasta la
fecha de reporte y dibujar el porcentaje de
avance del cronograma. En este ejemplo el
proyecto ha completado 22.68%.

Porcentaje Programado
Su utilidad reside en comparar el progreso real con el progreso que debera haber
alcanzado el proyecto segn su lnea base.
En este ejemplo, deberamos haber alcanzado un 25.38% de avance del proyecto a
la fecha de reporte. Por lo tanto, existe un 2.7% de atraso con respecto a lo
realmente obtenido (22.68%) hasta mediados de Abril. Esto significa que el proyecto
est atrasado en 3.57 semanas.

3.57
weeks

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Superponiendo las Curvas-S sobre el Gantt chart

Project Tracker particularmente tiene la opcin de superponer la Curva-S sobre el
diagrama de Gantt. Esto muestra claramente qu actividades son las que pueden
estar afectando la performance del proyecto y cmo los ajustes al cronograma
pueden mejorarlo.

Tipos de Curva-S

De Duracin de Actividad
La Curva-S ms simple es creada a partir de las duraciones de las
actividades del proyecto. Este tipo de Curva-S es apropiado cuando los
recursos y costos del proyecto no han sido asignados. Muchas veces
pasado por alto como un mtodo vlido para medir progreso, es sin
embargo, la forma ms simple de crear una Curva-S. Dado que es muy
comn que tome mucho tiempo el llenar el proyecto con todos los recursos y
costos y luego controlar los datos reales de estos mismos, la curva de
duracin presenta una alternativa simple, que se obtiene de las actividades y
su porcentaje de progreso aplicado.
Crear una curva de duracin en un software de planificacin, normalmente
involucra aadir un recurso o costo ficticio, lo cual puede tomar su tiempo.
Project Tracker no necesita de esto ya que analiza las actividades y produce
la curva.
Una de las desventajas de la curva de duracin es que todas las actividades
son tratadas por igual. Por ejemplo una actividad de cinco das, como curado
de concreto, ser tratada con igual importancia que otra actividad de cinco
das ms importante como podra ser colocacin de acero. Una forma de
superar esto es aplicando pesos en el proyecto.

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De Costo
Este tipo de Curva-S muestra los costos del proyecto acumulados en el
tiempo durante todo el proyecto y puede ser utilizado para asistir en el
clculo del flujo de caja del proyecto y la proyeccin a fin de proyecto.

De Mano de Obra
La Curva-S de mano de obra es una buena medida para aquellos proyectos
con mano de obra intensiva. Muestra las horas-hombre acumuladas y
unidades de recurso (ej. m3 de concreto) utilizadas para toda la duracin del
proyecto. Debido a baja productividad, poca disponibilidad, demoras,
interrupciones, re-trabajos, variaciones de alcance, etc., los proyectos pueden
requerir recursos adicionales para ser culminados a tiempo.

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El Autor
Andrew Willard trabaj 18 aos para Asta Development en roles desde Consultor /
Instructor hasta Director de Servicios Profesionales, para finalmente convertirse en
Director de Negocios Internacionales, teniendo como responsabilidades toda la
distribucin y relaciones con todos los partners fuera del Reino Unido. Ha sido
responsable de la entrega de implementaciones exitosas en un amplio rango de
sectores.
Entre sus clientes se incluyen Lockheed Martin (US), Unocal (US), Taylor Wimpey
(UK), Mace (UK), Balfour Beatty (UK), Hansen Yuncken (Aus), Abigroup (Aus) and
Christchurch Rebuild (NZ).
Uno de los roles claves de Andrew fue el de desarrollador de producto y ha utilizado
esta experiencia para identificar el vaco existente en el mercado y desarrollar de
esta manera Project Tracker.
Project Tracker
Project Tracker es una aplicacin de Windows que importa la informacin de
Primavera P6 y Microsoft Project y crea Curvas-S que son utilizadas para analizar el
progreso del proyecto.
Muchos softwares de planificacin no proveen de una herramienta propia capaz de
construir las Curvas-S; por lo tanto los usuarios deben exportar los datos a una hoja
de clculo como Microsoft Excel para dibujar estas curvas.
Este mtodo requiere de varios pasos y de un cierto grado de conocimiento que
incluye cmo aadir recursos o costos al plan, cmo exportar datos por periodos de
tiempo desde el software de planificacin, cmo abrir los datos en la hoja de
clculo y cmo crear grficos a partir de esos datos. Project Tracker elimina todos
estos pasos.
Al margen de los pasos requeridos para exportar los datos desde el software a la
hoja de clculo; este mtodo puede ser aceptable como medio de reporte pero el
problema con este mtodo es que las posibilidades analticas ya no son disponibles
de manera efectiva dado que la data ahora est desconectada al plan actual.
Entonces, mas que importar los datos requeridos para dibujar la curva, Project
Tracker importa el dato de la actividad y es capaz opcionalmente de dibujar un
Gantt Chart bajo la Curva-S permitindole al equipo del proyecto evaluar qu
actividades pueden estar causando problemas y qu accin se debe tomar.
Uno de los beneficios clave de Project Tracker es que crea Curvas-S utilizando la
duracin de las actividades. Para producir las curvas a partir de la hoja de clculo, se
necesita aadir recursos o costos a todas las actividades del proyecto.
Project Tracker tambin produce las curvas de costo o recurso pero su habilidad de
producir las curvas utilizando la duracin es nica.

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Willmer Limited
Willmer Limited es una empresa del Reino Unido, que ofrece servicios de
planeamiento y entrenamiento.
Sus fundadores tienen muchos aos de
experiencia implementando y entrenando en servicios relacionados a la
planificacin de proyectos, sobre todo en la industria de la construccin,
petrleo y gas, ferroviaria e ingeniera. Adicionalmente han trabajado con
empresas del rubro de finanzas, TI y farmacutica .
Para ms informacin acerca de este documento, Project Tracker o Willmer
Limited, visite www.willmer.co.uk

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