Que es contabilidad

Contabilidad es una tcnica o rama de la Contadura que se encarga de

cuantificar, medir y analizar las operaciones, la realidad econmica y
financiera de las organizaciones o empresas, con el fin de facilitar la
direccin y el control; presentando la informacin, previamente
registrada, de manera sistemtica para las distintas partes interesadas.
Dentro de la contabilidad se registran las transacciones, cambios
internos o cualquier otro suceso que afecte econmicamente a una
entidad.1
La finalidad de la contabilidad es suministrar informacin en un
momento dado de los resultados obtenidos durante un perodo
detiempo, que resulta de utilidad a sus usuarios, en la toma de
decisiones, tanto para el control de la gestin pasada, como para las
estimaciones de los resultados futuros, dotando tales decisiones
de racionalidad y eficiencia.2
sta no es ciencia, pero sigue el mtodo para generar y despus aplicar
cierta teora y procesos, los cuales son:

Teora contable: Conjunto conformado por reglas, normas,

principios, tcnicas, procedimientos, criterios e instrumentos que son
la base de la contadura.

Proceso contable: Conjunto de pasos que forman parte del

desarrollo para el cumplimiento de las metas que tiene una entidad,
los cuales
son: sistematizacin, valuacin, procesamiento, evaluacin y por
ltimo el resultado en informacin.

El trmino contabilidad proviene de la unin de los trminos con (que

significa globalmente), putare (que siginifica calcular o
evaluar),bilis (que puede) y el sufijo dad (cualidad)

Tipos de contabilidad
Contabilidad Pblica Es una rama especializada de la Contabilidad que
permite desarrollar los diversos procesos de medicin, informacin y
control en la actividad econmica de la Administracin Pblica. Es con
base en la Contabilidad Pblica que los hechos econmicos en los cuales
intervienen los entes pblicos quedan registrados en cuentas, de tal
forma que en todo momento puede conocer si el estado de los derechos
y obligaciones, as como grado de recaudo de los distintos ingresos
tributarios, las inversiones, costo y gasto inherente al proceso
econmico, efectuados en desarrollo de la funcin administrativa o
cometido estatal.

En contraste con el contador pblico, quien presta su servicio a muchos

clientes, en la industria privada el contador es un empleado de una
sola empresa. El jefe del departamento de contabilidad de una empresa
pequea o mediana generalmente se llama contralor, en reconocimiento
al hecho de que uno de los usos principales de la informacin contable
es el de ayudar a controlar las operaciones del negocio. El contralor
dirige el trabajo de los empleados del departamento de contabilidad,
hace parte del equipo de la alta gerencia encargado de manejar el
negocio, establecer sus objetivos y asegurar su cumplimiento. Los
contadores en las empresas privadas sean grandes o pequeas, deben
registrar las transacciones y preparar estados financieros peridicos a
partir de los registros contables.
Dentro del rea de contabilidad general se ha desarrollado una
variedad de fases especializadas de la contabilidad. Entre las ms
importantes podemos describir las siguientes:
Libros obligatorios de la contabilidad

Libros auxiliares de la contabilidad

Son los libros de contabilidad donde se registran en forma analtica y
detallada los valores e informacin registrada en los libros principales.
Cada empresa determina el numero de auxiliares que necesita de
acuerdo con su tamao y el trabajo que se tenga que realizar.
En ellos se se encuentra la informacin que sustenta los libros mayores y
sus aspectos ms importantes son:
Registro de las operaciones cronolgicamente.
Detalle de las actividad realizada.
Registro del valor del movimiento de cada subcuenta

Cuentas de control: En estos libros se detalla y amplia la informacin de

una cuenta en varias subcuentas, para evitar los inconvenientes que
puede ocasionar el manejo de muchos registros individuales de una
cuenta.
Subcuentas: Este es el que sustenta la informacin presentada en los
libro mayores y diario y contiene los valores correspondientes a las
subcuentas y sus auxiliares.
Auxiliar de compras y ventas: Las empresas utilizan auxiliares de
compras y ventas donde se registran en forma detallada la informacin
solicitada por la administracin de impuestos.

Auxiliar de vencimientos: Este se lleva con el fin de saber las cuentas

por pagar que se tiene con terceros y las cuentas por cobrar.
Tambin existen otros libros que tienen el resto de la informacin
financiera de la empresa, como el libro de actas y registro de socios, el
libro fiscal, el registro de facturacin etc.
Contabilidad de costos
La contabilidad de costos es la rama de la
contabilidad que trata de la clasificacin,
contabilizacin,
distribucin,
recopilacin de informacin de
los costos corrientes
y
en
perspectiva.
Se encuentran incluidos en el
campo de la contabilidad de
costos: el diseo y la operacin
de sistemas y procedimientos de
costos; la determinacin de
costos
por
departamentos,
funciones,
responsabilidades,
actividades, productos, territorios, periodos y otras unidades; as mismo,
los costes futuros previstos o estimados y los costes estndar o
deseados, as como tambin los costos histricos; la comparacin de los
costos de diferentes periodos; de los costos reales con los costos
estimados, presupuestados o estndar, y de los costos alternativos.
Contabilidad financiera
La
necesidad
de
presentar
estados
contables
para
terceros
(accionistas,
inversiones, gentes reguladores pblicos,
etc.) y la necesidad de que la informacin
presentada a terceros sea uniforme, hizo
que la contabilidad se volcara a la
confeccin de los Estados Contables para
terceros y no tanto en colaborar en la
confeccin de informacin para la gestin empresarial.
Contabilidad Fiscal
Se fundamenta en los criterios fiscales establecidos legalmente en cada
pas, donde se define como se debe llevar la contabilidad a nivel de
fiscala. Es innegable la importancia que reviste la contabilidad fiscal
para los empresarios y contadores; ya que comprende el registro y la
preparacin de informes tendientes a la presentacin de declaraciones y
el pago de impuestos. Es importante sealar que por las diferencias
entre las leyes fiscales y los principios contables, la contabilidad
financiera en ocasiones difiere mucho de la contabilidad fiscal, pero esto

no debe ser una barrera para llevar en la empresa un sistema interno de

contabilidad financiera. Y de igual forma, establecer un adecuado
registro fiscal, y a su vez fomentarlo con las acciones que se tengan que
llevar a cabo.
Contabilidad Administrativa
Tambin llamada contabilidad gerencial,
diseada o adaptada a las necesidades de
informacin y control a los diferentes niveles
administrativos. Se refiere de manera
general a la extensin de los informes
internos, de cuyo diseo y presentacin se
hace responsable actualmente el contador
de la empresa. Est orientada a los aspectos
administrativos de la empresa y sus informes no trascendern de la
compaa, o sea, su uso es estrictamente interno y sern utilizados por
los administradores y propietarios para juzgar y evaluar el desarrollo de
la entidad a la luz de las polticas, metas u objetivos preestablecidos por
la gerencia o direccin de la empresa; tales informes permitirn
comparar el pasado de la empresa, con el presente y mediante la
aplicacin de herramientas o elementos de control, prever y planear el
futuro de la entidad.
Contabilidad por actividades
Modalidad
de
la
contabilidad
administrativa
que
implica
la
clasificacin y operacin de las
cuentas de distintas actividades, con
objeto de facilitar el proces o de
ajustar a un plan el funcionamiento de
una organizacin; una contabilidad
por funciones. Su aplicacin principal
se indica en situaciones en que el
planeamiento por adelantado, la
autoridad, la responsabilidad y la
obligacin de dar cuenta pueden asociarse con centros o unidades
pequeas de operacin. Por su nfasis en cuanto a la responsabilidad
sobre las operaciones y el rendimiento de cuentas, la contabilidad por
centros de actividad proporciona una mayor realidad, as como tambin
un incentivo en la delegacin de la autoridad administrativa.
Contabilidad de organizaciones de servicios
Es aplicable a todos los tipos de organizaciones e industrias de servicios,
son definidas de varias formas. Son organizaciones que producen un
servicio ms que un bien tangible como las firmas de contadores
pblicos, firmas de abogados, consultores administrativos, firmas de

propiedad raz, compaa de transporte,

bancos
y
hoteles.
Casi
todas
las
organizaciones no lucrativas o no para
utilidad son industrias de servicios. Son
ejemplos hospitales, escuelas y un
departamento de reforestacin.
Contabilidad electrnica
Es la obligacin de llevar los registros y
asientos contables a travs de medios
electrnicos e ingresar de forma mensual su
informacin. Es un reporte contable con
fines fiscales, ya que toma en cuenta la
operacin de actividades diarias.
Este proceso requiere datos que son
obligatorios, por ejemplo, quien emite y
recibe facturacin, descripcin de los artculos, cantidades, costos
unitarios y totales de los productos o servicios, formas de pago
( efectivo, transferencia, cheque o desconocido) por mencionar algunos.
Entre estos registros se incluyen los siguientes: Inventarios, Mtodos de
Evaluacin y Estados de Cuenta.

Libros de la contabilidad y su utilidad

Libro Diario
El libro diario (en ingls journal) es el
principal libro contable, donde se
recogen, por orden cronolgico,
todas las operaciones de la actividad
econmico empresarial, segn se
van produciendo en el tiempo.15 La
anotacin de un hecho econmico en
el libro diario se denomina "asiento".
Cada asiento debe reflejar la
informacin referida a un hecho
econmico completo y debe estar compuesto al menos por dos apuntes
o anotaciones en dos cuentas diferentes. Los asientos por definicin
deben estar cuadrados, lo que significa que la suma de las cantidades
anotadas en un asiento en el debe han de ser iguales a las cantidades
anotadas en el haber de ese mismo asiento. El que un asiento est
cuadrado manifiesta que se han tenido en cuenta todas las
consecuencias del hecho econmico.
Libro Mayor

Este libro (en ingls ledger) recoge la informacin ya incluida en el

diario, pero reordenada por cuentas, en l se recogen para cada cuenta,
de acuerdo con el principio de partida doble, todos los cargos y abonos
realizados en las mismas y es ms fcil de llevar.15
Libro inventario o de Balances
Los libros de balances (en
ingls balance sheet) reflejan la
situacin del patrimonio de la empresa
en una fecha determinada. Los balances
se crean cuando hemos pasado las
cantidades de las cuentas de los
asientos a su libro mayor.
Conservacin
Desde el punto de vista legal, la ley
suele marcar el plazo durante el cual los
empresarios deben conservar sus libros obligatorios (diario, inventarios y
cuentas anuales) como los no obligatorios (mayor, registros de impuesto
sobre el valor aadido, auxiliares, etc), as como la documentacin y
justificantes que sirven de soporte a las anotaciones registradas en los
libros. En Espaa, este plazo de conservacin est fijado en seis
aos.16 Los libros obligatorios, deben cons ervarse en soporte material
de papel y en una adecuada encuadernacin.
Las normas contables
El funcionamiento de la contabilidad es
regulado por las normas contables, que
debido a diferencias de carcter fiscal,
cultural, econmicas y polticas, presentan
diferencias entre los pases, lo que dificulta
la comparabilidad de la informacin
publicada por las empresas en distintos
pases. Estas normas pueden ser aprobadas
de forma legal o pueden estar reguladas por
entidades privadas de carcter profesional.
Su contenido incluye los principios, reglas y
prcticas necesarias para preparar los estados financieros.17
Estados financieros Cuentas anuales
Los denominados estados financieros o cuentas anuales son los informes
que muestran de forma sintetizada, los datos fundamentales del proceso
contable de un ejercicio, su formulacin se realiza una vez al ao,
despus de la terminacin del ejercicio econmico. Los documentos que
los componen deben ser claros y expresar la imagen fiel del patrimonio,

de la situacin financiera y de los resultados de la empresa a la que se

refieran.
Aunque cada pas regula el contenido obligatorio de los estados
financieros, suele estar formados por los siguientes elementos:

El balance (tambin denominado estado de situacin financiera o

estado de situacin patrimonial). El balance plasma el patrimonio de
la empresa en una determinada fecha.

El estado de resultados (tambin denominado cuenta de prdidas

y ganancias) expresa de forma ordenada y detallada los beneficios o
prdidas de la empresa durante un ejercicio econmico.

El estado de cambios en el patrimonio neto (estado de evolucin

del patrimonio neto), suministra informacin sobre la cuanta del
patrimonio neto.

El estado de flujo de efectivo.

La memoria (tambin denominada informacin complementaria o
notas). La memoria ampla y detalla la informacin contenida en los
documentos anteriores.

Los estados financieros suministran informes que pueden utilizar las

instituciones para reportar la situacin econmica y financiera y los
cambios que experimenta la misma a una fecha o periodo determinado.
Esta informacin resulta til para los administradores, gestores,
reguladores y otros tipos de interesados como los accionistas,
acreedores o propietarios.14

Clasificacin de los cuentas contables

CUENTAS DE ACTIVO
Activo: Presenta todos los bienes y derechos que son propiedad del
negocio.
Caja: Representa dinero en efectivo; se considera como efectivo los
billetes del banco, monedas, cheques recibidos, giros bancarios,
postales, telgrafos, etc.
La cuenta de caja aumenta cuando se recibe el dinero en efectivo;
disminuye cuando se paga en efectivo.

Bancos: Representa el valor de los depsitos a favor del negocio,

hechos en las distintas instituciones bancarias.
La caja de bancos aumenta cuando se depositan dinero o valores al
cobro; disminuye cuando se expiden cheques contra el banco.
Mercancas: Es todo aquello que se hace objeto de compra o venta.
La cuenta de mercancas aumenta cuando nos compran o nos devuelven
mercancas; disminuye cuando se venden o se devuelven mercancas.
Clientes: Son personas que deben al negocio por haberles vendido
mercancas a crdito, y a quienes no se exige especial garanta
documental.
La cuenta de clientes aumenta cada vez que se venden mercancas a
crdito; disminuye cuando el cliente paga total o parcialmente la cuenta,
devuelve la mercanca o se le concede alguna rebaja.
Documentos por cobrar: Los documentos por cobrar son ttulos de
crdito a favor del negocio, tales como letras de cambio, pagares, etc.
La cuenta de documentos por cobrar aumenta cuando se reciben cuenta
de cambio o pagars a favor del negocio; disminuye cada vez que se
cobra o se endosa uno de estos documentos o se cancelan.
Deudores diversos: Son personas que deben al negocio por un
concepto distinto de la venta de mercancas.
Las cuentas anteriores son las que, por lo regular, tienen movimiento
constante en todo negocio comercial.
Terrenos: Son los espacios de tierra que pertenecen al comerciante.
Edificios: Representan las casas que son propiedad del comerciante.
Mobiliario o equipo de oficina: Se considera como mobiliario o
equipo de oficina los escritorios, sillas, libreros, mostradores, bsculas,
vitrinas, mquinas de oficina, etc.

Equipo de entrega o de reparto: Son todo los vehculos de transporte

que se utilizan en el reparto de las mercancas, tales como camiones,
camionetas, bicicletas, motocicletas, etc.
Maquinaria: Representa el conjunto de maquinas de las que se sirven
las industrias para realizar su produccin.
Las cuentas de terrenos, edificios, equipo de oficina, etc.; tienen
un movimiento muy semejante: aumentan cada vez que se compre
uno de esos bienes; y disminuye cuando se vendan o se den de baja por
inservibles.
Depsitos de garanta: Contratos mediante los cuales se amparan las
cantidades que se dejan en guarda para garantizar valores o servicios
que el negocio va a disfrutar.
Gastos de instalacin: Son todos los gastos que se hacen para
acondicionar el local a las necesidades del negocio, as como para darle
al mismo cierta comodidad y presentacin.
Papelera y tiles: Son los materiales tiles que se emplean en labores
de la empresa, siendo los principales el papel tamao carta u oficio,
papel carbn, bloques de remisiones, talonarios de factura o recibos,
libros, registros, tarjetas, lpices, borradores, tintas, secantes, etc.
Propaganda o publicidad: Son los medios por los cuales se da a
conocer al pblico determinada actividad, servicio o producto que el
negocio proporciona, produce o vende. Los medios mas conocidos son
los folletos, prospectos, volante, anuncios en diarios, radiodifusoras y
otros vehculos de divulgacin.
Primas de seguros: Son los pagos que hace el comerciante a las
compaas aseguradoras, por los cuales adquieren bienes de su negocio
contra incendios, robos y accidentes.
Rentas pagadas por anticipado: son el importe de una o varias
rentas mensuales, semestrales o anuales, correspondientes al local que
ocupa el negocio, que aun no estando vencidas se hayan pagado
anticipadamente. Estos pagos anticipados se hacen por estipularlo as el
contrato de arrendamiento o por convenir a los intereses del
comerciante.

Intereses pagados por anticipado: Son los intereses que se pagan

antes de la fecha de vencimiento del crdito. Este caso se presenta en
los prstamos en el que los intereses se descuentan a la cantidad
originalmente recibida.
CUENTAS DE PASIVO
Pasivo: Representa las deudas y obligaciones a cargo del negocio.
Proveedores: Son las personas o casa comerciales a quienes debemos
por haberles comprado mercancas a crdito, sin darles ninguna garanta
documental.
Documentos por pagar: Son ttulos de crdito a cargo del negocio,
tales como letras de cambio, pagares, etc.
Acreedores diversos: Son las personas a quienes debamos por un
concepto distinto de la compra de mercanca.
Acreedores hipotecarios o cuentas por pagar: Son los contratos
que tienen como garanta bienes inmuebles. Se entiende por inmuebles,
los terrenos y edificios que son bienes permanentes, duraderos y no
consumibles rpidamente.
Intereses cobrados por anticipado: Son los intereses que an no
estando vencidos, se hayan cobrando anticipadamente.
Rentas cobradas por anticipado: Son el importe de una o varias
rentas mensuales, semestrales o anuales, que aun no estando vencidas,
se hayan cobrando anticipadamente.

