DIPLOMADO

Funciones de la Hacienda Pblica

MODULO VI
Procesos Adquisitivos

NORMA INSTITUCIONAL DE
COMPETENCIA LABORAL,
FUNCIONES DE LA HACIENDA
PBLICA MUNICIPAL
Unidad VI Procesos Adquisitivos

Manual del participante

INDICE
Pg.
INDICE

CARTA DE BIENVENIDA
GUIA DEL PARTICIPANTE
INTRODUCCIN
COMPETENCIAS Y RESULTADOS DE APRENDIZAJE

4
5
6
6

SESIN 1

Las Adquisiciones y el programa Anual

Leccin 1. Marco Jurdico de las adquisiciones

10

1.1. Leyes que Fundamentan a las adquisiciones

11

1.2. Regulacin legal de las adquisiciones (sinopsis)

13

1.3. Estructura de la Ley de Contratacin Pblica del Estado de Mxico y Municipios

14

1.4. Estructura del Reglamento de la Ley de Contratacin

15

1.5. La suplencia de las leyes en la materia

18

Leccin 2. El Programa Anual de Adquisiciones y Servicios

20

2.1 Consideraciones para la formulacin del programa anual de adquisiciones y

servicios
2.2 ejemplo de un Programa Anual de Adquisiciones

21

Leccin 3. De las requisiciones de compras

25

3.1. Contenido de una requisicin

26

3.2. Ejemplo de una requisicin

28

SESIN 2

Los procesos Adquisitivos

23

30

Leccin 4. Generalidades de los procesos adquisitivos

31

4.1. concepto de adquisiciones

31

4.2. Pasos para la adquisicin de bienes y contratacin de servicios

32

Leccin 5. Licitacin Pblica

40

5.1. Procedimiento de la Licitacin pblica

40

5.2. Inicio de la licitacin pblica

41

5.3. Tipos de licitacin Pblica

44

5.4. Elaboracin de documentos de convocatoria a la licitacin pblica

45

5.5 La junta de aclaraciones y Modelo del acta

48

5.6 Presentacin y apertura de proposiciones y modelo del acta

53

5.7. El Fallo

57

5.8. Licitacin desierta

58

Leccin 6. Invitacin Restringida

59

Leccin 7. Adjudicacin directa

60

7.1 Pedido y/o contrato

63

Leccin 8. Subasta Inversa Electrnica

62

SESIN 3

Del Comit de adquisiciones y servicios

72

Leccin 9. Del Comit de Adquisiciones y servicios

72

9.1. Integracin del Comit de Adquisiciones y servicios

9.2. Funciones del Comit

73
74
74

9.3 Sesiones del Comit

75

9.4. Ejemplo de una orden del da de la Sesin del Comit

77

SESIN 4

Del padrn de proveedores municipales

Leccin 10. Requisitos para el registro de proveedor municipal

79
79

10.1. Ejemplo de un registro de proveedores

82

Leccin 11. De la integracin de expedientes e proveedores

83

Leccin 12. Del catlogo de bienes y servicios y de proveedores

objetadas
Bibliografa

90
94

Carta de Bienvenida
El presente manual, est diseado para el desarrollo de las
competencias, en los participantes, con el referente de la
Norma Institucional de Competencia Laboral (NICL) Funciones
de la Hacienda Pblica Municipal, aplicada en el Gobierno del
Estado de Mxico, para la certificacin de las correspondientes
competencias laborales.
Este material est estructurado por apartados (temas) que se
van

desarrollando

aprendizajes

progresivamente,

esperados

definidos

para

por

cubrir

cada

con

los

una de

las

competencias contempladas en las unidades de la norma.

El

contenido

didcticas, que

del

manual

abarcan

est

dividido

en

sesiones

diversas lecciones, organizadas de

manera secuencial y lgica, en el desarrollo de los temas,

vinculados con cada uno de los elementos que integran la
norma de referencia.
El tema que se desarrolla en el manual que tienes en tus manos,
corresponde a la unidad 6 Procesos Adquisitivos, de la
Norma Institucional de Competencia Laboral (NICL) Funciones
de la Hacienda Pblica Municipal.
Esperamos que este material, te sea de utilidad, en tus esfuerzos
de certificacin y profesionalizacin de las funciones laborales
4

que realizas.

GUIA DEL PARTICIPANTE

Nombre del curso:

Norma de Competencia:

Unidad:

Elemento:

Competencia(s) a desarrollar:

Nombre del participante:

Fecha:

INTRODUCCIN

La profesionalizacin de los servidores pblicos, que tienen

encargadas las funciones de la hacienda pblica municipal,
tomando como referente la Norma
Institucional de
Competencia Laboral (NICL) Funciones de la Hacienda
Pblica Municipal, permite tener mayor grado de certeza de la
ptima utilizacin de los recursos pblicos, que deben
impactar en el dinamismo econmico y social de cada uno de
los mbitos de gobierno que se refleje en un bienestar en la
sociedad civil.
La Norma Institucional de Competencia Laboral Funciones de la
Hacienda Pblica Municipal, est integrada por siete unidades:
1.

Obtener los recursos financieros.

2.

Administrar el gasto pblico municipal.

3.

Administrar el patrimonio municipal.

4.

Administrar deuda y flujos de efectivo.

5.

Presentar la informacin de la cuenta pblica.

6.

Procesos Adquisitivos

7.

Administrar Recursos Federales y Estatales

La sexta unidad de competencia Procesos Adquisitivos, se

integra por cuatro elementos, que se mencionan a continuacin:

Las adquisiciones y el programa anual

Los procesos Adquisitivos
El comit de adquisiciones y servicios
El padrn de proveedores municipales
Cada uno de estos elementos contiene aspectos sustantivos de
las competencias especficas a desarrollar por el participante,
enfocadas a la obligacin conferida en la Ley de Contratacin del
Estado de Mxico para adquirir bienes y servicios, as como sus
diferentes modalidades tencin de los recursos federales y
estatales, en sus diversas modalidades.
El propsito del mdulo Procesos Adquisitivos. Es contribuir
en la formacin del profesional, que realice la planeacin,
programacin y adquisiciones de bienes y servicios en apego a
la normatividad y proceso que establece para proveer el bien o
servicio en aras de eficientar el gasto pblico, su rendicin y
transparencia de cuentas.

COMPETENCIAS
APRENDIZAJE

RESULTADOS

DE

Este mdulo se sustenta en el desarrollo de las competencias

que debe demostrar el funcionario pblico que preste sus
servicios en la Hacienda Pblica Estatal y Municipal para
establecer los referentes para evaluar, capacitar y certificar
la competencia laborar en la planeacin, programacin y
adquisiciones de bienes y servicios en apego a la normatividad y
proceso de contratacin.

COMPETENCIAS

 Conocer y aplicar la normatividad en materia de procesos adquisitivos en el Estado de Mxico

y sus Municipios.
Elaborar el proyecto y/o programa anual de adquisiciones, en apego a los lineamientos
presupuestales
Identificar el proceso de adquisicin de bienes y servicios, ya sea en la modalidad de
adjudicacin directa, invitacin restringida o Licitacin pblica.
Determinar las funciones del Comit de Adquisiciones y Servicios, as como sus integrantes
Conocer e integrar un padrn de proveedores municipales, confiable, en base a los registros y
requisitos de contratacin y su situacin legal.

SESIN 1
Las Adquisiciones y el Programa Anual

Leccin 1 Marco Jurdico de las Adquisiciones

Explica el entorno de
la obtencin de
recursos financieros
derivados de
convenios

Comenta

la

metodologa,

las

formulas y los montos

de

distribucin

recursos

de

de
los

convenios

10

Las Compras del Sector Pblico, se procesan de un modo diferente a las adquisiciones del Sector Privado,
porque estn sujetas al marco de la Ley y es necesario conocer a profundidad la normatividad que las rige,
el Funcionario Pblico que incumple con dicha normatividad se le sanciona de diferentes maneras, con
penalizaciones que van desde la amonestacin pblica hasta el encarcelamiento, por lo que adems de
tener conocimiento de la Ley y su normatividad debe conocer cabalmente la Ley de Responsabilidades de
los Servidores Pblicos del Estado de Mxico y Municipios, en donde se sealan los principios que rigen la
funcin pblica, y seala las responsabilidades en las que pueden caer, por no cumplir con la Ley, hay que
tener presente que el desconocimiento de la misma, no nos exime de su cumplimiento.
Por otra parte, siendo la Direccin de Recursos Materiales, el rea de Administracin o Adquisiciones
(Segn est estructurado el municipio o el rea que se designe para ello) se materializa como el
responsable de suministrar oportunamente los bienes y servicios requeridos por el Municipio, al
mejor precio, en la cantidad y la calidad adecuadas con la propuesta ms solvente, se vuelve indispensable
una aplicacin correcta de la Ley, para no entorpecer su abastecimiento y afectar as, el funcionamiento y
la operacin regular de las dependencias y entidades, por la normatividad a que est sometido.
Lo antes expuesto significa que el Funcionario Pblico responsable del rea de adquisiciones debe tener
muy claros los lmites de su actuacin, para que sin incurrir en violaciones a la Ley en la materia, cumpla
con su objetivo principal; el suministro oportuno de los bienes y servicios requeridos por las dependencias
municipales.

1.1.

Las Leyes que lo fundamentan.

El Artculo 134 de la Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos textualmente expresa lo
siguiente: "Los recursos econmicos de que dispongan la Federacin, los estados, los municipios, el
Distrito Federal y los rganos poltico-administrativos de sus demarcaciones territoriales, se administrarn
con eficiencia, eficacia, economa, transparencia y honradez para satisfacer los objetivos a los que estn
destinados.
Las adquisiciones, arrendamientos y enajenaciones de todo tipo de bienes, prestacin de servicios de
cualquier naturaleza y la contratacin de obra que realicen, se adjudicarn o llevarn a cabo a travs de
licitaciones pblicas mediante convocatoria pblica para que libremente se presenten proposiciones
solventes en sobre cerrado, que ser abierto pblicamente, a fin de asegurar al Estado las mejores
condiciones disponibles en cuanto a precio, calidad, financiamiento, oportunidad y dems circunstancias
pertinentes.
Cuando las licitaciones a que hace referencia el prrafo anterior no sean idneas para asegurar dichas
condiciones, las leyes establecern las bases, procedimientos, reglas, requisitos y dems elementos para
11

acreditar la economa, eficacia, eficiencia, imparcialidad y honradez que aseguren las mejores condiciones
para el Municipio.

Las leyes especficas que regulan lo establecido en el Artculo 134 de la Constitucin Poltica de los Estados
Unidos Mexicanos son las siguientes:

-Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Pblico.

-Ley Orgnica de la Administracin Pblica Federal.
-Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Pblico Federal.
-Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Pblicos.
-Ley Federal de Instituciones de Fianzas.
-Ley Federal de Procedimiento Administrativo.
-Ley Federal de Competencia Econmica.
-Ley para el desarrollo de la competitividad de la micro, pequea y mediana empresa.
-Ley Federal de Transparencia y acceso a la Informacin Gubernamental.
-Ley Federal sobre Metrologa y Normalizacin.
-Ley de Tesorera de la Federacin.
-Cdigo Civil Federal.
-Cdigo Civil para el Distrito Federal en Materia Comn.
-Cdigo Federal en Procedimientos Civiles en Materia Federal.
-Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Pblico.
-Decreto de Presupuesto de Egresos de la Federacin.
-Y dems Leyes supletorias y/o complementarias sobre la materia.

Las leyes antes mencionadas son aplicables para adquisiciones con recursos federales, pero cuando se
trate de compras con recursos estatales o municipales estarn sujetas a las leyes y reglamentos que rijan
en cada Estado o Municipio.
Para llevar a cabo las adquisiciones y sus actos administrativos es necesario conocer los ordenamientos
jurdicos que le confieren, as como, quienes pueden llevar a cabo dichas funciones, que para este caso lo
norma le Ley de Contratacin Pblica del Estado de Mxico y Municipios y su reglamento.

12

1.2.

Regulacin Legal de las Adquisiciones

(Sinopsis)
Apartados

Contenido/ordenamientos
Ttulos

Artculos

Captulos Secciones

Vigentes

Transitorios

Total

Ley de Contratacin Pblica del

Estado de Mxico y Municipios

-0-

13

94

81

Reglamento de la Ley de
Contratacin Pblica del
Estado de Mxico y
Municipios.

15

16

167

174

15

29

16

261

14

255

Total

1.3.

Estructura de la Ley de Contratacin Pblica del Estado de Mxico y Municipios

Ttulos
N/A

Captulos
Primero

Secciones

Artculos

N/A

1-8

N/A

9-17

N/A

18-19

N/A

20-21

N/A

22-25

Parte General
N/A

Segundo
De la planeacin y programacin

N/A

Tercero
De la sistematizacin

N/A

Cuarto
De los catlogos

N/A

Quinto
De la integracin y funciones de los
comits

13

N/A

Sexto

N/A

De los procedimientos de Adquisicin

N/A

Primera

26-28

Disposiciones Generales
N/A

Segunda

29-42

De la Licitacin Pblica
N/A

Tercera

43

De las excepciones a la licitacin

pblica
N/A

Cuarta

44-47

De la invitacin restringida
N/A

Quinta

48-50

De la adjudicacin directa
N/A

Sexta

51-53

De la subasta inversa electrnica

N/A

Sptimo

N/A

Primera

54

De las Enajenaciones
N/A

Segunda

56-64

De la subasta pblica
N/A

Octavo

N/A

65-75

N/A

76-78

N/A

79-82

De los contratos
N/A

Noveno
De las garantas

N/A

Dcimo
De los contratos abiertos, acuerdos de
coordinacin y contratos pedido

14

N/A

Dcimo primero

N/A

83-86

N/A

87-89

N/A

90-94

De la informacin y verificacin
N/A

Dcimo segundo
De las infracciones y sanciones

N/A

Dcimo tercero
De la Instancia de inconformidad

1.4.

Estructura del reglamento de la Ley de Contratacin Pblica del Estado de Mxico y

Municipios

Ttulos
Primero

Captulos

Secciones

Artculos

N/A

N/A

1-7

N/A

N/A

8-13

Tercero

Primero

N/A

14-16

De los requisitos previos al

procedimiento de
adquisicin

De la solicitud

N/A

17-18

N/A

19-28

N/A

29-42

Disposiciones Generales

Segundo
De la planeacin,
programacin y
sistematizacin

Segundo
Del estudios de precios de
mercado

Cuarto

Primero

De los catlogos

De los catlogos de bienes y

servicios y de proveedores y
prestadores de servicios

Segundo
De la cdula de proveedor de

15

bienes y/o prestador de servicios

Quinto

Primero

De la integracin y
funciones de los comits

Del comit de adquisiciones y

servicios

Segundo

N/A

43-50

N/A

51-60

61-69

Del comit de arrendamientos,

adquisiciones de inmuebles y
enajenaciones.

Sexto

Primero

Primera

De los procedimientos de
adquisicin

De la licitacin publica

Generalidades

Segunda

70-72

Bases de licitacin

Tercera

73-81

De la junta de
aclaraciones

Cuarta

82-86

Del acto de
presentacin y
apertura de
propuestas

Quinta

87-88

Del anlisis y
evaluacin de
propuestas y emisin
del dictamen

Sexta

89

Del fallo de
adjudicacin

Segundo

Primera

De las excepciones a la licitacin

De la invitacin

90

16

pblica

restringida

Segunda

91-95

De la adjudicacin
directa
N/A

N/A

96-104

Octavo

Primero

N/A

105-109

De la subasta pblica

Generalidades

N/A

110-112

N/A

113-

N/A

114-115

N/A

116-119

Sptimo
De la contratacin de
servicios profesionales

Segundo
De las bases de subasta pblica

Tercero
De las convocatorias

Cuarto
De la visita de inspeccin

Quinto
De la enajenacin por conducto de
terceros

Noveno

N/A

120-127

De los contratos

Dcimo

Primero

De las garantas

De las clases de garantas

Segundo

N/A

128

N/A

129-133

N/A

134-136

De la constitucin de las garantas

Tercero
De los ajustes y devolucin de las

17

garantas

Dcimo Primero

N/A

N/A

137-141

N/A

N/A

142-155

N/A

N/A

156-162

N/A

N/A

163-166

N/A

N/A

167

De los contratos abiertos,

acuerdos de coordinacin y
contratos pedido

Dcimo segundo
Arrendamiento inmobiliario

Dcimo Tercero
De la informacin y
verificacin

Dcimo cuarto
De las personas sujetas al
procedimiento
administrativo sancionador
y del registro de las
empresas y personas fsicas
objetadas.

Dcimo quinto
De las infracciones y
sanciones

Sobre este punto podemos afirmar que es necesario conocer las leyes para consultarlas, cuando los casos
lo ameriten, o bien para fundamentar nuestra defensa cuando los rganos de auditora pretendan
fincarnos responsabilidades sobre nuestras actuaciones en los diferentes procedimientos de adquisiciones
del Sector Pblico.

1.5. La Suplencia de las leyes en la materia.

Cuando se presenten casos de interpretacin legal, como puede ser las clusulas de un contrato y/o
pedido, que por su naturaleza misma son del mbito civil, se puede recurrir al Cdigo Civil Federal, para
18

precisar los alcances de los derechos y obligaciones de las partes en conflicto y en las notificaciones y
oficios que se generen al respecto, se deber invocar los artculos correspondientes de dicho cdigo, que
fundamenten los asuntos a tratar.
Cuando la dependencia o entidad, requiera hacer efectiva una fianza por incumplimiento de contrato,
despus de haber cumplido con el proceso de notificacin al proveedor correspondiente, establecido en la
Ley Orgnica de la Administracin Pblica Federal, en el oficio dirigido a la Afianzadora, se debern invocar
los artculos de la Ley Federal de Instituciones de Fianzas, que establezcan las causales que nos autorizan a
cobrar dicha fianza por este conducto.
Siendo todas las operaciones de compra del Sector Pblico, actividades sujetas al Derecho Pblico y en
algunos casos al Derecho Privado, debemos ser cuidadosos de proceder con apego a la Ley que
corresponda, para evitar inconformidades de los proveedores o bien demandas de los mismos, ya que en
el caso de que se presenten, si ejecutamos todos nuestros procedimientos de conformidad con las leyes
respectivas, estaremos seguros de ganar cualquier controversia que se promueva.
Es importante asesorarse con el Departamento Jurdico de la dependencia o entidad en donde laboremos,
cuando los asuntos lo ameriten, ya que un asunto legal mal atendido, puede tener consecuencias graves
para la institucin que representamos y para nosotros en lo personal en nuestro desempeo profesional,
sobre las actividades de compra que realicemos, ya que existen ms de 240 leyes de orden Federal que
afectan directa o indirectamente el proceso de adquisiciones del Sector Pblico.

19

Leccin 2. El programa Anual de Adquisiciones y Servicios

Sobre esta etapa es importante, tener LA GACETA DE GOBIERNO donde se publique el presupuesto anual
del Gobierno del estado, de acuerdo con el Presupuesto de Egresos y el Cdigo Financiero del Estado de
Mxico y los municipios ya que las inversiones que se vayan a realizar, debern ser autorizadas
previamente por el Ayuntamiento Municipal, para que nos site los fondos lquidos necesarios para
proceder a su contratacin.
Tambin en esta etapa es importante, saber la naturaleza de la adquisicin a realizar, porque aunque es
responsabilidad del rea de finanzas o Tesorera del Municipio (Cabe aclarar que esta funcin puede
recaer en el rea de administracin, adquisiciones o compras, segn se encuentre estructurado
orgnicamente el municipio), asignar el centro de cargo y cuenta que corresponda a cada adquisicin,
debemos de tener en mente, que existen genricamente tres cuentas fundamentales y son:

2000
Materiales y
suministro
5000

3000

Bienes
muesbles e
inmuebles

Servicios
Generales

Cuentas
Fundamentales

20

Partida 2000 para materiales y suministros (gasto corriente)

Partida 3000 para servicios generales.
Partida 5000 para bienes muebles e inmuebles (inversin).

Cuando se realicen adquisiciones con cargo a presupuestos estatales o municipales, se deber contemplar
lo establecido en las leyes correspondientes, para evitar las observaciones o sanciones de los rganos de
auditora, por incurrir en violaciones a la ley en la materia.
El Sector Pblico, tienen la obligacin de programar y presupuestar los gastos que se realizaran en el
ejercicio fiscal correspondiente, llamado Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios, y
publicar su programa a travs del Sistema de Compras Gubernamentales COMPRAMEX de su pgina en
Internet, a ms tardar el 31 de enero de cada ao, segn corresponda

2.1. Consideraciones para la formulacin del programa anual de adquisiciones y servicios.

Para la formulacin de los programas de adquisiciones, arrendamientos y servicios, se deber considerar:
I. Acciones previas, durante y posteriores a las operaciones
II. Objetivos y metas a corto, mediano y largo plazo
III. Calendarizacin fsica y financiera de los recursos
IV. La unidad responsable de su instrumentacin
IV. Programas sustantivos, de apoyo administrativo e inversin
V. Existencia suficiente de bienes, plazos de suministro, avances tecnolgicos y en su caso, planos,
proyectos y especificaciones
VI. Normas de la Ley Federal de Metrologa y Normalizacin
VII. Requerimientos de bienes muebles a su cargo
VIII. Dems previsiones.

21

La planeacin, programacin, presupuestacin y el gasto de las adquisiciones, arrendamientos y servicios

se sujetar a las disposiciones especficas del Presupuesto de Egresos Municipal, as como a lo previsto en
la Ley General de Contabilidad Gubernamental y la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad
Hacendaria y dems disposiciones aplicables y los recursos destinados a ese fin se administrarn con
eficiencia, eficacia, economa, transparencia, honradez e imparcialidad para satisfacer los objetivos a los
que fueren destinados

El Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios, es la directriz fundamental sobre la

forma en que se ejercer el gasto aprobado durante el ejercicio fiscal correspondiente, por lo que debe de
recibir un seguimiento preciso, que nos garantice su puntual cumplimiento
Artculo 91.- Los programas de adquisiciones, arrendamientos y servicios de las dependencias, organismos
auxiliares, tribunales administrativos y municipios, debern contener, en lo conducente, lo siguiente:
I. Justificacin;
II. Organigrama y plantilla de personal aprobados, nicamente cuando se considere el arrendamiento de
inmuebles;
III. Previsiones presupuestales;
IV. Origen de los recursos, de gasto corriente, inversin o concurrente;
V. Datos generales del inmueble y costo de la renta;
VI. Los bienes o servicios estrictamente necesarios para la realizacin de sus funciones, acciones y
ejecucin de sus programas; y
VII. Lo dems que determine la Secretara.

Del Reglamento de la Ley de Contratacin Pblica del Estado de Mxico y Municipios

22

Ejemplos del Programa de Adquisiciones

Anote el nombre completo

ENTIDAD O
DEPENDENCIA

PARTIDA
PRESUPUESTAL

DESCRIPCIN DEL BIEN A ADQUIRIR

CANTIDAD

MONTO ESTIMADO POR

CONCEPTO M.N. SIN IVA

FECHA DEL
REQUERIMIENTO
PROYECTADA

De acuerdo

Nombre completo del bien a

Anote las

Anote la

Anote el mes

con el

adquirir

unidades

cantidad

o meses en

clasificador

que lo

por objeto del

requiere

gasto

Pgina X de X

23

DE:

DIF

SF

SP

PY

SPY

CLAVE PROGRAMATICA
FF

OSFAPRED08/ 10/ 09

PRESIDENTA

NOTA: SER NECESARIO PRESENTAR FORMATO POR PROYECTO Y FUENTE DE FINANCIAMIENTO.

No. DE
CUENTA

ORGANISMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DIF DE:

LOGO

24

PRESUPUESTO
ANUAL
AUTORIZADO
2014

ENE

FEB

DE

DIRECTOR ( A )

DEL

MAR

ABR

DE

MAYO

JUN

JUL

OCT

No.

DA

M ES

NOV

(CIFRAS EN PESOS)

TESORERO ( A )

FECHA DE ELABORACIN

AGO

SEP

DE 2014

C A L ENDA RI Z A C I O N DE A DQ UI S I C I O NES

DEPENDENCIA:

AL

PROGRAMA ANUAL DE ADQUI SI CI ONES

RGANO SUPERIOR DE FISCALIZACIN DEL ESTADO DE MXICO

AO

DIC

Leccin 3. De las Requisiciones de compras

La requisicin es un documento el cual es dirigido a los proveedores o vendedores de algn bien o
producto, en dicho documento se detallan los artculos requeridos para la realizacin de un proyecto.

Para determinar o elaborar una requisicin, es indispensable determinar la necesidad delos materiales y la
estructura orgnica del municipio, en la cual se establece un procedimiento prctico que puede auxiliar en
los pasos para elaborar la requisicin y orden de compra, misma que se presenta a continuacin.

25

Una requisicin de compra es un documento que se utiliza para solicitar al departamento de compras o
adquisiciones del municipio, la adquisicin de bienes y servicios que los municipios y sus diversas reas
administrativas necesitan para realizar sus operaciones.

Requisicin

Orden de
compra

La diferencia con una orden de compra es que la requisicin es un documento de uso interno del
municipio, mientras que la orden de compra es un documento que se enva a los proveedores, es decir es
de uso externo.

3.1. Contenido de una requisicin

Los elementos bsicos que una requisicin de compra son:

No. de Requisicin.
Fecha.
Nombre y puesto de la persona que solicita la compra.
rea,
Descripcin de los artculos solicitados.
Cantidad de los artculos
Pecio unitario
Precio total
El costo total de requisicin.
La fecha del pedido y fecha de entrega requerida
Si se han realizado cotizaciones sobre la compra, se deben de anexar.
Nombre, puesto y firma de la persona que autoriza la compra.
Autorizacin presupuestal (suficiencia presupuestal)
Clave programtica
26

Clave de la unidad administrativa (Dependencia general y dependencia auxiliar)

Para poder presentar este documento se coloca en una columna (enumerada de acuerdo a items),
tambin se brinda el cdigo del artculo, la descripcin del artculo, la cantidad requerida, etc. En algunos
casos no se incluye el precio, en resumen la requisicin es una solicitud de materiales que inicia el proceso
de la adquisicin u obtencin de estos.

De acuerdo a qu requiera un municipio, qu motive el pedido de requisicin y los plazos que se contemplen para la
vigencia y aprobacin de estas solicitudes, es posible distinguir a las siguientes clases de requisiciones:

- Requisiciones futuras (pedidos que se enmarcan en planes a largo plazo y cuya prioridad es relativa por
focalizarse en necesidades que no son inmediatas)
- Requisicin de compra (surgida dentro del rea que necesita insumos pero autorizada por el sector de
compras previo anlisis de la situacin y las particularidades del pedido)
- Requisicin de personal (documentacin donde se solicita cubrir un puesto o vacante en un plazo que
puede, o no, estar definido en dicho pedido)
- Requisicin de servicios (que pueden motivarse por necesidades de mantenimiento, de modernizacin,
de limpieza, de refaccin, etc.)
Cabe resaltar que las variedades de requisicin mencionadas lneas arriba son apenas una muestra de los
alcances de esta clase de documentacin que, con distintos criterios de acuerdo a cada mbito, se emplea
con frecuencia en sector gobierno e instituciones formales.

27

3.2. Ejemplo de una requisicin.

28

29

SESIN 2
Los Procesos Adquisitivos

30

Leccin 4 Generalidades de los procesos Adquisitivos

4.1. Concepto de Adquisicin:
Actividad natural de intercambio de bienes por dinero o moneda, clasificado dentro de la compra-venta de
bienes o servicios destinados a un fin especfico.

Como adquisiciones quedan comprendidas2:

II

III

IV

VI

Adquisiciones de bienes muebles

Adquisiciones (Compra-venta) de bienes inmuebles

La Enajenacin de bienes Muebles e inmuebles

El arrendamiento de bienes muebles e inmuebles

Contratacin de los servicios relacionados con bienes muebles que se ecuentren adheridos a
inmuebles (que no implique modificacin al bien inmueble)

Contratacin de servicios de reconstruccin y mantenimiento de bienes muebles

VII

Contratacin de servicios de maquila, seguros y transportacin, vigilancia, y limpieza de

bienes inmuebles

VIII

La prestacin de servicios profesionales, la contratacin de consultorias, asesorias y estudios

e inverstigaciones (excepto las que se encuentran bajo el rgimen de honorarios)

Artculo 4 de la Ley de Contratacin Pblica del Gobierno del Estado de Mxico y Municipios.

31

Las unidades organizativas que en el sector pblico integran la Administracin financiera, son las
responsables de programar y evaluar el Presupuesto, administrar el sistema de recaudacin tributaria y
aduanera, gestionar las operaciones de crdito pblico, programar la ejecucin de los presupuestos de
gastos, administrar el tesoro y contabilizar, tanto fsica como financieramente, las transacciones
relacionadas con la captacin y colocacin de los fondos pblicos. Los recursos humanos, materiales,
financieros que demanden el funcionamiento de estas unidades, forman parte de la administracin
financiera. En trminos generales son operaciones de registro de materiales y suministros, las
adquisiciones, incorporaciones, reasignaciones y desincorporaciones, sean stas de origen
Presupuestarias o No. El registro de los materiales y suministros se originan con la requisicin por
necesidad de un material y/o por la entrega de los materiales y suministros almacenados. Por lo que el
proceso en las organizaciones parte en cada departamento donde se detecta una necesidad se informa
en el departamento de almacn el requerimiento de no haber lo requerido se le notifica al
Departamento de Compras, este a su vez este analiza los elementos necesarios para planificar un
proceso de contratacin, donde se creara una comisin de contrataciones y se considerara la modalidad
de seleccin de contratistas.

4.2 Pasos para la adquisicin de bienes y contratacin de servicios

Los procedimientos para la adquisicin de Bienes y contratacin de servicios, son procesos que se dan en
todas las instituciones y niveles del Estado. Cada unidad departamental que constituye dichas instituciones
necesita obtener Bienes y Servicios para cumplir con los objetivos y metas que se ha planteado, de all
radica la importancia en la implementacin de mecanismos de controles y polticas que hagan seguimiento
en el desarrollo de tales procesos.

a). Elaboracin de presupuesto.

Al igual que en el caso de Servicios Personales, el gasto en Materiales y Servicios Generales se realiza
porque en su plan estratgico las reas operativas determinaron que requeran cierta cantidad de estos
bienes y servicios para producir los servicios requeridos por la comunidad. Este plan se plasma en el
Presupuesto de Egresos y se convierte en Ley.

b). Anlisis de lineamientos operativos

32

Un Presupuesto de Egresos bien elaborado permite al rea de adquisiciones planear qu productos y

servicios tendr que adquirir en el periodo. Adicionalmente debe analizar los reglamentos procedimentales
que indican cmo realizar el proceso de compra en su administracin.

c). Compras centralizadas

Es recomendable que la administracin pblica tenga una sola funcin (jefatura o direccin) centralizada
encargada de realizar las compras. La concentracin geogrfica de todas las dependencias de la
administracin pblica en la misma zona geogrfica (especialmente en los municipios) facilita esto. La
centralizacin permite desarrollar un equipo de especialistas en adquisiciones, y lograr economas de escala
al realizar negociaciones por volumen con los proveedores. Este esquema est ampliamente probado en la
iniciativa privada.

d). Concurso
Con base a los lineamientos operativos del punto b), el rea de adquisiciones puede determinar que ciertos
bienes y servicios se requerirn en cantidad y frecuencia suficiente como para justificar el someterlos a
concurso. Esto significa que el rea de adquisiciones publicar (en Internet, gaceta oficial u otro medio) las
bases del concurso que consisten en: notificar que necesita una cantidad determinada o peridica de tal
producto con ciertas caractersticas de calidad, garantas, tiempos de entrega e incluso especfica el precio
que est dispuesto a pagar (para adecuarse al presupuesto).
Los proveedores que cumplan con los requisitos y que estn interesados, enviarn sus datos. Estos datos no
slo consisten en su cotizacin, sino en cierta documentacin que avale la solidez financiera y moral de la
empresa. En ciertos casos, el rea de adquisiciones puede llegar a requerir incluso una fianza para
garantizar que recibir el bien o servicio con las especificaciones requeridas.

e). Requisiciones de material

33

Cuando una funcin operativa requiere un material o servicio debe haber una persona encargada de llenar
un formato de Requisicin de bienes o servicios la cual debe contener:

Nombre del bien o servicio

Descripcin
Especificaciones (medidas, peso, calidad) unitarias
Cantidad

Para que la requisicin pueda ser enviada a la funcin de abastecimiento debe ir autorizada por el
encargado del rea. Dependiendo del costo del bien o servicio habr diferentes niveles de autorizacin.

f). Recepcin de requisicin por el rea de adquisiciones

Al recibir una requisicin el rea de adquisiciones tiene que revisar 3 cosas de inmediato:

Verificar que la funcin o departamento solicitante tenga presupuesto para el gasto.

Si hay presupuesto, revisar si tiene el material requerido en sus almacenes.

Si no tiene existencia del material requerido, o se trata de un servicio, verificar que haya un proveedor
autorizado para el bien o servicio en cuestin.

Es importante aclarar que no es recomendable que adquisiciones tenga almacn (es) con material.
Recuerde que la contabilidad gubernamental es sobre base efectivo, por lo que a diferencia de una
empresa privada, reconoce el gasto en el momento en que lo paga (en la contabilidad gubernamental no
existe la cuenta de inventario de balance, el inventario slo existe como cuenta de orden), no cuando lo

34

consume, por lo que tener un inventario representa afectar el gasto. La nica opcin sera tener inventario
a consignacin. Donde un proveedor coloca material en el almacn de abastecimiento pero no lo cobra sino
hasta que ste se consume.

g). Orden de compra

Una vez que se realizaron las verificaciones propuestas en el inciso anterior, el rea de adquisiciones debe
colocar una Orden de Compra con el proveedor que tenga la mejor combinacin de disponibilidad, precio,
calidad, tiempo de entrega y trminos de pago o crdito para el material o servicio requerido. El rea de
adquisiciones enva una orden de compra al rea de egresos. Es en esta actividad donde el rea de
adquisiciones realmente agrega valor a la administracin pblica al proveerla de los insumos que requiere
para producir sus servicios al menor precio, con la calidad requerida y buscando que los plazos de sus
cuentas por pagar sean lo ms largos posibles para disminuir el capital de trabajo invertido en la produccin
de servicios pblicos.

h). Entrega/recepcin de materiales o servicios

El proveedor surte la orden de compra en la ubicacin especificada en la misma. En el caso de Servicios
Generales, estos siempre se realizarn en el rea que los requiri. Le recomendamos que cuando se reciba
el material o servicio en el rea que lo solicit, se tengan disponibles los formatos de Recepcin que le
entreguen al proveedor (cuando el material o servicio se considere recibido y sujeto a pago). Este formato
debe contener por lo menos el nombre, cantidad y fecha del material o servicio recibido; el nombre del
proveedor; nombre y firma de la persona que recibe; y sello oficial del rea o funcin receptora. Si su
administracin cuenta con un sistema ERP puede buscar la orden de compra en el sistema y cambiar el
estatus a "recibido".

i). Entrega de factura

El proveedor puede presentar su Factura al mismo tiempo que entrega el producto, o en una fecha
posterior. Lo ms recomendable es que haya uno o dos das a la semana para la recepcin de facturas y que

35

stas se reciban en el rea de egresos. Cuando llegue a entregar su factura, debe acompaarla de una copia
del formato de recepcin (si la administracin no tiene sistema automatizado e integrado), para que el rea
de egresos la integre con la factura original y la orden de compra y pueda proceder al pago.

j). Calendarizacin de pago

Una vez que recibe la factura, el rea de egresos debe entregar un Contra recibo al proveedor, ste es la
constancia de que el cliente (la administracin) recibi la factura en una fecha determinada. Adems el rea
de egresos, como funcin responsable del pago, debe calendarizar el pago de la factura en ese momento
con base a los trminos de crdito pactados con cada proveedor. Si dispone de un sistema, los trminos
aparecern en el sistema. El proveedor debe acudir por su cheque al rea de egresos en la fecha
especificada en su contra recibo y con ste podr recogerlo.

k) Empate OC (orden de compra) -recepcin-factura

La actividad de control medular del sub-proceso de pago es empatar la orden de compra, recibo de material
o servicio, y factura del proveedor. El objetivo de comparar estos tres documentos es verificar que el
servicio que est cobrando el proveedor en su factura realmente corresponde a lo que se solicit; que la
solicitud la realiz una persona autorizada, y que el servicio efectivamente fue recibido por la
administracin pblica.

k). Anlisis de saldos y programacin de pago

Una vez que se realiz la verificacin mencionada en el inciso anterior, el siguiente paso para el rea de
egresos es verificar los saldos de chequeras y programar para pago. Si no es posible realizar el pago en la
fecha prevista, deber avisar al rea de adquisiciones para enterar al proveedor.

l). Pago y registro contable

36

En la fecha acordada, el rea de egresos emite elabora una Pliza de cheque y la entrega al proveedor
quien debe firmar la pliza de cheque. La pliza con las cuentas contables de gasto y la firma de recibido es
enviada al rea de contabilidad para su registro. Igualmente, en lugar de cheque, puede hacer una
transferencia electrnica de pago. Contabilidad recibe la pliza firmada y procede a realizar el registro
contable. Dependiendo del sistema que tenga el rea de egresos este paso se puede automatizar y el
registro contable se realiza al momento de elaborar la pliza de cheque.
Actualmente El Sector Pblico cuenta con tres procedimientos de Contratacin, que a continuacin se
sealan, y que debern de seleccionar de acuerdo con la naturaleza de la contratacin que asegure las
mejores condiciones disponibles en cuanto a precio, calidad, financiamiento, oportunidad y dems
circunstancias pertinentes:

Licitacin
pblica

Invitacin
restringida

Adjudicacin
directa

Se hace obligatorio que previo al inicio de los procedimientos de contratacin, se realice una investigacin
de mercado de la cual se desprendan las condiciones que imperan en el mismo, respecto del

37

bien, arrendamiento o servicio objeto de la contratacin. Esto ayudar a la transparencia de los procesos, y
ser responsabilidad de los auditores el vigilar que dicha investigacin no sea ficticia.
IMPORTANTE:
En Este punto debe tomarse en cuenta lo que estipula el Presupuesto de Egresos del Estado de Mxico
para cada ejercicio, ya que, especficamente en el artculo 42 se estipulan los montos mximos por
adjudicacin directa e invitacin restringida para la adquisicin o arrendamiento de bienes y la
contratacin de servicios. Lo mismo pasa para obras pblicas, el cual aplica con el artculo 45 estipulado en
el Presupuesto de Egresos Mencionado.
A continuacin se describe la tabla del artculo 42 en comento y su contenido, que para efectos de
presentacin ocupamos para el ejercicio 2014

Artculo 42.- Los organismos y dependencias en sus procesos adquisitivos debern observar lo establecido
en la Ley de Contratacin Pblica del Estado de Mxico y Municipios y los montos mximos de
adjudicacin directa y mediante concurso por invitacin restringida, para la adquisicin o arrendamiento
de bienes y la contratacin de servicios que realicen las dependencias y entidades pblicas, durante el
ejercicio fiscal del ao 2014 sern los siguientes:

Presupuesto autorizado de
adquisiciones, arrendamientos y
servicios a las dependencias y
entidades pblicas
(millones de Pesos)
Mayor de
Hasta
0
6,500.00
6,500.00
13,000.00
13,000.00
19,500.00
19,500.00
26,000.00
26,000.00

Monto mximo de
cada operacin que
podr adjudicarse
directamente
(miles de pesos)

Monto mximo total de

cada operacin que
podr adjudicarse por
invitacin restringida
(miles de pesos)

150.00
175.00
200.00
250.00
500.00

400.00
600.00
800.00
1,000.00
1,500.00

Las adquisiciones, arrendamientos de bienes o contratacin de servicios, cuyo importe sea superior al
monto mximo establecido para su adjudicacin mediante invitacin restringida, conforme a la tabla
anterior se realizarn a travs de licitacin pblica. Los montos debern considerarse sin incluir el importe
del Impuesto al Valor Agregado.
38

Las adjudicaciones directas se substanciarn y resolvern de conformidad con las disposiciones de la

Ley de Contratacin Pblica del Estado de Mxico y Municipios, as como en las normas tcnicas
administrativas que emita la Secretara.
Las adquisiciones directas se llevarn a cabo en los casos y trminos establecidos en las normas tcnicas y
administrativas que emita la Secretara, debiendo en todo caso las dependencias y entidades pblicas,
asegurar para el Gobierno del Estado, las mejores condiciones disponibles en cuanto a precio, calidad,
financiamiento, oportunidad y dems circunstancias pertinentes.

39

Leccin 5. La licitacin Pblica

5.1. El procedimiento de licitacin pblica comprende las siguientes fases3:

10

Publicacin de la convocatoria;

Venta de las bases de licitacin;

Visita, en su caso, al sitio donde se vayan a suministrar los bienes o a prestar los servicios;

Junta de aclaraciones, en su caso;

Acto de presentacin y apertura de propuestas;

Anlisis y evaluacin de propuestas;

Dictamen de adjudicacin

Fallo;

Suscripcin del contrato; y

Suministro de los bienes o inicio de la prestacin del servicio.

Artculo 67 del Reglamento de la Ley de Contratacin Pblica del Estado de Mxico y Municipios

40

La licitacin pblica es:

El procedimiento de adquisiciones del Sector Pblico, en este caso municipal; mediante el cual, se
adjudica, adquiere, arrienda y enajena todo tipo de bienes, y adems se contrata la prestacin de servicios
de cualquier naturaleza; por medio de:

Convocatoria pblica
Para que libremente se presenten proposiciones solventes en sobre
cerrado, que ser abierto pblicamente, a fin de asegurar al estado las
mejores condiciones disponibles en cuanto a precio, calidad,
financiamiento, oportunidad y dems circunstancias pertinentes.

5.2. Inicio de la Licitacin Pblica

Se inicia a travs de una Convocatoria (Nacional o Internacional)4 a los proveedores para que todos
participen, bajo los mismos requisitos e idnticas condiciones.

Artculo 30 y 31 de la Ley de Contratacin Pblica del Estado de Mxico y Municipios

41

Documento legal, en el
que se describe la
informacin general de la
licitacin y los requisitos
legales y tcnicos, as
como tiempo de entrega
y lugar de recepcin de
bienes y servicios a
contratar...

LA
CONVOCATORIA

La Convocatoria es el documento legal, en el que se describe la informacin general de la licitacin, y los

requisitos legales y tcnicos, as como, tiempo de entrega y lugar de recepcin de los bienes y servicios a
contratar, la forma de pago con el plazo requerido, las penalizaciones, los anticipos, las garantas exigidas y
los datos generales de la empresas participantes, necesarios para la formalizacin del contrato.
Se pblica POR UNA SOLA VEZ, EN UNO DE LOS DIARIOS DE MAYOR CIRCULACIN EN LA CAPITAL DEL
Estado y uno Nacional; as como en COMPRAMEX.

COMPRAMEX5 es un Sistema de Compras Gubernamentales que interacciona con la adquisicin de

bienes y contratacin de servicios para hacer ms transparentes los procedimientos de contratacin
pblica, y de esta manera cumplir con lo que seala el Artculo 134 Constitucional y la Ley de
Contrataciones Pblicas del Estado de Mxico.
5

Consulta la pgina http://compramex.edomex.gob.mx/

42

43

En la convocatoria deber especificarse si en la licitacin aplicar la modalidad

de subasta inversa.
La Secretara de la Contralora har pblica la informacin referente a los procedimientos de
adquisicin, a travs de su portal de internet.

5.3. Los Tipos de Licitacin.

Las licitaciones de conformidad con los medios que se utilicen, son:

Presencial

Tipos de
licitacin,
segn los
medios que
se utilicen

Electrnica

Mixta

44

a) Presencial, en la cual los licitantes exclusivamente podrn presentar sus proposiciones en forma
documental y por escrito, en sobre cerrado, durante el acto de presentacin y apertura de
proposiciones, o bien, si as se prev en la Convocatoria a la licitacin, mediante el uso del servicio
postal o de mensajera. La o las juntas de aclaraciones, el acto de presentacin y apertura de
proposiciones y el acto de fallo, se realizarn de manera presencial, a los cuales podrn asistir los
licitantes, sin perjuicio de que el fallo pueda notificarse por escrito.
b) Electrnica, en la cual exclusivamente se permitir la participacin de los licitantes a travs de
COMPRAMEX se utilizarn medios de identificacin electrnica. La o las juntas de aclaraciones, el
acto de presentacin y apertura de proposiciones y el acto de fallo, slo se realizarn a travs de
COMPRAMEX y sin la presencia de los licitantes en dichos actos, y
c) Mixta, en la cual los licitantes, a su eleccin, podrn participar en forma presencial o electrnica en
la o las juntas de aclaraciones, el acto de presentacin y apertura de proposiciones y el acto de
fallo.

5.4 La elaboracin del Documento de la Convocatoria a la Licitacin Pblica.

La elaboracin de la Convocatoria, es la elaboracin de un documento sencillo, el cual, se desarrolla paso a
paso, siguiendo los lineamientos sealados ms adelante.
Cuando se tengan dudas de cmo elaborar una Convocatoria de licitacin, se recomienda consultar las
Convocatorias que se publican en el sistema COMPRAMEX, asesorarse con el departamento jurdico de la
dependencia o entidad de que se trate.
Deberemos de contar con la solicitud del procedimiento de contratacin, por parte del rea usuaria,
adjuntando al mismo, la suficiencia presupuestal, llamada en algunos casos "requisicin", en donde se
har constar la no existencia o el nivel de inventario de los bienes de las mismas caractersticas que se
pretenda adquirir o arrendar, justificando la insuficiencia del nivel de inventario.
As mismo, deber adjuntar a dicha solicitud, el documento, llamado Anexo Tcnico, en donde estn
contenidos sus requerimientos tcnicos, con las caractersticas especficas de los bienes, o servicios que se
vayan a contratar, modelo de contrato, investigacin de mercado y en su caso, oficio de origen de los
bienes.
El Anexo Tcnico, es el alma de los procedimientos de licitaciones, y es la parte ms importante y
cuestionada por los licitantes, por lo que la elaboracin de dicho documento debe hacerlo personal que
est involucrado y que conozca los requerimientos de los bienes o servicios a contratar, y que tenga los
45

conocimientos tcnicos suficientes para estar en posibilidad de dar respuesta a las preguntas que se
presenten en el evento correspondiente al acto de junta de aclaraciones del proceso de licitacin. Adems,
en ese personal, recae la responsabilidad de realizar las evaluaciones tcnicas.
Y lo obligado, en todos los procedimientos de contratacin, la Investigacin de mercado, el cual es la
verificacin de la existencia de bienes, arrendamientos o servicios, de proveedores a nivel nacional o
internacional y del precio estimado basado en la informacin que se obtenga en la propia dependencia o
entidad, de organismos pblicos o privados, de fabricantes de bienes o prestadores del servicio, o una
combinacin de dichas fuentes de informacin.
Con los elementos anteriores, la Direccin de Recursos Materiales o el rea designada para elaborar la
Convocatoria en coordinacin con la Direccin Jurdica, desarrollaran el proyecto de la misma, la cual debe
ser difundida a travs de COMPRAMEX y en su pgina de Internet, durante 15 das hbiles contados a
partir de la fecha de publicacin de la convocatoria6

Testigos Sociales

En los procedimientos de licitacin pblica cuyo monto rebase

el equivalente a dos millones de salario mnimo general
vigente en la Capital del Estado y en aquellos casos en los que
el rea solicitante as lo determine por su complejidad o
impacto que tenga en sus programas sustantivos, ser
obligatoria la participacin de testigos sociales, en trminos
del Ttulo Dcimo del Libro Primero del Cdigo Administrativo
del Estado de Mxico.
(Artculo 69 del Reglamento de la Ley de
ContratacinPblica del Estado de Mxico y municipios)

Artculo 68 Fraccin I. del Reglamento de la Ley de Contratacin Pblica del Estado de Mxico y Municipios.

46

La Convocatoria se pondr a disposicin de los interesados, tanto en el domicilio sealado por la

Convocante as como en el sistema COMPRAMEX y contendrn, en lo aplicable, lo siguiente:
Artculo 337.- Las convocatorias podrn referirse a la celebracin de una o ms licitaciones pblicas; se
publicarn por una sola vez, cuando menos en uno de los diarios de mayor circulacin en la capital del
Estado y en uno de los diarios de mayor circulacin nacional, as como a travs del COMPRAMEX, y
contendrn:
I. El nombre de la convocante.
II. La descripcin genrica de los bienes o servicios objeto de la licitacin, as como la descripcin
especifica de por los menos cinco partidas o conceptos de mayor monto, de ser el caso.
III. La indicacin de si la licitacin es nacional o internacional, as como que las propuestas deber
presentarse en idioma espaol.
IV. El origen de los recursos.
V. El lugar y plazo de entrega, as como las condiciones de pago.
VI. La indicacin de los lugares, fechas, horarios y medios electrnicos en que los interesados podrn
obtener las bases de licitacin y, en su caso, el costo, forma de pago y si la licitacin ser presencial,
electrnica o mixta.
VII. La fecha, hora y lugar de la o las juntas aclaratorias, en su caso.
VIII. La fecha, hora y lugar de celebracin del acto de presentacin, apertura y evaluacin de propuestas,
dictamen y fallo.
IX. En el caso de contratos abiertos, las cantidades y plazos mnimos y mximos.
X. La indicacin de las personas que estn impedidas a participar, conforme a las disposiciones de esta Ley.
XI. La garanta que deber otorgarse para asegurar la seriedad de la postura, tratndose de subasta.
XII. En su caso, la garanta de defectos o vicios ocultos de los bienes segn lo determine la convocante,
debiendo justificar dicho requisito.
XIII. Los criterios especficos que se utilizarn para la evaluacin de las propuestas y adjudicacin de los
contratos.
XIV. La justificacin para no aceptar proposiciones conjuntas.
XV. Los dems requisitos generales que debern cumplir los interesados, segn las caractersticas y
magnitud de los bienes y servicios.
En la convocatoria deber especificarse si en la licitacin aplicar la modalidad de subasta inversa.
La Secretara de la Contralora har pblica la informacin referente a los procedimientos de adquisicin, a
travs de su portal de internet.

Ley De Contratacin Pblica del Estado de Mxico y Municipios.

47

Para la participacin, adjudicacin o contratacin de adquisiciones, arrendamientos o servicios no se

podrn establecer requisitos que tengan por objeto o efecto limitar el proceso de competencia y libre
concurrencia. En ningn caso se debern establecer requisitos o condiciones imposibles de cumplir.

5.5. La Junta de Aclaraciones.

El acto de junta de aclaraciones debe servir para que se resuelvan en forma clara y precisa las dudas y
planteamientos de los licitantes relacionados con los aspectos contenidos en la Convocatoria, por lo que
es importante que, aun cuando no existan dudas, se asista a la misma. El no asistir a esta Junta puede
derivar que al preparar las propuestas, dejemos alguna condicin o requisito que se haya establecido en
esa reunin y haya quedado asentado en el acta resultante de la junta de aclaraciones, lo que dara pie a
que desecharan nuestra propuesta tcnica o econmica, por no haber acatado el requisito que se
estableca en esa acta.
Los licitantes que pretendan solicitar aclaraciones, debern presentar un escrito en el que expresen
su inters en participar en la licitacin.
Los licitantes pueden solicitar aclaraciones por escrito, a ms tardar, veinticuatro horas antes de la fecha y
hora en que se vaya a realizar dicha junta.
Los cuestionamientos formulados por los interesados y las respuestas derivadas de la junta de
aclaraciones, constarn en el acta que al efecto se levante de cada junta, la que contendr la firma de los
asistentes.
Como orientacin, se muestra un Modelo de Acta de Junta de Aclaraciones:

48

Modelo de Acta de Junta de Aclaraciones

En la ciudad de (Localidad), siendo las ____ horas, del (Da) del (Mes) de 20__, en (Lugar),
ubicada en: ______________________; se reunieron los servidores pblicos y personas cuyos
nombres y firmas aparecen al final de la presente Acta, con objeto de llevar a cabo la (Primera,
segunda, etc) junta de aclaraciones a la Convocatoria a la licitacin indicada al rubro, de acuerdo
a lo previsto en los artculos 68; Fraccin V; 75, 76, 77, 78 y 79 del Reglamento de la Ley de
Contratacin Pblica del Estado de Mxico y Municipios, as como del (los) numerale(es) ___ de
la Convocatoria a la licitacin.
Este evento fue presidido por (Indicar el nombre del Servidor Pblico) de (La Convocante), quien
al inicio de esta junta, comunic a los asistentes que de conformidad con el artculo 75 del
Reglamento de la Ley de Contratacin Pblica del Estado de Mxico y Municipios, solamente se
atendern las solicitudes de aclaracin de las personas que se recibieron con 24 horas de
anticipacin de la fecha de inicio de esta junta, as mismo que hayan presentado un escrito en el
que expresen su inters en participar en la licitacin, por si o en representacin de un tercero,
manifestando en todos los casos los datos generales del interesado y, en su caso, del
representante, en caso contrario, se les permitir su asistencia sin poder formular preguntas.
Se recibieron las solicitudes de aclaracin a la Convocatoria a la licitacin de las siguientes
personas, quienes acreditaron la presentacin del escrito referido en el prrafo anterior y las
preguntas en tiempo.

Asimismo, se procedi a verificar si alguna persona haba depositado solicitudes de aclaraciones

a la Convocatoria a la licitacin a travs del sistema de COMPRAMEX, mismo que reporto lo
siguiente:
(ej.) "No existen preguntas para esta licitacin en el servidor de COMPRAMEX

Nota: de considerarse pertinente y como evidencia de lo anterior, se podr indicar que se anexa
copia de la impresin de la pantalla del sistema COMPRAMEX
49

Nota: El siguiente prrafo aplicar tratndose de personas que no acreditaron que las solicitudes
de aclaracin se recibieron con 24 horas de anticipacin de la fecha de inicio de esta junta, as
mismo cuando no hayan presentado en este acto, un escrito en el que expresen su inters en
participar en la licitacin.
Las solicitudes de aclaracin a la Convocatoria presentada por _____________, no fueron
aceptadas en virtud de que no acredit en este acto, haber presentado sus preguntas con 24
horas de anticipacin, a la hora sealada para inicio a este Acto y/o no presento un escrito en el
que expresar su inters en participar en la licitacin. Lo anterior, con fundamento en el artculo
75 del Reglamento de la Ley de Contratacin Pblica del Estado de Mxico y Municipios; as
como en(los) numeral(es) ____, de la Convocatoria a la licitacin.

Nota: El siguiente rengln aplicar en aquellas notas o aclaraciones a la Convocatoria a la

licitacin que pretenda realizar la Convocante, previo a la recepcin de las solicitudes de
aclaracin, y podr insertarse opcionalmente enseguida de las preguntas y respuestas de los
licitantes.
La Convocante realiz las siguientes Aclaraciones a la Convocatoria de licitacin:
1.- ____________________________________.
2.- ____________________________________.
Acto seguido, se procedi a la lectura de los cuestionamientos o solicitudes de aclaracin a la
Convocatoria a la licitacin presentadas por los interesados, como se indica a continuacin:
Preguntas efectuadas por (Nombre del licitante):
1.- _____________________________________
2.- _____________________________________
Nota: Cuando la Convocante determine que por el volumen y complejidad de los
cuestionamientos, requiera de un tiempo mayor para otorgar las respuestas, en sustitucin de
este prrafo, utilizar el siguiente:

50

Acto seguido, se procedi a la lectura de los cuestionamientos o solicitudes de aclaracin a la

Convocatoria a la licitacin presentadas por los interesados, las cuales se anexan a la presente
Acta y sern atendidas en una (segunda, tercera, etc.) junta de aclaraciones a la Convocatoria a
la licitacin, que se llevar a cabo a las ___ horas del da ___ del mes ___ del ao 20__, en
(Lugar), de conformidad con el artculo77 del Reglamento de la Ley de Contratacin Pblica del
eStado de Mxico y Municipios.
Acto seguido, se procedi a la lectura de los cuestionamientos o solicitudes de aclaracin a la
Convocatoria a la licitacin presentadas por los interesados, as como la respuesta otorgada por
la Convocante, como se indica a continuacin:
Preguntas efectuadas por (Nombre del licitante):
1.___________________________________________
Respuesta.-___________________________________.
2.___________________________________________
Respuesta.-___________________________________.
(Cuando aplique)
Las preguntas de carcter tcnico fueron solventadas por: (nombre(s) del representante(s) del
rea usuaria)
(Cuando aplique)
Las preguntas de carcter administrativo, fueron solventadas por (nombre(s) del representante(s)
del rea administrativa_________________________________
De conformidad con el artculo 77 del Reglamento de la Ley de Contratacin Pblica del Estado
de Mxico y Municipios, esta Acta forma parte integrante de la Convocatoria de licitacin
.
Finalmente se recuerda que el acto de presentacin y apertura de proposiciones se llevar a
cabo el da__ de__ de 20__, en (Lugar), siendo un acto formal que dar inicio puntualmente.
Despus de dar lectura a la presente Acta, se consult a los licitantes si las respuestas a sus
cuestionamientos fueron otorgadas con claridad y precisin, quienes respondieron
afirmativamente y manifestaron no tener ms dudas o cuestionamientos que hacer a la
Convocatoria a la licitacin, as como ninguna objecin respecto de este acto, por lo que se dio
por terminada esta (primera o segunda, ltima) junta, siendo las ___ horas, del da___-, del mes
___ del ao 20__.
Esta Acta consta de __ hojas, firmando para los efectos legales y de conformidad los asistentes a
este evento, quienes reciben copia de la misma.

Nota: En caso de actas ulteriores a la primera junta de aclaraciones

Despus de dar lectura a la presenta Acta, se dio por terminada esta junta siendo las __ horas,
del da___, del mes ___ del ao 20__.

51

Esta Acta consta de ___ hojas, y ___ hojas de preguntas entregadas por los licitantes, firmando
para los efectos legales y de conformidad los asistentes a este evento, quienes reciben copia de
la misma.

Nota: Tratndose de actas ulteriores a la primera reunin de aclaracin de dudas, el presente

modelo tendr que ajustarse en las partes conducentes.

52

5.6. La Presentacin y Apertura de proposiciones.

La entrega de proposiciones se har en sobre cerrado por separado que contendr las propuestas tcnica
y econmica, as como los dems documentos requeridos en las bases de licitacin.
El acto se llevar a cabo conforme a lo siguiente8:
El acto de presentacin y apertura de propuestas, tendr el siguiente orden:
a) Declaratoria de inicio del acto;
b) Lectura del registro de asistencia al acto;
c) Declaratoria de asistencia del nmero de licitantes;
d) Presentacin de propuestas tcnicas y econmicas;
e) Apertura de propuestas tcnicas;
f) Revisin cuantitativa de propuestas tcnicas;
g) Declaratoria de aceptacin o desechamiento de propuestas tcnicas;
h) Apertura de propuestas econmicas;
i) Revisin cuantitativa de las propuestas econmicas;
j) Declaratoria de aceptacin o desechamiento de las propuestas econmicas;
k) Lugar, fecha y hora para el procedimiento de contraoferta; o en su caso, para la subasta inversa
electrnica; y
l) Lugar, fecha y hora para la comunicacin del fallo.
Los actos referidos en los incisos anteriores debern documentarse en el acta correspondiente y
publicarse en el sistema COMPRAMEX.

A partir de la hora sealada para el inicio del acto de presentacin y apertura de proposiciones, no se
permitir el acceso a ningn licitante ni observador, y debern registrar a los asistentes. Todos los
licitantes presentes debern entregar en sobre cerrado sus proposiciones a quien presida el acto,
posteriormente se registrarn las que en su caso, se hayan recibido va electrnica. Concluido lo anterior,
la apertura de las proposiciones iniciar con las que fueron enviadas por medios electrnicos y
posteriormente con las presentadas en papel en el citado acto.
Al respecto es conveniente sugerirles a los licitantes y observadores en el acto de la junta de aclaraciones,
de la importancia que tiene el presentarse a registro 30 minutos antes de la hora programada para el acto
8

Artculo 82 del reglamento de la Ley de Contratacin Pblica del Estado de Mxico y Municipios.

53

de presentacin y apertura, ya que cotidianamente, a muchos licitantes no se les permite entrar al lugar
del acto, por llegar tarde.

Modelo de Acta de Presentacin y Apertura de Proposiciones

En la ciudad de (Localidad), siendo las ____ horas, del (Da) del (Mes) de 20__, en (Lugar),
ubicada en: ______________________; se reunieron los servidores pblicos y personas cuyos
nombres y firmas aparecen al final de la presente Acta, con objeto de celebrar, de conformidad
con los artculos xxxxx de la Ley de Contratacin Pblica del Estado de Mxico y XXXXX del
Reglamento, y lo previsto en el (los) numeral(es) ___ de la Convocatoria a la licitacin, mismo
que fue presidido por (Indicar el nombre del Servidor Pblico) de (La Convocante).
Los sobres de las proposiciones presentadas por escrito en este acto, y la manifestacin escrita
bajo protesta de decir verdad, que cuenta con facultades suficientes para comprometerse por s o
por su representada, por los siguientes licitantes, se recibieron conforme a lo establecido en la
Convocatoria a la licitacin pblica.

No.

Nombre o Razn social de los licitantes que presentaron

en papel sus proposiciones en este acto:

1
2

Posteriormente se procedi a verificar el envo de proposiciones por medios remotos

de comunicacin electrnica COMPRAMEX, reportando el sistema lo siguiente:

Nota: En caso de recibirse proposiciones por este medio, se permite la apertura de

propuestas recibidas en el acto en tanto se imprimen las que se presentaron va electrnica.

54

No.

Nombre o Razn social de los licitantes que presentaron

electrnicamente sus proposiciones (COMPRAMEX):

1
2
(Cuando aplique): No se recibieron propuestas por este medio.

Nota: de considerarse pertinente y como evidencia de lo anterior, se podr indica que se anexa
copia de la impresin de la pantalla del sistema COMPRAMEX
Primeramente se procedi a la apertura de las proposiciones recibidas en tiempo y forma por
medios remotos de comunicacin, va COMPRAMEX, e inmediatamente despus, se llev a cabo
la apertura de las que se recibieron por escrito en este acto, procediendo a revisar de forma
cuantitativa la documentacin presentada sin entrar al anlisis detallado de su contenido. De
conformidad el artculo XXXXXXXX, de la Ley de XXXXXXXXX, se hace constar de la
documentacin presentada por cada licitante, resultando lo siguiente:

Acto seguido, y de conformidad con la fraccin XXXXXXX, y XXXXXX de la Ley de . Y

XXXXXXXXX de su Reglamento, se dio lectura a cada uno de los precios unitarios de las
proposiciones que se presentaron, as como a los importes totales de las mismas, cuyos montos
se consignan a continuacin:

Adecuar tabla conforme a necesidades de cada caso.

55

Con fundamento en el artculo XXXXXXX de la Ley de , y lo indicado en el numeral ___ de

la Convocatoria a la Licitacin, las propuestas se rubricaron por el (los siguientes) licitante
(nombre opcional) y el(los) servidor(es) pblico(s) representante(s) de (Organismo).

Nota: En caso de incurrirse en los supuestos del artculo 38, fracciones I y III de la Ley,
asentarse en el acta lo siguiente.
Con fundamento en el prrafo __ del artculo XXXX de la Ley de Contratacin Pblica del Estado
de Mxico y Municipios y XXXXXX de su Reglamento, y de acuerdo al numeral ___ de la
Convocatoria a la Licitacin, se declara desierta la (Licitacin, Partida), por (indicar el Motivo).
De conformidad con el artculo XXXXXXX de la Ley, se proceder a la evaluacin de las
proposiciones, utilizando el criterio indicado en la Convocatoria a la licitacin, y con fundamento
en el artculo XXXXXXX se emitir un fallo, el cual se dar a conocer a las ____ horas, del (Da)
del (Mes) de 20__, en (Lugar), ubicada en: ______________________, en junta pblica a la que
libremente podrn asistir los licitantes que hubieran presentado proposicin.
En trminos del artculo XXXXXX, se entregar una copia de esta Acta, al finalizar este acto y a
partir de esta fecha se fijar un ejemplar, en lugar visibles en (Indicar lugar, donde ser
proporcionada), por un trmino no menor de cinco das hbiles.
Asimismo, se difundir un ejemplar de esta Acta en COMPRAMEX para efectos de su
notificacin a los licitantes que no hayan asistido al este acto. Este procedimiento sustituye a la
notificacin personal.
(Cuando aplique)
De conformidad con el artculo XXXXXX de la Ley de , a este acto no asisti ningn
representante o persona que, sin haber acreditado la presentacin del escrito en el que expresen
su inters en participar en la licitacin, manifestara su inters de estar presente en el mismo.
(Cuando aplique)
Las siguientes personas manifestaron su inters en participar en este acto:
Despus de dar lectura a la presente Acta, se dio por terminado este acto de Presentacin y
Apertura de Propuestas, siendo las ___ horas, del da___-, del mes ___ del ao 20__.
Esta Acta consta de __ hojas, firmando para los efectos legales y de conformidad los asistentes a
este evento, quienes reciben copia de la misma.

56

5.7 El Fallo.
La convocante con base en el dictamen de adjudicacin del comit, emitir por escrito el fallo de
adjudicacin, el cual invariablemente deber publicarse en COMPRAMEX y deber contener como mnimo,
lo siguiente:
I. Nombre o clave de los licitantes o invitados cuyas propuestas tcnicas y econmicas fueron desechadas
o descalificadas, las razones y fundamento invocados para ello;
II. Nombre o clave de los licitantes o invitados cuyas propuestas tcnicas y econmicas fueron aprobadas;
III. Nombre o clave de los licitantes o invitados a quienes se adjudique el contrato, e identificacin de cada
una de las partidas o conceptos y montos asignados;

57

IV. Informacin para la suscripcin del contrato, presentacin de garantas, y en su caso, entrega de
anticipos, conforme a las bases; y
V. Comunicacin del fallo.
En los municipios, sus autoridades determinarn las formas de publicacin del fallo.

5.8. La Licitacin Desierta.

El artculo 41 de la Ley de Contratacin Pblica del Estado de Mxico y Municipios, que dependencias y
entidades proceder a declarar desierta una licitacin en los procedimientos que tramiten, cuando no
reciban propuesta alguna o las presentadas no renan los requisitos exigidos en las bases de licitacin.
Podr declararse desierta una licitacin parcialmente, cuando no se hubiese recibido propuesta alguna o
las presentadas no renan los requisitos, respecto de una o varias partidas o conceptos.

58

Leccin 6 Invitacin Restringida

El proceso de adquisicin por medio de la invitacin restringida en una

excepcin al

procedimiento de licitacin pblica,

mediante el cual los ayuntamientos adquieren bienes

muebles y contratan servicios, a travs de la invitacin a cuando menos a 3 personas.

Se desarrollar en los trminos de la licitacin pblica, a excepcin de la publicacin de convocatoria

pblica
Su realizacin, ser bajo la estricta responsabilidad de las dependencias, entidades, tribunales
administrativos y ayuntamientos.

Se llevar a cabo cuando:

Se haya declarado desierto un procedimiento de licitacin

Se pueden realizar cuando el importe de la operacin no exceda de los montos establecidos por el
Presupuesto de Egresos de la Federacin del Gobierno del Estado de Mxico del ejercicio
correspondiente.

Se podr invitar a personas que no se encuentren inscritas en el catlogo, cuando en el giro

correspondiente no exista el registro mnimo de personas requeridas para tal modalidad.

Indicar en las bases los aspectos de las adquisiciones o contratacin.

La Secretara de la Contralora y los rganos de Control Interno, en el mbito de su competencia,

vigilar que las dependencias, entidades, tribunales administrativos y los ayuntamientos no
fraccionen las operaciones para que las adquisiciones y contrataciones se realicen mediante
invitacin restringida

Muchos servidores pblicos llaman a este procedimiento, una licitacin pequea, y con razn, su
procedimiento es similar al de una licitacin pblica, salvo algunas excepciones:

No se requiere difundir el documento previo de la Convocatoria a la Invitacin a cuando menos tres

personas, pero si, se difundir la Invitacin en COMPRAMEX y en la pgina de Internet de la
Dependencia o Entidad.
59

Es optativa para la Convocante la realizacin del acto de junta de aclaraciones.

El acto de presentacin y apertura de proposiciones podr hacerse sin la presencia de los licitantes.

Se requiere que para llevar a cabo la adjudicacin, se deber contar con un mnimo de tres
proposiciones susceptibles de analizarse tcnicamente.

Los plazos para la presentacin de las proposiciones no podr ser inferior a cinco das naturales a
partir de que se entreg la ltima invitacin.

En el supuesto de que dos procedimientos de invitacin a cuando menos tres personas hayan sido
declarados desiertos, o bien uno slo cuando ste derive de una licitacin pblica declarada
desierta, el titular del rea responsable de la contratacin en la dependencia o entidad podr
adjudicar directamente el contrato, siempre que se mantengan los requisitos establecidos como
causas de desechamiento en el procedimiento anterior.

Como recomendacin, y con objeto de que no sean declarados estos procedimientos desiertos, se
debe de tomar en cuenta invitar al mayor nmero posible de proveedores. El hecho de limitarse a
nicamente a tres personas, da como resultado una gran cantidad de procesos declarados
desiertos.

Por todo lo dems, el procedimiento, que se lleva a cabo, es similar o igual al proceso de una
licitacin, por lo que se deben de seguir los mismos pasos,

Se debe tomar en consideracin que las empresas que sean invitadas a este procedimiento, deben de
contar con capacidad de respuesta inmediata, as como con los recursos tcnicos, financieros y dems que
sean necesarios y cuyas actividades comerciales o profesionales estn relacionadas con el objeto del
procedimiento.
En el caso de que dos procedimientos de Invitacin a cuando menos tres personas, sean declarados
desiertos, o bien uno solo cuando este derive de una licitacin pblica desierta, el titular del rea
responsable de la contratacin, podr adjudicar directamente el contrato, debiendo tener cuidado de que
no cambien las condiciones establecidas en la Convocatoria a la Invitacin.

60

Leccin 7 Adjudicacin directa

De acuerdo a los montos mximos de adjudicacin indicados en el Presupuesto de Egresos del Estado de
Mxico, y calculados por la dependencia o municipio, se pueden realizar adjudicaciones directas,
debindose contar con al menos tres cotizaciones con las mismas condiciones, que se hayan
obtenido en los treinta das previos al de la adjudicacin y consten en documento en el cual se
identifiquen indubitablemente al proveedor oferente.
Por adjudicacin Directa, entindase, el procedimientos de adquisicin en donde no es necesaria un
licitacin pblica o un procedimiento de invitacin a cuando menos tres personas, derivado de los montos
de actuacin, o en su caso, dictaminado por el Comit de Adquisiciones.
Para fomentar el desarrollo y la participacin de las empresas nacionales micro, pequeas y medianas, las
dependencias y entidades procuraran que las operaciones comprendidas en los supuestos de excepcin a
la licitacin pblica, sean adjudicadas a ellas cuando menos el cincuenta por ciento del valor de los
contratos.

Las dependencias, entidades, tribunales administrativos y ayuntamientos, con el auxilio de sus respectivos
comits de adquisiciones, debern comprobar que las adjudicaciones directas que realicen, se encuentran
en alguno de los supuestos normativos previstos en la Ley de Contratacin Pblica del Estado de Mxico y
Municipios y su reglamento, con base a lo siguiente:

Cuando solo pueda realizarse con una determinada persona, por tratarse de obras de arte
titularidad de patentes, registro de marcas especficas, derechos de autor u otros derechos
exclusivos.

Se trata de servicios que requieran de experiencia, tcnicas o equipos especiales que solamente
puedan ser presentados por una sola persona.

Se trate de bienes usados o de caractersticas especiales, que solamente puedan ser suministrados
por una sola persona.

Se trate de urgencia, por estar en riesgo el orden social, la salubridad, la seguridad pblica o el
ambiente, de alguna zona o regin del Estado
61

Se puedan paralizar los servicios pblicos

Se trate de programas o acciones de apoyo a la poblacin para atender necesidades apremiantes, o
concurra alguna causa similar de inters pblico.

Existan circunstancias que puedan provocar prdidas o costos adicionales importantes al erario.

Pueda comprometerse informacin de naturaleza confidencial para el Estado o municipios

Por razones de seguridad pblica

Existan circunstancias extra ordinarias o imprevisibles derivadas de riesgo o desastre, limitando en

estos casos la contratacin o lo estrictamente necesario para enfrentar tal eventualidad

Se hubiere rescindido un contrato por causas imputables al proveedor

Cuando la persona ganadora de una licitacin no concurra a la suscripcin del contrato dentro del
plazo establecido en la Ley de Contratacin Pblica del Estado de Mxico y Municipios,, siempre y
cuando el precio no sea superior al diez por ciento respecto a la propuesta ganadora

Cuando se hubiere declarado desierto un procedimiento de invitacin restringida

Cuando el importe de la operacin no rebase los montos establecidos en el presupuesto de Egresos

del Gobierno del Estado del ejercicio correspondiente

7.1 Funciones del Comit en la adjudicacin directa:

El Dictamen por parte del Comit, salvo cuando se aseguren condiciones financieras que permitan
al Estado o municipios cumplir con la obligacin de pago de manera diferida, sin que ello implique
un costo financiero adicional o que habindolo, sea inferior al del mercado

Invitar a personas que garanticen las mejores condiciones en cuanto a precio, calidad,
financiamiento, oportunidad y dems circunstancias pertinentes

Elaborar la invitacin considerando como mnimo, la descripcin y cantidad de los bienes o

servicios requeridos, lugar y plazo de entrega y forma de pago
62

Sealar en la invitacin el da, hora y lugar en que tendr verificativo el acto de presentacin y
apertura de ofertas

Ser responsabilidad del comit llevar a cabo la presentacin, apertura y evaluacin de

propuestas, y de emitir el dictamen que servir de base para el fallo de adjudicacin

Corresponde a la convocante emitir el fallo, quien lo har del conocimiento de los licitantes

Presentar al comit solicitud para el procedimiento de excepcin

Solicitar al comit el dictamen de procedencia del procedimiento

El titular de la unidad administrativa interesada en la adquisicin de los bienes, arrendamientos o

la contratacin de servicios, deber formular el oficio justificatorio que demuestre la conveniencia
de llevar a cabo la adjudicacin directa

Cuando se trate de operaciones consolidadas, el oficio justificatorio deber expedirse por el

coordinador administrativo o equivalente de la dependencia que requiera la adquisicin de los
bienes o la contratacin de servicios o arrendamientos de bienes muebles

7.3 El Pedido y/o Contrato

Derivado del fallo emitido en una licitacin pblica, en una Invitacin a cuando menos tres personas, o a
travs de una adjudicacin directa, se deriva la formalizacin del compromiso en el cual se definan las
obligaciones recprocas por las partes, lo que se refleja en un documento denominado Contrato y/o
Pedido.
Dentro del documento de la Convocatoria a la Licitacin Pblica o de Invitacin a cuando menos tres
personas, debe incluirse el modelo de Contrato, el que debe contener las obligaciones que se sealan en la
Convocatoria y en las Actas de las Juntas de Aclaraciones.
La ley seala, los conceptos que deben contener, y seala que las estipulaciones que se establezcan en el
contrato no debern modificar las condiciones previstas en las convocatorias a las licitaciones y sus juntas
de aclaraciones.

63

A su vez la Ley, seala que los actos, contratos y convenios que las dependencias y entidades realicen o
celebren en contravencin a lo dispuesto por la Ley, sern nulos previa determinacin de la autoridad
competente.
Las dependencias y entidades se abstendrn de hacer modificaciones que se refieran a precios, anticipos,
pagos progresivos, especificaciones y, en general, cualquier cambio que implique otorgar condiciones ms
ventajosas a un proveedor comparadas con las establecidas originalmente.
Sin embargo, el mismo artculo, seala que las dependencias y entidades podrn, dentro de su
presupuesto aprobado y disponible, bajo su responsabilidad y por razones fundadas y explicitas, acordar el
incremento del monto del contrato o de la cantidad de bienes, arrendamientos o servicios solicitados,
mediante modificaciones a sus contratos vigentes, siempre que las modificaciones no rebasen, en
conjunto, el veinte por ciento del monto o cantidad de los conceptos o volmenes establecidos
originalmente, y el precio sea igual al pactado originalmente.
As mismo, cuando los proveedores demuestren la existencia de causas justificadas que les impida cumplir
con la entrega total de los bienes conforme a las cantidades pactadas en los contratos, las dependencias y
entidades pueden modificar el contrato, siempre y cuando la cancelacin no rebase el diez por ciento del
importe total del mismo.
Cualquier modificacin a los contratos deber formalizarse por escrito por parte de las dependencias y
entidades, los instrumentos legales respectivos sern suscritos por el servidor pblico que lo haya hecho
en el contrato o quien lo sustituya o est facultado para ello.
Cuando los bienes, arrendamientos o servicios van a ser utilizados o prestados fuera del territorio
nacional, y se acredite previamente que el procedimiento de contratacin y los contratos no pueden
realizarse dentro del territorio nacional, se podrn contratar en el extranjero, rigindose por la legislacin
del lugar donde se formalice el acto, aplicando en lo procedente lo dispuesto por la ley.
An as, las dependencias y entidades, para acreditar la aplicacin de los principios dispuestos por la Ley,
tanto la justificacin de la seleccin del proveedor, como de los bienes, arrendamientos y servicios a
contratar y el precio de los mismos, segn las circunstancias que concurran en cada caso, deber
motivarse en criterios de economa, eficacia, eficiencia, imparcialidad, honradez y transparencia que
aseguren las mejores condiciones para el Estado, lo cual constar en un escrito firmado por el titular del
rea usuaria o requirente, y el dictamen de procedencia de la contratacin sea autorizado por el titular de
la dependencia o entidad, o aquel servidor pblico en quien ste delegue dicha funcin.

64

65

7.4 Contenido mnimo de los contratos.

I.-El nombre, denominacin o razn social de la dependencia o entidad Convocante;

II.-La indicacin del procedimiento conforme al cual se llev a cabo la adjudicacin del contrato;
III.-Los datos relativos a la autorizacin del presupuesto para cubrir el compromiso derivado del contrato;
IV.-Acreditacin de la existencia y personalidad del licitante adjudicado;
V.-La descripcin pormenorizada de los bienes, arrendamientos o servicios objeto del contrato adjudicado
a cada uno de los licitantes en el procedimiento, conforme a su proposicin;
VI.-El precio unitario y el importe total a pagar por los bienes, arrendamientos o servicios, o bien, la forma
en que se determinar el importe total;
VII. Precisin de si el precio es fijo o sujeto a ajustes y, en este ltimo caso, la frmula o condicin en que
se har y calcular el ajuste, determinando expresamente el o los indicadores o medios oficiales que se
utilizarn en dicha frmula;
VIII.-En el caso de arrendamiento, la indicacin de si ste es con o sin opcin a compra;
IX.-Los porcentajes de los anticipos que, en su caso, se otorgaran, los cuales no podrn exceder del
cincuenta por ciento del monto total del contrato;
X.-Porcentaje, nmero y fechas o plazo de las exhibiciones y amortizacin de los anticipos que se
otorguen;
XI.-Forma, trminos y porcentaje para garantizar los anticipos y el cumplimiento del contrato;
XII.-La fecha o plazo, lugar y condiciones de entrega;
XIII.-Moneda en que se cotiz y se efectuar el pago respectivo, el cual podr ser en pesos mexicanos o
moneda extranjera de acuerdo a la determinacin de la Convocante, de conformidad con la Ley Monetaria
de los Estados Unidos Mexicanos;
XIV.-Plazo y condiciones de pago del precio de los bienes, arrendamientos o servicios, sealando el
momento en que se haga exigible el mismo;
66

XV.-Los casos en que podrn otorgarse prrrogas para el cumplimiento de las obligaciones contractuales y
los requisitos que debern observarse;
XVI.-Las causales para la rescisin de los contratos, en los trminos previstos en la Ley;
XVII.-Las previsiones relativas a los trminos y condiciones a las que se sujetarn la devolucin y reposicin
de bienes por motivos de fallas de calidad o cumplimiento de especificaciones originalmente convenidas,
sin que las sustituciones impliquen su modificacin;
XVIII.-El sealamiento de las licencias, autorizaciones y permisos que conforme a otras disposiciones sea
necesario contar para la adquisicin o arrendamiento de bienes y prestacin de los servicios
correspondientes, cuando sean del conocimiento de la dependencia o entidad;
XIX.-Condiciones, trminos y procedimiento para la aplicacin de penas convencionales por atraso en la
entrega de los bienes, arrendamientos o servicios, por causas imputables a los proveedores;
XX.-La indicacin de que en caso de violaciones en materia de derechos inherentes a la propiedad
intelectual, la responsabilidad estar a cargo del licitante o proveedor segn sea el caso. Salvo que exista
impedimento, la estipulacin de que los derechos inherentes a la propiedad intelectual, que se deriven de
los servicios de consultoras, asesoras, estudios e investigaciones contratados, invariablemente se
constituirn a favor de la dependencia o de la entidad, segn corresponda, en trminos de las
disposiciones legales aplicables;
XXI.-Los procedimientos para resolucin de controversias, distintos al procedimiento de conciliacin
previsto en la Ley, y
XXII.-Los dems aspectos y requisitos previstos en la convocatoria a la licitacin e invitaciones a cuando
menos tres personas, as como los relativos al tipo de contrato de que se trate.
Para los efectos de la Ley, la convocatoria a la licitacin, el contrato y sus anexos son los instrumentos que
vinculan a las partes en sus derechos y obligaciones. Las estipulaciones que se establezcan en el contrato
no debern modificar las condiciones previstas en la convocatoria a la licitacin y sus juntas de
aclaraciones; en caso de discrepancia, prevalecer lo estipulado en stas.

67

7.5. Contratos abiertos.

Las dependencias y entidades podrn celebrar contratos abiertos para adquirir bienes, arrendamientos o
servicios que requieran de manera reiterada conforme a lo siguiente:
I.-Se establecer la cantidad mnima y mxima de los bienes, arrendamientos o servicios a contratar; o
bien, el presupuesto mnimo y mximo que podr ejercerse. La cantidad o presupuesto mnimo no podr
ser inferior al cuarenta por ciento de la cantidad o presupuesto mximo.
En casos de bienes que se fabriquen en forma exclusiva para las dependencias y entidades, la cantidad o
presupuesto mnimo que se requiera no podr ser inferior al ochenta por ciento de la cantidad o
presupuesto mximo que se establezca.
Se entender por bienes de fabricacin exclusiva, los que requieren un proceso de fabricacin especial
determinado por la dependencia o entidad.
No se podrn establecer plazos de entrega en los cuales no sea factible producir los bienes, y
II.-Se har una descripcin completa de los bienes, arrendamientos o servicios con sus correspondientes
precios unitarios;
Las dependencias y entidades con la aceptacin del proveedor podrn realizar modificaciones a los
contratos o pedidos hasta en un veinte por ciento de la cantidad o presupuesto mximo de alguna partida
originalmente pactada, utilizando para su pago el presupuesto de otra u otras partidas previstas en el
propio contrato, siempre que no resulte un incremento en el monto mximo total del contrato.

68

Leccin 8 Subasta Inversa Electrnica

La subasta inversa electrnica es una modalidad bajo la cual pueden desahogarse los procedimientos de
adquisicin de bienes y contratacin de servicios en los casos previstos por la presente Le y, en las
condiciones ms favorables para el Estado.
La modalidad de subasta inversa electrnica slo ser aplicable para los procedimientos de adquisicin de
aquellos bienes y servicios que se encuentren inscritos en el catlogo de bienes y servicios especficos a
que se refiere el segundo prrafo del artculo 20 de la Ley de Contratacin Pblica del Estado de Mxico y
Municipios.
La subasta dar inicio en la fecha y hora sealadas en las bases o la invitacin y se realizar en presencia
de un representante del comit de adquisiciones y servicios. Una vez iniciada, los postores inscritos podrn
enviar sus ofertas de descuentos, con base en el procedimiento que determine el Reglamento.
Mediante la presentacin de estas ofertas subsecuentes de descuentos, se realizar la adjudicacin al
postor que presente la oferta ms ventajosa. Los postores no podrn modificar las especificaciones
originalmente contenidas en su propuesta tcnica.

Este tipo de subastas se conciben en COMPRAMEX, como procesos de contratacin en los cuales los
proveedores, pueden presentar en forma electrnica sus propuestas tcnicas y econmicas.

Qu es la Subasta Electrnica Inversa?

Subasta Electrnica Inversa es un procedimiento opcional, contratacin por medio de la cual, desaparece
la relacin personal entre proveedores y Gobierno del Estado, para convertirla en una adjudicacin virtual
a travs de medios electrnicos, que se formaliza con el contrato correspondiente. Se denomina subasta el
lapso de electrnica inversa porque a diferencia del sistema tradicional, los proveedores tienen la
posibilidad de ofertar diferentes precios al lapso de duracin mnima establecida para este
procedimiento, adjudicndose el contrato al precio ms bajo o a la oferta ms ventajosa econmicamente.
Mediante la Subasta Electrnica Inversa, el Gobierno del Estado promueve la competencia, la eficiencia y
el acceso de la sociedad a la informacin pblica a travs del uso estratgico de las tecnologas de
informacin.
Asimismo promueve la Transparencia porque tanto los ciudadanos como los proveedores podrn observar
va Internet las sesiones completas de las subastas en proceso y las concluidas. Lo cual permitir a los

69

proveedores conocer las ofertas de la competencia para mejorar sus propias ofertas, y al mismo tiempo
constituye una manera ms de poner al ciudadano al tanto de los gastos que realiza su gobierno.
Cul es su base legal?
La Subasta Electrnica Inversa se encuentra establecida en la Seccin Sexta de la Ley de Contratacin
Pblica del Estado de Mxico y Municipios.

Cmo es el procedimiento para las subastas?

1 Existe un catlogo (mismo que se expone ms abajo) en donde se enumeran los
artculos y servicios especficos que son susceptibles de adquirirse por medio de
subasta electrnica. Este catlogo se integra, revisa y actualiza sistemticamente, y
est publicado en internet.
2 Se publica una convocatoria en el sitio de subastas electrnicas inversas y en el
Peridico Oficial del Estado, en donde se detalla, segn el catlogo anterior, cul es el
bien o servicio que se desea adquirir, el costo de las bases, as como la fecha y hora de
apertura de la subasta, los requisitos para la entrega del bien o servicio, y los trminos
de pago, entre otros lineamientos, requisitos y condiciones.
3 Los proveedores que deseen participar, por medio de la Direccin de Adquisiciones y
Servicios Generales de la Subsecretara de Administracin, debern llenar solicitud y
firmar contrato para participar por medios remotos de comunicacin electrnica.
4 A partir de la publicacin de la convocatoria, y hasta 48 horas antes del inicio de la
subasta, los proveedores pueden aclarar sus dudas a travs de un foro, pblico y
electrnico, dedicado a este fin. Reciben respuesta dentro de las siguientes 48 horas.
5 Inicia la subasta electrnica inversa, y los proveedores autorizados publican sus
ofertas a la baja.
6 Cualquiera que lo desee puede observar toda la sesin de subasta, excepto los datos
de identificacin personal de los proveedores.
7 Se cierra la sesin, y se elige a quien ofreci el precio ms bajo o la oferta ms
ventajosa econmicamente.
8 Se publica la resolucin.

70

Ejemplo de un Catlogo para Subasta Inversa Electrnica.

Adquisicin de bienes
Papelera
Artculos de oficina
Equipo de cmputo, perifricos, software, consumibles, servidores, etc.
Productos de limpieza
Artculos de ferretera, material elctrico, plomera y pintura
Materiales para imprenta de Gobierno del Estado
Determinados equipos de seguridad: detectores garret, arcos detectores tneles de inspeccin
Impresos, lonas y pendones
Equipo y materiales contra incendio
Accesorios, lubricantes y aditivos para vehculos
Abarrotes y comestibles
Medicamento para consumo humano
Alimento y medicamento para animales
Reactivos y materiales para criminalstica y servicios periciales
Electrodomsticos: estufas, refrigeradores, cafeteras, hornos de microondas, etc.
Banderas y astabanderas
Libros de editorial impreso y electrnico
Artculos promocionales: gorras, camisetas, llaveros
Mobiliario de oficina
Insumos programa control de la rabia
Uniformes
Materiales de construccin
Paquetes escolares
Mquinas y herramientas
Equipo de ingeniera electrnica y control
Equipo neumtico e hidralico
Mecanismos y materiales robticos
Equipo de audio y video
Materiales para infraestructura hidralica
Sustancias y productos qumicos
Adquisicin de equipo de transporte
Artculos Educativos: materiales didcticos, juegos de destreza y motricidad
Equipo de laboratorio
Placas para vehculos de transporte terrestre
Aros de rueda para transporte colectivo
Contratacin de servicios
Servicios de fumigacin
Impermeabilizaciones de inmuebles
Equipamiento policiaco de vehculos
Conmutadores, Redes de Voz y Datos.
Suministro, Instalacin y Configuracin de Servidores
Circuitos cerrados de televisin
Renta de equipo de audio y video

71

Renta de transportes colectivo

Servicios de vigilancia
Servicio de recoleccin de basura
Servicios de limpieza
Renta de toldos, mesas, sillas para eventos
Suministro e instalacin de climas
Mantenimiento preventivo de subestaciones elctricas
Plizas de seguros
Vales de combustible
Vales de despensa
Boletos y logstica para transportacin area y terrestre
Renta de maquinaria pesada y equipo de transporte
Servicio Integral Proyecto Enlace Intermedia
Servicio de administracin de personal
Servicio de mantenimiento preventivo y correctivo a bienes informticos
Sistemas de control de acceso
Suministro e instalacin de barreras vehiculares
Sistema de control computarizado para la administracin y cobro de peaje
Suministro e instalacin de sujetadores de fijacin directa para vas
Suministro, sustitucin, instalacin e interconexin de cable de media tensin de 15kv
Suministro e instalacin de tapas de trinchera de viaducto

72

SESIN 3
Del Comit de Adquisiciones y servicios

73

Leccin 9. El comit de adquisiciones y su funcionamiento

Los comits son rganos colegiados con facultades de opinin, que tienen por objeto auxiliar a las dependencias, entidades y
ayuntamientos, en la preparacin y substanciacin de los procedimientos de adquisiciones, servicios, arrendamientos y
enajenaciones.
Los ayuntamientos integrarn y establecern:

Comit de adquisiciones
y servicios

Comits de arrendamientos,
adquisiciones de inmuebles
y enajenaciones.

9.1 La integracin del comit de adquisiciones y servicios:

Conforme al Reglamento de la Ley de Contratacin pblica del Estado de Mxico, el Comit de
Adquisiciones y servicios se integra por:
I.

En la Secretara, por el titular del rea encargada de operar el sistema de adquisiciones

de las dependencias del Poder Ejecutivo, y en los organismos auxiliares, tribunales
administrativos y municipios, por el titular de la unidad administrativa, quien fungir
como presidente;

74

II.
III.
IV.
V.
VI.

Un representante del rea financiera de la Secretara, entidad, tribunal administrativo o

municipio, con funcin de vocal;
Un representante de cada dependencia o unidad administrativa interesada en la
adquisicin de los bienes o contratacin del servicio, con funcin de vocal;
Un representante de la Consejera Jurdica o del rea jurdica respectiva o quien lleve a
cabo las funciones de esta naturaleza, con funcin de vocal;
Un representante del rgano de Control, con funcin de vocal; y
Un secretario ejecutivo, que ser designado por el presidente.

Los integrantes del comit tendrn derecho a voz y voto a excepcin de los indicados en las fracciones V y
VI, quienes slo participarn con voz, debiendo fundamentar y motivar el sentido de su opinin, a efecto
de que sea incluida en el acta correspondiente. En caso de empate, el presidente tendr voto de calidad.
A las sesiones del comit podr invitarse a cualquier persona cuya intervencin se considere necesaria por
el secretario ejecutivo, para aclarar aspectos tcnicos o administrativos relacionados con los asuntos
sometidos al comit.
Los integrantes del comit designarn por escrito a sus respectivos suplentes, y slo participarn en
ausencia del titular.
Los cargos de los integrantes del comit sern honorficos.

9.2. Funciones de los comits de adquisiciones y servicios:

I.

Expedir su manual de operacin;

II.

Analizar y evaluar las propuestas tcnicas y econmicas presentadas dentro del procedimiento de
adquisicin;

III.

Solicitar asesora tcnica cuando as se requiera, a las cmaras de comercio, de industria, de servicios o de las
confederaciones que las agrupan, colegios profesionales, instituciones de investigacin o entidades
similares;

IV.

Implementar acciones que considere necesarias para el mejoramiento del procedimiento de adquisicin;

V.

Emitir el dictamen de adjudicacin;

VI.

Crear subcomits y grupos de trabajo de orden administrativo y tcnico que considere necesarios para el
desarrollo de sus funciones; y

VII.

Las dems que sean necesarias para el cumplimiento de sus funciones.

75

9.3 Las sesiones del comit de adquisiciones

Sesiones
Ordinarias

(cada 2 meses)

Extraordinarias
(cuando se
requieran

Las sesiones del comit se desarrollarn de la siguiente forma:

I. Ordinarias, por lo menos cada dos meses, salvo que no existan asuntos por tratar;
II. Extraordinarias, cuando se requieran;
III. Se celebrarn cuando asista la mayora de los integrantes con derecho a voto;
IV. En ausencia del presidente o de su suplente, las sesiones no podrn llevarse a cabo;
V. Se realizarn previa convocatoria y conforme al orden del da enviado a los integrantes del comit. Sus
acuerdos se tomarn por mayora de votos o unanimidad. En caso de empate el presidente tendr voto de
calidad.
Los documentos correspondientes de cada sesin, se entregarn a los integrantes del comit
conjuntamente con el orden del da, con una anticipacin de al menos tres das para las ordinarias y un da
para las extraordinarias;
VI. En cada sesin del comit se levantar acta de la misma, se aprobar y firmar por los asistentes,
registrando los acuerdos tomados e indicando, en cada caso, el sentido de su voto;

76

VII. Los asuntos que se sometan a consideracin del comit debern presentarse en el formato que la
Secretara establezca para tal efecto, el cual invariablemente deber contener, como mnimo lo siguiente:
a) Resumen de la informacin del asunto que se somete a consideracin;
b) Justificacin y fundamentacin legal para llevar a cabo el procedimiento de arrendamiento, adquisicin
de inmuebles o enajenacin;
c) Relacin de la documentacin de los asuntos previstos en el orden del da, dentro de la cual deber
remitirse, en su caso, el oficio que acredite la suficiencia presupuestaria; y
d) Firma del formato por parte del Secretario Ejecutivo, quien ser responsable de la informacin
contenida en el mismo.
VIII. Una vez que el asunto a tratarse sea analizado y aprobado por el comit, el formato a que se refiere la
fraccin anterior deber ser firmado por cada integrante del mismo;
IX. Al trmino de cada sesin se levantar acta que ser firmada en ese momento por los integrantes del
comit que hubieran asistido a la sesin. En dicha acta se deber sealar el sentido del acuerdo tomado
por los integrantes y los comentarios fundados y motivados relevantes de cada caso. Los asesores y los
invitados firmarn el acta como constancia de su participacin;
X. Invariablemente se incluir en el orden del da un apartado correspondiente al seguimiento de los
acuerdos emitidos en las reuniones anteriores;
XII. En la primera sesin de cada ejercicio fiscal se presentar a consideracin del comit el calendario
oficial de sesiones ordinarias, y el volumen anual autorizado para arrendamientos y para la adquisicin de
bienes inmueble

La primera Sesin Ordinaria del Comit, debe realizarse en el mes de enero, consideramos que esta sesin
es de gran importancia y por lo mismo, sugerimos un formato del orden del da, el cual debern adecuarlo
a sus necesidades, pero considerar cada punto que aqu se seala.

77

9.4. Ejemplo de una orden del da del Comit de Adquisiciones:

COMIT DE ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS
ORDEN DEL DA
PRIMERASESIONORDINARIA
XX DE ENERO DE 2014

Lista de asistencia y declaracin de qurum.

Lectura y aprobacin, en su caso, del Orden del Da.
Lectura y aprobacin, en su caso, del acta de la Dcima segunda Sesin Ordinaria del Comit de
Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios celebrada el da xx de diciembre de 2013.
Seguimiento de Acuerdos.
Presentacin del formato del informe trimestral correspondiente a los meses octubre, noviembre y
diciembre de 2013.
Asuntos Generales.
En cumplimiento a lo establecido la Ley de Contratacin Pblica del Estado de Mxico y Municipio se
presenta el l formato correspondiente, el Acuse de recibo del Programa Anual de Adquisiciones,
Arrendamientos y Servicios del Ejercicio de 20__.(Si este es el caso y ya se subi a COMPRAMEX).
Designacin de Suplentes del Subcomit de Adquisiciones, Arrendamientos.
Presentacin del volumen Anual de Adquisiciones.
Presentacin de los Montos Mximos de actuacin.
Calendarios de Sesiones ordinarias.
De las directrices ya mencionadas en el oficio circular No. XXXXXXXXXXXXX, el cual seala en aquellas
dependencias, entidades o reas administrativas que no puedan cumplir con los niveles jerrquicos a que
hace referencia los incisos b) y d) anteriores, debern hacerle la consulta correspondiente.

78

DESAHOGO DE ACUERDOS
Desahogo de acuerdos del orden del da
1..

2..

3 Se adjunta calendario de sesiones del comit por el ejercicio d2014

4..

Siendo las _______ horas del da __________ se d por terminada la PRIMERA SESION ORDINARIA del
Comit de Adquisiciones y servicios, firmando al margen y al calce todos los que en ella intervinieron

Nombre y Cargo de los intervinientes

Firma

79

SESIN 4
Del padrn de proveedores municipales

80

Leccin 10. Requisitos para el registro de proveedor municipal (cdulas)

Es el documento
que contiene los
datos generales
del proveedor o
prestador de
servicios

Cdula

Artculo 299.- La cdula es el documento que contiene los datos generales del proveedor o prestador de
servicios, acreditando que ste cumple con todos los requisitos establecidos por la Secretara y permitir a
su titular participar en los actos adquisitivos o de contratacin de servicios, que realicen la Secretara, las
dependencias, organismos auxiliares y tribunales administrativos, con el beneficio de que con su
presentacin en original y copia para su cotejo, se sustituya a juicio de la Convocante, la exhibicin de los
documentos sealados en las fracciones I, II, III, IV, V y VI del artculo 32 del presente ordenamiento,
relacionados con su informacin administrativa, legal y financiera.
La Secretara expedir cdula a los proveedores de bienes y prestadores de servicios que renan los
requisitos para ello.

En el caso de los Municipios, se estar a lo que determinen sus autoridades.

Artculo 30.- Las dependencias, organismos auxiliares y tribunales administrativos debern canalizar a la
Secretara, a toda persona fsica o jurdica colectiva que externe ante ellas su inters de obtener la cdula.
Artculo 31.- La cdula tendr vigencia de un ao a partir de su expedicin.

Reglamento de la LCPEMyM

81

Artculo 32.-Para obtener la cdula, los interesados debern presentar solicitud en el formato que
establezca la Secretara y exhibir, en lo conducente, original o copia certificada y copia simple para su
cotejo, de los documentos siguientes:
I. Acta constitutiva y su ltima modificacin, tratndose de personas jurdicas colectivas; o acta de
nacimiento, tratndose de personas fsicas;
II. Cdula de Identificacin Fiscal e Inscripcin en el Registro Federal de Contribuyentes, que seale el
domicilio fiscal vigente, as como actividad preponderante al momento de la solicitud de registro;
III. Poder notarial suficiente de su representante legal;
IV. Identificacin oficial del propietario o del representante legal;
V. Declaracin fiscal anual del ejercicio inmediato anterior o estados financieros del ltimo ejercicio fiscal,
dictaminados por contador pblico registrado en trminos del Cdigo Fiscal de la Federacin;
VI. Estados financieros del mes inmediato anterior a la fecha de solicitud de inscripcin, acompaados de
la Cdula Profesional del Contador Pblico que los emite;
VII. Dos fotografas recientes tamao infantil a color, del propietario o representante legal; y
VIII. Carta compromiso de verificacin y actualizacin de documentos.
La Secretara verificar que el solicitante cumpla con los requisitos y se cerciorar que cuente con
capacidad jurdica y financiera, debiendo cumplir con las razones financieras de liquidez, solvencia y
endeudamiento.
Artculo 33.- La Secretara determinar y aprobar los instrumentos y formatos correspondientes para la
expedicin de las cdulas.
Artculo 34.- La cdula contendr como mnimo, los siguientes datos:
I. Nombre de la persona fsica o razn social de la persona jurdica colectiva;
II. Giro y/o subgiro comercial u objeto social;
III. Nmero de folio;
IV. Fotografa y firma del titular;
V. Nombre y firma del servidor pblico que autoriza;
VI. Lugar y fecha de expedicin;
VII. Vigencia; y
VIII. Sello de la unidad administrativa que expide dicha cdula.

82

Cdula
(art. 29 y
34)

Requisitos
(art. 32)

Registro en
el padrn de
proveedores

10.1. Ejemplo de un registro de Proveedores

83

84

Leccin 11. Integracin de expedientes de proveedores

Definicin de proveedor Persona fsica o jurdica que suministra productos o servicios.

11.1 Tipo de Proveedores;

a) Proveedor de Bienes;
Empresa o persona fsica, que se refiere a la internacionalizacin o elaboracin de algn producto, los
cuales tienen un costo econmico en el mercado, as mismo los suministradores de bienes tienen como
caracterstica principal de satisfacer una necesidad real del mercado.
Proveedor de Servicios;
Buscan responder las obligaciones del cliente, que por su particularidad principal de servicio es intangible,
es decir que no se pude tocar, pero as mismo el servicio est apoyado por bienes tangibles para lograr
dicha actividad.

b) Proveedor de Recursos;
Empresa o persona fsica, cuya finalidad es satisfacer las necesidades de la empresa de recursos del tipo
econmico. Como los son crditos, capital para la empresa, socios, etc.
Proveedor Interno;
Un proveedor est clasificado como interno si las mercancas que se estn entregando ya han sido
introducidas previamente. El procedimiento trata del trfico de mercancas en forma de pedido de
traslado o de entrega.

c) Proveedor Externo;
Lo ms comn es el de un proveedor externo que posee un conjunto exclusivo de mercancas en oferta.
Cuando se proponen las clausulas diferentes para algunas partes del surtido, el surtido puede dividirse en
surtidos parciales.

d) Proveedor servicios
Empresa o persona fsica, cuya actividad busca responder las necesidades del cliente, que por su
caracterstica principal de servicio es intangible, es decir que no se pude tocar, pero as mismo el servicio
eta apoyado por bienes tangibles para lograr dicha actividad. Ejemplo de proveedores de servicios:
Compaas telefnicas, de internet, transporte de mercancas y personal, servicios pblicos y para
estatales como luz, agua, as como servicios de entretenimiento, televisin, mantenimiento y otros. Es de
vital importancia para las empresas establecer relaciones comerciales con este tipo de proveedores ya que
una adecuada seleccin de estos, significara un beneficio en el funcionamiento y operacin de la empresa.

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e) Proveedor interno
Un proveedor est clasificado como interno si las mercancas que se estn entregando ya han sido
introducidas previamente en la gestin de stocks (es decir, si el proveedor que suministra las mercancas
es un centro). El sistema trata el movimiento de mercancas en forma de pedido de traslado o de entrega.

11.2 Eleccin de un proveedor e integracin del expediente

Una correcta eleccin debe estar precedida de 4 fases, que debes realizar con mucho cuidado siguiendo la
frmula que te explicamos a continuacin. Slo as te asegurars la mejor seleccin.

Busqueda de informacin

Solicitud de informacin

Evaluacin

Seleccin

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1. Bsqueda de informacin. Algunas de las fuentes de informacin que puedes utilizar para localizar
proveedores son las siguientes:
- Internet.

- Pginas amarillas.

- Prensa de informacin general

.
- Radio y televisin.
- Publicaciones especializadas en la actividad de la empresa.
- Publicaciones e informes de bancos y cajas de ahorro
.
- Ferias y exposiciones comerciales especializadas en el sector.
- Asociaciones empresariales y profesionales.
- Cmaras de comercio
.
- Bases de datos de organismos pblicos (ministerios, comunidades autnomas, ayuntamientos,
universidades, organismos oficiales, etctera).
- Informacin obtenida de empresas especializadas en gestin de bases de datos.
- Fuentes internas de la propia empresa, como especialistas y tcnicos en los productos

87

2. Solicitud de informacin. Adems de la informacin que consigas recabar a travs de los medios
mencionados anteriormente, debes realizar una solicitud de informacin. Esta accin es muy til para
establecer el primer contacto con los potenciales proveedores. Las formas ms frecuentes para desarrollar
esta fase son 3:

Visitas de representantes comerciales. Las entrevistas con los vendedores y representantes de los
fabricantes pueden constituir una de las fuentes ms valiosas de informacin. Se debe recibir a
tantos representantes de ventas como sea posible. Es indispensable el desarrollo de buenas
relaciones con los proveedores, las cuales se inician con una actitud amistosa, corts, y franca hacia
la persona del agente de ventas. sta es la fuente ms productiva, pues permite hablar
directamente, escuchar, preguntar caractersticas como precio, calidad, a qu otras empresas
surten, etctera.
Visitas a las empresas de los proveedores. En algunos casos, un representante del departamento
de compras podr visitar a un proveedor potencial con el fin de formarse una opinin mediante la
observacin directa, respecto al equipo y al personal del proveedor. Se considera una prctica sana
que tales visitas sean realizadas en equipo, junto con los expertos tcnicos y financieros, cuando se
desee efectuar una evaluacin ms completa de una empresa y sus productos.
Cartas de solicitud de informacin. Es conveniente que en las cartas que se enven o en la
negociacin los proveedores conozcan los criterios que se van a utilizar para evaluar sus ofertas.

3. Evaluacin. Esto implica el estudio exhaustivo de los posibles proveedores y su eliminacin sucesiva
basndose en los criterios de seleccin que se hayan elegido, hasta reducir la cantidad a unos pocos
proveedores. Con la informacin que recabes en el proceso de seleccin debes realizar el siguiente
trabajo:

Una ficha de cada proveedor, para formar un fichero de proveedores en el que se reflejarn las

caractersticas de los artculos que cada proveedor puede suministrar y las condiciones comerciales
que ofrece.
Un cuadro comparativo, en el que se reflejen las condiciones ofrecidas por todos los proveedores
en cuanto a calidad/precio, forma de pago, descuentos, plazo de entrega, etc., que sirva para
realizar un estudio comparativo con toda la informacin recabada.

88

4. Seleccin. Una vez elaborado un cuadro comparativo con las caractersticas de las ofertas de todos los
proveedores preseleccionados, se proceder a la eleccin del proveedor que ofrezca el producto y las
condiciones ms adecuadas a las necesidades de la empresa.
Para la seleccin de los proveedores se utilizan bsicamente criterios econmicos y de calidad, aunque se
puede utilizar una combinacin de ambos.

Criterios econmicos. La seleccin se realiza teniendo en cuenta el precio de los artculos, los

descuentos comerciales, el pago de los gastos ocasionados (transporte, embalajes, carga y

descarga, etc.), los descuentos por volumen de compra (rappels) y los plazos de pago.
Se elegir el proveedor cuyo precio final sea ms bajo. Lgicamente, cuando dos productos renan las
mismas condiciones econmicas, se elegir el de mayor calidad.

Criterios de calidad. Cuando a la hora de la seleccin el proveedor le conceda una gran importancia
a la calidad de los artculos, stos han de ser sometidos a un meticuloso estudio comparativo de
sus caractersticas tcnicas, analizar muestras, realizar pruebas, etctera.

De todos modos, recuerda que no siempre la oferta ms barata es la ms conveniente, puesto que
tambin se pueden considerar como parmetros de calidad aspectos no directamente relacionados con
los productos como, por ejemplo: servicio postventa, periodo de garanta, imagen que el producto y el
proveedor tengan en el mercado, existencia de servicios de atencin al cliente, etctera.
Tambin se toman en cuenta del proveedor, su prestigio, localizacin, instalaciones, fuerza tcnica,
capacidad financiera y nivel organizativo y de administracin.

11.3 El Expediente de contratacin del proveedor

Permite consultar a los servidores pblicos y al comit de adquisiciones la informacin de los expedientes
administrativos de proveedores que le son afectos y que se estn surtiendo desahogando algn producto
o, pudiendo obtener entre otras informaciones, el estado, tareas realizadas, consultar de documentos
anexos al procedimiento administrativo de la adquisicin, precios, lista de productos, condiciones de
mercado, etc.
Una vez aprobada la licitacin
se incorporarn todas las actuaciones que se realicen desde la designacin del Comit hasta la culminaci
n del contrato, incluyendo las ofertas no ganadoras.

89

En el caso en que un proceso de seleccin sea declarado desierto, la nueva convocatoria deber contar
con una nueva aprobacin del Expediente de Contratacin slo si este ha sido modificado en algn
extremo
Todo procedimiento de contratacin administrativa sujeto a la Ley de Contrataciones del Estado requier
e de la tramitacin del respectivo Expediente de Contratacin.
En sentido amplio, el Expediente de Contratacin es el conjunto de documentos que contiene todas las act
uaciones relativas a la contratacin de bienes, servicios u obras. Se inicia con la formulacin del requ
erimiento del rea usuaria y concluye con la culminacin del contrato.
El Expediente de Contratacin se origina en la fase de actos preparatorios y sucesivamente ir incorporando
documentos, dictmenes, decretos, acuerdos, notificaciones, resoluciones, propuestas tcnicas y
econmica, y dems diligencias hasta su cierre en la fase de ejecucin contractual, especficamente con
la culminacin del contrato.

11.4. Contenido de un expediente:

Requerimiento del rea usuaria con las respectivas caractersticas tcnicas mnimas (requerimien
tos tcnicos mnimos).
El estudio de las posibilidades que ofrece el mercado, que entre otros datos, contiene el valor referen
cial.
La certificacin presupuestal.
El tipo de proceso de seleccin, la modalidad de seleccin, el sistema de contratacin, la modalidad d
e contratacin a utilizarse y la frmula de reajuste, de ser el caso
Caractersticas Tcnicas Mnimas (Trminos de Referencia del servicio/
Especificaciones Tcnicas de los bienes, los cuales deben ser descritos con la precisin debida).
Plazo de entrega del bien/Plazo de ejecucin del Servicio/Cmputo del plazo.
Lugar y forma de entrega.
tems/Paquetes, en este aspecto debe considerarse tambin el estudio de posibilidades que ofrece el
mercado, por ejemplo no podra convocarse por paquetes si en el mercado no hay proveedores que
puedan ejecutar la totalidad de la prestacin.
90

Sistema de Contratacin: Suma Alzada, Precios Unitarios, Sistema Mixto (solo para obras)
Modalidad de Ejecucin del Contrato.
Prestaciones Accesorias: adquisicin de bienes ms instalacin, mantenimiento, entre otros.
Reajuste, de ser el caso, tales como en las contrataciones de determinados productos alimenticios, co
mbustible, servicios de intermediacin laboral por incremento de la remuneracin mnima vital.
Adelantos, si se concede o no.
Subcontratacin, si se autoriza o no.
Normas relativas al objeto de contratacin (intermediacin laboral, suministro de medicamentos, ent
re otros).
Las penalidades por atrasos injustificados (mora): por ejemplo en caso de contrataciones que conllev
an prestaciones accesorias debe ponerse especial cuidado al momento de definir la frmula para la a
plicacin de penalidades; qu monto y plazo se tomar en cuenta.
Penalidades distintas a la mora, causales y procedimiento de aplicacin.

11.5. Expediente electrnico:

Conjunto de documentos electrnicos correspondientes a un procedimiento administrativo, cualquiera
que sea el tipo de informacin que contengan
Un expediente electrnico est formado por los siguientes componentes:

Documentos electrnicos. Objetos digitales administrativos de cada una de las actuaciones

administrativas que integran el expediente, y que contienen la informacin (contenido y firma) y
los datos asociados a sta (metadatos)

ndice electrnico. Contiene la identificacin sustancial de los documentos electrnicos que

componen el expediente debidamente ordenada para reflejar la disposicin de los documentos, as
como otros datos con el fin de preservar la integridad y permitir la recuperacin del mismo.

Firma del ndice electrnico. Firma electrnica que garantiza la autenticidad e integridad del
contenido del ndice, y por extensin, de los documentos que conforman el expediente electrnico
as como de su estructura.

Metadatos del expediente. Proporcionan contexto al contenido, estructura y firma del expediente.

91

92

Leccin 12. El catlogo de bienes y servicios y de proveedores

Los Ayuntamientos establecern y operarn el catlogo de bienes y servicios, de acuerdo con la

reglamentacin respectiva.

Este incluir las normas de calidad, seguridad y diseo, especificaciones, costo, unidades de
medida.

93

Incluir listado de proveedores, con sus datos, nombre, domicilio legal, documentos que lo
acrediten en capacidad tcnica, legal y financiera.

Artculo 1910.- La Secretara integrar, operar y actualizar un catlogo de bienes y servicios, con la
finalidad de que a travs del Sistema COMPRAMEX, las dependencias, organismos auxiliares, a excepcin
de los que otorguen servicios de salud, y tribunales administrativos tengan informacin sobre las
caractersticas tcnicas de los bienes o servicios que requieran.
Los municipios integrarn, operarn y actualizarn su propio catlogo de bienes y servicios.
Artculo 20.- En el catlogo de bienes y servicios se incluirn las normas de calidad, de seguridad y de
diseo que deban cumplir, as como las disposiciones de la Ley Federal sobre Metrologa y Normalizacin y
su Reglamento, y en su caso, los dictmenes que emitan las dependencias u organismos auxiliares de
carcter estatal.
Artculo 24.- Para conocer la capacidad administrativa, financiera, legal y tcnica de los proveedores de
bienes y prestadores de servicios, la Secretara integrar, operar y actualizar un catlogo de proveedores
y prestadores de servicios a travs del Sistema COMPRAMEX, que contendr lo siguiente:
I. Tipo de servicio o bienes que presten o suministren;
II. Nombre, denominacin o razn social de la persona que preste el servicio o suministre los bienes;
III. Telfono y correo electrnico;
IV. Domicilio fiscal y/o legal de la persona prestadora del servicio o proveedora de los bienes; y
V. Los dems requisitos que se consideren necesarios para la adecuada integracin de los catlogos

10

Reglamento de la LCPEMyM

94

95

96

Bibliografa:

Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos

Ley de Contratacin pblica del Estado de Mxico y Municipios

Reglamento de la Ley de Contratacin del Estado de Mxico y Municipios

Presupuesto de Egresos del Estado de Mxico para el ejercicio fiscal 2014

Entrevista al Actuario Carlos Jasso, Coordinador de CompraNet en la Secretara de Contralora y

Desarrollo Administrativo. Agosto 2001.
Discurso "Visin de la SFP para una nueva Ley de Adquisiciones del Gobierno Federal" de la Lic.
Elizabeth Yez Robles, Subsecretaria de la Funcin Pblica. Agosto 2008.
Normatividad aplicable a las Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Pblico.

Pginas Web:

www.edomex.gob.mx
www.funcionpublica.gob.mx
www.compramex.com.mx
www.compranet.gob.mx
www.economia.gob.mx
www.sep.gob.mx
www.nafinsa.gob.mx
www.cmi.org
http://www.diputados.gob.mx
http://www.nafin.com
http://www.monografias.com/trabajos82/guia-practica-adquisiciones-del-sector-publico/guia-practicaadquisiciones-del-sector-publico.shtml#ixzz2uUvDjKRT

97

CONCLUSIN DEL MANUAL:

El presente manual est diseado con base en la Unidad V I
Procesos

Adquisitivos

Competencia

Laboral

de

la

Funciones

Norma

Institucional

de

Hacienda Pblica

la

de

Municipal.
Tiene como propsito proporcionar al participante informacin que
le permitir una mejor comprensin de los temas que se traten
en el Diplomado, as como tener un marco de referencia y
fundamento terico. Se incluyen ejercicios y lecturas de apoyo
para que el participante pueda profundizar en los temas que
sean de su inters.
Finalmente, el Manual del Participante, establece los requisitos
principales

para

que

el

Servidor

Pblico

adquiera

las

competencias que le permitirn presentar la informacin de la

cuenta pblica bajo un estndar de calidad.

98