Aide la rdaction

dun appel doffres

A Propos
La
complexit
croissante
de
la
gestion
de
la
paie
en
entreprise
rend
indispensable
lusage
dune
solution de paie fiable et rgulirement mise jour. Si leur fonction principale est dassurer le calcul des salaires et des dclarations rglementaires,
ces solutions en interne ou en externe - deviennent aujourdhui de vritables outils de gestion RH, offrant un gain de temps et une efficacit considrable dans le pilotage de la masse salariale au sein des PME.
Mme dans les PME effectif trs rduit, la gestion de la paie ncessite des
comptences qui relvent dun vritable mtier : il faut envisager toute la
technicit des aspects comptables, sociaux et juridiques, qui sont en constante volution. Vos outils de gestion RH revtent donc une importance
primordiale.
Ce guide vous dvoilera en quelques pages lessentiel des informations que
doit contenir un appel doffres afin de vous aider dans votre rflexion et
vous communiquer des mthodes qui ont fait leurs preuves.
Notre objectif est de vous permettre de choisir une solution de gestion
des ressources humaines qui soit la fois souple, fonctionnelle, efficace et
adapte la problmatique de votre entreprise.

Plan de rdaction propos

I Contexte

I.1 Prsentation de lentreprise

I.2 Listing du matriel existant
I.3 Logiciels et process dj en place
I.4 Situation

II Nature du projet

II.1 Besoins
II.2 Objectifs

III Les ressources internes ddies au projet

III.1
III.2

Le comit de pilotage
Modalits de communication

IV Objectifs et enjeux

IV.1
IV.2

Objectifs de lentreprise
Evolutions souhaites

V Contraintes de cots

V.1 Mise en place de votre solution de paie

V.2 Estimatif du suivi

VI Mise en place


VII

VI.1
Planification de lensemble des tapes cls
V.2 Estimatif du suivi
Cadre de rponse
VII.1
VII.2
VII.3

Lditeur
Le revendeur
La maintenance

I Contexte

I.1 Prsentation de lentreprise

- Historique de la socit

- Chiffres cls ( modliser en graphiques)

- Effectif

- Rpartition gographique, cartographie (nombre de sites...)

- Description synthtique de linfrastructure

Modlisation de la topologie du rseau
Description de lquipement rseau, des connexions LAN,WAN...
Description globale de lquipement informatique : nombre de
postes par site, emplacement des serveurs...
Systme dexploitation rseau recommand

I.2 Listing du matriel existant

- Contraintes et obligations auxquelles devront se conformer le(s)
prestataire(s) slectionn(s)
Intgration de la solution dans le SI actuel
Exigences dans le choix technique de la solution : base de donnes, plateforme...

I.3 Logiciels et process dj en place

- Description synthtique des logiciels existants et des process
pour chacune des typologies concernes (comptabilit, gestion commerciale....)
Modlisation du processus
Fonctionnalits
Limites et contraintes dutilisation

- Contraintes et obligations auxquelles devront se conformer le(s)
prestataire(s) slectionn(s)
Environnement applicatif et technique
Ncessit dinterfaage

I.4 Situation

- Points positifs (ce que lentreprise souhaite conserver)

Le matriel
Les logiciels
Les process
La maintenance

- Points damlioration
Le matriel
Les logiciels
Les process
La maintenance

II Nature du projet

II.1 Besoins

- Impratifs de lentreprise

- Problmatique actuelle

- Attentes de lentreprise

- Description de la solution attendue

- Type de technologie attendue (ouverte ou standard)

- Listing des fonctionnalits souhaites

II.2 Objectifs

- Caractristiques souhaites pour chacune des fonctionnalits concernes
Nombres de fiches de paie diter
Module RH (gestion des temps, des carrires...)

- Evaluation de limportance de chaque fonctionnalit (classement
dans un tableau 3 colonnes : essentiel, important, utile / module supplmentaire, dveloppement spcifique...)

- Listing des services attendus

- Enjeux identifis

III Les ressources internes ddies au projet

III.1 Le comit de pilotage

- Descriptif
Rle du comit
Noms et fonction des personnes contacter
Coordonnes

- Ordre hirarchique suivre : qui valide les dcisions pour telle tape,
qui est responsable de telle fonctionnalit...

III.2 Modalits de communication

- Rgles de communication
Moyens (mail, tlphone...)
Calendrier

- Modalits lies aux impratifs de lentreprise

IV Objectifs et enjeux

IV.1 Objectifs de lentreprise

- Axes de dveloppement de lentreprise (expansion gographique,
rachat par une autre socit...)
Court terme
Moyen terme
Long terme

- Contraintes futures de lentreprise induites par ces changements

IV.2 Evolutions souhaites

- Dveloppement de modules complmentaires

- Fonctionnalits requises (langues, devises, axes analytiques...)

V Contraintes de cots

V.1 Mise en place de votre solution de paie

- Budget imparti pour la mise en oeuvre du projet (nombre
dutilisateurs)

- Tableau rcapitulatif de la totalit des cots qui doivent figurer dans
la proposition.
Matriel et infrastructure
Licences
Ressources humaines (consulting, intgration, formation...)
Eventuellement: hbergement

- Type de contrat pratiqu (concession de droit dusage, location...)

V.2 Estimatif du suivi

-Budget imparti pour la totalit du suivi

- Tableau rcapitulatif de la totalit des cots qui doivent figurer dans
la proposition.
Nouvelle version et renouvellement des licences
Hotline
Ressources humaines (formation complmentaire, intervention
technique...)

VI Mise en place

VI.1 Planification des tapes cls

- Les grandes phases du projet et leur articulation

Dveloppement et paramtrage
Prparation et ralisation de tests
Formation
Migration des donnes

- Echancier

- Date de livraison du produit et ventuelles chances intermdiaires

VI.2 Suivi envisag

- Tests prvus pour chacune des tapes dintgration

- Indicateurs de mesure mis en place

Ressources humaines (temps gagn par les collaborateurs)
Visibilit (meilleure gestion des stocks...)
Production (amlioration de la logistique)
Autres

- Pnalits en cas de retard

VII Cadre de rponse

VII.1 Lditeur

- Qui tes-vous ?
Chiffres et dates cls
Rfrences clients (dans notre secteur dactivit)
Effectif (rpartition, prsence linternational)

- Votre produit
Nom et caractristiques
Nombres de licences concdes
Date de la premire commercialisation en France et dans le
monde
Rpartition de leffectif ddi au produit en France
% du CA consacr la recherche et au dveloppement
Dlai de livraison du programme compter de la signature du
contrat

- Vos services
Documentations fournies (nombre dexemplaires, langue...)
Frquence des mises jour et maintenance envisage

VII.2 Le revendeur

- Qui tes-vous ? (Inutile si Editeur=revendeur)

Chiffres et dates cls
Rfrences clients (dans notre secteur dactivit)
Effectif (rpartition, prsence linternational)

- Votre produit
Quels sont les paramtrages prdfinis
Adaptabilit de loffre
Modalits dutilisation (plateforme matrielle, systme
dexploitation...)
Modalits de linstallation (CD Roms, tlchargement...)
Frquence des mises jour et maintenance envisage
Type de distribution (exclusive ?)
Accords avec des constructeurs informatiques, des diteurs

- Vos services
Documentations fournies (nombre dexemplaires, langue...)
Nature de la formation (dure, lieu, cot...)
Frquence des mises jour et maintenance envisage
Suivi et indicateurs de mesure proposs

VII.3 La maintenance

- Qui tes-vous ? (Inutile si maintenance = revendeur)

Chiffres et dates cls
Rfrences clients
Effectif (rpartition, prsence linternational)

- Vos services
Hotline / SAV
Mise disposition de personnel
Frquence des mises jour
Disponibilit

Conclusion
Choisir la bonne solution paie, cest trouver la solution qui vous permettra
de grer sans risque derreur le cycle de paie de A Z, et qui vous offrira
les fonctionnalits adaptes votre gestion des Ressources Humaines.
Aucun aspect de la question ne doit tre nglig : les dimensions techniques, financires et humaines ont chacune beaucoup dimportance.
Il faut bien dfinir galement si vous souhaitez diffrencier lditeur et
lintgrateur ou si vous tes prts slectionner un seul partenaire pour
grer la totalit du projet.
Enfin, lors de llaboration de votre appel doffres, noubliez pas de spcifier les autres contraintes propres votre entreprise (conventions collectives, accord dentreprise).
Nous esprons que cette aide vous permettra de mieux apprhender la
recherche dun prestataire, et restons votre disposition pour tout renseignement et apport de conseils supplmentaires.

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