Presupuesto de una empresa principios, egresos e ingresos

Tcnicas de registro contable
Toda empresa, en el desarrollo de su actividad, lleva a cabo muy
diversas operaciones (compras, ventas, alquileres, suministros, etc.),
con diferentes agentes exteriores (clientes, proveedores, Administracin,
etc.).

Estas operaciones producirn alteraciones en su patrimonio que es

necesario conocer y reflejar documentalmente.
Para ello, utilizamos la Contabilidad, entendida
tcnica que permite reflejar, de forma ordenada, la
de la empresa, suministrando informacin til
decisiones, as como una imagen fiel del patrimonio

como la ciencia o
actividad econmica
para la toma de
de la empresa.

Son sus objetivos principales:

Obtener, en todo momento, informacin ordenada y sistemtica

sobre la actividad econmica y financiera de la empresa

Registrar de forma clara y precisa todas

econmicamente relevantes para la empresa

Proporcionar una imagen fiel de la situacin econmica y

financiera de la empresa

las

operaciones

Pero para que la informacin que suministra la Contabilidad pueda

cumplir sus objetivos, es necesario que est adecuadamente
estructurada, facilitando la labor de interpretacin de esa informacin.
.
Por tanto, es necesario un mecanismo o tcnica que capte las
modificaciones de la realidad econmica con el fin de obtener una
representacin permanente de la misma.
Esto es lo que denominamos el mtodo o tcnica contable.
La tcnica contable es el mtodo especfico que sigue y aplica
la Contabilidad, y que consiste en una serie de premisas o postulados
que permiten:
Observar los hechos econmicos que la empresa realiza. En esta
observacin prima el principio de dualidad.
Valorar esos hechos econmicos.
Expresar, en un lenguaje convenido, los aspectos cuantitativos y
cualitativos de dicha observacin. Es decir, su traduccin al
lenguaje contable.

 Procesar la informacin, siguiendo unos criterios que permitan

obtener estados de sntesis que contenga, de manera
ordenada, datos significativos que expresen, adecuada y
fielmente, la realidad econmica de la empresa.
El mtodo o tcnica ms conocido y usado en Contabilidad para registrar
las operaciones (o reflejar las variaciones) que afectan al patrimonio de
la empresa es el Mtodo de la Partida Doble.
Est mtodo parte de la premisa de que todo hecho contable afecta,
como mnimo, a dos cuentas.
La partida doble supone, por tanto, doble anotacin, y se basa en los
siguientes principios:
Todo hecho econmico tiene su origen en otro hecho de igual
valor pero de naturaleza contraria (por ejemplo, cuando se
presta dinero, el que lo recibe, debe; el que lo entrega, tiene).
Por tanto, en todo hecho contable, siempre hay un deudor (o
deudores) por el importe de la operacin, y un acreedor (o
acreedores), por el mismo importe.
No hay acreedor sin deudor, ni deudor son acreedor.
En toda operacin contable, es deudor el elemento patrimonial
que recibe y acreedor el que entrega.
En todo hecho contable, la suma del valor adeudado a uno o
varios elementos patrimoniales ha de ser igual a la suma del
valor abonado a otros.
Todo valor que entre en el patrimonio de la empresa, debe ser
igual a todo valor que salga del patrimonio de la empresa.
Es decir, no hay origen sin destino, no destino sin origen.
En todo momento, la suma del Debe ha de ser igual a la
suma del Haber.
Veamos un ejemplo:
Una empresa compra un vehculo por 15.000 , que paga a travs de
una transferencia bancaria.
En esta operacin intervienen dos cuentas: Bancos y Elementos de
Transporte.
Es decir, sacamos dinero del banco (origen) y lo utilizamos para algo, en
este caso, comprar un vehculo (destino).

El mtodo de la partida doble consiste en realizar, en cada asiento

contable, un apunte doble. De un lado, se refleja el destino de la
operacin, y de otro, el origen de los fondos empleados en esa
operacin.
As, esta operacin genera el siguiente asiento contable:
Debe
15.000 Elementos de Transporte

Haber
a

Bancos 15.000

Con este mtodo, y respetando estos principios, conseguimos llegar sin

error a la ecuacin bsica de la Contabilidad: