CURSO DE SECRETARIADO EJECUTIVO

Instructora: Sanie Acosta Mareco

Ao 2015

SECRETARIADO EJECUTIVO
UNIDAD I
CLASE 1
1. Introduccin
Se busca proporcionar a los participantes los conocimientos bsicos para lograr
que la atencin y el servicio que se brinda a los clientes de calidad excelente.
Fortalecer la capacidad de los alumnos para reconocer los propios sentimientos,
los sentimientos de los dems y la capacidad de motivarlos y conducir
adecuadamente las relaciones con los dems y con nosotros mismos.
1.1. UN POCO DE HISTORIA DEL SECRETARIADO
1.2. EL ROL ACTUAL DE LA SECRETARIA EJECUTIVA
1.3. EL CDIGO DEONTOLGICO DE LAS SECRETARIAS
1.4. TIPOS DE SECRETARIOS
CLASE 2

2. LA FORMACIN Y PRESENTACIN INTEGRAL DEL SECRETARIO

2.1. Herramientas de utilidad para el secretario
2.2. IMPLICANCIAS DE LA PERSONALIDAD
2.3. LA APARIENCIA PERSONAL

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INTRODUCCION

1. UN POCO DE
SECRETARIADO

HISTORIA

DEL

En las distintas civilizaciones y pocas se encuentran

rasgos y situaciones que nos llevan a conocer el pasado
del hombre que desempearon labores de carcter
secretarial sin recibir el nombre se secretarios.
Estos hombres tuvieron mucha importancia y llegaron a
construir una verdadera clase social a la cual se les llamo ESCRIBAS, COPISTAS,
EMANUECES, ESCRIBANOS O SECRETARIOS, es decir, que estos profesionales dieron sus
primeros pasos junto al inicio de la civilizacin, primero como proclamadores pblicos y
luego como escribas.
Entre los escribas romanos podemos destacar a Tirn, nacido en Roma, en el ao 93 A.C.
gracias a su inteligencia e inters por los estudios despert gran estimacin amo Cicern.
La importancia de Tirn radica en su intervencin de las notas Tironianas, un sistema
taquigrfico muy seguro y rpido en su poca.
En los comienzos de la poca moderna los nobles tenan secretarios (generalmente
hombres) y se les elega el dominio de varios idiomas, entre ellos el latn. La importancia
enorme de estos secretarios, puede resumirse en dos aspectos como consejeros, es decir,
integraban los consejos de administracin y del estado del reino; y como autoridad de sus
escritos, que no podan ser alterados, sino por el propio rey.
Pronto nace el comercio desarrollado por hombres dotados de una gran inteligencia y
voluntad. Se conocen como "Mercaderes" y se les designa "comerciantes" por dedicarse al
transporte de las mercaderas. Estos hombres necesitaron igual que el rey de consejeros y
de esta forma nace el secretariado comercial para diferenciarlo del secretario del estado.
Ambos cumplen iguales funciones que se han mantenido hasta nuestros das.

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1.2. EL ROL ACTUAL DE LA SECRETARIA EJECUTIVA

Un rol que ha evolucionado en los
ltimos aos a nivel empresarial es el
de la secretaria ejecutiva o, como se
le denomina ahora con ms
exactitud: la asistente de gerencia.
Sin embargo, algo que no ha
cambiado es el papel clave que
cumplen
estas
profesionales,
consideradas el brazo derecho de los
altos ejecutivos.
Definicin: La secretaria es la persona encargada de la administracin de un organismo
u oficina, y cuyas funciones, en sentido amplio, son mantener las relaciones de la
entidad y tramitar los asuntos de sta, adems de las otras actividades internas como
archivo, correspondencia, recepcin de visitas, otros. Las funciones que, por regla
general, realiza la secretaria son:
Relaciones pblicas interna y externa que se deriva en:
- Recepcin y atencin de los visitantes, posibles clientes o clientes.
- Organizacin y reserva de comida de trabajo
- Mantenimiento y puesta al da del archivo
- Correspondencia y preparacin de documentos
Funciones administrativa
- La redaccin y gestin de la correspondencia, dossiers, memorias, informes,
etc.
- Extender las actas de reuniones.

- Custodiar los documentos de la oficina.

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- Llevar con agilidad y exactitud la clasificacin, el registro y los archivos.

- Preparar y organizar juntas, reuniones, seminarios y convenciones.
- Planificar viajes, lo cual conlleva la organizacin de transportes, la solicitud de boletos,
las reservas hoteleras.
- Gestin de las llamadas telefnicas de entrada y de salida; correo electrnico
El protagonismo que presentan en el mundo de los negocios va aumentando
paulatinamente. Sus conocimientos han pasado del manejo de las agendas y asuntos
personales de sus jefes a saber cmo solucionar conflictos, atender cuestiones
administrativas y organizar las tareas cotidianas.
De igual modo, la secretaria ejecutiva o asistente de gerencia moderna ya no slo debe
tener la sabidura bsica que la gestin empresarial necesita, sino tambin cualidades
personales en las que se demuestre su buen carcter, comportamiento, responsabilidad y
compromiso organizacional. Es decir: sentido comn y buen trato.
A pesar de que las funciones y actividades de las secretarias han ido en aumento y
tornndose cada vez ms complejas y exigentes, todava se observa personal sin
formacin acadmica, ni secundaria, peor universitaria y lo que es ms preocupante, sin
mayores competencias que aseguren un rol preponderante en el desarrollo de las
empresas e instituciones pblicas y privadas, donde ejercen sus funciones
1.3. EL CDIGO DEONTOLGICO DE LAS SECRETARIAS
La Federacin Nacional de Asociaciones de Secretarias de Mxico ha elaborado un
interesante resumen de las cuales que toda secretaria debe reunir. Lo han denominado
como un Cdigo Deontolgico de las Secretarias.
Son principios fundamentales de las normas ticas de conducta del/la secretario/a los
siguientes:
DIGNIDAD: Debe abstenerse de todo comportamiento que suponga infraccin o
descrdito y desenvolverse en el ejercicio de su profesin con honor y dignidad.
INTEGRIDAD: Debe actuar con honradez, lealtad y buena fe.
SECRETO PROFESIONAL: Debe observar estrictamente el principio de confidencialidad en
los hechos y noticias que conozca por razones del ejercicio de su profesin.

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* Adems de un deber, observar el secreto profesional es un derecho que ampara el

ejercicio de la profesin del/la secretario/a, sin olvidar que existen Leyes que protegen el
Secreto Profesional.
* El derecho y la obligacin del secreto profesional comprende:
- Las confidencias o informacin personal de su superior, a que pudiera tener acceso en el
mbito de su ejercicio profesional.
- Los hechos de conocimiento restringido que afecten a sus superiores, compaeros o
miembros cualesquiera del colectivo en el que el/la secretario/a desempee su labor. Por
ejemplo: dossiers personales, profesionales o mdicos.
- La informacin cuyo contenido tenga un valor especfico para un lector no autorizado; o
cualquier otra informacin que figure clasificada como confidencial, restringida o con una
distribucin de personas especficas.
* El/la secretario/a evitar duplicar informacin confidencial y mantenerla fuera d de los
archivos oficiales sin conocimiento de su superior.
* El Secreto Profesional no debe entrar en conflicto con la lealtad a la entidad para la que
trabaja el/la secretario/a. El/la secretario/a debe responder a la confianza que su superior
deposita en l/ella al confiarle y compartir informacin confidencial. Por ello, debe
comunicar a su superior informacin que a l mismo o a la entidad para la que trabaja
pudiera ocasionar perjuicio o beneficio. Los lmites de esta divulgacin van marcados por
el sentido de lealtad y la integridad que conforman el perfil personal del/la secretario/a.
1.4. IMPORTANCIA DE LA ACTITUD
Una secretaria debe reunir una serie de aptitudes y disponer de 3 BID 20 11
conocimientos bsicos que la capaciten para el puesto, facilitando de esta forma el trabajo
diario. Entendindose por aptitud, la capacidad para obtener y ejercer un empleo o
funcin. En pocas palabras, se refiere a la preparacin necesaria para optar al puesto, sin
cuya acreditacin no es posible ser una profesional competente. Las materias que debe
conocer y dominar la secretaria son diversas y el tipo de cualificaciones requeridas estar

en funcin del tamao y espacio de la empresa, siendo igualmente decisivo si el mbito de

actuacin tiene carcter nacional o internacional. La secretaria debe poseer una slida

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formacin que le permita para interpretar y solucionar cualquier situacin que se

produzca en el mbito de su trabajo, en resumen, las aptitudes profesionales que
cualifican a una secretaria a la hora de ejercer sus funciones da a da son las siguientes:

Actitudes positivas
Vocacin
Autodominio
Discrecin
Adaptabilidad
Iniciativa
Decisin
Responsabilidad
Flexibilidad
Actitudes negativas
Desgana
Inestabilidad
Nerviosismo
Indiscrecin
Negligencia
Rigidez

1.5.

Aptitudes positivas
Slida Formacin
Cultura
Educacin
Memoria
Capacidad analtica
Tacto
Pulcritud
Buena disposicin
Aptitudes negativas
Baja cualificacin
Ignorancia
Incompetencia
Descortesa
Desorganizacin
Desorden

TIPOS DE SECRETARIOS

SECRETARIADO EJECUTIVO: Constituye un elemento de mayor importancia en cuanto a la

mayor responsabilidad, injerencia y autoridad que posee en el manejo de los asuntos,
negocios y actividades propias de una empresa o
entidad. Acta a nombre propio y a nivel de
jefatura en las diversas acciones dinmicas como:
compra, venta, contrataciones, etc.
Posee una formacin idnea, conociendo de la
redaccin, administracin de personal y empresa,
tcnicas de oficina, publicidad, derecho comercial y
derecho administrativo, relaciones pblicas, relaciones humanas y un elevado grado
cultural.

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Por su formacin y calidad laboral resulta un elemento importante en la forma y toma de

decisiones, organizacin y planificacin de la empresa. En suma es un ejecutivo ms.
SECRETARIADO ADMINISTRATIVO: Es el funcionario que asesora al jefe en las decisiones
laborales y actividades administrativas de una empresa o servicio pblico, semifiscal o
municipal.
Maneja la correspondencia, archiva, informa, atiende el pblico, conecta al jefe con otros
funcionarios, etc.
SECRETARIO COMERCIAL: Es la persona que colabora y asesora en las actividades
mercantiles, comerciales o profesionales a su
jefe inmediato. Completamente las labores,
sugiere y acta en nombre de su jefe o
superior. Debe poseer una preparacin tcnica
y profesional adecuada a sus funciones,
redactar eficientemente la correspondencia
comercial y de otra ndole; manejar las
comunicaciones en forma expedita; tener
habilidad y destreza dactilogrfica y
taquigrfica.
SECRETARIADO BILINGE: Es el secretario poseedor de una adecuada preparacin
tcnica, domina los idiomas, que emplea que cada una de sus labores peculiares:
Castellano-ingles, castellano-francs, castellano-alemn, etc.
SECRETARIADO RECEPCIONISTA: Las cualidades ms sobresalientes que posee el
secretario recepcionista es la cortesa, la amabilidad; adems de un amplio conocimiento
de las relaciones pblicas, pues mantiene un contacto directo con el pblico.
SECRETARIADO DACTILOGRAFO: Debe ser un experto mecanografiar todo tipo de
documento que circula dentro de la empresa, al igual que la que enva al exterior.
SECRETARIADO TAQUIGRAFO: Es la persona diestra en el manejo de tomar notas al
momento en que la persona las dicta. Las notas son tomadas en algunos de los sistemas
taquigrficos conocidos.
SECRETARIADO COMPUTACIONAL: Debe ser experto en esta rea, porque adems de
manejar la correspondencia interior como al exterior, debe conocer y trabajar archivos y
sistemas computacionales que posea la empresa.