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El Dr. Roger Kaufman seala que es importante hacer un anlisis previo de los procesos
aplicados en otras organizaciones los cuales, se tomen como referencia para implantar en
nuestra organizacin. Ya que es un error comn creer que los procesos en s mismo
deben ser la base para determinar la mejor prctica, sin relacionar esos procesos a la
creacin interna de valor.
Por lo que si buscamos una organizacin o metodologa como referencia, debemos
asegurarnos de que las metas y objetivos de la institucin referente sean similares a la
nuestra y que los procesos que se tomen como modelo sean los adecuados.
Para las organizaciones que no tienen informacin histrica de proyectos anteriores o
desean desarrollar la propia basndose en las mejores prcticas del mercado de
metodologas existentes para la administracin de proyectos, el material de referencia
estndar es el PMBOK del Project Management Institute con informacin muy detallada
acerca de los procesos para la gestin de proyectos. El PMBOK distribuye las mejores
prcticas en 42 procesos y 9 reas de conocimiento o disciplinas. El PMBOK detalla
algunos conceptos importantes, advertencias y temas claves que se deben contemplar en
la administracin de todos los proyectos y que normalmente suelen pasarse por alto o no
darles la importancia necesaria en la gestin de los mismos:
1.- Seguir un proceso de iniciacin estructurado: Realizar un estudio de factibilidad
financiero, tecnolgico, de recursos, impactos, estratgico y de negocio del proyecto, para
prevenir inconvenientes, priorizarlo y obtener el soporte y justificacin de negocio
necesario para poder implementarlo. Durante la fase de inicio o arranque, una correcta
valoracin de riesgos, asunciones, obstculos y restricciones deben ser
convenientemente evaluados y el factor crtico es realizar un adecuado proceso de
valoracin de requerimientos (RM) para clarificar objetivos, necesidades y alinear las
expectativas.
2.- Planificacin del Proyecto: De acuerdo a la industria donde se realice el proyecto, la
planificacin podr tomar diferentes matices. Los proyectos para el desarrollo de software
son bastante particulares, tan es as, que surgieron metodologas propias para los mismos
(Agil Development) diferentes a las tradicionales como el PMBOK.
3.- Utilizar auditoras: Evaluar la salud del proyecto, es importante debern realizarse
auditoras y reuniones de Quality assurance en forma frecuente para checar no slo los
entregables sino el estado y progreso del proyecto. Medir el progreso real versus el costo
y tiempo estimado es muy importante, al igual que realizar mediciones de calidad respecto
del cumplimiento de los requerimientos y el alcance de los entregables. Toda auditora
consta de las siguientes etapas:
Crtica coloca todas estas contingencias en un buffer compartido para todo el proyecto de
uso exclusivo del PM. De no utilizar este mtodo el PMBOK nos aconseja utilizar
contingencias o buffers por las incertidumbres en las estimaciones utilizando CPM/PERT,
MonteCarlo, Varianza de la media, o simplemente un porcentaje del total de costo o
tiempo adicional.
8. - Subcontratar desarrollos externos (Outsourcing): En este aspecto son vlidas
todas las recomendaciones del PMBOK sobre adquisiciones, adems de tener en
cuenta todas las modalidades contractuales y de mantener el pari passu (mismas
condiciones de obligaciones y responsabilidades contractuales) de las clusulas del
cliente con nuestros proveedores.
Puntos importantes a cuestionar para subcontratar: