DESPERDICIOS INDUSTRIALES CASA

ZETINA

PERIODO 01.04.10 AL 17.07.2010

SINTESIS GERENCIAL DEL INFORME EXAMEN ESPECIAL,
ADMINISTRATIVO
01.04.2010 AL 17.07.2010
SEORA.Andrea Zetina Directora General de Desperdicios Industriales Casa
Zetina.
El Examen Especial Administrativo realizado a la Empresa Desperdicios
Industriales Casa Zetina, periodo 01 Abril 2010 al 17 de Julio de 2010,
se llevo a cabo en cumplimiento al Plan Anual Gerencial perodo
2010 de la empresa; realizado por la firma Rosanli Asociados, el
mismo que aprueba el informe examen especial administrativos a la
empresa

Desperdicios

Casa

Zetina,

teniendo

como

objetivos

especficos, Determinar el grado de eficiencia, eficacia y economa

del uso de los recursos asignados a cada departamento, estableciendo
si durante el perodo evaluado la administracin dio cumplimiento de
las normas que regulan la aplicacin de estos recursos.
OBSERVACIONES MS SIG NIFICAT IVAS
El Organigrama General, se tuvo que reestructurar adecuadamente,
teniendo en cuenta las actividades y obligaciones que tiene la
Empresa Casa Zetina, eliminando e integrando departamentos con el
fin que la empresa logre un ptimo funcionamiento. (Anexo N 8).
1

En el departamento de Contabilidad se opto por simplificar para el

mejor entendimiento y no desaprovechar la capacidad de sus
trabajadores as como su tiempo en procedimientos engorros que
dificulten el cumplimiento de los objetivos del rea. (Anexo N 9)
En el departamento de Produccin se opt por agregar una
operacin ms y facilitar el cumplimiento de las obligaciones que
tiene la empresa y de esta manera no crear desorden en sus
transacciones. (Anexo N10)
Las dems areas como son de Tesorera, Almacn- Logstica,
Comercializacin y Recursos Humanos, se encuentran relacionados
con el cumplimiento de los objetivos y metas que tiene la empresa.

I.- INTODUCION
1. MOTIVO DEL EXAMEN
El

examen Especial Administrativo, efectuado a

la Empresa

Desperdicios Industriales Casa Zetina, se llevo a cabo dando

cumplimiento al Plan Anual Gerencial periodo 2010; realizado por
la firma Raluchejo Asociados.
El equipo de Auditoria inicio el examen especial el 01 de Abril
del 2010, y se dio por terminada 17 de Julio del mismo ao, con
la entrega del informe del Examen Especial correspondiente.

2. NATURALEZA Y OBJETIVO DEL EXAMEN

El tipo de Examen realizado ha sido un

Examen Especial
2

Administrativo, cuyos objetivos son los siguientes:

Informe de Evaluacin Administrativa
2.1.- Objetivos

2.2.1. Determinar el grado de eficiencia, eficacia y economa

del uso de los recursos asignados a cada departamento,
estableciendo

si

durante

el

perodo

evaluado

la

administracin dio cumplimiento de las normas que

regulan la aplicacin de estos recursos.
2.2.2

Evaluar

la

gestin

de

la

empresa

Desperdicios

Industriales Casa Zetina en cuanto al cumplimiento

de

las

metas

objetivos previstos y resultados

esperados.
2.2.3 Efectuar el seguimiento a la implantacin de las
recomendaciones de la auditora.

3. ALCANCE DEL EXAMEN

El Examen Especial Administrativo, realizado a la Empresa
Desperdicios Industriales Casa Zetina es una accin de control
posterior programada por la empresa, cuyo alcance es la revisin
integral de los procesos de cada departamento en el periodo 01
de Abril del 2010 al 17 de Julio del 2010, este examen se realiz
desacuerdo con las Normas de Auditora General Aceptada
NAGAS, y las Normas Internacionales de Auditara NIAS.
Para lograr los objetivos se aplicaron Anlisis FODA, Anlisis del
Potencial de

Innovacin

el

Anlisis

de

la

Competencia

realizando tambin procedimientos de anlisis de los procesos

que

se

realizan

en

cada

departamento

en

la

Empresa

Desperdicios Industriales Casa Zetina.

3

4. ANTECEDENTES Y BASE LEGAL

Desperdicios Industriales Casa Zetina, es una empresa familiar
registrada ante las autoridades fiscales como persona natural con
actividad empresarial de acuerdo a las siguientes caractersticas:
Sector: Comercio
Subsector: Comercio al Mayoreo
Rama: Compra y venta de materiales de desechos.
Actividad: Compra y venta de vidrio usado
La creacin de la empresa se remonto a 1980, ao que Andrea
Zetina y su esposo Salomn Garca que no saban ni leer ni escribir
se enfrentaron a la situacin de mantener a sus ocho hijos,
obligndolos a buscar una solucin. Con un carrito de
empieza a recolectar

materiales

mano

como cartn, papel, botellas,

latas de aluminio, entre otros.

Gracias a su espritu emprendedor y deseoso de su de superacin,
apoyados por el consejo y el prestamos de una persona dedicada al
mismo tipo de trabajo y con ms aos de experiencia, rentaron un
local en el centro de la capital del pas y compraron una camioneta
para el manejo de su material.
A partir de ese momento la intensidad de su trabajo los llevo a
laborar la semana completa desde las cuatro o cinco de la maana
hasta la madrugada del da siguiente. Los resultados no se
hicieron esperar y comenzaron a obtener utilidades.
Sin embargo, este logro tuvo un efecto negativo, ya que el
matrimonio se divorcio, por lo que la seora Zetina debi tomar el
4

control del negocio. No obstante, por su carcter, iniciativa e

intuicin, logro incrementar la eficiencia en el manejo de sus
recursos, lo que permite, en muy poco tiempo, convertirse en una
empresa con un terreno propio en la misma zona que operaba
anteriormente, valuado en poco ms de trescientos mil dlares.
Con el tiempo abri tres sucursales en otras calles de la misma
zona, as mismo adquiere vehculos de carga pesada. La bonanza
econmica posibilito tambin la adquisicin de casas y vehculos
para todos los hijos.
Una vez definido el rumbo de la empresa, la seora Zetina opto por
retirarse del negocio, dejndolo en mano de sus ocho hijos. Lo cual
trajo inconvenientes como que la empresa dejo de ser rentable,
se deterioraron los nexos entre los hijos, adems, se perdieron
dos

de

los

terrenos

la

empresa

sufri constantes y

cuantiosos robos. Al final la familia llego al punto de considerar la

venta de terreno de la oficina matriz y cerrar el negocio.
En medio de esta turbulencia, la seora Zetina retorna al mando
del negocio y convoca a sus hijos a unirse y trabajar al mismo
esquema de apoyo familiar que les funcion al principio.
Como consecuencia de la nueva unin los hijos optaron por buscar
una alternativa para diversificar y diferenciarse. Para lograrlo,
se dedican a estudiar otra calase de maquina empleadas por las
empresas lderes en el sector.
La finalidad de la empresa es otorgar un eficaz servicio de
recoleccin y captacin de desperdicio industriales y ser un
negocio familiar exitoso donde todos sus miembros alcancen un
5

alto desarrollo laboral y personal.

Su objetivo

primordial

es otorgar

un

servicio

eficiente

de

recoleccin y captacin de desperdicios industriales y promover la

cultura del reciclaje entre la sociedad con el propsito de estimular
el ahorro de recursos naturales y reducir la contaminacin.

5. COMUNICACIN DE HALLAZGOS
Durante el desarrollo y el anlisis del estudio de la Auditora se
observa que en gran medida la problemtica de la observacin
radica

en

deficiencias

de

la

dinmica

de

su

direccin,

comunicndole mediante carta N001 Rosanli/Asociados de fecha

23 de Mayo del 2010, dirigada a la Seora Andrea Zetina Directora
General de la Empresa Desperdicios Industriales Casa Zetina, los
hallazgos determinados en el presente informe, con la finalidad de
hacer sus descargos respectivos con las debidas aclaracin y/o
comentarios debidamente documentado, los mismos que han sido
evaluados y considerados al emitir.
Organigrama.- la distribucin de los departamentos no se
encuentra bien implementando, lo cual no hace posible que la
empresa logre un ptimo funcionamiento, dando a entender que
no tiene bien definida sus funciones, ocasionando confusin entre
los trabajadores. (Anexo N 2)

rea de

Contabilidad.- en el tratamiento de la informacin

contable se encontraron procedimientos innecesarios y adems

complejos originndole al trabajador que no cumpla su labor
eficientemente, generando errores al momento de registrar las
operaciones econmicas y financieras de la organizacin lo cual
6

dificulta la toma de decisiones a nivel gerencial . (Anexo N 2)

rea de Produccin.- en esta rea se detect que s se
realizaban los procedimientos adecuados, pero faltndoles un
procedimiento el cual es importante al momento de definir el precio
de venta del producto, es decir, faltndoles el informe de costos.
(Anexo N 7)

6. CARTA DE CONTROL INTERNO

Durante

la

accin

de

control

Industriales Casa Zetina,

se

en
ha

la

Empresa

detallado

las

Desperdicios
deficiencias

encontradas de cada una de las reas, las mismas que se han

hecho conocer a la Directora General Andrea Zetina, para que
disponga la implantacin de las medidas correctivas a fin de que
sean superadas, las mismas que se adjuntan en el informe.

7. OTROS ASPECTOS DE IMPORTANCIA

Durante el desarrollo de la accin de control se han evidenciado
hechos, acciones y circunstancias que es necesario resaltar a fin
de garantizar la objetividad e imparcialidad sobre nuestro trabajo
desarrollado.
1. Se debe indicar que durante el proceso de trabajo de campo
ha existido limitaciones en la entrega de la informacin
requerida

oportunamente

con

carta

N001

RALUCHEJO/Asociados de fecha 23.05.2010 con la finalidad

que se entregue en los 2 das hbiles siguientes , haciendo
llegar la informacin el da 31.05.10 .

OBSERVACIONES
1. El

Organigrama

adecuadamente,

General,
teniendo

se
en

tuvo
cuenta

que
las

reestructurar
actividades

obligaciones que tiene la Empresa Casa Zetina, eliminando e

integrando departamentos con el fin que la empresa logre un
ptimo funcionamiento. (Anexo N 8).
2. En el departamento de Contabilidad se opto por simplificar
para el mejor entendimiento y no desaprovechar la capacidad
de sus trabajadores as como su tiempo en procedimientos
engorros que dificulten el cumplimiento de los objetivos del
rea. (Anexo N 9)
3. En el departamento de Produccin se opt por agregar una
operacin ms y facilitar el cumplimiento de las obligaciones
que tiene la empresa y de esta manera no crear desorden en
sus transacciones. (Anexo N10)
4. Las dems areas como son de Tesorera, Almacn- Logstica,
Comercializacin

Recursos

Humanos,

se

encuentran

relacionados con el cumplimiento de los objetivos y metas que

tiene la empresa.

CONCLUSIONES
Desperdicios industriales Casa Zetina es una organizacin clasificada
como empresa pequea del sector micro industrial, que interacta en
un ambiente complejo y agresivo, en el que vive y sostiene relaciones
y vnculos con otras organizaciones, lo cual afecta en gran medida la
manera en que se conduce su organizacin y direccin.
Como consecuencia de la aplicacin de la Auditoria Administrativa,
salieron a la luz los limitantes que obstaculizan el desarrollo de la
empresa. En esta lnea de anlisis se encontr que existe una actitud
pasiva y reactiva, lo que presenta una fuente generadora de diversas
situaciones que fragmentan la estructura y genera deficiencias. Ante
las principales causas de ello se detectan la falta de capacitacin
en general, liderazgo y asesora especializada.
Esta difcil transicin por la que pasa la empresa se ve afectada
tambin por el deficiente manejo de su informacin, particularmente
por la dificultad para adaptarse a un demandante- y cambiantecontexto tecnolgico.

La empresa Casa Zetina no cuenta con una Manual de Organizacin y

Funciones, as

mismo

tambin

le

hace

falta

un

Reglamento

Interno de Trabajo que especifique las labores de cada trabajador.

As mismo se reestructuraron algunas reas para el

eficiente

funcionamiento de la organizacin, para que pueda cumplir sus

objetivos y metas con una eficiente y eficaz gestin.

RECOMENDACIONES
En virtud de la importancia que tiene para cualquier empresa su
crecimiento sostenido y sustentable, se recomienda replantear la
forma de operar con un enfoque estratgico de largo plazo.
Para este propsito es conveniente efectuar un anlisis que permita
determinar la posicin estratgica a partir del estudio de valores y
creencias, objetivos, recursos y capacidades; as como de su entorno
competitivo.
En

cuanto

los

aspectos

que

comprende

la

administracin

estratgica, se recomienda:
Planeacin:
Se reconoce la urgente necesidad de que los integrantes de la
10

empresa conozcan perfectamente la misin, visin, objetivos, metas,

estratgicas y tcticas de la misma. Asimismo, que se lleve a cabo la
definicin conjunta de polticas, procedimientos y programas, ubicados
todos en un enfoque por niveles y con un horizonte comn.
Organizacin:
La estructura organizacional tiene que plantearse en funcin de la
oportunidad de negocio, con mucha atencin en la cultura que
propicie, previendo el cambio organizacional.
Tambin se deber tomar en cuenta el capital intelectual y las
actividades que de l se derivan, como son la capacitacin y
adiestramiento para facilitar el logro de metas y evitar fracturas y
esfuerzos aislados que se traducen en desgastarse innecesario.
Direccin:
Es recomendable que el nivel directivo ejerza un liderazgo autntico,
en el que retome la responsabilidad de la ejecucin de las actividades
y logre la motivacin de todos los niveles jerrquicos.

Para ello, es imprescindible fortalecer la comunicacin y coordinacin

y el trabajo de equipo, as como promover la creatividad e innovacin,
con el apoyo de la tecnologa de la informacin.
Control:
Es prioritario que se defina la naturaleza y sistemas de control con
base en los procesos, niveles jerrquicos y reas de la empresa.
Las herramientas que se seleccionen debern ser
funcionales para garantizar la calidad del desempeo.

viables

Sera provechoso, en tanto la empresa adquiere mayor cohesin

11

para administrarse, contar con la asistencia tcnica de instituciones

privadas o pblicas especializadas en micro y pequeas empresas.

12

ANEXOS

ANEXO N 1:
Ao de la Consolidacin Econmico y Social
del Per
Chiclayo 23 de Mayo
del 2010

CARTA N001 ROSANLI y Asociados

Seora:
Andrea Zetina
Directora General de la Empresa Desperdicios Industriales Casa
Zetina
13

Asunto: Comunicacin de Hallazgo/ reas crticas de

la empresa
De mi consideracin:
Por la presente me dirijo a usted, con relacin al documento del
asunto, mediante el cual la empresa Auditora Rosanli & Asociados, se
encuentra ejecutando la accin de control Informe Examen Especial
administrativo Desperdicios Industriales Casa Zetina Periodo 01.04.10 al
17.07.2010
Sobre el particular, comunicamos a usted que la Firma de Auditora
Rosanli & Asociados, ha encontrado una serie de deficiencias en sus
diferentes departamentos, para lo cual es necesario que nos haga llegar en
forma individual y directa la informacin correspondiente sobre los
flujogramas de cada departamento de su empresa, con el fin de determinar
si se sigue el procedimiento ptimo. Tendr un plazo de tres (2) das hb
iles de recibido el presente, a fin de permitirnos la respectiva evaluacin.
Es menester precisar que, si vencidos los plazos correspondientes no
recibimos respuesta, esta circunstancia ser revelada en el informe
resultante de esta accin de control, as como los hechos de materia de los
citados hallazgos.
Dada la naturaleza de la presente comunicacin, debo de
informarle que la presente es de carcter reservado, que no puede ser
comunicado a terceros bajo responsabilidad de la Ley N 27785, Ley
Orgnica del Sistema Nacional de Control

14

ORGANIGRAMA
GERENTE

SECRETARIA
RECEPCION

ASESOR TRIBUTARIO

ASESOR LEGAL

GERENCIA ADMINISTRATIVA
FINANCIERAS

DPTO.
CONTABILIDAD

DPTO.
TESORERIA

DPTO. DE
COMERCIALIZACIN

CONTADOR

JEFE
TESORERIA

JEFE DE
COBRANZA

AUX. CONTABLE

ASIST.
TESORERIA

ASIST.
COBRANZA

GERENCIA DE PLANTA

DPTO. DE
LOGISTICA

JEFE
LOGISTICA

ALMACEN

DPTO. DE
RR.HH

JEFE RR.HH

DPTO. DE
FINANZAS

INVERSIONES Y
FINANCIAMIENTO

DPTO. PRODUCCIN

SUPERVISOR
DE
PRODUCCION

EMPAQUE

CONTROL DE
CALIDAD

ALMACN
MM.PP. O EN
PROCESO

AUX. RR.HH

OBREROS

EMPACADORES

ESTIBADORES

MONTAGARGUEROS

15

16